PROCEDURA DOTYCZĄCA OTRZYMANIA, KORZYSTANIA ORAZ ZASILEŃ KARTY PRZEDPŁACONEJ Na podstawie ust. II pkt. 1 oraz 7 Regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych Jeronimo Martins Polska S.A. z dnia 1 sierpnia 2015 r., Komisja Socjalna ustala następującą procedurę. Niniejsza procedura jest dostępna na stronie www.mojabiedronka.pl I. OPIS 1. Karta przedpłacona wydana pracownikowi Jeronimo Martins Polska S.A. (JMP S.A.) to rodzaj karty płatniczej, z której można korzystać wielokrotnie. Będą na nią przelewane wybrane świadczenia socjalne przyznane pracownikowi z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (dalej ZFŚS) na podstawie decyzji Komisji Socjalnej. 2. Karta przedpłacona jest ważna do 30.06.2020 r., co oznacza, że do tego terminu należy ją chronić, nie wyrzucać, nawet jeśli tymczasowo nie będzie na niej środków finansowych. 3. Karta przedpłacona nie jest imienna, ale w momencie potwierdzenia wydania zostaje przypisana do danego pracownika i jest możliwe ustalenie, do kogo dana karta należy. 4. Niniejsza procedura obowiązuje do 30.06.2020 r., chyba że wcześniej do procedury zostaną wprowadzone zmiany lub zostanie ona odwołana. 5. Karty przedpłacone są obsługiwane przez firmę Bonus Systems Polska S.A. we współpracy z Bankiem Handlowym w Warszawie S.A. oraz organizacją płatniczą MasterCard. II. ZASADY DOTYCZĄCE OTRZYMANIA KARTY PRZEDPŁACONEJ 1. Osoby uprawnione do otrzymania karty przedpłaconej: Pracownicy zatrudnieni na umowę o pracę w JMP S.A. na dzień 1.07.2016 r. i później (w tym osoby na urlopach wychowawczych, macierzyńskich, rodzicielskich), chyba że pracownik znajduje się w okresie wypowiedzenia. Nowo zatrudnieni pracownicy otrzymają kartę przedpłaconą po dopełnieniu wszelkich formalności związanych z zatrudnieniem w JMP S.A., tj. nadaniu numeru SAP. Karta może zostać wydana w terminie późniejszym, o czym pracownik zostanie poinformowany przez przełożonego lub osobę wydającą kartę. Za poprawne wydanie kart odpowiedzialne są osoby wymienione w punkcie II. 4. Osoby, które przestają być pracownikami JMP S.A. zachowują prawo do korzystania z karty przedpłaconej do końca terminu jej ważności i do wyczerpania dostępnych na karcie środków. Osoby ponownie zatrudnione w JMP S.A., które otrzymały kartę wcześniej i jest ona ważna, nie otrzymują nowej karty. Osoby, które przeszły do JMP S.A. z JMDiF Sp. z o.o. otrzymują nową kartę na zasadach obowiązujących w JMP S.A. 2. Pracownikowi przysługuje jedna karta przedpłacona. 3. Kartę należy odebrać w miejscu pracy. Bezpośredni przełożony lub osoba wydająca kartę są zobowiązani do poinformowania wszystkich swoich pracowników, w tym również przebywających na absencjach (zwolnieniach lekarskich, urlopach wychowawczych, macierzyńskich, rodzicielskich, etc.) o możliwości odebrania karty przedpłaconej. 4. Za wydanie karty przedpłaconej odpowiedzialni są: Dla pracowników sklepów osoba prowadząca zmianę funkcja w OHR. Dla pracowników makroregionów Specjalista ds. Personalnych aplikacja Karty Przedpłacone dostępna w zakładce Samoobsługi Pracowniczej. Dla pracowników Centrów Dystrybucyjnych Referenci DC aplikacja Karty Przedpłacone dostępna w zakładce Samoobsługi Pracowniczej. Dla pracowników Biur Regionów (także pracujących w terenie) Regionalny Specjalista ds. Personalnych aplikacja Karty Przedpłacone dostępna w zakładce Samoobsługi Pracowniczej. 1
