technik technik informatyk informatyk Radosław Jaworski Radosław Jaworski Oprogramowanie Oprogramowanie biurowe biurowe Uzupełnienie do wersji Microsoft Office 2007
Redaktor inicjujący i merytoryczny: Joanna Ksieniewicz Redaktor techniczny: Marzenna Kiedrowska Copyright by Wydawnictwa szkolne i Pedagogiczne Spółka Akcyjna Warszawa 2009 Wydawnictwa Szkolne i Pedagogiczne Spółka Akcyjna 02-305 Warszawa, Al. Jerozolimskie 136 Adres do korespondencji: 00-965 Warszawa, p. poczt. nr 9 www.wsip.pl Skład i łamanie: Studio DeTePe, Paweł Rusiniak
Spis treści Od Autora... 6 1. Edytor tekstu Word 2007... 7 1.1. Tworzenie dokumentów... 7 1.1.1. Zapisywanie dokumentów i zapisywanie zmian w dokumentach... 7 1.2. Widok dokumentu... 9 1.2.2. Ustawienia strony dokumentu... 9 1.2.3. Dostosowywanie paska narzędzi... 9 1.3. Formatowanie tekstu... 11 1.4. Podział dokumentu... 12 1.5. Wstawianie numerów stron... 12 1.6. Szablony dokumentów... 13 1.7. Listy i numeracja... 13 1.8. Tworzenie i formatowanie tabel... 13 1.9. Wstawianie grafiki i obiektów... 14 1.10. Malarz formatów... 15 1.11. Komentarze... 16 1.12. Śledzenie zmian w dokumencie... 16 1.13. Wstawianie symboli... 16 1.14. Indeks górny i indeks dolny... 17 1.15. Edytor równań... 17 1.16. Przypisy... 17 1.17. Nagłówek i stopka... 18 1.18. Indeksy i spisy... 18 1.19. Wstawianie hiperłączy... 19 1.20. Korespondencja seryjna... 19 1.21. Style formatowania... 20 1.22. Sprawdzanie pisowni i gramatyki... 21 1.23. Znajdowanie i zamiana wyrazów lub znaków... 21 1.24. Automatyczne odzyskiwanie dokumentów... 21 1.25. Skanowanie dokumentów i zapis do OCR... 22 1.26. Drukowanie dokumentów... 22 1.27. Ochrona dokumentu... 23 2. Arkusz kalkulacyjny Excel 2007... 24 2.1. Tworzenie skoroszytów... 24 2.2. Szablony skoroszytów... 24 2.3. Tworzenie list... 24 2.4. Wypełnianie i dostosowywanie komórek... 26 3
Spis treści 2.5. Formatowanie komórek... 27 2.6. Tworzenie tabel... 27 2.7. Wstawianie komentarzy... 27 2.8. Wstawianie grafiki... 28 2.9. Import i transpozycja danych... 28 2.10. Formatowanie arkusza... 28 2.11. Prezentacja danych za pomocą wykresów... 29 2.12. Sortowanie i filtrowanie danych... 30 2.13. Formatowanie warunkowe... 32 2.14. Odwołania do komórek i zakresów... 32 2.15. Funkcje w arkuszu kalkulacyjnym... 32 2.16. Tworzenie arkuszy obliczeniowych... 33 2.17. Zamiana tekstu na kolumny... 34 2.18. Zamiana danych... 34 2.19. Styl arkusza... 35 2.20. Ochrona danych... 35 2.21. Drukowanie... 36 3. Programy do tworzenia prezentacji PowerPoint 2007... 37 3.1. Tworzenie prezentacji w programie PowerPoint 2007... 37 3.2. Tworzenie albumu fotograficznego... 37 3.3. Tworzenie prezentacji od podstaw... 38 3.4. Tło prezentacji... 38 3.5. Układ slajdów... 38 3.6. Wstawianie, kopiowanie i usuwanie slajdów... 39 3.7. Nagłówek i stopka slajdu... 39 3.8. Wstawianie i formatowanie obiektów... 39 3.9. Przejścia slajdów... 40 3.10. Schematy animacji... 40 3.11. Animacja niestandardowa... 40 3.12. Wstawianie komentarzy... 40 3.13. Narracja... 41 3.14. Dodawanie muzyki i filmów... 41 3.15. Przyciski akcji... 43 3.16. Hiperłącza... 43 3.17. Przygotowanie pokazu i próba tempa... 43 3.18. Pokaz slajdów... 44 3.19. Drukowanie i zapis prezentacji... 44 4. Menedżery informacji osobistej Outlook 2007... 45 4.1. Microsoft Office Outlook 2007... 45 4.2. Konfiguracja konta pocztowego... 45 4.3. Poczta... 46 4.4. Kalendarz... 46 4.5. Kontakty... 47 4.6. Zadania... 48 4
Spis treści 4.7. Notatki... 48 4.8. Foldery wyszukiwania... 49 4.9. Skróty... 49 4.10. Dziennik... 49 5. Bazy danych Access 2007... 50 5.1. Otwieranie istniejącej bazy danych... 50 5.2. Tworzenie nowej bazy danych... 50 5.3. Szablony baz danych... 50 5.4. Budowa bazy danych... 51 5.5. Tabele... 51 5.6. Tworzenie kwerend... 56 5.7. Tworzenie relacji między obiektami bazy danych... 59 5.8. Tworzenie formularzy... 61 5.9. Tworzenie raportów... 65 5.10. Strony... 65 5.11. Makra... 67 5.12. Moduły... 68 5.13. Organizacja grupy ulubione... 68 5.14. Zarządzanie bazami danych język SQL... 69 Literatura... 70
Od Autora Niniejsze opracowanie prezentuje najważniejsze różnice pomiędzy, przedstawionym w podręczniku,,oprogramowanie biurowe, systemem operacyjnym Microsoft Windows XP i pakietem biurowym Microsoft Office 2003, a ich nowszą wersją systemem operacyjnym Microsoft Windows Vista oraz pakietem biurowym Microsoft Office 2007. Uaktualnienie zawiera opis wykonania wybranych ćwiczeń zamieszczonych w podręczniku oraz nowości wprowadzone w pakiecie biurowym Office 2007. Przedstawiono tu organizację,,wstążki która zastąpiła tradycyjne menu, umiejscowienie niektórych poleceń i widoki ikon, a także nowe formaty dokumentów. Dla łatwiejszego korzystania z uzupełnienia tytuły rozdziałów i podrozdziałów są takie same jak w podręczniku,,oprogramowanie biurowe.
