ZAMAWIAJĄCY: Gmina Miejska Hrubieszów ul. mjr Dobrzańskiego Hubala 1 22-500 Hrubieszów woj. lubelskie tel., fax. 084 696 23 80 adres internetowy: umhrubieszow.bip.lubelskie.pl Numer referencyjny nadany sprawie przez Zamawiającego: PRG.MR.271.1.2016 ZAPYTANIE OFERTOWE na przygotowanie projektu podstrony internetowej, wykonanie podstrony internetowej oraz forum dyskusyjnego o wartości szacunkowej nieprzekraczającej wrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro Gmina Miejska Hrubieszów zaprasza do złożenia oferty cenowej na Przygotowanie projektu podstrony internetowej, wykonanie podstrony internetowej oraz forum dyskusyjnego w ramach realizacji Projektu pn.: Rewitalizacja Śródmieścia Hrubieszowa szansą na eliminację zjawisk kryzysowych oraz ożywienie społeczno gospodarcze miasta, który jest współfinansowany ze środków Funduszu Spójności w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2014-2020. I. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA: Przedmiotem zamówienia jest przygotowanie projektu podstrony internetowej, wykonanie podstrony internetowej oraz forum dyskusyjnego, która skierowana będzie do mieszkańców miasta, beneficjentów oraz potencjalnych beneficjentów projektów rewitalizacyjnych realizowanych w ramach funduszy europejskich, środków własnych oraz środków budżetu państwa. Poza informacjami o postępach z realizacji projektu, na stronie sukcesywnie będą prezentowane wyniki prac oraz prowadzona będzie dyskusja na forum internetowym. Przedmiot zamówienia etapy realizacji zamówienia Przedmiotem zamówienia jest przygotowanie projektu podstrony internetowej oraz wykonanie strony internetowej oraz forum internetowego www. rewitalizacjahrubieszowa.pl Strona www. rewitalizacjahrubieszowa.pl oraz forum internetowe zostaną przygotowane dla minimalnej rozdzielczości ekranu 1024 piksele oraz dostosowana do aktualnych na dzień 01.08.2016 r. przeglądarek internetowych: Mozilla FireFox, Internet Explorer, Opera, Chrome. oraz urządzeń mobilnych. Etap 1 realizacji zamówienia 1. Projekt graficzny (strona internetowa oraz forum) 1) Zaprojektowanie interfejsu serwisu WWW oraz forum internetowego 1
2) Przedstawienie Zamawiającemu projektu graficznego strony głównej oraz forum internetowego 3) Na podstawie wybranego projektu strony głównej zaprojektowanie podstrony; 4) Projekty graficzne przedstawione w formacie JPG. 2. Podstawowy CMS 1) Instalacja systemu CMS na serwerze wskazanym przez Zamawiającego; 2) Zarządzanie strukturą serwisu (edycja, przenoszenie, ukrywanie, publikacja, tworzenie, usuwanie podstron, ustawienie czasu publikacji oraz opublikowania dokumentu); 3) Umożliwienie edycji podstron za pomocą intuicyjnego edytora treści WYSIWYG, funkcjonalności edytora zbliżone do udostępnionych w MS Word; 4) Umożliwienie wprowadzania do dokumentu tekstów, obrazków, zdjęć tabel, plików do pobrania, filmów oraz innych plików multimedialnych; 5) Pliki obsługiwane przez system CMS powinny posiadać formaty:.jpg,.gif,.png,.ico,.txt,.php,.html,.htm,.xml,.js,.css,.cache,.zip,.gz,.rar,.z,.tgz,.tar,.htaccess,.bmp,.mp3,.mp4,.aac,.wav,.au,.wmv,.avi,.mpg,.mpeg,.pdf,.psd,.doc,.xls,.txt,.fla,.swf, RM; 6) Ustawianie właściwości podstrony (tytuły, opisy, streszczenia, daty automatycznej publikacji oraz ukrycia); 7) Tworzenie adresów przyjaznych użytkownikowi (user-friendly url); 8) Ustawianie wybranego dla danej podstrony szablonu z wdrożonych do systemu; 9) Archiwizacja danych (opublikowanie wiadomości); 10) Repozytorium plików (przechowywanie obrazków, zdjęć, filmów, pliki do pobrania, scentralizowane zarządzania zasobami serwisu); 11) Optymalizacja pozycjonowania serwisu (user-friendly url, tagowanie); 12) System otwarty na wdrażanie kolejnych modułów oraz funkcjonalności serwisu w przyszłości; 13) Tworzenie bazy danych treści zawartych w serwisie. 