Informacja dla Wykonawców Nr 1

Transkrypt

1 Akademia Wychowania Fizycznego we Wrocławiu al. Ignacego Jana Paderewskiego Wrocław Wrocław, dn r. Informacja dla Wykonawców Nr 1 Do wszystkich Wykonawców, którzy zainteresowani są udziałem w przedmiotowym postępowaniu Nazwa postępowania: Świadczenie usług pocztowych dla Akademii Wychowania Fizycznego we Wrocławiu. Tryb postępowania: przetarg nieograniczony poniżej euro. Przewodnicząca Komisji Przetargowej powołanej Zarządzeniem nr 14/2014 Kanclerza Akademii Wychowania Fizycznego we Wrocławiu z 11 lipca 2014 r. w sprawie powołania Komisji Przetargowej do przeprowadzenia zamówienia publicznego działając na podstawie art. 38 ust. 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 907 z późn. zm.) niniejszym informuje, że w związku ze złożonym przez Wykonawcę w dniu r. zapytaniem do Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia, Zamawiający udziela odpowiedzi i informuje wszystkich zainteresowanych w/w postępowaniem przetargowym: Cytuję za Wykonawcą: Pytanie 1: Czy Zamawiający dopuszcza stosowanie aplikacji w postaci elektronicznej ksiązki nadawczej do nadawania przesyłek objętych przedmiotem zamówienia? W ramach umowy z... nadawca otrzymuje login i hasło do aplikacji umieszczonej na stronie.l, z której będzie miał możliwość generowania, w szczególności: elektronicznej książki nadawczej oraz formularzy niezbędnych do realizacji usługi. Pytanie 2: Czy Zamawiający dopuszcza zmianę w 6 ust. 5 wzoru umowy terminu płatności faktury VAT na w terminie do 21 dni od daty wystawienia mając na uwadze, iż umowa na świadczenie usług pocztowych dotyczy ustalenia przez strony możliwości opłaty w inny sposób niż znaczkami pocztowymi. Pytanie 3: Czy Zamawiający dopuszcza zmianę wzoru umowy w zakresie komparycji uwzględniając pełne dane wykonawcy oraz nazwę umowy oraz nr umowy Wykonawcy, z którego wynikać będzie znak opłaty? Pytanie 4: Czy Zamawiający dopuszcza zmianę wzoru umowy poprzez zastąpienie zapisu Nadawca upoważnia. do przyjmowania przesyłek pocztowych przez pracowników placówki pocztowej wymienionej w załączniku nr do umowy pod jego nieobecność w placówce nadania. Za wszelkie różnice między stanem wskazanym przez Nadawcę, a stanem faktycznym nadanych (odebranych z miejsca wskazanego przez Nadawcę i dostarczonych do placówek) przesyłek pocztowych oraz pocztowej książki nadawczej, odpowiedzialność ponosi Nadawca, który zobowiązuje się przyjąć ustalenia stwierdzone przez pracowników... W przypadku odrzucenia powyższej propozycji proszę o wskazanie do której godziny, mając na uwadze, iż odbiór przesyłek odbywać się będzie w godz , następować będzie wyjaśnianie zastrzeżeń odnośnie przesyłek. Pytanie 5: Czy Zamawiający po wybraniu oferty Wykonawcy dopuszcza zawarcie umowy wg wzoru dostarczonego przez Wykonawcę, w której zawarte są elementy doprecyzowujące warunki technologiczne świadczenia usług, rozliczenia usług oraz podstawy prawne świadczenia usług? 1

2 Pytanie 6: Czy Zamawiający w przypadku przyjęcia oferty Wykonawcy dopuszcza wprowadzenie do zawieranej w ramach niniejszego postępowania umowy, zapisu określającego podstawę opodatkowania lub zwolnienie z podatku od towarów i usług, usług objętych zamówieniem? Pytanie 7: Czy za dzień zapłaty przyjmuje się dzień uznania rachunku bankowego Wykonawcy, zgodnie z linią orzecznictwa sądowego? Pytanie 8: W jaki sposób Zamawiający zamierza zagwarantować podmiotom do których adresowana jest korespondencja odbiór przesyłek. Odbiorcy przesyłek oczekują możliwości odbioru przesyłek awizowanych w najbliższej