Pisemny zakres obowiązków przydatny, ale poza umową o pracę

Pisemny zakres obowiązków przydatny, ale poza umową o pracę

Kierownik grupy wydawniczej: Agnieszka Konopacka-Kuramochi Redaktor prowadzący: Anna Makarczuk Wydawca: Agnieszka Gorczyca Koordynator produkcji: Magdalena Huta Projekt graficzny: Piotr Fedorczyk Korekta: Zespół Skład i łamanie: Raster studio ISBN 978-83-269-4273-0 Copyright by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o., Warszawa 2015, Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o., ul. Łotewska 9a, 03-918 Warszawa, tel.: 22 518 29 29, faks: 22 617 60 10, e-mail: dokumentacjadlazaawansowanych@wip.pl NIP: 526-19-92-256 KRS: 0000098264 Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, wysokość kapitału zakładowego: 200.000 zł. Publikacja Dokumentacja dla zaawansowanych chroniona jest prawemautorskim. Przedruk materiałów bez zgody wydawcy jest zabroniony. Zakaz ten nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. Porady zawarte w publikacji nie mają charakteru porady prawnej redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za ich zastosowanie do konkretnych przypadków. Zamówienia: tel.: 22 518 29 29, faks: 22 617 60 10, e-mail: cok@wip.pl

Dokumenty HR Pisemny zakres obowiązków przydatny, ale poza umową o pracę Jasno określone obowiązki pracownika sprawiają, że pracodawca ma większą możliwość egzekwowania wykonania zadań pracowniczych. A zatem jakie zapisy warto zawrzeć w treści zakresu obowiązków? I w jaki sposób dokument ten wpływa na zadania pracownika? Podpowiadamy, jak zgodnie z prawem i z korzyścią dla firmy sporządzać pisemne zakresy obowiązków. Ad 1. Nie ma obowiązku tworzenia pisma celem jest konkretyzacja rodzaju pracy Sporządzenie pisemnego zakresu obowiązków zwykle jest dla pracodawcy korzystne, zwłaszcza wówczas, gdy rodzaj pracy wskazany w umowie o pracę jest ogólny. Należy pamiętać, że zakres czynności wynika z rodzaju wykonywanej pracy. Nie powinien zatem wykraczać poza określony w umowie rodzaj pracy. Pracownik nie zobowiązuje się bowiem do świadczenia każdej pracy, która jest zgodna z jego umiejętnościami (wynikającymi np. z dotychczasowej praktyki zawodowej, czy też z wykształcenia kierunkowego), lecz tylko do wykonywania pracy określonej rodzajowo w umowie o pracę. Treść załącznika trudniej zmienić Zanim pracodawca zdecyduje się, czy załączać zakres obowiązków do zawartej z pracownikiem umowy o pracę, czy też nie, powinien być świadomy konsekwencji podjęcia takiej decyzji. Jeżeli wykaz czynności jest integralną częścią umowy o pracę, wówczas każda jego zmiana wiąże się z koniecznością zawarcia z pracownikiem porozumienia zmieniającego umowę o pracę, a w razie braku zgody pracownika na taką zmianę wręczenia mu wypowiedzenia zmieniającego. Korzystniejsze odrębne pismo Gdy zakres czynności jest odrębny od umowy o pracę, wówczas nie ma przeszkód, by pracodawca samodzielnie wprowadził w nim zmiany, z zachowaniem jednak podstawowej zasady zgodności zakresu czynności z umówionym rodzajem pracy. UWAGA W związku z koniecznością zmiany umowy o pracę w przypadku wprowadzania najdrobniejszych modyfikacji w zakresie obowiązków stanowiącym integralną część umowy o pracę, zdecydowanie korzystniejsze jest stosowanie zakresu obowiązków odrębnego od umowy o pracę. Ad 2. Określenie rodzaju pracy stanowiska Omawiany dokument musi zawierać też określenie rodzaju pracy, który ma wykonywać pracownik. Rodzaj ten powinien być zgodny z ustaleniami dokonanymi przez strony w tej kwestii w umowie o pracę. Rodzaj pracy