1 Edytor tekstu Word 2007 1.1. Tworzenie dokumentów Tworzenie nowych dokumentów w programie Microsoft Office Word 2007 odbywa się analogicznie jak w programie Microsoft Office Word 2003. Aby uruchomić program Word 2007, należy wybrać przycisk Start Wszystkie programy Microsoft Office i Microsoft Office Word 2007. Uwaga. Znany z systemu Microsoft Windows XP przycisk Start, w systemie Microsoft Windows Vista został zastąpiony nowym przyciskiem. 1.1.1. Zapisywanie dokumentów i zapisywanie zmian w dokumentach Narzędzia służące do zapisywania dokumentów w Wordzie 2003 dostępne są w menu Plik, natomiast w Wordzie 2007 można je znaleźć po kliknięciu Przycisku pakietu Office, oznaczonego ikoną. W Wordzie 2007 zastosowano nowe formaty zapisu dokumentów, które zostały omówione w Ćwiczeniu 1.1. Ćwiczenie 1.1. Zapisywanie dokumentów w edytorze Word 2007 1. Wybrać ikonę, a następnie wskazać Zapisz jako. 2. W oknie Zapisz kopię dokumentu dostępnych jest klika najczęściej używanych formatów. Nowością w Wordzie 2007 jest możliwość zapisywania dokumentów w formacie PDF, XPF oraz ODT. Wymagana jest do tego jedynie instalacja Service Pack 1 oraz Service Pack 2 dla Microsoft Office 2007. W oknie Zapisz kopię dokumentu dostępne są opcje: Dokument programu Word dokument domyślnie zostanie zapisany w nowym formacie edytora Word 2007. Plik otrzyma rozszerzenie *.docx, a edytowanie takiego dokumentu w edytorze starszym niż Wordzie 2007 nie będzie możliwe. Aby zapisać dokument w formacie umożliwiającym jego edytowanie w starszych wersjach edytora Word należy w oknie Zapisz jako w polu Zapisz typ jako: z rozwijanej listy wybrać opcję Dokument programu Word 97-2003. 7
Edytor tekstu Word 2007 Szablon programu Word plik zostanie zapisany, jako szablon do tworzenia innych dokumentów. Dokument programu Word 97-2003 umożliwia edytowanie dokumentu w starszych wersjach edytora Word, jak sugeruje nazwa od 97 do 2003 oraz 2007. Plik tekstowy OpenDocument plik zostanie zapisany w formacie ODT, służącym do przechowywania dokumentów tworzonych w bezpłatnym pakiecie biurowym OpenOffice. PDF lub XPF format XPS (XML Paper Specification) jest formatem udostępniania i wymiany dokumentów w oprogramowaniu Microsoft Office 2007. Podobnie jak PDF zachowuje niezmienne formatowanie dokumentu. Jeśli system operacyjny został zaktualizowany o Service Pack 1 dla systemu Windows Vista, to pliki w formacie XPS otwierać można za pomocą przeglądarki Internet Explorer. Inne formaty otwarte zostanie okno Zapisz jako, w którym z rozwijanej listy Zapisz jako typ: można wybrać inne formaty plików. Ćwiczenie 1.2. Określanie opcji zapisywania dokumentów 1. Wybrać ikonę, a następnie przycisk Opcje programu Word, znajdujący się na dolnej belce okna. Rys. 1.1. Widok okna Opcje programu Word ustawienia zapisywania dokumentów 8
Widok dokumentu 2. Wyświetlone zostanie okno Opcje programu Word (rys. 1.1), w którym należy wybrać opcję Zapisywanie. W oknie można określić domyślny format zapisywanych dokumentów, wskazać miejsce ich zapisywania, a także określić częstotliwość automatycznego zapisywania zmian dokonywanych w dokumentach. Do zapisywania zmian w dokumentach standardowo służy polecenie Zapisz, oznaczone ikoną. Można posłużyć się również klawiszami skrótu Ctrl+z. 1.2. Widok dokumentu W edytorze Word 2007 widok dokumentu można określić w karcie Widok, dostępnej na Wstążce. Wstążka zastąpiła tradycyjne menu z programu Word 2003. Po jej wybraniu, w części Widoki dokumentu po lewej stronie dostępne są standardowe widoki: Układ wydruku, Odczyt pełnoekranowy, Układ sieci Web, Konspekt oraz Wersja robocza. W części Pokazywanie/ukrywanie dostępne są narzędzia dobrze znane z Word 2003, takie jak: Linijka, Plan dokumentu, czy Miniatury. Nowością jest natomiast narzędzie Linie siatki. Rozmiar oraz sposób wyświetlania dokumentu można zmienić za pomocą narzędzi z grupy Powiększenie. 1.2.2. Ustawienia strony dokumentu Ustawienia strony dokumentu dokonać można po wybraniu karty Układ strony. Aby wyświetlić okno Ustawienia strony znane z Word 2003, należy wybrać polecenie Marginesy, a następnie Marginesy niestandardowe lub rozwinąć grupę narzędzi, klikając na ikonę. W karcie Układ strony znajdują się również inne narzędzia występujące w Wordzie 2003, jak np.: Tło strony, Akapit, Rozmieszczenie i Motywy. 1.2.3. Dostosowywanie paska narzędzi W programie Word 2007 narzędzia wyświetlane są na Wstążce, z programu Word 2003 oraz na pasku narzędzi. Polecenia i narzędzia na wstążce pogrupowane zostały na kartach będących odpowiednikiem dawnych menu. Niektóre karty pokazywane są wyłącznie po zaznaczeniu obiektu, np. po zaznaczeniu rysunku lub równania. 9
Edytor tekstu Word 2007 Aby ukryć Wstążkę, należy rozwinąć listę Dostosuj pasek narzędzi Szybki dostęp,, a następnie wybrać polecenie Minimalizuj Wstążkę. Narzędzia poszczególnych kart domyślnie zostaną ukryte i będą dostępne dopiero po kliknięciu na wybraną kartę. Domyślnie pasek narzędzi programu Word 2007 składa się jedynie z narzędzi Zapisz, Cofnij i Powtórz i znajduje się na belce powyżej Wstążki. W celu zmiany położenia paska narzędzi należy rozwinąć listę Dostosuj pasek narzędzi Szybki dostęp i wybrać polecenie Pokaż poniżej Wstążki. Aby do paska narzędzi dodać nowe polecenia, należy rozwinąć listę Dostosuj pasek narzędzi Szybki dostęp, a następnie zaznaczyć lub odznaczyć wybrane polecenia. Aby dodać więcej poleceń, należy rozwinąć listę Dostosuj pasek narzędzi Szybki dostęp, a następnie wybrać polecenie Więcej poleceń. Wyświetlone zostanie okno Opcje programu Word Dostosowywanie (rys 1.2). Rys. 1.2. Widok okna Opcje programu Word dostosowywanie paska narzędzi Szybki dostęp 10
