Zarządzenie Nr Burmistrza Radzymina z dnia 25 sierpnia 2016 roku

Transkrypt

1 Zarządzenie Nr Burmistrza Radzymina z dnia 25 sierpnia 2016 roku w sprawie zatwierdzenia Regulaminu udzielania zamówień publicznych, których wartość przekracza kwotę wynikającą z art. 4 pkt 8 ustawy Prawo zamówień publicznych w Urzędzie Gminy Radzymin Na podstawie art. 30 ust. 1 i art. 31 ustawy z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz. 446.), art.44 ust 3 i art. 53 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885 z późn. zm.) oraz art. 21 ust. 3 ustawy Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2015 r. poz z późn. zm.) zarządza się, co następuje: 1. Zatwierdza się do stosowania przez pracowników Urzędu Miasta i Gminy Radzymin Regulamin udzielania zamówień publicznych, których wartość przekracza kwotę wynikającą z art. 4 pkt 8 ustawy Prawo zamówień publicznych w Urzędzie Miasta i Gminy Radzymin, stanowiący załącznik do niniejszego zarządzenia. 2. Treść regulaminu, o którym mowa w 1 podaje się do wiadomości wszystkich pracowników urzędu w sposób zwyczajowo przyjęty. 3. Traci moc Zarządzenie Burmistrza Radzymina Nr z dnia 9 września 2015 r. 4 Wykonanie zarządzenia powierza się Sekretarzowi Gminy. 5. Zarządzenie wchodzi w życie w dniu ogłoszenia. Burmistrz /-/ mgr Krzysztof Chaciński

2 Załącznik do Zarządzenia Burmistrza Gminy Radzymin z dnia 25 sierpnia 2016 roku Regulamin udzielania zamówień publicznych, których wartość przekracza kwotę wynikającą z art. 4 pkt 8 ustawy Pzp, w Urzędzie Gminy Radzymin Dział I: Postanowienia ogólne Regulamin udzielania zamówień publicznych powyżej wartości wynikającej z art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015 roku, poz z późn. zm.) określa warunki, zasady i sposób udzielania zamówień publicznych w Gminie Radzymin. 2. Regulamin, o którym mowa w ust. 1, ustala zasady działania osób odpowiedzialnych za planowanie i udzielanie zamówień publicznych w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015 roku, poz z późn. zm.). 3. Ilekroć w niniejszym regulaminie jest mowa o: 1) ustawie Pzp oznacza to ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015 roku, poz z późn. zm.); 2) kodeksie cywilnym oznacza to ustawę z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny (Dz. U. z 2016 roku, poz. 380); 3) regulaminie oznacza to niniejszy regulamin udzielania zamówień publicznych przekraczających wartość wynikającą z art. 4 pkt 8 ustawy Pzp w Urzędzie Gminy Radzymin; 4) urzędzie oznacza to Urząd Miasta i Gminy Radzymin; 5) Burmistrzu oznacza to Burmistrza Radzymina; 6) kierowniku zamawiającego oznacza to Burmistrza Radzymina lub osobę działającą z jego upoważnienia; 7) komórce organizacyjnej oznacza to komórki organizacyjne oraz samodzielne stanowiska pracy wymienione w aktualnie obowiązującym Regulaminie organizacyjnym Urzędu Miasta i Gminy Radzymin; 8) kierowniku komórki organizacyjnej oznacza to kierownika komórki organizacyjnej, osobę pełniącą jego obowiązki lub osobę zatrudnioną na samodzielnym stanowisku pracy; 1 S t r o n a

3 9) kierowniku ZP oznacza to kierownika komórki organizacyjnej ds. zamówień publicznych / osobę zatrudnioną na samodzielnym stanowisku ds. zamówień publicznych; 10) wniosku oznacza to wniosek o przygotowanie i przeprowadzenie procedury zamówienia publicznego; 11) komisji oznacza to Komisję Przetargową; 12) SIWZ oznacza to Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia, na którą składają się Instrukcje Dla Wykonawców (Tom I), Projekt Umowy (Tom II) oraz Opis Przedmiotu Zamówienia (Tom III); 13) IDW oznacza to Instrukcje Dla Wykonawców, stanowiące Tom I SIWZ; 14) PU oznacza Projekt Umowy lub istotne postanowienia umowy, stanowiące Tom II SIWZ; 15) OPZ oznacza to opis przedmiotu zamówienia, stanowiący Tom III SIWZ; 16) zaproszeniu oznacza to zaproszenie do udziału w postępowaniu o udzielnie zamówienia publicznego; 17) planie zamówień oznacza to plan zamówień publicznych; 18) planie postepowań oznacza to plan postępowań o udzielenie zamówień publicznych; 19) postępowaniu oznacza to postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego; 20) radcy prawnym oznacza to radcę prawnego zatrudnionego na etat lub kancelarię obsługującą urząd; 21) zamawiającym oznacza to Gminę Radzymin; 22) wartości zamówienia oznacza to całkowite szacunkowe wynagrodzenie Wykonawcy bez podatku od towarów i usług oszacowane z należytą starannością, zgodnie z zasadami opisanymi w ustawie Pzp; 23) usługach społecznych oznacza to usługi wymienione w załączniku XIV do dyrektywy 2014/24/UE oraz w załączniku XVII do dyrektywy 2014/25/UE. 24) usługach kulturalnych oznacza to usługi wymienione w art. 4d ust. 1 pkt 2 ustawy Pzp; 25) Prezesie KIO oznacza to Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej; 26) Prezesie UZP oznacza to Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych; 27) udzielenie zamówienia oznacza to chwilę zawarcia umowy o udzielenie zamówienia publicznego; 28) Radca Prawny oznacza także podmiot zewnętrzny świadczący obsługę prawną. 2 S t r o n a

