dotyczy: zaproszenia do składania ofert na świadczenie usług pocztowych, nr sprawy: CPD.BZL

Transkrypt

1 CENTRUM PRZETWARZANIA DANYCH MINISTERSTWA FINANSÓW. CPD.BZL AAJU.1 Warszawa, dnia Wykonawcy uczestniczący w postępowaniu dotyczy: zaproszenia do składania ofert na świadczenie usług pocztowych, nr sprawy: CPD.BZL W nawiązaniu do pytań z dnia 18 listopada 2016 r., Zamawiający poniżej udziela odpowiedzi na zadane pytania dotyczące zaproszenia do składania ofert na świadczenie usług pocztowych, nr sprawy: CPD.BZL Pytanie 1: Zamawiający w Zaproszeniu do składania ofert Wycena Przedmiotu Zakupu określa rodzaje usług objętych zamówieniem. Wśród katalogu usług Zamawiający wskazuje Przesyłki z zadeklarowaną wartością oraz Paczki z zadeklarowaną wartością nie określając przy tym kwot wartości zamawianej usługi, gabarytów. Tak sformułowany rodzaj zamawianej usługi stwarza u Wykonawcy niemożność wyceny usługi i tym samym złożenie oferty. Wnosimy o doprecyzowanie gabarytów i wartości w pozycjach określonych jako Przesyłki z zadeklarowaną wartością oraz Paczki z zadeklarowaną wartością" określenie których pozycji dot. ten rodzaj usługi, ewentualnie o wykreślenie tych pozycji z formularza. Zamawiający doprecyzowuje, że wskazane przesyłki mają gabaryt A, a ponad to Zamawiający informuje, iż zgodnie z 4 wzoru umowy w zakresie nieuregulowanym w umowie usługi pocztowe, w tym kurierskie świadczone są na podstawie regulaminu, o jakim mowa w art. 21 ust. 1 Ustawy Prawo pocztowe z dnia 23 listopada 2012 r. Pytanie 2 Zamawiający w Zaproszeniu do składania ofert Wycena Przedmiotu Zakupu określa rodzaje usług objętych zamówieniem. Wśród katalogu usług Zamawiający wskazuje m.in. list polecony, list polecony za zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO) nie określając przy tym gabarytów. Tak sformułowany rodzaj zamawianej usługi stwarza u Wykonawcy niemożność wyceny usługi i tym samym złożenie oferty. Wnosimy o doprecyzowanie gabarytów zgodnie z ustawą Prawo Pocztowe Zamawiający doprecyzowuje, że wskazane przesyłki mają gabaryt A. Sporządziła: Anna Juszczak TEL. ((22) Strona 1 z 5

2 Pytanie nr 3 W treści zaproszenia Zamawiający wielokrotnie (w tym w Umowie) wskazał, że Wykonawca zobowiązany jest do stałego dostarczania przesyłek i zwrotów oraz zwrotnego potwierdzenia odbioru do siedziby Zamawiającego codziennie w dni robocze (poniedziałek piątek w godzinach od 8:30 13:00). Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek. W definicji usługi pocztowej (art. 2 ust. 1 ustawy Prawo pocztowe) nie mieści się doręczanie przesyłek opłaconych przez nadawców i nadchodzących do Zamawiającego. Czy w związku z powyższym Zamawiający dopuszcza wykreślenie wskazanych zapisów o godzinie doręczania przesyłek i potwierdzeń odbioru, ponieważ zapisy dotyczące terminów doręczania przesyłek pocztowych (wskaźniki czasu przebiegu przesyłek pocztowych w obrocie krajowym) uregulowane są Rozporządzeniem Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013r w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego oraz w ustawie Prawo pocztowe, a w przypadku usług kurierski regulamin wykonawcy? Pytanie nr 4 Czy Zamawiający dopuszcza wykreślenia zapisów dotyczących następujących aspektów zamówienia: - Zamawiający będzie korzystał w ramach własnych możliwości ze swoich opakowań dla przesyłek kurierskich, a w przypadku braku opakowań, opakowanie dostarczy bezpłatnie Wykonawca na wniosek zamawiającego. W zakresie opakowań do przesyłek jest to aspekt, który z uwagi na przedmiot zamówienia (uwzględniając słownik CPV) powinien zostać wyłączony do odrębnego postępowania. Operator pocztowy/wykonawca ma obowiązek zapewnienia bezpłatnego oznakowania przesyłek (przesyłek poleconych nalepki R, przesyłek najszybszej kategorii doręczania priorytet, informacji o tym, że przesyłka jest za potwierdzenie odbioru - ZPO, świadczeń dodatkowych do usług np. ostrożnie czy wskazania wzoru napisu/nadruku zawierającego informację o opłacie przesyłki zastępującego znaczek pocztowy). Wobec powyższego wnioskujemy o usunięcie spornego zapisu. Zamawiający nie wyraża zgody na proponowane zmiany, a ponad to Zamawiający doprecyzowuje, że przez słowo opakowanie należy rozumieć opakowanie firmowe do 1 kg dla usługi kurierskiej. Pytanie nr 5 Zamawiający określa, iż za dzień zapłaty uznaje się dzień obciążenia rachunku Zamawiającego. Pragniemy zwrócić uwagę na fakt, że takie określenie momentu zapłaty nie pozwala Wykonawcy swobodnie dysponować środkami za wykonane usługi co jest niezgodne z orzecznictwem sądów w tej sprawie oraz uniemożliwia Wykonawcy monitorowanie terminowości płatności za świadczone usługi oraz naliczanie ewentualnych odsetek za zwłokę. Termin zapłaty należności cywilnoprawnych reguluje art. 454 Kodeksu cywilnego, który regulując miejsce wykonania zobowiązania traktuje także o chwili spełnienia świadczenia, co nie budzi wątpliwości chociażby ze względu na Strona 2 z 5

