Warsztaty z zakresu rozliczania umów o dofinansowanie przedsięwzięcia w ramach Instrumentu finansowego LIFE+

Warsztaty z zakresu rozliczania umów o dofinansowanie przedsięwzięcia w ramach Instrumentu finansowego LIFE+ Radosław Domagała Wydziału ds. Funduszy UE NFOŚiGW

Postanowienia Wspólne Artykuł 3 Uczestnicy W projektach LIFE+ mogą brać udział cztery rodzaje uczestników, w zależności od ich ról i obowiązków: beneficjent koordynujący, współbeneficjent(ci), podmiot(y) współfinansujący(e) podwykonawca (y). Artykuł 7 Podmioty współfinansujące projekt 7.1 Podmioty współfinansujące wnoszą jedynie wkład finansowy do projektu, nie są bezpośrednio zaangażowane w techniczne wykonanie projektu i nie korzystają ze wspólnotowego finansowania. 7.2 Beneficjent koordynujący i/lub jego współbeneficjenci zawierają z podmiotami współfinansującymi umowy niezbędne do zagwarantowania współfinansowania, pod warunkiem, że te nie naruszają zobowiązań beneficjenta koordynującego i/lub współbeneficjentów, określonych w umowie o dotację.

Postanowienia Wspólne Komisja Europejska ma głos ostateczny w sprawie umowy LIFE+ zasadnicze znaczenie w uznaniu kosztów za kwalifikowane będzie miał niezależny audytor prowadzący audyt projektu zgodnie z art. 31 Postanowień Wspólnych (PW); ostateczna kwota kosztów kwalifikowanych wypłaconych ze środków NFOŚiGW będzie określana po zatwierdzeniu przez KE Sprawozdania końcowego, o którym mowa w art. 12.7 PW wypłacenie przez NFOŚiGW środków nie jest równoznaczne z ich uznaniem za kwalifikowane przez Komisje Europejską; (aczkolwiek zwiększa takie prawdopodobieństwo)

Współfinansowanie NFOŚiGW Współfinansowanie NFOŚiGW: Umożliwia zbilansowanie przedsięwzięcia; Poprawia płynność finansową Beneficjenta LIFE+ (Kwartalne wypłaty); Pomaga wnioskodawcy w spełnieniu wymogu pozwalającego na wystąpienie o II transzę zaliczki; Zwiększa prawdopodobieństwo uznania przez KE poniesionych kosztów za kwalifikowane.

Współfinansowanie NFOŚiGW Najistotniejsze dokumenty przedsięwzięcia LIFE+: Postanowienia Wspólne Aplikacja do KE Umowa z NFOŚiGW jako podmiotem współfinansującym projekt w tym harmonogram

Współfinansowanie NFOŚiGW Warunkiem uruchomienia umowy i wypłaty pierwszej transzy dotacji jest dostarczenie do NFOSiGW dokumentów wymienionych w pkt. 15 Warunków szczególnych, min.: Aktualne zaświadczenie WIOŚ o braku zaległości w uiszczaniu kar pieniężnych za nieprzestrzeganie wymagań ochrony środowiska Aktualne zaświadczenie Marszałka Województwa o wywiązywaniu się z uiszczania opłat za korzystanie ze środowiska Aktualne zaświadczenie z Urzędu Skarbowego o niezaleganiu w podatkach Aktualne zaświadczenie ZUS o niezaleganiu w opłacaniu składek Wyciąg z KRS Aktualny statut potwierdzony za zgodność z oryginałem