4 2. 1. Zamówienia, których wartość przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty wynikającej z art. 4 pkt 8 ustawy Pzp, na dostawy, usługi lub roboty budowlane winny być dokonywane na zasadach określonych w ustawie Pzp oraz w regulaminie. 2. Zamówień, których przedmiotem są usługi społeczne o wartości niższej od kwoty określonej w art. 138g ust. 1 ustawy Pzp, można udzielić w trybie przetargu lub aukcji, zgodnie z art kodeksu cywilnego. Do prowadzonych postępowań stosuje się wówczas przepisy Regulaminu udzielania zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej kwoty wynikającej z art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015 roku, poz z późn. zm.) w Urzędzie Miasta i Gminy Radzymin dotyczące przeprowadzenia postępowania. Przepisy niniejszego regulaminu stosuje się odpowiednio. 3. Do zamówień, których przedmiotem są usługi kulturalne, o wartości niższej od kwoty określonej w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Pzp, od której jest uzależniony obowiązek przekazywania Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej ogłoszeń o zamówieniu stosuje się przepisy Regulaminu udzielania zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej kwoty wynikającej z art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015 r., poz z późn. zm.) w Urzędzie Miasta i Gminy Radzymin. 4. W zakresie nieuregulowanym regulaminem mają zastosowanie przepisy ustawy Pzp, przepisy wewnętrzne urzędu, przepisy kodeksu cywilnego oraz inne obowiązujące przepisy Następujące czynności zastrzeżone są do wyłącznej kompetencji kierownika zamawiającego: 1) akceptacja wniosku o wszczęcie postępowania; 2) akceptacja trybu postępowania o udzielenie zamówienia; 3) zatwierdzenie SIWZ; 4) zaproszenie do negocjacji, zaproszenie do składania ofert; 5) powołanie komisji; 6) zatwierdzenie protokołu postępowania; 7) wybór oferty najkorzystniejszej; 8) unieważnienie postępowania; 3 S t r o n a

5 9) podejmowanie decyzji o wniesieniu skargi na orzeczenie Krajowej Izby Odwoławczej; 10) udzielenie zamówienia publicznego Kierownik ZP koordynuje wszystkie postępowania o udzielenie zamówień publicznych. Do zadań ZP należy w szczególności: 1) tworzenie oraz zamieszczanie ogłoszeń o zamówieniu, o dobrowolnej przejrzystości ex-ante, o udzieleniu zamówienia, zmianie ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych; 2) tworzenie oraz przekazywanie ogłoszeń o zamówieniu, o dobrowolnej przejrzystości ex-ante, o udzieleniu zamówienia, zmianie ogłoszenia do Urzędu Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich; 3) sprawdzanie pod względem formalnym dokumentów stanowiących podstawę do wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, a także wytwarzanych w trakcie prowadzonego postępowania aż do podpisania umowy; 4) redagowanie przy współudziale pracowników komórek organizacyjnych inicjujących postępowanie korespondencji związanej z postępowaniem i przekazywanie jej wykonawcom i instytucjom; 5) zamieszczanie na stronie Biuletynu Informacji Publicznej zamawiającego informacji i ogłoszeń dotyczących prowadzonych postępowań; 6) sporządzanie w uzgodnieniu z komórką organizacyjną a także z zespołem roboczym SIWZ, modyfikacji SIWZ oraz odpowiedzi na zapytania wykonawców i przekazywanie ich wykonawcom, po zatwierdzeniu przez kierownika zamawiającego; 7) sporządzanie i przekazywanie Prezesowi UZP, po zatwierdzeniu przez kierownika zamawiającego, rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach publicznych; 8) sporządzanie projektów wewnętrznych aktów normatywnych dotyczących zamówień publicznych. 2. Kierownik ZP odpowiedzialny jest w szczególności za: 1) sporządzenie wzorów dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia postępowań; 2) opracowanie IDW wraz z załącznikami Tom I SIWZ; 4 S t r o n a

6 3) opracowanie warunków udziału w postępowaniu, oraz opisu sposobu dokonywania oceny spełniania warunków oraz znaczenie tych warunków w trybach wielostopniowych w porozumieniu z komórką organizacyjną; 4) zaproponowanie trybu udzielenia zamówienia; 5) prowadzenie postępowań zgodnie z zasadami i terminami określonymi w ustawie Pzp; 6) sporządzenie i aktualizacja planu zamówień na dany okres budżetowy. 7) Kierownik ZP odpowiedzialny jest za sporządzanie planów, o których mowa w 12 niniejszego regulaminu. 5. Do obowiązków Kierownika komórki organizacyjnej należy w szczególności: 1) określenie rodzaju zamówienia; 2) szczegółowe opisanie przedmiotu zamówienia zgodnie z zasadami określonymi w art ustawy Pzp Tom III SIWZ; 3) propozycja kryteriów oceny ofert, wag i sposobu ich obliczania; 4) opracowanie PU Tom II SIWZ; 5) propozycja warunków udziału w postępowaniu, opisu sposobu dokonywania oceny spełniania warunków oraz znaczenie tych warunków w trybach wielostopniowych; 6) ustalenie szacunkowej wartości zamówienia publicznego zgodnie z art ustawy Pzp; 7) uzgodnienie postanowień SIWZ z Kierownikiem ZP; 8) uzyskanie od kierownika Zamawiającego akceptacji wniosku; 9) nadzór nad realizacją zamówienia i odbiór przedmiotu zamówienia; 10) wnioskowanie do Skarbnika Gminy o wystawienie noty obciążeniowej z tytułu kar umownych, po wcześniejszym stwierdzeniu naruszenia i naliczeniu wysokości kary. 6. Ilekroć w niniejszym regulaminie mowa jest o kwotach podanych w euro należy przez to rozumieć wartość zamówienia przeliczoną w oparciu o kurs euro według obowiązującego rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów, wydanego na podstawie art. 35 ust. 3 Pzp, w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych. 5 S t r o n a

