REGULAMIN KONKURSU OFERT WRAZ Z NEGOCJACJAMI NA NAJEM POWIERZCHNI PRZEZNACZONEJ NA DZIAŁALNOŚĆ HANDLOWĄ/USŁUGOWĄ W NOWYM TERMINALU PORTU LOTNICZEGO WROCŁAW postępowanie dwuetapowe: ETAP I KONKURS ETAP II NEGOCJACJE ETAP I 1. Organizator Konkurs wraz negocjacjami organizowany jest przez Port Lotniczy Wrocław S.A (zwanym teŝ: Wynajmujący) 2. Miejsce przeprowadzenia konkursu Konkurs zostanie przeprowadzony w siedzibie Portu Lotniczego Wrocław S.A ul. SkarŜyńskiego 36, 54-530 Wrocław 3. Tery konkursu 1. Oferty na najem lokali naleŝy złoŝyć w miejscu i w dniach wskazanych w ogłoszeniu oraz nn. regulaie konkursu. Oferty nie będą przyjmowane po upływie teru wskazanego w ogłoszeniu. 2. Oferent moŝe zmienić lub wycofać ofertę przed upływem końcowego teru składania ofert. W przypadku wycofania oferty Oferentowi przysługuje moŝliwość zwrotu wadium wpłaconego w związku z planowanym udziałem w konkursie ofert. 3. Oferty naleŝy składać do dn. 27.12.2011r godz. 12:00 w siedzibie Wynajmującego, sekretariat na I piętrze budynku adistracyjnego. 4. Wynajmujący nie przewiduje publicznej sesji otwarcia ofert. 4. Warunki uczestnictwa w konkursie 1. Warunkiem uczestnictwa w konkursie jest: 1) wniesienie wadium, 2) złoŝenie oferty, 3) spełnienie wymagań określonych w pkt. 1 i 2 załącznika nr 1 do niniejszego regulau. 2. Oferta powinna być złoŝona w zamkniętym, nie przezroczystym opakowaniu (kopercie). Na kopercie umieszcza się napis OFERTA oraz informacje: numer lokalu, którego oferta dotyczy (wykaz lokali zawiera załącznik nr 2 do niniejszego regulau), nazwa Oferenta. 3. Oferent moŝe złoŝyć niezaleŝne oferty na kaŝdy z lokali osobno. 1. Oferta powinna zawierać: 5. Oferta 1.1. Imię i nazwisko, oraz adres Oferenta albo nazwę lub firmę oraz siedzibę, jeŝeli Oferentem jest osoba prawna lub inny podmiot, adres do korespondencji, telefon kontaktowy. 1
1.2. Wskazanie lokalu, o który ubiega się Oferent. 1.3. Oferowaną wysokość imalnej gwarantowanej stawki czynszu miesięcznego netto (podaną jednoznacznie, bez tzw. przedziałów i innych wariantów), przy czym oferowana stawka nie moŝe być niŝsza niŝ 250 zł netto miesięcznie za kaŝdy metr kwadratowy wynajmowanej powierzchni w przypadku lokali nr 1,2,3,4,6,7 oraz 200 zł netto miesięcznie w przypadku lokalu nr 5. 1.4. Oferowaną wysokość stawki prowizji od obrotów osiąganych w przedmiocie najmu rozumianych jako miesięczna wartość sprzedaŝy netto. W przypadku działalności handlowej oferowana stawka nie moŝe być niŝsza niŝ 20% ze sprzedaŝy wszystkich produktów. W przypadku działalności usługowej Wynajmujący nie określa prowizji imalnej. PowyŜszy wymóg nie dotyczy lokalu nr 6. 1.5. Wstępną koncepcję aranŝacji i wystroju wnętrza punktu handlowego/usługowego wraz z wizualizacją oraz przewidywany okres trwania prac adaptacyjnych. 1.6. Wstępny opis koncepcji prowadzenia działalności handlowej/usługowej, w tym m.in.: a) asortyment sprzedawanych produktów / typ świadczonych usług, b) system kształtowania cen itp., 1.7. Uproszczony biznesplan zawierający przybliŝoną wartość nakładów związanych z adaptacją i wyposaŝeniem lokalu, szacunkowe koszty, stosowane marŝe, przewidywany obrót itp. 1.8. Listę referencyjną i referencje właścicieli lub zarządców lokali, w których Oferent (lub podmiot od niego zaleŝny) lub jego podmiot doujący (lub podmiot zaleŝny od podmiotu doującego) prowadził swoją działalność ze szczególnym uwzględnieniem portów lotniczych. 