Grupa Sumitomo Riko Globalny Kodeks Postępowania Global Compliance Conduct Guidelines
2 SPIS TREŚCI
04 Słowo wstępne od Zarządu Grupy Sumitomo Riko 07 Duch Sumitomo (zasady prowadzenia działalności Sumitomo) 09 Filozofia Zarządzania Grupy Sumitomo Riko 13 Grupa Sumitomo Riko Karta Postępowania 17 Grupa Sumitomo Riko Globalny Kodeks Postępowania 19 1. My, jako pracownicy Grupy Sumitomo Riko 21 2. Prowadzenie działalności z odpowiedzialnością i zdrowym rozsądkiem 23 3. Godziwy i uczciwy handel i konkurencja 25 4. Relacje z organami rządowymi itp. 27 5. Poszanowanie praw człowieka oraz różnorodności 29 6. Wyraźne oddzielenie spraw publicznych i prywatnych 31 7. Dążenie do najwyższej jakości i zapewnienia bezpieczeństwa 33 8. Posługiwanie się informacjami 35 9. Relacje ze społecznością 37 Funkcjonowanie globalnego Kodeksu Postępowania Grupy Sumitomo Riko 3
1 Słowo wstępne od Zarządu Grupy Sumitomo Riko Yoshiaki Nishimura, prezes zarządu i dyrektor naczelny Tetsu Matsui, prezes i dyrektor operacyjny
Grupa Sumitomo Riko od chwili założenia w 1929 roku sukcesywnie poszerza swoją działalność i wypuszcza na rynek wysokiej jakości produkty wytwarzane przy użyciu technologii materiałów polimerowych. Mimo, że od tamtej pory zaszło wiele zmian, Duch Sumitomo, czyli zaufanie jako najwyższy priorytet, nieprzerwanie tworzy podstawy zarządzania Grupy Sumitomo. Od początku XXI wieku tempo zmian społecznych jest coraz szybsze. Grupa Sumitomo Riko reaguje na nie szybko i adekwatnie rozwija swą działalność i nie spoczęła na laurach. Co więcej, Grupa wspiera rozwój globalny i dobre zarządzanie w celu osiągnięcia stałego wzrostu. Mimo zwiększenia (w wyniku fuzji i przejęć) liczby spółek wchodzących w skład Grupy na całym świecie, najważniejszą kwestią dla Grupy Sumitomo Riko pozostaje poszanowanie różnorodności i wspólne czerpanie z filozofii zarządzania Grupy Sumitomo Riko, zgodnie z Duchem Sumitomo stanowiącym podstawę zarządzania wewnątrz Grupy. Wartości takie jak S (safety bezpieczeństwo), E (environment środowisko naturalne) oraz C (compliance zgodność), stanowią podstawę naszego działania i operacji handlowych. W październiku 2014 roku Grupa Sumitomo Riko przyłączyła się do United Nations Global Compact (UNGC). Zadeklarowaliśmy naszą odpowiedzialność wobec wspólnoty międzynarodowej, co obliguje nas do przestrzegania praw człowieka i pracownika, do działań związanych z ochroną środowiska naturalnego, do przeciwdziałania korupcji oraz przestrzegania związanych z tym ogólnych zasad UNGC, jak również do poszanowania różnorodności. W świetle powyższych działań globalnych podejmowanych przez Grupę Sumitomo Riko, a także wobec jej ciągłego rozwoju, opracowaliśmy niniejszą instrukcję dotyczącą globalnej zgodności postępowania całej Grupy, zawierającą wytyczne dla pracowników i zarządu Grupy, oparte na jej Duchu i filozofii oraz planie działania Grupy. Mamy solidne podstawy w zakresie zarządzania, którego sednem są zaufanie i rzetelność, zgodnie z przekazywanym od ponad czterystu lat Duchem Sumitomo, wyraźnie zakazującym pogoni za łatwym i natychmiastowym zyskiem, i dlatego postępowanie każdego członka naszej firmy jest niezwykle istotne dla Grupy Sumitomo Riko, która chce osiągać stały wzrost jako prawdziwie globalna spółka. Zmieniaj to, co zasługuje na zmianę, zachowaj to, co warte zachowania. Naszym celem jest włączenie wszystkich pracowników Grupy do pracy w Duchu płynności i niezmienności, tak by stworzyć doskonałe globalne przedsiębiorstwo produkcyjne. Kwiecień 2016 roku 5
