1 Protokół nr 60/2014 Komisji Rewizyjnej Rady Gminy Mikołajki Pomorskie z kontroli działalności Gminnego Ośrodka Kultury, którego dyrektorem jest Pan Arkadiusz Dzikowski oraz Biblioteki Publicznej w Mikołajkach Pomorskich, której dyrektorem jest Pani Jadwiga Stępniak. Przewodniczący komisji Zuzanna Smoter otworzyła posiedzenie i przywitała wójta, dyrektorów jednostek kultury, księgową tych jednostek oraz członków komisji. Przewodniczący komisji stwierdziła, iż na posiedzeniu jest 100% frekwencja. Analiza działalności oraz ocena sprawozdania finansowego za rok 2013 w placówkach kulturalnych t.j. Gminnego Ośrodka Kultury i Gminnej Biblioteki Publicznej w Mikołajkach Pomorskich. Kontrolę przeprowadziła Komisja w dniu 24 września 2014 roku w następującym składzie: 1. Zuzanna Smoter przewodniczący komisji, 2. Maciej Baurycza - członek 3. Piotr Charkiewicz członek. działając na podstawie upoważnienia do kontroli nr 9/2014 z 16 września 2014 roku. Kontrolę przeprowadzono, realizując zadanie zlecone Komisji przez Radę Gminy w planie pracy Komisji przyjętym uchwałą Nr XXXIV/234/2013 Rady Gminy w dniu 30 grudnia 2013 roku. Kontrolujący dokonali następujących czynności kontrolnych: przeanalizowano informacje z działalności kontrolowanych jednostek oraz sprawozdania finansowe. Wyjaśnień udzielali dyrektorzy kontrolowanych jednostek oraz Pani Ewelina Krusińska księgowa, zatrudniona w obu jednostkach kultury. I. Kontrola Gminnego Ośrodka Kultury obejmie następujące zagadnienia: 1. Formy działalności w 2013 roku: a) rozwijanie zainteresowań i integracja gminnej społeczności lokalnej poprzez organizowanie imprez rekreacyjnych, sportowych i kulturalnych, 2. Wydatkowanie i rozliczenie środków budżetowych - sprawozdawczość finansowa: a) przychody i rozchody dochodów własnych, poniesione wydatki w roku 2013, b) wydatki związane z ogrzewaniem i energią elektryczną -ewidencja w księgach rachunkowych. Dyrektor Gminnego Ośrodka Kultury poinformował o pracowniach, które działały w 2013 roku w GOK a które cieszyły się dużą popularnością. Największym zainteresowaniem jeśli chodzi o zajęcia cieszą się zajęcia muzyczne (śpiew, nauka gry na instrumencie, głównie na gitarze, perkusja, do tego chęć pracy zespołowej). Parcie na zespoły jest coraz większe ale możliwości organizacyjne GOK nie pozwalają na stworzenie większej ilości grup.
2 Pracownia gospodarstwa domowego pracuje zarówno w Mikołajkach Pom. jak i w Cieszymowie w oparciu o kuchnie. Przy małych imprezach cyklicznych to dzieci z pracowni gospodarstwa domowego przygotowują poczęstunek. Przewodniczący komisji zapytała czy GOK nie mógłby zorganizować kursów gotowania i pieczenia, ponieważ panie pytały w czasie dożynek o takie kursy. Dyrektor GOK odpowiedział, że trzeba by się zastanowić nad formą takiego kursu. Po pierwsze czy miałby to być kurs za odpłatnością a jeśli nie to czy byłby to kurs organizowany w ramach jakiegoś projektu. Od jakiegoś czasu dyskutujemy wśród pracowników nad stałą formą zajęć dla osób starszych, dodał dyrektor. To nie jest tak, że nie organizuje się żadnych form działalności czy współpracy, takie formy są organizowane i w GOK i w bibliotece tylko martwi nas bardzo niska frekwencja. Wydawało mi się, powiedział dyrektor, że powstające Koła Gospodyń będą kołem zamachowym dla działalności społecznej szerszych kręgów ale Koła Gospodyń poza tym, że robią ciasta i mięsa nie uczestniczą w życiu kulturalnym czy społecznym na zewnątrz. Wójt stwierdził, że Koło w Mikołajkach jest aktywne, gdyż występowało na dożynkach i tak jest to dość duży postęp. Dyrektor poinformował, że GOK działa na podstawie kalendarza imprez, dlatego jak ktoś przychodzi z jakimś nowym pomysłem na zorganizowanie imprezy trudno jest z marszu coś zrobić, tak jak było w przypadku biegów przełajowych w roku bieżącym. W 2012 roku z