Grębocice, dnia 19.08.2013 r. ZAPYTANIE OFERTOWE Zamawiający Zespół Ekonomiczno-Administracyjny Szkół i Przedszkola w Grębocicach zaprasza do złożenia oferty na: DOSTAWA JAJ DO ZESPOŁU EKONOMICZNO-ADMINISTRACYJNEGO SZKÓŁ I PRZEDSZKOLA W GRĘBOCICACH 1. Przedmiot zamówienia: Przedmiotem jest sukcesywna dostawa jaj na potrzeby Zespołu Ekonomiczno-Administracyjnego Szkół i Przedszkola w Grębocicach. Wykaz produktów stanowi załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego. Dostawy jaj żywnościowych odbywać się będą w okresach 1-5 dniowych w zależności od potrzeb Zamawiającego. Zamówienia składane będą drogą telefoniczną lub faksową w zależności od potrzeb Zamawiającego najpóźniej na 1 dzień przed realizacją zamówienia. Dostawy odbywać się będą od poniedziałku do piątku, do stołówki przy ZEASiP w Grębocicach, w godzinach 6.00 7.00. Wykonawca przekazuje dostarczony towar tylko i wyłącznie osobie upoważnionej przez Zamawiającego. Odbiór towaru następować będzie każdorazowo na podstawie dokumentu magazyn wyda, wystawionego przez Wykonawcę. Nie dopuszcza się pozostawiania żywności przez Wykonawcę osobom nieupoważnionym. Do każdej dostawy Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć Handlowy Dokument Identyfikacyjny (HDI) z określeniem daty zniesienia jaj oraz kserokopię aktualnych badań w kierunku salmonellozy. Wykonawca dostarczać będzie towar na własny koszt. Wykonawca zobowiązuje się do zachowania odpowiednich warunków transportu spełniających wymogi sanitarne, zgodnie z zasadami GHP odpowiednie dla danego rodzaju dostarczanych artykułów. Wymaga się aby dostarczane jaja miały co najmniej 14 dniowy termin przydatności. W przypadku otrzymania jaj o niewłaściwej jakości zdrowotnej czy handlowej Zamawiający odmówi przyjęcia i zgłosi niezwłocznie reklamację na piśmie lub telefonicznie w dniu dostawy. Zamawiający zastrzega sobie, że w okresach przerw wynikających z kalendarza roku szkolnego 2013/2014 przerwy świąteczne i dni wolne od nauki szkolnej - zamówienia będą zgłaszane w ograniczonym zakresie. Szczegółowe warunki realizacji zamówienia określa projekt umowy. 2. Termin realizacji zamówienia: 28 sierpnia 2013 30 czerwca 2014 3. Miejsce lub sposób uzyskania zapytania ofertowego: Zespół Ekonomiczno-Administracyjny Szkół I Przedszkola w Grębocicach Ul. Szkolna 2/2-3, 59-150 Grębocice Tel. 768 315 067 http://zeas_grebocice.biposwiata.pl/ 4. Kryteria wyboru ofert: najniższa cena 5. Wymagania, jakie powinni spełniać wykonawcy zamówienia w zakresie dokumentów i oświadczeń (np. uprawnienia, posiadanie koncesji, zezwolenia): Wykonawca winien przedłożyć Certyfikat HACCP W przypadku producenta jaj należy załączyć decyzję o nadaniu numeru weterynaryjnego. W przypadku hurtowni lub pośrednika należy załączyć kserokopię decyzji w sprawie zatwierdzenia zakładu-hurtowni do wprowadzania do obrotu jaj. 1
Należy przedłożyć decyzję właściwego organu inspekcji sanitarnej lub Powiatowego Lekarza Weterynarii zatwierdzająca środek transportu, którym będzie dostarczany ww. towar, wraz z wykazem środków transportu, 6. Wzór umowy lub istotne postanowienia umowy, które zostaną w jej treści zawarte: Wzór umowy w załączeniu załącznik nr 2 Do oferty proszę dołączyć podpisany wzór umowy bądź adnotację o zaakceptowaniu warunków umowy 7. Warunki płatności Należność płatna będzie, po przedłożeniu prawidłowo wystawionej faktury vat lub rachunku. Faktury wystawiane będą 1 raz w miesiącu, za cały miesiąc, z ostatnim dniem miesiąca. Termin płatności faktury 14 dni od dnia otrzymania faktury. 8. Sposób przygotowania oferty: Ofertę należy sporządzić w języku polskim, w formie pisemnej, na formularzach ofertowych (załącznik nr 1) Do oferty proszę dołączyć podpisany wzór umowy bądź adnotację o zaakceptowaniu warunków umowy, Do oferty proszę dołączyć dokumenty wymienione w punkcie 5 9. Miejsce i termin składania ofert: Ofertę należy złożyć do dnia 22.08.2013 do godziny 10.00. Oferty, które wpłyną po wyznaczonym terminie nie będą rozpatrzone. Oferty można składać w następujący sposób: Osobiście, w sekretariacie Zamawiającego Listownie na adres: Zespół Ekonomiczno-Administracyjny Szkół i Przedszkola w Grębocicach Ul. Szkolna 2/2-3; 59-150 Grębocice LICZY SIĘ DATA WPŁYWU DO JEDNOSTKI Zamawiający zastrzega sobie prawo do anulowania rozeznania cenowego bez podania przyczyny. Renata Oleszczuk Dyrektor 2
