SPOTKANIE GRUPY POLBIT 2011 Dokumentowanie prac naukowych w Politechnice Wrocławskiej Instrukcja wprowadzania danych w systemie ALEPH Anna Komperda BIBLIOTEKA GŁÓWNA I OINT POLITECHNIKI WROCŁAWSKIEJ WROCŁAW 2011
Spis treści I. WSTĘP...3 II. III. IV. OPIS BAZY...3 LOGOWANIE DO SYSTEMU...4 PODSTAWOWE ZASADY NAWIGACJI...4 V. WPROWADZANIE NOWEGO REKORDU...6 VI. VII. WPROWADZANIE DANYCH DO OCENY PUBLIKACJI...9 ZAPISYWANIE REKORDU NA SERWERZE...10 VIII. SYSTEM KONTROLI I MODYFIKACJI DANYCH...11 IX. RAPORTY, STATYSTYKI, WYKAZY...12 2
I. WSTĘP Niniejsze opracowanie przedstawia interfejs systemu DONA-ALEPH - moduł bibliografii, który służy do gromadzenia i udostępniania informacji o dorobku piśmienniczym pracowników, doktorantów i studentów Politechniki Wrocławskiej. W instrukcji omówiono sposób nawigacji w module Guy-ALEPH, zastosowanie formatu MARC21 przy wprowadzaniu poszczególnych rodzajów prac (publikacji i niepublikacji), wykorzystanie Kartoteki Haseł Wzorcowych, słowników i indeksów, systemu pomocy kontekstowej, sposoby kontroli bazy oraz wykonywanie przykładowych analiz i statystyk. Skopiowane ekrany wraz z opisem zadań i kolejnych kroków podejmowanych przy uruchamianiu, edycji i zapisywaniu rezultatów pozwalają na szybką orientację w systemie. System działa w oparciu o Zarządzanie JM Rektora, które ustanawia obowiązek zgłaszania prac do systemu DONA i tryb obiegu dokumentów: AUTOR BIBLIOTEKI PWR RED. NAUK. WYDZ, BIBLITEKI PWR OD BG Opisy prac są tworzone w bibliotekach wydziałów, instytutów i innych jednostek organizacyjnych - w miejscu pracy autora. Przed przystąpieniem do wprowadzania nowego rekordu, pracownik dokumentujący ma obowiązek sprawdzenia, czy dana praca nie została już zdokumentowana, w celu uniknięcia dublowania opisów (min. poprzez słownik tytułów). Na etapie pracy w jednostkach, po zapisaniu rekordu na serwerze, jest on widoczny dla wszystkich katalogujących w PWr, ale niewidoczny w Internecie. Osoba dokumentująca dostarcza oryginał lub odbitkę pracy z podpisaną przez redaktora kartą dokumentacyjną do Oddziału Dokumentacji (OD) Biblioteki Głównej, który weryfikuje poprawność danych bibliograficznych, bibliometrycznych, kwalifikację pracy oraz zarządza komputerową bazą dorobku naukowego - DONA. Zadaniem OD jest kontrola danych bibliograficznych i uzupełnianie danych osobowych w KHW (data urodzenia, zatrudnienia, powołania na stanowisko itp.), sprawdzenie poprawności wskaźników naukometrycznych (Lista Filadelfijska, IF, punktacja MNiSW). Po zatwierdzeniu przez OD, rekord jest widoczny w Internecie i może być modyfikowany tylko za zgodą OD! II. OPIS BAZY Moduł bibliografii DONA-ALEPH składa się z: Bazy opisów bibliograficznych (techniczna nazwa TUR02), Kartoteki Haseł Wzorcowych dla nazw osobowych i serii (techniczna nazwa TUR16). W bazie TUR02 rejestrowane są wszystkie publikacje i prace niepublikowane na podstawie oryginałów przedstawionych przez autorów, wykonane w okresie zatrudnienia pracownika na Uczelni lub w innych jednostkach, rozróżniając ich status jako afiliowane lub nieafiliowane na PWr. Dokumenty źródłowe to wydawnictwa samoistne (monografie, podręczniki, inne książki naukowe, skrypty, patenty) i niesamoistne (artykuły, rozdziały w książkach, recenzje, referaty, komunikaty, fragmenty) jak również niepublikacje rozprawy doktorskie, prace habilitacyjne, zgłoszenia patentowe, raporty i sprawozdania. Struktura bazy została oparta na formacie MARC21 i dostosowana do potrzeb specyfiki rejestrowanych dokumentów. Każdy rodzaj pracy zawiera zestaw pól potrzebnych do wypełnienia rekordu. Baza zawiera wszystkie rekordy z opisami prac zarówno aktualnie udostępnione jak i niewidoczne, tzn. zapisane w bazie, ale przed weryfikacją w OD. Z modułu katalogowania Guy-ALEPH jest możliwy dostęp do wszystkich rekordów zapisanych w bazie. Baza (TUR16) zawiera dane osobowe autorów i ujednolicone tytuły serii. Zadaniem osób dokumentujących w jednostkach jest, w przypadku autorów istniejących w bazie, pobranie ich 3