3. Budowa szablonu i struktury HTML (strona internetowa) 1) Cięcie zaakceptowanej przez Zamawiającego grafiki interfejsu; 2) Stworzenie szablonu strony głównej serwisu oraz podstrony w oparciu o system CMS; 3) Stworzenie kodu HTML serwisu; 4) Wprowadzenie struktury serwisu (drzewa kategorii) dostarczonego uprzednio przez Zamawiającego; 5) Stworzenie styli CSS. 4. Moduł wyszukiwarki 1) Wdrożenie na stronie modułu wyszukiwarki; 2) Wyszukiwarka w formie pola tekstowego, w którym użytkownik wpisuje zapytanie oraz przycisku Szukaj ; 3) Po wpisaniu hasła oraz wyszukiwaniu następuje wyświetlenie wyników odpowiadających zapytaniu użytkownika w formie listy; 4) Rekordy składają się z odnośnika oraz krótkiego opisu produktu (pobieranego bezpośrednio z treści artykułu lub wprowadzonego przez administratora jako opis/streszczenie), słowa kluczowe oznaczone pogrubieniem; 5) Istnieje możliwość stronicowania wyników (na przykład: gdy dla danego hasła jest bardzo dużo odpowiedzi). 2
5. Mechanizmy automatyczne 1) Dynamiczne tworzenie mapy serwisu WWW; 2) W przypadku dodania nowej kategorii/podstrony zostaje ona automatycznie wyświetlona w strukturze serwisu wyświetlanej w dziale Mapa strony; 3) Wdrożenie mechanizmu edycji menu (zarówno kategorii głównych oraz podstron, menu tekstowe); 4) Zmiana nazwy kategorii/podstrony z poziomu systemu CMS spowoduje automatyczną zmianę w menu aktualnie wyświetlanym w serwisie internetowym; 5) Pobieranie informacji z danej kategorii i ich wyświetlenie na stronie głównej serwisu (np. najnowsze Aktualności). 6. Dział Kontakt 1) Stworzenie formularza kontaktowego składającego się z określonych przez Zamawiającego pól; 2) Formularz może posiadać jedno pole z rozwijaną listą tematów/działów (lista będzie skończona), którym odpowiadają różne adresy e-mail; 3) Oznaczenie wybranych pól formularza jako obowiązkowych; 4) Po wypełnieniu pól formularza i kliknięciu przycisku następuje wysyłka informacji do osoby kontaktowej; 5) Informacje otrzymywane są w postaci wiadomości e-mail; 7. Wydruk treści strony 1) Możliwość wydruku treści strony; 2) Oznaczenie funkcji za pomocą tekstu lub ikony; 3) Kliknięcie w ikonę powoduje automatyczne utworzenie dokumentu do wydruku z treścią zawartą na danej podstronie; 4) Wygenerowana treść nie zawiera grafiki oraz formatowania tekstu przyjętego w serwisie; 5) Wydruk następuję po zatwierdzeniu opcji przez użytkownika; 6) Opcja wydruku treści będzie możliwa w przypadku podstron z dużą ilością treści. 8. Statystyki odwiedzin 1) Integracja serwisu WWW z rozbudowanym systemem statystyk np. Google Analytics; 2) Możliwość porównywania efektywności kampanii e-marketingu (linki sponsorowane, banery reklamowe itp.); 3) Podgląd wybranych przedziałów czasowych statystyk; 4) Lokalizacja geograficzna użytkowników; 5) Nadzorowanie ruchu na stronie oraz poszczególnych podstronach (ścieżka, którą przebył użytkownik z odnotowaniem poszczególnych kategorii); 6) Możliwość personalizacji panelu głównego (wybór najważniejszych dla użytkownika informacji). 9. Moduł ankiety 1) Moduł powinien pozwalać na tworzenie i udostępnianie wielopoziomowych ankiet z różnymi rodzajami pytań. 2) Formularz ankiety powinien być formularzem aktywnym i umożliwiać wykorzystanie następujących elementów: 3
