UMOWA O DOFINANSOWANIE UNIJNE Sprawdź, co musisz wiedzieć, zanim ją podpiszesz
Umowa o dofinansowanie unijne Sprawdź, co musisz o niej wiedzieć, zanim ją podpiszesz 1
2
SPIS TREŚCI Wstęp... 4 1. Umowa o dofinansowanie nakłada wiele obowiązków, którym musisz sprostać (Agnieszka Szuszakiewicz-Idziaszek)... 6 2. Umowę podpiszesz, tylko gdy masz umocowanie do reprezentacji danej jednostki (Marek Dominik Peda)... 12 3. Jako kierownik projektu unijnego m.in. nadzorujesz realizację umowy (Anna Nejfeld)... 15 4. Chcesz zmienić personel projektu w trakcie jego realizacji, upewnij się, że umowa Ci na to pozwala (Marek Dominik Peda)... 19 5. Z dokumentacją projektu postępuj zgodnie z wytycznymi, a unikniesz nieprzyjemności (Weronika Burman)... 22 6. Kontrolerzy muszą sprawdzić, czy projekt realizujesz zgodnie z umową (Małgorzata Nejfeld)... 26 7. Poznaj zadania systemu SL2014, a ułatwisz sobie realizację umowy (Paulina Sawicka)... 29 8. Pamiętaj o wskaźnikach rezultatu bez nich dotacja jest nieważna (Magdalena Pokrzycka-Walczak)... 34 9. Naruszysz trwałość projektu, zwracasz dotację (Agnieszka Szuszakiewicz-Idziaszek)... 42 10. Reguła proporcjonalności kiedy nie możesz o niej zapomnieć (Małgorzata Aleksander)... 46 11. Aby bez problemu realizować umowę przez konsorcjum, zaangażuj w nią partnerów (Magdalena Pokrzycka-Walczak)... 52 12. Informuj i promuj to tak samo ważne jak rozliczenie (Magdalena Pokrzycka-Walczak)... 57 3
WSTĘP Jeśli chcesz zobaczyć, jak będzie wyglądać podstawowy zakres umowy o dofinansowanie, uważnie zapoznaj się w warunkami udziału w postępowaniu o udzielenie dotacji. Już na etapie przygotowania wniosku o dofinansowanie można poznać wzór umowy o dofinansowanie. To ważne i praktyczne rozwiązanie. Zanim ostatecznie jako wnioskodawca złożysz wniosek wraz z dokumentacją, możesz zapoznać się z prawami i obowiązkami, które będą Cię dotyczyć podczas realizacji i po zakończeniu projektu. Każda instytucja zarządzająca danym programem operacyjnym opracowuje wzory umów i udostępnia je beneficjentom. Wzory te określają zakres minimum podpisywanej umowy o dofinansowanie. Wzór taki stanowi zwykle załącznik do ogólnych zasad finansowania danego programu operacyjnego i jest dostępny w chwili rozpoczęcia konkretnego naboru wniosków o dofinansowanie projektów. Jednak umowy mogą różnić się między sobą w zależności od konkursu i jego grupy docelowej. Instytucje pośredniczące mogą dostosowywać wzory umów do danego programu operacyjnego oraz realizowanego priorytetu. Wówczas uwzględniają w odpowiednim wzorze umowy warunki danego konkursu oraz cechy charakterystyczne beneficjenta i specyfikę jego działalności. Zmiany w zapisach umów nie mogą w żadnym przypadku zawierać postanowień sprzecznych z postanowieniami zawartymi we wzorze o minimalnym zakresie umowy. To z jednej strony ochrona projektodawców i donatorów. Z drugiej strony możliwość poznania warunków realizacji umowy przed złożenie wniosku, a to może przyczynić się do bardziej świadomego udziału wnioskodawców w wyścigu po granty. 4
