Załączniku nr 4 do OPZ Szczegółowy opis wymaganych funkcjonalności Intranetu INTRANET - strona wewnętrzna dla pracowników 1. Opis systemu Bazy Danych Intranet Głównym zadaniem Bazy danych Intranet jest realizacja usługi bazy wiedzy dla pracowników Ochotniczych Hufców Pracy, Publicznych Służb Zatrudnienia oraz konsultantów Elektronicznego Centrum Aktywizacji Młodzieży (ECAM) i Zielonej Linii. System wspiera ich w świadczonych usługach poprzez możliwość szybkiego i łatwego dotarcia do interesujących informacji / treści. Niezbędnym elementem do realizacji tego zadania jest system CMS, na którym oparte jest rozwiązanie. Umożliwia on efektywne zarządzanie treścią Bazy danych Intranet oraz administrację jej użytkownikami. Baza danych Intranet jest platformą wymiany informacji pomiędzy uczestnikami projektu: konsultantami, nadzorcami, administratorami oraz pozostałymi pracownikami OHP i PSZ z uwzględnieniem specyficznych właściwości projektu: podziału użytkowników na grupy oraz zróżnicowania terytorialnego. Poprzez wymianę informacji należy rozumieć przede wszystkim możliwość wspólnego zarządzania bazami wiedzy, publikowania informacji z zakresu bieżącego funkcjonowania jednostek UP/OHP, publikowania szablonów dokumentów, komunikatów, dyskusje na forum internetowym. Dodatkowo poprzez wybrane narzędzia system zapewnia realizację wewnętrznej komunikacji pomiędzy pracownikami UP/OHP oraz stanowi wsparcie dla ich pracy zespołowej. Logowanie Wykonawca zapewni dostęp Do Bazy danych Intranet tylko dla zarejestrowanych użytkowników. Logowanie do systemu powinno odbywać się poprzez podanie loginu użytkownika i hasła, z możliwością zapamiętania użytkownika poprzez zaznaczenie opcji Zapamiętaj mnie. W przypadku, gdy użytkownik zapomni hasła, powinien posiadać możliwość uzyskania nowego. Po kliknięciu na link Zapomniałem hasła powinien pojawić się formularz do wpisania swojego loginu użytkownika. Po kliknięciu na przycisk Wyślij nowe hasło nowe hasło powinno zostać wysyłane na adres e-mail podany przy rejestracji do Bazy danych Intranet. Podany login użytkownika musi być zarejestrowany w Bazie danych Intranet. W przypadku problemów z zalogowaniem, powinna być możliwość bezpośredniego kontaktu z administratorem systemu z poziomu witryny logowania poprzez formularz kontaktowy. Możliwość przejścia do formularza powinno być poprzez link Wiadomość do administratora systemu. Lista tematów jest stała i została zdefiniowana w słowniku. Powinna występować możliwość załączenia pliku do wiadomości. Wiadomości powinny dochodzić na adres e-mail: intranet@ecam.ohp.pl spoza poczty systemowej. W BDI zdefiniowano dwie wersje szablonów wyglądu stron: Szablon w kolorze niebieskim dla użytkowników z ECAM/OHP i w kolorze zielonym dla użytkowników ZL/PSZ. Oba szablony różnią się nazwami zakładek i modułów, zawartością baz informacyjnych, zawartością forum, zaimplementowanymi słownikami, oraz treścią prezentowaną użytkownikom informacji, natomiast funkcjonalności są tożsame. Poniższy opis dotyczy szablonu dedykowanego dla OHP/ECAM. 2. Architektura Bazy danych Intranet Koncepcja dwóch organizacji Baza Danych Intranet przystosowana jest do działania w ramach dwóch organizacji: Szablon niebieski (ECAM) przeznaczony dla użytkowników Ochotniczych Hufców Pracy Szablon zielony (ZL) przeznaczony dla użytkowników Państwowych Służb Zatrudnienia Każdy użytkownik przypisany jest do jednej organizacji. Uruchomienie odpowiedniej wersji portalu następuje w trakcie logowania do systemu, po poprawnym rozpoznaniu przypisania użytkownika. Strona 1 z 10