księgową założyliśmy, że z uwagi na kryzys finansowy ograniczymy ilość imprez w 2013 roku ale tak nie wyszło. W sumie zorganizowaliśmy 38 imprez we współpracy z organizacjami i instytucjami. Najważniejszą rzeczą, moim zdaniem, nową i wymagającą trochę pracy ale dającą satysfakcję, jest to na pewno współpraca z Rosjanami i przebudowa górnej części GOK czyli funkcjonalne przystosowanie byłej świetlicy straży pożarnej do faktycznych zadań GOK. Ten podział był ryzykowny, podjąłem taką decyzję, przedstawiłem plan wójtowi i pani skarbnik i oni podeszli do tego z umiarkowanym optymizmem. Plan ten się sprawdził, co widać teraz kiedy możemy organizować spektakle teatralne, kiedy organizujemy koncerty, kiedy mamy z przodu świetlicę, gdzie przenieśliśmy kuchnię, jest tez sala muzyczna. Podział taki pozwala na jednoczesne prowadzenie trzech zajęć. Ze względu na organizację pracy szkoły i na dowozy szkolne nasza praca jest niezwykle trudna bo my musimy całkowicie podporządkowywać się harmonogramowi odwozów szkolnych. Następną sprawą jest doposażenie, które udało nam się zakupić czyli instrumenty wymienione w sprawozdaniu. Do tej pory graliśmy na instrumentach prywatnych, gdy było po 5-6 uczniów to nie było problemu ale w tej chwili są to grupy 40, 20 osobowe i zużycie instrumentów prywatnych jest dość znaczne. Udało nam się to wszystko wykonać bez dodatkowej prośby o zwiększenie budżetu. Przewodniczący komisji Myślę, że jesteśmy zadowoleni, że Gminny Ośrodek Kultury tak pracuje, że tyle młodzieży jest zaangażowana w naukę i to jest bardzo pozytywne dla całej gminy, dla naszego środowiska. Następnie członkowie komisji przeanalizowali kopie faktur dot. zużytej energi elektrycznej i ogrzewania oraz wody, ścieków i śmieci. Przewodniczący komisji zapytała czy koszty za ogrzewanie zmniejszyły się czy są na takim samym poziomie, jeżeli chodzi o świetlice wiejskie a szczególnie o Krasną Łąkę. Dyrektor GOK odpowiedział, że koszty zmniejszyły się generalnie poprzez uporządkowanie pracy świetlic t.j. poprzez narzucenie instruktorów GOK, którzy w pełni kontrolują to co się dzieje w świetlicach co spowodowało uporządkowanie między innymi zużycie energii. Jak pamiętacie Państwo w świetlicach była sprawa nie do końca technicznie rozwiązanych instalacji elektrycznych. Okazało się, że przeróbka tych instalacji nie jest taka prosta ale udało
3 nam się, w tych świetlicach gdzie był problem, wyprowadzić na prostą. To są cały czas jeszcze duże koszty. W Krasnej Łące przez całą zimę świetlica nie była czynna, dodała księgowa, ze względu na duże koszty a po drugie grzejniki nie dawały tyle ciepła żeby dzieci miały tam zajęcia i marzły. Dyrektor poinformował, że teraz w Krasnej Łące sytuacja zmieniła się, że część świetlicy ogrzewana jest z kotłowni c.o. Rachunki za prąd nie są równe przez cały rok, w miesiącach zimowych rosną i wczesno wiosennych a później się zmniejszają. Jeżeli chodzi o współpracę z energetyką jest dość trudna dlatego, że zmieniono zasady rozliczania dużych imprez na stadionie, bo tam mamy bardzo duży problem z prądem. Instalacja stała która została wykonana kilka lat temu okazała się niewystarczająca. Druga sprawa to jest taka, że jak dostawiamy skrzynie, gdzie zabezpieczamy dodatkowy prąd, to jest droższe jak było i wiąże się za każdym razem z montażem i demontażem jakiejś części linii energetycznej. Piotr Charkiewicz zapytał jakiego rzędu potrzebna jest moc. Dyrektor odpowiedział, że moc jaka zapewniona jest stale i za którą GOK płaci przez cały rok to jest 10 kwh. Piotr Charkiewicz zaproponował, zamiast tego, że na każdą imprezę trzeba montować a później demontować i to ma kosztować 3 tys. zł., to może lepiej zakupić jakiś agregat który będzie służył nie tylko na stadionie ale i na imprezach organizowanych przez sołectwa. Dyrektor GOK stwierdził, że potrzebna