Białystok, 2016.02.10 BP.26.2.2017 ZAPYTANIE OFERTOWE na świadczenie usługi transportowej dla Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w Białymstoku 1. Zamawiający: Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej w Białymstoku, ul. Kombatantów 7, 2. Przedmiot zamówienia: Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej w Białymstoku w związku z planowaną organizacją pięciu wizyt studyjnych w kraju oraz dwóch spotkań na terenie województwa podlaskiego w 2017 roku prosi o podanie ceny netto oraz brutto dotyczącej świadczenia usługi transportowej dla Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w ramach realizacji projektu pozakonkursowego Koordynacja i monitorowanie rozwoju ekonomii społecznej w regionie współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata 2014-2020, Oś Priorytetowa VII Poprawa Spójności Społecznej, Działanie 7.3 Wzmocnienie roli ekonomii społecznej w rozwoju społeczno-gospodarczym województwa podlaskiego. LOKALIZACJA, TERMIN I WIELKOŚĆ ZAMÓWIENIA I. Wizyty studyjne 1) Pierwsza wizyta studyjna dla grupy do 27 osób organizowana będzie na terytorium województwa kujawsko-pomorskiego w dniach 27-30 marca 2017 r. Szacowana maksymalna liczba kilometrów 1100. Zamówienie obejmować będzie przewóz uczestników z Białegostoku do województwa kujawsko-pomorskiego, kursy do określonych miejsc na terytorium województwa kujawsko-pomorskiego oraz powrót do Białegostoku. 2) druga wizyta studyjna dla grupy do 27 osób organizowana będzie na terytorium województwa dolnośląskiego w dniach 24-27 kwietnia 2017 r. Szacowana maksymalna liczba kilometrów 1750. Zamówienie obejmować będzie przewóz uczestników z Białegostoku do województwa dolnośląskiego, kursy do określonych miejsc na terytorium województwa dolnośląskiego oraz powrót do Białegostoku. 3) Trzecia wizyta studyjna dla grupy do 27 osób organizowana będzie na terytorium
województwa wielkopolskiego w dniach 15-18 maja 2017 r. Szacowana maksymalna liczba kilometrów 1650. Zamówienie obejmować będzie przewóz uczestników z Białegostoku do województwa wielkopolskiego, kursy do określonych miejsc na terytorium województwa wielkopolskiego oraz powrót do Białegostoku. 4) Czwarta wizyta studyjna dla grupy do 27 osób organizowana będzie na terytorium województwa pomorskiego w dniach 26-29 czerwca 2017 r. Szacowana maksymalna liczba kilometrów 1350. Zamówienie obejmować będzie przewóz uczestników z Białegostoku do województwa pomorskiego, kursy do określonych miejsc na terytorium województwa pomorskiego oraz powrót do Białegostoku. 5) Piąta wizyta studyjna dla grupy do 27 osób organizowana będzie na terytorium województwa małopolskiego w dniach 11-14 września 2017 r. Szacowana maksymalna liczba kilometrów 1750. Zamówienie obejmować będzie przewóz uczestników z Białegostoku do województwa małopolskiego, kursy do określonych miejsc na terytorium województwa małopolskiego oraz powrót do Białegostoku. II. Spotkania Sieci tematyczne ROPS i OWES Dwa spotkania dla grupy ok. 15 osób na terenie województwa podlaskiego w terminach: czerwiec i wrzesień 2017 r. Przewidywany czas jednego spotkania to 2 dni. Szacowana maksymalna liczba kilometrów podczas dwóch spotkań 520. Zamówienie obejmować będzie przewóz uczestników spotkania z Białegostoku do wyznaczonego miejsca na terenie województwa podlaskiego pierwszego dnia, oraz powrót z miejsca spotkania do Białegostoku drugiego dnia. III. Szczegółowy termin realizacji wizyt studyjnych oraz spotkań może ulec zmianie. Termin podany przez Zamawiającego jest terminem planowanym ale z uwagi na okoliczności