Wersje portalu różnią się pomiędzy organizacjami w zakresie: szablonów graficznych Aktualności Ogłoszeń Forum Komunikatów Shoutbox Baz informacyjnych Komunikatów na stronie głównej Dokumentów Zakładek ECAM / Centrum Zakładek Jednostki / UP Sondy Listy użytkowników Uprawnień 3. Strona główna Wykonawca zapewni, aby dotychczasowy wygląd strony głównej został zachowany wraz z jego funkcjonalnościami. Strona główna składa się z nagłówka, menu nawigacyjnego, części z modułami oraz stopki. W nagłówku znajduje się logo Bazy danych Intranet oraz panel użytkownika. Przemieszczanie pomiędzy poszczególnymi zakładkami Bazy danych Intranet zrealizowano za pomocą poziomego menu znajdującego się pod nagłówkiem. Wygląd menu zaprezentowano na rysunku. W części z modułami Wykonawca powinien zachować istniejące wcześniej już elementy: Moduł Baner rotacyjny z artykułami Moduły Aktualności ECAM/Centrum, Aktualności SWK/PAK Moduł Ogłoszenia Moduł Aktualne wskaźniki Moduł Zalogowani użytkownicy Moduł Kontakt z obsługą techniczną Moduł Sonda Moduł Ostatnie wypowiedzi na forum Szczegółowy opis poszczególnych modułów znajduje się w dokumentacji technicznej systemu. Wymagane przez Zamawiającego rozmieszczenie modułów na stronie głównej Bazy danych Intranet przedstawia rysunek poniżej. Strona 2 z 10
Strona 3 z 10
4. Zakładka Bazy informacyjne Zakładka bazy informacyjne składa się z trzech głównych części. Z lewej prezentowana jest lista dostępnych baz informacyjnych. Po wybraniu odpowiedniej bazy jest możliwość przeszukania jej wykorzystując zdefiniowane filtry. Moduł z dostępnymi filtrami pojawia się po wybraniu bazy. Jest zapewnione wyszukiwanie pełno tekstowe z ignorowaniem wielkości liter. Wartości w filtrach wyszukiwania powinny być traktowane, jako iloczyn. Wymagane jest, aby wyszukane rekordy wyświetlały się, jako lista w oddzielnym module znajdującym się bezpośrednio pod filtrami. Ilość kolumn wyświetlanych na stronie powinna zostać skonfigurowana w ustawieniach konkretnej bazy informacyjnej. Bazy informacyjne powinny być sortowane alfabetycznie po pierwszej kolumnie filtru wyszukiwania. Ilość wyświetlanych rekordów na jednej stronie powinna wynosić 30 i jeżeli zostanie przekroczona powinny pojawiać się linki do stron następnych. Dostępne bazy informacyjne oraz ich zawartość jest różna pomiędzy szablonami ZL oraz ECAM. W zakładce Bazy informacyjne Wykonawca zobligowany jest utrzymać dotychczasowe funkcjonalności i zawartość poszczególnych baz w obu szablonach. Strona 4 z 10
Po kliknięciu na poszczególny rekord lub link Szczegóły przy konkretnym rekordzie w bazie informacyjnej Wykonawca powinien zapewnić otwieranie się strony z pełnymi szczegółami danego wiersza. Wykonawca powinien utrzymać dotychczasową funkcjonalność modułu z wyszukiwarką baz informacyjnych gdzie istnieje możliwość osadzenia na zewnętrznym portalu i będzie dostępny dla niezalogowanego użytkownika. Funkcjonalność polega na wystawieniu strony publicznej, którą można wykorzystać, jako moduł IFRAME osadzony na zewnętrznym portalu. Dostęp do IFRAME Wykonawca powinien zagwarantować poprzez URL: https://intranet.ecam.ohp.pl/wyszukiwanie-jednostek-if Dodatkowo, powinna zostać utrzymana funkcjonalność, gdzie dodając do URLa parametr idbids= można by było określić, które Bazy Informacyjne mają być wyświetlane. Jako wartość należało by wpisać ID żądanych baz, oddzielone przecinkami (kolejność ma znaczenie). 