O k r ę g P o m o r s k i

O k r ę g P o m o r s k i Gdańsk, dn. 04.03.2014 Sprawozdanie z działalności Zarządu Okręgu Pomorskiego Związku Harcerstwa Rzeczypospolitej za okres kwiecień 2012 marzec 2014 1. Wstęp 1 kwietnia 2012 roku instruktorki i instruktorzy Okręgu Pomorskiego wybrali nowy zarząd, który ukonstytuował się w składzie: hm. Artur Nowak Przewodniczący phm. Grzegorz Taraszkiewicz - Wiceprzewodniczący hm. Joanna Tumasz - Skarbnik phm. Aleksandra Ferenc hm. Robert Mogiełka phm. Tomasz Stęplowski phm. Filip Bisztyga Mariusz Hajduk Okręgowy Kierownik KPH hm. Karolina Kustra Komendantka Chorągwi phm. Paweł Korzenecki Komendant Chorągwi W IV kwartale 2012 roku z pracy w Zarządzie zrezygnowała Ola Ferenc natomiast w I kwartale 2013 roku Grzesiek Taraszkiewicz. W 2013 roku po wakacjach do ekipy dołączyła hm. Kamila Połomska. 2012 2013 2014 19.04. 28.05. 19.06. 12.09. 04.12. 08.01. 03.04. 07.05. 29.06. 12.09. 23.10. 04.12. 05.02. 01.03 Artur Nowak + + + + + + + + + + + + + + Joanna Tumasz + + + + + + + + + + + + + Grzegorz Taraszkiewicz + + + + + Aleksandra Ferenc + + + Robert Mogiełka + + + + + + + + + + Tomasz Stęplowski + + + + + + + + + Filip Bisztyga + + + + + + + + + + + Mariusz Hajduk + + + + + + + + + + + + + Karolina Kustra + + + + + + + + + + + + + Paweł Korzenecki + + + + + + + + + Kamila Połomska + + + Tabela nr 1. Terminarz i obecność na spotkaniach Zarządu. Biuro Okręgu Pomorskiego ZHR: 80-245 Gdańsk, ul. Zator Przytockiego 4; tel./fax: (58) 341 27 87; e-mail: pomorze@zhr.pl; www.pomorze.zhr.pl

2. Cele Zarządu na kadencję 2012-14 W maju 2012 roku Zarząd przyjął cele do realizacji na najbliższą kadencję: 2.1. Okręg Pomorski ZHR posiada reprezentacyjne biuro i pomieszczenia, które w każdej chwili są gotowe do podjęcia znamienitych gości jak i każdego członka okręgu. Odpowiedzialny: Artur Nowak 2.2. Pomieszczenia Okręgu Pomorskiego ZHR służą wszystkim jego członkom. Można w nich zorganizować spotkanie instruktorskie jak i okazjonalną zbiórkę drużyny. Odpowiedzialny: Artur Nowak 2.3. Okręg Pomorski ZHR opracowuje i przekazuje w terminie wszystkie wymagane przepisami dokumenty finansowe (np. bilans finansowy). Odpowiedzialny: Asia Tumasz 2.4. Okręg Pomorski ZHR skutecznie pozyskuje dotacje finansowe, które również finansują koszty stałe funkcjonowania okręgu. Odpowiedzialny: Asia Tumasz 2.5. 90% składek członkowskich jest wpłacana w terminie w skali kwartału. Noty księgowe wystawiane przez Naczelnictwo ZHR są opłacane dopiero z bieżąco zebranych składek. Odpowiedzialny: Asia Tumasz 2.6. Okręg Pomorski ZHR posiada wewnętrzne procedury i instrukcje niezbędne do coraz lepszego i funkcjonalnego działania, które są jednoznaczne i czytelne dla wszystkich jego członków oraz ograniczające tzw. biurokrację do niezbędnego minimum wynikającą z przepisów państwowych i organizacyjnych. Odpowiedzialny: Tomasz Stęplowski 2.7. Okręg Pomorski ZHR organizuje działania wspierające rozwój kompetencji i integrację instruktorek i instruktorów. Odpowiedzialny: Robert Mogiełka 2.8. Wszyscy komendanci i kwatermistrzowie obozów i zimowisk Okręgu Pomorskiego ZHR są kompetentni i rozliczają się ze wszystkich zobowiązań w terminie. Odpowiedzialny: Filip Bisztyga 2

