Uchwała Nr 244/2014 Zarządu Powiatu Kamiennogórskiego z dnia 13 maja 2014 r. w sprawie wprowadzenia regulaminu wydatkowania środków budżetowych Starostwa Powiatowego w Kamiennej Górze, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000 euro Działając na podstawie art. 36 ust. 1 oraz art. 60 ust.1 Ustawy z dnia 5 czerwca 1998 roku o samorządzie powiatowym (tekst jednolity Dz. U. Nr 142, poz. 1592 z 2001 roku z późniejszymi zmianami) w związku z art. 4 pkt 8 Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2013 r., poz. 907 z późn. zm) oraz art. 44 Ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz. U. z 2009, nr 157, poz. 1240 z późniejszymi zm.) Zarząd Powiatu Kamiennogórskiego uchwala, co następuje: 1 Wprowadza się regulamin wydatkowania środków budżetowych Starostwa Powiatowego w Kamiennej Górze, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000 euro stanowiący załącznik nr 1 do niniejszej uchwały, zwany dalej regulaminem 2 Traci moc uchwała nr 111/2012 Zarządu Powiatu Kamiennogórskiego z dnia 15.05.2012 r. w sprawie zmiany uchwały nr 101/2012 Zarządu Powiatu Kamiennogórskiego z dnia 21.03.2012 roku w sprawie uchylenia uchwały nr 326/10 Zarządu Powiatu Kamiennogórskiego z dnia 10.12.2010 roku oraz w sprawie wprowadzenia regulaminu wydatkowania środków budżetowych Starostwa Powiatowego w Kamiennej Górze, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14.000 euro. Wykonanie uchwały powierza się Staroście Kamiennogórskiemu. 3 4 Uchwała wchodzi w życie z dniem 16 kwietnia 2014 roku. Zarząd w składzie: 1. Ewa Kocemba... 2. Tadeusz Rycharski... 3. Jarosław Gęborys... 4. Bożena Kończak... 5. Jan Orzechowski... Strona 1 z 7 Uchwały Zarządu Powiatu Kamiennogórskiego w sprawie wprowadzenia regulaminu
UZASADNIENIE do Uchwały Nr 244/2014 Zarządu Powiatu Kamiennogórskiego z dnia 13 maja 2014 r. w sprawie wprowadzenia regulaminu wydatkowania środków budżetowych Starostwa Powiatowego w Kamiennej Górze, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000 euro. Wprowadza się regulamin wydatkowania środków budżetowych Starostwa Powiatowego w Kamiennej Górze, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000 Euro z uwagi na nowelizację ustawy Prawo Zamówień Publicznych. Zgodnie z art. 4 ust. 8 znowelizowanej Ustawy Prawo zamówień publicznych nie stosuje się zapisów ustawy do zamówień i konkursów, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro. Strona 2 z 7 Uchwały Zarządu Powiatu Kamiennogórskiego w sprawie wprowadzenia regulaminu
Załącznik do Uchwały Nr 244/2014 Zarządu Powiatu Kamiennogórskiego z dnia 13 maja 2014 r. Regulamin wydatkowania środków budżetowych Starostwa Powiatowego w Kamiennej Górze, których wartość 1 Słownik Użyte w Regulaminie wydatkowania środków budżetowych Starostwa Powiatowego w Kamiennej Górze, zwanym dalej regulaminem, określenia oznaczają: 1. PZP ustawa Prawo Zamówień Publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2013 r., poz. 907 z późniejszymi zmianami), 2. Zamawiający Starosta kamiennogórski / Starostwo Powiatowe w Kamiennej Górze / Powiat kamiennogórski, 3. Jednostka Starostwo Powiatowe w Kamiennej Górze, 4. Komórka organizacyjna wszystkie wydziały, biura oraz samodzielne stanowiska pracy decydujące o wydatkowaniu środków budżetowych, 5. Kierownicy kierownik/naczelnik