2 Duch Sumitomo (zasady prowadzenia działalności Sumitomo)
1. Sumitomo osiąga dobrobyt, opierając się na solidnych podstawach i przywiązując najwyższą wagę do uczciwości i dobrego zarządzania w prowadzeniu swojej działalności. 2. Interesy handlowe Sumitomo zawsze muszą pozostawać w zgodzie z interesem publicznym. Sumitomo dostosowuje się zarówno do dobrych, jak i niesprzyjających czasów, ale nigdy nie prowadzi nieetycznej działalności. 7
3 Filozofia zarządzania Grupy Sumitomo Riko
W świetle Ducha Sumitomo, jako członkowie Grupy Sumitomo Riko: 1. Dostarczamy produkty i usługi najwyższej jakości, odpowiadając na oczekiwania klientów i wykorzystując innowacje technologiczne. 2. Naszym priorytetem jest bezpieczeństwo. Działamy w celu zapewnienia bezpieczeństwa ludziom i społeczeństwu. 3. Dążymy do ochrony globalnego środowiska naturalnego oraz przyczyniamy się do tworzenia lepszych społeczności. 4. Utrzymujemy wysoki poziom etyki korporacyjnej oraz przestrzegamy prawa i przepisów, aby zdobywać zaufanie społeczne na całym świecie. 5. Wspieramy ożywczą kulturę korporacyjną, która uwzględnia różnorodność naszych pracowników, ich cechy osobiste i indywidualność. 9
4 Grupa Sumitomo Riko Karta Postępowania
Grupa Sumitomo Riko niniejszym ustanawia Kartę Postępowania składającą się z następujących jedenastu zasad, których celem jest realizacja naszej korporacyjnej odpowiedzialności społecznej oraz wkład w zrównoważony rozwój społeczeństwa i świata, oparte na Duchu Sumitomo oraz filozofii Grupy Sumitomo Riko. 1. Klient jako podstawa i cel działalności. 2. Przestrzeganie ustalonych zasad. 3. Komunikacja z interesariuszami, ujawnianie informacji i zarządzanie nimi. 4. Poszanowanie praw człowieka. 5. Ochrona środowiska naturalnego. 6. Wnoszenie wkładu dla społeczeństwa. 7. Działanie przeciwko siłom antyspołecznym. 8. Szacunek dla ustalonych zasad w wymiarze globalnym. 9. Zarządzanie ryzykiem. 10. Korporacyjna odpowiedzialność biznesu (CSR) jako zadanie kadry zarządzającej 11. Określenie odpowiedzialności. Więcej na stronie TRI Poland. 11
5 Grupa Sumitomo Riko Globalny Kodeks Postępowania Duch Sumitomo Filozofia Zarządzania Grupy SRK Karta Postępowania Grupy SRK Globalny Kodeks Postępowania Grupy SRK Spółki zależne Spółki zależne Spółki zależne
1. My, jako pracownicy Grupy Sumitomo Riko 2. Prowadzenie działalności z odpowiedzialnością i zdrowym rozsądkiem 3. Godziwy i uczciwy handel i konkurencja 4. Relacje z organami rządowymi itp. 5. Poszanowanie praw człowieka oraz różnorodności 6. Wyraźne oddzielenie spraw publicznych i prywatnych 7. Dążenie do najwyższej jakości i zapewnienia bezpieczeństwa 8. Posługiwanie się informacjami 9. Relacje ze społecznością 13