2.9. Okręg Pomorski ZHR posiada stałą bazę ponad 10 miejsc obozowych oraz efektywnie ją rozwija współpracując z Lasami Państwowymi. Odpowiedzialny: Filip Bisztyga 2.10. Okręg Pomorski ZHR efektywnie współpracuje z KPH, wspólnie kreując pomysły i rozwiązania problemów. Odpowiedzialny: Mariusz Hajduk 2.11. Instruktorzy Okręgu Pomorskiego ZHR, szczególnie drużynowi, budują relacje partnerskie z rodzicami swoich podopiecznych. Co najmniej 50% rodziców członków OP ZHR przekazało 1% podatku na działania ZHR. Odpowiedzialny: Mariusz Hajduk 2.12. Okręg Pomorski ZHR posiada reprezentacyjną i funkcjonalną bazę harcerską (np. Borowo), której saldo finansowe związane z utrzymaniem i eksploatacją jest dodatnie w skali roku. Odpowiedzialny: Grzegorz Taraszkiewicz 2.13. Okręg Pomorski ZHR posiada sprawny system przepływu informacji. Odpowiedzialny: Ola Ferenc 3. Realizacja celów Zarządu Okręg Pomorski ZHR posiada reprezentacyjne biuro i pomieszczenia, które w każdej chwili są gotowe do podjęcia znamienitych gości jak i każdego członka okręgu. Pomieszczenia Okręgu Pomorskiego ZHR służą wszystkim jego członkom. Można w nich zorganizować spotkanie instruktorskie jak i okazjonalną zbiórkę drużyny. Artur Nowak Pomieszczenia w dyspozycji Zarządu Okręgu Pomorskiego ZHR znajdują się przy ul. Zator Przytockiego 4 w Gdańsku Wrzeszczu. W trakcie ostatniej kadencji wykonano szereg prac, które podniosły standard użytkowy poszczególnych sal: 1. Biuro Okręgu doposażono w niezbędne wyposażenie. W tej chwili w biurze znajdują się dwa stanowiska pracy wraz z kompletem niezbędnych, poprawnie działających urządzeń pozwalających na wykonywanie czynności administracyjno biurowych. 2. Sala konferencyjna wyczyszczona ze zbędnych rzeczy, pod nadzorem pracowników biura stanowi miejsce do spotkań, narad, warsztatów. 3. Archiwum wydzielone miejsce na dokumentację Okręgu w tej chwili wymaga uporządkowania. 3

4. Pomieszczenia po świetlicy zostały częściowo odświeżone. Pozostaje wykonanie zasłony sufitów oraz zawieszenie tablic ze zdjęciami. Pomieszczenia służą organizacji spotkań, kominków oraz organizacji zbiórek zuchowych i harcerskich. Zarząd Okręgu Pomorskiego podjął decyzje o ograniczeniu wydatków na dalsze prace podnoszące standard pomieszczeń (tylko bieżące wydatki) do czasu ostatecznego wyjaśnienia możliwości potencjalnej zmiany lokalizacji biur z aktualnego miejsca na ul. Jaśkowa Dolina 7 w Gdańsku Wrzeszczu, gdzie Miasto Gdańsk jest w trakcie procedury użyczenia dużej kamienicy dla organizacji pozarządowych z planem zagospodarowania jednego piętra przez ZHR. Okręg Pomorski ZHR opracowuje i przekazuje w terminie wszystkie wymagane przepisami dokumenty finansowe (np. bilans finansowy). Asia Tumasz Sprawozdawczość finansowa Okręgu. W roku 2013 sporządzanie bilansu Okręgu było mocno utrudnione. Równolegle prowadzone były kontrole rozliczeń dotacji z KO z kilku hufców, co wymagało znacznego nakładu pracy. Dużym problemem było również pozyskanie kompletu rocznych rozliczeń jednostek. Na etapie przygotowywania bilansu ujawniło się również dużo błędów i braków w rozliczeniach w roku poprzedniego. Bilans Okręgu został zatwierdzony i złożony do sądu rejestrowego w terminie. Budżet na rok 2013 nie został zatwierdzony przez Zarząd Okręgu. Wydatki były realizowane w oparciu o założenia budżetu za rok poprzedni. Wpływy i wydatki były na bieżąco monitorowane przez Skarbnika Okręgu. Środki na działalność Okręgu pozyskiwane są przede wszystkim ze: a) składek, b) kosztów pośrednich, c) darowizn, w tym środków z 1%, d) dotacji. Okręg ponadto podnajmuje część pomieszczeń Forum na rzecz Wychodzenia z Bezdomności, z czego pozyskuje część środków na koszty utrzymania lokalu. Wydatki czynione są przede wszystkim na: a) utrzymanie lokalu Okręgu w Gdańsku Wrzeszczu, b) koszty utrzymania biura Okręgu, w tym wynagrodzenia pracowników i koszty obsługi księgowej, 4

