Warszawa dnia. FORMULARZ OFERTOWY Postępowanie prowadzone bez stosowania ustawy zgodnie z art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych ( Dz. U. z 2015 r. poz. 2164 z późn. zm.) na: przeprowadzenie audytu zewnętrznego Nazwa Oferenta:... Adres:... TEL./FAX:. REGON: NIP: Dla Zarządu Mienia Skarbu Państwa (Zamawiający) Ja (imię i nazwisko) w imieniu reprezentowanej przeze mnie firmy oświadczam, że FIRMA: 1. Oferuje: Cena netto łącznie: (słownie: ) Cena brutto łącznie : (słownie:...), za przedmiot Zamówienia: przeprowadzenie audytu zewnętrznego 2.Termin realizacji Zamówienia od daty podpisania umowy do 20.12.2017r. 3. Warunki płatności: w terminie 21 dni od dostarczenia prawidłowo wystawionej faktury do siedziby Zamawiającego. Podpis oferenta.
OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA przeprowadzenie audytu zewnętrznego 1. Przeprowadzenie analizy procesu windykacji opłat za użytkowanie wieczyste gruntu obejmujące: a. Ocena dotychczasowych i rekomendacja dalszych rozwiązań optymalizujących proces windykacyjny co do struktury organizacyjnej, regulaminów i procedur oraz podejmowanych faktycznych działań w ZMSP. b. Rekomendacje co do: - sposobu kontroli windykacji i skutecznego realizowania nadzoru na całym procesem i dokonywaniem odpisów aktualizacyjnych należności nieściągalnych w uzasadnionych przypadkach, - zasad współpracy pomiędzy poszczególnymi wydziałami uczestniczącymi w procesie ustalania wymiaru należności oraz windykacji należności ocena przepływu informacji pomiędzy Wydziałem ds. Obsługi Prawnej, Wydziałem ds. Naliczania Opłat, Wydziałem ds. Realizacji Dochodów oraz Prokuratorią Generalną Rzeczypospolitej Polskiej, - polityki szkoleń w zakresie windykacji należności, - bieżącego monitorowania procesu windykacji, - opracowania wskaźników efektywności procesu windykacji (po upływie kwartału, półrocza, roku), c. Analiza systemów IT wykorzystywanych przez ZMSP w procesie windykacji w zakresie ich należytości i efektywności (w szczególności co do zestawiania informacji z ewidencji dłużników z danymi na poszczególnych kontach analitycznych w celu określenia wielkości zadłużenia i innych okoliczności wpływających na wielkość zadłużenia); 2. Przeprowadzenie analizy procesu windykacji należności z tytułu najmu lub dzierżawy nieruchomości Skarbu Państwa zarządzanego przez ZSMP obejmujące: a. Weryfikację procesu windykacji przez należności z tytułu najmu lub dzierżawy nieruchomości Skarbu Państwa zarządzanego przez ZSMP, w tym: - analizę Statutu, Regulaminu Organizacyjnego ZSMP oraz struktury organizacyjnej (w zakresie ich należytości i efektywności), - analizę instrukcji wewnętrznych ZSMP w zakresie windykacji należności z tytułu najmu lub dzierżawy nieruchomości Skarbu Państwa zarządzanego przez ZSMP (w zakresie ich efektywności i należytości), - weryfikacja faktycznych działań windykacyjnych podejmowanych przez ZSMP na przykładzie wybranych przypadków (w zakresie ich należytości i efektywności), - weryfikacja formalno-prawnych działań windykacyjnych podejmowanych przez ZSMP na przykładzie wybranych przypadków (w zakresie ich należytości i efektywności), - analiza systemów IT wykorzystywanych przez ZSMP w windykacji(w zakresie ich należytości i efektywności). b. Przygotowanie pisemnego raportu zawierającego rekomendacje usprawnienia procesu windykacji przez ZSMP należności z tytułu najmu lub dzierżawy nieruchomości Skarbu Państwa zarządzanego przez ZSMP. 3. Przeprowadzenie analizy polityki rachunkowości ZSMP obejmującej weryfikację poprawności jej zapisów (w zakresie legalności) oraz rekomendacja jej zmian. 