może być określony w różny sposób, np. przez podanie w umowie stanowiska służbowego, na jakim zatrudniony jest pracownik. Ad 3. Korzystnie jest ustalić, komu podlega pracownik Wpisanie w zakresie obowiązków podległości służbowej jest korzystne, ponieważ pracownik będzie wiedział, czyje polecenia musi wykonywać. Ułatwi to też pracownikowi zwłaszcza nowo zatrudnionemu rozeznanie się w strukturze organizacyjnej firmy. Przykład błędnego zapisu w dokumencie: Stanowisko służbowe: sprzedawca Bezpośredni przełożony (podległość służbowa): Jan Borkowski. Na czym polega błąd: Warto pamiętać, aby wpisywać w zakresach obowiązków jedynie nazwę stanowiska, jakie zajmuje przełożony, a nie jego imię i nazwisko. Wpisanie samej nazwy stanowiska nie będzie wymagało aktualizacji zakresu obowiązków w przypadku zmiany personalnej przełożonego. A zatem nawet gdy zmieni się osoba na stanowisku kierownika sklepu, wręczony pracownikowi (sprzedawcy) zakres zadań nadal pozostanie aktualny. Przykład prawidłowego zapisu w dokumencie: Stanowisko służbowe: sprzedawca Bezpośredni przełożony (podległość służbowa): kierownik sklepu. Tworząc zakresy obowiązków dla pracownika zatrudnionego na stanowisku kierowniczym (zarządzającego pracą grupy podwładnych), warto wskazać oprócz przełożonego takiej osoby również krąg podległych jej pracowników podobnie wskazując jedynie konkretne nazwy stanowisk pracy tych podwładnych, a nie ich imiona i nazwiska. Przykład prawidłowego zapisu w dokumencie: Funkcjonalnie podlegają Pani/Panu pracownicy zatrudnieni na następujących stanowiskach pracy: młodszy magazynier magazynier starszy magazynier. Ad 4. Wyszczególnia się obowiązki na danym stanowisku Należy w miarę obszernie wymienić czynności, jakie ma wykonywać pracownik podczas pracy na zajmowanym stanowisku. Pamiętajmy przy tym, że zakres czynności stanowi granicę uprawnień kierowniczych pracodawcy. Nie może on w późniejszym okresie rozszerzać dowolnie obszaru czynności, do których wykonania jest zobowiązany pracownik, bez dokonania we właściwym trybie zmian w dokumencie zakresu obowiązków, argumentując to powszechnością wykonywania danych czynności na 3 www.dokumentacjadlazaawansowanych.wip.pl

Dokumenty HR Wzór: Zakres obowiązków pracownika ALIK sp. z o.o. ul. Piękna 34, 01-234 Warszawa Warszawa, 2 września 2015 r. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 ZAKRES OBOWIĄZKÓW Imię i nazwisko pracownika: Paweł Kwiatkowski Stanowisko służbowe: sprzedawca Bezpośredni przełożony (podległość służbowa): kierownik sklepu 1. Wskazanie obowiązków pracownika związanych z zajmowanym stanowiskiem: 1.1. Podstawowym obowiązkiem sprzedawcy jest sprzedaż towarów oferowanych przez pracodawcę do sprzedaży w sklepie, w którym pracownik jest zatrudniony. 1.2. W szczególności do obowiązków sprzedawcy należy: sprzedaż, kompletne, kulturalne i zgodne ze standardami firmy udzielanie klientom informacji o właściwościach i zaletach towarów oferowanych przez pracodawcę do sprzedaży, warunkach kupna i trybie uwzględniania ewentualnej reklamacji; podnoszenie wiedzy o asortymencie towarów, ich przeznaczeniu i zaletach; doskonalenie umiejętności obsługi klientów; przygotowanie towaru do sprzedaży, tj. fizyczne przyjęcie do sklepu i zliczenie towaru, przygotowanie dokumentacji związanej z przyjęciem towaru do sklepu, zabezpieczenie towaru zgodnie z instrukcjami pracodawcy, oznakowanie towaru kodem kreskowym, ceną; wprowadzanie do sklepu (przenoszenie z magazynu do sklepu) i uzupełnianie towarów na półkach; właściwa, zgodna z instrukcjami pracodawcy ekspozycja towarów; obsługa kasy fiskalnej i związana z tym znajomość obowiązujących u pracodawcy procedur obiegu finansowo-dokumentacyjnego; udział w zarządzonych inwentaryzacjach; magazynowanie towarów we właściwych dla nich warunkach; rozpatrywanie reklamacji towarów i przygotowanie odpowiedniej dokumentacji. 