Współfinansowanie NFOŚiGW Harmonogramy rzeczowo-finansowe Wydatki przedstawione do refundacji powinny być kosztem kwalifikowalnym powinny być przewidziane w harmonogramie i wniosku do LIFE+ Harmonogram rzeczowo-finansowy dla przedsięwzięcia / zadania pt.. [w złotych] Koszty kwalifikowane do poniesienia ogółem Koszty kwalifikowane do poniesienia ogółem Lp Wyszczególnienie zgodnie z kategoriami kosztów określonych w Postanowieniach Wspólnych (Common Provisions) Zakres rzeczowy Koszt całkowity w tym NFOŚiGW - Koszty/wydatki inwestycyjne i zakupy inwestycyjne w tym NFOŚiGW - Koszty/wydatki bieżące - nieinwestycyjne do wypłaty z NFOŚiGW - Koszty/wydatki inwestycyjne i zakupy inwestycy do wypłaty z NFOŚiGW - Koszty/wydatki bieżą jednostki ilość, Rok 2010 Razem rok Rok 2011 Razem rok zł zł miary liczba I II III IV 20 I II III IV 20. I 1 2 3 4 5 7 8 9 10 11 12 n I. Bezpośrednie koszty osobowe 1 II. Koszty podróży i utrzymania 2 III. Wsparcie zewnętrzne 3 IVa. Środki trwałe - Infrastruktura 4 IVb. Środki trwałe - Wyposażenie 5

Współfinansowanie NFOŚiGW Zmiany warunków umowy i harmonogramu rzeczowo-finansowego: Przesunięcia środków NFOŚiGW w harmonogramie pomiędzy pozycjami/kwartałami; Zmiana zakresu rzeczowego; Zmiany rodzaju/typu urządzeń lub wyposażenia; Przedłużenie terminu realizacji przedsięwzięcia, w tym przedłużenie terminu przedłożenia dokumentów potwierdzających osiągnięcie efektu ekologicznego i rzeczowego; Zmiana rodzaju lub zakresu dokumentów potwierdzających uzyskanie efektu rzeczowego i ekologicznego; Zmniejszenie kosztu przedsięwzięcia w tym proporcjonalne zmniejszenie środków NFOSiGW, bez zwiększenia udziału % NFOSiGW w koszcie przedsięwzięcia; ( )

Współfinansowanie NFOŚiGW Zmiany warunków umowy i harmonogramu rzeczowo-finansowego: Zmiany wymagają pisemnej prośby, jasnego i rzeczowego uzasadnienia; Zgoda NFOŚiGW powinna być uzyskana przed wprowadzeniem takiej zmiany do projektu; Zmiany powinny być zaakceptowane (jeśli to konieczne) przez Komisję Europejską.

Współfinansowanie NFOŚiGW Terminy przedstawiania dokumentów rozliczeniowych: Dokumenty muszą zostać złożone do NFOŚiGW nie później niż na 14 dni przed terminem wypłaty danej transzy dotacji. Termin przekazania przez NFOŚiGW transzy dotacji nie później niż 30 dni od daty wpływu kompletu dokumentów rozliczeniowych [ ] Dotowany zobowiązany jest przekazywać NFOŚiGW sprawozdania ze stanu realizacji przedsięwzięcia jednocześnie ze złożeniem dokumentów rozliczeniowych

Współfinansowanie NFOŚiGW Państwowe Jednostki Budżetowe NFOŚiGW przekazuje dofinansowanie na rachunek bieżący dochodów budżetowych ministra właściwego do spraw środowiska, na podstawie [ ] zaakceptowanego wniosku o uruchomienie środków z rezerwy celowej Dokumenty rozliczeniowe które PJB jest zobowiązana przedłożyć w celu przekazania przez NFOŚiGW transzy Dofinansowania na rachunek bieżący dochodów budżetowych ministra właściwego ds. środowiska to: - zestawienie faktur i innych dowodów księgowych - oświadczenie, że wymienione w zestawieniu wszystkie faktury, rachunki zostały zaakceptowane do wypłaty PJB zobowiązana jest do okazania dokumentów rozliczeniowych na każde wezwanie

Współfinansowanie NFOŚiGW Kwota przekazanych środków z Dotacji [CAŁOŚCIOWO] przeliczonych na euro nie może przekroczyć [ do 45%] kosztów kwalifikowanych Przedsięwzięcia w euro według kursu wskazanego w art. 29 Postanowień Wspólnych 50 000 zł 20 000 zł 10 000 zł 500 000 zł Nie ma wymogu odnoszenie wskazanego udziału dofinansowania NFOSiGW do każdego dokumentu księgowego

Współfinansowanie NFOŚiGW Opis dokumentów rozliczeniowych Oryginały faktur [ ] muszą być zatwierdzone do wypłaty zgodnie z zasadami reprezentacji podmiotu ponoszącego koszty oraz Sfinansowano ze środków NFOŚiGW na podstawie umowy nr w kwocie ogółem. Kosztów kwalifikowanych, w tym: - wysokość środków na realizację inwestycji i zakupów inwestycyjnych w kwocie. - wysokość środków na realizację zadań bieżących w kwocie..