Formatowanie tekstu Inny sposób to wybranie ikony, a następnie przycisku Opcje programu Word znajdującego się na dolnej belce okna i zaznaczenie opcji Dostosowywanie. W oknie Opcje programu Word Dostosowywanie z rozwijanej listy Wybierz polecenia z: można określić kategorię poleceń, następnie należy zaznaczyć wybrane polecenie i wybrać przycisk Dodaj. Po prawej stronie okna widoczne są polecenia dodane do paska narzędzi. Można je usuwać lub zmieniać ich kolejność. Ostatnią czynnością jest określenie, czy wprowadzone zmiany mają być dostępne domyślnie dla wszystkich dokumentów programu Word 2007, czy wyłącznie do wybranego dokumentu. W tym celu należy wybrać odpowiednią opcję z listy Dostosuj pasek narzędzi Szybki dostęp. 1.3. Formatowanie tekstu Narzędzia formatowania tekstu w Wordzie 2007 znajdują się na Wstążce w karcie Narzędzia główne. Po wskazaniu narzędzia kursorem myszy pojawia się jego opis. Niektóre grupy narzędzi można dodatkowo rozwijać. Po rozwinięciu grupy Czcionka lub Akapit wyświetlone zostaną znane z Worda 2003 okna Czcionka i Akapit. Aby rozwinąć grupę narzędzi, wystarczy kliknąć ikonę obok nazwy grupy, np.. Formatowanie tekstu zostało znacznie uproszczone dzięki pływającemu Minipaskowi narzędzi, zawierającemu najczęściej używane polecenia, pojawiającemu się po zaznaczeniu fragmentu tekstu. Aby ukryć wyświetlanie Minipaska narzędzi, należy wyświetlić okno Opcje programu Word i w kategorii Popularne odznaczyć opcję Pokaż minipasek narzędzi przy zaznaczeniu. Uwaga: Narzędzia podziału tekstu na kolumny znajdują się w karcie Układ strony; Narzędzia do zmiany wielkości liter dostępne w Word 2003 w menu Format, w Word 2007 znajduje się w karcie Narzędzia główne, w kategorii Czcionka pod ikoną ; Narzędzia wyboru tła i obramowania dokumentu oraz motywów znajdują się w karcie Układ strony. 11
Edytor tekstu Word 2007 1.4. Podział dokumentu Wstawianie nowej strony oraz podział dokumentu w Wordzie 2007 można wykonać, wybierając odpowiednie polecenie z karty Wstawianie w grupie Strony. Więcej narzędzi podziału dokumentu znajduje się w karcie Układ strony, w kategorii Ustawienia strony, pod poleceniem Znaki podziału (rys 1.3). Rys. 1.3. Widok karty Układ strony grupa Ustawienia strony 1.5. Wstawianie numerów stron Wstawianie numerów stron dostępne jest w karcie Wstawianie w części Nagłówek i stopka. Z rozwijanej listy można wybrać odpowiednie położenie i wyrównanie numeru. Po wybraniu polecenia Formatuj numery stron wyświetlone zostanie, znane z Worda 2003, okno Format numeru strony (rys. 1.4), w którym można dokonać ustawień formatu numeracji, czy określić numer początkowy numeracji. 12 Rys. 1.4. Okno Format numeru strony
Tworzenie i formatowanie tabel 1.6. Szablony dokumentów Szablony dokumentów w Wordzie 2007 dostępne są po kliknięciu polecenia Przycisk pakietu Office, oznaczonego ikoną, i wybraniu polecenia Nowy. Znaczna ich część dostępna jest do pobrania z witryny Microsoft Office Online. Własne szablony można tworzyć podobnie jak w Wordzie 2003. 1.7. Listy i numeracja Narzędzia numerowania i punktowania oraz tworzenia list wielopoziomowych znajdują się w karcie Narzędzia główne w grupie Akapit. Same listy tworzy się analogicznie jak w Wordzie 2003, na uwagę zasługuje natomiast polecenie Zmień poziom listy, dzięki któremu w szybki i wygodny sposób można zmieniać poziomy list. W tym celu wystarczy zaznaczyć całą listę lub wybrany punkt, rozwinąć listę narzędzia, np. punktowania, wskazać polecenie Zmień poziom listy i wybrać dogodny poziom listy. Do zmiany poziomów można wykorzystać także narzędzia Zmniejsz i Zwiększ wcięcie. 1.8. Tworzenie i formatowanie tabel Tabele w Wordzie 2007 można tworzyć na dwa sposoby: poprzez wstawienie tabeli lub poprzez narysowanie tabeli. Narzędzia tworzenia tabel znajdują się w karcie Wstawianie w grupie Tabele. Po wskazaniu odpowiedniej liczby kolumn i wierszy można obserwować bieżący widok tworzonej tabeli. Po wstawieniu lub narysowaniu tabeli na pasku narzędzi pojawia się zakładka Narzędzia tabel. Dostępne są narzędzia, znane z Worda 2003, służące do modyfikowania wyglądu tabeli z tym, że w Wordzie 2007 są rozmieszczone bardziej przejrzyście i są łatwiej dostępne. W części Opcje stylu tabeli można wskazać elementy, jakie w tabeli mają być wyróżnione, widać to na podglądzie tabeli oraz w sąsiedniej grupie narzędzi Style tabeli na wstążce. Grupa Style tabeli zawiera podglądy różnych stylów tabel. Każdy z nich można dowolnie modyfikować, można także tworzyć własne style. Grupa Rysowanie obramowań zawiera narzędzia służące do odręcznego tworzenia tabeli poprzez narysowanie kolejnych jej krawędzi. Dodatkowo po rozwinięciu grupy narzędzi Rysowanie 13
Edytor tekstu Word 2007 obramowań, oznaczonej przyciskiem, pojawi się znane z Word 2003 okno Obramowanie i cieniowanie. Okno to można także wywołać, klikając na tabeli prawym przyciskiem myszy i wybierając polecenie Obramianie i cieniowanie. Pod prawym przyciskiem myszy są również dostępne inne przydatne narzędzia, takie jak: Wstawianie kolumn i wierszy, Usuwanie komórek, Podział i scalanie komórek, Wyrównanie komórek, Autodopasowanie, czy Właściwości tabeli znane z Worda 2003. 1.9. Wstawianie grafiki i obiektów Wstawianie grafiki i obiektów takich jak: kształty, pola tekstowe, obiekty WordArt itp., w programie Word 2007 jest intuicyjne i podobne jak w Wordzie 2003. Należy ustawić kursor myszy w miejscu, w którym ma być wstawiony obiekt, a następnie wybrać kartę Wstawianie. Obiekty graficzne znajdują się w grupie Ilustracje, a obiekty tekstowe w grupie Tekst. Nowością są obiekty SmartArt zastępujące znane z Word 2003 Diagramy i Schematy organizacyjne. Po wstawieniu i zaznaczeniu obiektu graficznego na wstążce pojawi się karta Narzędzia do rysowania Formatowanie. Ćwiczenie 1.3. Wstawianie obrazów ze skanera 1. Ustawić kursor myszy w miejscu wstawienia obrazu. 2. Wybrać kartę Wstawianie, a następnie polecenie Obiekt clipart, oznaczone ikoną. 3. W otwartym panelu Clipart należy wybrać Organizuj klipy. 4. W otwartym oknie Ulubione Microsoft Clip Organizer wybrać polecenie Plik Dodaj klipy do kolekcji, a następnie Ze skanera lub aparatu fotograficznego. 5. W kolejnym oknie z rozwijanej listy wybrać urządzenie podłączone do komputera i wybrać przycisk Wstaw niestandardowo. Ćwiczenie 1.4. Wstawianie diagramów W Wordzie 2007, aby wstawić diagram lub schemat organizacyjny, należy wybrać kartę Wstawianie, a następnie wybrać polecenie SmartArt, oznaczone 14
Malarz formatów ikoną. W otwartym oknie Wybieranie grafiki SmartArt (rys. 1.5) należy wybrać kategorię, a następnie odpowiedni diagram lub schemat. Rys. 1.5. Okno Wybieranie grafiki SmartArt Po wstawieniu obiektu SmartArt obok obiektu powinno pojawić się okno wprowadzania tekstu. Aby zamknąć okno, należy kliknąć znak, natomiast aby ponownie wyświetlić okno należy kliknąć ikonę po lewej stronie obiektu. Tekst można również wprowadzać po zaznaczeniu wybranego pola tekstowego. Po zaznaczeniu obiektu SmartArt wyświetlana jest karta Narzędzia grafiki SmartArt Projektowanie oraz Narzędzia grafiki SmartArt Formatowanie. Za pomocą dostępnych narzędzi i stylów w szybki i prosty sposób można dostosować obiekt SmartArt do indywidualnych potrzeb. Narzędzia formatowania dostępne są również po zaznaczeniu kształtu pod prawym przyciskiem myszy. 1.10. Malarz formatów Narzędzie Malarz formatów, oznaczone ikoną, w Wordzie 2007 dostępne jest na Wstążce, w karcie Narzędzia główne, w grupie Schowek po lewej stronie. Podobnie jak w Wordzie 2003, aby zastosować dany format wielokrotnie w dokumencie, należy zaznaczyć format do skopiowania, a następnie dwukrotnie kliknąć ikonę narzędzia Malarz formatów. Jednokrotne kliknięcie ikony spowoduje zastosowanie formatu tylko jeden raz. 15