4. Audyt powinien być realizowany w oparciu o bardzo dobrą znajomość ustawy o finansach publicznych, ustawy o rachunkowości, ustawy o gospodarce nieruchomościami, prawa zamówień publicznych, międzynarodowych standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych, zasad funkcjonowania administracji publicznej. 5. Wykonawca zrealizuje przedmiot Umowy zgodnie z: a. warunkami wynikającymi z właściwych przepisów prawa;
b. warunkami określonymi w Umowie; c. zasadami rzetelnej wiedzy d. z najwyższą starannością zawodową. 6. Czynności określone w pkt 2 pkt 3 Umowy zostaną przeprowadzone przez biegłego rewidenta 7. Wykonawca w terminie 14 dni od podpisania Umowy złoży Zamawiającemu program audytu do wglądu. 8. Na podstawie przeprowadzonego audytu Wykonawca zobowiązany będzie do sporządzenia raportu z audytu (zwanego dalej raportem) wraz z rekomendacjami. W raporcie zostanie zawarta opinia z przeprowadzenia audytu. 9. Wykonawca złoży wstępną wersję raportu Zamawiającemu nie później niż 14 dni roboczych przed terminem zakończenia audytu określonego w 1 Umowy. Zamawiający zastrzega sobie prawo zgłoszenia Wykonawcy uwag i zastrzeżeń do treści raportu i opinii w terminie 5 dni roboczych od dnia otrzymania wstępnej wersji raportu, a Wykonawca przekaże Zamawiającemu poprawioną wersję raportu w terminie 5 dni roboczych od otrzymania zastrzeżeń i uwag. 10. Raport zostanie przekazany Zamawiającemu w jednym egzemplarzu sporządzonym w języku polskim z podsumowaniem zawierającym konkluzje audytu i rekomendacje, każdy w formie pisemnej z podpisem biegłego rewidenta i osób upoważnionych do składania oświadczeń woli ze strony Wykonawcy oraz w jednym egzemplarzu na nośniku CD lub DVD. 11. Z czynności przekazania raportu (wstępnej i poprawionej wersji) zostaną sporządzone w siedzibie Zamawiającego protokoły. Protokół powinien zawierać w szczególności: a) datę i miejsce jego sporządzenia b) oświadczenie Zamawiającego o braku albo istnieniu zastrzeżeń do raportu. 12. Wykonawca w trakcie trwania Umowy nie może powierzyć wykonania obowiązków będących przedmiotem Umowy osobom trzecim bez pisemnego powiadomienia i zgody Zamawiającego. 13. Wykonawca zobowiązuje się, że wszelkie materiały i dokumenty, w tym kopie, odpisy i wyciągi, w których posiadanie wejdzie w związku z wykonywaniem prac objętych Umową są i pozostaną własnością Zamawiającego. Wykonawca zwróci je Zamawiającemu nie później niż w momencie przekazania raportu. 14. Wykonawca zobowiązuje się do utrzymania w tajemnicy i nie ujawniania osobom trzecim wszelkich informacji ani dokumentów uzyskanych w trakcie realizacji Umowy. 15. Wykonawcy nie wolno wykorzystywać jakichkolwiek danych i informacji pozyskanych w toku realizacji Umowy w innych celach, niż określone we wzorze Umowy, jak również ich publikować. 16. Zobowiązań określonych w 3 pkt 10, 11, 12 wzoru Umowy nie narusza ujawnienie informacji: a. dostępnych publicznie; b. uzyskanych niezależnie z innych źródeł; c. co do których uzyskano pisemną zgodę na ich ujawnienie; d. których ujawnienie może być wymagane na podstawie odrębnych przepisów prawa.