jest modernizacja sieci elektrycznej na stadionie dlatego, że GOK co roku boryka się z problemem kradzieży linii napowietrznych, co również pociąga koszty. Należy również wymienić słupy, gdyż kruszeją. Jeżeli chodzi o ogrzewanie, to rachunki miesięczne opiewają na kwotę 3.900 zł. miesięcznie przez cały rok (GOK i świetlica w Cieszymowo). Termomodernizacja, która będzie realizowana w przyszłym roku zakłada likwidację kotłowni na rzecz ogrzewania biotermalnego. Może to przyniesie inny bilans. Myślę, powiedział dyrektor, że w świetlicy w Cieszymowie zejdziemy troszkę z kosztów, ponieważ połowa budynku została zagospodarowana na mieszkania ale za to dochodzi nam kolejny obiekt w postaci pomieszczenia dla koła gospodyń, którego utrzymanie będzie w gestii GOKu. Wczoraj na spotkaniu u wójta zwróciłem uwagę na dwa elementy które pojawią się w naszym budżecie na rok 2015, po pierwsze będą to koszty dojazdu instruktorów do świetlic wiejskich, po drugie infrastruktura techniczna, która się znacznie rozrosła a nie mamy żadnej obsługi technicznej. Piotr Charkiewicz zapytał czy w ramach jednostek organizacyjnych nie można korzystać z pracowników referatu komunalnego, tym bardziej, że referat komunalny z tego co widać przechodzi przeobrażenia, referat staje się jednostką gospodarczą z jakąś załogą. Następnie Piotr Charkiewicz zapytał czy faktura za energię jest za Gminny Ośrodek Kultury i za jaki okres. Księgowa odpowiedziała, że jest to faktura za stadion za cały rok. Dyrektor GOK dodał, że latem jest największe zużycie energii na obiekcie sportowym, pod ten sam licznik podłączone są też pompy które pracują przez całe lato na basenie. W przypadku organizowania dożynek, jak rozliczana jest energia w stosunku do np. sprzedawców piwa czy innych artykułów, zapytał Piotr Charkiewicz, czy to jest w jakiś sposób unormowane. Dyrektor wyjaśnił, że podmioty te dokładają się do kosztów i to jest za każdym razem kwestia pertraktacji. Maciej Baurycza zapytał czy te pieniądze są wyszczególnione w zestawieniu w pozycji dotacje, darowizny na działalność. Dyrektor odpowiedział, że darowizny na działalność to są darowizny od firm i od osób prywatnych.
4 Piotr Charkiewicz zapytał czy to są również pieniądze np. za postawienie jakiegoś kramu. Dyrektor wyjaśnił, że darowizny to są te, które wpływają bezpośrednio i są zaksięgowane oraz wystawione jest pokwitowanie jako darowizna w roku 2013 jest to kwota 102 tys. zł. Część tak dużych środków i w roku 2012 i w 2013 pochodziła od firm które inwestowały na naszym terenie (ENI Polska oraz firmy związane z budową wiatraków). Dzięki temu podjąłem ryzyko przebudowy górnej części GOKu, powiedział dyrektor. Co roku mamy dużo większe dochody niż dotacja z budżetu gminy, pewnie Państwo to zauważyliście, ponieważ mamy takie możliwości np. były projekty rybne, weszliśmy w to i zarobiliśmy na tym, czy jakieś imprezy organizowane z powiatem. Komisja stwierdziła, że powyższe wyjaśnienia są wystarczające. Komisja sformułowała następujące wnioski pokontrolne: 1. Przeprowadzić modernizację sieci elektrycznej na stadionie. 2. Przedstawić sprawę na posiedzeniu komisji gospodarczej rady gminy, dotyczącą zatrudnienia konserwatora lub możliwości korzystania z pracowników jednostki gospodarczej. Piotr Charkiewicz zwrócił szczególną uwagę na to, żeby w jednostce gospodarczej zatrudnieni byli pracownicy z uprawnieniami. Kontrolowany nie wnosi zastrzeżeń do protokołu. Podpis osoby kontrolowanej.. II. Kontrola działalności Biblioteki obejmie następujące zagadnienia: 1. Analiza wykorzystania budżetu za 2013 rok - sprawozdawczość finansowa: a) środki samorządowe - dotacja z budżetu gminy, b) dotacja z Ministerstwa Kultury, c) dochody własne. 2. Działalność Biblioteki Publicznej w 2013 roku: a) udział biblioteki w projektach, programach itp. b) upowszechnianie czytelnictwa, c) spotkania autorskie. 