ETYCZNA FIRMA PAKIET NARZĘDZIOWY DLA WDROŻENIA STANDARDÓW ETYCZNYCH W MAŁEJ I ŚREDNIEJ FIRMIE Prof. dr hab. Jerzy Cieślik Prof. dr hab. Wojciech Gasparski
JAKA ETYKA, TAKA JAKOŚĆ Oddajemy Państwu do ręki pakiet narzędziowy pomocny we wdrożeniu programów etycznych w przedsiębiorstwie. Przygotowaliśmy go w Centrum Etyki Biznesu Instytutu Filozofii i Socjologii PAN i Wyższej Szkoły Przedsiębiorczości i Zarządzania im. Leona Koźmińskiego, z myślą o małych i średnich firmach. Problemy etyki w biznesie zwykło się odnosić do wielkich korporacji. Tymczasem zagrożenia i negatywne konsekwencje naruszenia zasad etycznych mają charakter uniwersalny i dotyczą wszystkich podmiotów gospodarczych. Uważamy, że jest obecnie dobry moment dla wdrożenia programów etycznych w polskich małych i średnich firmach, gdyż znacząca ich liczba osiągnęła wysoki poziom jakości w dziedzinie: a) oferowanych wyrobów i usług b) kwalifikacji kadr c) technologii i urządzeń d) wdrożenia nowoczesnych systemów finansowych ze wsparciem informatycznym e) stosowanych rozwiązań organizacyjnych i metod zarządzania. Co więcej, powyższe zmiany jakościowe znajdują potwierdzenie w zderzeniu z rosnąca konkurencją międzynarodową. Dla wielu polskich firm zniesienie ostatnich ograniczeń w handlu i działalności inwestycyjnej po naszym wejściu do Unii Europejskiej nie stało się zagrożeniem, lecz szansą do zdobycia nowych rynków a co za tym idzie przyspieszonego rozwoju. Budzą one respekt konkurentów, stając się jednocześnie poszukiwanymi partnerami dla dużych organizacji o solidnej pozycji w biznesie międzynarodowym. Stoimy na stanowisku, że nie można mówić o jakości firmy bez konsekwentnego wdrożenia we wszystkich kluczowych dziedzinach wysokich standardów etycznych. Są one uzupełnieniem zmian jakościowych w zakresie oferowanych wyrobów czy stosowanych technologii, stanowiąc niejako kręgosłup nowoczesnej firmy. Z bezpośrednich kontaktów z właścicielami i menedżerami mniejszych firm wiemy, że kwestie etyczne i związane z tym zagrożenia są żywo dyskutowane w ich środowisku. Wiele z tych firm z pewnością dojrzało do wprowadzenia zmian w omawianej dziedzinie, lecz 2
napotyka na praktyczne problemy. Brak jest, bowiem sprawdzonych rozwiązań w zakresie wprowadzania programów etycznych, które uwzględniałyby specyfikę tej grupy podmiotów gospodarczych. Wychodząc naprzeciw tym potrzebom przygotowaliśmy niniejszy Pakiet narzędziowy. Składa się on z dwóch części: - Część I określa, co i jak należy zrobić by wdrożyć standardy etyczne w firmie. Prezentujemy tu najważniejszy z punktu widzenia małej firmy element programu etycznego, jakim jest kodeks etyczny, jak również dajemy wskazówki dotyczące przeprowadzenia audytu wewnętrznego oraz wdrożenia systemu monitorowania przestrzegania standardów etycznych. - Cześć II zawiera praktyczne narzędzia, które mogą być wykorzystane przez firmy podejmujące się opracowania programu etycznego: wzór Kodeksu Etycznego oraz standardowy arkusz oceny przestrzegania standardów etycznych w firmie. Staraliśmy się by, zgodnie z nazwą, Pakiet narzędziowy miał praktyczny i użytkowy charakter. Przygotowaliśmy go z myślą przede wszystkim o mniejszych firmach, które nie dysponują specjalistami, którym można by powierzyć realizację tak nietypowego i skomplikowanego zadania. Mamy świadomość, że nie wszystkie elementy proponowanych rozwiązań będą pasowały do sytuacji konkretnej firmy. Zachęcamy, więc do twórczej adaptacji i wprowadzania niezbędnych poprawek i uzupełnień, a w razie potrzeby gotowi jesteśmy służyć radą. 3