5. Zakładka Użytkownicy Zakładka Użytkownicy składała się z trzech części. Z lewej strony prezentowana jest lista grup użytkowników dostępnych w Bazie danych Intranet. Po wybraniu odpowiedniej grupy istnieje możliwość przeszukania jej wykorzystując zdefiniowane filtry. Wartości w filtrach wyszukiwania powinny być traktowane jako iloczyn. Wykonawca zapewni wyszukiwanie pełno tekstowe z ignorowaniem wielkości liter. Wyszukane rekordy będą pojawiać się, jako lista w oddzielnym module znajdującym się bezpośrednio pod filtrami. Maksymalna ilość wyświetlanych rekordów na jednej stronie powinna wynosić 30 i jeżeli zostanie przekroczona pojawiają się linki do stron następnych. Poszczególne rekordy powinny być klikalne i przenosić do profilu konkretnego użytkownika. Rozmieszczenie modułów w zakładce wraz z graficznym profilem wybranego użytkownika znajduje się w Projekcie technicznym, będącym częścią dokumentacji postępowania. Profil wybranego użytkownika zawiera następujące podstawowe informacje o użytkowniku: Imię, Nazwisko, Zdjęcie, Typ użytkownika, Instytucja, Stanowisko, Telefon, Adres email, O mnie, Sprawy, Ostatnio zalogowany. Pod informacjami o użytkowniku znajduje się moduł z formularzem umożliwiającym bezpośrednie wysyłanie wiadomości do danego użytkownika. 6. Zakładka Jednostki (ECAM) / UP (ZL) Zakładka jednostki zawiera informacje o Jednostce/Urzędzie Pracy, do której należy użytkownik. Zakładka składa się z dwóch głównych części. W module z lewej strony znajduje się lista odnośników do podstron zakładki. W module z prawej strony prezentują się konkretne informacje z wybranej podstrony. Użytkownikowi prezentowana jest treść z jednostki/up, do której należy. Wykonawca zobligowany jest, aby na podstronie Dane teleadresowe wyświetlane były dane teleadresowe jednostki/up, do której należy użytkownik. Dane powinny być pobierane z Bazy informacyjnej Jednostki/UP. Na podstronie Zespół powinna zostać wyświetlana lista użytkowników należących do tej samej jednostki/up, co zalogowany użytkownik. Informacje powinny być pobierane z bazy użytkowników. W pojedynczym wierszu powinny być prezentowane imię i nazwisko użytkownika oraz stanowisko. Strona 5 z 10
Wiersze winny być klikane i przenosić do profilu danego użytkownika. Ilość wyświetlanych rekordów na jednej stronie powinna wynosić 30 i jeżeli zostanie przekroczona powinny pojawić się linki do stron następnych. W podstronie Aktualne informacje powinna zostać wyświetlona lista aktualności przypisanych do danej jednostki/up. Mechanizm przypisywania aktualnych informacji oraz dokumentów do danej jednostki/up powinien być realizowany podczas dodawania treści poprzez wybranie z listy tagów jednostki, do której mają należeć. W Bazie danych Intranet powinna zostać zachowana funkcjonalność, gdzie inicjalnie zdefiniowana lista tagów zawiera nazwy jednostek OHP/UP. W przypadku dodania nowej jednostki do Bazy Intranet, Tag nowej jednostki powinien zostać dodany automatycznie. Wykonawca zapewni by aktualności sortowane były po dacie publikacji i ilość wyświetlanych aktualności na jednej stronie wynosiła 10 i w przypadku, gdy zostanie przekroczona powinny pojawić się linki do stron następnych. Podstrona Dokumenty do pobrania powinna posiadać wyświetlaną listę dokumentów przypisanych do jednostki/up, do której należy użytkownik. Dokumenty powinny być sortowane po dacie publikacji. Maksymalna ilość wyświetlanych dokumentów na jednej stronie powinna wynosić 30 i jeżeli zostanie przekroczona powinny pojawić się linki do stron następnych. 