Edytor tekstu Word 2007 1.11. Komentarze Narzędzie wstawiania komentarzy w Wordzie 2007 znajduje się w karcie Recenzja, w grupie Komentarze (rys. 1.6). Zastosowanie narzędzia jest intuicyjne, dlatego nie będzie szerzej opisywane. Rys. 1.6. Grupa narzędzi Komentarze na karcie Recenzja 1.12. Śledzenie zmian w dokumencie Aby włączyć śledzenie zmian w dokumencie z domyślnymi ustawieniami, należy wybrać kartę Recenzja, a następnie z grupy Śledzenie wybrać górną część polecenia Śledź zmiany, oznaczone ikoną. Aby ustawić własne opcje śledzenia zmian, należy rozwinąć polecenie Śledź zmiany, oznaczone ikoną, a następnie wybrać Opcje śledzenia zmian. Otwarte zostanie okno Opcje śledzenia zmian, w którym należy wykonać odpowiednie ustawienia. Zmiany wprowadzane w dokumencie będą zaznaczane zgodnie z wykonanymi ustawieniami. Po wybraniu polecenia Okienko recenzowania można wyświetlić oddzielne okno z widocznymi wszystkimi zmianami wprowadzonymi do dokumentu. Uwaga. Aby zakończyć pokazywanie zmian, należy z grupy narzędzi Zmiany wybrać polecenie Zaakceptuj lub Odrzuć. 1.13. Wstawianie symboli Symbole w programie Word 2007 można wstawiać analogicznie jak w Wordzie 2003. Wystarczy wybrać kartę Wstawianie, a następnie z prawej strony Wstążki wybrać polecenie Symbol. Po kliknięciu polecenia Więcej symboli wyświetlone zostanie znane z Worda 2003 okno Symbol. 16
Przypisy 1.14. Indeks górny i indeks dolny W odróżnieniu od Worda 2003, w którym domyślnie Indeks górny i Indeks dolny nie były widoczne na standardowym pasku narzędzi i konieczne było ich dodanie w Wordzie 2007, polecenia te znajdują się na Wstążce, w karcie Narzędzia główne (rys. 1.7). Przeznaczenie i zastosowanie narzędzi jest identyczne. Rys. 1.7. Grupa narzędzi Czcionka na karcie Narzędzia główne 1.15. Edytor równań Aby do dokumentu Worda 2007 wstawić równanie matematyczne lub wzór, należy wybrać kartę Wstawianie, a następnie z prawej strony Wstążki wybrać polecenie Równanie. Po rozwinięciu listy dostępnych jest kilka wbudowanych wzorów. Aby wstawić własny wzór lub równanie, należy w dole okna wybrać polecenie Wstaw nowe równanie. Na Wstążce wyświetlone zostaną wówczas odpowiednie narzędzia. Samo tworzenie równań jest analogiczne jak w Word 2003. Różnicą jest jedynie inny układ poleceń. Po zaznaczeniu utworzonego wcześniej równania lub pola tworzenia równania na pasku narzędzi wyświetlana jest karta Narzędzia równań (rys. 1.8) umożliwiająca szybkie przełączenie do edytora równań niezależnie od karty wybranej na Wstążce. Rys. 1.8. Widok karty Narzędzia równań 1.16. Przypisy Narzędzie przypisów znajduje się w karcie Odwołania, w grupie Przypisy dolne. Dodawanie oraz usuwanie przypisów jest analogiczne jak w Wordzie 2003. Aby wykonać formatowanie przypisów, należy rozwinąć grupę klikając ikonę. 17
Edytor tekstu Word 2007 Wyświetlone zostanie wówczas znane z Worda 2003 okno Przypis dolny i przypis końcowy. Rys. 1.9. Grupa narzędzi Przypisy dolne na karcie Odwołania 1.17. Nagłówek i stopka Aby w dokumencie umieścić nagłówek i/ lub stopkę, należy wybrać kartę Wstawianie, a następnie z grupy Nagłówek i stopka wybrać odpowiednie polecenie. Z rozwijanej listy wybrać można jeden z dostępnych stylów. 1.18. Indeksy i spisy Zasada tworzenia spisu treści dokumentu w Wordzie 2007 jest analogiczna jak w Wordzie 2003, różnicę stanowi jedynie inne umiejscowienie poleceń. Ćwiczenie 1.5. Tworzenie automatycznego spisu treści dokumentu 1. Tytułom rozdziałów i podrozdziałów należy nadać odpowiednie poziomy dokumentu, czyli nagłówki. W tym celu zaznaczyć tytuł rozdziału i z karty Narzędzia główne, z grupy Style wybrać np. Nagłówek 1. 2. Następnie należy ustawić kursor w miejscu wstawienia spisu treści, najczęściej jest to strona następna po stronie tytułowej. 3. Wybrać kartę Odwołania po lewej stronie wstążki i wybrać polecenie Spis treści, oznaczone ikoną. Po rozwinięciu listy dostępnych jest kilka opcji: Tabela automatyczna 1 spis treści otrzyma automatyczną etykietę,,zawartość. Tabela automatyczna 2 spis treści otrzyma automatyczną etykietę,,spis treści. Tabela ręczna wstawiony zostanie pusty szablon spisu treści do ręcznego wypełnienia. Można w nim pisać dowolną treść, natomiast określone wcześniej poziomy nagłówków nie zostaną uwzględnione. 18
Korespondencja seryjna 4. Po wybraniu polecenia Wstaw spis treści otwarte zostanie okno Spis treści, w którym można dokonać modyfikacji spisu, np. ilości poziomów. Uwaga. Do spisu treści oprócz nagłówków, zawierających nazwy rozdziałów i podrozdziałów, można dodać treść rozdziałów i podrozdziałów. Należy to wykonać przed utworzeniem spisu treści lub po i wykonać aktualizację. Aby dodać treść wszystkich podrozdziałów i podrozdziałów, należy zaznaczyć całą zawartość dokumentu, np. korzystając ze skrótu klawiszowego Ctrl+a, a następnie kliknąć polecenie Dodaj tekst, oznaczone ikoną. Aby do spisu treści dodać treść wybranego rozdziału lub akapitu, należy zaznaczyć wybrany fragment lub ustawić w nim kursor i wybrać polecenie. Dodaj tekst. Dodatkowo po kliknięciu na strzałkę rozwijającą polecenie, można wybrać jeden z poziomów dla treści rozdziałów wyświetlanej w spisie treści. Aby ze spisu treści usunąć treść rozdziałów i podrozdziałów, należy zaznaczyć zawartość całego dokumentu (Ctrl+a) lub ustawić kursor myszy w wybranym akapicie, a następnie rozwinąć polecenie i zaznaczyć opcję. Nowością w Wordzie 2007 jest pokazywanie obszaru spisu treści oraz pasek narzędzi, pozwalający w szybki sposób aktualizować spis lub go usunąć. Odpowiednie narzędzia znajdują się również pod prawym przyciskiem myszy. 1.19. Wstawianie hiperłączy Aby wstawić hiperłącze w Wordzie 2007, należy zaznaczyć tekst, do którego hiperłącze ma zostać dodane, wybrać kartę Wstawianie, a następnie z grupy Łącza wybrać polecenie Hiperłącze. Otwarte zostanie znane z Worda 2003 okno Wstawianie hiperłącza. Praca z narzędziem jest analogiczna jak w Word 2003. 1.20. Korespondencja seryjna Przed przystąpieniem do tworzenia korespondencji seryjnej w programie Word 2007, należy skonfigurować konto pocztowe programu Outlook 2007. Pozwoli to przesyłać korespondencję seryjną drogą elektroniczną. 19
