KN-ZZ-988/XI/EJ/2014 Bielsko-Biała, dnia r.

Zespół ds. zamówień publicznych KN-ZZ-988/XI/EJ/2014 Bielsko-Biała, dnia 08.12.2014 r. UCZESTNICY POSTĘPOWANIA o udzielenie zamówienia publicznego, którego wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000 euro, na wykonanie usługi pn.: Usługi pocztowe w obrocie krajowym i zagranicznym W związku z otrzymanymi pytaniami, poniżej przekazujemy treść pytań i odpowiedzi do treści Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia: Pytanie 1: Zamawiający w Zaproszeniu do składania ofert Załącznik nr 1 posługuje się określeniem przesyłka nierejestrowana i rejestrowana. Czy Zamawiający posługując się pojęciem przesyłka nierejestrowana i rejestrowana ma na myśli tylko i wyłącznie przesyłki listowe w obrocie krajowym i zagranicznym? Tak, Zamawiający ma na myśli przesyłki listowe nierejestrowane i rejestrowane w obrocie krajowym i zagranicznym. Pytanie 2: W związku z faktem, iż Zamawiający wymaga świadczenie usług pocztowych w obrocie zagranicznym, w zakresie ekonomicznych przesyłek poleconych, co przedstawił w Załączniku nr 1 wymagając ich wyceny, posługując się pojęciem przesyłki zagraniczne rejestrowane ekonomiczne informujemy, iż z dniem 1 stycznia 2014 roku wejdzie w życie zmiana do obecnego artykułu 13 Światowej Konwencji Pocztowej, która polega na rezygnacji krajów członkowskich Światowego Związku Pocztowego ze świadczenia usługi polecenia dla przesyłek ekonomicznych. Tym samym, zlikwidowano kategorię ekonomiczną przesyłka listowa polecona w obrocie zagranicznym. Usługa ta świadczona jest jako priorytetowa. W związku z powyższym wnosimy do Zamawiającego o zmianę Załącznika nr 1 do Zaproszenia ( ) poz. 12, 13, 15 i 16 w sposób umożliwiający wycenę zagranicznych usług listowych jako zagraniczne przesyłki polecone priorytetowe, zgodnie z ustaleniami Światowej Konwencji Pocztowej? Zamawiający wymaga wyceny usług pocztowych w obrocie zagranicznym zgodnie z obowiązującymi normami prawnymi w tym zakresie. 43-309 Bielsko-Biała, ul. Willowa 2 tel. 33 827 93 00 www.ath.bielsko.pl

W związku z powyższym z Załącznika nr 1 zostają wykreślone poz. 12, 13, 15 i 16. Do oferty należy dołączyć Załącznik nr 1 ZMIANA. Pytanie 3: Zamawiający w Zaproszeniu ( ) Załącznik nr 1 nie określił wielkości gabarytów paczek pocztowych w obrocie krajowym. Ceny paczek pocztowych w obrocie krajowym uzależnione są nie tylko od wagi ale także od ich wielkości gabaryt A (50cmx60cmx30cm) oraz gabaryt B (150cm największy wymiar przy czym suma długości i największego obwodu mierzona w innym kierunku niż długość nie przekracza 300cm). Czy Zamawiający zmieni Załącznik nr 1 poz. 19-20 uwzględniając gabaryty paczek pocztowych? Zamawiający będzie korzystał z usługi paczek pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym o gabarytach określonych w art. 45 ust. 1 pkt. c ustawy Prawo Pocztowe z dnia 23 listopada 2012 r. Pytanie 4: Zamawiający w Zaproszeniu ( ) Załącznik nr 2 Wzór umowy 5 ust. 4 pisze Wynagrodzenie za wykonane usługi będzie płatne na podstawie faktury VAT wystawionej na koniec miesiąca kalendarzowego, w oparciu o zestawienie zrealizowanych usług, w terminie 21 dni od daty wystawienia faktury VAT. Czy ze względu na obowiązujące regulacje wewnętrzne u Wykonawcy i ze względu na fakt, iż poniższa propozycja zapewnia wystarczający czas na dokonanie płatności, Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany terminu płatności za zrealizowane usługi pocztowe wg proponowanego zapisu Należności wynikające z faktur VAT Zamawiający regulować będzie przelewem na konto wskazane na fakturze w terminie 14 dni od daty wystawienia pod warunkiem, że doręczenie przesyłki do siedziby Zamawiającego nastąpi w ciągu 4 dni od dnia jej wystawienia. W przeciwnym wypadku termin płatności faktury wynosi 10 dni kalendarzowych licząc od dnia doręczenia Zamawiającemu przesyłki z fakturą? Zamawiający pozostawia zapis we Wzorze umowy 5 ust. 4 Wynagrodzenie za wykonane usługi będzie płatne na podstawie faktury VAT wystawionej na koniec miesiąca kalendarzowego, w oparciu o zestawienie zrealizowanych usług, w terminie 21 dni od daty wystawienia faktury VAT. Pytanie 5: Zamawiający w Zaproszeniu ( ) Załącznik nr 2 Wzór umowy 4 ust. 2, 6 ust. 4, 6 ust. 5 określa kary umowne w przypadku braku odbioru, spóźnień w odbiorze przesyłek i paczek oraz ich nadaniu w dniu odbioru do godz. 24.00 nie biorąc pod uwagę zapisów art. 16 Prawa Pocztowego, który wyraźnie dookreśla kiedy operator ma prawo odmówić przyjęcia przesyłki. Ponadto zgodnie z art. 7 Prawa Pocztowego każdy operator chcąc świadczyć usługi pocztowe jest zobowiązany do posiadania regulaminów świadczenia usług, w tym usług powszechnych, gdzie określa zasady kar oraz odszkodowań zgodnie z przepisami prawa. Dlatego biorąc pod uwagę niezgodność zapisów o karach umownych za zwłokę w nadaniu przesyłek i ich odbiorze Zamawiający powinien wykreślić zapisy 4 ust. 2, 6 ust. 4, 6 ust. 5 i oprzeć odpowiedzialność Wykonawcy na Prawie Pocztowym oraz regulaminach Wykonawców. str. 2