danych z KHW w celu utworzenia rekordu bibliograficznego. Pozostałe dane osobowe (rok urodzenia, rok zatrudnienia, powołania na stanowisko, zwolnienia itp. - są uzupełniane i aktualizowane tylko w Oddziale Dokumentacji BG. W przypadku nowych autorów (spoza PWr), osoby dokumentujące zakładają rekord KHW z danymi podstawowymi nazwisko i imię. Rekordy wzorcowe serii są tworzone w Oddziale Dokumentacji za pomocą formularzy seria num. i seria nienum. i w tej postaci są pobierane do pola 440 rekordu bibliograficznego. O ile nazwy serii brak w KHW, pracownik jednostki organizacyjnej wypełnia pole 490 - forma nie do wyszukiwania. III. LOGOWANIE DO SYSTEMU Na pulpicie uruchamiamy ikonę MARC Cataloging i wpisujemy nazwę użytkownika i hasło nadane przez administratora systemu osobom uprawnionym, następnie zatwierdzamy OK: IV. PODSTAWOWE ZASADY NAWIGACJI Ekran 1. Pierwszy ekran po wejściu do systemu. Nazwa bazy, w której aktualnie pracujemy (TUR02) W celu wyszukania zapisanych rekordów należy włączyć ikonę lornetki (Ekran 1). Jeżeli znamy numer systemowy rekordu to można go wpisać w oknie, w lewym górnym rogu ekranu, co znacznie przyspiesza wyszukiwanie. Korzystanie z wybranych opcji wyszukiwania prezentują ekrany 2, 3. Wyszukiwanie istniejących rekordów może być prowadzone przy wykorzystaniu opcji Szukaj i zadawanie zapytań prostych lub złożonych z 48 pól, min.: autor/promotor, data zdokumentowania (od...do), jednostka organizacyjna, język, klasyfikacja APIN, nr systemowy rekordu, rok publikacji, seria, tytuł pracy, tytuł źródła, wskaźnik obecności na liście MNiSW, IF, LF, zasięg pracy, wskaźnik rozpowszechniania i wielu innych. 4
Ekran 2. Przykład dostępnych pól do wyszukiwania. Moduł katalogowania Guy-ALEPH umożliwia także wyszukiwanie zaawansowane w wielu dostępnych polach bazy z możliwością zadawania zapytań złożonych za pomocą operatorów logicznych Boole a. Poniższy przykład (Ekran 3) prezentuje wyszukiwanie z zapytaniem o liczbę prac z Impact Factor dla wydziału W03 (Wydz. Chemii), opublikowanych w 2010 r. zawężone do pytania o wartość 40 pkt. (dla czasopism z listy MNiSW). Ekran 3. Wyszukiwanie zaawansowane. W wyniku wyszukiwania otrzymaliśmy liczbę rekordów spełniających powyższe kryteria (4), które można przeglądać lub modyfikować włączając klawisz Wyświetl. Opcja Przeglądaj umożliwia wyszukiwanie rekordów poprzez dostępne indeksy, np.: autorski, tytułów pracy, cytaty wydawniczej, jednostki organizacyjnej itp. Tryb wyszukiwania Przeglądaj wyświetla listę haseł począwszy od zadanego do szukania. Dzięki opcjom popraw hasło i popraw widok możliwa jest szybka korekta, poprawienie hasła skutkuje bowiem poprawieniem danych we wszystkich wyszukanych rekordach (Ekran 4). 5
