KLUCZOWE ZASADY REALIZACJI PROJEKTU UNIJNEGO. Kompendium dla beneficjentów

Transkrypt

1 KLUCZOWE ZASADY REALIZACJI PROJEKTU UNIJNEGO Kompendium dla beneficjentów

2 POZYSKAJ DOTACJĘ NA ROZWÓJ SWOJEJ FIRMY! ISSN Nr 41, maj 2017 ISSN Nr 42, czerwiec 2017 ISSN Nr 42, czerwiec 2017 SKUTECZNIE POZYSKUJ, SPRAWNIE ZARZĄDZAJ, BEZBŁĘDNIE ROZLICZAJ w numerze Masz 12 miesięcy, aby przygotować się do RODO Masz 12 miesięcy, SKUTECZNIE POZYSKUJ, SPRAWNIE ZARZĄDZAJ, aby przygotować BEZBŁĘDNIE się ROZLICZAJ SKUTECZNIE POZYSKUJ, SPRAWNIE ZARZĄDZAJ, BEZBŁĘDNIE ROZLICZAJ do RODO 1 Stosunkowo niedługi okres dzieli nas od rozpoczęcia obowiązywania ogólnego rozporządzenia o ochronie w numerze danych (dalej: w numerze e RODO). Dokładnie 25 maja Nie obawiaj Na założenie się postępowań działalności 2018 r. każdy z podmiotów, który w jakikolwiek sposób przetwarza Nie dane, obawiaj się postępowań Nie obawiaj się odwoławczych gospodarczej i sądowych otrzymasz np. w projekcie unijnym, będzie musiał zastosować się do nowych przepisów. Nie obawiaj się odwoławczych i sądowych postępowań pożyczkę 2 postępowań odwoławczych PYTANIE Dotyczy to zarówno administratorów danych, podmiotów, którym PYTANIE powierzono przetwarzanie danych, jak i sądowych i instytucji samorządowych. 1 Zmienione odwoławczych i sądowych 1 Mój wniosek o dofi nansowanie Kryterium został efektywności oceniony negatywnie; czy poza prawo dotyczyć też będzie takiego organu jak Generalny Inspektor Mój wniosek Ochrony Danych Osobowych. Przygotowania Możesz pozyskać do wdrożenia RODO instytucjami w Polsce są wskazanymi w programie operacyjnym istnieje możliwość o dofi nansowanie został oceniony negatywnie; czy poza Możesz pozyskać instytucjami wskazanymi zatrudnieniowej w programie operacyjnym pomyśl istnieje możliwość środki na modernizację odwołania się jeszcze do o nim, innych zanim podmiotów, wypełnisz np. sądów? odwołania się jeszcze do innych podmiotów, np. sądów? jeszcze w fazie planowania. Nie środki przedstawiono na modernizację dotąd najważniejszych aktów prawnych dostosowujących polskie przepisy prawne do RODO. ODPOWIEDŹ Mimo Tablica pamiątkowa tego, powoławszy się jedynie na Tablica tekst RODO pamiątkowa oraz opracowania anglo i pol- lokalu 2 wniosek 4 lokalu 2 ODPOWIEDŹ D wyeksponuj ją, Procedura odwoławcza Dotacje przewiduje unijne możliwość złożenia skargi do sądu skojęzyczne, pokazujemy kierunek wyeksponuj zmian. Poznaj ją, nowe wymagania Procedura unijne, odwoławcza przewiduje możliwość złożenia skargi do sądu aby spełnić wymagania administracyjnego we to wszystkich sposób konkursach na zmianę w ramach programów które będą musiały respektować aby wszystkie spełnić wymagania podmioty działające administracyjnego na terenie we wszystkich konkursach w ramach programów promocji projektu 4 operacyjnych z perspektywy dla wielu osób Skargę można złożyć 7 do sądu promocji projektu 4 operacyjnych z perspektywy Skargę można złożyć do sądu państw członkowskich. Ciąg dalszy na str. 8 dopiero po otrzymaniu negatywnej decyzji na złożony protest od cji zarządzającej/pośredniczącej w ramach etapu przedsądowego. Młody rolnik musi być cji zarządzającej/pośredniczącej w ramach etapu przedsądowego. instytu- dopiero po otrzymaniu negatywnej decyzji na złożony protest od instytu- Młody rolnik musi być ubezpieczony minimum rok, Uważaj na opisywanie ubezpieczony minimum rok, Ciąg dalszy na str. 6 Ciąg dalszy na str. 6 aby otrzymać dotację 5 kryteriów, aby nie naruszyć Sprawdź, kiedy aby otrzymać musisz dotację skorzystać 5 Podaj właściwe PKD, prawa 10 Podaj właściwe PKD, aby móc ubiegać się Sześć ważnych zmian z pomocy rzeczoznawcy aby móc ubiegać się Sześć ważnych zmian o dotację 10 w wytycznych, Egzekucja które dotacji musisz unijnej o dotację 10 poznać w wytycznych, które musisz poznać Kaucja od uczestnika możliwa, ale w wyjątkowej PYTANIE Kaucja od uczestnika szkolenia sprawdź, Wprowadzone usprawnienia w zakresie wytycznych horyzontalnych Wprowadzone usprawnienia w zakresie wytycznych horyzontalnych sytuacji 13 szkolenia sprawdź, dotyczących oceny i wyboru projektów w perspektywie fi nansowej perspektywie fi nansowej kiedy możesz Czy do wyceny wystarczy uchwała dotyczących oceny i wyboru