Centra Usług Wspólnych

Centra Usług Wspólnych zreorganizują prowadzenie księgowości i płac placówek oświatowych... 1 ale nie wszystkie samorządy zdecydują się na ich wprowadzenie... 2 Konieczna aktualizacja zadań dyrektora związanych z kontrolą zarządczą... 2 Zmiany w planie działalności placówki na 2017 rok... 3 8 cech dokumentów związanych z kontrolą zarządczą... 3 5 narzędzi kontroli zarządczej do wprowadzenia w szkole... 4 5 zadań dla dyrektora szkoły związanych z kontrolą zarządczą na 2017 rok... 4 Przepisy nakładające na szkoły obowiązek prowadzenia kontroli zarządczej nie wskazują szczegółowo obowiązków do wykonania ani dokumentów, które należy sporządzić. Wiele do powiedzenia mają tu wytyczne Ministra Finansów i dobra praktyka innych placówek. Planując zadania na 2017 rok trzeba pamiętać, że zakres kontroli zarządczej w szkole może ulec zmianie, gdy samorządy powołają w nowym roku Centrum Usług Wspólnych. Od stycznia 2017 r. samorządy, zgodnie z nowelizacją ustawy o samorządzie gminnym, będą mogły tworzyć Centra Usług Wspólnych, które, najkrócej rzecz ujmując, zajmą się prowadzeniem księgowości placówek oświatowych. Oznacza to, że szkoły publiczne prowadzone przez samorządy, które zdecydowały na mocy uchwały wprowadzić CUW, będą mogły mieć wspólną księgowość, ewentualnie wspólne usługi informatyczne, kadrowe i płacowe. Takie samorządowe centra obsługi będą też mogły łączyć się i wspólnie prowadzić np. księgowość szkół czy przedszkoli z kilku gmin. Zapis mogą oznacza, że tylko tam, gdzie będzie taka wola, powstaną tego typu instytucje. To organ stanowiący/rada gminy, rada powiatu, sejmik województwa w odniesieniu do szkół, czyli jednostek obsługiwanych ma wskazać w uchwale, kto będzie je obsługiwał i jaki będzie miał zakres obowiązków. W wielu przypadkach ze względu na pojawiające się wątpliwości wydaje się, że świadczenie tego typu usług może być zawężone lub znacznie odsunięte w czasie. KONTROLA ZARZĄDCZA NA 2017 ROK - ZADANIA DYREKTORA 1

Wiele jednostek samorządu terytorialnego, mimo że ustawa daje taką możliwość, nie decyduje się w 2017 r. na tworzenie CUW być może brakuje pewności co do trafności takiego wyboru, jest zbyt dużo wątpliwości czy nie wprowadzi to większej biurokracji dublowanie się obowiązków dyrektora szkoły i dyrektora powołanej jednostki chociażby w kwestii spraw finansowych. Również zakres zadań i obowiązków tworzonych CUW-ów nie jest uniwersalny. To w uchwale organ stanowiący jst decyduje o tym, jakie zadania, jakie typy placówek szkoły, przedszkola i inne jednostki z jednej gminy czy z kilku gmin objęte będą zakresem przekazywania do wspólnej realizacji, co z księgowymi w szkole czy wszystkie znajdą zatrudnienie w tworzonych CUW-ach. Dodatkowo konieczność zmierzenia się samorządów z wprowadzaną od 2017 r. reformą oświaty nowa siatka szkół, wygaszanie gimnazjów, bezrobocie wśród nauczycieli likwidowanych placówek itp. może odsunąć w czasie tworzenie CUW. Wprowadzenie CUW może mieć wpływ na prowadzoną przez dyrektora placówki oświatowej kontrolę zarządczą, ponieważ dotyczy ona wszystkich obszarów pracy szkoły, w tym systemu finansowego. Przejęcie sfery finansowej przez CUW i wyłączenie ze szkoły zadań związanych z prowadzoną księgowością nie zwolni dyrektora szkoły z obowiązku prowadzenia kontroli zarządczej. Wystąpi jednak konieczność jej aktualizacji. Wspólna obsługa rodzić będzie m.in. konieczność zawierania umów o przetwarzanie danych osobowych między Centrum Usług Wspólnych a jednostką obsługiwaną, czyli szkołą (np. wgląd do teczek osobowych w celu ustalenia wynagrodzenia). To spowoduje konieczność znowelizowania polityki bezpieczeństwa i instrukcji zarządzania systemem informatycznym w danej szkole (np. kto może mieć dostęp do chronionych zasobów, w tym zasobów informatycznych [lista upoważnionych osób] zapis w procedurach bezpieczeństwa informacji). KONTROLA ZARZĄDCZA NA 2017 ROK - ZADANIA DYREKTORA 2