Aktem wykonawczym wynikającym bezpośrednio z Prawa Pocztowego, porządkującym te kwestie w naszej spółce jest Regulamin świadczenia usługi.. Wg zapisów tego regulaminu przesyłki są nadane w dniu ich odbioru. Jednak w przypadku uzasadnionych zastrzeżeń w stosunku do już odebranych przesyłek (np. nieprawidłowe opakowanie, brak pełnego adresu, niezgodność wpisów w dokumentach nadawczych z wpisami na przesyłkach, brak znaków opłaty, itp.) Wykonawca bez zbędnej zwłoki wyjaśnia je Zamawiającym. Brak możliwości wyjaśnienia zastrzeżeń lub ich usunięcia w dniu odbioru przesyłek powoduje, iż nadanie przesyłek przez Wykonawcę nastąpi w dniu następnym lub po ich całkowitym usunięciu. Dokument ten przewiduje także ewentualność braku odbioru przesyłek w oznaczonym dniu co wiąże się z wypłatą odszkodowania w wysokości 200% opłaty za jeden odbiór. Ponadto w przypadku braku odbioru przesyłek Wykonawca może wskazać placówkę, w której Zamawiający będzie mógł nadać przesyłki. Czy zatem Zamawiający mając na uwadze powyższe zrezygnuje z zapisów 4 ust. 2, 6 ust. 4, 6 ust. 5 zastępując je innymi tak, by umożliwić świadczenie usługi odbioru i nadanie przesyłek zgodnie z art. 16 Prawa Pocztowego oraz regulaminem Wykonawcy? Odpowiedź Zamawiający pozostawia zapisy art. 4 ust. 2, 6 ust. 4, 6 ust. 5 i wskazuje, że w treści 4 ust 1 umowy wskazał zobowiązania, które na nim spoczywają, w tym między innymi w zakresie sposobu nadawania przesyłek i paczek oraz ich oznakowania. Zamawiający wskazuje, iż nie jest związany treścią regulaminów wewnętrznych obowiązujących u Wykonawcy. Pytanie 6: Zamawiający w Zaproszeniu ( ) Załącznik nr 2 Wzór umowy i 7 określa sposób rozwiązania umowy i przewiduje kary umowne. Zwracamy uwagę, że art. 145 ustawy Prawo Zamówień Publicznych jednoznacznie określa sposób rozwiązania umowy, który Zamawiający zawarł w ust. 1. Ponadto Wykonawca zobowiązany jest do stosowania przepisów zawartych w ustawie Prawo Pocztowe z dnia 23 listopada 2012 r. oraz Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 13 października 2003 r. w sprawie reklamacji powszechnej usługi pocztowej w zakresie przesyłki rejestrowanej i przekazu pocztowego. W/w akty prawne określają normy prawne realizacji świadczenia usług pocztowych oraz wskazują drogę składania reklamacji - 9, 10 i 11 w/w Rozporządzenia. Natomiast zapis w Załączniku nr 2 - Wzór umowy 7 ust. 3 wymusza na Wykonawcy zachowania w przypadku rozpatrywania reklamacji, które naruszają zasadę równego traktowania stron umowy, a przede wszystkim są sprzeczne z w/w aktami prawnymi. Z kolei kara umowna z tytułu odstąpienia od umowy nie odpowiada literalnemu brzmieniu przepisów art. 483 kodeksu cywilnego, zgodnie z którym można zastrzec w umowie, że naprawienie szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania pieniężnego nastąpi przez zapłatę określonej sumy (kara umowna). Nadto art. 484 Kc stanowi m.in. iż jeżeli zobowiązanie zostało w znacznej części wykonane, dłużnik może żądać zmniejszenia kary umownej; to samo dotyczy wypadku, gdy kara umowna jest rażąco wygórowana (a z przypadkiem kary wygórowanej mamy do czynienia we wzorze umowy w 7 ust. 6). Czy zatem z uwagi na niezgodność postanowień Załącznika nr 2 z przepisami bezwzględnie obowiązującymi w przedmiotowym zakresie, Zamawiający dopuszcza wykreślenie postanowień zawartych w Załączniku nr 2 do Zaproszenia ( ) Wzór umowy 7 ust. 3 i 6 i umożliwi oparcie odpowiedzialności Wykonawcy (operatora pocztowego) na zasadach określonych w ustawie Prawo Pocztowe z dn. 23 listopada 2012 roku i Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 13 października 2003 r.? str. 3

Zamawiający dodaje do 7 pkt. 3 dwukrotnej zasadnej reklamacji. W pozostałym zakresie Zamawiający nie przewiduje wprowadzenia zmian. Pytanie 7: Zamawiający w Zaproszeniu ( ) Załącznik nr 2 Wzór umowy i 9 ust. 2 pkt. d) dopuszcza możliwość zmiany umowy ( ) w sytuacji zmiany ceny w przypadku, kiedy zmiana ta będzie korzystna dla Zamawiającego, tzn. na cenę niższą. Czy w związku z faktem, że umowa realizowana będzie zgodnie z zapisami ustawy Prawo Pocztowe, a operator wyznaczony zobowiązany jest na podstawie art. 46 ust. 2 ustawy świadczyć usługi w sposób jednolity w porównywalnych warunkach i ustala wysokości opłat za świadczone usługi powszechne czyniąc to na podstawie kosztów ich świadczenia oraz w sposób przejrzysty i niedyskryminujący (art. 53 ust. 1 ustawy Prawo Pocztowe) możliwe jest wprowadzenie w postanowieniach umowy zapisów o możliwości zmiany cen jednostkowych świadczenia usług powszechnych zgodnie z w/w zapisami Prawa Pocztowego? Zamawiający pozostawia zapisy 9 ust. 2 pkt. d). Pytanie 8: W pkt. III Zaproszenia do składania