projektów w kiedy rady możesz miejskiej czy obowiązkowy jest operat już obowiązują od marca 2017 roku. Ograniczenie ku przedkładania niektórych Wkład dokumentów, własny wylicz łatwiejsza ocena wniosków, ku przedkładania niektórych dokumentów, łatwiejsza ocena wniosków, obowiąz już obowiązują od marca 2017 roku. Ograniczenie obowiąz- jej wymagać 11 szacunkowy? Pytanie ma związek jej z wymagać zaangażowaniem wkładu 11 niepieniężnego. Upewnij się, czy koszt ochrona dóbr intelektualnych zgodnie wnioskodawcy z regułami to tylko wybrane nowości. Upewnij się, czy koszt ochrona dóbr intelektualnych wnioskodawcy to tylko wybrane nowości. jest kwalifi kowany, ODPOWIEDŹ zanim go rozliczysz 12 Z dotychczasowych artykułów rozliczania publikowanych go w magazynie 14 jest kwalifi kowany, Fundusze zanim go rozliczysz 12 Z dotychczasowych artykułów publikowanych w magazynie Fundusze unijne w pytaniach i odpowiedziach wiesz już, że kluczowym tem określającym sposób wdrażania polityki spójności Unii Europejskiej tem określającym sposób wdrażania polityki spójności Unii Europejskiej dokumen- Zasady wnoszenia wkładu niepieniężnego są uregulowane w wytycznych unijne w pytaniach i odpowiedziach wiesz już, że kluczowym dokumen- dodatkowo na lata jest dodatkowo dotyczących kwalifikowalności wydatków w ramach konkretnego projektu. ustawa z 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finanso- Nie zawierają one jednak wymogu posiadania wyceny potwierdzonej mów w przez zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finanso- dodatkowo d owo na lata jest ustawa z 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji prograwej (Dz.U. z 2014 r. poz. 1146), czyli tzw. ustawa wdrożeniowa. niezależnego rzeczoznawcę, gdyż podnosiłoby to koszty pozyskania wej dotacji. (Dz.U. z 2014 r. poz. 1146), czyli tzw. ustawa wdrożeniowa. Sześć ważnych zmian Zgodnie z jej zapisami Sprawdź, państwa członkowskie, kiedy musisz aby zapewnić zgodność Sześć ważnych zmian Zgodnie z jej zapisami państwa członkowskie, aby zapewnić zgodność w wytycznych, które sposobu realizacji różnych skorzystać programów z pomocy operacyjnych z prawem Unii WYJAŚNIENIE pejskiej, w zakresie wdrażania funduszy strukturalnych i Funduszu Spój- musisz poznać 1 pejskiej, w zakresie wdrażania funduszy strukturalnych i Funduszu Spój- Euro- Na przykład w wytycznych, wytyczne które w zakresie kwalifikowalności sposobu realizacji różnych programów operacyjnych z prawem Unii Euro- musisz poznać 1 ności, zobligowały się do rzeczoznawcy opracowania wielu wytycznych horyzontalnych. 1 wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Eu- ności, zobligowały się do opracowania wielu wytycznych horyzontalnych. Masz innowacyjny Zgodnie z założeniami ustawy opracowanie i wdrożenie tych dokumentów ropejskiego Funduszu Społecznego Masz oraz innowacyjny Funduszu Spójności na Zgodnie lata 2014 z założeniami ustawy opracowanie i wdrożenie tych dokumentów pomysł na ochronę pozwoli zapewnić jednolitość sposobu realizacji programów operacyjnych 2020 wskazują w podrozdziale pomysł 6.10 pkt na 1, ochronę że wkład niepieniężny pozwoli to stanowiący część lub całość wkładu własnego środowiska wydatek zrealizuj kwalifikowalny, go i prawidłowość wniesiony realizacji zadań i obowiązków z niej wynikających. zapewnić jednolitość sposobu realizacji programów operacyjnych środowiska zrealizuj go Wykres Gantta i prawidłowość realizacji zadań i obowiązków z niej wynikających. z programu LIFE 14 użyteczne narzędzie Ciąg dalszy na str. rzecz 8 projektu, nieprzekazany z programu beneficjentowi LIFE w formie 14dofinansowania. Ciąg dalszy na str. 8 planowania projektu 15 Ciąg dalszy na str. 12 TYLKO DLA CZYTELNIKÓW TYLKO DLA CZYTELNIKÓW e-informator, zadaj pytanie, archiwum, e-letter e-informator, zadaj pytanie, archiwum, e-letter Zadaj pytanie na: funduszeunijne@wip.pl TYLKO DLA CZYTELNIKÓW Zadaj pytanie na: funduszeunijne@wip.pl więcej na str. 13 więcej na str. 13 e-informator, zadaj pytanie, archiwum, e-letter Zadaj pytanie na: funduszeunijne@wip.pl więcej na str. 12 Wszystko o funduszach unijnych! ZAMÓWIENIA NA PRENUMERATĘ PRZYJMUJE CENTRUM OBSŁUGI KLIENTA: telefon: faks: cok@wip.pl funduszeunijne.wip.pl