c) zobowiązania względem Naczelnictwa - składki członkowskie, d) obsługę kont bankowych, e) zakup krzyży harcerskich, f) leśniczówkę harcerską w Borowie, g) lokale środowisk, na użytkowanie których umowy podpisał Okręg Pomorski. Po remoncie Borowa poprawił się bilans kosztów jego utrzymania i wpływów za pobyt w Borowie, jednak w dalszym ciągu wydatki są znacząco większe niż wpływy. Cały czas dużym problemem jest systematyczne pozyskiwanie od środowisk wpłat za koszty użytkowania harcówek jednostek, które są opłacane ze środków Okręgu. Temat jest na bieżąco monitorowany ze strony Skarbnika i pracownika ds. finansowych, jednak środki te nie spływają na bieżąco. Sprawozdawczość finansowa jednostek. Co roku podejmujemy starania, aby usprawnić proces rozliczania książek finansowych jednostek po zakończeniu roku. Rozliczenia za rok 2012 po ich sporządzeniu były pozostawiane w Okręgu do weryfikacji i następnie oddawane do poprawy. System nie sprawdził się, bowiem jednostki nie były zainteresowane odbieraniem książek z uwagami a potem trudno były uzyskać poprawione rozliczenie. Rozliczenia za rok 2013 odbyły się w oparciu o wcześniejsze zapisy, harmonogram rozliczeń został rozesłany już w połowie grudnia. W rozliczeniu w tym roku uczestniczy zarówno Pracownik ds. finansowych jak i Kierownik Biura Okręgu. Dziewczyny wykonały ogromną pracę. Szkoda, że nadal wygląda to tak, że bardziej zależy im niż drużynowym na rozliczeniu książek. Do połowy lutego 2014 roku rozliczyła się jednak zdecydowana większość jednostek, co stanowi znaczącą poprawę w stosunku do lat ubiegłych. Pomimo wcześniejszych planów, ze względu na rozbieżne kategorie wydatków w naszych książkach finansowych oraz w elektronicznych książkach finansowych obsługiwanych przez ZHR i braku możliwości wprowadzenia zmian w tym zakresie, w Okręgu nie wprowadzono elektronicznych książek finansowych. Sprawozdawczość finansowa obozów. Utrzymano zasady pobierania kosztów pośrednich obniżona stawka 6% przy rozliczeniu w ciągu 26 dni, 8% - w okresie późniejszym. Dyskutowano możliwość wprowadzenia innego systemu obniżki (1% za terminowe zatwierdzenie obozu, 1% za rozliczenie), jednak ostatecznie nie wprowadziliśmy żadnych zmian w tym zakresie. Zarówno w roku 2012 i 2013 monitorowaliśmy składanie wniosków i rozliczenia dotacji KO. Odbyły się spotkania dot. pisania wniosków. Wszystkie wnioski były sprawdzane przez Skarbnika i 5

Przewodniczącego Zarządu. W roku 2013 poprawiliśmy kontrolę rozliczania dotacji z KO. Rozliczenie to stanowiło element rozliczenia obozu, który był weryfikowany w Okręgu. W roku 2013 do końca września udało się zasadniczo zamknąć rozliczenia obozów, co stanowi znaczną poprawę w stosunku do lat poprzednich. Jak w latach poprzednich obozy korzystały z kont bankowych. W mojej ocenie system ten się sprawdza, obozy korzystają z kont bankowych coraz sprawniej, pojawia się coraz więcej płatności kartą i przelewami. Zdarzają się jeszcze błędy w tym zakresie, ale jest ich coraz mniej. W roku 2013 część rozliczeń obozów została przekazana do weryfikacji Komisji Rewizyjnej Okręgu. Kontrola nie została zakończona. Obsługa księgowa i pracownik ds. finansowych. Obsługa księgowa Okręgu nadal prowadzona jest przez Małgorzatę Stańczak Kowalczyk. Pracownikiem ds. finansowych jest Katarzyna Wojsław. W trakcie kadencji odbyły się 2 spotkania z udziałem księgowej i pracownika ds. finansowych dot. prowadzenia finansów Okręgu, obiegu dokumentów, funkcjonowania kont bankowych oraz rozliczeń. Skarbnik Okręgu był w bieżącym kontakcie z księgową i pracownikiem ds. finansowych. Okręg Pomorski ZHR skutecznie pozyskuje dotacje finansowe, które również finansują koszty stałe funkcjonowania okręgu. Asia Tumasz W latach 2012 i 2013 pozyskaliśmy dotacje na szkolenia oraz na funkcjonowanie Borowa z Urzędu Marszałkowskiego. Z pozyskanych dotacji oraz kosztów pośrednich z dotacji środowisk pokryliśmy koszt 6 miesięcy obsługi księgowej oraz 7 miesięcy czynszu za Borowo. Okręg złożył również wniosek do FIO w styczniu 2013, jednak nie otrzymaliśmy dofinansowania. Planujemy złożenie wniosku również w roku 2014 (termin składania ofert 07 marca 2014). Na organizowane w Okręgu szkolenia Okręgu pozyskał również dofinansowania ze Stowarzyszenia Morena. Innych wniosków o dotacje Okręg nie składał. Ponadto Skarbnik Okręgu monitorował składanie wniosków do KO. W roku 2013 ze względu na zmianę warunków konkursu opracowaliśmy nową procedurę rozliczenia obozów (m.in. podział obozu na dwie części, wpłaty kosztów pośrednich przez jednostki uczestniczące w obozie, sposób rozliczenia zakupu wyposażenia), tak aby umożliwić wszystkim pozyskanie dotacji z KO. 6