Dla pracowników Centrum Przetwarzania Danych Regionalny Specjalista ds. Personalnych w regionie Kostrzyn aplikacja Karty Przedpłacone dostępna w zakładce Samoobsługi Pracowniczej. Dla pracowników Centrum Usług Wspólnych Młodszy Menedżer ds. Dokumentacji CUW oraz Młodszy Specjalista ds. Personalnych. Przy zatrudnianiu nowych osób kartę wydaje Starszy Specjalista ds. Personalnych aplikacja Karty Przedpłacone dostępna w zakładce Samoobsługi Pracowniczej. Dla pracowników w Biurze Głównym pracownicy Sekcji Zatrudnienia i Kontroli aplikacja Karty Przedpłacone dostępna w zakładce Samoobsługi Pracowniczej. Dla pracowników Fabryki Zup Referent/Specjalista ds. Personalnych w DC Parzniew/Koordynator ds. Administracji aplikacja Karty Przedpłacone dostępna w zakładce Samoobsługi Pracowniczej. 5. Osoba wydająca ponosi odpowiedzialność za poprawne wydanie i zeskanowanie karty przedpłaconej osobie uprawionej. POUCZENIE: Środki przekazane na kartę przedpłaconą pochodzą z ZFŚS i stanowią pomoc socjalną dla pracownika. Przyznawanie świadczeń z ZFŚS uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z ZFŚS. W przypadku podania nieprawdziwych danych, na podstawie których pracownik uzyskał jakiekolwiek świadczenia, pracownik będzie zobowiązany na wezwanie pracodawcy do ich zwrotu. W zależności od okoliczności, wobec pracownika mogą zostać zastosowane także środki przewidziane w Kodeksie Pracy, w tym zwolnienie dyscyplinarne. 6. Sposób dostarczenia karty przedpłaconej: Karty przedpłacone są dostarczone przesyłkami kurierskimi do wszystkich Centrów Dystrybucyjnych (DC), Centrum Usług Wspólnych (CUW) oraz Biura Głównego (HQ). Karty dla pracowników Centrum Przetwarzania Danych (CPD) przyjdą do DC Kostrzyn, a dla pracowników Fabryki Zup do DC Parzniew. Zapas kart będzie przechowywany w każdym DC, CUW oraz HQ. Przesyłki, które dotrą do DC są podzielone na mniejsze paczki z opisem każdego sklepu lub innej jednostki organizacyjnej. DC przesyła paczki dalej do właściwych sklepów w pojemniku razem z innymi artykułami ze strefy P04. Każdy sklep (jednostka organizacyjna) otrzyma liczbę kart odpowiadającą aktualnemu stanowi zatrudnienia na dzień 15.06.2016 r. oraz kilka dodatkowych kart. Kierownik sklepu będzie mógł zamówić dodatkowe karty do wydawania na bieżąco: dla osób nowo zatrudnionych lub w przypadku utraty (zagubienia, kradzieży) pierwszej karty. Więcej szczegółów dotyczących sposobu zamawiania zostanie podanych w oddzielnej instrukcji w terminie późniejszym. Ze względu na określoną pulę kart do wykorzystania, wydawanie kart jest ograniczone nie wolno zamawiać kart na wyrost i tworzyć zbędnego zapasu. Każda karta przedpłacona jest zapakowana w prostokątną kopertę z okienkiem, w którym widoczny jest kod kreskowy oraz identyfikator karty (9-cyfrowy numer identyfikacyjny karty). W kopercie do karty są dołączone dokumenty, które pracownik ma obowiązek zachować i przechowywać w bezpiecznym miejscu: dokument z identyfikatorem karty, kopertę z numerem PIN oraz Regulamin Użytkowania Przedpłaconych Kart Płatniczych. Do koperty jest również dołączony list przewodni. 7. Sposób wydania (odbioru) karty przedpłaconej: Wydanie karty następuje poprzez zeskanowanie identyfikatora pracownika oraz kodu kreskowego widocznego w okienku koperty zawierającej kartę przedpłaconą. W momencie kliknięcia potwierdzenia wpisanych danych i wydania karty następuje przypisanie karty przedpłaconej do danego pracownika. 2