3 orzecznictwo Sądu Najwyższego. W przypadku zobowiązań cywilnoprawnych zasadą jest, że zapłata dokonana jest dopiero z chwilą uznania rachunku bankowego wierzyciela, co gwarantuje m.in. prawidłowe monitorowanie rozliczania stron. Czy ze względu na to, że faktyczną możliwością dysponowania środkami jest data ich wpływu na rachunek Wykonawcy, Zamawiający dopuszcza zmianę określenia dnia zapłaty według powszechnie stosowanej formy w obrocie gospodarczym: Za dzień zapłaty strony przyjmują dzień wpływu środków na rachunek bankowy Wykonawcy? Pytanie 6 W załączniku nr 3 Umowa wzór Zamawiający w paragrafie 2 określa, że przedmiotem umowy jest świadczenie przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego usług pocztowych w tym kurierskich w obrocie krajowym i zagranicznym. W paragrafie 10 pkt. 11 Zamawiający określa, że świadczenie usług o których mowa w paragrafie 1 na dzień zawarcia umowy jest zwolnione z podatku od towarów i usług. Wykonawca zwraca się z prośba o modyfikację paragrafu 10 pkt. 11 i zastąpienie go zapisem: Zgodnie z art.43 ust 1 pkt. 17 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (tekst jednolity Dz. U. z 2016 r. poz. 710 ze zm.) powszechne usługi pocztowe są zwolnione z podatku od towarów i usług. Usługi pocztowe nie mające charakteru powszechnego, podlegają opodatkowaniu VAT stawką 23 %. Powyższe podyktowane jest faktem, że usługi kurierskie nie są usługami powszechnymi i podlegają opodatkowaniu stawka VAT 23%. Zamawiający wyraża zgodę na proponowaną zmianę. Zamawiający informuje, że 10 ust. 11, Załącznika nr 3 do Zaproszenia Wzór umowy, otrzymuje brzmienie: Zgodnie z art. 43 ust. 1 pkt 17 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jednolity Dz. U. Nr 177 z 2011 roku, poz ze zm.) powszechne usługi pocztowe są zwolnione z podatku od towarów i usług.. Pytanie 7 W szczegółowym opisie Przedmiotu Zakupu dotyczy pkt. II Świadczenie Usług Kurierskich w pkt. 11 Zamawiający określa, że W przypadku nieobecności adresata, przedstawiciel Wykonawcy pozostawia zawiadomienie o próbie doręczenia przesyłki kurierskiej (pierwsze awizo) ze wskazaniem, gdzie i kiedy adresat może odebrać przesyłkę kurierską w terminie 7 kolejnych dni, licząc od dnia następnego po dniu zostawienia wiadomości u adresata. Jeżeli adresat nie zgłosi się po odbiór przesyłki kurierskiej w w/w terminie Wykonawca sporządza powtórnie zawiadomienie (drugie awizo) po upływie 7-go dnia o możliwości jej odbioru w terminie kolejnych 7 dni. Po upływie terminu odbioru przesyłka kurierska niezwłocznie zwracana jest Zamawiającemu wraz z podaniem przyczyny nie odebrania przez adresata w dni robocze od poniedziałku do piątku z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy, w godzinach między 8:30 a 13:00. Strona 3 z 5