1.9. Wymagane oświadczenia i dokumenty. 1.10. Określenie sposobu zwrotu wadium. 1.11. Podpis Oferenta i datę sporządzenia oferty. 2. Oferta powinna być przygotowana w języku polskim. Dokumenty sporządzone w innym języku powinny być załączone wraz z tłumaczeniem. 3. Informacje określone w punktach 1.1-1.4 5 ust. 1 niniejszego regulau, naleŝy podać wypełniając nieścieralnym atramentem formularz oferty, którego wzór stanowi załącznik nr 3 do niniejszego regulau. Za waŝną uznaje się jedynie ofertę złoŝoną na powyŝszym formularzu. 4. Do oferty naleŝy załączyć obowiązkowo wymienione niŝej oświadczenia i dokumenty: 4.1. Oświadczenie Oferenta wg wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do niniejszego regulau. 4.2. Kopia, potwierdzona za zgodność z oryginałem, dokumentu potwierdzającego prowadzenie działalności gospodarczej z datą wystawienia nie przekraczającą 3 miesięcy przed datą złoŝenia oferty (zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej lub odpisu z KRS, itp.). 4.3. Kopie potwierdzone za zgodność z oryginałami Decyzji o nadaniu nr REGON i NIP. 4.4. W przypadku osób fizycznych rozliczających się w formie spółki cywilnej aktualna umowa spółki cywilnej. 4.5. Aktualne zaświadczenia z Urzędu Skarbowego i ZUS o nie zaleganiu z płatnościami z datą wystawienia nie przekraczającą 3 miesięcy przed datą złoŝenia oferty lub oświadczenia o braku zaległości w ww. opłatach wraz z pisemnym zobowiązaniem się do dostarczenia zaświadczeń przed podpisaniem umowy. 4.6. Oryginał lub kopia, potwierdzona za zgodność z oryginałem, pełnomocnictwa udzielonego w formie pisemnej w przypadku umocowania pełnomocnika do zawarcia umowy, złoŝenia oferty, prowadzenia negocjacji lub innych czynności zgodnie z umocowaniem. 4.7. Dowód wpłaty wadium na rachunek Wynajmującego nr 12 1240 6292 1111 0010 3888 3575 (BANK PEKAO SA o/warszawa). Wadium winno być wniesione na cały okres związania ofertą. 5. Oferty i dokumenty załączone do oferty nie podlegają zwrotowi. 6. Dane zawarte w ofertach słuŝą wyłącznie do wyłonienia najkorzystniejszej z nich. Wynajmujący zobowiązuje się nie ujawniać ich treści osobom trzecim. 2
6. Związanie ofertą 1. Oferent jest związany ofertą w ciągu 90 dni od dnia otwarcia ofert. 2. W tym czasie Wynajmujący: a) oceni oferty konkursowe i porówna ich punktacje, b) zaprosi do negocjacji (ETAP II) dwóch najwyŝej ocenionych Oferentów dla kaŝdego lokalu c) przeprowadzi negocjacje oraz zawrze umowy z wybranymi w postępowaniu Oferentami. 7. WaŜność konkursu Konkurs uwaŝa się za waŝny, o ile wpłynie przynajmniej jedna oferta spełniająca wymogi i warunki konkursu dla przynajmniej jednego lokalu. 8. Wadium 1. Kwota wadium dla kaŝdego lokalu określona została w załączniku nr 2 (wykaz lokali). 2. W przypadku złoŝenia ofert na więcej niŝ jeden lokal uŝytkowy, Oferent zobowiązany jest do: wniesienia wadium dla kaŝdego lokalu osobno stosownie do 4 ust. 3 niniejszego regulau. 3. Wadium wpłacone przez Oferenta, który wygrał konkurs i został zaproszony do zawarcia umowy po negocjacjach, na wniosek Oferenta moŝe zostać zaliczone na poczet kaucji, o której mowa w 15 ust. 4 regulau. 