Zaczęliśmy również podpisywać umowy z dysponentami dotacji - kierownikami projektów dot. terminów i warunków wydatkowania dotacji oraz sprawozdania merytorycznego i finansowego. Ten obszar wymaga większej konsekwencji, a przede wszystkim dopilnowania podpisania umów przed wypłatą środków z dotacji. Nie udało się przygotować instrukcji dot. pozyskiwania, wydatkowania i rozliczenia dotacji. 90% składek członkowskich jest wpłacana w terminie w skali kwartału. Noty księgowe wystawiane przez Naczelnictwo ZHR są opłacane dopiero z bieżąco zebranych składek. Asia Tumasz Składki nadal w głównej mierze wpłacane są przed obozami, a zatem 90% składek jest wpłacanych na bieżąco tylko w skali II i III kwartału każdego roku. Dodatkowo warunkiem złożenia wniosków o dofinansowanie do KO było opłacenie składek przez drużyny jadące na obóz co najmniej do końca poprzedniego roku, więc na tym etapie mamy w zasadzie komplet wpłat składek za rok poprzedni. Skarbnik na bieżąco dokonuje korekt list jednostek, które są podstawą obciążenia Okręgu przez Naczelnictwo. W naszych założeniach mieliśmy bieżące informowanie o stanie składek na stronie Okręgu, co jednak zostało zrealizowane tylko w miesiącach przez obozami. Zabrakło kontynuacji w kolejnych miesiącach roku, co mogłoby się przyczynić do wpłat składek bardziej na bieżąco. W tej kadencji składki za wszystkie kwartały były odprowadzane do Naczelnictwa przy dodatnim saldzie składek wpłaconych przez jednostki. Jedynie składki na IV kwartał roku 2013 zostały zapłacone w 1/3 ze środków innych niż składki, które wpłynęły w roku 2013. Zarząd Okręgu Pomorskiego ZHR nie posiada długów. Środki finansowe w dyspozycji Zarządu zapewniają płynność finansową umożliwiającą bieżące regulowanie zobowiązań oraz drobne inwestycje i dotowanie wybranych działań programowych. Okręg Pomorski ZHR posiada wewnętrzne procedury i instrukcje niezbędne do coraz lepszego i funkcjonalnego działania, które są jednoznaczne i czytelne dla wszystkich jego członków oraz ograniczające tzw. biurokrację do niezbędnego minimum wynikającą z przepisów państwowych i organizacyjnych. Tomasz Stęplowski Rekrutacja kierownika biura Pierwszym istotnym zadaniem przed którym zostałem postawiony była rekrutacja na stanowisko kierownika biura. W przeciwieństwie do lat poprzednich było wielu chętnych. Aby osoba wybrana na to 7

stanowisko mogła możliwe dobrze spełniać swoją rolę przeprowadziłem kilku etapowy konkurs, w trakcie którego kandydaci mogli zmierzyć się z zadaniami przed którymi stoi kierownik biura. Spośród kandydatek (zgłosiły się same druhny), do założonego profilu, najlepiej pasowała pwd. Agnieszka Nalepa, która do dzisiaj pełni funkcję kierownika biura, z której pracy jestem bardzo zadowolony. Współpraca z pracownikami biura W czasie całej kadencji w biurze utrzymywaliśmy dwa stanowiska kierownika biura (krótko początkowo pwd. Katarzyna Stęplowska, potem pwd. Agnieszka Nalepa i pracownika ds. księgowości (Katarzyna Wojsław). Przez kilka miesięcy obowiązki na obu funkcjach pełniła Katarzyna Wojsław. Funkcjonowanie biura jest bardzo wysoko ocenianie przeze mnie, jaki i przez korzystających z jego usług klientów biura (zarówno harcerki, harcerzy jak i osoba spoza organizacji), co może być moją zasługą jedynie w niewielkim stopniu, a wynika przede wszystkim, że w biurze pracują osoby o wysokich kwalifikacjach i olbrzymim zaangażowaniu. Moja rola jako członka zarządu, który opiekował się pracownikami biura sprowadzała się do dość rzadkich konsultacji z pracownikami biura oraz podejmowania decyzji, które nie wymagały zgody Zarządu. Poza tym Katarzyna i Agnieszka doskonale radzą sobie ze swoimi obowiązkami. Kontakt z innymi członkami Zarządu Kwestie związane z procedurami i obiegiem dokumentów w Okręgu dotyczą styku różnych obszarów odpowiedzialności. Szczególnie w pierwszym okresie działania ustępującego Zarządu kontaktowałem się z innymi członkami Zarządu w celu konsultacji wzajemnych planów i ewentualnego wsparcia. Niezależnie od tego największy postęp w kwestii sprawnego działania Okręgu w kontakcie z harcerzami i harcerkami miał miejsce na polu obozownictwa. Ogromnym wysiłkiem phm. Filipa Bisztygi uporządkowana w wielu aspektach, w tym tych formalnych, została organizacja obozów. Komunikacja i przepływ dokumentów na tym polu jest lepszy niż kiedykolwiek. Realizacja przyjętych założeń Bardzo krytycznie oceniam realizację przyjętych przeze mnie założeń oraz oczekiwań, które miałem wobec siebie, jak i mieli wobec mnie inni instruktorzy. Mimo śmiałych działań na początku kadencji nie udało mi się zrealizować znakomitej większości zadań, które przed sobą postawiłem. Moje działania sprowadzały się najczęściej do reagowania na bieżące problemy. Jeśli kogoś zawiodłem, czy spowodowałem trudności w funkcjonowaniu Okręgu, szczerze przepraszam. Mimo mojej ograniczonej aktywność Okręgu na polu efektywnego działania i jakości obsługi wypada bardzo dobrze. Co nie jest moją zasługą, ale dowodzi, że funkcjonujemy na mocnych fundamentach. Okręg Pomorski ZHR organizuje działania wspierające rozwój kompetencji i integrację instruktorek i instruktorów. Robert Mogiełka Brak sprawozdania. 8

