Numer referencyjny postępowania: 11/2017 ZAPYTANIE OFERTOWE DLA ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO PROWADZONEGO W TRYBIE POZAUSTAWOWYM O WARTOŚCI PONIŻEJ 30.000 EURO, POD NAZWĄ WYKONANIE ANALIZY ZAPOTRZEBOWANIA NA OZE DLA SPÓŁKI OLSZYNA PS ENERGETYKA ODNAWIALNA SP. Z O.O. DATA 13.01.2017 Informacje zawarte w tym dokumencie są poufne, stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa i mogą być wykorzystane jedynie do przygotowania odpowiedzi na niniejsze zapytanie ofertowe przez wskazanego dostawcę. Adresat zapytania nie ma prawa ich ujawniania osobom trzecim.
1. Opis projektu Spółka Olszyna PS Energetyka Odnawialna (dalej zwana Spółką) jest partnerską spółką celową z udziałem Gminy Olszyna i firmy Polski Solar Holding Sp. z o.o. Najważniejszym zadaniem spółki jest wytwarzanie i dystrybucja energii ze źródeł odnawialnych w celu zaspokojenia zapotrzebowania Gminy Olszyna na zieloną energię. Spółka ma zamiar realizować na terenie gminy Olszyna projekt mający na celu montaż mikroinstalacji służących wytwarzaniu energii z OZE dla prosumentów. Spółka będzie się starać o pozyskanie dofinansowania na nowe instalacje dla osób fizycznych i podmiotów publicznych. Projekt ma na celu dofinansowanie urządzeń służących do wytwarzania energii i wyprowadzania mocy, w których energia elektryczna lub ciepło są wytwarzane z odnawialnych źródeł energii. Zgodnie z pkt. 13 art. 2 ustawy OZE, instalacja odnawialnego źródła energii (w tym mikroinstlacja) oznacza - instalację stanowiącą wyodrębniony zespół: a) urządzeń służących do wytwarzania energii i wyprowadzania mocy, w których energia elektryczna lub ciepło są wytwarzane z odnawialnych źródeł energii, lub b) obiektów budowlanych i urządzeń stanowiących całość techniczno-użytkową służący do wytwarzania biogazu rolniczego a także połączony z tym zespołem magazyn energii, w tym magazyn biogazu rolniczego. 2. Dane do analizy Spółka dostarczy wybranemu wykonawcy ankiety zebrane na terenie gminy wskazujące zainteresowanie instalacjami fotowoltaicznymi (wzór ankiety stanowi załącznik nr 1). Ankiety będą dostępne na stronie internetowej gminy i w Urzędzie Gminy przez około 30 dni od momentu upublicznienia. Każda osoba zainteresowana tematem mikroinstalacji będzie miała możliwość wypełnienia powyższej ankiety i złożenia jej w Urzędzie. Spółka szacuje, że zainteresowanie w gminie będzie na poziomie ok 160 ankiet. 3. Zakres zapytania ofertowego Spółka zamierza powierzyć wybranemu Wykonawcy na tym etapie przygotowania poniższe zadanie: Przygotowanie materiału bazowego do analizy, wizję lokalną, analizę zapotrzebowania na OZE i przedstawienie rekomendacji w zakresie opisanym poniżej: 3.1. Przygotowanie materiału bazowego - wprowadzenie wszystkich ankiet do pliku zbiorczego Excel (wzór stanowi załącznik nr 2); - analiza, czy wszystkie ze zgłoszonych działek są w obrębie badanej gminy; - kontakt telefoniczny z każdym zainteresowanym w celu poinformowania go o wizji lokalnej; 3.2. Wizja lokalna mająca na celu - ustalenie czy na zgłoszonym obiekcie zmieści się ilość paneli odpowiadająca zadeklarowanemu przez mieszkańca rocznemu zużyciu prądu; - ustalenie czy wskazany przez mieszkańca obiekt nie jest całkowicie zacieniony. - wizja lokalna musi zostać przeprowadzona dla przynajmniej 70% zgłoszonych obiektów. 3.3. Opracowanie dokumentacji zawierającej analizę zapotrzebowania na OZE
- przygotowanie pliku w formacie dwg, który będzie zawierał zdjęcia satelitarne wszystkich zgłoszonych obiektów w rozdzielczości umożliwiającej koncepcyjne rozmieszczenie paneli fotowoltaicznych na dachu; - koncepcyjne rozmieszczenie paneli na obiektach w wyżej wymienionym pliku, w celu potwierdzenia wykonanej analizy i uwiarygodnienia rekomendacji dotyczącej całkowitej ilości paneli, która powinna być podstawą wniosku o dofinansowanie; - sprawdzenie, czy zgłoszony przez zainteresowanego obiekt jest w stanie pomieścić instalacje o 15% większą niż deklarowane zużycie; - dokumentacja musi zawierać komentarz związany z ewentualnym całkowitym zacienieniem dachu co będzie podstawa do zmniejszenia wniosku o dofinansowanie o wszystkie dachy które będą całkowicie zacienione. 3.4. Rekomendacja Dokument przedstawiony przez wybranego wykonawcę musi zawierać również rekomendacje dla Spółki dotyczącą: - średniej wielkości instalacji, która powinna być wskazana w zbiorczym wniosku o dofinansowanie (biorąc pod uwagę aktualne zużycie i prognozowane zużycie prądu deklarowane przez zainteresowanego). 