3 Wprowadzenie Praca zbiorowa pod redakcją Iwony Jeleń KLUCZOWE ZASADY REALIZACJI PROJEKTU UNIJNEGO Kompendium dla beneficjentów Warszawa

4 Kluczowe zasady realizacji projektu unijnego. Kompendium dla beneficjentów 2

5 Wprowadzenie SPIS TREŚCI Wprowadzenie (Marek Dominik Peda)... 7 Rozdział 1. Przygotowanie wniosku o dofinansowanie 1.1. Wniosek o dofinansowanie przygotuj w sposób czytelny i zgodny z założeniami konkursu (Małgorzata Podgórska) Możesz uzyskać pomoc w interpretacji regulacji, gdy ubiegasz się o dotację (Paulina Sawicka) Chcesz dopasować pomysł do działania poznaj sposoby, jak zrobić to najszybciej (Joanna Toczyńska) Przygotowujesz wniosek o dofinansowanie, skompletuj różne dokumenty (Agnieszka Pogorzelska) Jeśli potrzebujesz złożyć OOŚ, sprawdź, jak zrobić to poprawnie (Marek Dominik Peda) Stwórz dobry biznesplan to podstawa wysoko ocenionej aplikacji (Magdalena Pokrzycka-Walczak) Studium wykonalności w każdym jego elemencie uzasadnij konieczność dofinansowania (Magdalena Pokrzycka-Walczak) Ocena potencjału finansowego wykaże, czy udźwigniesz finansowo projekt (Marek Dominik Peda) Nie zapominaj o fiszce projektowej, jest potrzebna w wielu programach unijnych (Magdalena Pokrzycka-Walczak) Sprawdź, co w projekcie oznacza standard minimum (Małgorzata Aleksander) Przygotowujesz projekt, nie zapomnij o potrzebach niepełnosprawnych (Małgorzata Aleksander) Zadbaj o pozytywny wpływ projektu na środowisko (Agnieszka Szuszakiewicz-Idziaszek) Chcesz zlecić sporządzenie wniosku firmie zewnętrznej, uważaj na umowę (Paulina Sawicka) Starasz się o dotacje unijne, opłaca się uzyskać numer PIC (Marek Dominik Peda)