1. My, jako pracownicy Grupy Sumitomo Riko Jako członek Grupy Sumitomo Riko z dumą angażujemy się w naszą działalność. W związku z tym postępujemy zgodnie z poniższymi zasadami. Podstawą naszej działalności i postępowania w biznesie jest Duch Sumitomo jako punkt odniesienia w razie niepewności, a także przestrzeganie tradycji i szacunek dla historii Sumitomo. Podstawą Ducha Sumitomo jest gwarancja zaufania. Innymi słowy, zaufanie jest naszą najwyższą wartością i w związku z tym nigdy nie zawodzimy zaufania oraz budujemy zaufanie naszych partnerów biznesowych. Spełniamy oczekiwania interesariuszy Grupy Sumitomo Riko i pielęgnujemy zaufanie, jakim nas darzą interesariusze (klienci, partnerzy biznesowi, społeczności lokalne itp.). Jako członkowie Grupy Sumitomo Riko zdajemy sobie sprawę z istoty realizacji naszej korporacyjnej odpowiedzialności w sposób wysoce etyczny, zgodnie z Duchem Sumitomo i na podstawie filozofii zarządzania Grupy. W odpowiedzi na te oczekiwania i pokładane w nas zaufanie nie przestajemy być nowatorscy i nigdy nie zadowalamy się status quo. Nigdy też nie nastawiamy się na szybki, doraźny zysk. Innymi słowy, zdajemy sobie sprawę z wagi ciągłego dążenia do obopólnych korzyści dla nas i dla społeczeństwa płynących z naszej działalności i nigdy nie ulegamy pokusie osiągnięcia szybkiego, doraźnego zysku. 14
2. Prowadzenie działalności z odpowiedzialnością i zdrowym rozsądkiem Jako członek Grupy Sumitomo Riko przestrzegamy praw i przepisów, statutu, wewnętrznego regulaminu, zasad obowiązujących w Grupie i korporacyjnych przepisów administracyjnych oraz prowadzimy działalność zgodnie z wysokimi standardami etycznymi. W związku z powyższym dążymy do tego, aby: zrozumieć prawa i przepisy, zasady i korporacyjne przepisy administracyjne dotyczące naszej pracy i organizacji oraz przestrzegać ich, utrzymać dobrą komunikację i zaufanie zarówno wewnątrz, jak i na zewnątrz Grupy oraz promować korporacyjną kulturę respektowania zgodności, przestrzegać zasady przekazywania przełożonym najpierw złych wiadomości, ponieważ raportowanie, komunikacja i konsultowanie się z przełożonymi podczas wykonywania naszych zadań i realizacji zakresu odpowiedzialności są niezwykle ważne, uważnie słuchać konstruktywnych opinii i krytyki, gdyż zdajemy sobie sprawę, że naszym zadaniem jest nie zawieść pokładanego w Grupie Sumitomo Riko zaufania ani oczekiwań, a także wnosić wkład w rozwój Spółki, nie tylko rozwijać firmę, ale też stale ulepszać koegzystencję i obopólny dobrobyt w ramach społeczności oraz we współpracy z innymi interesariuszami na świecie. 15
3. Godziwy i uczciwy handel i konkurencja Jako członek Grupy Sumitomo Riko, a także globalnej społeczności, przestrzegamy prawa, przepisów i zasad obowiązujących w danym państwie oraz dążymy do uczciwej konkurencji. W związku z powyższym dążymy do tego, aby: zrozumieć prawa i przepisy dotyczące konkurencji, ustawodawstwa antymonopolowego, regulujących transakcje i stosujących się do naszej działalności oraz przestrzegać ich; nigdy nie będziemy działać niezgodnie z prawem, na przykład tworzyć karteli czy podejmować innych działań uznawanych za nielegalne, szanować wszystkich klientów, dostawców i usługodawców jako partnerów biznesowych i tworzyć relacje oparte na wzajemnym zaufaniu, odrzucać nieuzasadnione działania, takie jak nieuczciwe czy niesprawiedliwe żądania i namawianie do nieuczciwych transakcji. 16
Relacje z organami rządowymi itp. 4. Jako członek Grupy Sumitomo Riko utrzymujemy zdrowe i przejrzyste stosunki z organami rządowymi. W związku z powyższym dążymy do tego, aby: przestrzegać praw, przepisów i zasad regulujących relacje z organami rządowymi nie prowadzimy nielegalnej działalności takiej jak łapownictwo, prezenty wręczane podczas spotkań z partnerami biznesowymi z sektora prywatnego nie przekraczały granic dozwolonych prawem i zwyczajowo akceptowanej skali. 17