Ekran 4. Opcja Przeglądaj wyszukiwanie i korekta rekordów za pomocą indeksów. V. WPROWADZANIE NOWEGO REKORDU Dla każdego rodzaju pracy dokumentowanej w bazie DONA został utworzony szablon, który posiada zestaw wszystkich pól koniecznych do prawidłowego wypełnienia rekordu. Opracowano szablony dla 24 rodzajów prac występujących w systemie. Struktura szablonu jest oparta na formacie MARC21 i uzupełniona o pola konieczne do zapisu danych nieuzwględnionych w formacie. Podstawą sprawnego wprowadzania danych w systemie rozproszonym (w bibliotekach jednostek organizacyjnych PWr) jest opracowanie systemu pomocy kontekstowej, czyli szczegółowej instrukcji wypełniania pól, dostępnej w zakładce Informacje etykiety po otwarciu właściwego szablonu danego rodzaju pracy. W celu utworzenia nowego rekordu należy: sprawdzić czy jesteśmy zalogowani do odpowiedniej bazy, czyli TUR02, uruchomić ikonę otwórz szablon, która spowoduje wyświetlenie listy szablonów odpowiadających poszczególnym rodzajom dokumentów, wybrać format dla odpowiedniego rodzaju pracy (wszystkie rodzaje prac są ułożone alfabetycznie: artykuł, doktorat obroniony, habilitacja itp.) i kliknąć w przycisk otwórz (po prawej stronie ekranu), wprowadzać dane zgodnie z instrukcjami, które znajdują się w zakładce Informacje etykiety. 6
Ekran 5. Wprowadzanie nowego rekordu. aktualnie włączona baza (TUR02) ikona otwórz szablon szablony wybranych rodzajów prac Ekran 6. Widok ekranu do wprowadzania rekordu. Zapisz na serwerze Sprawdź rekord Zawartość pola wypełniamy, kierując się uwagami zawartymi w polu Informacje etykiety. Możliwe jest pobieranie gotowych elementów opisu dla wybranych pól ze słowników, indeksów, np. kodów języka, symbolu klasyfikacji, cytaty wydawniczej, jednostki organizacyjnej itp. W celu wypełnienia pola autorskiego (100 i 700) w rekordzie opisu bibliograficznego dane pobieramy z KHW (baza TUR16). 7
Ekran 7. Pobieranie nazw osobowych z KHW. Ekran 8. Struktura rekordu hasła osobowego w KHW. Jeżeli brak jest danych do pobrania nowy autor, nowy tytuł serii to otwieramy bazę TUR16 (KHW), wybieramy właściwy szablon dla autora (pracownik PWr, student, doktorant, autor spoza PWr) lub serii i wprowadzamy dane do właściwych pól. Szablony posiadają zestaw wszystkich pól koniecznych do prawidłowego wypełnienia rekordu. Szczegółowe instrukcje wypełniania pól są dostępne po otwarciu szablonu właściwego autora w zakładce Informacje etykiety. 8
Ekran 9. Wprowadzanie nowego autora do KHW. Rekord KHW nazwa osobowa zawiera min. informacje o nazwisku i jego wersjach odrzuconych, jednostkę: wydział, instytut, zakład, katedrę; status, stanowisko, stopień nauk., termin zatrudnienia, powołania, zwolnienia, datę urodzenia, liczbę promotorstw doktoratów, cytowania - ogółem i w ostatnim roku, adres e-mail. VI. WPROWADZANIE DANYCH DO OCENY PUBLIKACJI Ekran 10. Pola do oceny publikacji. W bazie DONA są zamieszczane informacje o obecności na Liście Filadelfijskiej (T), wskaźniku Impact Factor (T), wartości IF, obecności na liście czasopism MNiSW (T) i wartości punktów MNiSW. Taki system zapisu danych wartościujących pracę pozwala na zadawanie w bazie pytań złożonych w oparciu o dodatkowe kryteria - rok opublikowania, jednostkę, autora itp. i wykonywanie różnych analiz naukometrycznych. 9