7 Dział II: Przygotowanie postępowania Do przygotowania postępowania, zobowiązani są Kierownicy komórek organizacyjnych. 2. Podstawą do przygotowania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego jest prawidłowo wypełniony i zatwierdzony przez kierownika zamawiającego wniosek, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do niniejszego regulaminu. 3. Kierownik komórki organizacyjnej, po uzgodnieniu z kierownikiem ZP, Skarbnikiem oraz z radcą prawnym projektu umowy lub istotnych postanowień umowy, przekazuje wniosek do akceptacji Burmistrza. Po uzyskaniu zgody Burmistrza, kierownik komórki organizacyjnej przekazuje kierownikowi ZP wniosek (z wypełnionym załącznikiem nr 1 do wniosku) wraz z parafowanym przez radcę prawnego i Skarbnika projektem umowy lub istotnymi postanowieniami umowy oraz opisem przedmiotu zamówienia w wersji pisemnej i elektronicznej. 4. Po otrzymaniu dokumentacji określonej w ust. 3, Kierownik ZP przystępuje do wszczęcia postępowania. 5. Kierownik ZP zakłada teczkę dokumentów, w której gromadzone są wszystkie dokumenty dotyczące danego postępowania. Dział III: Prowadzenie postępowania Do zadań Kierownika ZP należą w szczególności: 1) przygotowanie i zamieszczenie ogłoszenia o zamówieniu publicznym w zależności od wartości zamówienia w Biuletynie Zamówień Publicznych lub Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej oraz na stronie internetowej Biuletynu Informacji Publicznej Urzędu, a także zamieszczenie ogłoszenia na tablicy ogłoszeń Urzędu albo przesłanie wykonawcom zaproszenia, stosownie do trybu postępowania; 2) przekazanie wykonawcom SIWZ, zaproszeń do składania ofert i innych dokumentów niezbędnych w prowadzonym postępowaniu na zasadach określonych w ustawie; 3) udział w negocjacjach z wykonawcami; 4) redagowanie przy współudziale pracowników komórek organizacyjnych wyjaśnień oraz projektów modyfikacji SIWZ, oraz przekazywanie ich wykonawcom; 5) Udział w przygotowywaniu dokumentów do Krajowej Izby Odwoławczej; 2. Do zadań Komisji należą w szczególności: 1) badanie i ocena ofert i wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu; 6 S t r o n a

8 2) wzywanie w imieniu Kierownika Zamawiającego wykonawców do składania wyjaśnień i uzupełnień dokumentów oraz wyjaśnień dotyczących treści badanych ofert i wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu; 3) rozpatrywanie wniesionej informacji przez wykonawcę lub uczestnika konkursu o niezgodnej z przepisami ustawy PZP czynności podjętej przez zamawiającego lub zaniechaniu czynności, do której jest zamawiający zobowiązany na podstawie ustawy PZP i przekazanie projektu stanowiska w tej sprawie kierownikowi zamawiającego; 4) rozpatrywanie w porozumieniu z radcą prawnym odwołań lub skarg; 5) przedkładanie kierownikowi zamawiającego propozycji wyboru najkorzystniejszej oferty; 6) przedkładanie kierownikowi zamawiającego propozycji unieważnienia postępowania wraz z uzasadnieniem faktycznym i prawnym. 3. Kierownik zamawiającego może powierzyć komisji inne niż wymienione w niniejszym regulaminie czynności. W takim przypadku zakres czynności komisji określony jest w decyzji, o której mowa w 9 ust. 4 niniejszego regulaminu. 4. Niewystarczająca ilość środków finansowych planowanych na sfinansowanie danego zamówienia nie wstrzymuje dalszej procedury udzielenia zamówienia; 5. Otwarcie ofert dokonywane jest przy udziale co najmniej jednego członka komisji a w przypadku niepowołania komisji lub nieobecności członków komisji, przy udziale osoby wyznaczonej przez kierownika zamawiającego Jeżeli wartość zamówienia jest równa lub przekracza kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Pzp, kierownik zamawiającego powołuje komisję. 2. Kierownik zamawiającego może powołać komisję, jeśli wartość zamówienia jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Pzp. 3. Komisja powoływana jest na wniosek kierownika ZP. 4. Wzór wniosku o powołanie komisji oraz decyzja o powołaniu komisji stanowi załącznik nr 2 do regulaminu. Decyzja o powołaniu komisji nie jest decyzją administracyjną w rozumieniu przepisów dotyczących postępowania administracyjnego. 5. Tryb pracy komisji, skład i szczegółowy zakres kompetencji określa Regulamin Pracy 7 S t r o n a