Część I. CO I JAK NALEŻY ZROBIĆ BY PODNIEŚĆ NA WYŻSZY POZIOM STANDARDY ETYCZNE W FIRMIE? Biorąc pod uwagę warunki działania małych i średnich firm można wskazać na następujące kluczowe działania: -podjęcie strategicznej decyzji o uruchomieniu prac nad programem etycznym w firmie - opracowanie kodeksu etycznego - przedyskutowanie i uzgodnienie ostatecznej wersji programu etycznego wewnątrz firmy - przeprowadzenie wewnętrznego audytu stanu zerowego - wdrożenie systemu stałego monitorowania przestrzegania standardów etycznych. A. Podjęcie strategicznej decyzji o uruchomieniu prac nad programem etycznym Decyzja taka powinna być podjęta na najwyższym szczeblu, w praktyce przez właścicieli (udziałowców) firmy lub zarząd (w przypadku spółek kapitałowych). Ważne jest przy tym by wszyscy decydenci mieli świadomość dalekosiężnych skutków wdrożenia takiego programu. Przykładowo, jeśli w Kodeksie etycznym zostanie wprowadzona zasada o niekorzystaniu ze środków i urządzeń firmy do celów prywatnych to może to oznaczać konieczność rezygnacji z pewnych przywilejów dla kierownictwa firmy a przynajmniej poddania tych przywilejów wewnętrznym regulacjom. Ważne jest, zatem by już na wstępie decydenci zapoznali się z przykładowymi rozwiązaniami proponowanymi w Części II, gdyż pozwoli to na uzmysłowienie wszystkich konsekwencji. Decyzja o uruchomieniu prac nad programem etycznym powinna określać osoby odpowiedzialne jak również harmonogram prac. B. Opracowanie kodeksu etycznego Kodeks etyczny to dokument kodyfikujący wartości wspólne członków organizacji określający zachowania, jakie uważa się za właściwe, wskazujący to, co nie jest właściwe oraz określający sankcje, jakie mogą być orzekane w przypadku niestosowania się do postanowień 4
kodeksu. Kodeksy etyczne opatrywane są różnymi nazwami, są to mianowicie kodeksy dobrej praktyki, kodeksy postępowania itp. Za najlepsze kodeksy etyczne uważa się kodeksy będące połączeniem kodeksu wartości, kodeksu postępowania oraz kodeksu norm, jakich należy przestrzegać. Przy opracowaniu Kodeksu Etycznego bardzo istotne na wstępie jest ustalenie podmiotów i osób, które z racji istniejących związków mają różnorodne interesy związane z firmą, odnosząc korzyści bądź odczuwając negatywne skutki z tytułu jej działalności. Określamy te podmioty jako interesariuszy firmy. Oprócz właścicieli i pracowników głównymi interesariuszami firm są także klienci firmy, jej dostawcy i kooperanci, instytucje finansowe oraz społeczności lokalne. Typowo Kodeks etyczny składa się z następujących części: Wstęp Zasady ogólne Zagadnienia szczegółowe Rozstrzyganie sporów Sankcje (ewentualnie) Jeśli chodzi o zagadnienia szczegółowe, to mogą one być uporządkowane w Kodeksie: według kategorii wartości kluczowych dla firmy (wartością jest to, co jest cenione bardziej niż wszystko inne, na przykład zdrowie, rzetelność, uczciwość) według interesariuszy firmy (wskazanie głównych interesariuszy firmy oraz wzajemnych stosunków firma interesariusz i zasad postępowania) według podstawowych kwestii etycznych występujących w firmie (wskazanie złych praktyk zagrażających firmie oraz sposobów ich unikania) Pod względem formy kodeks powinien być zwięzły i realistyczny, napisany jasnym i zrozumiałym językiem oraz stanowić wzór odniesienia i powód do dumy dla członków organizacji. Przykład wzorcowego kodeksu podajemy w Części II, p.a. 5
Jakie znaczenie ma opracowanie i wdrożenie kodeksu etycznego? Doświadczenia firm, które podjęły takie wyzwanie wskazują na wielorakie korzyści: Dobrze zaprojektowany kodeks etyczny przyczynia się do zmniejszenia kosztów oraz do zwiększenia zysków, ponieważ; zmniejsza przypadki korupcji, defraudacji i innych złych praktyk zmniejsza liczbę sytuacji, w których występuje konflikt interesów zwiększa zaufanie klientów, kontrahentów i partnerów Wdrożenie kodeksu etycznego poprawia wizerunek i reputację firmy Uporządkowanie w ramach Kodeksu kwestii etycznych i skuteczne wdrożenie przyjętych standardów stanowi dodatkowe aktywa firmy, powiększające jej wartość Na podkreślenie zasługuje też przypisywanie kodeksom etycznym wysokiego znaczenia przez pracowników firm, które je wdrożyły. Oto kilka przykładowych wypowiedzi pracowników wskazujących, że kodeks: rozwiewa etyczne niejasności z zakresu zarządzania i planowania, ujednolica pozytywne zasady działania, oddziałuje na sumienie i uczciwość członków organizacji eliminuje omijanie prawa daje poczucie zadowolenia i dumy z powodu jego stosowania przyczynia się do wyeliminowania drastycznych naruszeń mogących przynieść szkodę całemu środowisku C. Przedyskutowanie