Edytor tekstu Word 2007 Ćwiczenie 1.6. Tworzenie korespondencji seryjnej 1. W otwartym dokumencie programu Word 2007 wybrać kartę Korespondencja. 2. Następnie rozwinąć polecenie i na samym dole listy wybrać polecenie Kreator korespondencji seryjnej krok po kroku. 3. Po prawej stronie ekranu wyświetlony zostanie znany z Worda 2003 panel kreatora Korespondencja seryjna. 4. Dalsze czynności tworzenia korespondencji seryjnej w programie Word 2007 są takie same jak w Word 2003. 5. Utworzona w ten sposób korespondencja seryjna zostanie wydrukowana lub edytowana w nowym dokumencie. W podobny sposób można tworzyć inne typy korespondencji seryjnej. Korzystając z poleceń Koperty oraz Etykiety w grupie Tworzenie, oznaczone jako, w szybki sposób można przygotować korespondencję do wysłania zarówno pocztą tradycyjną, jak i elektroniczną. Nowe listy adresatów tworzy się tak jak w Wordzie 2003, wystarczy na karcie, wybrać Wpisz nową listę i do- Korespondencja rozwinąć polecenie dać kolejne adresy. 1.21. Style formatowania Style formatowania dostępne są w karcie Narzędzia główne w grupie Style. Aby przejrzeć listę dostępnych stylów można skorzystać z przycisków góra/dół lub przycisku w celu wyświetlenia wszystkich stylów w jednym oknie. Nowością i dużym udogodnieniem jest możliwość bieżącego podglądu tekstu po wskazaniu stylu jeszcze przed jego użyciem. Aby wyświetlić więcej stylów, należy wybrać polecenie Zmień styl, oznaczone ikoną, a następnie Zestaw stylów i z listy wskazać jedną z kategorii. Wówczas w okienku stylów zostaną wyświetlone style dla wybranej kategorii. Domyślnie wyświetlane są style z kategorii Worda 2007. 20
Automatyczne odzyskiwanie dokumentów W szybki sposób można także tworzyć nowe style. W tym celu wystarczy zaznaczyć fragment tekstu z odpowiednim formatowaniem, następnie korzystając z przycisku wyświetlić okno stylów i wybrać polecenie Zapisz zaznaczenie jako nowy szybki styl. Styl zostanie dodany do aktualnie używanej kategorii. Style można również dowolnie modyfikować. 1.22. Sprawdzanie pisowni i gramatyki Narzędzia Sprawdzania pisowni i gramatyki w Wordaie 2007 dostępne są po wybraniu karty Recenzja w kategorii Sprawdzanie. Dostępne jest tu również narzędzie Ustaw język, czy Statystyka wyrazów. Ustawienia sprawdzania pisowni i gramatyki można wykonać wybierając polecenie Pisownia i gramatyka, oznaczone ikoną, a następnie przycisk Opcje. 1.23. Z najdowanie i zamiana wyrazów lub znaków Narzędzia znajdowania i zamiany wyrazów lub znaków w Wordzie 2007 dostępne są w karcie Narzędzia główne w grupie Edytowanie po prawej stronie ekranu. Korzystanie z narzędzi jest analogiczne jak w Wordzie 2003. Nowością jest tu narzędzie Znajdowanie, umożliwiające szybkie wyszukiwanie i zaznaczanie tekstu z podobnym formatowaniem. Po wybraniu polecenia Znajdź lub Zamień wyświetlone zostanie znane z Worda 2003 okno Znajdowanie i zamienianie. 1.24. A utomatyczne odzyskiwanie dokumentów Podobnie jak w edytorze Word 2003, również edytor Word 2007 dysponuje narzędziami automatycznego odzyskiwania dokumentu w razie nieoczekiwanego zamknięcia programu. Po ponownym uruchomieniu programu Word automatycznie otwierane jest okno Odzyskiwanie dokumentów, w którym użytkownik decyduje, którą wersję dokumentu chce odzyskać. 21
Edytor tekstu Word 2007 1.25. Skanowanie dokumentów i zapis do OCR Skanowanie dokumentów i zapis do OCR, podobnie jak skanowanie obrazów, uzależnione jest od modelu urządzenia oraz dołączonego do niego oprogramowania. Skanowanie oraz zapis do OCR w systemie operacyjnym Windows Vista i pakiecie biurowym Office 2007 wykonuje się podobnie jak w opisanym w podręczniku systemie Windows XP i Office 2003. 1.26. Drukowanie dokumentów Drukowanie dokumentów w Wordzie 2007 jest intuicyjne i nie powinno sprawić najmniejszych problemów użytkownikom potrafiącym drukować dokumenty z Worda 2003. Po ukończeniu tworzenia dokumentu, sprawdzeniu pisowni i gramatyki i zapisaniu zmian, należy sprawdzić podgląd wydruku dokumentu. W tym celu należy wybrać Przycisk pakietu Office, oznaczony ikoną, wskazać polecenie Drukuj, a następnie wybrać Podgląd wydruku. Ikonę narzędzia Podgląd wydruku można także dodać do paska narzędzi w oknie Opcje programu Word Dostosowywanie (patrz Dostosowywanie paska narzędzi). W oknie Podgląd wydruku (rys. 1.10), oprócz narzędzi powiększenia i zmiany widoku strony, można wykonać zmianę ustawień strony, np.: zmienić rozmiar marginesów, orientację strony czy rozmiar papieru. Można również ustawić opcje drukowania i wydrukować dokument. Rys. 1.10. Karta Podgląd wydruku Aby wydrukować dokument bez wyświetlania podglądu wydruku, należy wybrać Przycisk pakietu Office, oznaczony ikoną, wskazać polecenie Drukuj, a następnie wybrać jedną z opcji: Drukuj wyświetlone zostanie znane z Word 2003 okno Drukowanie, w którym można wybrać urządzenie drukujące, określić zakres drukowania i liczbę kopii. Szybkie drukowanie jedna kopia całego dokumentu zostanie wydrukowana na drukarce domyślnej, bez możliwości określenia np. zakresu drukowania. 22
Ochrona dokumentu 1.27. O chrona dokumentu Narzędzia ochrony dokumentu w Wordzie 2007 znajdują się w karcie Recenzja, w grupie Ochrona. Po kliknięciu polecenia Chroń dokument, oznaczonego ikoną, domyślnie zaznaczona jest opcja Dostęp nieograniczony. Aby włączyć ochronę dokumentu, należy zaznaczyć opcję Ogranicz formatowanie i edytowanie. Wyświetlony zostanie panel Ogranicz formatowanie i edytowanie (rys. 1.11), w którym można, dokonać ograniczeń formatowania do wskazanych stylów, wykonać ograniczenia edycji dokumentu, a także określić grupę użytkowników. Po kliknięciu przycisku wyświetlone zostanie okno Rozpoczęcie wymuszania ochrony (rys. 1.12), w którym można ustawić hasło do dokumentu. Rys. 1.11. Panel Ogranicz formatowanie i edytowanie Rys. 1.12. Okno Rozpoczęcie wymuszania ochrony 23
2 Arkusz kalkulacyjny Excel 2007 2.1. Tworzenie skoroszytów Tworzenie, budowa oraz zapisywanie skoroszytów w programie Excel 2007 nie uległy zasadniczym różnicom w stosunku do programu Excel 2003, dlatego zagadnienia te nie będą opisywane. 2.2. S zablony skoroszytów Korzystanie z szablonów skoroszytów w programie Excel 2007 jest analogiczne jak w Wordzie 2003. Wystarczy wybrać Przycisk pakietu Office, oznaczony ikoną, a następnie polecenie Nowy i w oknie Nowy skoroszyt wybrać Zainstalowane szablony lub jeśli komputer podłączony jest do Internetu wybrać jeden z szablonów dostępnych na stronie Microsoft Office Online. 2.3. Tworzenie list Listy ciągłe oraz listy powtarzalne w Excelu 2007 tworzy się identycznie jak w Excelu 2003. Ćwiczenie 2.1. Tworzenie listy niestandardowej 1. Wybrać Przycisk pakietu Office, oznaczony ikoną, a następnie w dole okna wybrać przycisk Opcje programu Excel. 2. W otwartym oknie w grupie Popularne należy wybrać przycisk Edytuj listy niestandardowe. 24