WZÓR UMOWA Nr ZM.NZP../17 Zawarta w dniu. 2017 r. w Warszawie pomiędzy: Miastem Stołecznym Warszawa, 00-950 Warszawa, pl. Bankowy 3/5 zwanym dalej Zamawiającym, który reprezentuje: Pani Edyta Szostak- Dyrektor Zarządu Mienia Skarbu Państwa z siedzibą w Warszawie przy ul. Prosta 69, 00-838 Warszawa, działającym na podstawie pełnomocnictwa Prezydenta m. st. Warszawy z dnia 28.07.2017 r. r. znak: GP-OR.0052.3950.2017 NIP: 525-22-48-481 a.... zwaną dalej Wykonawcą. W związku z wyborem oferty Wykonawcy na podstawie art.4 ust.8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r.-prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015 r. poz. 2164 z póz. zm.) bez stosowania ustawy, została zawarta umowa następującej treści: Przedmiotem umowy jest prowadzenie audytu zewnętrznego w Zarządzie Mienia Skarbu Państwa w okresie do dnia 20.12.2017 r. 2 (Przedmiot umowy) Zamawiający powierza, a Wykonawca przyjmuje do osobistego przeprowadzenie audytu zewnętrznego w poniższym zakresie: 1. Przeprowadzenie analizy procesu windykacji opłat za użytkowanie wieczyste gruntu obejmujące: a. Ocena dotychczasowych i rekomendacja dalszych rozwiązań optymalizujących proces windykacyjny co do struktury organizacyjnej, regulaminów i procedur oraz podejmowanych faktycznych działań w ZMSP. b. Rekomendacje co do: - sposobu kontroli windykacji i skutecznego realizowania nadzoru na całym procesem i dokonywaniem odpisów aktualizacyjnych należności nieściągalnych w uzasadnionych przypadkach, - zasad współpracy pomiędzy poszczególnymi wydziałami uczestniczącymi w procesie ustalania wymiaru należności oraz windykacji należności ocena przepływu informacji pomiędzy Wydziałem ds. Obsługi Prawnej, Wydziałem ds. Naliczania Opłat, Wydziałem ds. Realizacji Dochodów oraz Prokuratorią Generalną Rzeczypospolitej Polskiej, - polityki szkoleń w zakresie windykacji należności, - bieżącego monitorowania procesu windykacji, - opracowania wskaźników efektywności procesu windykacji (po upływie kwartału, półrocza, roku), 1
c. Analiza systemów IT wykorzystywanych przez ZMSP w procesie windykacji w zakresie ich należytości i efektywności (w szczególności co do zestawiania informacji z ewidencji dłużników z danymi na poszczególnych kontach analitycznych w celu określenia wielkości zadłużenia i innych okoliczności wpływających na wielkość zadłużenia); 2. Przeprowadzenie analizy procesu windykacji należności z tytułu najmu lub dzierżawy nieruchomości Skarbu Państwa zarządzanego przez ZSMP obejmujące: a. Weryfikację procesu windykacji przez należności z tytułu najmu lub dzierżawy nieruchomości Skarbu Państwa zarządzanego przez ZSMP, w tym: - analizę Statutu, Regulaminu Organizacyjnego ZSMP oraz struktury organizacyjnej (w zakresie ich należytości i efektywności), - analizę instrukcji wewnętrznych ZSMP w zakresie windykacji należności z tytułu najmu lub dzierżawy nieruchomości Skarbu Państwa zarządzanego przez ZSMP (w zakresie ich efektywności i należytości), - weryfikacja faktycznych działań windykacyjnych podejmowanych przez ZSMP na przykładzie wybranych przypadków (w zakresie ich należytości i efektywności), - weryfikacja formalno-prawnych działań windykacyjnych podejmowanych przez ZSMP na przykładzie wybranych przypadków (w zakresie ich należytości i efektywności), - analiza systemów IT wykorzystywanych przez ZSMP w windykacji(w zakresie ich należytości i efektywności). b. Przygotowanie pisemnego raportu zawierającego rekomendacje usprawnienia procesu windykacji przez ZSMP należności z tytułu najmu lub dzierżawy nieruchomości Skarbu Państwa zarządzanego przez ZSMP. 3. Przeprowadzenie analizy polityki rachunkowości ZSMP obejmującej weryfikację poprawności jej zapisów (w zakresie legalności) oraz rekomendacja jej zmian. 