Dlatego pamiętaj o tym, że minimalny wzór umowy o dofinansowanie zwykle zawiera: numer wniosku o dofinansowanie projektu i termin realizacji projektu, szczegółowy opis przedsięwzięcia, harmonogram płatności, wysokość przyznanych środków i tryb ich przekazywania, zobowiązanie do poddania się kontroli i tryb kontroli realizacji projektu lub zadania, termin i sposób rozliczenia projektu oraz ewentualnych zaliczek, formy zabezpieczeń należytego wykonania zobowiązań wynikających z umowy, możliwość i tryb dokonywania zmian w projekcie, warunki rozwiązania umowy ze względu na nieprawidłowości występujące w trakcie realizacji projektu, warunki i terminy zwrotu środków nieprawidłowo wykorzystanych lub pobranych w nadmiernej wysokości lub w sposób nienależny, inne postanowienia wynikające z przepisów wspólnotowych lub krajowych bądź wytycznych przyjętych przez instytucje: zarządzającą lub pośredniczącą, lub wdrażającą (instytucja pośredniczącą II stopnia). Załączniki do umowy stanowią integralną część umowy o dofinansowanie i również opierają się na opracowanych wzorach. Jednak i wśród załączników mogą pojawić się różne wymagania. Należy sprawdzać dokładnie, jakiego typu załączniki są wymagane i czy w formie oryginałów, czy tylko kopii. Dlatego gdy interesujesz się konkretnym konkursem, sprawdź zarówno warunki udziału w nim, jak i zapoznaj się z towarzyszącymi ogłoszeniu o naborze dodatkowymi dokumentami. Zweryfikuj, czy wzór umowy o dofinansowanie zawiera niezbędne minimum. Jeśli jakiś zapis wzbudzi Twoją wątpliwość, dopytuj instytucję organizującą konkurs, jak go rozumieć. Upewnij się przed złożeniem wniosku, że będziesz w stanie sprostać wymaganiom umowy o dofinansowanie. W ten sposób możesz zapobiec wielu problemom. 5
W publikacji, którą oddajemy w Twoje ręce, znajdziesz dobre praktyki menedżerów projektów unijnych. Zawierają one użyteczne wskazówki, na co zwracać uwagę w umowie o dofinansowanie, aby projekt zrealizować bez problemów, a z sukcesem. Podpowiadają Ci, jak wywiązać się z obowiązków, a jak korzystać z przysługujących Ci praw na poszczególnych etapach procesu naboru i realizacji projektu. Prezentują typowe błędy i wyjaśniają, jak ich uniknąć. Przedstawiają skuteczne metody sprawnej i efektywnej realizacji projektu unijnego. Na przykładach wyjaśniają zawiłości związane z regułami, które rządzą funduszami europejskimi i wskazują, jak je zrealizować w projekcie, aby postępować zgodnie z zapisami w umowie. Życzymy przyjemnej lektury! Redakcja 6
... 1. UMOWA O DOFINANSOWANIE NAKŁADA WIELE OBOWIĄZKÓW, KTÓRYM MUSISZ SPROSTAĆ (AGNIESZKA SZUSZAKIEWICZ-IDZIASZEK) 1. Umowa o dofinansowanie nakłada wiele obowiązków... Jeśli zależy Ci na sprawnej realizacji projektu: Krok 1. Dokładnie zapoznaj się z zapisami umowy. Krok 2. Zapoznaj się z katalogiem kosztów kwalifikowanych. Krok 3. Przygotuj się do kontroli projektu. Krok 4. Zadbaj o trwałość projektu. Krok 5. Pamiętaj o sprawozdaniu z postępów w realizacji projektu. Krok 6. Poinformuj opinię publiczną o korzystaniu ze wsparcia unijnego. Ubiegając się o fundusze unijne, musisz zapoznać się z wieloma procedurami oraz obowiązkami. To z pewnością przyczyni się również do właściwego prowadzenia projektu. Nie lekceważ podstawy dofinansowania projektu. Jest nią umowa o dofinansowanie lub decyzja o dofinansowaniu. To z nich wynikają Twoje obowiązki. Umowa o dofinansowanie nakłada wiele obowiązków, którym będziesz musiał sprostać. Zapoznając się szczegółowo ze swoimi zobowiązaniami, ale także i uprawnieniami, zwiększysz prawdopodobieństwo osiągnięcia sukcesu. Sprawdź, czego dotyczy umowa Przed złożeniem wniosku o dofinansowanie zapoznaj się ze wzorem umowy, który stanowi załącznik do dokumentacji konkursowej. 7