Tworzenie list 3. W otwartym oknie Listy niestandardowe (rys. 2.1) należy ustawić kursor w polu Lista wpisów, wprowadzić własną listę niestandardową, np. 1a, 2b, 3c, 4d, itd. i zatwierdzić przyciskiem Dodaj. Rys. 2.1. Okno Listy niestandardowe Uwaga. Należy pamiętać, aby kolejne punkty tworzonej listy niestandardowej oddzielić przecinkiem i spacją. Ćwiczenie 2.2. Import listy niestandardowej Import listy niestandardowej pozwala dodać do grupy list niestandardowych listy utworzonej ręcznie w arkuszu. Dzięki temu będzie możliwe wielokrotne wykorzystywanie takiej listy. W tym celu należy wykonać następujące czynności: 1. W arkuszu stworzyć odręcznie listę niestandardową (np. 1a, 1b, 1c, 1d, itd.). 2. Wybrać Przycisk pakietu Office, oznaczony ikoną, następnie w dole okna wybrać przycisk Opcje programu Excel. 3. W otwartym oknie w grupie Popularne należy wybrać przycisk Edytuj listy niestandardowe. 4. W oknie Listy niestandardowe obok przycisku importuj należy kliknąć przycisk (rys. 2.2). Rys. 2.2. Widok zaznaczonych komórek w oknie importu listy niestandardowej 25
Arkusz kalkulacyjny Excel 2007 5. Następnie należy zaznaczyć komórki zawierające utworzoną w punkcie 1 ćwiczenia listę niestandardową i powrócić do edycji okna Listy niestandardowe, 6. Jeśli w oknie importu widoczne są zaznaczone wcześniej komórki należy wybrać przycisk Importuj. Nowa lista powinna pojawić się w polu Listy niestandardowe. 2.4. W ypełnianie i dostosowywanie komórek Wypełnianie komórek Szybkim sposobem na wypełnienie wiersza lub kolumny taką samą wartością jest wpisanie tej wartości w komórce rozpoczynającej wiersz lub kolumnę, a następnie skopiowanie jej (przeciągnięcie) do pozostałych komórek. Przykładowo, aby wypełnić określony obszar, należy początkowo wypełnić wiersze, a następnie nie zmieniając zaznaczenia, wypełnić kolumny obszaru. Rozmiar komórek Aby sprawdzić lub zmienić rozmiar komórek w karcie Narzędzia główne, z grupy Komórki, należy wybrać polecenie Format. Można również, podobnie jak w Excelu 2003, ręcznie ustawić rozmiar komórek, przeciągając ich krawędzie za pomocą kursora. Ukrywanie wierszy i kolumn Aby ukryć kolumnę, należy zaznaczyć wybraną kolumnę i wybrać polecenie Format Ukryj i Odkryj Ukryj kolumny. W celu ukrycia kolumny, należy zaznaczyć cały arkusz lub kolumny po prawej i lewej stronie kolumny ukrytej, a następnie wybrać polecenie Format Ukryj i Odkryj Odkryj kolumny. W analogiczny sposób można ukrywać i odkrywać wiersze. Scalanie komórek Scalanie komórek w Excelu2007 odbywa się analogicznie jak w Excelu 2003. W tym celu należy zaznaczyć zakres komórek, a następnie na karcie Narzędzia główne z grupy Wyrównanie wybrać polecenie Scalaj i wyśrodkuj, oznaczone ikoną. Podobnie wykonuje się podział komórek. Dodawanie i usuwanie wierszy i kolumn Dodawanie i usuwanie wierszy i kolumn oraz ich czyszczenie wykonuje się podobnie jak w Excelu 2003. Odpowiednie polecenia dostępne są w karcie Narzędzia główne, w grupie Komórki lub po zaznaczeniu odpowiedniego wiersza lub komórki pod prawym przyciskiem myszy. 26
Wstawianie komentarzy 2.5. Formatowanie komórek Formatowanie komórek w Excelu 2007 wykonuje się analogicznie jak w Excelu 2003. Należy zaznaczyć wybrany obszar, kliknąć na nim prawym przyciskiem myszy i wybrać polecenie Formatuj komórki. Otwarte zostanie, znane z Excela 2003, okno Formatowanie komórek, w którym należy wykonać odpowiednie ustawienia. Szybkim sposobem na wykonanie formatowania komórki lub zaznaczonego obszaru jest zastosowanie jednego z dostępnych stylów komórek. Aby zastosować styl komórki, należy zaznaczyć wybraną komórkę lub obszar komórek, a następnie z karty Narzędzia główne wybrać polecenie Style komórki, oznaczone ikoną. 2.6. Tworzenie tabel Tabele w programie Excel 2007 tworzy się podobnie jak w Excelu 2003. Najszybszym sposobem na utworzenie tabeli jest skorzystanie ze stylów tabel. W tym celu należy zaznaczyć zakres komórek, dla których ma zostać utworzona tabela, a następnie wybrać polecenie Formatuj jako tabelę, oznaczone ikoną i wskazać odpowiadający styl tabeli. Narzędzia formatowania tabeli dostępne są po zaznaczeniu obszaru tabeli lub zakresu komórek pod prawym przyciskiem myszy. Po wybraniu polecenia Formatuj komórki wyświetlone zostanie znane z Excela 2003 okno Formatowanie komórek. 2.7. Wstawianie komentarzy Aby do komórki wstawić komentarz, należy wybrać kartę Recenzja, a następnie polecenie Nowy komentarz. Formatowanie i usuwanie komentarzy wykonuje się analogicznie jak w Excelu 2003. 27
Arkusz kalkulacyjny Excel 2007 2.8. Wstawianie grafiki Wstawianie grafiki do skoroszytu programu Excel 2007 wykonuje się podobnie jak w programie Word 2007. Należy wybrać kartę Wstawianie, gdzie dostępne są odpowiednie narzędzia. Po wstawieniu lub narysowaniu obiektu wyświetlana jest dodatkowa karta Narzędzia do rysowania, za pomocą której można wykonać dodatkowe formatowanie i dostosowywanie obiektu. 2.9. Import i transpozycja danych Aby wykonać import danych, należy wybrać kartę Dane, polecenie Dane zewnętrzne, oznaczone ikoną, a następnie wskazać źródło danych i wykonać ustawienia importu danych (rys. 2.3). Transpozycje danych wykonuje się tak samo jak w Excelu 2003. Rys. 2.3. Grupa narzędzi Dane zewnętrzne na karcie Dane 2.10. Formatowanie arkusza Wszystkie polecenia dotyczące formatowania arkusza w programie Excel 2007 dostępne są po kliknięciu prawym przyciskiem na jego nazwie, np. Arkusz1. Czynności takie jak wstawianie nowego arkusza, usuwanie arkusza, zmiana nazwy, zmiana kolorów karty czy ukrywanie i odkrywanie arkusza są intuicyjne i wykonuje się je analogicznie jak w Excelu 2003. Ćwiczenie 2.3. Zmiana tła arkusza Aby zmienić kolor tła arkusza z białego na inny, należy zaznaczyć cały arkusz, klikając w lewym górnym narożniku arkusza prawym przyciskiem myszy i wybrać polecenie Formatuj komórki. Można również skorzystać z klawiszy skrótu Ctrl+a. W oknie Formatowanie komórek należy wybrać zakładkę Wypełnienie i ustawić odpowiedni kolor tła. 28