2. Obowiązki ogólne pracownika: 2.1. przestrzeganie przepisów bhp, p.poż.; 2.2. przestrzeganie czasu pracy ustalonego u pracodawcy; 2.3. przestrzeganie regulaminu pracy, oraz ustalonego w zakładzie pracy porządku i dyscypliny pracy; 2.4. dochowanie tajemnicy przedsiębiorcy zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami, w szczególności w zakresie: wysokości obrotów sklepu oraz ustalonych marż, procedur obiegu finansowego, towarowego i dokumentów; 2.5. stałe podnoszenie kwalifikacji zawodowych w drodze samokształcenia oraz uczestnictwa w szkoleniach organizowanych przez pracodawcę; 2.6. przestrzeganie obowiązujących w sklepie zarządzeń, poleceń, procedur i instrukcji pracodawcy; 2.7. ochrona mienia pracodawcy, dbanie o dobro zakładu pracy, o należyty stan powierzonych środków służących do wykonywania pracy, jak również o ład, porządek i estetykę w miejscu pracy; 2.8. wykonywanie innych poleceń przełożonych mających związek ze świadczoną pracą, o ile nie są one sprzeczne z przepisami prawa lub umową o pracę. 3. Zakres odpowiedzialności pracownika: 3.1. Odpowiedzialność za mienie powierzone pracownikowi przez pracodawcę z obowiązkiem zwrotu lub do wyliczenia się zgodnie z decyzją kierownika sklepu oraz współodpowiedzialność materialna za towar znajdujący się w sklepie, w którym pracownik jest zatrudniony, na zasadach obowiązującego prawa i zawartej umowy o wspólnej odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone; 3.2. Odpowiedzialność służbowa za całość powierzonych przez pracodawcę zadań i spraw określonych w niniejszym dokumencie. 4. Data obowiązywania zakresu obowiązków: Niniejszy zakres obowiązków wchodzi w życie 2 września 2015 r. Piotr Maciak dyrektor personalny Potwierdzenie pracownika: Powyższy zakres obowiązków przyjmuję do wiadomości i zobowiązuję się do jego przestrzegania oraz potwierdzam jego odbiór. POBIERZ 10 2 września 2015 r. Paweł Kwiatkowski wersja dokumentu online DokumentacjaDlaZaawansowanych.wip.pl 4 www.dokumentacjadlazaawansowanych.wip.pl

Dokumenty HR danym stanowisku. A zatem w takiej sytuacji, jeśli zakres czynności jest: integralną częścią umowy należy go zmienić za porozumieniem lub wypowiedzeniem zmieniającym, dokumentem odrębnym od umowy o pracę pracodawca jednostronnie powinien odpowiednio zmodyfikować jego treść, pamiętając o tym, że zmieniony zakres musi być zgodny z ustalonym w umowie o pracę rodzajem pracy. Ad 5. Wskazuje się obowiązki organizacyjne (ogólne) W zakresie obowiązków można zamieścić zbiór zasad generalnych (ogólnych) co do sposobu wykonywania pracy. Choć organizacja procesu pracy jest tematyką, która powinna być określona w regulaminie pracy, z którym pracownik ma obowiązek się zapoznać, także w zakresie obowiązków można zawrzeć krótkie przypomnienie najważniejszych zasad wynikających z przepisów ogólnych dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy oraz organizacji procesu pracy, których musi przestrzegać każdy zatrudniony w ramach stosunku pracy. Ad 6. Przyda się klauzula o konieczności wykonywania innych zadań Zwykle nie jest możliwe sporządzenie wyczerpującego katalogu obowiązków pracownika, dlatego w zakresie czynności wielu pracodawców dodaje zobowiązanie