komórki organizacyjnej, 6. Kierownik Zamawiającego Starosta Kamiennogórski, 7. ID Wydział Inwestycji i Drogownictwa, 8. Wartość zamówienia całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy bez podatku od towarów i usług (VAT), ustalone z należytą starannością, 9. Koszt zamówienia wartość zamówienia wraz z podatkiem od towarów i usług (VAT)/ cena, 10. Zaproszenie do złożenia oferty cenowej prośba o przedstawienie oferty cenowej uwzględniającej wszystkie warunki postawione przez Zamawiającego. 11. Zamówienie usługa, dostawa, robota budowlana. 2 Postanowienia ogólne 1. Niniejszy regulamin dotyczy wydatków, których wartość szacunkowa nie przekracza w danym roku budżetowym równowartości kwoty 30.000 euro; wydatki te dokonywane są z pominięciem trybów postępowania określonych w PZP, na podstawie art. 4 pkt 8 PZP. 2. Wydatki, o których mowa w ust.1, powinny być dokonywane przy zachowaniu odpowiednich przepisów ustawy o finansach publicznych, w szczególności art. 35 tej ustawy, w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad należytej staranności i uzyskania najlepszych efektów z danych nakładów oraz umożliwiający terminową realizację zadań. 3 Zasady szacowania wartości zamówienia 1. Kierownicy komórek organizacyjnych obowiązani są do dokonania szacowania wartości zamówień udzielanych w danym roku budżetowym w oparciu o aktualny plan finansowy jednostki oraz z uwzględnieniem poniesionych już wydatków wg ewidencji wydatków budżetowych, o której mowa w 5. 2. Sposób szacowania należy określić w protokole z postępowania do 30 000 euro stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszego regulaminu. 3. Średni kurs złotego w stosunku do euro stanowiący podstawę przeliczenia wartości zamówienia określa się zgodnie z postanowieniami rozporządzenia wydanego na podstawie art. 35 ust. 3 PZP. Strona 3 z 7 Uchwały Zarządu Powiatu Kamiennogórskiego w sprawie wprowadzenia regulaminu
4 Obowiązki kierowników oraz zasady prowadzenia postępowań 1. Za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania w sprawie wydatkowania środków do 30 000 euro w oparciu o niniejszy regulamin odpowiadają kierownicy komórek organizacyjnych, z działalnością których wiąże się udzielenie danego zamówienia. 2. Udzielenie zamówienia do 30 000 euro wymaga zabezpieczenia finansowego. 3. Przed wydatkowaniem środków stosownie do regulaminu kierownicy komórek organizacyjnych zobowiązani są dokonać analizy/rozeznania rynku poprzez skierowanie zaproszenia do złożenia oferty cenowej do co najmniej trzech wybranych wykonawców z zastrzeżeniem 4 ust. 9 i 10. 4. Analiza/rozeznanie rynku może mieć formę zaproszenia do złożenia oferty cenowej kierowanego drogą pisemną (poczta tradycyjna, email, faks) lub drogą telefoniczną. Wybór formy zaproszenia należy do kierownika komórki organizacyjnej. Zaproszenie do złożenia oferty cenowej nie stanowi zapytania ofertowego w rozumieniu przepisów ustawy PZP, jest jedynie zaproszeniem do złożenia oferty cenowej w rozumieniu przepisów kodeksu cywilnego. 5. Zaproszenie do złożenia oferty cenowej winno zawierać co najmniej przedmiot zamówienia, termin realizacji zamówienia, datę, sposób oraz miejsce złożenia oferty, sposób wyboru oferty. 6. Dopuszcza się negocjowanie cen i pozostałych elementów oferty z wykonawcami, do których skierowano zaproszenie do złożenia oferty cenowej. 