z udziałem głównych interesariuszy i uzgodnienie ostatecznej wersji programu etycznego Jak pokazują doświadczenia firm, które wdrożyły Kodeks jest to niesłychanie ważny etap. Zawarte w kodeksie etycznym firmy normy powinny, bowiem zostać przyjęte przez adresatów, w tym zwłaszcza pracowników, i znaleźć odbicie w sferze ich postępowania. Jednocześnie, szczególnie w warunkach mniejszej firmy dyskusja powinna mieć praktyczny charakter, nie zabierać nadmiernie długiego czasu i kończyć się konkretnymi ustaleniami. Z tego względu wskazane jest by dyskusja dotyczyła w oparciu o projekty bazowych dokumentów: Misji i Kodeksu etycznego. Ważne jest przy tym by zwłaszcza pracownicy nie przyjęli projektów jako wersji ostatecznej, bo to rzecz jasna zniechęci do otwartego wypowiadania poglądów i zgłaszania własnych propozycji. Wystąpienie kierownictwa firmy, 6
inicjujące dyskusję nad kodeksem powinno wyraźnie podkreślać roboczy charakter projektu i zachęcać do dyskusji. Po zakończeniu dyskusji i przyjęciu ostatecznej wersji przez właścicieli/kierownictwo firmy, kodeks powinien być wprowadzony jako oficjalny dokument firmy. Ważny jest tu nie tylko akt formalny (stosowna uchwała wspólników, walnego zgromadzenia lub zarządu - w zależności od formy prawnej), ale i oficjalne zaanonsowanie wszystkim pracownikom Kodeksu, jako dokumentu obowiązującego w firmie począwszy od konkretnej daty. Dopełnieniem całego procesu będzie poinformowanie o przyjęciu kodeksu zewnętrznych interesariuszy firmy: klientów, kontrahentów, organów administracji lokalnej, organów samorządu gospodarczego itp. Ten ostatni krok jest nierzadko pomijany, ale chcielibyśmy zachęcić do jego podjęcia. Informacja przekazana na zewnątrz firmy o fakcie wprowadzenia programu etycznego w firmie zwiększa jej wiarygodność i umacnia jej reputację jako solidnego partnera. Prezentując otwarcie postanowienia kodeksu i wskazując na te zapisy, które w szczególności odnoszą się do konkretnego interesariusza, dajemy świadectwo poważnego traktowania kwestii etycznych oraz determinacji we wdrożeniu wysokich standardów w tej dziedzinie. Dobrą praktyką, wzmacniającą zresztą wizerunek i renomę firmy, jest opublikowanie Misji i Kodeksu etycznego na witrynie internetowej. D. Przeprowadzenie oceny stanu zerowego i wdrożenie systemu stałego monitorowania przestrzegania standardów etycznych w firmie Doświadczenie pokazuje, ze bez wdrożenia systemu stałego monitorowania postępu w dziedzinie przestrzegania norm etycznych opracowany i oficjalnie wprowadzony Kodeks etyczny może stać się jedynie formalną deklaracją, bez istotnego wpływu na sposób funkcjonowania firmy. Ocena taka pozwoli ustalić najbardziej zagrożone obszary i podjąć zdecydowane działania w tych właśnie obszarach. Stały monitoring polega na regularnym, cyklicznym przeglądzie przestrzegania standardów etycznych. Sugerujemy by w początkowej fazie przeglądy takie były przeprowadzane w cyklu 7
rocznym. Punktem wyjścia powinno być przeprowadzenie oceny audytu stanu zerowego, czyli w momencie wprowadzenia kodeksu w życie. W ramach okresowego przeglądu należy: zidentyfikować przypadki istotnego naruszenia standardów ocenić stopień realizacji zaleceń z poprzedniego przeglądu ocenić postęp bądź pogorszenie stanu w poszczególnych dziedzinach sformułować zalecenia dotyczące konkretnych działań w celu poprawy sytuacji w najbardziej zagrożonych dziedzinach. Wbrew pozorom wdrożenie stałego monitoringu nie musi być ani skomplikowane ani zbytnio czasochłonne. W Części I, p.b prezentujemy wzór formularza dla uproszczonej okresowej oceny przestrzegania standardów etycznych w firmie. Ważne jest natomiast by wyniki okresowych przeglądów były przedmiotem analizy przez kierownictwo firmy i na tym szczeblu były podejmowane decyzje dotyczące niezbędnych działań naprawczych. 8