do wykonywania innych zadań zleconych przez pracodawcę/przełożonych. Przykład błędnego zapisu w dokumencie: (...) wykonywanie wszelkich innych poleceń swoich przełożonych. Na czym polega błąd: Wprowadzenie takiego zapisu do zakresu obowiązków może sugerować, że przełożony ma prawo zlecić pracownikowi każdą dodatkową pracę i wydać każde polecenie. Nie jest to zaś zgodne z przepisami. Pracownik ma bowiem wprawdzie obowiązek wykonywać także inne zadania, niż wymienione wprost w zakresie zadań, ale tylko wówczas, gdy mieszczą się w ustalonym w umowie rodzaju pracy oraz są zgodne z przepisami prawa. Przykład prawidłowego zapisu w dokumencie: ( ) wykonywanie innych poleceń przełożonych mających związek ze świadczoną pracą, o ile nie są one sprzeczne z przepisami prawa lub umową o pracę. Władza pracodawcy wydawania poleceń pracownikom nie ma charakteru absolutnego. Między innymi oznacza to, że podwładny może odmówić wykonania polecenia, które wykracza poza ramy prawa. Ad 7. Pracownik ma znać zakres swojej odpowiedzialności W ramach stosunku pracy każdy pracownik ponosi odpowiedzialność: służbową za całość powierzonych mu zadań oraz spraw określonych w zakresie obowiązków; polega ona na wykonaniu zleconych zadań w sposób zgodny z kwalifikacjami oraz otrzymanymi od przełożonych wskazówkami, materialną określoną przepisami prawa pracy (w tym w szczególności odpowiedzialność za mienie prawidłowo powierzone przez pracodawcę z obowiązkiem zwrotu lub do wyliczenia się) i prawa cywilnego. Dodatkowo, jeśli pracownik zajmuje stanowisko kierownicze, jego odpowiedzialność polega na zgodnym z przepisami zarządzaniu pracą podległych pracowników oraz wydawaniu poleceń zgodnych z przepisami prawa i obowiązującymi u pracodawcy procedurami. Ad 8. Trzeba ustalić datę objęcia zakresem obowiązków Do celów porządkowych warto w zakresie obowiązków zamieszczać datę, od której pracownika ten dokument obowiązuje. W przypadku zaś dokonywania jego zmian w trakcie trwania stosunku pracy będzie można ustalić bezsprzecznie moment, w którym pracownik został zapoznany z nowymi zasadami wykonywania swoich czynności. Ad 9. Konieczny podpis pracodawcy Zakres obowiązków powinien być podpisany przez pracodawcę. W zależności od okoliczności może on działać samodzielnie bądź przez inne upoważnione osoby, które w jego imieniu podpiszą dokument. Gdy pracodawcą jest osoba fizyczna prowadzącą działalność gospodarczą, wówczas sama dokonuje we własnym imieniu czynności z zakresu prawa pracy w tym podpisuje dokumenty takie jak zakres obowiązków, o którym mowa. Może też wyznaczyć do tego inną osobę (np. pracownika działu kadr). Natomiast w imieniu pracodawcy będącego jednostką organizacyjną (np. spółką handlową, spółdzielnią, urzędem) dokument może podpisać osoba lub organ zarządzający, które mogą też przekazywać swoje uprawnienia w tym zakresie innym osobom, np. specjalistom ds. kadr (art. 3 1 1 kp). Ad 10. Pracownik powinien pokwitować odbiór pisma Warto, żeby pracownik napisał na egzemplarzu zakresu obowiązków, który pracodawca zatrzyma dla siebie, że potwierdza odbiór dokumentu oraz podpisał się wraz ze wskazaniem daty. Dobrze jest również, jeśli wyraźnie zaznaczy swoją wolę przestrzegania zakresu obowiązków. Podpis pracownika pod zakresem obowiązków będzie miał znaczenie dowodowe. Świadczy bowiem o tym, że pracownik otrzymał od pracodawcy skonkretyzowany zakres zadań, jakie ma wykonywać w ramach stosunku pracy (który powinien przestrzegać). Ważne! Jeżeli pracodawca stosuje zasadę dodatkowego określania zadań podwładnego wynikających z umowy o pracę w formie pisemnego zakresu obowiązków, to jednocześnie musi przechowywać taki dokument w części B akt osobowych pracownika ( 6 ust. 2 pkt 2a rozporządzenia w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji 5 www.dokumentacjadlazaawansowanych.wip.pl