4. Wadium nie podlega zwrotowi w przypadku, gdy z przyczyn leŝących po stronie Oferenta, Oferent, który wygrał konkurs i negocjacje nie zawarł umowy najmu. 5. Połowa wadium nie podlega zwrotowi w przypadku gdy Oferent, który wygrał konkurs tj. zakwalifikował się do II etapu, wycofa się z postępowania i nie przystąpi do negocjacji. 6. Oferentom, których oferty nie zakwalifikowały się do etapu II, wadium zostanie zwrócone w ciągu 7 dni od przekazania informacji o wynikach konkursu, na wskazany w ofercie adres/nr konta. 6. Oferentom, którzy zakwalifikowali się do etapu II ale nie zostali wybrani do zawarcia umowy wadium zostanie zwrócone w ciągu 7 dni od przekazania informacji o wynikach negocjacji, na wskazany w ofercie adres/nr konta. 7. W przypadku przekroczenia 7-dniowego teru zwrotu z winy PLW S.A. wadium zwraca się wraz z odsetkami w wysokości ustawowej. 9. Publikacja i dostęp do dokumentacji 1. Niniejszy Regula konkursu ofert wraz z negocjacjami, w tym wszystkie załączniki niezbędne do przygotowania oferty, jest dostępny na stronie internetowej PLW S.A.: www.airport.wroclaw.pl. 2. Oferenci winni pobrać dokumentację ze strony internetowej PLW S.A., jak równieŝ monitorować stronę przez cały okres Etapu I (konkursu). W razie jakichkolwiek zmian w zakresie czy formule dokumentacji, Wynajmujący udostępni nową treść na stronie internetowej. 3. Przed złoŝeniem oferty Oferent moŝe zwrócić się do Wynajmującego o wyjaśnienia dotyczące wszelkich wątpliwości związanych z warunkami postępowania. Osobą upowaŝnioną do udzielania wyjaśnień jest Pani Anna Menc tel. 071 35 81 329, e-mail: a.menc@airport.wroclaw.pl. 10. Ocena ofert konkursowych 1. Komisja dokonuje oceny ofert odrębnie dla kaŝdego lokalu. 2. Oferty dla wszystkich lokali oceniane będą wg tych samych (opisanych poniŝej) kryteriów. 3. Oferty złoŝone po upływie teru podanego w 3 ust. 3, a takŝe nie spełniające wymogów określonych w 5 nie będą rozpatrywane. 4. Szczegółowy zakres i tryb pracy komisji określa regula komisji obowiązujący w PLW S.A. 3
5. Kryteria oceny ofert i zasady przyznawania punktów: Przy wyborze najkorzystniejszych ofert, Wynajmujący będzie się kierował następującymi kryteriami: 1) Cena: a. czynsz imalny maksymalnie 35 punktów b. prowizja maksymalnie 35 punktów 2) Koncepcja i biznesplan: a. wstępna koncepcja aranŝacji i wystroju wnętrza punktu handlowego / usługowego wraz z wizualizacją maksymalnie 5 punktów b. wstępny opis koncepcji prowadzenia działalności handlowej / usługowej maksymalnie 10 punktów c. uproszczony biznesplan zawierający przybliŝoną wartość nakładów związanych z adaptacją i wyposaŝeniem lokalu, szacunkowe koszty, stosowane marŝe, przewidywany obrót - maksymalnie 15 punktów Punkty dla poszczególnych kryteriów przyznawane będą wg następujących zasad: Ad. 1 a). Przyjmuje się, Ŝe najwyŝszą liczbę punktów A, tj. 35 otrzyma Oferent, który zaproponuje najwyŝszą stawkę czynszu imalnego za 1 m 2 wynajmowanej powierzchni, Liczba punktów w pozostałych ofertach będzie ustalana w oparciu o następujący wzór: A C = C ma C C 35 Gdzie: A X liczba punktów przyznana ofercie za kryterium ceny czynsz imalny C czynsz imalny zawarty w ofercie C ma najwyŝszy czynsz imalny wśród cen zawartych w ofertach C najniŝszy dopuszczony przez Wynajmującego czynsz imalny