5. Poszanowanie praw człowieka oraz różnorodności Jako członek Grupy Sumitomo Riko szanujemy prawa człowieka i szeroko rozumianą różnorodność. W związku z powyższym dążymy do tego, aby: okazywać szacunek dla różnorodności, osobowości i indywidualności oraz tworzyć żywą kulturę korporacyjną, nie dopuszczać się aktów dyskryminacji, molestowania lub innych naruszeń praw człowieka, respektować prawa człowieka oraz różnorodność, gdyż jest to niezbędne do rozwoju biznesu naszym celem jest krzewienie kultury korporacyjnej poprzez wzajemne uznanie i respektowanie różnic między nami, przestrzegać tradycyjnej zasady Sumitomo i Grupy Sumitomo Riko firmę tworzą ludzie, czyli wykazywać szacunek i troskę o ludzi. 18
6. Wyraźne oddzielenie spraw publicznych i prywatnych Jako członek Grupy Sumitomo Riko wyraźnie oddzielamy sprawy publiczne i prywatne. W związku z powyższym dążymy do tego, aby: właściwie wykorzystywać informacje oraz środki firmy, tak aby zagwarantować, że łączenie spraw prywatnych i publicznych nie będzie mieć miejsca, uznając zaufanie za najwyższą wartość, jak przystało na członka Grupy Sumitomo Riko, nigdy nie prowadzić nieuczciwych działań ani czynności mogących budzić podejrzenia. 19
7. Dążenie do najwyższej jakości i zapewnienia bezpieczeństwa Jako członek Grupy Sumitomo Riko dążymy do osiągnięcia najwyższej jakości i zapewnienia bezpieczeństwa. W związku z powyższym dążymy do tego, aby: zrozumieć, że jakość i bezpieczeństwo są ważniejsze niż zysk i efektywność, niezwłocznie zgłaszać przełożonemu lub konsultować z nim wszystkie problemy dotyczące jakości i bezpieczeństwa, pamiętać, że jakość i bezpieczeństwo to fundamenty zaufania; jako członek Grupy Sumitomo Riko zdajemy sobie sprawę, że wymaga się od nas zapewnienia szczególnego zaufania poprzez stałą pracę nad jakością i bezpieczeństwem, uzyskać i utrzymać najwyższy poziom jakości oraz bezpieczeństwa; jednoczymy siły Grupy, by pokonać wszelkie przeciwności zasada staraj się robić wszystko, co w twojej mocy, nie tylko w biznesie, ale w każdym aspekcie życia ( Banji-Nissei ) to część tradycji Sumitomo. 20
8. Posługiwanie się informacjami Jako członek Grupy Sumitomo Riko postępujemy z informacjami w odpowiedni sposób. W związku z powyższym dążymy do tego, aby: strzec tajemnic służbowych, przekazywać tylko informacje oparte na faktach, zwracać baczną uwagę na zwroty i wyrażenia używane zarówno w piśmie, jak i w mowie, posługiwać się informacjami według określonych procedur, gdyż przecieki informacji i niewłaściwe wykorzystanie informacji niszczą pokładane w nas zaufanie. 21
Relacje ze społecznością 9. Jako członek Grupy Sumitomo Riko podejmujemy wysiłki w celu utrzymania dobrych stosunków ze społecznością, regionem i krajem. W związku z powyższym dążymy do: utrzymania dobrych stosunków ze społecznością i regionem, gdyż ma to zasadnicze znaczenie dla Grupy Sumitomo Riko. Jesteśmy dumni z faktu bycia członkiem Grupy, zarówno w pracy, jak i poza nią. 22
23
6 Funkcjonowanie Globalnego Kodeksu Postępowania Grupy Sumitomo Riko