FORMULARZ OFERTOWY Załącznik nr 1 LP. NAZWA J.M. CENA NETTO CENA BRUTTO 1 Jaja chowu ściółkowego rozm. L sterylizowane Szt. 2 Jaja chowu ściółkowego rozm. XL sterylizowane Szt. 3 Jaja chowu ściółkowego rozm. L niesterylizowane Szt. 4 Jaja chowu ściółkowego rozm. XL niesterylizowane Szt. JAJA STERYLIZOWANE poprzez zastosowanie systemu promieni UV-C należy załączyć zaświadczenie Inspekcji Weterynaryjnej, że system dezynfekcji spełnia wymagania w zakresie bezpieczeństwa żywności. Do każdej dostawy Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć Handlowy Dokument Identyfikacyjny (HDI) z określeniem daty zniesienia jaj oraz kserokopię aktualnych badań w kierunku salmonellozy. 1
PROJEKT UMOWY Załącznik nr 2 Zawarta w dniu pomiędzy: UMOWA nr Zespołem Ekonomiczno-Administracyjnym Szkół i Przedszkola w Grębocicach, ul. Szkolna 2/2-3; 59-150 Grębocice NIP 5020033353 reprezentowanym przez: Renatę Oleszczuk dyrektor przy kontrasygnacie głównej księgowej Marty Zielińskiej zwanym dalej Zamawiającym, a reprezentowanym przez: zwanym dalej Wykonawcą, zwani wspólnie Stronami. 1 Przedmiotem zamówienia jest dostawa jaj do Zespołu Ekonomiczno-Administracyjnego Szkół i Przedszkola w Grębocicach, w roku szkolnym 2013/2014. 2 1. Wykonawca zobowiązuje się do sukcesywnego dostarczania Zamawiającemu jaj zgodnie z ceną zawartą w formularzu ofertowym, który stanowi integralną część umowy. 2. Wielkość każdej dostawy, jej termin oraz rodzaj zamawianego asortymentu wynikać będzie z zamówień składanych przez upoważnionych pracowników Zamawiającego. Zamówienia składane będą drogą telefoniczną lub faksową w zależności od potrzeb Zamawiającego, najpóźniej na 1 dzień przed realizacją zamówienia. 3. W szczególnych przypadkach wynikających z potrzeby Zamawiającego Wykonawca przyjmie doraźne zamówienie w trybie pilnej realizacji. 3 1. Wykonawca oznajmia, że posiada ważną (aktualną) decyzję właściwego organu Inspekcji Sanitarnej/Weterynaryjnej potwierdzającą spełnienie wymagań koniecznych do zapewnienia higieny w procesie produkcji lub w obrocie artykułami będącymi przedmiotem zamówienia, zgodnych z procedurami HACCP. 2. Wykonawca zobowiązuje się dostarczać towar spełniający wymogi określone w aktualnych przepisach prawnych, tj. dopuszczony do obrotu na terenie Polski oraz posiadający przewidziane prawem niezbędne certyfikaty lub atesty i bierze całkowitą odpowiedzialność w tym zakresie. 4 1. Wykonawca dostarczy Zamawiającemu jaja własnym środkiem transportu, na własny koszt i ryzyko do miejsca wskazanego przez Zamawiającego i wniesie go do wskazanego pomieszczenia w budynku. 2. Wykonawca zobowiązuje się do zachowania odpowiednich warunków transportu, spełniających wymogi sanitarne, zgodnie z zasadami GHP odpowiednimi dla jaj. Wykonawca oświadcza że środek transportu, którym będzie dostarczany towar, jest zatwierdzony przez właściwy organ inspekcji sanitarnej lub Powiatowego Lekarza Weterynarii. 3. Wykonawca dostarczy artykuły w wyznaczonym przez Zamawiającego dniu. Wykonawca przekazuje żywność osobie upoważnionej do odbioru i kontroli ilościowej oraz jakościowej, w godzinach 6.00-7.00. Nie dopuszcza się pozostawiania żywności przez Wykonawcę osobom nieupoważnionym. Potwierdzeniem dostawy będzie wystawiony przez Wykonawcę dokument WZ. 1
PROJEKT UMOWY Załącznik nr 2 4. Po dostarczeniu zamówionych przedmiotów umowy, następuje ich przyjęcie przez Zamawiającego. Przyjęcie, o którym mowa może być poprzedzone badaniem ilościowo asortymentowym i jakościowym dostarczonych przedmiotów umowy. Przedstawiciel Wykonawcy upoważniony jest do obecności podczas tych czynności. 5. W przypadku, gdy Wykonawca nie dostarczy w wymaganym terminie, (1 dzień roboczy od momentu złożenia zamówienia faxem, w godzinach 6.00-7.00) zamówionych Produktów, Zamawiający ma prawo dokonać Zakupu Interwencyjnego u innego dostawcy. Wykonawca zobowiązany będzie zapłacić Zamawiającemu kwotę stanowiącą równowartość różnicy pomiędzy ceną zakupu zamówionych i niedostarczonych w terminie Produktów u innego dostawcy, a ceną oferowaną przez Wykonawcę, w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia otrzymania kopii faktury potwierdzającej dokonanie przez Zamawiającego Zakupu Interwencyjnego. 