VII. ZAPISYWANIE REKORDU NA SERWERZE. Po wypełnieniu wszystkich wymaganych pól w formacie przewidzianym dla danego rodzaju pracy, możemy sprawdzić ich poprawność używając ikony sprawdź rekord (Ekran 6). Możemy otrzymać komunikaty o błędach, tzn. o niewłaściwym wypełnieniu pola lub braku danych w polu obowiązkowym. Jeżeli tekst komunikatu jest: w kolorze zielonym - są to błędy dopuszczalne - możemy zapisać rekord na serwerze, w kolorze czerwonym - są to błędy niedopuszczalne, nie mamy możliwości zapisania rekordu dopóki nie poprawimy błędu. Ekran 11. Próba zapisania rekordu z błędami. Po upewnieniu się, że pola są wypełnione prawidłowo zapisujemy rekord, który od tej pory jest dostępny dla wszystkich osób katalogujących, ale niewidoczny w Internecie! Z tak przygotowanym rekordem, oryginałami materiałów, kartą dokumentacyjną wydrukowaną (z systemu) i podpisaną przez redaktora naukowego na wydziale można zgłaszać się w Oddziale Dokumentacji w celu weryfikacji i zatwierdzenia pracy! Na stronie WWW bazy DONA oraz dla wszystkich programów statystycznych rekord będzie widoczny dopiero po weryfikacji w Oddziale Dokumentacji. Wszystkie późniejsze zmiany w rekordzie będą mogły być wprowadzone tylko za zgodą OD! 10
VIII. SYSTEM KONTROLI I MODYFIKACJI DANYCH W celu kontroli poprawności wypełniania pól zostały opracowane raporty systemu ALEPH, czyli programy sprawdzające zgodność danych zawartych w poszczególnych polach, np. błędy logiczne (sprzeczność między danymi w różnych polach), niezgodność pól z formatem dokumentu, brak obowiązkowych pól i podpól, błędy w KHW nazw osobowych i serii, kontrola pracowników dokumentujących - z liczbą i rodzajem wykonanych rekordów w dowolnym okresie. Ekran 12. Wykaz wybranych raportów kontrolnych. Ekran 13. Wykonanie raportu błąd_język_kongr_i_zasięg_nowy_l_publikacje. 11
Ekran 14. Błąd w rekordzie. IX. RAPORTY, STATYSTYKI, WYKAZY Najważniejszym opracowaniem wykonywanym na podstawie bazy DONA jest Analiza dorobku naukowego prac pracowników PWr do roku.... Jest to ponad 200 stronicowy raport generowany specjalnym programem Expertus zamówionym w firmie Splendor - systemy informacyjne. Jest on wykonywany raz w roku i dostarczany władzom Uczelni. Dodatkowo, na bieżąco, możliwe jest wykonywanie różnego rodzaju analiz ilościowych i rankingów (dorobku autora, jednostek i uczelni), a także analiz naukometrycznych na podstawie Impact Factor, Listy Filadelfijskiej i punktacji MNiSW. Podstawowe podsumowania statystyczne (dorobku autora, jednostki, zespołu badawczego) można wykonywać bezpośrednio na stronie WWW z komputerów sieci PWr. Pozostałe wykazy, analizy i rankingi tworzone na pełnej bazie (z pracami poufnymi i tajnymi) są możliwe tylko w Oddziale Dokumentacji i wykonywane na zamówienie władz Uczelni i innych jednostek - Biura Promocji, czy Działu Badań Naukowych. Analizy te dotyczą, np. liczby prac jednostek organizacyjnych PWr w dowolnym okresie publikacji lub zdokumentowania, średniej liczby publikacji dla jednostek (liczba publikacji na liczbę pracowników), prac o zasięgu międzynarodowym i lokalnym (wg języka dokumentu), liczby publikacji na LF, z IF i listy czasopism MNiSW, ranking autorów i jednostek z najwyżej ocenianymi pracami wg sumy punktów i wartości IF, ranking najwyżej ocenianych czasopism, w których publikowali pracownicy PWr itp. 12
Ekran 15. Dorobek indywidualny autora - podsumowanie statystyczne. Ekran 16. Dorobek jednostki - publikacje w j. angielskim. Ekran 17. Publikacje jednostki organizacyjnej wg listy czasopism punktowanych MNiSW 13
Ekran 18. Dorobek Uczelni za 2010 r. Ekran 19. Przykłady raportów do analiz z wykorzystaniem IF. 14
Ekran 20. Ranking najwyżej ocenianych czasopism, w których publikowali pracownicy PWr wg wskaźnika IF. Ekran 21. Ranking autorów - pracowników PWr wg sumy wartości IF. 15
Ekran 22. Analiza publikacji PWr wg obecności na Liście Filadelfijskiej. Ekran 23. Analiza publikacji PWr wg skali punktów MNiSW. 16