Regionalna Izba Obrachunkowa w Olsztynie 10-950 Olsztyn, Al. Marszałka Józefa Piłsudskiego 7/9 tel. (89) 523-27-14, (89) 523-27-17 WKGF (89) 535-03-75 fax. (89) 527-08-86 WIAS (89) 523-24-36 RIO.II.60-15/2017 Olsztyn, dnia 29 maja 2017 r. Burmistrz Iławy Wystąpienie pokontrolne W czasie kompleksowej kontroli gospodarki finansowej Miasta Iławy przeprowadzonej w dniach od 15 lutego do 31 marca 2017 r. przez inspektorów kontroli Regionalnej Izby Obrachunkowej w Olsztynie stwierdzono nieprawidłowości wymienione w protokole, podpisanym w dniu 31 marca 2017 r. W związku z tym, działając na podstawie art. 9 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 561), proszę o podjęcie stosownych działań zmierzających do usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości oraz zapobieżenia powstawaniu ich w przyszłości. W szczególności należy : 1. Księgi rachunkowe prowadzić bieżąco, tj. wpłaty i wypłaty gotówką ujmować w księgach rachunkowych w tym samym dniu, w którym zostały dokonane, stosownie do art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2016 r. poz. 1047 z późn. zm.) pkt 1.3.1. str. 20 protokołu 2. Zapisów w księgach rachunkowych dokonywać na podstawie dowodów księgowych zawierających określenie numeru identyfikacyjnego oraz podpis wystawcy dowodu, stosownie do art. 21 ust. 1 pkt 1 i pkt 5 ustawy o rachunkowości pkt 1.3.5. str. 21 protokołu 3. Prawidłowo ewidencjonować operacje gospodarcze i wykazywać salda w księgach rachunkowych Urzędu Miasta Iławy na kontach: 130 - Rachunek bieżący urzędu, 140 - Krótkoterminowe aktywa finansowe, 141 - Środki pieniężne w drodze, 221 - Należności z tytułu dochodów budżetowych, 226 - Długoterminowe należności
2 budżetowe, 234 - Pozostałe rozrachunki z pracownikami, 240 - Pozostałe rozrachunki, zgodnie z zasadami funkcjonowania wymienionych kont określonymi w: załączniku nr 3 pn. Plan kont dla jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2017 r. poz. 760), 14 pkt 1, 15 pkt 1, 16 pkt 2, 17 pkt 2 i 18 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 października 2010 r. w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 208, poz. 1375) oraz zakładowego planu kont dla Urzędu Miasta Iławy z uwzględnieniem organu podatkowego, stanowiącego załącznik nr 1 do zarządzenia Nr 120-34/2016 Burmistrza Miasta Iławy z dnia 30 grudnia 2016 r. w sprawie wprowadzenia zasad rachunkowości w Urzędzie Miasta Iławy (z późn. zm.) pkt 1.3.6. str. 21-22, pkt 2.4.2. str. 31-32, pkt 2.4.3.3.1. str. 36-38, pkt 2.4.3.3.2. str. 38-41, pkt 2.4.3.6.1. str. 48-49, pkt 2.4.3.10. str. 55 protokołu 4. Do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego wprowadzać, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym, zgodnie z zasadą prowadzenia ksiąg rachunkowych określoną w art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości pkt 1.3.6. str. 21-22 protokołu 5. W dokumentacji opisującej przyjęte przez jednostkę zasady (politykę) rachunkowości określić zasady klasyfikacji zdarzeń na kontach Urzędu Miasta Iławy, stosownie do obowiązku wynikającego z art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a i ust. 2 ustawy o rachunkowości pkt 2.2. str. 25, pkt 2.4.3.1.1. str. 34, pkt 2.4.3.2.3. str. 36, pkt 2.4.3.3.4. str. 41-42, pkt 2.4.3.5.4. str. 47, pkt 2.4.3.7.3. str. 52, pkt 2.4.3.8.1. str. 53, pkt 2.4.3.10.3. str. 55-56 protokołu 6. Przestrzegać postanowień art. 3 ust. 1 pkt 24 ustawy o rachunkowości, stosownie do treści którego przez aktywa finansowe rozumie się aktywa pieniężne, instrumenty kapitałowe wyemitowane przez inne jednostki, a także wynikające z kontraktu prawo do otrzymania aktywów pieniężnych lub prawo do wymiany instrumentów finansowych z inną jednostką na korzystnych warunkach. Gwarancje ubezpieczeniowe nie spełniają powyższej definicji aktywów finansowych i dlatego należy je ujmować w ewidencji pozabilansowej, jako należność warunkowa pkt 2.4.2. str. 31-32 protokołu