Współfinansowanie NFOŚiGW Opis dokumentów rozliczeniowych Opis powinien zawierać dokładnie czego i jakich okoliczności dotyczy dany dokument, należy wskazać kategorię kosztów oraz pozycję w harmonogramie. Numer projektu LIFE+ lub jego akronim powinien być wskazany na przedniej stronie dokumentu księgowego. (Wymóg KE)

Współfinansowanie NFOŚiGW

Współfinansowanie NFOŚiGW

Współfinansowanie NFOŚiGW Opis dokumentów rozliczeniowych Każdy z dokumentów powinien być potwierdzony za zgodność z oryginałem (NA KAŻDEJ STRONIE) przez osobę odpowiedzialną za gospodarkę finansową beneficjenta (pieczątka imienna i podpis) wraz z datą. Pieczątka powinna umożliwiać identyfikację funkcji osoby dokonującej potwierdzenia. W sytuacji, gdy kopia została potwierdzona za zgodność z oryginałem przez osobę inną niż ww., do rozliczenia powinno być dostarczone pisemne upoważnienie dla danej osoby.

Współfinansowanie NFOŚiGW Program priorytetowy NFOŚiGW Współfinansowanie LIFE+ 9. Koszty kwalifikowane Koszty kwalifikowane są określone w Postanowieniach wspólnych (Common Provisions) i innych dokumentach programowych obowiązujących w Instrumencie Finansowym LIFE+. Przy określaniu kosztów kwalifikowanych należy także uwzględnić przepisy dotyczące dopuszczalności pomocy publicznej.

Postanowienia Wspólne 2010 Artykuł 25 Koszty kwalifikowalne 25.1 Aby koszty mogły być uznane za kwalifikowalne, muszą one: zostać przewidziane w budżecie projektu lub zatwierdzone poprzez zmianę umowy o dotację; być bezpośrednio związane z i niezbędne dla realizacji projektu objętego umową dotację; być rozsądne i odpowiadać zasadom dobrego zarządzania finansowego, w szczególności pod względem stosunku wartości do ceny oraz efektywności kosztów; odpowiadać wymaganiom stosownego ustawodawstwa w zakresie podatków i ubezpieczeń społecznych; oraz zostać rzeczywiście poniesione w ciągu okresu trwania projektu określonego w umowie o dotację, być odnotowane w księgach lub dokumentach podatkowych beneficjenta koordynującego lub współbeneficjentów oraz być możliwe do określenia i zweryfikowania. ( )

Postanowienia Wspólne 2010 Artykuł 26 Koszty niekwalifikowalne Poniższe koszty nie są uważane za kwalifikowalne i dlatego nie są ujęte przez Komisję w kalkulacji całkowitego kwalifikowanego kosztu: wszelki koszt poniesiony na działanie, które korzysta z pomocy udzielonej w ramach innych instrumentów finansowych Wspólnoty; koszty poniesione w odniesieniu do działań nieprzewidzianych w projekcie lub do modyfikacji działań, dla których nie wydano dodatkowej pisemnej umowy przewidzianej w art. 15; koszty poniesione na zakup dóbr trwałych lub na produkcję materiałów komunikacyjnych, w tym tablic ogłoszeniowych i stron internetowych, nieoznaczonych logo LIFE (oraz, w stosownym przypadku, logo Natura 2000); ( ) Lista ta nie jest wyczerpująca.