9 Komisji Przetargowej, stanowiący załącznik nr 3 do niniejszego regulaminu. 6. W przypadku nie powołania komisji czynności przewidziane w ustawie Pzp, 7 ust. 2 niniejszego regulaminu oraz wymienione w Regulaminie Pracy Komisji Przetargowej wykonują: kierownik ZP z kierownikiem komórki organizacyjnej Kierownik zamawiającego może powołać Zespół Roboczy. 2. Zespół Roboczy jest organem pomocniczym kierownika zamawiającego pełniącym funkcję doradczą przy opracowaniu OPZ oraz PU. 3. W skład Zespołu Roboczego wchodzi kierownik komórki organizacyjnej, pracownicy komórki organizacyjnej, oraz pracownicy innych komórek organizacyjnych urzędu w zależności od przedmiotu zamówienia. 4. W skład Zespołu Roboczego mogą wchodzić także pracownicy innych jednostek organizacyjnych Gminy Radzymin, Sekretarz Gminy oraz Zastępca Burmistrza. 5. Zadaniem Zespołu Roboczego jest w szczególności opisanie przedmiotu zamówienia oraz uzgodnienie postanowień PU zgodnie z przepisami ustawy Pzp oraz innych obowiązujących przepisów. 6. Zespół roboczy współpracuje z ZP oraz z radcą prawnym przy sporządzaniu odpowiedzi na pytania zadane przez wykonawców do SIWZ w zakresie OPZ i PU. 7. Za OPZ oraz PU odpowiada kierownik komórki organizacyjnej. Dział IV: Udzielenie zamówienia W terminach określonych w art. 94 ust. 1 ustawy Pzp, z zastrzeżeniem art. 183 ustawy pzp kierownik ZP sporządza umowę zgodną co do treści z projektem umowy, który został załączony do SIWZ lub zaproszenia, w porozumieniu z radcą prawnym, z uwzględnieniem zmian i modyfikacji dokonanych w toku postępowania. 2. Przed podpisaniem umowy przez Burmistrza, umowę parafują: 1) radca prawny potwierdzając zgodność z przepisami; 2) kierownik komórki organizacyjnej potwierdzając tożsamość przedmiotu umowy z ofertą wybranego Wykonawcy; 3) kierownik ZP potwierdzając przeprowadzenie postępowania zgodnie z obowiązującymi przepisami; 8 S t r o n a

10 4) Skarbnik udzielając kontrasygnaty. 3. Wadium, o ile było wymagane, zwracane jest przez Referat Finansowy, na wniosek kierownika ZP zgodnie z przepisami ustawy Pzp. 4. Kierownik ZP po zasięgnięciu opini Radcy Prawnego odpowiada za to, aby zabezpieczenie należytego wykonania umowy zostało wniesione w terminie i na zasadach określonych w SIWZ lub zaproszeniu. 5. Za zawarcie umowy między stronami odpowiada kierownik ZP. 6. Kierownik komórki organizacyjnej jest odpowiedzialny, aby umowa została zawarta na zasadach określonych w SIWZ lub zaproszeniu oraz zgodnie z przepisami prawa. 7. Niezwłocznie po zawarciu umowy komórka organizacyjna przekazuje ZP kopię umowy wraz z kopią gwarancji należytego wykonania umowy. 8. Nadzór nad realizacją zawartej umowy powierza się kierownikowi komórki organizacyjnej. 9. Dokumentacja przetargowa po zawarciu umowy winna zostać przekazana do ZP w celu dopełnienia formalności wynikających z ustawy Pzp oraz archiwizacji zgodnie z obowiązującymi przepisami. 10. Zawarcie umowy lub uprawomocnienie się decyzji o unieważnieniu postępowania kończy pracę komisji. Dział V: Planowanie zamówień publicznych Na każdy rok budżetowy w urzędzie przygotowuje się plan zamówień publicznych oraz plan postępowań. 2. Kierownicy komórek organizacyjnych w terminie do dnia 30 listopada składają do kierownika ZP, w wersji pisemnej i elektronicznej (w arkuszu kalkulacyjnym) prognozę zamówień, które planują realizować w nadchodzącym roku budżetowym, bez względu na wartość szacunkową poszczególnych planowanych zamówień. 3. Prognoza zamówień zawiera w szczególności: 1) wykaz planowanych dostaw, usług lub robót budowlanych, 2) określenie przedmiotu zamówienia, 3) określenie wartości szacunkowej zamówienia netto, 4) wskazanie źródła finansowania w budżecie, 5) termin realizacji, 6) planowany termin wszczęcia postępowania (miesiąc), 9 S t r o n a