Część II ZESTAW PRAKTYCZNYCH NARZĘDZI DO WDROŻENIA PROGRAMU ETYCZNEGO W FIRMIE A. Wzór kodeksu etycznego KODEKS ETYCZNY 1. Wstęp Niniejszy kodeks etyczny wyraża podstawowe wartości oraz prezentuje normy uznane przez społeczność firmy za wspólne. Firma szanuje ład społeczny oraz angażuje się w działania na rzecz przyzwoitości w działalności gospodarczej. 2. Misja firmy Misją firmy jest... (Uwaga: Szczególnie w przypadku Misji, czyli określenia tego, co stanowi ostateczny cel pożądany z ekonomicznego i etycznego punktu widzenia, konieczne jest uwzględnienie specyfiki konkretnej firmy). 3. Wartości Firma za swe kluczowe wartości uznaje: Rozwój Odpowiedzialność Przejrzystość Zaufanie Inne wartości wskazane przez interesariuszy firmy. 4. Klienci i konsumenci Zadowolenie klientów i konsumentów jest przedmiotem stałej troski firmy i każdego jej pracownika. Wyroby i usługi są dostarczane/świadczone przez firmę zgodnie z obowiązującymi normami, z należytą starannością o jakość produktów oraz bezpieczeństwo ich użytkowania. Firma dba o prawdziwość informacji o produktach oraz przestrzega zasad rzetelnego marketingu i reklamy. 9
Reklamacje i zażalenia składane przez klientów/konsumentów niezadowolonych z produktów/usług oraz zachowań pracowników firmy rozpatrywane są z poczuciem pełnej odpowiedzialności. 5. Pracownicy Firma traktuje pracowników jak klientów wewnętrznych oczekując od nich zaangażowania i uczciwego wykonywania obowiązków oraz unikania konfliktu interesów. Firma dba o godne traktowanie pracowników nie dyskryminując nikogo z powodu różnic oraz chroniąc ich przed złymi praktykami. Firma zapewnia godziwe i terminowo wypłacane wynagrodzenie oraz należyte warunki pracy i wypoczynku. Firma prowadzi otwartą politykę informacyjną stwarzając możliwości zgłaszania uwag przez pracowników. 6. Dostawcy i partnerzy Firma postępuje zgodnie z zasadami uczciwej konkurencji dążąc do zapewnienia długotrwałej pozytywnej współpracy opartej na wzajemnym zaufaniu. Firma przestrzega rzetelności w regulowaniu swych zobowiązań i oczekuje tego samego od swych kooperantów. Firma przywiązuje szczególną wagę do poszanowania praw z tytułu ochrony własności intelektualnej swych partnerów i oczekuje od nich podobnych zachowań. 7. Społeczeństwo Firma spełnia obowiązki dobrego obywatela społeczności, w której funkcjonuje uczestnicząc w życiu regionu (gminy, miasta) służąc wiedzą i doświadczeniem oraz wspierając w miarę możliwości inicjatywy społeczne. Firma uznaje działalność charytatywną jako szczególnie ważny przejaw społecznej odpowiedzialności i wspiera postawy filantropijne wśród pracowników. 8. Środowisko naturalne Firma dba o ochronę środowiska naturalnego przyczyniając się do jego rozwoju i unikając marnotrawienia zasobów naturalnych. Firma uwzględnią w procesie podejmowania strategicznych decyzji, potencjalny wpływ nowych przedsięwzięć na środowisko naturalne. 10
9. Właściciele Firma działa w kierunku zapewnienia długofalowych perspektyw rozwojowych, zapewniając właścicielom należyty wynik finansowy. Kierownictwo dostarcza właścicielom pełnej i uczciwej informacji o działalności firmy. 10. Przestrzeganie standardów etycznych Naczelną zasadą jest pełna jawność obowiązujących w firmie standardów etycznych Obowiązujące standardy etyczne mają charakter powszechny i dotyczą wszystkich członków jej społeczności, bez względu na pozycję w firmie. Firma przeprowadza okresowe przeglądy przestrzegania standardów etycznych, podejmując w miarę potrzeby niezbędne działania naprawcze. 11
B. Wzór formularza dla okresowej oceny przestrzegania standardów etycznych w firmie FIRMA XYZ OKRESOWA OCENA PRZESTRZEGANIA STANDARDÓW ETYCZNYCH Data oceny: Data poprzedniej oceny: Dziedzina: Pracownicy, Ochrona środowiska, itp. (Uwaga: Należy wypełnić oddzielnie dla każdej Dziedziny określonej w Kodeksie Etycznym) I. Przykłady naruszania standardów etycznych (ujawnione po dacie ostatniej oceny) II. Ocena porównawcza w porównaniu do poprzedniej oceny (podkreśl właściwą) Wyraźne pogorszenie Niewielkie pogorszenie Bez zmian Niewielka poprawa Wyraźna poprawa III. Ocena realizacji zaleceń z poprzedniej oceny IV. Zalecenia do realizacji w wyniku przeprowadzonej oceny (Uwaga: Formularz może być stosowany także dla oceny stanu zerowego. W takim przypadku należy wypełnić tylko p. I i IV). 12