Spis treści: 1. Informacje ogólne... 2 2. Podstawy prawne i normatywne certyfikacji... 2 3. Definicje i skróty... 2 3.1 Definicje... 2 3.2 Skróty... 2 4. Odpowiedzialności... 3 5. Opis procesów udzielania, utrzymywania, rozszerzania, zawieszania i cofania certyfikacji systemów zarządzania BHP... 3 5.1 Udzielanie certyfikacji... 3 5.1.1 Zgłoszenie do certyfikacji... 3 5.1.2 Certyfikacja... 4 5.2 Rozszerzanie lub ograniczanie certyfikacji... 6 5.3 Zawieszanie certyfikacji... 6 5.4 Cofanie certyfikacji... 7 5.5 Odwołania... 7 7. Dokumentacja związana... 7 V-090-x03pl Program certyfikacji BHP Rev. 05/01/17 Strona 1 z 7
1. Informacje ogólne Niniejszy Program certyfikacji systemów zarządzania BHP opisuje sposób postępowania i zakres odpowiedzialności w zakresie przygotowywania i przeprowadzania certyfikacji według wymagań normy PN-N-18001:2004 lub OHSAS 18001:2007. Program certyfikacji systemów zarządzania BHP opiera się na zasadach systemu zarządzania wspólnych z zasadami systemów zarządzania jakością, określonych w normach serii ISO 9000, oraz w normach systemu zarządzania środowiskowego określonych w normach serii ISO 14000. System zarządzania BHP może być certyfikowany w organizacji z uwzględnieniem istniejących elementów innych systemów zarządzania organizacją, np. systemu zarządzania jakością lub systemu zarządzania środowiskowego jako zintegrowany system zarządzania. 2. Podstawy prawne i normatywne certyfikacji PN EN ISO/IEC 17021-1:2015 PN -N-18001:2004 OHSAS 18001:2007 DACS -01 Ocena zgodności. Wymagania dla jednostek prowadzących auditowanie i certyfikację systemów zarządzania. Systemy Zaradzania Bezpieczeństwem i Higieną Pracy. Wymagania Occupational health and safety management systems Guidelines for the implementation of OHSAS 18001:2007 Akredytacja jednostek certyfikujących systemy zarządzania. Wymagania szczegółowe. 3. Definicje i skróty 3.1 Definicje System zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy część ogólnego systemu zarządzania organizacją, która obejmuje strukturę organizacyjną, planowanie, odpowiedzialności, zasady postępowania, procedury, procesy i zasoby potrzebne do opracowania, wdrażania, realizowania, przeglądu i utrzymywania polityki bezpieczeństwa i higieny pracy 1 Audit systemu bezpieczeństwa i higieny pracy - systematyczne i niezależne badanie, mające na celu określenie czy działania podejmowane w ramach systemu zarządzania bezpieczeństwem i higiena pracy oraz osiągnięte rezultaty odpowiadają planowanym ustaleniom i czy te ustalenia zostały skutecznie wdrożone oraz czy są odpowiednie do realizacji polityki BHP, a także do osiągnięcia celów organizacji w tym zakresie 1 3.2 Skróty ZZ ZP KBHP MSR PH certyfikacja 18001 Zespół ds. Zarządzania i Certyfikacji Zespół ds. Planowania i Nadzorowania Koordynator BHP Pełnomocnik ds. Zarządzania Menedżer regionu, Przedstawiciel Regionalny, Przedstawiciel Handlowy Odnosi się do PN-N-18001:2004 lub do OHSAS:18001:2007 umowa z klientem określa dokument, który stanowi kryterium oceny podczas procesu certyfikacji V-090-x03pl Program certyfikacji BHP Rev. 05/01/17 Strona 2 z 7