Wszyscy komendanci i kwatermistrzowie obozów i zimowisk Okręgu Pomorskiego ZHR są kompetentni i rozliczają się ze wszystkich zobowiązań w terminie. Filip Bisztyga Dzięki przejrzystej formie, wyodrębnieniu poszczególnych etapów oraz sprecyzowaniu realnych terminów, usprawniony został harmonogram akcji letniej. Organizator łatwo odnajdzie kolejne etapy przygotowań i uzyska wskazówki nt. kolejnych zadań. Harmonogram znajduje się na stronie Okręgu Pomorskiego ZHR http://www.pomorze.zhr.pl/addfiles/harmonogram.pdf Stworzono instrukcję zatwierdzania akcji letniej, organizator czytając treść instrukcji może pobierać dokumenty zawarte w jej treści i mieć pewność, że o niczym nie zapomni. Resztę dokumentów przydatnych organizatorom uporządkowano i zamieszono na podstronie. Stworzono Informator Obozowy ukazujący się mniej więcej raz w miesiącu, zbierający wszystkie zbliżające się i bieżące informacje dotyczące organizatorów Akcji Letniej. Jego archiwizacja na stronie internetowej pozwala na śledzenie obozowych newsów. Założono Fanpage Harcerskiej Akcji Letniej gdzie pojawiają się bieżące informacje a jego członkowie mogą prowadzić dyskusję, wymianę informacji oraz zamieszczać treści dotyczące AL. Wszystkie informacje dotyczące AL zamieszczane są w aktualnościach strony Okręgu. Stworzono podstronę zawierającą dostępne miejsca obozowe z poziomu Okręgu. Stworzono mapę aktualnych akcji letnich Okręgu Pomorskiego ZHR z wykazem jednostek i terminem. Stworzono aplikację internetową z rezerwacją terminów wyznaczonych spotkań przed AL do wiadomości komendantów udostępniane są materiały wypracowane podczas kursów oraz artykuły poświęcone tematyce przygotowań, przebiegu i zakończenia obozu. Dokument regulujący organizację biwaków, zimowisk, kolonii, obozów powstał zbiór najważniejszych przepisów i wytycznych zawartych w Rozporządzeniu Ministra Edukacji Narodowej, Instrukcji Głównego Inspektora Sanitarnego oraz Instrukcji organizacji obozów i biwaków zawarty w jednym spójnym dokumencie. Badania do celów sanitarno-epidemiologicznych organizowane raz w roku w siedzibie Okręgu Pomorskiego ZHR badanie dla komendantów, wychowawców, personelu kuchennego. Zatwierdzanie Akcji Letniej u Przewodniczącego OP ZHR lub Koordynatora AL możliwość rezerwacji dogodnego terminu spotkania komendanta obozu wraz z kadrą zgrupowania. Bardzo pomaga w ocenie przygotowania, nastawienia i relacji w kadrze. Udostępniono ankietę "Obozowe Wieści" komendantom obozów z prośbą o udzielenie informacji składowych do realizacji tego zadania, niestety tylko dwoje z nich ją wypełniło. Stworzono nowy arkusz wizytacji obozu z poziomu Okręgu, w którym zawarto informacje istotne dla stworzenia archiwum miejsca obozowego oraz ocenie merytorycznej obozu. 9