Koszty osobowe 25.2 Koszty osobowe nalicza się w stosunku do rzeczywistego czasu poświęconego na projekt. Są one obliczane na podstawie rzeczywistych wynagrodzeń brutto powiększonych o obowiązkowe składki na ubezpieczenia społeczne oraz wszelkie inne koszty ustawowe zawarte w wynagrodzeniu, lecz z wyłączeniem wszelkich innych kosztów. Czas, jaki każdy pracownik spędza pracując przy projekcie jest r egularnie rejestrowany przy pomocy kart ewidencji czasu pracy lub równoważnego systemu rejestracji czasu pracy ustanowionego i regularnie certyfikowanego przez beneficjenta koordynującego / współbeneficjenta. [ ] Postanowienia Wspólne 2010

Koszty osobowe Dokumenty, które mogą być wymagane do rozliczenia kosztu to w szczególności: Lista płac Rachunek Karta czasu pracy Umowa / Oddelegowanie pracownika do pracy przy projekcie LIFE+ Ewentualnie wyliczenie pokazujące wyliczenie kosztu kwalifikowanego

Koszty osobowe Project Reference Name of Beneficiary Name of staff member Is staff member employed Fulltime or Part-time Calendar Year Calendar Month Calendar Day 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 In case of absence, indicate one of the reason codes below Hours worked on this project Hours worked on other projects* Hours worked on other projects* Hours worked on other projects* Hours worked on other projects* Hours worked on other projects* Other activities Total hours (including overtime) 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 *indicate project reference Absences Weekend Sick leave Public holidays Annual holidays Other absence WE SL PH AH OA Summary for this month Hours worked on this project 0,0 Hours worked on other projects* 0,0 Hours worked on other projects* 0,0 Hours worked on other projects* 0,0 Hours worked on other projects* 0,0 Hours worked on other projects* 0,0 Other activities 0,0 Total hours (including overtime) 0,0 Date and signature of staff member Date and signature of Project Manager/ Coordinator/Responsible

Koszty osobowe Project Reference Name of Beneficiary Name of staff member Is staff member employed Fulltime or Part-time Calendar Year Calendar Month Half time Calendar Day 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 In case of absence, indicate one of the reason codes below WE WE WE WE SL SL SL WE WE PE WE WE AH AH WE WE OH Hours worked on this project 4,0 4,0 4,0 4,0 4,0 4,0 4,0 4,0 4,0 4,0 4,0 4,0 4,0 4,0 Hours worked on other projects* Hours worked on other projects* Hours worked on other projects* Hours worked on other projects* Hours worked on other projects* Other activities 4,0 4,0 4,0 4,0 4,0 4,0 4,0 4,0 4,0 4,0 4,0 4,0 4,0 4,0 Total hours (including overtime) 0,0 0,0 8,0 8,0 8,0 8,0 8,0 0,0 0,0 8,0 8,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 8,0 8,0 8,0 8,0 0,0 0,0 0,0 0,0 8,0 8,0 8,0 0,0 0,0 0,0 *indicate project reference Absences Wynagrodzenie Wynagrodzenie za miesiąc: za miesiąc: 4 0004 zł 000 zł Łączna liczba godzin roboczych: 112 Wynagrodzenie z uwz. zwoln. chorobowego: 3920 zł Stawka godzinowa: 3 920 zł/112 = 35 zł Weekend WE Łaczna liczba godzin roboczych: 112 Sick leave SL Wynagrodzenie w dniach choroby: 80% = 457,14 Public holidays PH Stawka na godzinę: 3885,71/112= 34,69 zł Annual holidays AH Other absence OA Liczba godzin Liczba przepracowanych godzin przepracownych przy przy projekcie: 56 Refinansowanie ze środków LIFE+: 56x34,69= 1 942,86 zł Pod warunkiem, że OH był dniem ustatowo płatnym (np.: dzień wolny z tytułu narodziń dziecka) Refinansowanie ze środków LIFE+: 56 x 35 = 1 960 zł Summary for this month Hours worked on this project 56,0 Hours worked on other projects* 0,0 Hours worked on other projects* 0,0 Hours worked on other projects* 0,0 Hours worked on other projects* 0,0 Hours worked on other projects* 0,0 Other activities 56,0 Total hours (including overtime) 112,0 Date and signature of staff member Date and signature of Project Manager/ Coordinator/Responsible