okolicy od miejsca zamieszkania. Obecne zapisy SIWZ nie zabezpieczają dostępu do placówek w żadnej formie. W związku z nie zamieszczeniem proponowanych poniżej zapisów, może dojść do sytuacji, że aby odebrać przesyłkę adresat będzie się musiał udać do sąsiedniej gminy bądź miasta. Poniżej proponowany zapis został potwierdzony orzeczeniem KIO Wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 17 lipca 2014 r., sygn. KIO 1350/14 w postępowaniu przetargowym ogłoszonym przez ZUS. Wykonawca stoi na stanowisku, że takie wymagania dotyczące punktów odbioru niedoręczonych pod adres przesyłek (awizowanych) są niezbędne, aby zapewnić możliwie najwyższy poziom bezpieczeństwa obrotu pocztowego, zwłaszcza w kwestii zachowania tajemnicy korespondencji oraz bezpieczeństwa przechowywania przesyłek. W związku z powyższym Wykonawca proponuje dodać do Opisu przedmiotu zamówienia następujące wymagania: 1) Zamawiający wymaga, aby punkty odbioru niedoręczonych pod adres przesyłek (awizowanych) znajdowały się na terenie każdej gminy w kraju. Każda placówka pocztowa Wykonawcy, o której mowa musi spełniać niżej wymienione warunki: a) być czynna co najmniej we wszystkie dni robocze, z wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy, b) być oznakowana w sposób widoczny szyldem z nazwą bądź logo Wykonawcy, jednoznacznie wskazującym na jednostkę Wykonawcy, c) gdy znajduje się w lokalu, w którym prowadzona jest inna działalność gospodarcza, musi posiadać wyodrębnione stanowisko obsługi klientów w zakresie usług pocztowych, oznakowane w sposób widoczny nazwą lub logo Wykonawcy. Wykonawca wnosi o dodanie do SIWZ załącznika będącego oświadczeniem Wykonawcy o spełnieniu wymogu przedstawionego przez Zamawiającego ze wskazaniem źródła, gdzie Zamawiający może na bieżąco podczas realizacji umowy weryfikować prawdziwość oświadczenia (np. link do własnej strony www) w celu umożliwienia adresatom podjęcia przesyłek Zamawiającego. Pytanie 9: Czy Zamawiający, mimo istotnego charakteru nadawanych przesyłek, dopuszcza wielokrotność nadań, tj. przyjmowania przez Wykonawcę przesyłek, a następnie nadawanie ich u operatora wyznaczonego do świadczenia powszechnych usług pocztowych, przez co na dowodzie nadania będzie inny podmiot niż Zamawiający? Wykonawca zwraca uwagę na fakt, że w takim przypadku Zamawiający nie będzie stroną w postępowaniu reklamacyjnym ze względu na to, że de facto nadawcą takiej przesyłki będzie wybrany Wykonawca, a nie Zamawiający. Jeżeli Zamawiający nie wyraża zgody na taki stan rzeczy, to Wykonawca sugeruje zamieszczenie w SIWZ informacji: AWF będzie wysyłać korespondencję tylko i wyłącznie we własnym imieniu. W każdej sytuacji AWF musi figurować jako Nadawca przesyłki. Pytanie 10: Zgodnie z 7 wzoru umowy, Wykonawca będzie zobowiązany do zapłaty Zamawiającemu kar umownych w wysokości 20% wynagrodzenia w przypadku rozwiązania przez Zamawiającego umowy z przyczyn zależnych od Wykonawcy Podnieść należy, iż kara umowna w wysokości 20% wartości umowy jest karą bardzo wygórowaną i w związku z tym istnieje możliwość domagania się jej obniżenia. Zgodnie bowiem z art KC Jeżeli zobowiązanie zostało w znacznej części wykonane, dłużnik może żądać zmniejszenia kary umownej; to samo dotyczy wypadku, gdy kara umowna jest rażąco wygórowana. W związku z powyższym czy Zamawiający przewiduje możliwość usunięcia ww. zapisów, bądź też obniżenie wartości kary umownej do wysokości 2% wartości oferty. Pytanie 11: Wykonawca wnosi o wykreślenie ust. 7 6 ze względu na powtarzające się zapisy: Ust. 5. Termin płatności za wykonaną usługę strony ustalają na 14 dni od daty doręczenia prawidłowo wystawionej faktury. Faktury VAT będą wystawiane na koniec każdego miesiąca. oraz ust. 7. Termin płatności za wykonaną usługę strony ustalają na 14 dni od daty doręczenia prawidłowo wystawionej faktury. Faktury VAT będą wystawiane na koniec każdego miesiąca Poniższe zapisy wskazują dwa terminy wystawienia faktury: 2