4. Odpowiedzialności Personel stały jednostki (w tym również auditorzy etatowi) pracuje w oparciu o umowy o pracę. Auditorzy, eksperci techniczni powołani jako personel zewnętrzny jednostki wykonują swoje obowiązki w ramach umowy pomiędzy DEKRA Certification a auditorem / ekspertem D-060-09pl Warunki realizacji auditów. Powołanie auditorów / ekspertów odbywa się w oparciu o procedurę powołania: V-060-x01pl Powołanie i ocena auditorów i ekspertów. Każdy auditor w powołaniu posiada wyznaczone obszary (kody EA), w których samodzielnie może realizować audit, jeżeli posiada status Auditora Wiodącego. Zakres obowiązków, uprawnień oraz odpowiedzialności reguluje procedura V-010-x03pl Opis stanowisk pracy. 5. Opis procesów udzielania, utrzymywania, rozszerzania, zawieszania i cofania certyfikacji systemów zarządzania BHP 5.1 Udzielanie certyfikacji Certyfikacja systemu zarządzania BHP prowadzona jest w równym stopniu dostępna dla wszystkich organizacji, zgodnie z określonym systemem oceny zgodności. Organizacja zainteresowana uzyskaniem certyfikatu powinna skontaktować się z naszą jednostką m.in. korzystając z danych adresowych zawartych na naszej stronie internetowej. Pracownicy DEKRA Certification Sp. z o.o. udzielają informacji na temat wymagań dotyczących procesu certyfikacji i o dokumentach stosowanych w procesie. 5.1.1 Zgłoszenie do certyfikacji W odpowiedzi na zapytanie bądź ogłoszenie o przetargu publicznym dotyczącym procesu certyfikacji, DEKRA Certification przesyła do zainteresowanej organizacji dokument C-039-x01pl_dane o kliencie 18001. Wypełniony formularz i podpisany przez upoważnioną osobę po złożeniu do DEKRA Certification stanowi wniosek organizacji o przeprowadzenie certyfikacji. Wnioski o certyfikację, wraz z dokumentami wyszczególnionymi we wniosku, przyjmowane są przez biuro jednostki jak również przez właściwych Przedstawicieli Regionalnych, którzy potwierdzają wpłynięcie wniosku do bazy i przekazują go biura jednostki (do Zespołu Planowania). Kompletny wniosek wraz z wymaganymi załącznikami składany jest Koordynatorowi ds. BHP do oceny. 5.1.1.1 Przegląd wniosku Koordynator ds. BHP dokonuje analizy i przeglądu otrzymanych dokumentów pod względem informacji zawartych we wniosku od klienta i możliwości realizacji procesu certyfikacji 18001. Koordynator BHP ocenia oraz decyduje czy w odniesieniu do posiadanych zasobów, certyfikacja ta może zostać przeprowadzona. Jeżeli tak, wniosek jest rejestrowany a dokumentacja jest przekazywana do komórki ZP. W przypadku, gdy z powodów formalnych (np. brak akredytacji na daną branżę) wniosek nie może zostać przyjęty, wnioskodawca jest o tym pisemnie zawiadamiany. V-090-x03pl Program certyfikacji BHP Rev. 05/01/17 Strona 3 z 7
5.1.1.2 Rejestracja wniosku Po pozytywnym rozpatrzeniu wniosku o certyfikację przez Koordynatora ds. BHP, właściwy Przedstawiciel Regionalny jednostki rejestruje wniosek w bazie, przygotowuje na przeprowadzenie procesu certyfikacji i przekazuje ją organizacji wnioskującej. Wniosek o certyfikację jest rejestrowany z datą wpływu. W przypadku braku formularza C-039- x01pl_dane o kliencie 18001 wyznaczony zostaje termin jego uzupełnienia. Jeżeli w wyznaczonym terminie dokumentacja nie zostanie uzupełniona proces certyfikacji zostanie przerwany. Zainteresowana organizacja zostanie o tym pisemnie powiadomiona. Koszty postępowania certyfikacyjnego ustalane są w oparciu o A-099-x04pl kalkulacja 18001_pl i przedstawione w przygotowanej ofercie do wiadomości organizacji wnioskującej. 