równy 250 zł netto/m 2 lub 200 zł netto/m 2 w przypadku lokalu nr 5 Ad. 1 b). Przyjmuje się, Ŝe najwyŝszą liczbę punktów B, tj. 35 otrzyma Oferent, który zaproponuje najwyŝszy poziom prowizji dla danego lokalu. Liczba punktów w pozostałych ofertach będzie ustalana w oparciu o następujący wzór: B P = P ma P P 35 gdzie: B liczba punktów przyznana ofercie za kryterium ceny - prowizja P prowizja wynikająca z oferty P ma najwyŝsza prowizja wśród prowizji wynikających z ofert W przypadku działalności handlowej: P najniŝsza dopuszczona przez Wynajmującego prowizja równa 20% W przypadku działalności usługowej: P najniŝsza wśród prowizji wynikających z ofert Uwaga: Liczba punktów B będzie ustalana odrębnie dla działalności handlowej i usługowej. 4
Wynajmujący zastrzega sobie prawo do odrzucenia oferty, której cena, biorąc pod uwagę średnią wartość innych ofert lub szacunkowe kalkulacje Wynajmującego, będzie raŝąco niska lub raŝąco wysoka tj. nie będzie wiarygodna ekonomicznie. Ad. 2. Przyjmuje się, Ŝe najwyŝszą łączną liczbę punktów C dla tego kryterium, tj. 30 moŝe otrzymać Oferent, który przedstawi wiarygodną koncepcję działalności łączącej wysoką jakość usług i/lub szeroki asortyment produktów sprzedawanych przy umiarkowanych marŝach, tym samym gwarantującą wysokie obroty. KaŜde z kryteriów cząstkowych 2a)- 2c) będzie oceniane osobno. ŁĄCZNA OCENA OFERTY: Wynajmujący uzna za najkorzystniejszą ofertę, która uzyskała najwyŝszą liczbę punktów za wszystkie kryteria według następującego wzoru: W () =A () +B () +C () 11. Wyniki oceny i zakończenie pierwszego etapu 1. Komunikat o zakończeniu prac Komisji i ocenie ofert zawierający nazwy/nazwiska Oferentów zakwalifikowanych do negocjacji (ETAP II) zostanie opublikowany na stronie internetowej Wynajmującego: www.airport.wroclaw.pl. KaŜdy z Oferentów moŝe uzyskać informacje o łącznej liczbie punktów przyznanych poszczególnym Oferentom. 2. W terie 3 dni roboczych od daty ogłoszenia komunikatu o zamknięciu konkursu uczestnik konkursu moŝe wnieść skargę na czynności związane z przeprowadzeniem konkursu do Prezesa PLW S.A. 3. Prezes PLW S.A. rozpatruje skargę w terie 3 dni roboczych od dnia jej otrzymania. Do czasu rozpatrzenia skargi dalsze czynności związane z procedurą (w stosunku do danego lokalu) zostaną wstrzymane. 4. Skargę naleŝy wnieść faem na nr +48 71 35 73 973 za potwierdzeniem na piśmie. Odpowiedź na skargę zostanie przekazana indywidualnie, tą sama drogą. 5. Po przekazaniu odpowiedzi na skargę (w stosunku do danego lokalu) podjęte będą dalsze czynności zmierzające do wyboru Najemcy lub powtórzone zostaną czynności zaskarŝone w zaleŝności od rozstrzygnięcia. ETAP II 12. Zaproszenie do negocjacji 1. Zgodnie z 6 ust. 2, punkt b) powyŝej, Wynajmujący zaprosi do negocjacji dwóch najwyŝej ocenionych Oferentów dla kaŝdego lokalu. 2. Zaproszenia skierowane zostaną indywidualnie na piśmie (faksem) z wyznaczeniem teru negocjacji nie krótszym niŝ 5 dni od dnia przekazania zaproszenia. 3. Dopuszcza się moŝliwość jednokrotnego przesunięcia teru negocjacji na pisemny wniosek Oferenta. Z uwagi na ter związania ofertą, przesunięcie negocjacji moŝe nastąpić maksymalnie o 7 dni za zgodą Wynajmującego. 5
