B IURO R ZE C ZN IKA PRAW O B YWATE LSKICH Warszawa, dnia 3 czerwca 2015 r. BDG WZP.261.19.2015 Do Uczestników postępowania Na podstawie art. 38 ust. 2 ustawy Prawo zamówień Publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2013 r., poz. 907 ze zm.), w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego na przeprowadzenie badania społecznego Dostępność wymiaru sprawiedliwości dla osób z niepełnosprawnościami, poniżej przedstawiam treść złożonych pytań Wykonawców wraz z odpowiedziami: Pytanie nr 1: Czy Zamawiający w jakiś sposób poinformuje sądy i prokuratury o toczącym się badaniu (chodzi o fakt uwiarygodnienia badania np. pismo, list intencyjny)? Czy Zamawiający dostarczy bazę adresową wszystkich sądów i prokuratur? Czy dobór próby losowanie konkretnych jednostek jest po stronie Wykonawcy, czy Zamawiającego? Z kim ma być realizowany wywiad CATI w sądach? Czy wywiad CATI ma być przeprowadzony z prezesem wylosowanego sądu czy dowolnym sędzią orzekającym z tego sądu? Z kim ma być realizowany wywiad CATI w prokuraturach Czy wywiad CATI ma być przeprowadzony z prokuratorem rejonowym/ okręgowym wylosowanej jednostki czy dowolnym prokuratorem z tej jednostki? Odpowiedzi: Zamawiający w projektach badawczych, które tego wymagają, współpracuje z Wykonawcą w zakresie ułatwienia dotarcia do respondentów. Zazwyczaj Wykonawca przygotowuje pismo przewodnie do badania na podpis przedstawiciela Zamawiającego. Biuro Rzecznika Praw Obywatelskich Al. Solidarności 77 00-090 Warszawa Tel. centr. (+48 22) 55 17 700 Infolinia obywatelska 800 676 676 biurorzecznika@brpo.gov.pl www.rpo.gov.pl
Informacje teleadresowe sądów są dostępne za pośrednictwem strony internetowej http://bip.ms.gov.pl/pl/rejestry-i-ewidencje/lista-sadow-powszechnych/. Kontakty do prokuratur są dostępne za pośrednictwem strony http://www.pg.gov.pl/jednostki-podlegle- 1/jednostki-podlegle-1.html można również skorzystać z listy teleadresowej prokuratur na stronie http://www.tuprawnik.com/baza/prokuratury-okregowe-i-rejonowe-57.html. Losowanie jednostek do próby leży po stronie Wykonawcy. Wywiady w sądach i prokuraturach mają być przeprowadzone zgodnie z informacją w SIWZ odpowiednio z sędziami i prokuratorami bezpośrednio zaangażowanymi w postępowania procesowe. Pytanie 2: W wymogach dotyczących dysponowania osobami: Kierownik projektu: w okresie ostatnich pięciu lat przed dniem składania ofert kierował/ła co najmniej trzema projektami badawczymi o charakterze społecznym (wyłączając badania marketingowe), realizowanymi z zastosowaniem technik ilościowych i jakościowych, obejmującymi analizę danych i opracowanie końcowego raportu z badań, w tym co najmniej jednego projektu badawczego o charakterze społecznym (wyłączając badania marketingowe), który wymagał przeprowadzenia wywiadów z przedstawicielami jednej z trudnodostępnych grup zawodowych tj. prokuratorów, sędziów, adwokatów, lekarzy, wyższych urzędników administracji państwowej i samorządowej. Rozumiemy, że wymagają Państwo tylko oświadczenia. Nie wymagane są dokument potwierdzające, że kierownik, kierował badaniem wśród trudnodostępnych grup zawodowych tj. prokuratorów, sędziów, adwokatów, lekarzy, wyższych urzędników administracji państwowej i samorządowej? Odpowiedź: Zamawiający na potwierdzenie warunku dysponowania osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, w szczególności określonego w rozdziale V. pkt 2.3.1. Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia, żąda dokumentów wymienionych w rozdziale VI. pkt 1.1. i 1.2. Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia, to jest oświadczenia na formularzu OFERTA /BR-1/ i wykazu osób /BR-4/. - 2 -
Pytanie 3: Zwracamy się do Państwa z zapytaniem: Przetarg został ogłoszony 1 czerwca 2015 roku, natomiast składanie ofert jest przewidziane na 9 czerwca 2015 roku. Jest to przetarg wymagający do zamawiającego przygotowania 4 narzędzi. 