Błędy / wątpliwości Pół etatu: 84 w 10.2010 Liczba godzin poświęcona na pracę przy projekcie nie daje ½ etatu (nie może zostać wypłacona kwota w wysokości odpowiadającej ½ etatu) Puste pola bez wskazania z jakiego tytułu Brak wykazywania innych czynności

Koszty osobowe Umowy o świadczenie usług zawarte z osobami fizycznymi mogą być zaliczanedo tej kategorii pod warunkiem, że dana osoba pracuje w siedzibie podnadzorem beneficjenta koordynującego / współbeneficjenta oraz pod warunkiem, że taka praktyka jest zgodna z właściwym krajowym ustawodawstwem. Czas, jaki każda osoba spędza pracując przy projekcie ma być regularnie rejestrowany. Postanowienia Wspólne 2010

Koszty podróży i utrzymania Koszty podróży i utrzymania są naliczane zgodnie z wewnętrznymi regułami beneficjenta koordynującego lub współbeneficjenta. Koszty kwalifikowane muszą: być rozsądne i odpowiadać zasadom dobrego zarządzania finansowego, w szczególności pod względem stosunku wartości do ceny oraz efektywności kosztów; Dokumenty, które mogą być wymagane do rozliczenia kosztu to m.in.: druk delegacji faktury (nocleg) ewidencja przebiegu pojazdu bilety wszystkie inne dokumenty zgodnie z procedurą wewnętrzną beneficjenta

Koszty podróży i utrzymania ROZPORZĄNDZENIE MINISTRA INFRASTRUKTURY z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. ROZPORZĄDZENIE MINISTRA PRACY I POLITYKI SPOŁECZNEJ z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju. ROZPORZĄDZENIE MINISTRA PRACY I POLITYKI SPOŁECZNEJ z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju.

Błędy delegacja niezgodna z ewidencją przebiegu pojazdu (miejsce docelowe) zawyżona stawka ryczałtu za nocleg (34,50 zł) brak podpisu pracodawcy na ewidencji przebiegu pojazdu

Błędy / wątpliwości Brak zatwierdzenia do wypłaty (może być w innym miejscy) Brak poświadczenia za zgodność z oryginałem

Koszty podróży i utrzymania Paliwo w samochodach służbowych W uzasadnionych przypadkach NFOSiGW może wrazić zgodę na rozliczenie kosztów paliwa, ale musza one być wyliczone w oparciu o odpowiednio udokumentowane elementy, w tym ilość przejechanych kilometrów, oraz zatwierdzone dla danego modelu (marki i pojemności silnika) pojazdu, zakładowe normy zużycia paliwa, a w przypadku braku norm zakładowych, w oparciu o katalogowe normy fabryczne zużycia paliwa dla danego modelu/typu pojazdu. Dokumenty, które mogą być wymagane do rozliczenia kosztu to m.in.: Faktury Rejestr przebiegu pojazdu Zestawienie poniesionych kosztów Z dokumentów powinno dać się odczytać informacje dotyczące: - Celu podróży - Data podróży - Dystans (od - do) - Zużycie paliwa - Odniesienie do rejestru przebiegu pojazdu - Odniesienie do konkretnej faktury - Cena paliwa (z faktury)

Koszty pomocy zewnętrznej Koszty pomocy zewnętrznej związane są z kosztami podwykonawstwa (prace podejmowane przez zewnętrzne przedsiębiorstwa, wynajem sprzętu lub infrastruktury, itp.), zgonie z Artykulem 8. Art. 8 [ ] Wszystkie faktury wystawiane przez podwykonawców powinny zawierać wyraźne odniesienie do projektu LIFE+ (tj. numer i tytuł lub skrócony tytuł) oraz do zamówienia/podzlecenia wydanego przez beneficjenta koordynującego/ współbeneficjenta.[ ] Dokumenty, które mogą być wymagane do rozliczenia kosztu to m.in.: Faktury Protokół odbioru Umowy Przy przedstawianiu faktur, rachunków dotyczących publikacji i innych dzieł należy dostarczyć daną publikację do NFOŚiGW