11 7) główne kody CPV planowanych zamówień. Wzór prognozy zamówień stanowi załącznik nr 4 do regulaminu. 4. W terminie do 14 dni od otrzymania prognoz od wszystkich komórek organizacyjnych, Kierownik ZP sporządza na ich podstawie plan zamówień publicznych. 5. Plan zamówień zawiera co najmniej: 1) przedmiot zamówienia z podziałem na rodzaj według podziału na dostawy, usługi, roboty budowlane; 2) przewidywany tryb zamówienia; 3) określenie wartości szacunkowej zamówienia netto, 4) komórkę organizacyjną, 5) wskazanie źródła finansowania w budżecie, 6) okres realizacji przedmiotu zamówienia, 7) planowany termin wszczęcia postępowania o udzieleniu zamówienia (miesiąc). 6. Kierownik ZP w terminie nie później niż 30 dni od dnia przyjęcia budżetu, sporządza plan postępowań o udzielenie zamówień. 7. Plan postępowań o udzielenie zamówień zawiera w szczególności informacje dotyczące: 1) przedmiotu zamówienia; 2) rodzaju zamówienia według podziału na zamówienia na roboty budowlane, dostawy lub usługi; 3) przewidywanego trybu lub innej procedury udzielenia zamówienia; 4) orientacyjnej wartości zamówienia; 5) przewidywanego terminu wszczęcia postępowania w ujęciu kwartalnym. 8. Plany zatwierdza Burmistrz po wcześniejszej akceptacji Skarbnika. 9. Po zatwierdzeniu przez Burmistrza planu zamówień publicznych, zostaje on niezwłocznie przekazany kierownikom komórek organizacyjnych. 10. Po zatwierdzeniu przez Burmistrza planu postepowań zamieszczany jest on na stronie internetowej zamawiającego. 11. Za zamieszczenie planu postępowań na stronie internetowej zamawiającego odpowiedzialny jest Kierownik ZP. 12. Jeżeli w trakcie roku obrachunkowego pojawi się konieczność udzielenia zamówienia publicznego na dostawy, usługi lub roboty budowlane nie ujęte w planie zamówień publicznych/planie postępowań, których pomimo dołożenia należytej staranności, nie można było przewidzieć w czasie opracowywania prognoz i planów, kierownik komórki organizacyjnej przygotowując wniosek, o którym mowa w 7 ust. 2 przedstawia: 10 S t r o n a

12 1) uzasadnienie konieczności udzielenia zamówienia; 2) przyczyny nie ujęcia zamówienia w planie zamówień publicznych. Dział VI: Rejestr zamówień publicznych Kierownik ZP prowadzi rejestr postępowań o udzielenie zamówień publicznych. 2. Rejestr, o którym mowa w ust. 1 zawiera w szczególności: 1) numer sprawy zgodny z jednolitym rzeczowym wykazem akt; 2) nazwę komórki organizacyjnej, 3) określenie przedmiotu zamówienia, 4) datę wszczęcia postępowania, 5) określenie wartości zamówienia, 6) rodzaj zamówienia (dostawa, usługa, robota budowlana), 7) tryb, w jakim udzielono zamówienia, 8) datę i numer zawartej umowy lub informację o unieważnieniu postępowania, 9) wartość umowy. Dział VII: Kontrola zamówień publicznych w Urzędzie Kontrolę i nadzór nad realizacją zamówień publicznych w Urzędzie prowadzą: 1) Burmistrz w zakresie nadzoru nad Kierownikiem ZP, zgodnie z regulaminem organizacyjnym Urzędu Miasta i Gminy Radzymin, 2) Skarbnik Gminy w zakresie stosowania ustawy o finansach publicznych oraz wywiązywania się z obowiązków wynikających z umów o udzielenie zamówienia publicznego, 3) kierownicy komórek organizacyjnych w zakresie poszczególnych zamówień przygotowywanych lub realizowanych przez te komórki, 4) pracownicy komórek organizacyjnych w zakresie realizowanych przez nich czynności w ramach poszczególnych zamówień, 5) kierownik ZP w zakresie stosowania ustawy Pzp i niniejszego regulaminu, 6) inne osoby w zakresie, jakim powierzono im wykonywanie czynności w postępowaniu lub w przygotowaniu postępowania. 2. Burmistrz w każdym momencie postępowania lub na etapie przygotowania postępowania, ma prawo wglądu do wszelkich dokumentów wytworzonych lub 11 S t r o n a

13 złożonych w postępowaniu, a także do uczestnictwa w pracach komisji jako obserwator. Dział VIII: Postanowienia końcowe 15. Zmiany do regulaminu wprowadzane są w trybie właściwym dla jego wprowadzenia. 16. Pozostałe kwestie nieobjęte niniejszym regulaminem, a dotyczące udzielania zamówień publicznych regulują przepisy ustawy Pzp oraz inne obowiązujące przepisy. 17. Zobowiązuje się kierowników komórek organizacyjnych do zapoznania podległych pracowników z niniejszym regulaminem. 18. Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem ogłoszenia. 12 S t r o n a

14 Załącznik nr 1 do Regulaminu Nr sprawy. (uzupełnia ZP) Wniosek o wszczęcie postępowania o udzieleniu zamówienia publicznego z dnia r. 1. Komórka organizacyjna:. 2. Przedmiot zamówienia: 2.1. Rodzaj zamówienia (dostawa, usługa, robota budowlana) Tytuł postępowania:. Kod CPV: Wartość szacunkowa zamówienia: Szacunkowa wartość zamówienia została ustalona na.. zł netto, co stanowi równowartość euro, w tym: - zamówienie podstawowe:. zł netto - zamówienie uzupełniające:. zł netto - opcje: zł netto Ustalenia wartości zamówienia dokonano w dniu r. na podstawie (w przypadku robót budowlanych należy podać datę sporządzenia / aktualizacji kosztorysu inwestorskiego lub programu funkcjonalno użytkowego): przez (imię i nazwisko osoby dokonującej oszacowania): Źródło finansowania w budżecie: (data i podpis osoby sporządzającej) (podpis kierownika komórki organizacyjnej) Potwierdzam zabezpieczenia środków finansowych w kwocie brutto Źródło finansowania: (data i podpis Skarbnika lub osoby upoważnionej) Wniosek zarejestrowano pod nr.... (data i podpis kierownika ZP) AKCEPTUJĘ... (data i podpis kierownika jednostki lub osoby upoważnionej) Załączniki: 1. Załącznik nr 1 do wniosku 2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia 3. Dokument na podstawie którego oszacowano zamówienie 4. Projekt umowy 5. Inne:. 13 S t r o n a