5.1.1.3 Zawarcie umowy Każda certyfikacja wykonywana jest na podstawie umowy zawartej z klientem. Przez umowę rozumiemy zaakceptowane i podpisane zlecenie na certyfikację i nadzór dostarczone do DEKRA Certification Sp. z o.o. przez zainteresowaną organizację w dowolny sposób (fax, poczta, skan). Dokument zlecenie na certyfikację jest każdorazowo dołączony do oferty. Umowa na certyfikację może być również pobrana ze SIWZ. Nie dokonujemy certyfikacji na podstawie umów zawartych ustnie. Zlecenie stanowi część oferty złożonej organizacji, która o taką ofertę wystąpiła. Załącznikiem oferty zawsze są Ogólne Warunki Handlowe, Ogólne Warunki Certyfikacyjne. Są to dokumenty, w których DEKRA Certification Sp. z o.o. określa wszystkie wymagania dotyczące certyfikacji. Akceptacja zlecenia przez wnioskodawcę rozumiana jest również jako akceptacja Ogólnych Warunków Handlowych/Ogólnych Warunków Certyfikacyjnych. Umowy ze strony DEKRA Certification Sp. z o.o. mogą podpisywać: Roman Zadrożny - Prezes Zarządu oraz upoważnione na podstawie właściwych pełnomocnictw wydanych przez Zarząd Spółki osoby. 5.1.2 Certyfikacja 5.1.2.1 Informacje ogólne Zlecenie przeprowadzenia certyfikacji systemu musi być złożone do DEKRA Certification Sp. z o.o. przez organizacje wnioskującą najpóźniej na 4 tygodnie przed planowanym terminem auditu. Proces certyfikacyjny zostanie przeprowadzony na miejscu u Wnioskodawcy w dwóch fazach (etapach) przez wyznaczony zespół auditowy. Auditorzy realizują proces auditowania wyłącznie na podstawie zlecenia auditu otrzymanego z działu ZP w oparciu o procedurę V-090-x60pl Realizacja auditów. Dokumentację auditową odpowiednią dla każdego rodzaju auditu oraz dla każdego rodzaju standardu auditorzy mają do dyspozycji na platformie internetowej po zalogowaniu na swoje konto. 1 Faza auditu (1 etap) Celem pierwszej fazy auditu jest ocena dokumentacji systemu zarządzania BHP, określenie gotowości do drugiego etapu auditu, zebranie niezbędnych informacji dotyczących zakresu systemu zarządzania, uzgodnienie z klientem szczegółów drugiego etapu. Zespół auditorów dokonuje przeglądu dokumentacji systemu zarządzania BHP. Przegląd obejmuje ocenę zgodności systemu z kryteriami auditu (np. PN-N-18001, wymagania prawne). Zapisy z przeglądu dokumentacji prowadzone są na F-092-x50_pl_raport z przeglądu dokumentacji. Gdy przedstawiona dokumentacja spełnia wymagania, personel organizacji jest kompetentny w zakresie V-090-x03pl Program certyfikacji BHP Rev. 05/01/17 Strona 4 z 7
systemu zarządzania BHP oraz w trakcie auditu, auditor stwierdza zgodność danych zawartych w zleceniu z obserwacjami z auditu, wówczas podejmuje decyzję o przystąpieniu do certyfikacji Obserwacje z auditu, które w drugiej fazie auditu mogą prowadzić do niezgodności, dokumentowane są w analizie gotowości organizacji do certyfikacji F-099-81_pl_18001_Analiza gotowości. Auditor Wiodący przekazuje raport z przeglądu dokumentacji oraz analizę gotowości do zespołu ZP, który przesyła je następnie do organizacji. 