Prezentacja danych za pomocą wykresów Aby jako tło arkusza zastosować obraz, należy z karty Ustawienia strony wybrać polecenie Tło, oznaczone ikoną, a nastepnie wskazać wybrany obraz. Aby usunąć tło należy wybrać polecenie Usuń tło, oznaczone ikoną. Dodatkowo w karcie Ustawienia strony w grupie Motywy można wybrać jeden z motywów arkusza oraz określić kolor i czcionkę. Do tabel i obiektów graficznych można również zastosować jeden ze schematów kolorów i efektów. 2.11. P rezentacja danych za pomocą wykresów Prezentację danych za pomocą wykresów w Excelu 2007 wykonuje się podobnie jak w Excelu 2003. Należy kliknąć na kartę Wstawianie, wybrać odpowiedni typ wykresu i wskazać zakres danych. Do zaznaczania zakresu danych służy polecenie Zaznacz dane, oznaczone ikoną. Po jego wybraniu wyświetlone zostanie okno Wybieranie źródła danych (rys. 2.4). Rys. 2.4. Okno Wybieranie źródła danych na karcie Wstawianie Za jego pomocą można wskazywać zakres danych do przedstawienia na wykresie, dodawać i usuwać serie danych oraz określać etykiety osi. Aby wykonać formatowanie wykresu, należy kliknąć prawym przyciskiem myszy na wybranym elemencie i wybrać polecenie, np. Formatuj obszar wykresu, Formatuj oś, Formatuj ściany itd. 29
Arkusz kalkulacyjny Excel 2007 2.12. S ortowanie i filtrowanie danych Sortowanie i filtrowanie danych w Excelu 2007 wykonywane jest podobnie jak w Excel 2003. Odpowiednie narzędzia dostępne są w karcie Narzędzia główne, w grupie Edycja, oznaczone ikoną oraz w karcie Dane, w grupie Sortowanie i filtrowanie (rys. 2.5). Rys. 2.5. Grupa narzędzi Sortowanie i filtrowanie Na uwagę zasługuje opcja Sortowanie niestandardowe, dzięki której można określić kilka parametrów sortowania jednocześnie. Ćwiczenie 2.4. Stosowanie sortowania niestandardowego W niniejszym ćwiczeniu zostanie utworzona tabela zawierająca oceny uczniów. Komórki tabeli z ocenami niedostatecznymi zostaną wypełnione kolorem czerwonym. Za pomocą sortowania niestandardowego nazwiska uczniów zostaną uszeregowane w zależności od zdobytych ocen: od najgorszych do najlepszych. Uczniowie z ocenami niedostatecznymi zostaną umieszczeni na końcu listy. Dane źródłowe do utworzenia listy przedstawiono w Tabeli 2.1. 1. W arkuszu Excel stworzyć następującą tabelę: Tabela 2.1. Oceny w klasie IIA z przedmiotu: Informatyka Oceny w klasie IIA z przedmiotu: Informatyka Nr. Nazwisko Imię Ocena 1 Adamski Karol 1 2 Bielak Adam 4 3 Czajka Piotr 4 4 Dąbrowski Anna 5 5 Kowalski Jakub 4 6 Kwaśniewski Ewa 3 7 Prokop Monika 5 8 Wolan Paweł 1 30
Sortowanie i filtrowanie danych Tabela 2.1. cd. Oceny w klasie IIA z przedmiotu: Informatyka Nr. Nazwisko Imię Ocena 9 Wrona Justyna 2 10 Zając Edyta 4 11 Zieliński Jan 5 2. Komórki z oceną niedostateczną wypełnić kolorem czerwonym. 3. Zaznaczyć wszystkie komórki zawierające dane uczniów tj. numer, nazwisko, imię i ocenę (bez nagłówka tabeli). 4. Z karty Narzędzia główne rozwinąć polecenie Sortuj i filtruj i wybrać polecenie Sortowanie niestandardowe. 5. W oknie Sortowanie (rys. 2.6) z listy Sortuj według wybrać kolumnę zawierającą oceny uczniów. Pozostałe parametry sortowania dla tego poziomu pozostawić bez zmian. Rys. 2.6. Widok okna Sortowanie ustawienia sortowania 6. Wybrać przycisk Dodaj poziom. 7. W nowym poziomie sortowania wykonać ustawienia jak na rys. 2.6. Uwaga: kolumna F w niniejszym przykładzie jest to kolumna zawierająca oceny uczniów. 8. Ostatnią czynnością jest właściwe ustawienie kolejności poziomów. Służą do tego przyciski. W omawianym przykładzie pierwszy poziom określa metodę sortowania. Oznacza to, że oceny mają być sortowane od najniższych do najwyższych, więc oceny niedostateczne znajdą się na początku listy. Aby oceny niedostateczne znalazły się na dole listy, należy określający to poziom ustawić, jako pierwszy. 9. Ustawienia zatwierdzić przyciskiem OK. 31
Arkusz kalkulacyjny Excel 2007 Ćwiczenie 2.5. Filtrowanie danych Aby wykonać filtrowanie danych w Excelu 2007, należy wykonać następujące kroki: 1. Zaznaczyć zakres wyszukiwania kolumnę lub cały arkusz. 2. Wybrać polecenie Sortuj i filtruj oznaczone ikoną, a następnie Filtruj. 3. W zależności od zaznaczonego zakresu nad lub w pierwszej komórce pojawi się ikona. Po jej rozwinięciu można określić zakres filtrowania oraz, określić formaty w tym formaty niestandardowe. 2.13. Formatowanie warunkowe Narzędzia formatowania warunkowego w Excelu 2007 dostępne są w karcie Narzędzia główne. W porównaniu do Excela 2003 znajduje się tu wiele nowych funkcji, ponadto uproszczono i przyspieszono korzystanie z narzędzia. Aby zastosować formatowanie warunkowe, wystarczy zaznaczyć zakres komórek i wybrać polecenie Formatowanie warunkowe, oznaczone ikoną. Po rozwinięciu listy dostępne są gotowe do zastosowania szybkie reguły, można również tworzyć własne reguły. 2.14. O dwołania do komórek i zakresów Style odwołań i adresowanie komórek w Excelu 2007 są takie same jak w programie Excel 2003, dlatego nie będą omawiane. 2.15. F unkcje w arkuszu kalkulacyjnym Funkcje w programie Excel 2007 nie różnią się niczym od tych stosowanych w programie Excel 2003. W identyczny sposób można stosować i łączyć funkcje obliczeniowe. Funkcje można wpisywać z klawiatury lub wstawiać. Aby wstawić funkcję, należy wybrać kartę Formuły, a następnie polecenie Wstaw 32
Tworzenie arkuszy obliczeniowych funkcję, oznaczone ikoną. Wyświetlone zostanie, znane z Excela 2003, okno Wstawianie funkcji. Na wstążce znajduje się również biblioteka funkcji, która ułatwia szybki wybór. 2.16. T worzenie arkuszy obliczeniowych Arkusze obliczeniowe w Excelu 2007 tworzy się podobnie jak w Excelu 2003. Różnice w tworzeniu arkuszy obliczeniowych dotyczą innego umiejscowienia narzędzi i poleceń. Pola wyboru danych Zasada tworzenia formularzy z polami wyboru w Excelu 2007 jest taka sama jak w Excelu 2003. Zmianie uległo jedynie usytuowanie pól wyboru danych oraz nazwy narzędzi. Przed przystąpieniem do tworzenia pól wyboru należy umieścić na wstążce domyślnie ukrytą kartę Deweloper. W tym celu należy wybrać Przycisk pakietu Office, oznaczony ikoną, następnie w dole okna wybrać przycisk Opcje programu Excel. W grupie Popularne zaznaczyć opcję Pokaż kartę Deweloper na Wstążce. Ćwiczenie 2.6. Tworzenie pola wyboru (kombi) 1. W dowolnych pustych komórkach utworzyć dowolną listę, np. w kolumnie B, rozpoczynając od komórki B3, stworzyć listę kolejnych miesięcy. 2. Wybrać kartę Deweloper i rozwinąć polecenie Wstaw, oznaczone ikoną. 3. Z dostępnych opcji wybrać Pole kombi. 4. W dowolnej pustej komórce, np. D3, narysować pole kombi. 5. Kliknąć prawym przyciskiem myszy na polu kombi i wybrać polecenie Formatuj formant. 6. Wyświetlone zostanie okno Formatowanie formantu, znane z Excela 2003 (dalsze czynności są identyczne jak w Excelu 2003). 33