W przypadku Harcerskiej Akcji Zimowej Okręg udostępnia listę miejsc wraz z nazwiskiem komendanta, z których korzystali w roku ubiegłym nasze jednostki. Korzystając ze sprawdzonych miejsc zmniejszamy ryzyko trafienia na te nieprzystosowane do wypoczynku zimowego w rozumieniu przepisów nas obowiązujących. Stworzono jednolity wzór dokumentów Akcji Letniej, uaktualniono dokumentację zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz standardami. Odbyły się następujące szkolenia komendantów i kwatermistrzowskie: - kursy z zakresu śródrocznej gospodarki finansowej w styczniu 2013 i 2014. - kursy dla kwatermistrzów obozowych w maju 2012, maju 2013 i w marcu 2014. - kursy dla komendantów obozów w maju 2013 i marcu 2014 roku. W listopadzie 2012 podjęliśmy próbę organizacji szkolenia z zakresu pozyskiwania funduszy, jednak z uwagi na znikome zainteresowanie szkolenie nie odbyło się. Okręg Pomorski ZHR posiada stałą bazę ponad 10 miejsc obozowych oraz efektywnie ją rozwija współpracując z Lasami Państwowymi. Filip Bisztyga Okręg Pomorski ZHR od dwóch lat pozyskuje miejsca obozowe dla zgrupowań organizujących akcję letnią pod jego szyldem. Jest to około 12 miejsc zlokalizowanych w województwie pomorskim oraz kujawsko-pomorskim Koordynator AL każdorazowo kontaktuje się z osobami zajmującymi się wypoczynkiem dzieci i młodzieży na terenie leśnictwa, podtrzymując współpracę i coroczną rezerwację. Leśnictwa, z którymi współpracujemy udostępniają zwykle 3-4 miejsca co tworzy pewnego rodzaju skupiska naszych obozów. Okręg kontaktując się z powiatowymi stacjami sanitarno-epidemiologicznymi informuje o wypoczynku naszych jednostek, utrzymując w ten sposób dobre relacje oraz przekazując komendantom do wiadomości wskazówki udzielone przez inspektorów terenowych. Mapa obozów każdego roku jest uaktualniania i umieszczana w sieci dla naszego użytku. Okręg Pomorski ZHR efektywnie współpracuje z KPH, wspólnie kreując pomysły i rozwiązania problemów. Instruktorzy Okręgu Pomorskiego ZHR, szczególnie drużynowi, budują relacje partnerskie z rodzicami swoich podopiecznych. Co najmniej 50% rodziców członków OP ZHR przekazało 1% podatku na działania ZHR. Mariusz Hajduk 10

Zadania zrealizowane: Zakończono prace nad publikacją, Vademecum Rodzica Harcerki i Harcerza; KPH wspomogło działania zmierzające do odtworzenia bazy harcerskiej w Borowie; KPH wspiera i aktywnie uczestniczy w działaniach Chorągwi, Hufców i Drużyn. Członkowie wspierający są do dyspozycji Komendantów i Drużynowych zawsze na na ich prośbę. Podczas tej kadencji zarządu nie dotarła informacja o odmowie lub nie podjęciu działania przez członków KPH. W ramach akcji 1 % wraz z pracownikami Biura Okręgu ustalono listę ofiarodawców i przekazano ją poszczególnym jednostkom. Przekazano również podziękowania ofiarodawcom. Zadania niezrealizowane: Współpraca w przygotowaniu instruktorów do działania z Rodzicami. Brak wiedzy wśród instruktorów o tym, czym jest KPH. Nie zwiększyła się w sposób znaczący liczba kół KPH, a w istniejących aktywność jest różna na rzecz pozyskania nowych przyjaciół. Nie zrealizowano poradnika pionierki obozowej i zdobnictwa Przyczyny tego stanu: zbyt duża obawa- może nawet obawa o śmieszność, że osoba starsza pracuje na rzecz organizacji młodzieżowej; za małe zaangażowanie nas ( a moje, na pewno) w propagowanie idei KPH; obawa przed formalizowaniem działania, przed tym, że w przypadku wejścia do koła będą jakieś zobowiązania, konieczności wykonania jakiejś pracy czy może zobowiązania finansowe. brak wiedzy wśród instruktorów, czym jest i co może KPH; bardzo silny stereotyp w środowisku drużynowych ( szczególnie młodych) rodzice nic nie wiedzą o życiu harcerskim, więc będą przeszkadzali, lepiej niech nie wiedzą do końca, co robimy na zbiórkach, obozach; brak wiedzy wśród rodziców o możliwościach KPH szczególnie tych, którzy nie byli harcerzami. członkowie KPH bardzo szybko osiadają na laurach- jedna druga akcja, dziecko przestaje mieć związek z drużyną i nie ma koła; małe zainteresowanie instruktorów w formalizowaniu pomocy ze strony przyjaciół. Postawione cel słusznymi i można powiedzieć wspaniałymi. W obecnej kadencji zrealizowano je w znacznej mierze. Oceniam to na poziomie dobrym. Braki, i przyczyny nie zrealizowania pewnych celów czy zadań przedstawiłem powyżej. 11

