ZARZĄDZENIE NR 244.BP.ZP.2016 BURMISTRZA MIASTA RYDUŁTOWY z dnia 23 grudnia 2016 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu udzielania zamówień publicznych w Urzędzie Miasta Rydułtowy Na podstawie art. 33 ust. 3 i 5 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2016 r. poz. 446 z późn. zm.) BURMISTRZ MIASTA RYDUŁTOWY zarządza, co następuje: 1. Wprowadza się Regulamin udzielania zamówień publicznych w Urzędzie Miasta Rydułtowy. 2. Regulamin stanowi załącznik nr 1 do zarządzenia. 3. Zarządzenie ogłasza się poprzez wywieszenie na tablicy ogłoszeń Urzędu Miasta Rydułtowy oraz publikację w Biuletynie Informacji Publicznej. 4. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem wydania, z zastrzeżeniem 5 Regulaminu, który wchodzi w życie z dniem 14 stycznia 2017 r. oraz 7 ust. 3-6 Regulaminu, które wchodzą w życie z dniem 20 lutego 2017 r. Zastępca Burmistrza Miasta Rydułtowy mgr inż. arch. Marcin Połomski Id: DCD6FE79-31D2-4A86-A6B6-087CDA4B899C. Przyjęty Strona 1
Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr...BP.ZP.2016 Burmistrza Miasta Rydułtowy z dnia...2016 r. REGULAMIN UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH W URZĘDZIE MIASTA RYDUŁTOWY 1. Postanowienia ogólne 1. Przepisy niniejszego regulaminu stosuje się do udzielania zamówień publicznych o wartości przekraczającej kwotę wymienioną w przepisie art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015 r. poz. 2164 z późn. zm.), zwanych dalej zamówieniami, z zastrzeżeniem 7 ust. 3-6 i 8. 2. Regulamin określa procedurę udzielania zamówień publicznych w Urzędzie Miasta Rydułtowy, w szczególności zadania i obowiązki wydziałów, referatów, biur oraz pracowników zatrudnionych na samodzielnych stanowiskach związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, a także związane z realizacją zawartej umowy. 3. Regulamin określa również zadania i obowiązki wydziałów, referatów, biur oraz pracowników zatrudnionych na samodzielnych stanowiskach w zakresie sprawozdawczości odnośnie udzielonych w ich komórkach organizacyjnych zamówień, niezależnie od ich wartości. 4. Ilekroć w niniejszym regulaminie jest mowa o: 1) ustawie należy przez to rozumieć ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015 r. poz. 2164 z późn. zm.), 2) Zamawiającym - należy przez to rozumieć Miasto Rydułtowy, 3) kierowniku Zamawiającego" - należy przez to rozumieć Burmistrza Miasta Rydułtowy lub osobę przez niego upoważnioną. 5. Przy udzielaniu zamówień należy przestrzegać zasad zachowania uczciwej konkurencji, równego traktowania wykonawców, proporcjonalności i przejrzystości. 6. Czynności związane z udzieleniem zamówienia wykonują pracownicy jednostki zapewniający bezstronność i obiektywizm. 2. Plan postępowań o udzielenie zamówień publicznych 1. Mając na uwadze zasadę przejrzystości i jawności oraz zgodnie z przepisem art. 13a ust.1 ustawy tworzy się w Urzędzie Miasta Rydułtowy począwszy od 2017 r. plan postępowań o udzielenie zamówień publicznych oraz zamieszcza go na stronie internetowej Zamawiającego. 2. Naczelnicy wydziałów, kierownicy biur i referatów oraz pracownicy zatrudnieni na samodzielnych stanowiskach nie później niż do 15 dni od dnia przyjęcia budżetu przez Radę Miasta Rydułtowy przekazują do Biura Prawnego i Zamówień Publicznych cząstkowe plany postępowań, z zastrzeżeniem ust. 3. 3. W roku 2017 naczelnicy wydziałów, kierownicy biur i referatów oraz pracownicy zatrudnieni na samodzielnych stanowiskach przekazują do Biura Prawnego i Zamówień Publicznych cząstkowe plany postępowań najpóźniej do dnia 4 stycznia 2017 r. 4. Cząstkowe plany zawierają w szczególności: 1) określenie komórki organizacyjnej, 2) nazwę zadania względnie określenie przedmiotu zamówienia, 3) kody określone we Wspólnym Słowniku Zamówień (kody CPV), 4) informację o przewidywanej liczbie części zamówienia, 5) rodzaj zamówienia, 6) propozycję trybu lub innej procedury udzielenia zamówienia, 7) orientacyjną wartość zamówienia, Id: DCD6FE79-31D2-4A86-A6B6-087CDA4B899C. Przyjęty Strona 1