7. Zakładka ECAM (ECAM)/ Centrum (ZL) Do zakładki ECAM/Centrum mają dostęp tylko uprawnieni użytkownicy. Wykonawca zobligowany jest do zachowania dotychczasowych uprawnień użytkowników, które są opisane w Projekcie technicznym, będącym częścią dokumentacji postępowania. W zakładce ECAM powinny znajdować się takie podstrony jak: Dane teleadresowe, Informacje o aktualnych wydarzeniach, Informacje ogólne, Dokumenty do pobrania, Centrum multimedialne. Na podstronie Dane teleadresowe Wykonawca zapewni wyświetlanie statycznej strony, której treść będzie można zmodyfikować. Na podstronie Informacje o aktualnych wydarzeniach powinna zostać wyświetlana lista aktualności przypisanych do zakładki ECAM/Centrum. Przypisywane treści powinny posiadać strukturę Aktualności ECAM / Aktualności Centrum. Informacje o aktualnych wydarzeniach powinny być sortowane po dacie publikacji oraz maksymalna ilość wyświetlanych informacji na jednej stronie powinna wynosić 10 i jeżeli zostanie przekroczona powinny pojawić się linki do stron następnych. Wykonawca również zachowa dotychczasową funkcjonalność w pod zakładce Informacje ogólne, która powinna wyświetlać się jako statyczna strona, której treść można modyfikować. Na podstronie Dokumenty do pobrania powinna znajdować się wyświetlana lista dokumentów przypisanych do zakładki ECAM/Centrum. Dokumenty powinny być sortowane po dacie publikacji, oraz maksymalna ilość wyświetlanych dokumentów na jednej stronie powinna wynosić 30 i jeżeli zostanie przekroczona powinny pojawić się linki do stron następnych. Na podstronie Centrum multimedialne powinny wyświetlać się multimedia przypisane do zakładki ECAM/Centrum. Multimedia również powinny być sortowane po dacie publikacji. Maksymalna ilość wyświetlanych multimediów na jednej stronie powinna wynosić 30 i jeżeli zostanie przekroczona pojawią się linki do stron następnych. W zakładce Centrum multimedialne Wykonawca powinien zapewnić możliwość odtwarzania plików multimedialnych bezpośrednio z przeglądarki o rozszerzeniach mp3 i flv. Strona 6 z 10
8. Zakładka Dokumenty W zakładce Dokumenty powinna znajdować się lista dokumentów możliwych do pobrania dla wszystkich użytkowników. Dokumenty powinny być sortowane są po dacie publikacji, oraz maksymalna ilość wyświetlanych dokumentów na jednej stronie powinna wynosić 30 i jeżeli zostanie przekroczona powinny pojawić się linki do stron następnych. 9. Zakładka Aktualności Wykonawca powinien zapewnić dotychczasową funkcjonalność tak, aby zakładka Aktualności składała się z trzech głównych części. Z lewej strony powinny prezentować się kategorie aktualności (Aktualności i Artykuły do publikacji [ECAM] / Aktualności Centrum i Aktualności PAK [ZL]). Po wybraniu odpowiedniej kategorii powinna znajdować się możliwość przeszukania jej wykorzystując zdefiniowane filtry. Zapewnione powinno zostać wyszukiwanie pełno tekstowe z ignorowaniem wielkości liter. Wartości w filtrach wyszukiwania powinny być traktowane, jako iloczyn. Atrybuty, po których powinna być możliwość filtracji to: Autor Województwo, z którego pochodzi użytkownik (lista rozwijana) kategoria (lista rozwijana) Wyszukane aktualności powinny prezentować się jako lista w oddzielnym module znajdującym się bezpośrednio pod filtrami. Maksymalna ilość wyświetlanych rekordów na jednej stronie powinna wynosić 30 i jeżeli zostanie przekroczona powinny pojawiać się linki do stron następnych. Na stronie powinna również być wyświetlana informacja o ilości wyszukanych artykułów. 