Nadmieniam, że pytanie, które sobie równocześnie powinniśmy sobie postawić brzmi Jak te cele zrealizować? Szczególnie w szerokim i wrażliwym temacie Relacje Drużynowy- Rodzice KPH oraz w temacie utrzymanie i powstawanie nowych KPH. Myślę, że nie wolno działać na siłę. Prosić, rozkazywać drużynowym, aby działali w kierunku zawiązania się koła. Wszystkie kroki z tym związane powinny być działaniami od dołu. Drużynowych należy wspierać poprzez Przyjaciół zrzeszanych w KPH na poziomie okręgów, drużyn. Najlepiej żeby Przyjaciele włączyli się w działanie drużyny, (ale z ogromnym wyczuciem), młodzi instruktorzy wszak są ogromnie czuli na wszelkiego typu podpowiadanie. Pozostawić i nagłaśniać tego typu działania, np drużyną puszczańską między innymi może być ta, przy, której działa KPH. Innym nie mniej ważnym aspektem powstawania KPH jest przechodzenie instruktorów ze służby czynnej do kół. Dziś instruktorzy czynni nie mają wzorca, że można zrobić wiele dla organizacji mając XXX lat, być może warto na kuźnicach, szkoleniach itp. podnosić ten aspekt. Inspirowanie wodzów Kręgów Instruktorskich, Drużyn Wędrowniczych do pokazywania tej drogi, Jeżeli nie służba czynna to może KPH. Podsumowując, tak właściwie to mamy wypracowane bardzo dużo. Jednak te wszystkie osiągnięcia nie są w naszym środowisku ugruntowane. Wszystko zależy od tego czy w danej drużynie jest w danym momencie potrzeba, chęć do współpracy. Równocześnie następuje znaczny odpływ (brzydkie słowo) rodziców ze środowisk jak tylko ich dzieci przestają się interesować harcerstwem. Przy Okręgu Pomorskim ZHR działa 8 kół skupiających 81 przyjaciół KPH przy Okręgu Pomorskim 18 osób; KPH przy 1 Kociewskiej Drużynie Harcerek BOROWIANKI - 29 osób; KPH przy 4 Kwidzyńskiej Drużynie Harcerzy BURZA - 3 osoby; KPH przy Obwodzie Warmińsko-Mazurskim 5 osób; KPH przy 36 Gdyńskiej Drużynie Harcerzy im. hm Lucjana Cylkowskiego 7 osób; KPH przy 70 Sopockiej Drużynie Harcerzy 10 osób; KPH przy 3 Kwidzyńskiej Drużynie Hoguera 8 osób; KPH przy 3 Gdańskim Hufcu Harcerek Magnis 1 osoba. Przy innych jednostkach działają w różnej formie nieoficjalnie grupy rodziców, przyjaciół drużyn wspomagających ich pracę. 12

Okręg Pomorski ZHR posiada reprezentacyjną i funkcjonalną bazę harcerską (np. Borowo), której saldo finansowe związane z utrzymaniem i eksploatacją jest dodatnie w skali roku. Grzegorz Taraszkiewicz W lipcu 2012 roku przywrócono sprawność techniczną leśniczówki w Borowie. Wykonano następujące prace: odświeżenie ścian w budynku remont instalacji elektrycznej i hydraulicznej w budynku remont przyłącza energetycznego do budynku remont przyłącza energetycznego do pompy wodnej remont pompy wodnej rewitalizacja ogrodzenia, bramy rewitalizacja terenu wokół leśniczówki doposażenie kuchni, łazienek, toalet instalacja systemu alarmowego Na ww. roboty pozyskano środki w postaci: darowizn od prywatnych osób i firm darowizny od Nadleśnictwa Gdynia środki otrzymane z polisy ubezpieczeniowej. 13

Od lipca 2012 roku leśniczówka jest miejscem biwaków, spotkań, wypoczynku. W okresie wiosna jesień w Borowie odbywają średnio 3 akcje/mc, natomiast w okresie zimowym średnio 1/mc. Dotacje pozyskiwane na działania programowe oraz pokrycie części kosztów eksploatacji wraz z wpłatami za użytkowanie od uczestników biwaków pokrywa ok. 70-75 % całkowitych, rocznych kosztów utrzymania Borowa. Okręg Pomorski ZHR posiada sprawny system przepływu informacji. Aleksandra Ferenc Zarząd Okręgu komunikuje się ze światem za pomocą: 1. korespondencji email komunikaty są rozsyłane przez pracowników biura lub incydentalnie przez członków Zarządu. 2. strony internetowej www.pomorze.zhr.pl informacje są umieszczane na bieżąco. Rozpoczęto działania zmierzające do odświeżenia strony i polepszenia jej funkcjonalności. 14