7. Dokonanie wyboru oferty najkorzystniejszej jest możliwe w przypadku uzyskania chociażby jednej ważnej oferty, przy czym każde dokonanie wyboru oferty jest skuteczne dopiero z chwilą aprobaty przez Starostę lub osobę uprawnioną protokołu z postępowania zawierającego informacje o złożonych ofertach. Wszelkie czynności kierowników związane z analizą ofert mają wyłącznie charakter czynności technicznych, a wnioski zawarte w protokołach charakter propozycji co do wyboru oferty. 8. Oferty złożone w odpowiedzi na skierowane zaproszenie, stanowią wyłącznie element rozeznania rynku. Zamawiający nie ma obowiązku zawarcia umowy z Wykonawcą. Prowadzone postępowanie może zakończyć się bez wyboru którejkolwiek ze złożonych ofert co nie wymaga pisemnego uzasadnienia bądź podania przyczyny. 9. Dopuszcza się możliwość udzielania zamówień z pominięciem dokonywania analizy/rozeznania rynku w oparciu o negocjacje tylko z jednym wykonawcą w przypadku zamówień dotyczących: 9.1. usług szkoleniowych; 9.2. usług telekomunikacyjnych (np. telefonii stacjonarnej; telefonii komórkowej; dostępu do Internetu) 9.3. usług ubezpieczeniowych; 9.4. usług medycznych; 9.5. usług prawniczych; 9.6. usług związanych z nadzorem nad robotami budowlanymi; 9.7. usług związanych z opieką techniczną oprogramowań i systemów komputerowych działających w urzędzie; 9.8. usług hotelarskich; 9.9. usług gastronomicznych i cateringowych; 9.10. usług związanych z wszelkiego rodzaju naprawami i konserwacjami mienia ruchomego i nieruchomego; 9.11. usług medialnych (np. radio, telewizja, prasa); 9.12. dostaw części i akcesoriów do pojazdów; 9.13. dostaw oprogramowań lub licencji na korzystanie z oprogramowania do obsługi urzędu; 9.14. dostaw mediów (np. gaz, woda, prąd itp.); 9.15. zamówień o wartości do 30 000 zł netto w skali roku budżetowego. 10. Dopuszcza się również możliwość udzielania zamówień w oparciu o negocjacje tylko z jednym wykonawcą w uzasadnionych przypadkach, jeżeli istnieje konieczność natychmiastowego wykonania zamówienia, nie można zachować terminów niezbędnych na przeprowadzenie analizy/rozeznania rynku zgodnie z nin. Regulaminem. Uzasadnienie wymaga formy pisemnej. 11. Kierownicy prowadzący postępowania obowiązani są do ich dokumentowania na druku Protokół z postępowania do 30 000 euro stanowiącym załącznik nr 1 do nin. regulaminu przed podpisaniem stosownej umowy/zlecenia/zamówienia, uzyskania opinii pracownika ID, aprobaty Strona 4 z 7 Uchwały Zarządu Powiatu Kamiennogórskiego w sprawie wprowadzenia regulaminu
Starosty lub osoby uprawnionej. 12. W przypadku zastosowania 4 ust. 9 i 10 nie ma obowiązku stosowania zapisów 4 ust. 3 8 oraz 4 ust. 11. 13. Komórka organizacyjna jest zobowiązana do przygotowania umowy/zlecenia/zamówienia będących wynikiem przeprowadzonego postępowania bądź negocjacji oraz do niezwłocznego przekazania do ID w celu aprobaty pod względem zgodności z regulaminem. 14. Każda umowa/zlecenie/zamówienie itp. sporządzone w Urzędzie, które niesie za sobą dokonanie wydatku, bez względu na wartość, wymaga aprobaty osoby na stanowisku ds. zamówień publicznych w Urzędzie. 