Dokumenty HR w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika). Nieprzyjęcie zakresu zadań może skutkować wypowiedzeniem Pracownik nie ma obowiązku podpisywania przekazanego mu zakresu obowiązków. Jeżeli jednak pracodawca konkretyzuje lub aktualizuje jego obowiązki w granicach rodzaju pracy określonej w umowie o pracę, pracownik nie może odmówić jego przyjęcia. Odmowa podpisania bez sankcji Jeśli podwładny akceptuje przekazany mu zakres obowiązków, lecz go nie podpisze, wówczas najlepiej, aby w celach dowodowych przekazanie tego dokumentu następowało w obecności świadka mogącego później potwierdzić ten fakt. Odmowa przyjęcia zakresu = wypowiedzenie Natomiast gdy pracownik odmawia nie tylko podpisania prawidłowo sporządzonego zakresu obowiązków, ale także jego przyjęcia, oznacza to, że nie zamierza respektować tego, co z zakresu czynności wynika. Taka postawa może być przesłanką nawet do wypowiedzenia umowy o pracę przez pracodawcę. Potwierdził to w swoim orzecznictwie Sąd Najwyższy. ZDANIEM SN Odmowa przyjęcia i podpisania zakresu czynności ustalonego zgodnie z umową o pracę może stanowić uzasadnioną przyczynę jej wypowiedzenia. Wyrok Sądu Najwyższego z 3 kwietnia 1997 r., I PKN 77/97, OSNP 1998/3/75 Gdy zaś zakres zadań konkretnego pracownika został wadliwie sporządzony (wynikające z niego obowiązki nie przystają do umówionego rodzaju pracy), pracownik może odmówić jego przyjęcia i przestrzegania, informując o tym przełożonych i wskazując powody swojej decyzji. Wówczas najbezpieczniej jest nie wchodzić z pracownikiem w spór, który może zakończyć się w sądzie pracy, a spróbować wyjaśnić konflikt na zasadzie porozumienia stron. Zmiana rodzaju pracy = modyfikacja zakresu obowiązków Zmiana rodzaju pracy zasadniczo wymaga również zmiany wręczonego pracownikowi zakresu zadań. Zakres obowiązków ma bowiem znaczenie pomocnicze decydujący jest zaś umówiony rodzaj pracy. PODSTAWA PRAWNA:»» art. 22, art. 29 2, art. 42 4, art. 94 pkt 1, art. 178 1, art. 179 1 i 2, art. 230 i art. 231 ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2014 r., poz. 1502 ze zm.),»» 6 ust. 2 pkt 2a rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. nr 62, poz. 286 ze zm.). Piotr Mazur specjalista z zakresu prawa pracy 6 www.dokumentacjadlazaawansowanych.wip.pl

Już dziś zamów prenumeratę roczną i sprawdź, jakie prezenty otrzymasz. Wszyscy Czytelnicy, którzy zamówią i opłacą prenumeratę roczną magazynu Dokumentacja dla zaawansowanych, otrzymają TABLET w prezencie + KALENDARZ KADROWO-PŁACOWY 2016 + KSIĄŻKĘ KODEKS PRACY 2016 Prenumerata roczna magazynu + prezenty: tablet, Kodeks pracy 2016, Kalendarz kadrowo-płacowy 2016 z aktualnymi wskaźnikami kadrowo-płacowymi. To nie wszystko! W ramach prenumeraty otrzymujesz: telefoniczny i e-mailowy dyżur eksperta elektroniczny,,przegląd prawa pracy dostęp do serwisu: www.dokumentacjadlazaawansowanych.wip.pl JAK ZAMÓWIĆ W celu złożenia zamówienia prosimy o bezpośredni kontakt z naszym Centrum Obsługi Klienta: cok@wip.pl lub tel. 22 518 29 29 i podanie kodu DD0L. Oferta jest ważna w ciągu 14 dni. Uwaga! Pierwszy egz. wysyłamy bezpłatnie, abyś mógł/mogła się z nim zapoznać i podjąć w ciągu 14 dni decyzję dotyczącą prenumeraty.

1BC48 ISBN 978-83-269-4273-0