3. fanpage facebook #pomorzezhr blisko 600 osób, użytkowników fp, ilość osób czytająca informacje zawarte na fan page od 300 do 1000 osób w zależności od charakteru informacji. Oprócz standardowych form programowych tj. pielgrzymka do Swarzewa, bale instruktorskie spotkania opłatkowe czy kominki z okazji DMB w mijającej kadencji zrealizowano kilka nowych pomysłów i aktywności. 1. Plebiscyt Harcerz Pomorza we współpracy z Dziennikiem Bałtyckim oraz serwisem naszemiasto.pl. Wyłoniono zwycięzców w 3 kategoriach z rozbiciem na harcerki i harcerzy (harcerka/harcerz, instruktor/instruktorka, drużyna żeńska/drużyna męska). 15

2. Harcerski Wolontariat na Euro 2012 Tomasz Stęplowski Koordynowałem z ramienia Okręgu Pomorskiego ZHR działania harcerzy wolontariuszy z ZHR i ZHP w czasie Mistrzostw Europy w Piłce Nożnej działających na obszarze Trójmiasta i okolic. W działaniach tych wzięło udział ponad 200 harcerzy i harcerek z obu organizacji (w tym istotna większość z ZHR). W trakcie wolontariatu harcerzy mogli nie tylko poznać się wzajemnie i sprawdzić w roli wolontariuszy-współorganizatorów tak dużej i prestiżowej imprezy, ale zdobyć ważne i liczące się doświadczenie oraz kontakty, co może mieć niebagatelne znaczenie w ich przyszłym życiu zawodowym. Kierownictwo wolontariatu jak i urzędnicy miejscy byli bardzo zadowoleni z pracy naszych instruktorów i wychowanków. Niestety można uznać, że nasza rola w trakcie mistrzostw nie została możliwie dobrze wykorzystana w kontekście współpracy z miastem. Jest to szerszy problem, który wynika wprost z pół-profesjonalnego sposobu działania naszego Okręgu, co nie pozwala na budowanie stabilnych i efektywnych relacji chociażby z powodu ograniczonej dyspozycyjności członków Zarządu Okręgu i innych instruktorów dla których działania w organizacji pozarządowej, w przeciwieństwie do władz innych NGO, są jedynie dodatkowym (względem np. pracy) zajęciem. 16

3. Pomorskie Targi Aktywności Młodzieżowej Czas na Młodzież - 2 edycje, Amber Expo w Gdańsku. Filip Bisztyga 17

4. Kierunki, obszary aktywności w następnej kadencji. 4.1. Zamknięcie tematu lokalu Okręgu Pomorskiego: przeprowadzka i inwestycje w nowe pomieszczenia na ul. Jaśkowa Dolina 7 lub inwestycje w podniesienie standardów pomieszczeń przy Zator Przytockiego 4. Niezbędna osoba odpowiedzialna za ogół aktywności związanych z zarządzaniem lokalami Okręgu. 4.2. Dalsza profesjonalizacja zarządzania finansami jednostek organizacyjnych Okręgu. 4.3. Stabilizacja pozyskiwanych środków finansowych na pokrycie kosztów stałych lokali, funkcjonowania biura i wynagrodzenia pracowników. 4.4. Skokowe zwiększenie form programowych wokół leśniczówki w Borowie. Konserwacja więźby dachowej, zabudowa pieca/kominka opalanego drewnem. 4.5. Uporządkowanie kwestii odpowiedzialności związanej z przekazywaniem majątku i środków finansowych w związku z przekazaniem lub rozwiązaniem jednostki organizacyjnej Okręgu. 4.6. Integracja środowiska instruktorskiego Pomorza. 4.7. Dalsze usprawnianie komunikacji i przepływu dokumentacji z jednostkami Obwodu Warmińsko Mazurskiego. 4.8. Dalsze usprawnianie i optymalizowanie procedur formalnych, dostępność aktualnych formularzy, e-biuro Okręgu. 4.9. Rozwój współpracy z KPH, wykorzystanie potencjału. 4.10. Zbudowanie zespołu PR Okręgu, skokowe zwiększenie aktywności i komunikacji ze światem zewnętrznym (media, biura promocji, komunikacji miast, itp.) 4.11. Rozwój kompetencji organizatorów obozów, kwatermistrzów, kierowników projektów oraz osób pozyskujących środki finansowe. Dziękuję! Zebrał: hm. Artur Nowak Przewodniczący Zarządu Okręgu Pomorskiego ZHR 18