15 Załącznik Nr 1 do Wniosku o wszczęcie postępowania 1. Proponowany tryb postępowania: Uzasadnienie faktyczne i prawne trybu innego niż przetarg nieograniczony lub przetarg ograniczony: 2. Proponowana wysokość wadium (do 3% wartości szacunkowej zamówienia). Podstawą obliczenia wadium jest wartość szacunkowa zamówienia bez zamówień uzupełniających oraz bez opcji. 3. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy NIE/TAK * % (do 10%). 4. Czy przewiduje się udzielenie zamówienia w częściach? TAK/NIE * Uzasadnienie niedokonania podziału zamówienia na części: 5. Proponowane warunki udziału w postępowaniu wraz z opisem sposobu dokonywania oceny ich spełniania: 6. Kryteria oceny ofert oraz sposób ich obliczania: Cena 60 %.% (kryterium pozacenowe).% (kryterium pozacenowe) 7. Termin wykonania umowy 8. Czy zamówienie jest współfinansowane ze środków zewnętrznych: NIE/TAK * Jeśli TAK podać tytuł projektu. *niepotrzebne skreślić... (podpis kierownika komórki organizacyjnej) 14 S t r o n a

16 Załącznik nr 2 do Regulaminu Nr sprawy.. Wniosek o powołanie Komisji Przetargowej w celu przeprowadzenia procedury udzielenia zamówienia z dnia r. Wnioskuję o powołanie Komisji Przetargowej do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na....., w składzie Przewodniczący: Sekretarz: Członkowie:... Członkowie komisji skierowani do nadzoru nad realizacją przedmiotowego zamówienia: (podpis kierownika ZP) 15 S t r o n a

17 Decyzja o powołaniu Komisji Przetargowej z dnia r. W związku ze złożonym wnioskiem oraz pozostając w zgodzie z art. 19 ust. 1/2 * ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015 r., poz z późn. zm.) zwaną dalej ustawą Pzp powołuję Komisję Przetargową w celu przeprowadzenia postępowania przetargowego w trybie... na.. w następującym składzie: Przewodniczący: Sekretarz: Członkowie:... Członkowie komisji skierowani do nadzoru nad realizacją przedmiotowego zamówienia: Do zadań Komisji Przetargowej należy w szczególności: 1) przeprowadzenie postępowania zgodnie z przepisami ustawy Pzp oraz regulaminem udzielania zamówień publicznych, których wartość przekracza wartość wynikającą z art. 4 pkt 8 ustawy Pzp, 2) badanie i ocena ofert, 3) przedłożenie Burmistrzowi do zatwierdzenia wyników postępowania, 4) przedłożenie Burmistrzowi do zatwierdzenia protokołu, o którym mowa w art. 96 ustawy Pzp. Komisja Przetargowa rozpoczyna pracę z dniem powołania. Zobowiązuje się członków Komisji Przetargowej do przestrzegania Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej oraz innych obowiązujących przepisów prawa. Decyzja o powołaniu Komisji Przetargowej wchodzi w życie z dniem podpisania. Burmistrz Gminy (podpis) *niepotrzebne skreślić 16 S t r o n a

18 REGULAMIN PRACY KOMISJI PRZETARGOWEJ Załącznik nr 3 do Regulaminu Regulamin Pracy Komisji Przetargowej, zwany dalej regulaminem, określa tryb pracy komisji powoływanej do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. 2. Komisja przetargowa, zwana dalej komisją, oraz jej członkowie nie mogą dokonywać żadnych czynności prawnych, w szczególności składać oświadczeń woli w imieniu zamawiającego chyba, że uprawnienie takie wynika z pełnomocnictwa udzielonego przez kierownika zamawiającego lub decyzji o powołaniu komisji, lub niniejszego regulaminu, lub regulaminu udzielania przez Urząd Miasta i Gminy Radzymin zamówień publicznych, których wartość przekracza kwotę wynikającą z art. 4 pkt 8 ustawy Pzp,. 3. Komisja wykonuje czynności w imieniu Burmistrza Gminy Radzymin, zwanego dalej Burmistrzem, który jest kierownikiem zamawiającego zgodnie z brzmieniem ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015 r., poz z późn. zm.), zwanej dalej ustawą Pzp. 4. Komisja prowadzi prace zgodnie z przepisami ustawy Pzp oraz postanowieniami regulaminu lub regulaminu udzielania zamówień publicznych, których wartość przekracza kwotę wynikającą z art. 4 pkt 8 ustawy Pzp, przez Urząd Miasta i Gminy Radzymin. 5. Komisja jest zespołem pomocniczym Burmistrza i wykonuje czynności przewidziane w przepisach ustawy Pzp w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. 6. Skład komisji każdorazowo określa Burmistrz wydając decyzję o powołaniu komisji przetargowej na wniosek kierownika ZP. 7. Komisja rozpoczyna działalność z dniem jej powołania. 8. Komisja kończy działalność z dniem, podpisania umowy w sprawie zamówienia publicznego lub z chwilą uprawomocnienia się decyzji o unieważnieniu postępowania. 1. W skład komisji wchodzą : 1) Przewodniczący, 2) Sekretarz, 3) Członkowie S t r o n a