UWAGA: Podczas wydawania (skanowania) karty, zakazane jest otwieranie koperty z kartą. Zeskanowanie identyfikatora pracownika przy wydaniu karty jest jednoznaczne z potwierdzeniem odebrania karty przedpłaconej przez pracownika, dlatego zabronione jest dokonywanie skanowania karty bez obecności przy tej czynności danego pracownika. Wyjątek stanowią nowi pracownicy w HQ, dla których karta będzie dostarczona wraz z dokumentami do zatrudnienia, po nadaniu numeru SAP. Po otrzymaniu karty przedpłaconej należy obowiązkowo zapoznać się z instrukcjami oraz dokumentami dołączonymi do karty przedpłaconej znajdującymi się w kopercie. 8. W momencie odbioru karta przedpłacona jest aktywna, ale nie znajdują się na niej żadne środki finansowe. 9. Pracownik jest zobowiązany do podpisania karty w miejscu do tego wyznaczonym z tyłu karty. 10. Pracownik odbierając kartę przedpłaconą wyraża zgodę na przelewanie na nią pieniędzy zgodnie z kryteriami określonymi szczegółowo przez Komisję Socjalną przy każdym zasileniu. III. ZASADY KORZYSTANIA Z KARTY PRZEDPŁACONEJ 1. Kartą przedpłaconą można płacić wyłącznie w sieciach sklepów Biedronka oraz drogerii Hebe. 2. Kartą przedpłaconą nie można: Płacić w innych sklepach poza wymienionymi w punkcie powyżej. Wypłacać gotówki z bankomatów. Realizować transakcji zbliżeniowych. Transakcji na odległość (tzn. transakcji niewymagających fizycznego przedstawienia karty przedpłaconej, w których autoryzacja następuje po podaniu wszystkich lub wybranych danych karty przedpłaconej). Dokonywać innych czynności. 3. Pierwszych zakupów kartą przedpłaconą można dokonać po pierwszym zasileniu przyznanym pracownikowi na podstawie decyzji Komisji Socjalnej, o którym pracownicy zostaną poinformowani z odpowiednim wyprzedzeniem w oddzielnej komunikacji. 11. Transakcje dokonywane kartą przedpłaconą są każdorazowo autoryzowane poprzez podanie numeru PIN. 12. PIN jest integralną częścią karty, nie może być zmieniony na inny, ani powtórnie przekazany. Jest to numer zastrzeżony dla danej karty, który pracownik ma obowiązek zapamiętać, odpowiednio chronić i nie ujawniać osobom trzecim. Po otrzymaniu koperty z kartą przedpłaconą należy upewnić się, że w środku znajduje się koperta z numerem PIN. W przypadku braku numeru PIN w kopercie zostanie wydana nowa karta. 4. Za niewłaściwe zabezpieczenie karty przed kradzieżą, zniszczeniem, zgubieniem lub za ujawnienie numeru PIN odpowiada pracownik. 5. Z karty przedpłaconej można korzystać wielokrotnie do końca terminu jej ważności, ponieważ mogą być na nią przelewane wybrane świadczenia przyznane pracownikowi z ZFŚS. 6. Środki zgromadzone na karcie przedpłaconej nie podlegają wymianie na gotówkę. 7. Środków zgromadzonych na karcie nie można przenieść na inną kartę płatniczą, z wyjątkiem pkt. 16. 8. Aby wykonać transakcję kartą przedpłaconą, powinno się znać dokładną kwotę środków dostępnych na karcie, ponieważ transakcja o wyższej wartości niż dostępne saldo karty nie zostanie zrealizowana. 9. W sytuacji, gdy wartość rachunku do zapłaty jest wyższa niż środki zgromadzone na karcie przedpłaconej, różnicę należy dopłacić gotówką. Nie ma możliwości dopłaty różnicy inną formą płatności (telefonem, inną kartą płatniczą). 10. Saldo karty przedpłaconej i historię transakcji można sprawdzać: Na stronie www.openbenefit.pl po dokonaniu rejestracji i zalogowaniu (szczegóły w punkcie V) bezpłatnie i przez całą dobę. 3