ofert Opis przedmiotu zamówienia ppkt. 9, Zamawiający dopuszcza możliwość podwykonawstwa. Zwracamy uwagę, iż zgodnie z art. 20 ustawy Prawo Pocztowe z dnia 23 listopada 2012 r., operator pocztowy, który zawarł z nadawcą umowę o świadczenie usługi pocztowej jest obowiązany do oznaczenia przyjętej przesyłki pocztowej informacją potwierdzającą przyjęcie przez niego opłaty za usługę pocztową albo sposób jej uiszczenia oraz umożliwiającą jego identyfikację. Wobec tego Wykonawca przyjmując do nadania przesyłki Zamawiającego zobligowany jest do ich oznaczenia w sposób umożliwiający jego identyfikację. Dopiero tak oznaczona przesyłka mogłaby zostać nadana w placówce np. Poczty Polskiej S.A., która rzecz jasna również musiałaby ją oznaczyć swoim znakiem opłaty pocztowej. Zatem stroną zawartej umowy o świadczenie usług pocztowych z operatorem wyznaczonym byłby Wykonawca nie Zamawiający co odpowiada definicji nadawcy określonej w art. 3 pkt. 10 ustawy Prawo Pocztowe, zgodnie z którym nadawca to podmiot, który zawarł z operatorem pocztowym umowę o świadczenie usługi pocztowej. Czy Zamawiający dopuszcza sytuację, w której część przesyłek zostanie nadana przez inny podmiot w imieniu i na rzecz Zamawiającego, w wyniku czego na przesyłkach lub dowodzie nadania przesyłki będzie figurował inny podmiot niż Zamawiający? Zgodnie z ustawą Pzp Zamawiający ma obowiązek żądać od Wykonawcy, aby wskazał w ofercie te części zamówienia, których wykonanie powierzy podwykonawcom, co nie wywołuje skutku w postaci obowiązku powierzenia wykonania tych części zamówienia podwykonawcom. To Wykonawca ma prawo decydować, czy wykonuje samodzielnie, czy powierza je podwykonawcom. str. 4

Pytanie 9: Zamawiający w Załączniku nr 2 Wzór umowy 3 ust. 1 pkt. c, określa sposób sporządzania i wymiany dokumentów nadawczych oraz potwierdzających odbiór przesyłek z jego siedziby, między Nim a Wykonawcą w następujący sposób: c) każdorazowego dokumentowania odbioru i nadania przesyłek i paczek w zestawieniu indywidualnym (dla przesyłek rejestrowanych) oraz na zestawieniu ilościowym przesyłek i paczek (dla przesyłek zwykłych) przygotowanych przez Zamawiającego Należy jednak zauważyć, że faktyczne potwierdzenie nadania przesyłek może odbyć się dopiero w placówce operatora, gdyż dopiero tam następuje szczegółowa weryfikacja książki nadawczej z faktycznymi danymi na przesyłkach. Natomiast ilość odrębnych przesyłek z siedziby Zamawiającego przez uprawnioną osobę Wykonawcy zostanie potwierdzona na zestawieniu przesyłek przekazanych do przewozu w ramach usługi odbioru poczty, które będzie zawierało rodzaj i ilość przekazanych do nadania przesyłek, a jego oryginał pozostaje u zamawiającego. Przesyłki odebrane przez przedstawiciela Wykonawcy od Zamawiającego przewożone są do siedziby placówki w dniu ich odbioru i w tym samym dniu następuje ich nadanie. Pokwitowanie odbioru przesyłek zawierać będzie dodatkowo datę, dokładną godzinę oraz czytelny podpis odbierającego. W związku z powyżej przedstawionym opisem realizacji usługi odbioru poczty, który w pełni zaspakaja potrzeby Wykonawcy a zarazem jest zgodny z zapisami Prawa Pocztowego, czy Zamawiający zmieni zapis na: c) każdorazowego potwierdzania dokumentów uwzględniających ilości przesyłek i paczek do nadania, zgodnie z zasadami ich świadczenia poprzez umieszczenie daty, dokładnej godziny oraz czytelnego podpisu na zestawieniu przesyłek przekazanych do przewozu w ramach usługi odbioru przesyłek. Zamawiający wyraża zgodę na zmianę treści we Wzorze umowy 3 ust. 1 pkt. c), w ten sposób, że każdorazowego potwierdzania dokumentów uwzględniających ilości przesyłek i paczek do nadania, zgodnie z zasadami ich świadczenia poprzez umieszczenie daty, dokładnej godziny oraz czytelnego podpisu na zestawieniu przesyłek przekazanych do przewozu w ramach usługi odbioru przesyłek. Pytanie 10: Zamawiający w Załączniku nr 1 stosuje 6 przedziałów wagowych w odniesieniu do przesyłek krajowych nierejestrowanych i rejestrowanych do 50g, 51-100g, 101-350g, 351-500g, 501-1000g i 1001-2000 g. Wykonawca świadczy usługi w tym zakresie w 4 przedziałach wagowych do 350g, 350-500g, 500-1000g, 1000-2000g. czy Zamawiający zmieni Załącznik nr 1 aby umożliwić prawidłową wycenę przesyłek? Zamawiający zmienia treść Załącznika nr 1, poz. 2, 3, 4, 5, 6 w ten sposób, że uśrednia ilości przesyłek krajowych rejestrowanych i nierejestrowanych w zależności od przedziałów wagowych. W związku z tym należy wycenić wszystkie wymagane usługi. W przypadku nie świadczenia usług do 50g, do 100g należy je wycenić jako usługi do 350g. Pytanie 11: Zamawiający w załączniku Druk Oferta do Zaproszenia ( ) ust. II pkt. 1 określa termin wykonania zamówienia od dnia o1.01.2014 do dnia 31.12.2014 r. Czy Zamawiający zmieni zapis zgodnie z Zaproszeniem ( ) do składania ofert? str. 5