Arkusz kalkulacyjny Excel 2007 7. W zakładce Format należy wskazać: Zakres wejściowy zaznaczyć stworzoną wcześniej listę miesięcy, Łącze komórki pozostawić puste, Linie rzutu wpisać 12, dla lepszego efektu zaznaczyć opcję Cień 3-W. 8. Zatwierdzić przyciskiem OK. W podobny sposób można tworzyć pozostałe elementy pól wyboru, jak: pola listy, przyciski, pokrętła itp. (rys. 2.7). Rys. 2.7. Narzędzia Formanty formularza 2.17. Z amiana tekstu na kolumny Odpowiednie narzędzia, służące do zamiany tekstu na kolumny, w Excelu 2007 dostępne są w karcie Dane, po wybraniu polecenia Tekst jako kolumny, oznaczonego ikoną. Wyświetlone zostanie, znane z Excela 2003, okno Kreator konwersji tekstu na kolumny, w którym należy zaznaczyć opcję Rozdzielany. Następnie należy zaznaczyć istniejący lub stworzyć własny ogranicznik. W miejscu ogranicznika wstawiony zostanie podział na kolumny. 2.18. Z amiana danych Wyszukiwanie i zamiana danych w Excelu 2007 jest analogiczna jak w Excelu 2003. Na karcie Narzędzia główne znajduje się polecenie Znajdź i zaznacz, oznaczone ikoną poleceń., po wybraniu którego dostępna jest lista odpowiednich 34
Ochrona danych 2.19. Styl arkusza Styl arkusza można określić wybierając kartę Układ strony i polecenie Motywy, oznaczone ikoną. Dzięki bieżącemu podglądowi szybko można wybrać jeden z dostępnych motywów. Można również określić kolor tabel, czcionkę oraz efekty obiektów graficznych. 2.20. O chrona danych Ochrona arkusza Aby chronić wybrany arkusz, należy wybrać kartę Recenzja, a następnie polecenie Chroń arkusz, oznaczone ikoną. Można również kliknąć prawym przyciskiem myszy na jego nazwie, a następnie wybrać ikonę. W otwartym oknie Chronienie arkusza (rys. 2.8) należy ustawić hasło dostępu do arkusza oraz zaznaczyć czynności, jakie mogą wykonywać użytkownicy arkusza. Rys. 2.8. Okno Chronienie arkusza Ochrona skoroszytu Aby chronić cały arkusz, należy wybrać polecenie Chroń skoroszyt, oznaczone ikoną, a następnie zaznaczyć opcję Chroń strukturę i okna i ustawić hasło dostępu. 35
Arkusz kalkulacyjny Excel 2007 Ćwiczenie 2.7. Ochrona zakresu komórek Aby włączyć ochronę wyłącznie zakresu komórek, np. przed wprowadzeniem zmian przez innych użytkowników, należy: 1. Wyłączyć ochronę arkusza, jeśli jest włączona. 2. Zaznaczyć cały arkusz korzystając np. ze skrótu Ctrl+a lub kliknąć pole w lewym górnym rogu arkusza. 3. W karcie Narzędzia główne rozwinąć grupę Czcionka. 4. W oknie Formatowanie komórek wybrać zakładkę Ochrona, odznaczyć opcję Zablokuj i zatwierdzić przyciskiem OK. 5. Następnie zaznaczyć zakres komórek, które mają być chronione. 6. Ponownie w karcie Narzędzia główne rozwinąć grupę Czcionka. 7. W oknie Formatowanie komórek wybrać zakładkę Ochrona, zaznaczyć opcję Zablokuj i zatwierdzić przyciskiem OK. 8. Wybrać kartę Recenzja i polecenie Chroń arkusz. 2.21. D rukowanie Drukowanie arkuszy programu Excel 2007 jest analogiczne jak drukowanie arkuszy programu Excel 2003. Przed drukowaniem arkuszy należy pamiętać o właściwym wyborze drukarki oraz sprawdzeniu podglądu wydruku. Aby sprawdzić zakres wydruku arkusza w karcie Widok, należy wybrać polecenie Układ strony, oznaczone ikoną. Natomiast w karcie Układ strony można określić między innymi: rozmiar strony, orientację, marginesy, obszar wydruku itd. 36
3 Programy do tworzenia prezentacji PowerPoint 2007 3.1. T worzenie prezentacji w programie PowerPoint 2007 Tworzenie prezentacji w programie PowerPoint 2007 jest podobne jak w programie PowerPoint 2003. Zmianom uległy niektóre nazwy oraz lokalizacja narzędzi. Po uruchomieniu programu automatycznie tworzony jest pierwszy pusty slajd. Aby skorzystać z gotowych szablonów, należy wybrać Przycisk pakietu Office, oznaczony ikoną, a nastepnie polecenie Nowy. Otwarte zostanie okno Nowa prezentacja, w którym można wybrać jeden z szablonów lub motywów zainstalowanych w programie PowerPoint 2007 lub dostępnych w witrynie Microsoft Office Online. Widok slajdu można określić w karcie Widok lub za pomocą ikon, umieszczonych na dolnej belce programu. W karcie Widok dostępna jest również Linijka i Siatka. Aby wyświetlić domyślnie ukryte prowadnice, należy kliknąć prawym przyciskiem myszy w pustym miejscu na slajdzie i wybrać polecenie Siatka i prowadnice. W otwartym oknie należy zaznaczyć opcję Wyświetl prowadnice rysowania na ekranie. 3.2. T worzenie albumu fotograficznego Aby utworzyć album fotograficzny, należy wybrać kartę Wstawianie, a następnie polecenie Album fotograficzny. Otwarte zostanie okno Album fotograficzny znane z PowerPointa 2003, w którym należy wskazać lokalizację, a następnie wybrać obrazy do wstawienia do albumu. Formatowanie i ustawienia albumu są analogiczne jak w wersji 2003. 37
Programy do tworzenia prezentacji PowerPoint 2007 3.3. T worzenie prezentacji od podstaw Po otwarciu programu PowerPoint 2007 pojawi się zachęta do utworzenia slajdu Kliknij, aby dodać pierwszy slajd. Po kliknięciu utworzony zostanie pusty slajd zawierający: pole tekstowe tytuł i podtytuł. Pola te można usuwać, zmieniać ich kształt i rozmiar. Można również wstawiać nowe pola tekstowe. W tym celu należy wybrać kartę Wstawianie i polecenie Pole tekstowe. Pozostałe czynności są identyczne jak w przypadku PowerPointa 2003. 3.4. T ło prezentacji Tło prezentacji można określić na kilka sposobów. Pierwszym jest zastosowanie wybranego motywu. W tym celu należy wybrać kartę Projekt, a następnie wybrać motyw. Dla zastosowanego motywu można określić jeden ze schematów kolorów. W tym celu pozostając w karcie Projekt, obok motywów, należy rozwinąć polecenie Kolory, oznaczone ikoną i wybrać jeden ze schematów. Można również utworzyć własny schemat kolorów korzystając z polecenia Utwórz nowe kolory motywu. Do każdego z motywów określić można również styl tła. W tym celu należy rozwinąć listę stylów tła za pomocą polecenia Style tła, oznaczone ikoną. Aby dokonać zmian w wybranym stylu, po rozwinięciu listy stylów tła, należy wybrać polecenie Formatuj tło, oznaczone ikoną. Można tu zamienić domyślne tło motywu obrazem lub teksturą, pozostawiając jednocześnie elementy graficzne motywu. Aby ukryć elementy graficzne motywu, pozostawiając samo tło, należy zaznaczyć opcję Ukryj grafikę tła. Aby usunąć zastosowany motyw, należy odszukać na liście motywów,,pusty (czysty) motyw oznaczony ikoną i zastosować go. Kolor tła można również określić po rozwinięciu listy Tło, oznaczonego ikoną, wyświetlone zostanie wówczas znane z PowerPoint 2003 okno Formatowanie tła. 3.5. U kład slajdów Aby wybrać układ slajdu, należy z karty Narzędzia główne wybrać polecenie Układ i wskazać jedną z opcji lub kliknąć prawym przyciskiem myszy w pustym miejscu na slajdzie, a następnie wybrać polecenie Układ. Aby określić 38