Dzwoniąc na całodobową infolinię banku 22 692 24 34 (szczegóły w ramce na końcu procedury) koszt wg taryfy operatora. 11. Środki zgromadzone na karcie należy wykorzystać do końca terminu ważności karty (do 30.06.2020 r.), ponieważ po upływie terminu ważności dokonywanie płatności kartą przedpłaconą będzie niemożliwe, a niewykorzystane środki mogą przepaść. 12. Po upływie terminu ważności kartę przedpłaconą należy zniszczyć w sposób uniemożliwiający jej wykorzystanie oraz odczytanie zawartych na niej danych. 13. Nie wolno wyrzucać kart niewydanych. W określonym czasie należy je oddać do wyznaczonych osób. Szczegóły zostaną podane z odpowiednim wyprzedzeniem. 14. W przypadku utraty (zagubienia lub kradzieży) karty przedpłaconej należy: Zastrzec kartę na całodobowej infolinii banku: 22 692 24 34 (szczegóły w ramce na końcu procedury) koszt wg taryfy operatora. Zgłosić się do odpowiedniej osoby wydającej karty przedpłacone w celu odebrania nowej karty. Nowa karta musi być zeskanowana w miejscu pracy przy wydawaniu (stosuje się zapisy z pkt. I. 7. procedury). W przypadku, gdy na utraconej karcie były zgromadzone odpowiednie środki finansowe (powyżej 12,90 zł), pracownik ma prawo do przeniesienia środków na nową kartę. W tym celu pracownik powinien przesłać informację w formie pisemnej z własnym podpisem na adres korespondencyjny: Up Bonus, ul. Górczewska 124, 01-460 Warszawa lub wysłać skan informacji na adres email: jmp@upbonus.pl podając numer i kod NIK karty zastrzeżonej oraz numer nowej karty. Formularz do wypełnienia jest dostępny na stronie www.mojabiedronka.pl. Środki zostaną przeniesione w terminie do 30 dni od daty otrzymania zgłoszenia. Pracownik ponosi koszt przeniesienia dostępnych na karcie środków w wysokości 12,90 zł pobierany z salda karty. 15. Obowiązki pracownika, który korzysta z karty przedpłaconej: Przechowywanie w bezpiecznym miejscu dokumentów dołączonych do karty przedpłaconej. Przechowywanie karty przedpłaconej z zachowaniem należytej staranności. Ochrona numeru PIN z zachowaniem należytej staranności. Nieprzechowywanie karty przedpłaconej razem z numerem PIN. Nieudostępnianie karty przedpłaconej, ani numeru PIN, osobom nieuprawnionym. Właściwe zabezpieczenie karty przedpłaconej przed utratą, kradzieżą, zniszczeniem oraz udostępnieniem numeru PIN. Używanie karty przedpłaconej zgodnie z jej przeznaczeniem i w okresie ważności. Przechowywanie dokumentów związanych z transakcjami i udostępnienie ich bankowi w celu udokumentowania ewentualnych reklamacji. 16. Pracownika, który korzysta z karty przedpłaconej, obowiązują zapisy z Regulaminu Użytkowania Przedpłaconych Kart Płatniczych dołączonego do koperty z kartą przedpłaconą. 17. Szczegóły dotyczące zasad korzystania z karty przedpłaconej, a także niniejsza procedura są dostępne na stronie www.mojabiedronka.pl. IV. ZASADY DOTYCZĄCE ZASILEŃ KARTY PRZEDPŁACONEJ 1. Karta przedpłacona jest zasilana ze środków ZFŚS jako świadczenie socjalne dla pracownika. 