3 7. Zapisów ujemnych na kontach bilansowych Urzędu Miasta Iławy i budżetu Miasta dokonywać wyłącznie w przypadku konieczności poprawy błędów, stosownie do zasad określonych w art. 25 ustawy o rachunkowości pkt 2.4.2.1. str. 32, pkt 1.3. str. 180-181 protokołu 8. Konta ksiąg pomocniczych zawierające zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej uzgadniać z saldami i zapisami na kontach księgi głównej, stosownie do art. 16 ust. 1 ustawy o rachunkowości pkt 2.4.3.3.1. str. 36-38 protokołu 9. Zapewnić należyte wykonywanie zaleceń pokontrolnych, zgodnie z udzieloną odpowiedzią o sposobie ich wykonania, stosownie do art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 561) pkt 2.4.3.3.1. str. 36-38 protokołu 10. Środki z budżetu Miasta przekazane w formie dotacji dla samorządowych instytucji kultury oraz dla niepublicznych jednostek systemu oświaty, przeznaczone na finansowanie lub dofinansowanie realizacji zadań publicznych, ewidencjonować na koncie 224 Rozliczenie dotacji budżetowych oraz płatności z budżetu środków europejskich, stosownie do definicji dotacji zawartej w art. 126 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2016 r. poz. 1870 z późn. zm.) oraz zasad funkcjonowania konta 224 określonych w załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej pkt 2.4.3.4. str. 42-44 protokołu 11. Podjąć działania zmierzające do określenia przez Burmistrza Miasta Iławy formy przekazywania sprawozdań przez kierowników jednostek albo kierowników jednostek obsługujących, stosownie do 12 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2016 r. poz. 1015 z późn. zm.) pkt 3.1. str. 56 protokołu 12. Ewidencję szczegółową do konta 011 Środki trwałe prowadzić w sposób umożliwiający ustalenie wartości początkowej poszczególnych obiektów środków trwałych, ustalenie osób lub komórek organizacyjnych, którym powierzono środki trwałe oraz należyte obliczenie
4 umorzenia i amortyzacji, stosownie do zasad ewidencji na wymienionym koncie określonych w załączniku nr 3 pn. Plan kont dla jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, a także odpowiednio do postanowień zakładowego planu kont dla Urzędu Miasta Iławy z uwzględnieniem organu podatkowego, stanowiącego załącznik nr 1 do zarządzenia Nr 120-34/2016 Burmistrza Miasta Iławy z dnia 30 grudnia 2016 r. w sprawie wprowadzenia zasad rachunkowości w Urzędzie Miasta Iławy (z późn. zm.) pkt 4.7.1. str. 63-64 protokołu 13. Inwentaryzację gruntów przeprowadzać drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników, stosownie do art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości, a także w sposób zapewniający porównanie danych wynikających z ewidencji księgowej z ewidencją gminnego zasobu nieruchomości, stosownie do 6 ust. 6 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej pkt 4.7.2. str. 64-65, pkt 4.7.3. str. 65 protokołu 14. Księgi rachunkowe, z uwzględnieniem techniki ich prowadzenia, trwale oznaczać nazwą (pełną lub skróconą) jednostki, której dotyczą (każda księga wiązana, każda luźna karta kontowa, także jeżeli mają one postać wydruku komputerowego (np. ewidencja analityczna gruntów) lub zestawienia wyświetlanego na ekranie monitora komputera), nazwą danego rodzaju księgi rachunkowej oraz nazwą programu przetwarzania, stosownie do art. 13 ust. 4 pkt 1 ustawy o rachunkowości oraz stosownie do postanowień 4 pkt 8 lit. d części I Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów stanowiącej załącznik Nr 3 do zarządzenia Nr 120-34/2016 Burmistrza Miasta Iławy z dnia 30 grudnia 2016 r. w sprawie wprowadzenia zasad rachunkowości w Urzędzie Miasta Iławy (z późn. zm.) pkt 4.8. str. 65-66 protokołu
5 15. Postępowanie egzekucyjne wobec dłużników podatkowych prowadzić w sposób określony przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 30 grudnia 2015 r. w sprawie postępowania wierzycieli należności pieniężnych (Dz. U. poz. 2367 z późn. zm.): a) systematycznie kontrolować terminowość zapłaty należności pieniężnych, odpowiednio do 2 rozporządzenia, b) podejmować działania informacyjne wobec zobowiązanego zmierzające do dobrowolnego wykonania przez niego obowiązku, w przypadku gdy zachodzi uzasadnione okolicznościami przypuszczenie, że zobowiązany dobrowolnie wykona obowiązek bez konieczności wszczęcia egzekucji administracyjnej, przed przesłaniem upomnienia i tytułu wykonawczego, w przypadku gdy egzekucja administracyjna może być wszczęta bez uprzedniego doręczenia upomnienia, stosownie do 4 ust. 1 wymienionego rozporządzenia, c) działania informacyjne podejmować w formie pisemnej, dźwiękowej lub graficznej w szczególności przez: internetowy portal informacyjny, krótką wiadomość tekstową (sms), e-mail, telefon, faks, stosownie do 4 ust. 2 wymienionego rozporządzenia, d) przesyłać zobowiązanemu upomnienie, zgodnie z zasadami określonymi w 7 wymienionego rozporządzenia: niezwłocznie, w szczególności jeżeli: łączna wysokość należności pieniężnych wraz z odsetkami z tytułu niezapłacenia w terminie należności pieniężnej przekroczy dziesięciokrotność kosztów upomnienia i nie zostały