3 Pytanie 12: Wykonawca wnosi o wykreślenie z ust. 5 6 zdania Faktury VAT będą wystawiane na koniec każdego miesiąca. albowiem kwestia terminu wystawienia faktury unormowana jest w ust. 3 6: 3. Usługi, o których mowa w 2 ust. 2 niniejszej umowy, świadczone są przez Wykonawcę w okresach rozliczeniowych obejmujących jeden miesiąc kalendarzowy. Po zakończeniu każdego miesiąca kalendarzowego Wykonawca sporządzi zestawienie określające ilości przesyłek faktycznie nadanych oraz zwróconych, a także sumę należnych Wykonawcy od Zamawiającego opłat pocztowych. Wykonawca za wykonanie przedmiotu umowy wystawi Zamawiającemu fakturę w terminie do 7 dni od zakończenia okresu rozliczeniowego. Pytanie 13: Czy Zamawiający dopuszcza usługi Wykonawcy, które spełniają warunki przetargu, ale posiadają inne terminy doręczenie (np. D+4) niż te które określono w Rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego? W związku z potrzebą wyjaśnienia powyższych kwestii wnosimy o wydłużenie terminu na złożenie oferty. Zamawiający odpowiada: Ad. 1 Tak, Zamawiający dopuszcza do nadawania przesyłek objętych przedmiotem zamówienia stosowanie aplikacji w postaci elektronicznej ksiązki nadawczej. Ad. 2 Tak, Zamawiający zmienia zapis ust. 5 6 wzoru umowy stanowiącego Załącznik nr 4 do SIWZ w proponowanym zakresie tj.: a) jest: Termin płatności za wykonaną usługę strony ustalają na 14 dni od daty doręczenia prawidłowo wystawionej faktury. Faktury VAT będą wystawiane na koniec każdego miesiąca b) powinno być (uwzględniając Ad. 12): Termin płatności za wykonaną usługę strony ustalają w terminie do 21 dni od daty wystawienia faktury. Ad. 3 Zamawiający dopuszcza możliwość dopisania wskazanych informacji po wyborze Wykonawcy na etapie przygotowania/wypełniania umowy. Ad. 4 Wskazane informacje nie występują we wzorze umowy, natomiast Zamawiający proponowany zapis dopisuje w Załączniku nr 2 do SIWZ poprzez jako nowy pkt. 6 i 7 o treści: 6. Zamawiający upoważnia Wykonawcę do przyjmowania przesyłek pocztowych przez pracowników placówki, pod jego nieobecność w placówce nadania. 7. Za wszelkie różnice między stanem wskazanym przez Wykonawcę, a stanem faktycznym nadanych (odebranych z miejsca wskazanego przez Zamawiającego i dostarczonych do placówek) przesyłek pocztowych oraz pocztowej książki nadawczej, odpowiedzialność ponosi Zamawiający, który zobowiązuje się przyjąć ustalenia stwierdzone przez pracowników Wykonawcy.. Ad. 5 Nie, Zamawiający wszelkie regulacje dotyczące realizacji przedmiotu umowy zawarł we wzorze umowy stanowiącym Załącznik nr 4 do SIWZ oraz w Załączniku nr 2 do SIWZ - Szczegółowym opisie przedmiotu umowy, który jest również Załącznikiem do umowy. Ad. 6 Zamawiający wskazał w pkt. 7 Rozdziału XII. SIWZ Opis sposobu obliczenia ceny, informację w sprawie stawki podatku VAT o brzmieniu: Wykonawca zobligowany jest również do podania wartości stawki VAT (%) dla poszczególnych pozycji w kol. 6 Zestawienia. Obowiązująca na przedmiot zamówienia stawka podatku VAT wynosi 0%, z wyjątkiem 23% stawki na transport paczek. Jeżeli Wykonawca zastosuje stawkę odmienną, zobowiązany jest wskazać podstawę do jej przyjęcia poprzez przedłożenie stosownych dokumentów potwierdzających jej zastosowanie. 3