8) planowany termin wszczęcia postępowania, 9) źródła finansowania, 10) inne ważne dla komórki informacje i uwagi. 5. Na podstawie przedłożonych cząstkowych planów pracownicy Biura Prawnego i Zamówień Publicznych dokonują stosownej analizy, grupowania oraz agregacji zamówień tego samego rodzaju, a następnie zamieszczają plan na stronie internetowej Zamawiającego. 6. Naczelnicy wydziałów, kierownicy biur i referatów oraz pracownicy zatrudnieni na samodzielnych stanowiskach zobowiązani są do informowania Biura Prawnego i Zamówień Publicznych o każdej zmianie w przekazanych planach cząstkowych. 7. Aktualizację planu, o którym mowa w ust. 1, przeprowadza się raz na kwartał. 8. Na polecenie kierownika Zamawiającego aktualizacja planu, o którym mowa w ust. 1, może zostać przeprowadzona bezpośrednio po dokonaniu stosownej zmiany w budżecie miasta. 9. Wzór planu stanowi załącznik nr 1 do regulaminu. 3. Przygotowanie postępowania 1. Procedurę udzielenia zamówienia wszczyna się poprzez złożenie pisemnego wniosku przez komórkę wnioskującą do Biura Prawnego i Zamówień Publicznych. 2. Wniosek, o którym mowa w ust. 1, zawiera w szczególności: 1) opis przedmiotu zamówienia dokonany zgodnie z przepisami art. 29-31 ustawy zawierający w szczególności: a) metodę dokonania opisu zgodnie z wariantami określonymi w przepisie art. 30 ust. 1 pkt 1-4 ustawy, b) propozycję/wykaz czynności w zakresie realizacji zamówienia, jeżeli wykonanie tych czynności polega na wykonywaniu pracy w sposób określony w art. 22 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2016 r. poz. 1666), c) wymogi z art. 30 ust. 8 pkt 1 ustawy w odniesieniu do robót budowlanych, a dla dostaw i usług zawarte w przepisie art. 30 ust. 9 pkt 1 ustawy, 2) szacunkową wartość zamówienia ustaloną wg zasad określonych w art. 32-35 ustawy w złotych i przeliczoną na euro, 3) oświadczenie wnioskującego o zabezpieczeniu środków w planie finansowym lub wieloletniej prognozie finansowej umożliwiającym zaciągnięcie zobowiązania; w przypadku, gdy wnioskujący nie jest dysponentem środków oświadczenie potwierdza dysponent, 4) kwotę, jaką Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, 5) informacje, które komórka wnioskująca uznaje za istotne. 3. Pracownicy Biura Prawnego i Zamówień Publicznych po sprawdzeniu kompletności wniosku przygotowują projekt zarządzenia w sprawie powołania komisji przetargowej i przedstawiają je do akceptacji kierownikowi zamawiającego. 4. Opracowanie dokumentacji przetargowej przez pracowników Biura Prawnego i Zamówień Publicznych odbywa się w ramach prac komisji przetargowych. 5. Organizację, zakres i tryb pracy komisji przetargowych reguluje zarządzenie w sprawie wprowadzenia w Urzędzie Miasta Rydułtowy regulaminu pracy komisji przetargowych, powoływanych do przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. 4. Udzielenie zamówienia Udzielenie zamówień odbywa się na zasadach i w trybach określonych w ustawie. Id: DCD6FE79-31D2-4A86-A6B6-087CDA4B899C. Przyjęty Strona 2
5. Zespół osób 1. Zamawiający powołuje zespół osób w przypadku, o którym mowa w przepisie art. 20a ust. 1 ustawy, chyba że w oparciu o pisemne uzasadnienie zostanie określony i zagwarantowany udział co najmniej 2 członków komisji przetargowej w nadzorze nad realizacją udzielonego zamówienia. 2. Zamawiający może powołać zespół osób również dla zamówień o wartości poniżej równowartości 30 tys. euro, jeżeli przemawia za tym rodzaj zamówienia, którego głównym zadaniem będzie kontrola zgodności, (tożsamość) opracowywanej dokumentacji z jej opisem dokonanym w zapytaniu ofertowym. 3. W skład zespołu, o którym mowa w ust. 1, wchodzi od 3 do 5 osób, w tym co najmniej 2 członków komisji przetargowej oraz pracownik komórki właściwej d/s audytu. 4. Zadaniem zespołu jest sprawowanie nadzoru nad udzieleniem zamówienia, który obejmuje w szczególności: 1) czuwanie w toku realizacji umowy nad przestrzeganiem wymogów określonych w dokumentacji przetargowej, 2) analizę wnioskowanych zmian do umowy pod kątem tzw. modyfikacji istotnych i nieistotnych, 3) rozwiązywanie problemów powstałych w trakcie realizacji zamówienia. 