niezależne od Zamawiającego termin ten może ulec przesunięciu. WYMAGANIA DOTYCZĄCE ZAMÓWIENIA 1. Przedmiot zamówienia realizowany jest przez Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej w Białymstoku w ramach projektu pozakonkursowego Koordynacja i monitorowanie rozwoju ekonomii społecznej w regionie współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata 2014-2020, Oś Priorytetowa VII Poprawa Spójności Społecznej, Działanie 7.3 Wzmocnienie roli ekonomii społecznej w rozwoju społeczno-gospodarczym województwa podlaskiego. 2. Wykonawca zobowiązuje się do podstawienia autokaru na czas, na każde zlecenie Zamawiającego otrzymane faksem lub e-mailem. Zamówienia składane będą co najmniej 3 dni przed danym działaniem. Wszelkie niezbędne informacje, jak godzina podstawienia autokaru, zawarte będą w zamówieniu. Na prośbę Zamawiającego Wykonawca zobowiązuje się do zgłoszenia autokaru przed wyjazdem na dane działanie do kontroli przez policję w miejscu do tego przez nią wskazanym. Wykonawca zobowiązuje się ponadto do zrealizowania usługi w optymalnym czasie wskazanym przez Zamawiającego według harmonogramu danego działania. 3. W zakresie transportu osób podczas wizyt studyjnych Wykonawca musi dysponować co najmniej jednym autokarem z minimalną ilością miejsc siedzących (nie uwzględniając kierowcy) 30. Kierowca, którego Wykonawca zapewni do wykonania usługi przewozu musi posiadać wszelkie niezbędne dokumenty uprawniającego go do wykonania usługi i co najmniej 5-letnie doświadczenie w transporcie osób.
4. W zakresie transportu osób podczas spotkania na terenie woj. podlaskiego Wykonawca musi dysponować co najmniej jednym autokarem z minimalną ilością miejsc siedzących (nie uwzględniając kierowcy) 20. Kierowca, którego Wykonawca zapewni do wykonania usługi przewozu musi posiadać wszelkie niezbędne dokumenty uprawniającego go do wykonania usługi i co najmniej 5-letnie doświadczenie w transporcie osób. 5. Ponadto transport uczestników powinien odbyć się autokarem o następujących cechach i wyposażeniu: a) wyprodukowany nie wcześniej, niż w 2008 roku, b) czysty i sprawny technicznie; c) posiadający aktualne badania techniczne i inne dokumenty warunkujące dopuszczenie pojazdu do ruchu, d) sprawna klimatyzacja i ogrzewanie, e) obszerne miejsce na bagaże, f) WC dostępne dla uczestników, g) wygodne, rozkładane i odsuwane siedzenia wyposażone w podłokietniki oraz małe stoliki, h) możliwość zrobienia kawy/herbaty, i) indywidualne oświetlenie i nawiewy dla każdego pasażera, j) nagłośnienie, mikrofon, telewizor (video), radio, k) nawigacja GPS. 6. Zamawiający nie zapewnia noclegów i wyżywienia kierowcy podczas wyjazdów. 7. Zamawiający nie pokrywa kosztów związanych z płatnymi parkingami ani nie dokonuje płatności za autostrady czy inne nie przewidziane przez Zamawiającego opłaty związane z transportem (np. mandaty). 8. Zamawiający przewiduje możliwość udzielenia zamówienia uzupełniającego, łączna wartość zamówień uzupełniających ustala się na 40% wartości zamówienia podstawowego będącego przedmiotem niniejszego zapytania. 9. Wykonawca zobowiązany jest zagwarantować bezpieczeństwo osób i mienia podczas wykonywania usługi przewozu. 10. Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia kierowcy o odpowiednich kwalifikacjach i odpowiednim stanie zdrowia, a w przypadku niedyspozycji kierowcy, do niezwłocznego zapewnienia zastępstwa, niezależnie od przyczyny niedyspozycji. 11. W przypadku awarii autokaru uniemożliwiającej kontynuację podróży Wykonawca zobowiązuje się do podstawienia sprawnego autokaru spełniającego takie same wymogi bez zbędnej zwłoki, o ile nie jest w stanie usunąć awarii na miejscu. 