2 Faza auditu (2 etap) Celem drugiej fazy auditu jest ocena spełnienia wymagań systemu zarządzania BHP w organizacji klienta, a także ocena usunięcia niezgodności z pierwszej fazy auditu, o ile nie zostały one jeszcze zamknięte. Audit nadzoru Audity nadzoru powinny być przeprowadzane w pierwszym i drugim roku po podjęciu decyzji o certyfikacji. Data pierwszego auditu nadzoru po certyfikacji początkowej nie powinna być późniejsza niż 12 miesięcy od daty podjęcia decyzji o certyfikacji. Audity nadzoru powinny być przeprowadzane raz w roku kalendarzowym (z wyjątkiem lat w których ma być przeprowadzona ponowna certyfikacja/re certyfikacja). Audit nadzorujący ma na celu weryfikację skuteczności systemu zarządzania w organizacji klienta. Działania korygujące w stosunku do małych niezgodności z poprzedniego auditu podlegają weryfikacji i udokumentowaniu na kartach niezgodności. Wytyczne wyszczególnione na liście kontrolnej do auditów nadzorujących podlegają auditowaniu podczas każdego auditu nadzorującego. Audit recertyfikujący Audit recertyfikujący ma na celu weryfikację skuteczności systemu zarządzania w organizacji klienta. Działania korygujące w stosunku do małych niezgodności z poprzedniego auditu podlegają weryfikacji i udokumentowaniu na kartach niezgodności. W wyjątkowych sytuacjach może być konieczne przeprowadzenie pierwszej fazy audity np. w przypadku znacznych zmian w systemie zarządzania BHP organizacji albo zmiany w ustawodawstwie. Audit dodatkowy W przypadku auditu dodatkowego weryfikacji podlega usunięcie niezgodności lub w organizacji klienta. Auditor otrzymuje oddzielne zlecenie od DC na przeprowadzenie auditu dodatkowego. Procedura specjalna W przypadku organizacji złożonych, np. wieloodziałowych zastosowanie ma procedura macierzowa lub kompleksowa, która zawarta jest w V-090-x60pl Realizacja auditów Audity zintegrowane DEKRA Certification Sp. z o.o. prowadzi zintegrowaną certyfikację PN-N-18001 np. z ISO 9001:2008 na wniosek klienta. Certyfikacja zintegrowana jest dwufazowa. Proces certyfikacji zintegrowanej jest analogiczny do certyfikacji systemu zarządzania BHP. V-090-x03pl Program certyfikacji BHP Rev. 05/01/17 Strona 5 z 7
5.1.2.2 Weryfikacja dokumentacji auditowej Kompletna dokumentacja auditowa przedstawiana jest Komitetowi Certyfikacyjnemu celem oceny kompletności oraz poprawności zapisów zawartych w dokumentacji. 5.1.2.3 Decyzja certyfikacyjna Komitet Certyfikacyjny wydaje decyzję o: certyfikacji, utrzymaniu, rozszerzaniu, wznowieniu, zawieszeniu lub cofnięciu certyfikatu. Wszelkie uwagi Komitetu wpisywane są na decyzji: F-090-x03pl Decyzja Komitetu Certyfikacyjnego PCA. Niekompletna dokumentacja bądź dokumentacja z wadami zwracana jest Auditorowi Wiodącemu do uzupełnienia braków bądź do usunięcia wad. Klientowi przysługuje prawo odwołania się od decyzji, zgodnie z V-013-x01pl Odwołania i skargi postępowanie. Decyzja - pismo przewodnie do klienta określa również wymagane terminy dla auditów nadzoru, w przypadku pozytywnej decyzji Komitetu Certyfikacyjnego. 