4 Jednocześnie wprowadza się zapis określający podstawę opodatkowania lub zwolnienie z podatku od towarów i usług, usług objętych zamówieniem poprzez dopisanie w 6 wzoru umowy dodatkowego pkt, 9, 10 i 11 o treść: 9. Powszechne usługi pocztowe świadczone przez operatora obowiązanego do świadczenia takich usług, oraz dostawę towarów ściśle z tymi usługami związaną są zwolnione z podatku od towarów i usług Zgodnie z art. 43 ust 1 pkt. 17 ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054, z późn. zm.). 10. Usługi pocztowe nie mające charakteru powszechnego oraz usługa odbioru korespondencji od Nadawcy podlegają opodatkowaniu podstawową stawką podatku VAT. 11. Jeżeli w trakcie obowiązywania umowy nastąpi zmiana w zakresie podatku od towarów i usług, Zamawiający zobowiązuje się do uiszczenia opłaty powiększonej o podatek od towarów i usług według obowiązującej stawki zgodnie z postanowieniem ust. 2 pkt. c) 8. Ad. 7 Zamawiający pozostawia zapis ust. 8 6 (po zmianie: ust. 7 6) wzoru umowy o brzmieniu: Za dzień zapłaty wynagrodzenia uznaje się dzień obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego. Ad. 8 Tak, proponowaną treść dopisuje się jako nowy pkt. 8 Załącznika nr 2 do SIWZ o brzmieniu; Zamawiający wymaga, aby punkty odbioru niedoręczonych pod adres przesyłek (awizowanych) znajdowały się na terenie każdej gminy w kraju. Każda placówka pocztowa Wykonawcy, o której mowa musi spełniać niżej wymienione warunki: a) być czynna co najmniej we wszystkie dni robocze, z wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy, b) być oznakowana w sposób widoczny szyldem z nazwą bądź logo Wykonawcy, jednoznacznie wskazującym na jednostkę Wykonawcy, c) gdy znajduje się w lokalu, w którym prowadzona jest inna działalność gospodarcza, musi posiadać wyodrębnione stanowisko obsługi klientów w zakresie usług pocztowych, oznakowane w sposób widoczny nazwą lub logo Wykonawcy.. Ad. 9 Tak, proponowaną treść dopisuje się jako nowy pkt. 9 Załącznika nr 2 do SIWZ o brzmieniu; Zamawiający będzie wysyłać korespondencję tylko i wyłącznie we własnym imieniu. W każdej sytuacji Zamawiający będzie figurować jako Nadawca przesyłki.. Ad. 10 Zamawiający przychyla się częściowo do prośby pytającego poprzez zmianę ust. 2 pkt. b) 7 wzoru umowy w zakresie wysokości kary umownej z 20% na 10 % tym samym przyjmuje on brzmienie:... rozwiązania przez Zamawiającego umowy z przyczyn zależnych od Wykonawcy w wysokości 10% szacunkowej ceny całkowitej brutto. Ad. 11 Tak, Zamawiający wykreśla w całości treść ust. 7 z 6 wzoru umowy. Ad. 12 Tak, wykreśla się z ust. 5 z 6 wzoru umowy zapis o brzmieniu: Faktury VAT będą wystawiane na koniec każdego miesiąca.. W związku z powyższym treść ust. 5 z 6 wzoru umowy jest zgodna z podaną w powyższym pkt. Ad. 2. Ad. 13 Zamawiający będzie korzystał z usług zgodnie z Opisem przedmiotu zamówienia oraz określonych w Rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego. Ponadto informuje się, iż Zamawiający nie wyraża zgodny na przedłużenie terminu składania ofert ponieważ zapytania do treści SIWZ, jak i wyjaśnienia, zostały przedłożone/udzielone w ustawowym terminie zgodnie z postanowieniami art. 38 ust. 1 pkt. 3) ustawy Pzp. 4

5 W związku z wprowadzonymi zmianami, Zamawiający zamieszcza na stronie internetowej Załącznik nr 2 do SIWZ/Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia-po zmianie oraz Załącznik nr 4 do SIWZ/wzór umowy-po zmianie. W pozostałym zakresie treść SIWZ nie ulega zmianie. Przewodnicząca Komisji Przetargowej mgr Ewa Urbaniak 5