15. Kierownicy komórek organizacyjnych mają obowiązek przechowywania całości zgromadzonej dokumentacji związanej z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowania w oparciu o nin. regulamin, przez okres ustalony w instrukcji kancelaryjnej, w sposób gwarantujący nienaruszalność ich treści, przy zachowaniu tajemnicy służbowej i bezpieczeństwa dokumentów 5 Zasady funkcjonowania ewidencji wydatków budżetowych 1. Każda faktura/rachunek jaka/jaki wpłynie do ID w celu sklasyfikowania trybu zamówienia, zostanie wprowadzona do tzw. ewidencji wydatków budżetowych w podziale na właściwy kod CPV. 2. Ewidencja wydatków budżetowych jest dostępna w folderze Regulaminy Wydatkowania na Organizacji Starostwa. 3. Kierownicy komórek organizacyjnych zobowiązani są do monitorowania kwot wydatków w skali własnej komórki organizacyjnej oraz całego urzędu w danym roku budżetowym pod kątem ewentualnego przekroczenia progu 30 000,00 euro (netto) w oparciu o ewidencję, o której mowa w ust. 2. Faktury/rachunki dotyczące zamówień, które zostały dokonane z pominięciem zapisów nin. regulaminu, nie będą przyjmowane przez ID, a w stosunku do osób odpowiedzialnych będą wyciągane konsekwencje wynikające z ustawy PZP oraz ustawy o naruszeniu dyscypliny finansów publicznych. 6 Postanowienia końcowe 1. Niniejszy regulamin wchodzi w życie z dniem 16 kwietnia 2014 roku oraz podlega opublikowaniu w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie internetowej Starostwa Powiatowego w Kamiennej Górze. Zarząd w składzie: 1. Ewa Kocemba... 2. Tadeusz Rycharski... 3. Jarosław Gęborys... 4. Bożena Kończak... 5. Jan Orzechowski... Strona 5 z 7 Uchwały Zarządu Powiatu Kamiennogórskiego w sprawie wprowadzenia regulaminu
PROTOKÓŁ Z POSTĘPOWANIA DO 30 000 EURO Załącznik nr 1 do Regulaminu wydatkowania środków budżetowych Starostwa Powiatowego w Kamiennej Górze, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000 euro 1. Nazwa nadana zamówieniu: 2. Komórka prowadząca postępowanie: 3. Opis przedmiotu zamówienia: o roboty budowlane o usługi o dostawy 4. Szacunkowa wartość zamówienia: 4.1. Wartość netto: PLN (słownie złotych: ) 4.2. Wartość zamówienia w przeliczeniu na euro wynosi: euro netto. 4.3. Średni kurs złotego do euro służący do przeliczenia wartości zamówienia przyjęty został zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych i wynosi: 1 EURO = PLN (kurs na 2014 rok 4,2249). 4.4. Wartość brutto: PLN (słownie złotych: ) 4.5.Ustalenia wartości zamówienia dokonano w dniu na podstawie 4.6.Imię i nazwisko osoby prowadzącej postępowanie oraz dokonującej ustalenia wartości zamówienia: 5. Analiza rynku: 5.1. zaproszenie do złożenie oferty cenowej skierowano do: 1. 2. 3. 4. 5. Strona 6 z 7 Uchwały Zarządu Powiatu Kamiennogórskiego w sprawie wprowadzenia regulaminu
5.2. zaproszenie do złożenia oferty cenowej skierowano: o pocztą tradycyjną o faxem o e-mailem o telefonicznie 5.3. liczba otrzymanych ofert: 5.4. oferty otrzymano od: 1. z ceną brutto w zł 2. z ceną brutto w zł 3. z ceną brutto w zł 4. z ceną brutto w zł 5. z ceną brutto w zł 6. Wybór najkorzystniejszej oferty: 6.1. Wybrano ofertę: z ceną brutto w zł. 6.2. Umowa zostanie zawarta z: 7. Uzasadnienie wyboru: OPINIUJĘ POZYTYWNIE POD KĄTEM ZGODNOŚCI Z REGULAMINEM: /data i podpis pracownika ID/ ZATWIERDZAM: /data i podpis kierownika Zamawiającego/ Strona 7 z 7 Uchwały Zarządu Powiatu Kamiennogórskiego w sprawie wprowadzenia regulaminu