Zamawiający zmienił treść Druku Oferta. Do oferty należy dołączyć wypełniony Druk Oferta POPRAWIONY. Pytanie 12: Zamawiający w Załączniku nr 1 poz. 19 wymaga wyceny paczek o wadze do 20 kg. Nadmieniamy, że w zakres usług powszechnych wchodzą paczki pocztowe o wadze do 10000g (art. 45 ust. 1 pkt. 1 lit. c ustawy Prawo Pocztowe). Czy Zamawiający wykreśli z Załącznika nr 1 poz. 19 pozycję Paczki krajowe ekonomiczne do 20 kg tak by był on zgodny z przedmiotem umowy Przedstawionej w Załączniku nr 2 do Zaproszenia ( )? Zamawiający wykreśla z Załącznika nr 1 poz. 19 Paczki krajowe ekonomiczne do 20 kg. Pytanie 13: Zamawiający wskazał w rozdziale III pkt. 4 Zapytania: Potwierdzenie nadania przesyłki rejestrowanej lub przekazu pocztowego wydane przez Wykonawcę musi mieć moc dokumentu urzędowego, zgodnie z art. 17 ustawy Prawo Pocztowe z dnia 23 listopada 2012 r. (Dz. U. z 2012 r., poz. 1529). Wykonawca rozumie, że Zamawiający celem niedyskryminowania niektórych operatorów pocztowych - dopuszcza nadawanie przesyłek ze skutkiem mocy dokumentu urzędowego potwierdzenia nadania za pośrednictwem operatora wyznaczonego (na podstawie odrębnego wykazu) na zasadzie pełnienia przez wykonawcę funkcji posłańca, a więc bez konieczności bezwzględnego zapewnienia omawianych skutków poprzez nadanie przesyłki w placówce wybranego wykonawcy. Na tę interpretację wskazuje zapis 3 ust. 5 wzoru umowy, który brzmi: Potwierdzenia nadania przesyłek rejestrowych będą dokonywane przez placówki pocztowe operatora wyznaczonego. Jeżeli jednak wskazane skutki ma bezwzględnie zapewnić wykonawca poprzez nadanie przesyłki w swojej placówce, a nie placówce operatora wyznaczonego, a powyższa interpretacja Wykonawcy jest błędna, to należy podkreślić, że omawiane wymogi spełnić może jedynie operator wyznaczony, jakim jest Poczta Polska S.A. Wymóg spełnienia powyższych skutków bezpośrednio przez nadanie w placówce wybranego operatora prowadzi w konsekwencji do naruszenia zachowania uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców. Wiąże się to z faktem, iż przepisy powszechnie obowiązującego prawa to okoliczność, na którą Wykonawca nie ma żadnego wpływu i nie jest w stanie w żaden sposób spełnić takiego warunku. Wykonawca zwraca uwagę, że pogląd taki podzieliła również Krajowa Izba Odwoławcza, która w trzyosobowym składzie, któremu przewodniczył Prezes Krajowej Izby Odwoławczej Paweł Trojan, orzekła 7 października 2013 r. (sygn. akt: KIO 2184/13), że żaden sąd i prokuratura w Polsce nie może się domagać by dowód nadania przesyłek poleconych, nadawanych przez sąd lub prokuraturę, a także organ administracji publicznej, jak i podmiot wykonujący działania z zakresu administracji publicznej, był wystawiany z mocą urzędową. W związku z powyższym taka konstrukcja zapisów Zapytania i załączników sprawia, że tylko jeden podmiot jest w stanie zapewnić wykonywanie usług w tym zakresie, a co za tym idzie spełnić warunek udziału w postępowaniu. Prowadzi to do naruszenia równego traktowania wykonawców i zasad uczciwej konkurencji. Takie ukształtowanie zapisów jest zaskakujące, gdyż ograniczenie konkurencyjności postępowania nie leży przede wszystkim w interesie Zamawiającego, ponieważ spowoduje, że faworyzowany operator wyznaczony, świadomy braku jakiejkolwiek konkurencji w niniejszym postępowaniu, złoży ofertę zdecydowanie mniej korzystną cenowo. W konsekwencji, w braku innych str. 6

uczestników postępowania przetargowego (oprócz operatora wyznaczonego, który będzie mógł swobodnie kształtować wartość oferty bez obaw o poziom cen konkurentów) Zamawiający przeznaczy na zamówienie większą ilość środków. W związku z powyższym Wykonawca zwraca się z wnioskiem o udzielenie odpowiedzi w kwestii prawidłowości interpretacji przedstawionej powyżej. Alternatywnie, jeżeli Zamawiający nie uwzględni przedstawionej interpretacji Wykonawcy, zwraca się on o usunięcie z cytowanego powyżej zapisu w odniesieniu do trybów nadawania przesyłek za pośrednictwem operatora wyznaczonego, które naruszają uczciwą konkurencję. Zamawiający wykreśla z Zaproszenia ( ) Rozdz. III, pkt. 4 wyrazy wydane przez Wykonawcę. Zdanie po zmianie brzmi Potwierdzenie nadania przesyłki rejestrowanej lub przekazu pocztowego musi mieć moc dokumentu urzędowego, zgodnie z art. 17 ustawy Prawo Pocztowe z dnia 23 listopada 2012 r. (Dz. U. z 2012 r., poz. 1529). Pytanie 14: Czy Zamawiający w ramach przedmiotu zamówienia przewiduje nadawanie przesyłek wymagających zastosowania przepisu art. 57 5 pkt. 2 KPA, art. 12 6 pkt. 2 Ordynacji podatkowej lub ew. innych analogicznych przepisów, np. art. 165 2 Kodeksu postępowania cywilnego (w brzmieniu przewidzianym nowelizacjami dokonanymi przez nowe Prawo pocztowe), tj. pism w postępowaniach, w których Zamawiający jest stroną, a dla wywołania określonych w przepisach skutków (tj. zachowaniem terminu do wniesienia pisma w przypadku nadawania