podjęte działania informacyjne; z podjętych działań informacyjnych wynika, że obowiązek nie zostanie dobrowolnie nie później niż po upływie 21 dni od dnia, w którym po raz pierwszy podjęto działania informacyjne, jeżeli z tych działań wynika, że obowiązek nie zostanie dobrowolnie e) wystawiać tytuł wykonawczy, zgodnie z zasadami określonymi w 9 wymienionego rozporządzenia: w przypadku, gdy egzekucja administracyjna może być wszczęta bez uprzedniego doręczenia upomnienia, niezwłocznie, w szczególności jeżeli: łączna wysokość należności pieniężnych wraz z odsetkami z tytułu niezapłacenia w terminie należności pieniężnej przekroczy dziesięciokrotność kosztów upomnienia i nie zostały podjęte działania informacyjne; z podjętych działań informacyjnych wynika, że obowiązek nie zostanie dobrowolnie
6 nie później niż po upływie 21 dni od dnia, w którym po raz pierwszy podjęto działania informacyjne, jeżeli z tych działań wynika, że obowiązek nie zostanie dobrowolnie f) nie podejmować działań informacyjnych, jeżeli: okres do upływu terminu przedawnienia należności pieniężnej jest krótszy niż 6 miesięcy; zostanie ujawniony majątek lub źródła dochodu zobowiązanego przewyższające kwotę wydatków egzekucyjnych po uprzednim odstąpieniu od czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych w przypadku, o którym mowa w art. 6 1c ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2016 r. poz. 599 z późn. zm.), odpowiednio do 4 ust. 1a rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie postępowania wierzycieli należności pieniężnych - pkt 1.2.5.1. str. 84-88 protokołu 16. Ustalać przypadające jednostce sektora finansów publicznych należności pieniężne, w tym mające charakter cywilnoprawny, oraz terminowo podejmować w stosunku do zobowiązanych czynności zmierzające do wykonania zobowiązania, stosownie do art. 42 ust. 5 ustawy o finansach publicznych pkt 1.2.5.1. str. 84-88 protokołu 17. Zaprzestać rozliczania kosztów (poniesionych wydatków) z tytułu podróży służbowych osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych w 4410 Podróże służbowe krajowe, gdyż zgodnie z objaśnieniami do paragrafu opisanymi w załączniku nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1053 z późn. zm.) cyt. Paragraf ten obejmuje wydatki na podróże służbowe krajowe pracowników, w zakresie określonym rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167) - ponoszone przez pracodawcę i pracownika., tj. rozporządzenia wydanego na podstawie art. 77 5 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2016 r. poz. 1666 z późn. zm.) pkt 2.1.4. str. 111-113 protokołu 18. Przestrzegać art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych, który określa zasadę gospodarowania środkami publicznymi i stanowi, że wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań pkt 2.1.7. str. 123-124 protokołu
7 19. Przestrzegać zasad przeprowadzania otwartego konkursu ofert na realizację zadania publicznego określonych w ustawie z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2016 r. poz. 1817 z późn. zm.), w szczególności: a) otwarte konkursy ofert ogłaszać również na stronie internetowej Miasta Iławy, zgodnie z zasadami określonymi w art. 13 ust. 3 pkt 3 ustawy pkt 2.3.2.1.1. str. 160, pkt 2.3.2.2.1. str. 163 protokołu kontroli; b) wyniki otwartego konkursu ofert ogłaszać niezwłocznie po wyborze ofert także na stronie internetowej Miasta Iławy, zgodnie z zasadami określonymi w art. 15 ust. 2j ustawy pkt 2.3.2.1.4. str. 161, pkt 2.3.2.2.4. str. 164 protokołu 20. Przestrzegać zasad sprzedaży nieruchomości określonych w ustawie z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2016 r. poz. 2147 z późn. zm.), w szczególności nabywcy nieruchomości zawiadomienie o miejscu i terminie zawarcia aktu notarialnego doręczać w sposób pisemny zgodnie z dyspozycją art. 41 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami pkt 1.1.1.10. str. 173-174 protokołu O wykonaniu powyższych wniosków należy zawiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Olsztynie w terminie 30 dni od daty ich doręczenia. Zgodnie z art. 9 ust. 4 powołanej ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenia składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Przekazanie informacji niezgodnej z prawdą o wykonaniu wniosków pokontrolnych, podlega karze grzywny określonej w art. 27 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Do wiadomości: 1. Przewodniczący Rady Miasta Iławy. 2. Członek Kolegium nadzorujący jednostkę. 3. A/a.