5 1. Wykonawca gwarantuje, że będzie dostarczał jaja o najwyższej jakości, z co najmniej 14-dniowym terminem przydatności do spożycia. 2. Do każdej dostawy jaj Wykonawca zobowiązuje się dostarczyć Handlowy Dokument Identyfikacyjny (HDI) z określeniem daty zniesienia jaj oraz kserokopię aktualnych badań w kierunku salmonellozy. W przypadku jaj STERYLIZOWANYCH poprzez zastosowanie systemu promieni UV-C należy załączyć zaświadczenie Inspekcji Weterynaryjnej, że system dezynfekcji spełnia wymagania w zakresie bezpieczeństwa żywności. 3. Zamawiającemu przysługuje prawo odmowy przyjęcia dostarczonego przedmiotu umowy i żądania jego niezwłocznej wymiany na przedmiot umowy wolny od wad w szczególności w przypadku: a. dostarczenia przedmiotu umowy niewłaściwej jakości lub niezgodnego z właściwościami, które winien posiadać, b. dostarczenia przedmiotu umowy niezgodnego z zapotrzebowaniem lub zamówieniem. 6 1. Wykonawca za każde dostarczone jaja będzie wystawiał dokument WZ i będzie dostarczał Zamawiającemu wraz z dostawą zamawianych artykułów. 2. Należność płatna będzie, po przedłożeniu prawidłowo wystawionej faktury vat lub rachunku. 3. Faktury/rachunki wystawiane będą 1 raz w miesiącu, z ostatnim dniem miesiąca, za cały miesiąc. Termin płatności 14 dni od dnia otrzymania faktury/rachunku. 4. W przypadku braku zgodności ilości, cen wyższych od ustalonych (zawartych w formularzu ofertowym załączonym do umowy) bądź błędów rachunkowych na fakturze, zapłata nastąpi po wystawieniu przez Wykonawcę faktury korygującej, a termin płatności liczony będzie od dnia otrzymania faktury korygującej. 7 1. W przypadku realizowania dostaw w całości lub w części z opóźnieniem w stosunku do terminu określonego przez Zamawiającego ma on prawo do naliczenia następujących kar umownych: a. w przypadku opóźnienia w realizacji zamówienia w wysokości 10% łącznej wartości niedostarczonego w terminie zamówienia za każdy dzień zwłoki, b. w przypadku odstąpienia od umowy przez Zamawiającego z powodu nienależytego wykonania umowy, w wysokości 5% łącznej wartości brutto wynagrodzenia za cały przedmiot umowy. 2. Dostawca wyraża zgodę na potrącenie należnych kar umownych naliczonych na podstawie noty obciążeniowej wystawionej na podstawie protokołu reklamacji i przekazanej dostawcy z przysługującego mu wynagrodzenia. Umowa zostaje zawarta na okres od dnia 28 sierpnia 2013 r. do dnia 30 czerwca 2014 r. 8 9 Wykonawca nie może powierzyć wykonania umowy innej osobie pod rygorem odstąpienia od umowy przez Zamawiającego. 2
PROJEKT UMOWY Załącznik nr 2 10 1. Umowa może być rozwiązana przez każdą ze stron w formie pisemnej z zachowaniem dwumiesięcznego okresu wypowiedzenia. 2. Zamawiający może rozwiązać umowę w formie pisemnej ze skutkiem natychmiastowym w przypadku 3 reklamacji lub rażącego (istotnego) naruszenia warunków dostaw, w szczególności: dostarczania asortymentu wybrakowanego, przeterminowanego lub złej jakości, itp. 3. W razie wystąpienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, Zamawiający może odstąpić od umowy w terminie miesiąca od powzięcia wiadomości o powyższych okolicznościach. W takim przypadku Wykonawca może żądać jedynie wynagrodzenia należnego mu z tytułu wykonanej części umowy, bez żądania odszkodowania. 4. Odstąpienie od umowy wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności. 5. Wszelkie zmiany i uzupełnienia umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. 6. Zmiana postanowień niniejszej umowy może nastąpić wyłącznie w sytuacji: a. Zmiana wynagrodzenia w przypadku zmiany urzędowej stawki VAT, 11 Ewentualne spory wynikłe na tle realizacji niniejszej umowy będą rozstrzygane przez właściwy dla siedziby Zamawiającego Sąd Rejonowy. W sprawach nieuregulowanych umową mają zastosowanie przepisy kodeksu cywilnego. Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach po jednej dla każdej ze stron. 12 13 Wykonawca Zamawiający 3