6 Kluczowe zasady realizacji projektu unijnego. Kompendium dla beneficjentów Najpierw dogadaj się z partnerem, a potem złóżcie wspólnie wniosek (Agnieszka Szuszakiewicz-Idziaszek) Podpis we wniosku sprawdź, czy postawiłeś go prawidłowo (Jan Kordasiewicz) Nie czekaj do ostatniego dnia na wysłanie wniosku (Marek Dominik Peda) Nie zgadzasz się z oceną wniosku odwołuj się (Weronika Burman) Rozdział 2. Realizowanie projektu 2.1. Obowiązki projektodawcy, które musisz wykonać (Agnieszka Szuszakiewicz-Idziaszek) Poznaj znaczenie nieprawidłowości w funduszach UE, a unikniesz wielu problemów (Tomasz Jankowski, Marek Dominik Peda) Zadbaj o trwałość projektu, aby nie zwracać dotacji (Agnieszka Szuszakiewicz-Idziaszek) Wskaźniki rezultatu bez nich Twoja dotacja będzie nieważna (Magdalena Pokrzycka-Walczak) Obowiązek informacyjno-promocyjny przestrzegaj go, jeśli zależy Ci na dotacji (Katarzyna Trzpioła) Streszczenie projektu unijnego pamiętaj, że jest jego wizytówką (Marek Dominik Peda) Sprawozdawczość dotyczy również Ciebie i pomaga przygotować się do realizacji inwestycji (Marek Dominik Peda) Audyt projektu dofinansowanego z UE zbadaj jakość Twojej organizacji (Marek Dominik Peda) Kontroli spodziewaj się tam, gdzie wskazałeś miejsce realizacji projektu (Weronika Burman) Poprzez monitoring projektu gwarantujesz rzetelność prowadzonych działań (Marek Dominik Peda) Poprawnie przeprowadzona ewaluacja projektu pozwoli Ci uniknąć błędów (Paulina Sawicka) Przygotuj się na prawidłowe przeprowadzenie postępowania ofertowego, zyskasz spokój podczas kontroli (Paulina Sawicka)

7 Spis treści Unikaj korekty finansowej poznaj cztery sposoby, jak to zrobić (Paulina Sawicka) Czy wiesz, co zrobić, gdy instytucja zarządzająca wymaga stosowania klauzul społecznych (Paulina Sawicka) Umowę o dofinansowanie możesz zawrzeć, jedynie gdy posiadasz prawo do reprezentacji (Marek Dominik Peda) Z dokumentacją projektu postępuj zgodnie z wytycznymi, a unikniesz nieprzyjemności (Weronika Burman) Sprawdź, jak przechowywać dowody księgowe (Katarzyna Trzpioła) Dane osobowe w projekcie chroń tak, jak nakazuje prawo (Weronika Burman) Poznaj cztery wskazówki, jak skutecznie zabezpieczyć utwór autorski (Marek Dominik Peda) Rozdział 3. Prowadzenie finansów projektu 3.1. Możesz sfinansować z EFRR i EFS działania w jednym projekcie, jeśli są komplementarne (Agnieszka Szuszakiewicz-Idziaszek) Ubiegasz się o dofinansowanie z UE oraz pomoc de minimis, pamiętaj o wyodrębnionej ewidencji księgowej (Katarzyna Trzpioła) Sprawdź, czy musisz posługiwać się JPK, a skarbówka nie zaskoczy Cię podczas kontroli (Katarzyna Trzpioła) Jak uchronić się przed błędami we wnioskach o płatność (Marek Dominik Peda) Zwracaj uwagę na wezwania donatora, mogą dotyczyć zwrotu dotacji (Agnieszka Szuszakiewicz-Idziaszek) Egzekucja dotacji unijnej możliwa, ale w wyjątkowej sytuacji (Paulina Sawicka) Reguła proporcjonalności kiedy nie możesz o niej zapomnieć (Małgorzata Aleksander) W projekcie wygenerowałeś dochód powinieneś go zwrócić (Agnieszka Szuszakiewicz-Idziaszek) Ubezpieczasz sprzęt domagaj się dokumentu, który to potwierdzi (Katarzyna Trzpioła)

8 Kluczowe zasady realizacji projektu unijnego. Kompendium dla beneficjentów Rozdział 4. Organizowanie zespołu projektowego 4.1. Jak prawidłowo zebrać i przygotować zespół realizujący projekt unijny (Marek Dominik Peda) Kierownik projektu unijnego m.in. nadzoruje realizację umowy (Anna Nejfeld) Czy wiesz, kiedy personel projektu jest zobowiązany prowadzić kartę czasu pracy (Weronika Burman) Ważne są kompetencje członków zespołu projektowego (Paulina Sawicka) Chcesz zmienić personel projektu w trakcie jego realizacji, upewnij się, że umowa Ci na to pozwala (Marek Dominik Peda) Zasadę konkurencyjności zastosuj także przy naborze pracowników (Agnieszka Szuszakiewicz-Idziaszek) Nieodpłatna praca wykonywana przez wolontariusza może być wkładem własnym w projekcie (Agnieszka Szuszakiewicz-Idziaszek) Aby udokumentować koszty pracy własnej w projekcie, nie wystawiaj faktury (Katarzyna Trzpioła) Wynagrodzenie pracowników nie może być nieopodatkowane (Katarzyna Trzpioła) Wykaz aktów prawnych Wzory dokumentów Wzór 1. Wzór umowy na sporządzenie wniosku o dofinansowanie Wzór 2. Wzór zapytania ofertowego Wzór 3. Wzór spisu zdawczo-odbiorczego akt Wzór 4. Wzór upoważnienia do przetwarzania danych osobowych Wzór 5. Wzór karty ewidencji czasu pracy