2 do badania jakościowego i 2 do badania ilościowego. Nie jest to przetarg, gdzie cena stanowi 100%, jest to przetarg, gdzie cena to 40%, a 60% stanowi merytoryka zaproponowana przez zamawiającego. Mając w perspektywie święto 4 czerwca (Boże Ciało) oraz fakty, że dużo firm ma z założenia 5 czerwiec wolne, tak naprawdę na napisanie merytorycznej oferty jest tylko 4 dni robocze. Czy w tej sytuacji istnieje możliwość przesunięcia terminu składania ofert? Odpowiedź: Zamawiający dokonał we wnioskowanym zakresie zmiany specyfikacji istotnych warunków zamówienia w dniu 03.06.2015 r. i ogłosił w Biuletynie Zamówień Publicznych w dniu 03.06.2015 r. Pytanie 4: 1. Czy w ramach usługi, Zamawiający przekaże próbę lub bazę zawierającą dane kontaktowe (telefon służbowy, osobisty adres email lub inne informacje umożliwiający bezpośredni kontakt) sędziów i prokuratorów, którzy potencjalnie mogą zostać objęci badaniem, czy jedynie dane instytucji, z których mają pochodzić respondenci? 2. Istnieją uzasadnione obawy, co do możliwości uzyskania zgody respondenta na realizację wywiadu, w sytuacji gdy zapis rozmowy ma być przekazany instytucji zlecającej badanie, o czym badacz ma obowiązek poinformować. Czy dopuszczają Państwo możliwość odstąpienia od tego wymogu? (został on zapisany w Opisie przedmiotu zamówienia dot. postępowania BDG- WZP.261.19.2015 w części dotyczącej realizacji wywiadów indywidualnych z sędziami i osobami niepełnosprawnymi). Sądzimy, że może to znacząco utrudnić rekrutację. Odpowiedzi: Zamawiający nie dysponuje danymi teleadresowymi sędziów i prokuratorów. Dane sądów i prokuratur są dostępne pod linkami podanymi w odpowiedzi na pyt. 1. Zamawiający dopuszcza sytuację odmowy nagrywania wywiadu w wyjątkowych sytuacjach. Oczekuje wówczas od Wykonawcy informacji o takim przypadku, terminie wywiadu oraz - 3 -
sporządzenia przez Wykonawcę dokładnej notatki z treści wywiadu bezpośrednio po przeprowadzonym wywiadzie i następnie przekazania jej do wiadomości Zamawiającego. Pytanie 5: 1. Zamawiający w SIWZ wymaga, aby skład zespołu badawczego wchodziła: Co najmniej jedna osoba pełniąca funkcję kierownika projektu, która: posiada wyższe wykształcenie socjologiczne, Instrumenty wykorzystywane i specyficzne w naukach psychologicznych, ekonomicznych lub innych naukach społecznych nie są przewidziane w tym projekcie badawczym. Z tego względu zapis dotyczący wykształcenia wyższego socjologicznego dla kierownika projektu jest zapisem określającym kompetencje potrzebne do realizacji zadania. Prosimy o wyjaśnienie przyczyn, dla których Zamawiający wykluczył możliwość kierowania zespołem przez osoby z wykształceniem psychologicznym. Jest dla nas oczywistym, iż w niniejszym projekcie nie zakłada się wykorzystania instrumentów specyficznych wykorzystywanych w naukach psychologicznych, ekonomicznych lub innych. Nie jest dla nas natomiast zrozumiałe, an jakiej podstawie Zamawiający zakłada, iż osoby legitymujące się wykształceniem psychologicznym nie posiadają kwalifikacji i kompetencji w zakresie narzędzi wykorzystywanych w socjologii, jeżeli dodatkowo oprócz wykształcenia formalnego posiadają udokumentowane wieloletnie doświadczenie w realizacji badań społecznych (wykorzystujących narzędzia socjologiczne), doświadczenie w zakresie pełnienia funkcji kierowania projektu, eksperta ds.. badań, badacza w licznych badaniach społecznych (socjologicznych). Pragniemy również podkreślić, iż zajęcia z konstrukcji narzędzi socjologicznych oraz wnioskowania statystycznego stanowią ważny element toku studiów na kierunku psychologia społeczna. Warto zwrócić uwagę, iż w świetle zapisów SIWZ, funkcji kierownika projektu w przedmiotowym badaniu nie mogliby np. pełnić prof. Janusz Czapiński (psycholog społeczny) i prof. Tomasz Panek (ekonomista) autorzy, twórcy i kierujący największym w Polsce projektem socjologicznym jakim jest Diagnoza Społeczna. W kolejnym już postępowaniu przetargowym zwracamy się z uprzejmą prośbą o zmianę zapisów SIWZ w zakresie wymogów stawianych kierownikowi projektu, tak, by nie były one dyskryminujące w stosunku do osób posiadających wykształcenie inne niż socjologiczne a posiadających wieloletnie doświadczenie w realizacji i kierowaniu badań społecznych z wykorzystaniem narzędzi socjologicznych. Jeżeli Zamawiający wyklucza możliwość zmiany w tym zakresie prosimy o precyzyjne wyjaśnienie, jakie konkretnie kompetencje (w rozumieniu wiedzy, - 4 -