Funkcjonowanie Kodeksu Postępowania 1. Stosowanie Kodeksu Postępowania Kodeks Postępowania jest podstawą działalności całej Grupy Sumitomo Riko i pracownicy wszystkich oddziałów należących do naszej grupy jako odpowiedzialni członkowie społeczeństwa, powinni przestrzegać zasad w nim zawartych. 2. Komitet ds. Compliance W roku 2009 stworzony został Komitet ds. Compliance w TRI (Poland). Jego główne cele to: Konsultacje dot. przepisów prawnych związanych z pracą i przepisów wewnątrzzakładowych Sprawdzanie i wyjaśnianie spraw budzących podejrzenia co do naruszenia prawa lub przepisów wewnętrznych Planowanie edukacji pracowników w ramach compliance W skład Komitetu ds. Comlpliance wchodzą dyrektorzy wszystkich działów pod nadzorem Prezesa. 3. Ścieżka postępowania zadawanie pytań, zgłaszanie wątpliwości i nieprawidłowości Gdyby pojawiły się jakieś wątpliwości, co do właściwego postępowania i zastosowania Kodeksu w praktyce, należy najpierw sięgnąć po ten Kodeks i dokonać przemyślenia. Jeśli wątpliwości nie zostaną rozwiane, jeśli pracownik waha się jak postąpić, należy zadać sobie pytania: 25
Czy nie przeciwstawiam się obowiązującemu prawu? Czy mogę szczerze przyznać, że moje zachowanie jest etyczne? Czy postępuję w zgodzie z własnym sumieniem? Czy podejmuję decyzje zgodnie z panującymi zasadami? Czy jestem przygotowany na wyjaśnienie problemu innej osobie? 4. Zgłoszenie swoich obaw Jeśli po zadaniu sobie powyższych pytań nadal pozostają wątpliwości lub podejrzewasz, że postanowienia Kodeksu bądź przepisy prawa nie są przestrzegane, pracownicy mają obowiązek zgłoszenia takiego przypadku. Każdy, kto działa w dobrej wierze i przedstawia swoje podejrzenia dotyczące ewentualnego naruszenia zasad niniejszego dokumentu, otrzyma wsparcie ze strony firmy. Pamiętaj! Nikt nie może ponosić ujemnych następstw z powodu konsultacji ze swoim przełożonym lub z Działem Personalnym. W szczególności nie może to być warunkiem nawiązania stosunku pracy, pozostawania w zatrudnieniu lub awansowania pracownika. Proces wyjaśniania sprawy prowadzony jest z zachowaniem dyskrecji i ochrony źrodeł informacji, tak aby zapewnić dobre imię każdego, wobec ktorego został wysunięty jakikolwiek zarzut. 26
5. Schemat zgłoszenia 1. W razie podejrzenia naruszenia przepisów prawa lub postanowień Kodeksu przede wszystkim należy konsultować się ze swoim przełożonym. 2. Jeżeli ze strony przełożonego nie nastąpi reakcja na zgłoszenie, należy w ciągu 7 dni zgłosić się bezpośrednio do działu Personalnego za pomocą formularza Zgłoszenie do Komitetu Compliance (formularz dostępny w Dziale Personalnym oraz Administracji) 3. Jeżeli podejrzenie naruszenia dotyczy przełożonego, zgłoszenie nastąpić może również za pośrednictwem skrzynki komunikacyjnej. 4. Można również skontaktować się z Komitetem ds. Compliance drogą mailową: compliance@tri.pl 6. Konsultacje Konsultacjami (w zależności od tematyki zagadnienia) zajmują się niżej wymienione działy: Sprawy Dotyczące Zagadnień pracowniczych, BHP, Ochrona Środowiska Spraw związanych z fakturami, podatkami itd. Dostawców, usługodawców Stosunków do klientów Innych (np. sąsiadujących firm, urzędów, mieszkańców itd.) Dział Personalny Księgowość Zakupów GBD (Glocal Business Development) Administracja 27
Grupa Sumitomo Riko Globalny Kodeks Postępowania Edycja 2016 TRI (Poland) Sp. z o.o.