9 Wprowadzenie WPROWADZENIE (MAREK DOMINIK PEDA) Do działania często inspiruje nas uświadomienie sobie potrzeby zmiany istniejącej rzeczywistości. Za tą potrzebą pojawia się więc pomysł na wiele działań, które te zmiany wprowadzą. Potrzeba przemienia się więc w projekt. Projekt to powiązane ze sobą, zorganizowane i ułożone w czasie działania, które zmierzają do osiągnięcia konkretnego celu i mierzalnego wyniku. Działania te muszą być skierowane do określonej grupy odbiorców i wymagają zaangażowania określonych zasobów finansowych, osobowych i rzeczowych. Działania w projekcie są: zorganizowane i policzone; ułożone w czasie; adresowane do ściśle określonej grupy odbiorców; dopasowane do konkretnego celu; związane z mierzalnym wynikiem; realizowane z wykorzystaniem konkretnych zasobów (np. osobowych). Sztuką jest dopasowanie zaplanowanych działań, ich realizacja i osiągnięcie zamirzonej zmiany. W procesie tym konieczne jest wyznaczenie etapów projektu w celu usystematyzowania poszczególnych działań. W ten sposób można nadzorować jego przebieg. Poszczególne etapy ustawione od pierwszego do ostatniego określa się cyklem życia projektu. W 1992 roku Komisja Europejska zaadaptowała zestaw narzędzi do planowania i zarządzania, który nosi nazwę Zarządzania Cyklem Życia Projektu (Project Cycle Management PCM). Według tej metodyki cykl życia projektu dzieli się na pięć faz: programowanie, identyfikacja, formułowanie, wdrażanie, ewaluacja. Więcej na temat zasad kontroli projektów przeczytasz w podrozdziale

10 Kluczowe zasady realizacji projektu unijnego. Kompendium dla beneficjentów Tabela 1. Fazy zarządzania wyznaczające cykl życia projektu wg metodyki PCM Faza projektu Nazwa fazy Na czym polega Faza 1. Programowanie Tworzenie podstaw programowych do realizacji projektów Faza 2. Identyfikacja Analiza problemów do rozwiązania Faza 3. Formułowanie Planowanie poszczególnych czynności w ramach projektu, tworzenie budżetu Faza 4. Wdrażanie Realizacja projektu Faza 5. Ewaluacja Ocena efektów projektu, wnioski z projektu W realizacji konkretnych projektów beneficjenci programów unijnych pomijają zwykle fazę 1, która odbywa się na poziomie instytucji unijnych i państw członkowskich. W praktyce mamy więc do czynienia z czterema fazami życia projektu. Każdy etap w projekcie ma swoją dynamikę i poszczególne wymagania wobec realizującego projekt. Potrzeba zmian uzyskuje kształt listy konkretnych celów szczegółowych, poszczególnych działań, które realizuje konkretny zespół, mając do dyspozycji odpowiednie środki finansowe. Potrzeba zmiany realizowana jest więc według konkretnych zasad i wytycznych. Na realizatorów nałożone są konkretne wymogi, które muszą dopełnić, aby pokazać, że przeznaczone środki dobrze spełniły swoją rolę. W niniejszej publikacji omówiono poszczególne elementy procesu i wskazano wymagania założone przez instytucje unijne odpowiedzialne za wdrażanie programów i projektów przez nie dofinansowane. Identyfikacja problemu do rozwiązania Poszerzona analiza problemów ukierunkowuje na poszukiwanie możliwych działań, aby zniwelować problemy. Płynnie z fazy identyfikacji przechodzimy do fazy formułowania projektu, której kluczowym elementem jest analiza poszczególnych programów, ich założeń i oferowanego wsparcia finansowego. Bardzo istotną kwestią na tym etapie jest dopasowanie działań, a następnie programów do pomysłu na projekt. W przypadku dofinansowania unijnego 8