umiejętności, doświadczenia) oczekuje się od kierownika projektu w niniejszym postępowaniu i na jakiej podstawie zakłada, iż kompetencji tych nie posiadają osoby z wykształceniem innym niż socjologiczne. 2. Zamawiający zakłada w SIWZ, iż techniką badawczą wykorzystaną w badaniu ilościowym będą wywiady telefoniczne wspomagane komputerowe (CATI). Respondentami mają być sędziowie oraz prokuratorzy sądów okręgowych, rejonowych oraz apelacyjnych. Przygotowując się do złożenia oferty w niniejszym postępowaniu, dokonano rozeznania w zakresie możliwości realizacji badania z tak określoną grupą respondentów. Rozmawiano z osobami, które realizowały projekty socjologiczne z sędziami i prokuratorami oraz rozmawiano z sekretariatami Prezesów trzech sądów różnych instancji. Z zebranych informacji wynika, iż należy liczyć się z ogromnymi trudnościami w procesie dotarcia do respondentów. Kontakt z sędziami i prokuratorami możliwy jest jedynie za pośrednictwem Prezesa Sądu/ Prokuratury, w gestii którego będzie wylosowanie sędziów, pozyskanie od nich zgody na udział w badaniu oraz przekazanie do nich telefonu. Jeżeli ten krok się powiedzie, kolejnych trudności należy spodziewać się na etapie aranżacji rozmowy telefonicznej. Z racji charakteru wykonywanych zadań, trudno będzie złapać respondentów po telefonem służbowym, a na przekazanie telefonów prywatnych Wykonawca nie może liczy. Wszyscy nasi rozmówcy sugerowali, realizaję badania w formie ankiet wypełnianych samodzielnie (ankiety papierowe lub CAWI), które po pozyskaniu zgody kierownictwa Sądu/ Prokuratury mogą być przesłane zainteresowanym (tak, aby mogli je w wolne chwili wypełnić). Podkreślano, iż wszystkie realizowane dotychczas badania prowadzone były w tej formie. Jako możliwe formy kontaktu wskazano również organizowane cyklicznie szkolenia dla sędziów/prokuratorów. Mając powyższe na uwadze, zwracamy się z pytaniem, czy w przypadku obiektywnych przeszkód realizacji badania techniką CATI, Zamawiający dopuści możliwość realizacji projektu innymi technikami techniką ankiety mailowej (CAWI) oraz techniką wywiadu bezpośredniego lub ankiety do samodzielnego wypełnienia realizowanej w formie papierowej (PAPI). 3. W przypadku wywiadów pogłębionych z osobami niepełnosprawnymi Zamawiający zakłada, iż pierwszym źródłem kontaktu o takich osobach mają być sekretariaty wylosowanych wydziałów sądów, drugim zaś ośrodki pomocy społecznej. Zwracamy uwagę, iż w świetle obowiązujących przepisów o ochronie danych osobowych pozyskanie informacji kontaktowych od wyżej wymienionych instytucji będzie niemożliwe, oznaczałoby złamania prawa przez te instytucje. Pozostaje więc jedynie trzecie źródło informacji, gdzie pozyskanie takich danych, również z tego samego powodu, może być utrudnione. Liczyć możemy tu jedynie na rekrutację za pośrednictwem tych organizacji (co zależeć będzie od ich dobrej woli). W związku z powyższym zwracamy się z - 5 -
prośbą zmianę zapisów SIWZ w tym zakresie i dopuszczenie metody rekrutacji za pośrednictwem organizacji pozarządowych jako metody wyjściowej. 4. Mając na uwadze przedmiot badania (tematyka bardzo wrażliwa) jaki grupy respondentów, jakie zostały wyszczególnione w SIWZ (prokuratorzy, sędziowie, osoby niepełnosprawne przewijające się przez wymiar sprawiedliwości) założyć należy ogromne trudności na etapie realizacji badań związane głównie z: a) możliwością dotarcia do respondentów b) w zakresie pozyskania zgody na udział w badaniu Mając powyższe na uwadze, zwracamy się do Zamawiającego z pytaniem, w jaki sposób rozliczany będzie wykonawca projektu, któremu z przyczyn obiektywnych nie uda się zrealizować zakładanej liczby wywiadów? Czy Zamawiający może rozważyć zmniejszenie zakładanych prób badawczych (np. do minimalnego poziomu 100 wywiadów ilościowych z prokuratorami, 100 z sędziami i 12 IDI z sędziami oraz 12 IDI z osobami niepełnosprawnymi)? Czy Zamawiający może w zapisach Umowy uzależnić Wynagrodzenie Wykonawcy od rzeczywiście zrealizowanej liczby wywiadów (w przedziale między minimum a optimum) na podstawie jednostkowego cennika przedstawionego przez Wykonawcę? Odpowiedzi: 1. Zamawiający udzieli odpowiedzi po 08.06.2015 r. 2. Zamawiający dopuszcza realizację wywiadów CATI również metodą CAWI i PAPI jeżeli tego rodzaju technika ułatwiłaby dotarcie do respondentów a zmieściła się w przewidzianym na badanie budżecie. Istotne jest, aby wszystkie wywiady zostały zrealizowane jedną techniką zbierania danych. 3. Zamawiający udzieli odpowiedzi po 08.06.2015 r. 4. Zamawiający udzieli odpowiedzi po 08.06.2015 r. PRZEWODNICZĄCY KOMISJI PRZETARGOWEJ /-/ Adriana Urbanik (własnoręczny podpis na oryginale dokumentu w aktach sprawy) - 6 -