Wybierając cele i zadania na dany rok tworząc plan działalności, warto pamiętać o wyłączeniu z niego tych obszarów i tych działań, które zostaną przejęte przez centra usług wspólnych (wskazane w uchwale organu stanowiącego, np. księgowość, usługi informatyczne, kadrowe, płacowe itp.). Konieczne jest więc zapoznanie się z treścią uchwały organu stanowiącego jednostki samorządu terytorialnego powołującą CUW. Zakres przejętych przez CUW spraw może zbyć zróżnicowany w związku z powyższym jeszcze przed opracowaniem planu działalności na następny rok, tj. listopad/grudzień roku poprzedniego musimy zweryfikować zarządzenie i obowiązujące w szkole procedury dotyczące kontroli zarządczej pamiętając, że system kontroli zarządczej podlega w sposób ciągły elastycznemu dostosowaniu do zmieniających się potrzeb i uwarunkowań prawnych. Weryfikacja zasad, procedur wewnętrznych, dokumentów może wynikać m.in. ze zmian w strukturze organizacyjnej szkoły wyeliminowanie z niej głównego księgowego, ze zmian wprowadzonych zarządzeniem prezydenta/burmistrza, wójta w sprawie kontroli zarządczej, zmian narzuconych terminów w tym zakresie. Warto podkreślić konieczność zapewnienia zgodności systemu kontroli zarządczej szkoły z treścią zarządzenia organu wykonawczego jst. Aktualizacja zapisów wewnętrznych dotyczących kontroli zarządczej ma kluczowe znaczenie zwłaszcza w tych szkołach, których finanse obsługiwać będzie instytucja zewnętrzna. Wyeliminowane powinny być te czynności, które zostaną wyłączone z obszaru działalności szkoły (wskaże je uchwała), i te, które będą się dublować, co w rezultacie pozytywnie wpłynie na poprawę jakości zarządzania szkołą (proponowany zakres działań dyrektora szkoły wynikający ze zmian w zakresie realizacji kontroli zarządczej podano poniżej). Planując aktualizację dokumentacji kontroli zarządczej, należy pamiętać o podstawowych cechach, jakimi powinien charakteryzować się dokument powinien być: 1. autentyczny, 2. rzetelny, 3. wiarygodny, 4. adekwatny, 5. przydatny, 6. spójny, 7. przejrzysty i 8. logiczny. KONTROLA ZARZĄDCZA NA 2017 ROK - ZADANIA DYREKTORA 3

Wszystkie dokumenty wewnętrzne warto sprawdzić czy są zgodne z obowiązującym prawem zewnętrznym i wewnętrznym, ponieważ stanowią dokumentację systemu kontroli zarządczej, również te wdrożone przed jej wprowadzeniem (statut, regulaminy, instrukcje, plany pracy, plany nadzoru pedagogicznego, dzienniki, zarządzenia, regulaminy itp.) Żaden dokument wewnętrzny nie musi być oznaczony jako powiązany z kontrolą zarządczą. Dokumenty, czyli tzw. narzędzia kontroli zarządczej, które powinny być wprowadzone dodatkowo w szkole (często narzucone przez jednostki samorządu terytorialnego w odrębnych zarządzeniach, regulujących zasady funkcjonowania kontroli zarządczej na swoim terenie) to: 1. Zarządzenie w sprawie wprowadzenia i organizacji kontroli zarządczej 2. Procedura zarządzania ryzykiem i dokumentacja z tym związana 3. Roczny plan działalności szkoły (najważniejsze cele i przypisane im zadania) 4. Sprawozdanie z wykonania planu 5. Oświadczenie o stanie kontroli zarządczej, w tym samooceny Wszelkie dokumenty związane z kontrolą zarządczą powinny być znane wszystkim pracownikom, których dotyczą. Powinny one również być zgromadzone w jednym miejscu, a wyznaczony pracownik powinien mieć przypisany obowiązek prowadzenia ich szczegółowej analizy z punktu widzenia: aktualnych przepisów prawnych, struktury organizacyjnej szkoły/placówki, sprawności realizowanych zadań. Każdy dokument kontroli zarządczej powinien obowiązywać tak długo, jak długo jest istotny i aktualny Zadania dyrektora związane z kontrolą zarządczą na 2017 rok to: KONTROLA ZARZĄDCZA NA 2017 ROK - ZADANIA DYREKTORA 4