19 2. Skład komisji powinien liczyć nieparzystą ilość członków, nie mniejszą niż trzech. 3. W skład komisji wchodzą min. 2 osoby z komórki organizacyjnej wnioskującej o udzielenie zamówienia publicznego, które będą brały udział w nadzorze nad realizacją zamówienia. 4. Członkowie komisji oraz osoby uczestniczące w postępowaniu zobowiązane są do zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie naruszy ważny interes państwa, gminy, ważne interesy handlowe Wykonawców, zasady uczciwej konkurencji oraz w sytuacjach określonych w ustawie Pzp i w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2015, poz z późn. zm.) a także innych prawem chronionych. 5. Obsługę organizacyjną, techniczną i prawną komisji zapewnia Urząd Miasta i Gminy Radzymin Przewodniczący kieruje pracami komisji i zwołuje jej posiedzenia. 2. Do zadań przewodniczącego należy w szczególności: 1) koordynacja prac komisji, 2) prowadzenie posiedzeń komisji, 3) przydzielenie osobom wchodzących w skład komisji prac niezbędnych do prawidłowego przeprowadzenia postępowania, 4) informowanie Burmistrza o problemach związanych z pracami komisji w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, 5) wnioskowanie do Burmistrza o powołanie biegłych lub o wystąpienie o opinię ekspertów, 6) pełnienie obowiązków sekretarza komisji w przypadku jego nieobecności. 3. W przypadku nieobecności przewodniczącego jego obowiązki pełni sekretarz komisji. 4. Przewodniczącym komisji jest kierownik komórki organizacyjnej wnioskującej o wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub osoba wyznaczona przez Burmistrza Sekretarz komisji odpowiada, w szczególności za: 1) dokumentowanie czynności podejmowanych przez komisję, 2) organizowanie posiedzeń komisji, w uzgodnieniu z przewodniczącym, 18 S t r o n a

20 3) odebranie od osób wchodzących w skład komisji pisemnego oświadczenia o zaistnieniu lub braku okoliczności, o których mowa w art. 17 ustawy Pzp i przekazanie go przewodniczącemu komisji, 4) odebranie od innych osób wykonujących czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia (np. biegłych, pracowników zamawiającego, którym kierownik zamawiającego powierzył wykonanie zastrzeżonych dla siebie czynności) pisemnego oświadczenia o zaistnieniu lub braku okoliczności, o których mowa w art. 17 ustawy Pzp i przekazanie go przewodniczącemu komisji, 5) opracowywanie projektów dokumentów przygotowywanych przez komisję, w zakresie zleconym przez przewodniczącego, 6) sporządzenie protokołu z posiedzeń komisji oraz za systematyczne uzupełnianie obowiązujących druków protokołu postępowania, 7) przedkładanie Burmistrzowi do zatwierdzenia projektów dokumentów przygotowywanych przez komisję, 8) wysyłanie i publikowanie w porozumieniu z przewodniczącym, zawiadomień i innych dokumentów przygotowywanych przez komisję, 9) nadzorowanie prawidłowego prowadzenia dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, 10) nadzór nad przechowywaniem protokołu, ofert oraz wszystkich innych dokumentów związanych z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego, w trakcie jego trwania, 11) udostępnianie wykonawcom, dokumentów przetargowych w trakcie trwania prac komisji, 12) pełnienie obowiązków przewodniczącego komisji w przypadku jego nieobecności. 2. W przypadku nieobecności sekretarza jego obowiązki pełni przewodniczący komisji. 3. Sekretarzem komisji jest kierownik ZP lub osoba wyznaczona przez Burmistrza Członkowie komisji wykonują powierzone im czynności przez przewodniczącego rzetelnie, bezstronnie i obiektywnie. 2. Do obowiązków członków komisji należy w szczególności: 1) obecność na posiedzeniach komisji, 2) czynny udział w pracach komisji, 3) wykonywanie poleceń przewodniczącego dotyczących prac komisji, 19 S t r o n a

21 4) niezwłoczne informowanie o okolicznościach uniemożliwiających wykonywanie obowiązków członka komisji Do kompetencji komisji należy dokonywanie czynności przewidzianych w ustawie Pzp, a w szczególności: 1) ocena spełnienia przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, 2) badanie i ocenianie ofert, 3) wzywanie wykonawców do składania wyjaśnień i uzupełnień, 4) przedłożenie Burmistrzowi do zatwierdzenia wyników postępowania, 5) rozpatrywanie w porozumieniu z ZP oraz radcą prawnym odwołań lub skarg, 6) przedłożenie Burmistrzowi do zatwierdzenia protokołu z prac komisji, o którym mowa w 8 ust. 1 niniejszego regulaminu, 7) przedłożenie Burmistrzowi do zatwierdzenia protokołu postępowania, o którym mowa w art. 96 ustawy Pzp. 2. Bezpośrednio przed otwarciem ofert członek komisji lub osoba wyznaczona przez kierownika zamawiającego podaje kwotę, jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, wcześniej uzgodnioną z kierownikiem komórki organizacyjnej, która wnioskowała o udzielenie zamówienia publicznego. 3. Po otwarciu każdej z ofert podawane są do publicznej wiadomości, co najmniej następujące informacje: pełna nazwa wykonawcy i jego siedziba, cena oferty oraz termin wykonania zamówienia, okres gwarancji oraz warunki płatności, jeśli informacje te były zawarte w ofercie. 4. Niezwłocznie po otwarciu ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, członkowie komisji zapoznają się z listą wykonawców biorących udział w postępowaniu oraz składają pisemne oświadczenie o zaistnieniu lub braku istnienia okoliczności, o których mowa w art. 17 ustawy Pzp. 5. W przypadku złożenia przez osobę wchodzącą w skład komisji oświadczenia o zaistnieniu okoliczności, o których mowa w przepisie art. 17 ustawy Pzp, lub nie złożenia przez niego oświadczenia, Burmistrz na wniosek przewodniczącego komisji wyłącza tę osobę z dalszego udziału w pracach komisji. 6. Sekretarz po otwarciu ofert niezwłocznie wzywa inne osoby, o których mowa w 3 ust S t r o n a