4. Termin wykonania Wykonawca wykona zamówienie w zakresie opisanym w punkcie 3 na 10 dni od daty podpisania umowy. 5. Warunki udziału w postępowaniu O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki: Posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem osobowym zdolnym do wykonywania zamówienia; Posiadają doświadczenie w przygotowywaniu podobnych analiz udokumentowane referencjami. 6. Kryteria oceny ofert Podstawowym kryterium oceny ofert będzie cena. Kryterium 100% cena. Zamawiający dokona oceny otrzymanych ofert w oparciu o zaoferowaną przez Wykonawców cenę. W przypadku dwóch lub więcej ofert z tą są ceną Zamawiający zastrzega sobie prawo dodatkowych negocjacji cenowych z Wykonawcami oraz wyboru oferty w oparciu o kryterium doświadczenia. 7. Wybór oferty i zawarcie umowy Zawarcie Umowy nastąpi w terminie 7 dni po wyborze oferty najkorzystniejszej. Wzór umowy stanowi załącznik nr 3 do niniejszego Zapytania. Zamawiający ma prawo w każdym czasie bez podania przyczyny: unieważnić postępowanie; zrezygnować z zawarcia Umowy,
i z tego tytułu Wykonawcy nie będzie przysługiwało żadne odszkodowanie. Zamawiający zawrze Umowę z Wykonawcą po jej zaakceptowaniu przez organy statutowe Zamawiającego. Zamawiający nie zwraca kosztów przygotowania i złożenia oferty. Zamawiający zastrzega sobie prawo do nie wybrania żadnej złożonej oferty, powtórzenia zapytania lub odstąpienia od realizacji Zamówienia. 8. Złożenie oferty Termin składania ofert: Ofertę należy dostarczyć Zamawiającemu w terminie do dnia 20.01.2017r, do godz. 12:00 w jednej z niżej wymienionych form: - forma pisemna należy złożyć (osobiście lub drogą poczty tradycyjnej) w siedzibie Zamawiającego - forma elektroniczna - należy dostarczyć drogą poczty elektronicznej czytelne skany wypełnionych i podpisanych dokumentów na adres e-mail: zapytania.polskisolar@gmail.com Za datę złożenia oferty uznaje się datę wpływu oferty do siedziby lub skrzynkę e-mail Zamawiającego. Oferta złożona po terminie nie będzie podlegała rozpatrzeniu. Oferta powinna zawierać, co najmniej poprawnie wypełniony formularz ofertowy, stanowiący załącznik nr 4 do niniejszego zapytania ofertowego. Oferta może zawierać dodatkowe załączniki, które zdaniem oferenta będą pomocne przy ocenie wiarygodności oferenta. Oferta powinna być opatrzona pieczątką firmową oraz powinna być podpisana przez uprawnioną osobę po stronie oferenta. Oferent może wprowadzić zmiany w złożonej ofercie lub ją wycofać, pod warunkiem, że uczyni to przed upływem terminu składania ofert. Ocena zgodności ofert z wymaganiami Zamawiającego przeprowadzona zostanie tylko i wyłącznie na podstawie informacji, jakie Oferent zawarł w swej ofercie. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych, ani ofert wariantowych. Każdy oferent może złożyć tylko jedną ofertę. Oferent ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. Podana w ofercie cena ofertowa powinna uwzględniać wszystkie wymagania Zamawiającego określone w opisie przedmiotu zamówienia oraz zawierać wszelkie koszty, jakie poniesie Oferent z tytułu należytej oraz zgodnej z obowiązującymi przepisami realizacji przedmiotu zamówienia. Wszystkie ceny powinny być podane w PLN netto oraz zawierać oznaczenie stawki VAT lub wartość podatku VAT Dopuszcza się składanie ofert w walucie obcej. Oferta w walucie obcej będzie przeliczona na złote polskie wg kursu na dzień złożenia oferty w celu porównania ofert, natomiast płatność będzie realizowana wg kursu z dnia wystawienia faktury VAT. Termin związania ofertą nie może być krótszy niż 30 dni (wskazany termin może zostać wydłużony po wyrażeniu pisemnej zgody przez Wykonawcę) Oferta musi zawierać cenę netto, brutto i podatek Oferta musi zawierać akceptację terminu realizacji zadania i wzoru umowy; 9. Pytania i odpowiedzi Zamawiający udzieli odpowiedzi na pytania w zakresie niniejszego zapytania ofertowego. Pytania mogą być kierowane na adres mailowy zapytania.polskisolar@gmail.com do dnia 17.01.2017 do godziny 12:00. Zamawiający odpowie na pytania w terminie 2 dni roboczych.
Załącznik 1 Wzór ankiety Załącznik 2 Plik zbiorczy Excel Załącznik 3 Wzór umowy Załącznik 4 Formularz ofertowy William Buba Ryszard Czosnyka (-) (-) Prezes Zarządu Wiceprezes Zarządu