5.1.2.4 Certyfikat Certyfikaty wydawane przez DEKRA Certification są rejestrowane w odpowiednim rejestrze, który jest nadzorowany przez zespół ZZ. W rejestrze DEKRA Certification Sp. z.o.o. jednoznacznie zidentyfikowane są wszystkie wydane, cofnięte i zawieszone certyfikaty. Osobą która podpisuje certyfikaty oraz pismo przewodnie dla klienta jest Prezes Zarządu lub inny upoważniony przez Zarząd przedstawiciel DEKRA Certification Sp. z o.o. 5.2 Rozszerzanie lub ograniczanie certyfikacji Ograniczanie certyfikacji następuje, gdy: wnioskuje o to organizacja, która posiada certyfikat DEKRA Certification; Decyzję dotyczącą ograniczenia certyfikacji podejmuje Komitet Certyfikacyjny analogicznie do 5.1.2 w oparciu o wniosek klienta. 5.3 Zawieszanie certyfikacji W przypadku zawieszenia certyfikatu, certyfikat na zgodność z PN-N-18001 lub OHSAS 18001 jest czasowo nieważny. Organizacja zmuszona jest zaprzestać powoływania się na certyfikację oraz zaprzestać stosowania znaków DEKRA Certification. Powyższe wymagania przedstawione są każdej organizacji w Ogólnych Warunkach Handlowych Po upływie okresu zawieszenia, organizacja powinna poddać się auditowi z krótkim terminem powiadamiania przeprowadzony przez wyznaczony zespół auditorów, mający na celu sprawdzenie, czy przyczyny zawieszenia certyfikatu ustały i czy organizacja może ponownie używać certyfikatu. W przypadku odmowy poddania się auditowi lub w przypadku, gdy przeprowadzony audit nie zakończy się wynikiem pozytywnym DEKRA Certification ma prawo podjąć decyzję o odebraniu certyfikatu (cofnięciu certyfikacji). Decyzję o zawieszeniu certyfikatu podejmuje Komitet Certyfikacyjny. V-090-x03pl Program certyfikacji BHP Rev. 05/01/17 Strona 6 z 7
5.4 Cofanie certyfikacji Cofnięcie certyfikatu następuje wtedy, gdy przestają być spełniane warunki, na których został on udzielony, w szczególności: - gdy nie odbył się audit nadzoru z przyczyn leżących po stronie klienta, - gdy wynik auditu jest negatywny a stwierdzone niezgodności nie zostały usunięte; - gdy Zleceniodawca nie poddał się auditowi dodatkowemu, który był wymagany lub gdy wynik tego auditu jest negatywny; - Zleceniodawca nie zastosuje się do poleceń lub spostrzeżeń o których mowa w Ogólnych Warunkach Handlowych; - organizacja używa certyfikatu niezgodnie z ogólnymi warunkami handlowymi; - organizacja odmówiła poddania się lub uniemożliwiła DEKRA Certification przeprowadzenia auditu z krótkim terminem powiadamiania; - nie zostały spełnione wymagania finansowe wobec DEKRA Certification Sp. z o.o. - wnioskodawca zgłasza rezygnację z certyfikatu 5.5 Odwołania Każdy klient ma prawo odwołać się od decyzji podjętej przez DEKRA Certification Sp. z o.o. Opis postępowania przy rozpatrywaniu odwołań dostępny jest publicznie na stronie WWW.dekra-certification.pl. Przyjęcie każdego odwołania jest potwierdzane składającemu odwołanie. Odwołanie powinno zostać rozpatrzone w okresie 30 dni od dnia gdy odwołanie wpłynęło a decyzja komisji jest formalnie przekazana składającemu odwołanie. O sposobie rozpatrzenia odwołania informuje się klienta na piśmie. 7. Dokumentacja związana C-039-x01pl_dane o kliencie 18001 A-099-x04pl kalkulacja 18001_pl D-031-x09pl_oferta na certyfikację systemu zarządzania BHP V-090-x60pl Realizacja auditów V-010-x03pl Opis stanowisk pracy D-033-x01pl Ogólne Warunki Handlowe D-030-x17pl Ogólne Warunki Certyfikacyjne D-060-09pl Warunki realizacji auditów V-013-x01pl Odwołania i skargi - postępowania V-090-x03pl Program certyfikacji BHP Rev. 05/01/17 Strona 7 z 7