przesyłki w ostatnim dniu terminów procesowych) konieczne jest pośrednictwo operatora wyznaczonego? Art. 165 2 KPC: Oddanie pisma procesowego w polskiej placówce pocztowej operatora wyznaczonego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe lub w placówce pocztowej operatora świadczącego pocztowe usługi powszechne w innym państwie członkowskim Unii Europejskiej jest równoznaczne z wniesieniem go do sądu. Art. 57 5 pkt. 2 KPA: Termin uważa się za zachowany, jeżeli przed jego upływem pismo zostało: 2) nadane w polskiej placówce pocztowej operatora wyznaczonego, Art. 12 6 pkt. 2 Ordynacji podatkowej: Art. 12 6 Termin uważa się za zachowany, jeżeli przed jego upływem pismo zostało: 2) nadane w polskiej placówce pocztowej operatora wyznaczonego albo złożone w polskim urzędzie konsularnym; Dla przykładu, pisma wymagające zastosowania powyższych przepisów to np. apelacje, odwołania, wysyłane za pośrednictwem poczty w ostatni dzień terminów procesowych, dla których celem wywołania skutku, że z chwilą nadania zostały wniesione do sądu, konieczne jest pośrednictwo operatora wyznaczonego. Pisma takie jak wydawane przez Zamawiającego decyzje, wezwania, zaświadczenia, nie wymagają stosowania powyższego trybu, gdyż, zgodnie z art. 39 KPA, 144 Ordynacji podatkowej itp., nadanie ich za pośrednictwem każdego z operatorów pocztowych legitymujących się wpisem do rejestru operatorów pocztowych będzie tak samo skuteczne. W związku z powyższym Wykonawca zwraca się o udzielenie odpowiedzi w przedmiocie wskazanej we wstępie do niniejszego pytania interpretacji, co do rozumienia przedmiotu zamówienia w niniejszym postępowaniu. Zamawiający w ramach przedmiotu zamówienia przewiduje nadawanie przesyłek wymagających zastosowanie przepisu art. 57 5 pkt. 2 KPA, art. 12 6 pkt. 2 Ordynacji podatkowej lub innych str. 7

analogicznych przepisów np. art. 165 2 Kodeksu postępowania cywilnego, tj. pism w postępowaniach, w których Zamawiający jest stroną, a dla wywołania określonych w przepisach skutków (tj. zachowaniem terminu do wniesienia pisma w przypadku nadawania przesyłki w ostatnim dniu terminów procesowych) konieczne jest pośrednictwo operatora wyznaczonego. Pytanie 15: Jeżeli Zamawiający przewiduje konieczność nadawania części przesyłek w sposób określony w art. 57 5 pkt. 2 KPA, art. 12 6 pkt. 2 Ordynacji podatkowej oraz pism sądowych za pośrednictwem operatora wyznaczonego, to: 1) Czy Zamawiający dopuszcza ewentualnie możliwość wyłączenia takich przesyłek oraz tych, o których mowa w Pytaniu 1 powyżej z zakresu przedmiotu zamówienia i niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego? Ze względu na swoją specyfikę, a więc konieczność posługiwania się w tym zakresie operatorem wyznaczonym, uzasadnione jest wyłączenie powyższych przesyłek i wszczęcie w tym zakresie osobnego postępowania w sprawie udzielenia zamówienia publicznego obejmującego wyłącznie tego rodzaju przesyłki. Wykonawca informuje, że wyłączenie tych przesyłek wpłynie na cenę oferty Wykonawcy, a także innych Wykonawców przystępujących do postępowania i w istotny sposób wpłynie na zwiększenie konkurencyjności postępowania. Brak konieczności uwzględniania w kosztach nadawania ww. przesyłek pozwoli Wykonawcy na zaproponowanie najbardziej optymalnych dla Zamawiającego warunków cenowych. Co więcej, również konkurenci Wykonawcy, przede wszystkim operator wyznaczony Poczta Polska S.A., wiedząc o zwiększeniu konkurencji, będą zmuszeni do obniżenia proponowanych cen ofertowych. 2) ewentualnie, czy Zamawiający dopuszcza możliwość sporządzenia odrębnego wykazu przesyłek wymagających nadania u operatora wyznaczonego lub ich oznakowania w określony sposób - w celu wydzielenia i nadania przez Wykonawcę u operatora wyznaczonego w dniu odbioru przesyłek od Zamawiającego? Wykonawca informuje, że w tym przypadku będzie stosował następujący tryb: wydzielone przesyłki pocztowe, po ich odebraniu od Zamawiającego, w tym samym dniu zostaną dostarczone do placówki operatora wyznaczonego i nadana w imieniu Zamawiającego, Wykonawca następnie dostarczy Zamawiającemu uzyskane potwierdzenie nadania. Wykonawca będzie tylko pośrednikiem między Zamawiającym a operatorem wyznaczonym, nadanie przesyłek nastąpi w imieniu i na rzecz Zamawiającego, nie zmieni jednak danych Zamawiającego na kopercie. Sposób oznaczenia wniesienia opłaty pocztowej ustalony z Zamawiającym zastąpią znaki opłaty pocztowej stosowane przez operatora wyznaczonego. Wykonawca podkreśla, że Poczta Polska S.A. jako operator wyznaczony zobowiązany do świadczenia powszechnej usługi pocztowej ma obowiązek zrealizować usługę i nie może odmówić w tym zakresie zawarcia umowy o świadczenie usług pocztowych niezależnie od łączących ją stosunków z Wykonawcą. Powyższe działanie ma bardzo istotne znaczenie z punktu widzenia interesów Zamawiającego. W sytuacji bowiem gdy Zamawiający, jest stroną np. postępowania cywilnego i zależy mu na złożeniu pisma w terminie wynikającym z konkretnej procedury, winien taką przesyłkę wydzielić i wskazać operatorowi pocztowemu, że powinna być ona doręczona przez operatora wyznaczonego. W przeciwnym wypadku negatywne skutki procesowe (uchybienie terminu np. do wniesienia apelacji) poniesie Zamawiający, który nie poinformuje operatora pocztowego o charakterze przesyłki, na co ten ostatni nie miał żadnego wpływu. Możliwa jest również w tym zakresie sytuacja, że przesyłki muszą być przekazane operatorowi na tyle wcześnie do doręczenia, aby przesyłka "fizycznie" trafiła do organu/sądu w terminie przewidzianym na str. 8