2. Świadczenie socjalne jest przyznawane przez Komisję Socjalną na podstawie szczegółowych procedur. 3. Kwota zasilenia karty przedpłaconej jest zróżnicowana i stanowi przychód pracownika, z zastrzeżeniem art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o podatku od osób fizycznych, który stanowi, że wolna od podatku jest wartość świadczeń otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych, rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie 4
świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym 380 zł (wg stanu na 2016 r.). 4. Informacje dotyczące zasileń karty przedpłaconej, a także szczegółowe procedury są dostępne na stronie www.mojabiedronka.pl. V. INFORMACJE DODATKOWE 1. Każdy pracownik, który otrzymał kartę przedpłaconą, w tym również osoby, którym nie zostanie przyznana pomoc socjalna w postaci zasilenia (zgodnie z decyzją Komisji Socjalnej), mają dostęp do atrakcyjnych ofert i promocji dostępnych na stronie www.openbenefit.pl. 2. Aby zarejestrować się na stronie należy: Wejść na stronę www.openbenefit.pl i kliknąć przycisk Dołącz do nas. Wypełnić krótki formularz rejestracyjny i kliknąć przycisk Potwierdź. Na podany adres mailowy zostanie wysłany link aktywacyjny. Należy kliknąć w link, potwierdzić rejestrację, a następnie zalogować się do serwisu wpisując login i hasło. Za wybrane usługi i produkty oferowane na stronie www.openbenefit.pl nie można płacić kartą przedpłaconą wydaną przez JMP, lecz inną kartą płatniczą. Na stronie można również zapisać numer otrzymanej karty przedpłaconej. Wystarczy wybrać opcję Dodaj kartę w zakładce Moje konto w sekcji Moje karty. Dzięki temu można mieć łatwy dostęp do danych, które będą potrzebne w przypadku zastrzeżenia utraconej karty i przeniesienia dostępnych środków na nową kartę. Administratorem strony jest Bonus Systems Polska S.A., z siedzibą przy ul. Górczewskiej 124, 01-460 Warszawa. W razie pytań związanych z: Obsługą karty m.in.: zastrzeżenie utraconej karty, sprawdzenie salda, zgłoszenie problemów technicznych związanych z funkcjonowaniem karty, złożenie reklamacji transakcji: infolinia banku czynna całą dobę pod numerem: 22 692 24 34 (koszt wg taryfy operatora). Dzwoniąc na infolinię banku przy pierwszym kontakcie należy podać: Numer karty Imię i nazwisko Datę urodzenia PESEL Adres zamieszkania do weryfikacji Wyrazić zgodę na przetwarzanie danych (dane są przetwarzane tylko na potrzeby obsługi karty). Przy następnych kontaktach z bankiem należy podać wszystkie dane jak powyżej oraz jedną z dokonanych transakcji (miejsce, datę transakcji). Jeśli pracownik nie poda numeru karty, konsultant jest w stanie odnaleźć jej numer po danych do weryfikacji (PESEL, imię i nazwisko itd.). Do sprawdzenia salda oraz historii karty zawsze trzeba podawać wszystkie powyższe dane do weryfikacji. Nie wystarczy imię i nazwisko. Rejestracją karty oraz korzystaniem ze strony www.openbenefit.pl, a także informacje związane z przeniesieniem środków z utraconej karty na nową: infolinia Bonus Systems 22 228 60 04 (koszt według taryfy operatora) czynna od poniedziałku do piątku w godzinach 08:00-16:00. Pracodawca zastrzega możliwość zmian dotyczących wydawania bądź zasilania kart przedpłaconych. 5