Dobra trwałe Infrastruktura i sprzęt Dokumenty, które mogą być wymagane do rozliczenia kosztu to m.in.: Faktury Umowy Protokoły odbioru Zakup środków trwałych powinien być potwierdzony dowodem OT Przyjęcie środka trwałego". Odpisy amortyzacyjne zgodnie z wewnętrzną polityką rachunkową Zakupami i dzierżawami gruntu / praw Dokumenty, które mogą być wymagane do rozliczenia kosztu tp m.in.: Akt notarialny / umowa (zastosowanie ma artykuł 35 Postanowień Wspólnych)

Materiały zużywalne Wydatki na materiały zużywalne odnoszą się do zakupu, produkcji, naprawy lub użycia dowolnego materiału, towarów lub urządzeń, które: nie są ujęte w inwentarzu środków trwałych beneficjenta koordynującego lub współbeneficjentów w projekcie; nie są traktowane jako wydatek inwestycyjny zgodnie z przepisami podatkowymi i zasadami rachunkowości stosującymi się do beneficjenta koordynującego i współbeneficjentów w projekcie; oraz są konkretnie związane z realizacją projektu (jednakże ogólne biurowe materiały/artykuły uważa się za ujęte w kategorii kosztów ogólnych ). Dokumenty, które mogą być wymagane do rozliczenia kosztu to m.in.: Faktura Umowa Protokoły odbioru Efekty rzeczowe

Pozostałe koszty Pozostałe koszty oznaczają wszelkie koszty niezbędne dla projektu, niewchodzące w zakres określonej kategorii. Wykazane wydatki muszą być możliwe do zweryfikowania i nie mogą być wyższe od rzeczywistych kosztów. Koszty poniesione przy pozyskaniu gwarancji finansowej, gdy jest ona wymagana przez Komisję, maja być zaliczone do tej kategorii. Dokumenty, które mogą być wymagane do rozliczenia kosztu to m.in.: Faktura Umowa Protokoły odbioru

Koszty ogólne Koszty ogólne są kwalifikowalne dla finansowania stawką ryczałtową do maksymalnej wysokości 7% całkowitej kwoty faktycznie poniesionych kwalifikowalnych kosztów bezpośrednich, z wyłączeniem kosztów zakupu/dzierżawy gruntów. Nie muszą one być poparte dokumentami księgowymi. Są one kwalifikowalne jako koszty pośrednie, które mają pokryć ogólne koszty pośrednie potrzebne do zatrudnienia, zarządzania, przysposobienia i wsparcia, bezpośrednio lub pośrednio, personelu pracującego przy projekcie.

Koszty ponoszone w walucie obcej W przypadku ponoszenia kosztów w EURO, przy wyliczaniu kwoty płatności dokonywanej przez NFOŚiGW, zastosowany zostanie średni kurs NBP obowiązujący w ostatnim dniu miesiąca poprzedzającego wypłatę kolejnych transz dotacji.

Podsumowanie Podstawowym popełnianym błędem jest niezgodność z budżetem projektu Problemy w rozliczeniu napotyka się we wszystkich kategoriach kosztów Duża część problemów z rozliczeniem kosztów wynika z wewnętrznych uwarunkowań Beneficjentów lub z niedokładności Weryfikacja dokumentów rozliczeniowych przez NFOŚiGW zwiększa prawdopodobieństwo uznania przez KE poniesionych kosztów za kwalifikowane.

Departament Ochrony Przyrody Chrońmy aleje!!! Wydział ds. projektów UE NFOŚiGW tel. (22) 459 02 88, (22) 459 04 35, 459 01 67 (22) 459 05 52 fax. (22) 459 01 93 life@nfosigw.gov.pl www.nfosigw.gov.pl Jesienna aleja kolo Swignajna http://www.sadyba.free.ngo.pl/aleje.html 39