a) treści niebędące pytaniami, b) instrukcje wypełniania, c) pytania zamknięte jedno i kilkukrotnego wyboru, d) pytania otwarte, e) pytania obligatoryjne, f) logiczna ścieżka ankiety w zależności od udzielonych odpowiedzi, g) grafika. 3) Wyniki ankiety są gromadzone w bazie danych. Nadzorujący badanie posiada dostęp do wszystkich wpisów. Powinna istnieć możliwość zdefiniowania, czy wyniki mają zostać opublikowane na platformie, czy też dostępne tylko dla administratora oraz istnieć możliwość eksportu danych do pliku csv / txt; 4) W module powinna być możliwość wybrania przez użytkownika tematu ankiety spośród aktualnie udostępnionych, oraz ustawienia przez nadzorującego badania terminu ważności ankiety; 5) Dostęp do ankiet dla zarejestrowanych uczestników badania z wykorzystaniem przeglądarki internetowej, niezależny od systemu i urządzenia. Możliwość przejrzenia formularza bez wypełniania go. 6) Możliwość udostępnienia na stronach portalu wybranych bieżących wyników badania w formie graficznej lub tabelarycznej. 7) Sporządzenie wyników badania w formie tabelarycznej 8) Możliwość ograniczenia uczestników ankiety do osób zarejestrowanych w module forum, ujętym w specyfikacji 9) Tworzenie, zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych, listy uczestników badań na podstawie użytkowników forum oraz na podstawie samodzielnej rejestracji uczestnika. 10) możliwość tworzenia ankiet tylko dla zarejestrowanych użytkowników bądź sond dla anonimowych uczestników, lecz z możliwością użycia technik blokowania podwójnego głosowania przez tego samego użytkownika (itp, weryfikacja przez email, cookie itp) 11) Powiadamianie uczestników o możliwości wypełnienia ankiety, monitowanie, podziękowania za udział w badaniu; 10. Baza danych plików graficznych i plików video 1) Pliki graficzne oraz pliki video będą dostępne z poziomu systemu CMS; 2) Pliki będą dostępne w formie repozytorium plików; 3)Administratorzy będą mieli możliwość umieszczania na stronie wybranych z repozytorium plików za pomocą edytora WYSIWYG; 4) Pliki będą rozmieszczone w poszczególnych folderach stanowiących grupy dokumentów; 5) Administrator strony będzie miał możliwość dodania nowej grupy dokumentów poprzez zamieszczenie nowego folderu; 6) Administrator będzie miał możliwość przenoszenia się do poszczególnych działów repozytorium (wyświetlenie plików graficznych lub plików video). 11. Dostępność video 1) Umożliwienie zamieszczanie plików video przez system CMS na stronie WWW; 2) Możliwe do zamieszczenia formaty plików to AVI, RM, SWF. 3) Filmy video z youtube 4
12. Forum internetowe 1) Typowe funkcje forum internetowego (moderowanie, blokowanie, usuwanie, nadawanie uprawnień itp) 2) Możliwe do zintegrowania z facebookiem 3) Możliwość umieszczania multimediów poprzez wstawianie linków zewnętrznych zdjęć bądź filmów youtube, lub przesyłanie zdjęć na serwer obsługujący forum 4) Funkcja rang użytkowników, 5) Możliwość udziału zarejestrowanych użytkowników w ankiecie 13. Technika 1) Umieszczenie strony WWW na serwerze; 2) Wsparcie powdrożeniowe 3) Udzielanie odpowiedzi na zapytania techniczne (telefoniczne i mailowe) Zamawiającego - wsparcie przez okres 24 miesięcy od dnia podpisania protokołu ostatecznego odbioru zamówienia, w terminie nie później niż następnego dnia roboczego od dnia zgłoszenia zapytania. Etap II. Sposób przekazania wyników prac realizowanych w ramach zamówienia 1. Strona www zostanie opublikowana pod adresem wskazanym przez Zamawiającego, tj. wwwrewitalizzacjahrubieszowa.pl. 2. System CMS zostanie zainstalowany na serwerze Wykonawcy i udostępniony wskazanemu przez Zamawiającego administratorowi systemu, poprzez przekazanie odpowiednich haseł. 3. Instrukcja obsługi CMS zostanie przekazana w postaci w postaci elektronicznej (plik Word lub PDF) na nośniku CD, umożliwiającej jej zwielokrotnienie. 4. Instrukcja konfiguracji CMS zostanie przekazana w w postaci elektronicznej (plik Word lub PDF) na nośniku CD, umożliwiającej jej zwielokrotnienie. STRUKTURA STRONY www.rewitalizacjahrubieszowa.pl 1.1. STRONA GŁÓWNA 1.2. Aktualności 1.3. Forum 1.4. Projekt 1.4.1. O projekcie 1.4.2 Eksperci 1.4.3 Dokumentacje, Ekspertyzy, Analizy 1.4.4. Działania edukacyjno - partycypacyjne 1.5 Rewitalizacja 1.5.1 Mapy 1.5.2 Dokumenty 1.5.3 Galeria 1.5.4 Multimedia 1.6 Kontakt Wspólny Słownik Zamówień Publicznych (CPV): 72413000-8 Usługi w zakresie projektowania stron WWW, 5
II. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA Wykonawca zobowiązany jest przystąpić do realizacji prac objętych zamówieniem od dnia podpisania umowy i zakończyć ich realizację w ciągu 14 dni kalendarzowych od dnia podpisania umowy. III. UDZIELENIE GWARANCJI. 1. Wykonawca udziela gwarancji na przedmiot umowy na okres 24 miesięcy licząc od dnia uruchomienia gotowej i zaakceptowanej przez Zamawiającego wersji serwisu. 2. Zamawiający ma prawo do modyfikacji powdrożeniowych (bez utraty gwarancji), realizowanych przez: 1) Wykonawcę, 2) we własnym zakresie. 3. W ramach gwarancji Wykonawca dostosuje oprogramowanie do zaktualizowanych wersji komponentów Wykonawca zobowiązuje się zgłosić chęć powyższej aktualizacji Zamawiającemu, z tygodniowym wyprzedzeniem. W ciągu tego tygodnia Wykonawca przetestuje wpływ aktualizacji na działanie serwisu. 4. Zamawiający wymaga usunięcia awarii (w szczególności gdy serwis zawiesza się, serwis nie działa) w maksymalnym terminie do 24 godzin od chwili zgłoszenia awarii. Wykonawca opracuje i wdroży, w terminie do 12 godzin od chwili zgłoszenia awarii, docelowe rozwiązanie zapewniające pełną funkcjonalność serwisu. 5. Usunięcie awarii, wad i błędów w okresie trwania gwarancji następuje na wyłączny koszt Wykonawcy. 6. W ramach udzielonej gwarancji Wykonawca zobowiązuje się do świadczenia stałej pomocy telefonicznej, w dni robocze, w godzinach od 8:00 do 15:30. 7. Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności za skutki udostępnienia przez Zamawiającego loginów dostępowych i haseł do przedmiotu umowy osobom trzecim. 8. Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności za przerwy w dostępie do serwisu spowodowane: przerwami w dostępie do sieci Internet spowodowanymi przez operatorów telekomunikacyjnych, celowym działaniem osób trzecich, działaniem sił wyższych. IV. KRYTERIA WYBORU OFERT. 1. Zamawiający będzie oceniał oferty wg następujących kryteriów: 1) Cena, 2) Termin wykonania zamówienia 3) Doświadczenie w wykonaniu minimum 5 stron internetowych (niezbędne przekazanie linków do stron) KRYTERIUM OCENY RANGA WAGA C = Cena 60 % 60 T = Termin wykonania zamówienia 20% 20 D = Doświadczenie w wykonaniu stron internetowych 20% 40 SUMA punktów = C + D 100 % 100 6
a) sposób wyliczenia punktacji dla kryterium: Cena (C) Cena najniższa C = --------------------------------------------------------- x 100 x 60% Cena badanej oferty b) sposób wyliczenia punktacji dla kryterium: Termin wykonania (T) będzie punktowane na podstawie ilości dni skrócenia terminu wykonania. a. wykonanie w terminie 14 dni zgodnym z wymaganiem zamawiającego 0 pkt. b. skrócenie terminu o 3 dni 10 pkt. c. skrócenie terminu o 5 dni 20 pkt. c) sposób wyliczenia punktacji dla kryterium: Doświadczenie w wykonaniu minimum 5 stron internetowych (D) będzie punktowany na podstawie ilości wykonanych stron internetowych przez Wykonawcę tj: a. za wykonanie minimum 5 (pięciu) stron internetowych 0 pkt. b. za wykonanie 10 (dziesięciu) stron internetowych 10 pkt. c. za wykonanie 20 (dwudziestu) i więcej stron internetowych 20 pkt. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta (spośród ofert niepodlegających odrzuceniu), która otrzyma największą łączną liczbę punktów w poszczególnych kryteriach oceny ofert: Suma punktów = C +T + D Jeżeli nie będzie można dokonać wyboru najkorzystniejszej oferty z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny ofert, Zamawiający spośród tych ofert wybierze ofertę z niższą ceną. V. OPIS SPOSOBU OBLICZANIA CENY 1. Ocenie podlegać będzie cena brutto (cena oferty) zaproponowana przez Wykonawcę w Formularzu oferty, stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego. 2. Oferta Wykonawcy sporządzona w odpowiedzi na niniejsze zapytanie, zgodnie z podaną ceną w Załączniku nr 1, zawierać będzie cenę brutto za całość wykonania zamówienia obejmującą koszty wykonania całości zamówienia oraz ewentualne koszty oszacowane przez wykonawcę dotyczące wymaganego okresu udzielenia 24 miesięcznej gwarancji. 3. Cenę należy podać w złotych polskich z dokładnością jedynie do dwóch miejsc po przecinku, dokonując ewentualnych zaokrągleń według obowiązujących zasad matematycznych. VI. FORMA ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT 1. Ofertę należy złożyć w terminie do dnia 28 września 2016 r. do godziny 15:00 osobiście lub przesłać pocztą tradycyjną na adres Zamawiającego Gmina Miejska Hrubieszów ul. mjr. H. Dobrzańskiego Hubala 1, 22-500 Hrubieszów. 2. Oferty złożone po wyznaczonym terminie nie będą rozpatrywane. 3. Ofertę należy sporządzić w języku polskim, w formie pisemnej, na maszynie, komputerze, nieścieralnym atramentem lub długopisem, w sposób czytelny i trwały. 4. Formularz Oferty winien być wypełniony i podpisany przez osobę/y uprawnioną/e do reprezentowania Wykonawcy. 7
5. Ofertę wraz z wymaganymi dokumentami, należy umieścić w zabezpieczonej kopercie, opisanej w następujący sposób: nazwa i adres Zamawiającego, nazwa i adres Wykonawcy, z adnotacją: Zapytanie ofertowe na przygotowanie projektu podstrony internetowej, wykonanie podstrony internetowej oraz forum dyskusyjnego 6. Oferenci zostaną poinformowani o wyborze najkorzystniejszej oferty za pośrednictwem poczty elektronicznej lub faxu. 7. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. 8. Do oferty (Załącznik nr 1) należy załączyć Wykaz wykonanych usług Załącznik nr 2. VII. INFORMACJE DOTYCZĄCE ZAWIERANIA UMOWY: Z wybranym Wykonawcą, który przedstawi najkorzystniejszą ofertę, niezwłocznie zostanie podpisana umowa na realizację zamówienia, zgodna z projektem umowy stanowiącym Załącznik nr 3 do zapytania ofertowego. VIII. DODATKOWE INFORMACJE 1. Za terminowe i należyte wykonanie Umowy Zamawiający zapłaci Wykonawcy wynagrodzenie przelewem w ciągu 30 dni od daty dostarczenia faktury. 2. Ustalone wynagrodzenie Wykonawcy obejmuje wszelkie koszty, jakie Wykonawca poniesie w związku z wykonaniem przedmiotu zamówienia. Płatność będzie realizowana w polskich złotych, przelewem na rachunek bankowy wskazany na fakturze, na podstawie faktury wystawionej przez Wykonawcę. 3. Zamawiający zastrzega sobie możliwość negocjacji z wybranymi Wykonawcami, którzy złożyli oferty, w zakresie szczegółów wykonania usługi oraz ewentualnie wysokości ceny w zakresie jej zmniejszenia. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wezwania Wykonawców do wyjaśnienia treści złożonej oferty. 4. Zamawiający oczekuje od Wykonawcy Zamówienia należytej staranności, wysokiej jakości świadczonych usług oraz profesjonalnego podejścia do ich wykonania. 5. Dodatkowych informacji udziela Wojciech Czernysz tel. 84 696 2380 w. 29, IX. ZAŁĄCZNIKI: 1. Formularz oferty - Załącznik nr 1 2. Wykaz wykonanych usług Załącznik nr 2 3. Projekt umowy Załącznik nr 3 do zaakceptowania Zastępca Burmistrza (-) Marta Majewska 8