dokonanie danej czynności procesowej. Niemniej wymaga to współpracy z Zamawiającym i najpierw wyodrębnienia przesyłek, które muszą być nadane w trybach według ww. procedur. Zamawiający nie wyraża zgody na wyłączenie przesyłek wymagających nadania u operatora wyznaczonego z przedmiotu postępowania. Zamawiający nie wyraża zgody na sporządzenie odrębnego wykazu przesyłek wymagających nadania u operatora wyznaczonego ani ich oznakowania w określony sposób, w celu wydzielenia i nadania przez Wykonawcę u operatora wyznaczonego w dniu odbioru przesyłek od Zamawiającego. Zamawiający wskazuje, że zgodnie z 3 ust. 1 lit. b Załącznika nr 2 WZÓR UMOWY, Wykonawca jest zobowiązany do nadania zgodnie z prawem pocztowym odebranych od Zamawiającego przesyłek i paczek w dniu ich odbioru. Pytanie 16: Czy Zamawiający może wskazać szacunkowe wolumeny wszystkich przesyłek, które mają być nadawane za pośrednictwem operatora wyznaczonego? Zasady doręczeń obowiązujące w procedurze administracyjnej i cywilnej, a w szczególności konieczność nadania części przesyłek u operatora wyznaczonego wymagają innej organizacji Wykonawcy w zakresie realizacji usługi, jak też zaangażowania innych środków. W związku z tym, informacje, o których mowa powyżej będą niezwykle pomocne Wykonawcy w skalkulowaniu ceny oferty. Zamawiający wymaga, aby potwierdzenia nadania przesyłek rejestrowanych były dokonywane przez placówki pocztowe operatora wyznaczonego. Wykaz usług pocztowych, zawierający szacunkowe ilości przesyłek rejestrowanych, został określony w Załączniku nr 1. Pytanie 17: Czy Zamawiający dopuszcza możliwość by na kopercie oprócz danych wskazanych przez Zamawiającego znajdowały się informacje o opłacie za usługę pocztową związane ze świadczeniem części zamówienia przez podwykonawców, ewentualnie inne informacje związane z obiegiem przesyłek pocztowych? Wykonawca jednocześnie zaznacza, że informacje te nie będą zakrywać nadruku adresu firmowego Zamawiającego oraz nie będą naruszać innych wymagań wskazanych w Zaproszeniu. Zamawiający wymaga, aby na dowodzie nadania przesyłki, Zamawiający figurował jako jedyny podmiot nadający przesyłkę. Pytanie 18: Zamawiający wymaga od wykonawców uzupełnienia w formularzu cenowym proponowanych cen jednostkowych za poszczególne usługi wyrażonych jedynie w wartości brutto, nie wyodrębniając osobnych kolumn na uzupełnienie cen za poszczególne przesyłki wyrażonych w wartości netto oraz naliczonego podatku VAT. Wykonawca zwraca uwagę, iż taka sytuacja nie jest korzystna z perspektywy interesów Zamawiającego. Brak rozbicia cen za poszczególne usługi objęte przedmiotem zamówienia na cenę netto, naliczony podatek od towarów i usług (VAT) oraz wynikową cenę brutto pozbawia Zamawiającego możliwości str. 9

porównania proponowanych cen ofertowych do cen, które powinny obowiązywać w przypadku np. obniżenia stawki podatku VAT. Wskazać bowiem należy, iż obecna (23%-owa) stawka podatku VAT jest efektem ciężkiej sytuacji ekonomicznej kraju i relacji długu publicznego do produktu krajowego brutto (PKB), co wymusiło podjęcie czynności zaradczych i m.in. podwyższenie obowiązującej standardowej stawki VAT. Niewykluczone jest jednak, że zmiana powyższych okoliczności (np. korzystniejsza relacja długu publicznego do PKB) spowoduje również obniżenie stawek podatku od towarów i usług. Wówczas w interesie Zamawiającego będzie zapewnienie sobie większej przejrzystości w skalkulowaniu cen zaproponowanych przez wykonawcę z uwzględnieniem bieżącej (niższej) stawki VAT, a tym samym uiszczanie niższego wynagrodzenia na rzecz wykonawcy. Dodatkowo, taka zmiana ułatwi kalkulację samym wykonawcom, jak również wprowadzi większą klarowność i transparentność co do obliczania ceny, co pozwoli uniknąć błędów i omyłek rachunkowych. W związku z powyższym, Wykonawca zwraca się do Zamawiającego o uwzględnienie wniosku w zakresie wprowadzenia w formularzu cenowym osobnych kolumn/rubryk, celem możliwości wpisania cen za poszczególne usługi objęte przedmiotem zamówienia wyrażonych również w wartości netto oraz wskazania naliczonej stawki podatku VAT. Przykładowy układ można przedstawić w ten sposób: 1. Usługa: listy