4 Czy w związku z uregulowaniami panującymi u Wykonawcy Zamawiający dopuszcza zmianę zapisu na: W przypadku nieobecności adresata, przedstawiciel Wykonawcy pozostawia zawiadomienie o próbie doręczenia przesyłki kurierskiej (awizo) ze wskazaniem, gdzie i kiedy adresat może odebrać przesyłkę kurierską w terminach zgodnie z Regulaminem Świadczenia Usług Kurierskich Wykonawcy, o którym mowa w Załączniku nr 2 do umowy. Zamawiający wyraża zgodę na proponowaną zmianę. Zamawiający informuje, że: 1) w załączniku nr 1 do Zaproszenia Szczegółowy Opis Przedmiotu Zakupu, pkt. II Świadczenie usług Kurierskich ust. 11, otrzymuje brzmienie: W przypadku nieobecności adresata, przedstawiciel Wykonawcy pozostawia zawiadomienie o próbie doręczenia przesyłki kurierskiej (awizo) ze wskazaniem, gdzie i kiedy adresat może odebrać przesyłkę kurierską w terminach zgodnie z Regulaminem Wykonawcy, o którym mowa w Załączniku nr 2 do umowy. Po upływie terminu odbioru przesyłka kurierska niezwłocznie zwracana jest Zamawiającemu wraz z podaniem przyczyny nie odebrania przez adresata w dni robocze od poniedziałku do piątku z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy, w godzinach między 8:30 a 13:00. ; 2) w załączniku nr 3 do Zaproszenia Wzór Umowy, 5 ust. 11, otrzymuje brzmienie: W przypadku nieobecności adresata, przedstawiciel Wykonawcy pozostawia zawiadomienie o próbie doręczenia innej niż kurierska przesyłki pocztowej (pierwsze awizo) ze wskazaniem, gdzie i kiedy adresat może odebrać przesyłkę pocztową w terminie 7 kolejnych dni, licząc od dnia następnego po dniu zostawienia wiadomości u adresata. Jeżeli adresat nie zgłosi się po odbiór przesyłki pocztowej, w w/w terminie Wykonawca sporządza powtórnie zawiadomienie (drugie awizo) po upływie 7-go dnia o możliwości jej odbioru w terminie kolejnych 7 dni. Po upływie terminu odbioru przesyłka pocztowa, niezwłocznie zwracana jest Zamawiającemu wraz z podaniem przyczyny nie odebrania przez adresata. Zwrot następuje w dni robocze od poniedziałku do piątku z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy, w godzinach między 8:30 a 13:00. W przypadku nieobecności adresata, przedstawiciel Wykonawcy pozostawia zawiadomienie o próbie doręczenia przesyłki kurierskiej (awizo) ze wskazaniem, gdzie i kiedy adresat może odebrać przesyłkę kurierską w terminach zgodnie z Regulaminem Wykonawcy, o którym mowa w Załączniku nr 2 do Umowy. Po upływie terminu odbioru przesyłka kurierska niezwłocznie zwracana jest Zamawiającemu wraz z podaniem przyczyny nie odebrania przez adresata w dni robocze od poniedziałku do piątku z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy, w godzinach między 8:30 a 13:00.. Pytanie 8 Czy w przypadku wyboru oferty Zamawiający przewiduje wprowadzenie zmian w umowie m.in. w zakresie uszczegółowienia świadczenia usług przez Wykonawcę, w tym wskazanie aktów prawnych na podstawie których świadczone będą usługi, wprowadzenie załączników regulujących kwestię prawidłowego opracowania i nadawania przesyłek, aktualizację zawartych w umowie aktów prawnych? Strona 4 z 5

5 Zamawiający dopuszcza uszczegółowienie umowy w sposób określony w 4 wzoru umowy. Pytanie 9 Czy ze względu na obowiązujące regulacje wewnętrzne u Wykonawcy i ze względu na fakt, iż poniższa propozycja zapewnia wystarczający czas na dokonanie płatności, czy Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany terminu płatności za zrealizowane usługi pocztowe wg proponowanego zapisu: Za okres rozliczeniowy przyjmuje się jeden miesiąc kalendarzowy. Do dnia 7-go każdego miesiąca Operator wystawi fakturę VAT wraz ze specyfikacją wykonanych usług, płatną przelewem w terminie 14 dni od daty jej wystawienia.. Pytanie 10 Zamawiający wnosi o modyfikację (wzór umowa) poprzez dodanie w treści zapisu o następującej treści: Usługi pocztowe świadczone przez Wykonawcę, a nieobjęte przedmiotem zamówienia lub objęte przedmiotem zamówienia, a nie ujęte w formularzu oferty będą zlecane Wykonawcy i rozliczane według aktualnie obowiązującego cennika usług pocztowych Wykonawcy. Powyższe podyktowane jest tym, iż Zamawiający w treści zapytania ofertowego oczekuje przesyłek np. przesyłek zadeklarowaną wartością natomiast brak jest kwoty wartości, zwrot niedoręczonej przesyłki pocztowej. Natomiast brak jest rodzaju gabarytu przesyłki w załączniku do oferty Wycena przedmiotu zakupu Zamawiający informuje, iż zgodnie z 4 wzoru umowy w zakresie nieuregulowanym w umowie usługi pocztowe, w tym kurierskie świadczone są na podstawie regulaminu, o jakim mowa w art. 21 ust. 1 Ustawy Prawo pocztowe z dnia 23 listopada 2012 r. W związku z powyższymi zmianami Zamawiający informuje, iż zmianie ulega termin składania ofert. Ostateczny termin składania ofert upływa w dniu r. o godz. 11:00. DYREKTOR Centrum Przetwarzania Danych Ministerstwa Finansów Michał Czech / podpis na oryginale/ Strona 5 z 5