1. zorganizowanie systemu kontroli zarządczej w szkole. Wydanie zarządzenia w sprawie organizacji kontroli zarządczej w szkole wypracowana organizacja i zasady kontroli zarządczej będą załącznikiem do ww. zarządzenia; 2. wyznaczenie osób do nadzoru nad systemem kontroli. Nadzór nad realizacją zadań w ramach wykonywania bieżących obowiązków sprawują osoby wyznaczone przez dyrektora w załączniku do zarządzenia, np. wicedyrektorzy, oraz inni pracownicy pełniący funkcje kierownicze. Dyrektor szkoły w ramach wykonywania bieżących obowiązków monitoruje skuteczność kontroli zarządczej i jej poszczególnych elementów. Do bieżącej oceny funkcjonowania kontroli zarządczej zobowiązany jest także wicedyrektor oraz inni pracownicy pełniący funkcje kierownicze; 3. wyznaczenie pracowników do wykonywania kontroli zarządczej. Wskazanie w załączniku do zarządzenia zespołu osób określających cele i zadania przyjęte do realizacji na dany rok, np. dyrektor, wicedyrektor, kierownik gospodarczy, pracownik administracyjny. Dyrektor szkoły i pozostali członkowie zespołu dokonują identyfikacji i analizy ryzyka oraz określają rodzaj możliwych reakcji na ryzyko tolerowanie; przeniesienie, wycofanie się z działania. Odpowiedzialność za realizację działań mających na celu zmniejszenie ryzyka do akceptowanego poziomu ponosi dyrektor szkoły i osoby odpowiedzialne za realizację celów szkoły za dany rok; 4. wprowadzenie do użytku wewnętrznego zasad kontroli zarządczej. W zarządzeniu dyrektor powinien uwzględnić zapis zobowiązujący wszystkich pracowników szkoły do stosowania się do przyjętych w szkole zasad funkcjonowania kontroli zarządczej; 5. monitorowanie oraz ocena systemu. Dyrektor szkoły monitoruje skuteczność kontroli zarządczej i jej poszczególnych elementów. Do bieżącej oceny funkcjonowania kontroli zarządczej zobowiązany jest także wicedyrektor oraz inni pracownicy funkcyjni. Ocena systemu kontroli zarządczej odbywa się m.in. poprzez odrębne oceny dokonywane przez pracowników szkoły, ocenę dyrektora samoocenę. Każdy pracownik szkoły ma obowiązek zgłaszania uwag dotyczących funkcjonowania i usprawniania systemu kontroli zarządczej i przekazania informacji przełożonemu. Należy także monitorować realizację celów i zadań przyjętych w szkole na dany rok. Proponowany zakres działań dyrektora szkoły wynikający ze zmian w zakresie realizacji kontroli zarządczej: 1. zapoznanie się z uchwałą organu stanowiącego JST powołującej CUW; 2. zapoznanie się z Zarządzeniem organu wykonawczego (wójt, burmistrz, prezydent) w sprawie kontroli zarządczej; 3. sporządzenie listy obszarów, zadań, czynności wyłączonych na mocy uchwały z zakresu pracy szkoły; 4. zaktualizowanie zapisów wewnętrznych w sprawie kontroli zarządczej (zarządzenie dyrektora szkoły, procedury); 5. opracowanie planu działalności szkoły na dany rok kalendarzowy wybór celów i zadań w terminie wyznaczonym w zarządzeniu w sprawie zasad funkcjonowania kontroli zarządczej (prezydenta, burmistrza, wójta) oraz zarządzeniu dyrektora nie później niż do końca grudnia. Cele powinny być ustalone przynajmniej w rocznej perspektywie wraz z miernikami, które umożliwiają dokonanie oceny, czy cele zostały zrealizowane. Raz w roku KONTROLA ZARZĄDCZA NA 2017 ROK - ZADANIA DYREKTORA 5