10. Zakładka Forum Wykonawca zobligowany jest do zapewniania forum dyskusyjnego służącego do komunikacji pomiędzy użytkownikami Bazy danych Intranet. Uprawnieni użytkownicy powinni posiadać możliwość tworzenia nowych kategorii oraz posiadać możliwość przenoszenia wątków pomiędzy kategoriami. Wpisy na forum powinny zostać umieszczone za pomocą specjalnego formularza. Użytkownicy powinni posiadać możliwość wstawiania załączników do wiadomości. Wykonawca zapewni zachowanie dotychczasowej funkcjonalności modułu, który prezentuje listę krótkich wiadomości tekstowych wprowadzanych przez użytkowników. W module powinno wyświetlać się 5 najnowszych wpisów. Dostęp do starszych wpisów powinien być zrealizowany poprzez scrollbar. Przy każdym wpisie zawarta powinna zostać informacja o użytkowniku oraz dacie zamieszczenia wpisu. Moduł powinien być aktualizowany podczas przeładowania strony. Moduł z shoutboxem powinien znajdować się bezpośrednio pod forum dyskusyjnym. Opis modułów Wykonawca zapewni prezentację wybranych informacji w Bazie danych Intranet poprzez zachowanie funkcjonalności dotychczasowych modułów: Moduł Baner rotacyjny z artykułami, Moduły Aktualności ECAM/Centrum, Aktualności SWK/PAK, Moduł Ogłoszenia, Moduł Aktualne wskaźniki, Moduł Zalogowani użytkownicy, Moduł Kontakt z obsługą techniczną, Moduł Sonda, Moduł Ostatnie wypowiedzi na forum, Biuletyn e-zin, Pełna treść wiadomości, Moduł Komunikat. Strona 7 z 10
Pełen opis funkcjonalności poszczególnych modułów znajduje się w Projekcie technicznym Systemu, który stanowi załącznik niniejszego zamówienia. 11. Panel użytkownika 11.1 Dostęp Wykonawca zobligowany jest zachowania dotychczasowej funkcjonalności, gdzie w górnej części Bazy danych Intranet nad menu nawigacyjnym znajduje się dostępny panel użytkownika. W panelu tym wyświetlana jest miniatura zdjęcia oraz imię i nazwisko zalogowanego użytkownika. 11.2 Mój profil Dostęp do zakładki Mój profil Wykonawca powinien zapewnić poprzez wciśnięcie nazwy lub zdjęcia użytkownika w panelu użytkownika. W górnej części zakładki profilu powinny znajdować się następujące informacje o użytkowniku: Imię Nazwisko Zdjęcie Typ użytkownika Instytucja Stanowisko Telefon Adres e-mail Sprawy O mnie Data ostatniego logowania Pod informacjami o użytkowniku powinien być wyświetlany moduł z ostatnio dodanymi aktualnościami przez użytkownika. 12. Użytkownicy 12.1 Grupy użytkowników Wykonawca zachowa dotychczasowe grupy użytkowników o zdefiniowanych uprawnieniach. Użytkownicy powinni być przypisywani są do poszczególnych grup. Obecnie w szablonie dedykowanym dla ECAM/OHP istnieją następujące grupy: Administrator OHP Nadzorca OHP Administrator SWK Pracownik ECAM Pracownik OHP Konsultant SWK W szablonie dedykowanym dla ZL/UP istnieją następujące grupy: Administrator ZL Nadzorca ZL Administrator PAK Pracownik ZL Pracownik PSZ Strona 8 z 10
Konsultant PAK Grupa, do jakiej należy dany użytkownik jest przypisywana przez administratora, jako pole w profilu użytkownika o nazwie Typ użytkownika. Do zakładki ECAM / Centrum mają dostęp użytkownicy o odpowiednich uprawnieniach zgodnie z macierzą uprawnień. Dla użytkownika niezalogowanego jest widoczna strona logowania, moduł z wyszukiwarką baz informacyjnych, moduł z wyszukiwarką ofert pracy oraz formularz kontaktowy dla niezarejestrowanego użytkownika. Nowe grupy użytkowników mogą być tworzone przez użytkowników posiadających uprawnienia Administrator OHP / Administrator PAK. Pełen opis poszczególnych grup użytkowników wraz z uprawnieniami (macierzą uprawnień) znajduje się w Projekcie technicznym Systemu, który stanowi załącznik niniejszego zamówienia. 