polecone ekonomiczne GABARYT A/ cena jednostkowa netto:. zł/ stawka VAT:.. zł/ cena jednostkowa brutto:. zł/ wartość brutto:. zł. Zgodnie z Ustawą z dnia 9 maja 2014 r. w sprawie informowania o cenach towarów i usług Dz. U. z 2014r., poz. 915 ceną jest wartość wyrażona w jednostkach pieniężnych, którą kupujący jest obowiązany zapłacić przedsiębiorcy za towar lub usługę. Dla Zamawiającego ceną ofertową jest zawsze cena brutto. W związku z tym nie ma potrzeby rozbijania ceny na cenę netto, podatek VAT oraz cenę brutto. Natomiast zmiana ceny usługi w związku ze zmianą stawki podatku VAT, została wprowadzona do treści Wzoru Umowy w 9, pkt. 2, ppkt. b). Pytanie 19: Zamawiający wskazuje w Zapytaniu i załącznikach, iż przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych, w tym powszechnych usług pocztowych. Wykonawca zwraca uwagę, że jedynym podmiotem świadczącym powszechne usługi pocztowe zgodnie z art. 45 i 46 ustawy Prawo pocztowe jest operator wyznaczony, którym zgodnie z art. 178 stawy jest do roku 2015 Poczta Polska S.A., i to tylko w ramach obowiązku nałożonego na niego przez ustawę. Inni Wykonawcy, jak również operator wyznaczony występujący jako jeden z podmiotów na konkurencyjnym rynku usług pocztowych świadczą usługi wchodzące w zakres usług powszechnych, czyli, zgodnie z art. 3 pkt. 30) Prawa pocztowego, usługi pocztowe obejmujące przesyłki listowe i paczki pocztowe, o wadze i wymiarach określonych dla usług powszechnych, oraz przesyłki dla ociemniałych, nieświadczone przez operatora wyznaczonego w ramach obowiązku świadczenia usług powszechnych. W ocenie Wykonawcy nie ma podstaw, by nawiązywać w zapisach Zapytania czy załączników do powszechnych usług pocztowych, nie ulega bowiem wątpliwości, że Wykonawca może świadczyć usługi opisane w Zapytaniu i załącznikach, a sugerowanie, że wykonawcą może być jedynie operator wyznaczony, może być odczytane jako celowe ograniczenie konkurencyjności postępowania. W związku z powyższym taka konstrukcja zapisów Zapytania sprawia, że tylko jeden podmiot jest w stanie spełnić wymogi Zapytania i złożyć ofertę w niniejszym postępowaniu. Jak już wskazywał Wykonawca we wniosku, prowadzi to do naruszenia podstawowych zasad Prawa zamówień publicznych, tj. zasady równego traktowania wykonawców i zasad uczciwej konkurencji. Takie ukształtowanie zapisów jest zaskakujące, gdyż ograniczenie konkurencyjności postępowania nie leży przede wszystkim w interesie Zamawiającego i spowoduje, że faworyzowany operator wyznaczony, świadomy braku str. 10

jakiejkolwiek konkurencji w niniejszym postępowaniu, złoży ofertę zdecydowanie mniej korzystną cenowo dla Zamawiającego. Dlatego też Wykonawca zwraca się o usunięcie z Zapytania wszelkich nawiązań do powszechnych usług pocztowych. Zamawiający dokonuje zmian 1 ust. 1 lit. a) Załącznika nr 2 WZÓR UMOWY w ten sposób, iż otrzymuje on następujące brzmienie: 1. 1. Przedmiotem umowy jest: a) świadczenie usług pocztowych w rozumieniu ustawy Prawo Pocztowe z dnia 23 listopada 2012 r. (Dz. U. z 2012 r., poz. 1529) dla przesyłek listowych oraz paczek w obrocie krajowym i zagranicznym, według rodzaju:... Pytanie 20: Zamawiający wskazuje określając warunki płatności, iż termin płatności faktury VAT wynosi 21 dni od daty wystawienia faktury VAT. Czy Zamawiający wyraża zgodę na zmianę terminu płatności na 14 dni od daty wystawienia prawidłowej faktury VAT? Zmiana ułatwi Wykonawcy dokonywanie rozliczeń, pozostawiając Zamawiającemu odpowiedni czas na dokonanie płatności. Zamawiający pozostawia zapis we Wzorze umowy 5 ust. 4 Wynagrodzenie za wykonane usługi będzie płatne na podstawie faktury VAT wystawionej na koniec miesiąca kalendarzowego, w oparciu o zestawienie zrealizowanych usług, w terminie 21 dni od daty wystawienia faktury VAT. Pytanie 21: Zamawiający wskazuje w treści Zapytania i załączników, iż świadczenie przedmiotu zamówienia będzie realizowane zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami, w tym m.in. wskazanymi w rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (Dz. U. z 2013 r., poz. 545); Ponadto, w zakresie rozporządzenia odnoszącego się do wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego, Wykonawca zwraca uwagę, że nie są to przepisy powszechnie obowiązujące, i jedynym podmiotem zobowiązanym do stosowania powyższego jest operator wyznaczony w ramach obowiązku świadczenia przez niego usług pocztowych nałożonego przez ustawę Prawo Pocztowe. Odesłanie do świadczenia usług powszechnych czyni przedmiot zamówienia niejednoznacznym. Powszechne usługi pocztowe w rozumieniu art. 45 Prawa pocztowego świadczone są, zgodnie z art. 46 tej ustawy, przez operatora wyznaczonego, który to obowiązek pełni do roku 2015 Poczta Polska S.A. na mocy art. 178 ustawy. Usługi będące przedmiotem zamówienia nie są zaś świadczone w ramach obowiązku nałożonego przez ustawę, nie są więc powszechnymi usługami pocztowymi w powyższym rozumieniu. Usługi świadczone przez innych operatorów pocztowych, jak również przez operatora wyznaczonego, ale nie w ramach ustawowego obowiązku, a występującego jako podmiot na konkurencyjnym rynku usług pocztowych, są, co najwyżej, usługami wchodzącymi w zakres usług powszechnych, tj. zgodnie z definicją art. 3 pkt. 30, usługami pocztowymi obejmującymi przesyłki listowe i paczki pocztowe, o wadze i wymiarach str. 11