3 (Obowiązki Wykonawcy) 1. Audyt powinien być realizowany w oparciu o bardzo dobrą znajomość ustawy o finansach publicznych, ustawy o rachunkowości, ustawy o gospodarce nieruchomościami, prawa zamówień publicznych, międzynarodowych standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych, zasad funkcjonowania administracji publicznej. 2. Wykonawca zrealizuje przedmiot Umowy zgodnie z: a. warunkami wynikającymi z właściwych przepisów prawa; b. warunkami określonymi w Umowie; c. zasadami rzetelnej wiedzy d. z najwyższą starannością zawodową. 3. Czynności określone w pkt 2 pkt 3 Umowy zostaną przeprowadzone przez biegłego rewidenta. 4. Wykonawca w terminie 14 dni od podpisania Umowy złoży Zamawiającemu program audytu do wglądu. 5. Na podstawie przeprowadzonego audytu Wykonawca zobowiązany będzie do sporządzenia raportu z audytu (zwanego dalej raportem) wraz z rekomendacjami. W raporcie zostanie zawarta opinia z przeprowadzenia audytu. 6. Wykonawca złoży wstępną wersję raportu Zamawiającemu nie później niż 14 dni roboczych przed terminem zakończenia audytu określonego w 1 Umowy. Zamawiający zastrzega sobie prawo zgłoszenia Wykonawcy uwag i zastrzeżeń do treści
raportu i opinii w terminie 5 dni roboczych od dnia otrzymania wstępnej wersji raportu, a Wykonawca przekaże Zamawiającemu poprawioną wersję raportu w terminie 5 dni roboczych od otrzymania zastrzeżeń i uwag. 7. Raport zostanie przekazany Zamawiającemu w jednym egzemplarzu sporządzonym w języku polskim z podsumowaniem zawierającym konkluzje audytu i rekomendacje, każdy w formie pisemnej z podpisem biegłego rewidenta i osób upoważnionych do składania oświadczeń woli ze strony Wykonawcy oraz w jednym egzemplarzu na nośniku CD lub DVD. 8. Z czynności przekazania raportu (wstępnej i poprawionej wersji) zostaną sporządzone w siedzibie Zamawiającego protokoły. Protokół powinien zawierać w szczególności: a) datę i miejsce jego sporządzenia b) oświadczenie Zamawiającego o braku albo istnieniu zastrzeżeń do raportu. 9. Wykonawca w trakcie trwania Umowy nie może powierzyć wykonania obowiązków będących przedmiotem Umowy osobom trzecim bez pisemnego powiadomienia i zgody Zamawiającego. 10.Wykonawca zobowiązuje się, że wszelkie materiały i dokumenty, w tym kopie, odpisy i wyciągi, w których posiadanie wejdzie w związku z wykonywaniem prac objętych Umową są i pozostaną własnością Zamawiającego. Wykonawca zwróci je Zamawiającemu nie później niż w momencie przekazania raportu. 11.Wykonawca zobowiązuje się do utrzymania w tajemnicy i nie ujawniania osobom trzecim wszelkich informacji ani dokumentów uzyskanych w trakcie realizacji Umowy. 12.Wykonawcy nie wolno wykorzystywać jakichkolwiek danych i informacji pozyskanych w toku realizacji Umowy w innych celach, niż określone w Umowie, jak również ich publikować. 13. Zobowiązań określonych w 3 pkt 10, 11, 12 Umowy nie narusza ujawnienie informacji: a. dostępnych publicznie; b. uzyskanych niezależnie z innych źródeł; c. co do których uzyskano pisemną zgodę na ich ujawnienie; d. których ujawnienie może być wymagane na podstawie odrębnych przepisów prawa. 4 (Obowiązki Zamawiającego) W celu prawidłowego i rzetelnego wykonania Umowy Zamawiający zobowiązuje się do udostępniania Wykonawcy w czasie trwania audytu informacji i dokumentów źródłowych dotyczących badanych procesów i polityk, potrzebnych do przeprowadzenia audytu. Dokumentacja zostanie udostępniona w siedzibie Zamawiającego. 5 (Wynagrodzenie) 1. Tytułem wynagrodzenia za przeprowadzenie audytu Wykonawca otrzyma łączne wynagrodzenie w wysokości.. zł netto (słownie.złotych), zł brutto (słownie....). 2. Rozliczenie nastąpi na podstawie faktury wystawianej wraz z doliczonym podatkiem VAT. 3. Podstawą wystawienia faktury będzie protokół odbioru raportu o którym mowa w 3 pkt 7 Umowy.