13. Integracja z systemami zewnętrznymi 13.1 Baza Danych Intranet została zintegrowana z systemami zewnętrznymi. 13.2 Integracja z systemem CMS portalu ECAM: Aktualności zamieszczane w Bazie Danych Intranet mogą być eksportowane do CMS wchodzącego w skład systemu Zielona Linia, dzięki czemu mogą być prezentowane w serwisie internetowym ECAM dostępnym pod adresem www.ecam.ohp.pl. Eksport treści musi być poprzedzony procesem akceptacji treści przez uprawnionego użytkownika. Częstotliwość eksportu ma wynieść 1h. Eksport na portal odbywa się poprzez dedykowany interfejs WebService będący składową portalu ECAM, który jest zabezpieczony autoryzacją HTTP_BASIC (login/hasło). Szczegółowe informacje dotyczące specyfikacji interfejsu eksportu treści na portal znajdują się w Projekcie Technicznym, który będzie załącznikiem do dokumentacji postępowania. 13.3 Import ofert pracy z systemu mbp.ohp.pl. W Bazie Danych Intranet został utworzony moduł wyszukiwarki ofert prac. Oferty pobierane są z portalu mbp.ohp.pl w postaci plików XML poprzez dedykowany interfejs. Proces pobierania danych odbywa się cyklicznie, co 4h. Wyszukiwać można tylko oferty aktualne oraz niewycofane. Dostęp do wyszukiwarki jest anonimowy. Wyszukiwarkę można wykorzystać w przeglądarce konsultanta, lub umieścić w postaci obiektu IFRAME na portalu ECAM. Stworzony został również mechanizm eksportu Ofert Pracy. Pod adresem http://intranet.ecam.ohp.pl/oferty-pracy zostaje wygenerowany plik XML zawierający Oferty Pracy z poprzedniego dnia. Specyfikacja pliku XML została opisana w Projekcie Technicznym. Wykonawca ma obowiązek utrzymania dotychczasowych funkcjonalności związanych z integracją Bazy Danych Intranet z systemami zewnętrznymi. 14 Zarządzanie Bazą danych Intranet Baza danych Intranet jest zbudowana w oparciu o środowisko programistyczne Liferay. Środowisko to umożliwia elastyczne zarządzanie treścią, wyglądem portalu oraz administrację użytkownikami i ich uprawnieniami, a także zarządzanie zaimplementowanymi oraz nowo utworzonymi bazami informacyjnymi. Dostęp do panelu zarządzania odbywa się poprzez panel użytkownika. Lista modułów, które są prezentowane w panelu zależą od uprawnień użytkownika. Wykonawca zobowiązany będzie do utrzymania dotychczasowych funkcjonalności panelu zarządzania, które są szczegółowo opisane w Projekcie technicznym. Strona 9 z 10
Elementy panelu zarządzania: 14.1 Moduł zarządzania treścią (z uwzględnieniem podziału na struktury treści, procesem dodawania i kategoryzacji treści oraz procesem redakcyjnym dla treści posiadających określoną strukturę zgodnie z poniższym schematem: Istnieje możliwość zdefiniowania własnego procesu publikacji treści za pomocą języka XML. Zmian takich może dokonać przeszkolony administrator. Proces redakcyjny nie dotyczy baz informacyjnych. 14.1.1 Moduł zarządzania bazami informacyjnymi 14.1.2 Zarządzanie Słownikami baz informacyjnych 14.1.3 Moduł statystyk wiadomości 14.1.4 Moduł zarządzania użytkownikami i grupami użytkowników 14.1.5 Zarządzanie sondą 14.1.6 Zarządzanie forum dyskusyjnym 14.1.7 Zarządzanie dokumentami i multimediami 14.1.8 Moduł eksportu treści na serwis ECAM/ZL 14.1.9 Zarządzanie szablonami graficznymi Bazy Danych Intranet. 14.1.10 Zarządzenie modułem komunikatów. Wykonawca zobowiązany będzie do utrzymania dotychczasowych funkcjonalności Bazy Danych Intranet, które są szczegółowo opisane w Projekcie technicznym, będącym częścią dokumentacji postępowania. Strona 10 z 10