4. Nie stawienie się na negocjacje w wyznaczonym terie zostanie uznane automatycznie za odstąpienie od procedury. 5. Po stronie Wynajmującego negocjacje prowadzić będzie Zespół Negocjacyjny w składzie: Zarząd PLW S.A (bądź wyznaczeni pełnomocnicy) oraz Przewodniczący Komisji powołanej do przeprowadzenia etapu I. 6. Negocjacje mogą, na wniosek Zespołu Negocjacyjnego zostać uzupełnione aukcją elektroniczną, jeśli oferty będą bardzo zbliŝone pod kątem wybranych parametrów. 13. Przedmiot negocjacji Negocjacje z Oferentami wyłonionymi w I etapie postępowania będą obejmowały przede wszystkim: 1) elementy przedstawionych koncepcji - uszczegółowienie, 2) propozycje warunków finansowych, 3) istotne postanowienia umowy najmu. 14. Wyniki negocjacji 1. Komunikat o zakończeniu prac Zespołu Negocjacyjnego wraz z podaniem nazwy/nazwiska Oferenta, z którym zawarta zostanie umowa najmu i określeniem lokalu zostanie opublikowany na stronie internetowej Wynajmującego: www.airport.wroclaw.pl. Jednocześnie informacja ta zostanie przekazana na piśmie - drogą fa - wszystkim uczestnikom negocjacji (odpowiednio dla lokalu). 2. W terie 3 dni roboczych od daty przekazania komunikatu o zamknięciu negocjacji uczestnik negocjacji moŝe wnieść skargę na czynności związane z przeprowadzeniem konkursu do Prezesa PLW S.A. 3. Prezes PLW S.A. rozpatruje skargę w terie 3 dni roboczych od dnia jej otrzymania. Do czasu rozpatrzenia skargi zawarcie umowy ( w stosunku do danego lokalu) zostanie wstrzymane. 4. Skargę naleŝy wnieść faem na nr +48 71 35 73 973 za potwierdzeniem na piśmie. Odpowiedź na skargę zostanie przekazana indywidualnie, tą sama drogą. 5. Po przekazaniu odpowiedzi na skargę (w stosunku do danego lokalu) podjęte będą dalsze czynności zmierzające do zawarcia umowy lub powtórzone zostaną czynności zaskarŝone w zaleŝności od rozstrzygnięcia. 6. Wszystkim uczestnikom procedury przysługuje skarga do sądu właściwego dla siedziby Wynajmującego, na zasadach ogólnych. 15. Umowa 1. Umowę najmu z Oferentem, którego oferta została wybrana, zawiera Zarząd PLW S.A. lub osoba upowaŝniona do działania w jego imieniu. 2. Oferent, którego oferta została wybrana, jest zobowiązany do podpisania umowy w terie dwóch tygodni od dnia ogłoszenia wyników konkursu. 3. Jeśli wybrany Oferent nie podpisze umowy w wyznaczonym terie, Wynajmujący moŝe wytypować drugiego w kolejności na liście wyboru Najemcę lub przeprowadzić ponownie II etap postępowania z udziałem następnego w kolejności uczestnika I etapu. 4. Przy podpisaniu umowy najmu (najpóźniej w dniu podpisania umowy) Oferent zobowiązany jest okazać dowód wpłaty kaucji w wysokości odpowiadającej trzykrotnemu miesięcznemu imalnemu czynszowi najmu netto. Kaucja stanowi zabezpieczenie roszczeń Wynajmującego które mogą powstać w trakcie realizacji umowy, w tym w efekcie opóźnienia lub odstąpienia przez Oferenta od prowadzenia działalności w przedmiocie najmu. 6
16. Prawa organizatora PLW S.A. zastrzega sobie prawo wycofania lokalu wystawionego do konkursu oraz uniewaŝnienia konkursu w całości lub w części bez względu na etap procedury. 17. Wykaz załączników Integralną cześć niniejszego regulau stanowią załączniki: Załącznik nr 1 informacje waŝne dla Oferenta Załącznik nr 2 wykaz lokali Załącznik nr 3 formularz oferty Załącznik nr 4 oświadczenie Oferenta Załącznik nr 5 wstępny projekt umowy 7