12. Ubezpieczenie NNW dla uczestników wizyty studyjnej i spotkania zapewnia Zamawiający, ubezpieczenie kierowcy pozostaje po stronie Wykonawcy. 13. Wykonawca musi zapewnić: a) możliwość oznaczenia autokaru przez Zamawiającego zgodnie z wytycznymi Ministra Rozwoju w zakresie informatyzacji i promocji; b) miejsce parkingowe dla autokaru na czas zbiórki/odjazdu/przyjazdu uczestników znajdujące się w odległości nie większej niż 200 metrów od dworca PKP i PKS w Białymstoku. c) przewóz autokarem materiałów promocyjnych i szkoleniowych oraz sprzętu (laptop, rzutnik). 3. Termin realizacji zamówienia: Okres realizacji zamówienia od dnia podpisania umowy do dnia 31.12.2017 r. 4. Okres gwarancji
Nie dotyczy 5. Miejsce i termin złożenia oferty: Oferta powinna być przesłana za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: projektes@rops-bialystoki.pl, kuriera lub dostarczona osobiście do siedziby Zamawiającego: Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej w Białymstoku, ul. Kombatantów 7, w terminie do dnia 17 lutego 2017 r. do godziny 23:59. Oferta przesłana drogą elektroniczną zostanie uznana za dostarczoną w momencie, gdy Zamawiający potwierdzi elektronicznie Wykonawcy fakt jej otrzymania. 6. Termin rozstrzygnięcia zapytania: Wykonawca jest związany złożoną ofertą przez okres 30 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. Zapytanie ofertowe zostanie rozstrzygnięte w terminie 30 dni od dnia upływu terminu składania ofert. 7. Warunki płatności: 1. W związku z wprowadzeniem uchwałą nr 183/2404/2016 Zarządu Województwa Podlaskiego z dnia 28 grudnia 2016 r. zasad scentralizowanych rozliczeń podatku od towarów i usług w Województwie Podlaskim i jego jednostkach organizacyjnych, faktury VAT wystawione przez Wykonawcę będą zawierały następujące dane Zamawiającego: Województwo Podlaskie ul. Kard. St. Wyszyńskiego 1 15-888 Białystok NIP: 542-25-42-016 Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej w Białymstoku ul. Kombatantów 7 2. Rozliczenie umowy, wynikające z usług świadczonych, zrealizowanych przez Wykonawcę, nastąpi w terminie 14 dni od daty doręczenia faktury VAT opiewającej na kwotę faktycznie wykorzystanych ilości kilometrów po cenie jednostkowej podanej w ofercie za 1 km. 3. Płatność z tytułu wykonania zamówienia będzie dokonana nie wcześniej niż i pod warunkiem przekazania przez Instytucję Zarządzającą środków finansowych służących finansowaniu zamówienia na wyodrębniony rachunek bankowy Zamawiającego. 4. W przypadku braku w/w środków na rachunku Zamawiającego, płatność nie będzie uznana za opóźnioną. 5. Wynagrodzenie za przeprowadzenie usługi współfinansowane jest ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. 8. Osoba upoważniona do kontaktu z Wykonawcami: Emilia Gołaszewska tel. (85) 744-72-72 w.310
9. Sposób przygotowania oferty: Ofertę należy sporządzić w formie pisemnej, w języku polskim. Kryterium wyboru oferty: cena 100 % Oferta powinna zawierać: 1) Wypełniony Formularz ofertowy z proponowaną stawką netto/brutto za wykonanie przedmiotu zamówienia uwzględniającą cały zakres usługi (treść oferty zgodna z pkt. 10 zapytania ofertowego) oraz wypełniony załącznik nr 1 do Formularza ofertowego oferujący cenę netto/brutto za 1 km wykonanej usługi. 2) Podpisane Oświadczenie o braku powiązań osobowych lub kapitałowych Wykonawcy z Zamawiającym (Załącznik nr 2). 3) Wykaz autokaru/ów, którymi zamierza posługiwać się Wykonawca przy realizacji zamówienia z określeniem marki i modelu oraz roku produkcji.