dokonuje się identyfikacji rodzajów ryzyka w odniesieniu do celów i zadań. W terminie wyznaczonym w zarządzeniu w sprawie zasad funkcjonowania kontroli zarządczej (prezydenta, burmistrza, wójta) oraz zarządzeniu dyrektora; 6. przygotowanie sprawozdania z wykonania planu działalności. Oceny systemu kontroli zarządczej w szkole dokonuje kierownictwo placówki po wcześniejszym opracowaniu sprawozdania z wykonania planu. Sprawozdanie sporządza się w terminie wyznaczonym ww. zarządzeniem np. do 15 stycznia każdego roku za rok poprzedni. Ocena systemu kontroli zarządczej odbywa się także poprzez sporządzane samooceny pracowników szkoły; 7. opracowanie oświadczenia o stanie kontroli zarządczej, w tym samooceny za rok poprzedni. Dyrektor szkoły składa prezydentowi/burmistrzowi/wójtowi w terminie do końca lutego każdego roku oświadczenie o stanie kontroli zarządczej w kierowanej przez siebie placówce za rok poprzedni. Przed podpisaniem oświadczenia o stanie kontroli zarządczej dyrektor szkoły dokonuje samooceny jej funkcjonowania. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości zobowiązany jest do podjęcia działań naprawczych. Nie ma obowiązku publikowania informacji o stanie kontroli zarządczej na stronie BIP. Obowiązek publikacji oświadczeń o stanie kontroli zarządczej w Biuletynie Informacji Publicznej dotyczy jedynie oświadczeń sporządzanych na podstawie zobowiązania ministra kierującego działem administracji rządowej. Dyrektor szkoły odpowiada za zapewnienie funkcjonowania adekwatnej (zgodnej z przepisami prawa), skutecznej (np. usunięcie nieprawidłowości, wydanie wniosków pokontrolnych i dokonanie ulepszeń) i efektywnej (powinna powodować osiąganie założonych celów) kontroli zarządczej w swojej placówce. Za realizację zadań w zakresie kontroli zarządczej w szkole odpowiedzialność ponoszą wszyscy pracownicy. Nawet najlepiej funkcjonujący system kontroli zarządczej nie gwarantuje osiągnięcia wszystkich założonych celów i realizacji wszystkich zadań. Ważne: Szkoły niepubliczne niebędące jednostkami sektora finansów nie mają obowiązku wdrażania systemu kontroli zarządczej. Podstawa prawna: Ustawa z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jedn.: Dz.U. z 2016 r. poz. 922 ze zm.). Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz.U. z 2016 r. poz. 1047 ze zm.). Ustawa z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2016 r. poz. 1870 ze zm.). Ustawa z 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jedn.: Dz.U. z 2016 r. poz.446 ze zm.). Ustawa z 7 września 1991 r. o systemie oświaty (tekst jedn.: Dz.U. z 2015 r. poz. 2156 ze zm.). Rozporządzenie Ministra Finansów z 9 września 2010 r. w sprawie planu działalności i sprawozdania z jego wykonania (Dz.U. nr 187, poz. 1254). Źródło: Komunikat nr 23 z 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz.Urz. MF nr 15, poz. 84). KONTROLA ZARZĄDCZA NA 2017 ROK - ZADANIA DYREKTORA 6

Komunikat Ministra Finansów nr 6 z 6 grudnia 2012 r. w sprawie szczegółowych wytycznych dla sektora finansów publicznych w zakresie planowania i zarządzania ryzykiem (Dz.Urz. MF z 2012 r. poz. 56). Komunikat Ministra Finansów nr 3 z 16 lutego 2011 r. w sprawie szczegółowych wytycznych w zakresie samooceny kontroli zarządczej dla jednostek sektora finansów publicznych (Dz.Urz. MF nr 2, poz. 11). Lucyna Gromiec konsultant w Pracowni Doskonalenia Kadry Kierowniczej Oświaty i Doradztwa Metodycznego Świętokrzyskiego Centrum Doskonalenia Nauczycieli w Kielcach, wykładowca prawa oświatowego Wyższej Szkoły Administracji Publicznej i Uniwersytetu Jana Kochanowskiego w Kielcach, ekonomista, dyrektor szkoły ponadgimnazjalnej KONTROLA ZARZĄDCZA NA 2017 ROK - ZADANIA DYREKTORA 7

Redaktor: AGNIESZKA RUMIK-SMOLARZ ISBN: 978-83-269-6070-3 E-book nr: Wydawnictwo: Adres: Kontakt: 2HH0547 Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. 03-918 Warszawa, ul. Łotewska 9a Telefon 22 518 29 29, faks 22 617 60 10, e-mail: cok@wip.pl NIP: 526-19-92-256 Numer KRS: 0000098264 Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy XIII Wydział Gospodarczy Rejestrowy. Wysokość kapitału zakładowego: 200.000 zł Copyright by: Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. Warszawa 2017 KONTROLA ZARZĄDCZA NA 2017 ROK - ZADANIA DYREKTORA 8