22 pkt 4 regulaminu, do zapoznania się z listą wykonawców oraz złożenia pisemnego oświadczenia o zaistnieniu lub braku okoliczności, o których mowa w art. 17 ustawy Pzp. 7. W przypadku zaistnienia okoliczności, o których mowa w art. 17 ustawy Pzp, w każdym momencie postępowania wszyscy członkowie komisji oraz osoby biorące udział w postępowaniu, w tym biegły i ekspert, mają obowiązek fakt ten zgłosić składając przewodniczącemu komisji oświadczenie, o którym mowa w ust Czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia podjęte przez osobę podlegająca wyłączeniu po powzięciu przez nią wiadomości o okolicznościach, o których mowa w ust. 7, powtarza się, z wyjątkiem otwarcia ofert, czynności, których nie można powtórzyć, oraz innych czynności faktycznych nie mających wpływu na wynik postępowania Komisja podejmuje rozstrzygnięcia w sprawach dotyczących postępowania, a w szczególności, o których mowa w 6 ust. 1 regulaminu, na posiedzeniach komisji w obecności co najmniej połowy jej członków, pod warunkiem obecności co najmniej 3 członków komisji. 2. W przypadku rozbieżnych stanowisk członków komisji przewodniczący może zarządzić głosowanie w celu ustalenia rozstrzygnięcia komisji. 3. W przypadku zarządzenia głosowania rozstrzygnięcia zapadają zwykłą większością głosów, tj. większością spośród obecnych członków komisji z czynnym prawem głosu pod warunkiem obecności co najmniej 3 członków komisji. Nie przewiduje się wstrzymania od głosu. 4. W przypadku gdy liczba głosów za jest równa liczbie głosów przeciw rozstrzygające znaczenie ma głos przewodniczącego, a podczas jego nieobecności sekretarza komisji. 5. W przypadku, gdy członek komisji nie zgadzając się z rozstrzygnięciami przyjętymi przez komisję, ma obowiązek złożyć do przewodniczącego niezwłocznie, lecz nie później niż na następnym posiedzeniu komisji, pisemne zdanie odrębne zawierające wskazanie swojego stanowiska oraz jego uzasadnienie. 6. Zdanie odrębne, o którym mowa w ust. 5, dołączone zostaje do protokołu postępowania, o którym mowa w 6 ust. 1 pkt 7 regulaminu. 7. Komisja dokonuje analizy złożonego wniosku o wyjaśnienie treści SIWZ, wspólnie z ZP, w szczególności pod względem jego zgodności z art. 38 ustawy Pzp, oraz w przypadku, gdy jest on złożony zgodnie z obowiązującymi przepisami, przygotowuje projekt 21 S t r o n a

23 odpowiedzi, który winien być zatwierdzony przez kierownika zamawiającego lub osobę do tego upoważnioną. 8. W przypadku trudności oceny złożonych w postępowaniu wniosków o wyjaśnienie treści SIWZ pod względem merytorycznym, przewodniczący lub osoba wyznaczona przez kierownika zamawiającego może wnioskować do kierownika zamawiającego o powołanie biegłego, który wyda opinię w przedmiotowej sprawie, lub o zaciągnięciu opinii eksperta. 9. Komisja dokonuje analizy ofert oraz przebiegu postępowania zwracając szczególną uwagę, czy nie występują przesłanki, o których mowa w ustawie Pzp, do unieważniona postępowania. 10. W przypadku trudności oceny złożonych w postępowaniu ofert pod względem merytorycznym, przewodniczący może wnioskować do kierownika zamawiającego o powołanie biegłego, który wyda opinię w przedmiotowej sprawie, lub o zaciągnięciu opinii eksperta. 11. Biegły/Ekspert z chwilą powołania musi złożyć sekretarzowi komisji oświadczenie, o którym mowa 6 ust. 4 niniejszego regulaminu, przepisy 6 ust. 5-8 stosuje się odpowiednio. 12. Kierownik zamawiającego na wniosek przewodniczącego, o którym mowa w ust. 8 i 10, decyduje o powołaniu biegłego lub o zaciągnięciu opinii eksperta. 13. W przypadku, gdy opinia biegłego lub eksperta nie wskazuje jednoznacznie sposobu postępowania, przewodniczący wnioskuje do kierownika zamawiającego o powołanie kolejnego biegłego lub o zaciągnięciu kolejnej opinii lub zarządza głosowanie. 14. Stanowisko komisji w sprawie wyboru najkorzystniejszej oferty lub o unieważnieniu postępowania podejmowane jest zawsze przy udziale przewodniczącego lub sekretarza komisji. 15. W przypadku długotrwałej równoczesnej nieobecności przewodniczącego i sekretarza komisji Sekretarz Gminy lub pracownik ZP wnioskują do kierownika zamawiającego o zmianę składu komisji. 16. Kierownik zamawiającego może zmienić skład komisji bez wniosku, o którym mowa w ust. 15. Burmistrz /-/ mgr Krzysztof Chaciński 22 S t r o n a