określonych dla usług powszechnych, oraz przesyłki dla ociemniałych, nieświadczonymi przez operatora wyznaczonego w ramach obowiązku świadczenia usług powszechnych. Wykonawca wskazuje, że może zobowiązać się do stosowania pewnych zasad zawartych we wskazanym powyżej rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego, prosi jednak o wskazanie konkretnych wymogów, np. zasad dot. doręczania przesyłek itp. W przeciwnym wypadku zwraca się z wnioskiem o eliminację zapisów cytowanych powyżej. Zamawiający dokonuje zmian Zaproszenia ( ) rozdz. III pkt. 5 w ten sposób iż otrzymuje on następujące brzmienie: 5. Usługi pocztowe stanowiące przedmiot zamówienia realizowane będą na zasadach określonych w: 5.1. ustawie Prawo pocztowe z dnia 23 listopada 2012 r. (Dz. U. z 2012 r., poz. 1529), 5.2. rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (Dz. U. z 2013 poz. 545) w zakresie 21-23, 34, 35, 38, 39 ust.1 i 40, 5.3. rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji w sprawie reklamacji usługi pocztowej ( Dz. U. z 2013 r. poz 1468 z późn. zm.), 5.4 w przypadku usług pocztowych w obrocie zagranicznym międzynarodowymi przepisami pocztowymi tj. wiążącymi Rzeczypospolitą Polską umowami międzynarodowymi dotyczącymi świadczenia usług pocztowych oraz wiążącymi regulaminami Światowego Związku Pocztowego. Zamawiający dokonuje zmian 1 ust. 3 Załącznika nr 2 WZÓR UMOWY w ten sposób, iż otrzymuje on następujące brzmienie: 3. Wykonawca zrealizuje przedmiot umowy z należytą starannością, zgodnie z: a) warunkami określonymi w niniejszej umowie, b) warunkami wynikającymi z właściwych przepisów prawa i norm, c) ustawą Prawo pocztowe z dnia 23 listopada 2012 r. (Dz. U. z 2012 r., poz. 1529), d) rozporządzeniem Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (Dz. U. z 2013 poz. 545) w zakresie 21-23, 34, 35, 38, 39 ust.1 i 40, e) rozporządzeniem Ministra Administracji i Cyfryzacji w sprawie reklamacji usługi pocztowej ( Dz. U. z 2013 r. poz 1468 z późn. zm.), f) przypadku usług pocztowych w obrocie zagranicznym międzynarodowymi przepisami pocztowymi tj. wiążącymi Rzeczypospolitą Polską umowami międzynarodowymi dotyczącymi świadczenia usług pocztowych oraz wiążącymi regulaminami Światowego Związku Pocztowego. Pytanie 22: W Zaproszeniu do składania ofert na gotowym druku Zamawiającego Wykonawca zobowiązany jest podpisać się pod poniższym oświadczeniem: II. Deklaruję ponadto: 1. Zamówienie stanowiące przedmiot niniejszego postępowania opisany w Załączniku nr 2 do SIWZ wykonam w wymaganym terminie od dnia 01.01.2014 r. do dnia 31.12.2014 r. Natomiast zamówienie ma być realizowane wg bieżących potrzeb Zamawiającego, w okresie od dnia 02.01.2015 r. do dnia 31.12.2015 r. Wnosimy o poprawienie druku jak mniemamy omyłkowo zapisanego. Zamawiający zmienił treść Druku Oferta. Do oferty należy dołączyć wypełniony Druk Oferta POPRAWIONY. str. 12

Pytanie 23: Wykonawca zobowiązany jest do: odbioru przygotowanych przesyłek i paczek codziennie od poniedziałku do piątku (w dni robocze), w godzinach od 13:30 do 14:30 Czy Zamawiający dopuszcza możliwość przedłużenia godzin odbioru do godziny 15.00? Ze względu na organizację pracy u Zamawiającego, Zamawiający nie dopuszcza możliwości przedłużenia godzin odbioru do godziny 15:00. Ponadto zdaniem Zamawiającego, przesyłki pocztowe o charakterze priorytetowym, w sytuacji przedłużenia godziny odbioru, mogą nie zostać doręczone do adresata w następnym dniu roboczym, po dniu nadania. Pytanie 24: Zamawiający wskazuje w Zaproszeniu do składania ofert jak poniżej: Wykonawca jest uprawniony do dokonania nadania zgodnie z prawem pocztowym przesyłki lub paczki w siedzibie Akademii Techniczno-Humanistycznej w Bielsku-Białej przy ul. Willowa 2, w pomieszczeniu pn. Dziennik Podawczy. W takim przypadku Zamawiający nie jest zobowiązany do dokumentowania odbioru przesyłki. Zapis ten nie jest dla nas zrozumiały? Wnosimy o sprecyzowanie całości zapisu w tym kwestię zapisu Zamawiający nie jest zobowiązany do dokumentowania odbioru przesyłki, która nie jest zgodna z ustawą prawo pocztowe bowiem zawsze winna być udokumentowana ilość odebranych przesyłek do nadania. Zamawiający wykreśla z treści Wzoru Umowy, z 3, pkt. 2 zdanie: W takim przypadku Zamawiający nie jest zobowiązany do dokumentowania odbioru przesyłki. Przewodniczący Komisji Przetargowej /-/ mgr Ewa Janicka str. 13