6. Umowa w sprawie udzielenia zamówienia publicznego 1. Udzielenie zamówienia następuje poprzez zawarcie umowy w formie pisemnej. Umowę podpisuje kierownik zamawiającego lub upoważniona przez niego osoba. 2. Umowę sporządza się co najmniej w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, na kolejno numerowanych i parafowanych przez strony kartach, z których jeden egzemplarz przeznaczony jest dla wykonawcy, a dwa dla Zamawiającego. 3. Pracownik merytoryczny odpowiedzialny za realizację zamówienia ma obowiązek sprawdzać ciągłość wniesionego zabezpieczenia należytego wykonania umowy, o ile było ono wymagane. 4. Pracownik merytoryczny odpowiedzialny za realizację zamówienia przedstawia wszelkie propozycje zmian do umowy, inicjowane zarówno przez Wykonawcę jak i Zamawiającego, do zaopiniowania zespołowi określonemu w 5 oraz radcy prawnemu pod kątem oceny dopuszczalności takiej zmiany z punktu widzenia przepisu art. 144 ustawy. 5. W przypadku dokumentów, które Wykonawca ma obowiązek dostarczyć Zamawiającemu po zawarciu umowy, a obowiązek ten wynika wprost z przepisów ustawy albo postanowień SIWZ, pracownik merytoryczny każdorazowo przedkłada je pracownikom Biura Prawnego i Zamówień Publicznych celem weryfikacji. 7. Zasady dokumentacji i rejestracja zamówień publicznych 1. Dokumentacja postępowania jest przechowywana w Biurze Prawnym i Zamówień Publicznych, a następnie przekazywana do archiwum zakładowego. 2. Umowę w sprawie udzielenia zamówienia publicznego wraz z jej ewentualnymi zmianami przechowuje komórka organizacyjna wnioskująca o udzielenie zamówienia, a następnie przekazuje do archiwum zakładowego. 3. Pracownicy Biura Prawnego i Zamówień Publicznych, przy wsparciu Kancelarii, prowadzą w systemie elektronicznym rejestr zamówień publicznych niezależnie od wartości zamówienia. 4. Rejestr, o którym mowa w ust. 3, zawiera w szczególności następujące pozycje: 1) nazwa zamówienia/zadania, 2) rodzaj zamówienia, 3) szacunkowa wartość zamówienia, 4) tryb udzielenia zamówienia z zaznaczeniem czy zamówienia udzielono z wykorzystaniem trybów określonych w ustawie czy na podstawie procedur opisanych w regulaminie wewnętrznym, 5) nazwa/firma i adres/miejsce zamieszkania Wykonawcy, któremu udzielono zamówienia, 6) termin realizacji zamówienia, Id: DCD6FE79-31D2-4A86-A6B6-087CDA4B899C. Przyjęty Strona 3
7) liczba złożonych ofert, 8) data udzielenia zamówienia. 5. Po wyborze najkorzystniejszej oferty pracownik merytoryczny odpowiedzialny w danej komórce organizacyjnej za zamówienie zobowiązany jest wystąpić o rejestrację danego zamówienia w rejestrze określonym w ust. 3 celem nadania umowie (zamówieniu) odpowiedniego numeru. 6. Po zawarciu umowy pracownik merytoryczny przekazuje do Kancelarii datę zawarcia umowy celem uzupełnienia informacji w rejestrze. 8. Obowiązki komórek organizacyjnych w zakresie sprawozdawczości 1. Naczelnicy wydziałów, kierownicy biur i referatów oraz pracownicy zatrudnieni na samodzielnych stanowiskach nie później niż do 10 lutego każdego roku następującego po roku, którego dotyczy sprawozdanie o udzielonych zamówieniach przekazują do Biura Prawnego i Zamówień Publicznych informacje na temat udzielonych w ich komórkach zamówień, niezależnie od ich szacunkowej wartości. 2. Zakres informacji, o których mowa w ust. 1, każdorazowo uzależniony będzie od wymogów wynikających z rozporządzenia wykonawczego wydanego na podstawie przepisu art. 98 ust. 4 ustawy. 3. Osoby wskazane w ust. 1 ponoszą odpowiedzialność za prawidłowość informacji przekazanych do Biura Prawnego i Zamówień Publicznych w celu przygotowania sprawozdania o udzielonych zamówieniach w Urzędzie Miasta Rydułtowy. Id: DCD6FE79-31D2-4A86-A6B6-087CDA4B899C. Przyjęty Strona 4
Załącznik Nr 1.1 do zarządzenia Nr 244.BP.ZP.2016 Burmistrza Miasta Rydułtowy z dnia 23 grudnia 2016 r. Załącznik Nr 1 do Załącznika Nr 1 Lp Przedmiot zamówienia Możliwość złożenia ofert częściowych Rodzaj zamówienia Tryb udzielania zamówienia/inna procedura Orientacyjna wartość zamówienia Termin wszczęcia postępowania (określenie kwartału) Źródła finansowania Inne/uwagi Id: DCD6FE79-31D2-4A86-A6B6-087CDA4B899C. Przyjęty Strona 1