4. Faktura zostanie wystawiona na Miasto Stołeczne Warszawa, pl. Bankowy 3/5, 00-950 Warszawa, NIP 525-22-48-481 przy czym odbiorcą i płatnikiem faktur będzie Zarząd Mienia Skarbu Państwa-jednostka budżetowa m. st. Warszawy, ul. Prosta 69, 00-838 Warszawa. 5. Należności Wykonawcy z tytułu realizacji umowy płatne będą przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy w terminie 21 dni od dostarczenia prawidłowo wystawionej faktury do siedziby Zamawiającego. 6. Za datę zapłaty strony uznają datę złożenia przez Zamawiającego polecenia przelewu bankowego. 6 (Dostęp do informacji publicznej) 1. Wykonawca oświadcza, że znany jest mu fakt, iż treść niniejszej Umowy, a w szczególności dotyczące go dane identyfikacyjne, przedmiot Umowy i wysokość wynagrodzenia, stanowią informację publiczną w rozumieniu art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2001 r. nr 112 poz. 1198 z późn. zm.), która podlega udostępnieniu w trybie przedmiotowej ustawy. 2. Wykonawca oświadcza, iż realizuje obowiązki administratora danych osobowych określone w ustawie o ochronie danych osobowych, zwanej dalej Ustawą. 3. Wykonawca zapewnia przestrzeganie zasad przetwarzania i ochrony danych osobowych zgodnie z przepisami Ustawy. 4. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za ewentualne skutki działania niezgodnego z przepisami, o których mowa w 6 pkt. 2 Umowy. 5. Wykonawca zapewnia, że przetwarzane dane osobowe będą wykorzystane wyłącznie w celu realizacji Umowy. 6. Zamawiający zobowiązuje Wykonawcę do natychmiastowego powiadomienia o stwierdzeniu próby lub faktu naruszenia poufności danych osobowych przetwarzanych w wyniku realizacji Umowy. 7. Wykonawca zobowiązuje się umożliwić administratorowi przeprowadzenie kontroli procesu przetwarzania i ochrony danych. 8. Zamawiający zastrzega sobie możliwość rozwiązania Umowy w przypadku stwierdzenia łamania przez Wykonawcę warunków bezpieczeństwa i ochrony danych osobowych przetwarzanych w wyniku realizacji Umowy. 7 (Kary umowne) Strony zastrzegają sobie prawo dochodzenia kar umownych za nie wykonanie lub nienależyte wykonanie przedmiotu Umowy: 1. Wykonawca zobowiązuje się zapłacić Zamawiającemu kary umowne: a. za nieprzedłożenie wstępnej wersji raportu w terminie określonym w 3 pkt 6 Umowy w wysokości 1 % wynagrodzenia umownego brutto wskazanego w 5 pkt 1 Umowy za każdy rozpoczęty dzień zwłoki b. za nieprzedłożenie poprawionej wersji raportu w terminie określonym w 3 pkt 6 Umowy w wysokości 1 % wynagrodzenia umownego brutto wskazanego w 5 pkt 1 Umowy za każdy rozpoczęty dzień zwłoki c. za odstąpienie przez Zamawiającego od Umowy z przyczyn leżących wyłącznie po stronie Wykonawcy w wysokości 20% wartości wynagrodzenia brutto określonego 5 pkt 1 Umowy.
2. Zamawiający zastrzega sobie prawo dochodzenia odszkodowania uzupełniającego, jeżeli kara umowna nie pokrywa poniesionej szkody. 8 (Postanowienia końcowe) 1. Do spraw nie uregulowanych w Umowie mają zastosowanie przepisy kodeksu cywilnego. 2. W sprawach spornych, wynikłych na tle realizacji niniejszej Umowy, a nie rozwiązanych na drodze polubownej, rozstrzygać będą sądy powszechne właściwe miejscowo ze względu na siedzibę Zamawiającego. 3. Wszelkie zmiany Umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. 4. Umowę sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach - w tym jeden dla Wykonawcy i dwa dla Zamawiającego. Zamawiający Wykonawca