3. Ewidencja w księgach rachunkowych. Dyrektor Biblioteki poinformowała, że biblioteka w 2013 roku brała udział w programie Fundacja Orange dla bibliotek z którego biblioteka otrzymała dotacje w kwocie 3.569,13 zł. oraz otrzymała dotacje z Biblioteki Narodowej w kwocie 2.500 zł. na zakup nowości wydawniczych. Jeżeli chodzi o upowszechnianie czytelnictwa w bibliotece organizowane były wystawki poświęcone wybitnym pisarzom, wystawy prac malarskich rodzimych artystów oraz jedna wystawa prac fotograficznych byłej uczennicy gimnazjum. Ponadto w
5 bibliotece zorganizowano ferie pod hasłem Bawimy się w teatr. Dla uczniów klas II i III zorganizowany został konkurs czytelniczy W świecie baśni Andersena, odbyły się też spotkania ze strażakami oraz cykl spotkań p.n. Bezpieczny Internet. Poza tym zorganizowanych zostało kilka spotkań autorskich miedzy innymi z panią Izabelą Chojnacką- Skibicką. Zorganizowana też była noc w bibliotece. Od września do grudnia 2013 roku realizowaliśmy projekt Spotkania z pasjami skierowane do osób starszych. Piotr Charkiewicz zapytał jak wygląda sprawa czytelnictwa. Dyrektor biblioteki odpowiedziała, że sytuacja uległa poprawie. Jesteśmy drugą biblioteką w powiecie, która otrzymała najwyższą dotację w kwocie 7.200 zł. za czytelnictwo, powiedziała pani dyrektor. Dotacja liczona jest od ilości czytelników. Następnie członkowie komisji przeanalizowali działalność biblioteki na podstawie sprawozdania finansowego, ksero faktury i wydruków księgowych. Księgowa poinformowała, że jedna z faktur stanowiąca załącznik do informacji dotyczy zakupu książek w wysokości 219,98 zł. Piotr Charkiewicz zapytał jak wygląda procedura zamawiania książek, czy otrzymujecie oferty i wybieracie czy dokonujecie zakupu w miejscowych księgarniach? Dyrektor biblioteki wyjaśniła, że wybiera takiego oferenta który udziela najwięcej rabatu. Mam stałego dostawcę z Gdańska z którym współpracuję od lat, który udziela zawsze 25-26% upustu na nowościach książkowych, stwierdziła dyrektor. Ostatnio złożone zostało zamówienie na część książek przez Internet przez dystrybutora książek, który udzielił nam 30% rabatu. Nie wszyscy mają takie książki które potrzebuję i stąd są różni dostawcy książek. Następnie Piotr Charkiewicz zapytał czy już do końca wprowadzona została w komputerze ewidencja książek. Dyrektor biblioteki odpowiedziała, że cała ewidencja została już wprowadzona. Komisja stwierdziła, że powyższe wyjaśnienia są wystarczające. Przewodniczący komisji stwierdziła, że w bibliotece wszystko jest poprawnie prowadzone. Protokół sporządzono w czterech jednobrzmiących egzemplarzach, z których po jednym doręczono Przewodniczącemu Rady Gminy, Przewodniczącemu Komisji Rewizyjnej Rady Gminy oraz dyrektorom kontrolowanych jednostek. Kontrolowany nie wnosi zastrzeżeń do protokołu. Podpis osoby kontrolowanej Podpisy członków komisji:... 1.... (Zuzanna Smoter) 2.... (Maciej Baurycza) 3.... (Piotr Charkiewicz)
6 Protokół podpisany został w Urzędzie Gminy w Mikołajkach Pomorskich w dniu 02 października 2014 roku. Pouczenie. W przypadku odmowy podpisania protokołu przez kierownika kontrolowanego podmiotu, jest on obowiązany do złożenia- w terminie 3 dni od daty odmowy pisemnego wyjaśnienia jej przyczyn. Wyjaśnienie składa się na ręce Przewodniczącego Komisji Rewizyjnej. Kierownik kontrolowanego podmiotu może złożyć na ręce Przewodniczącego Rady uwagi dotyczące kontroli i jej wyników w terminie 7 dni od daty przedstawienia kierownikowi kontrolowanego podmiotu protokołu pokontrolnego do podpisania. Załączniki do protokołu: 1. Lista obecności członków komisji w dniu 24.09.2014 r., 2. Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli Nr 9/2014, 3. Sprawozdanie z działalności Gminnego Ośrodka Kultury w Mikołajkach Pomorskich za rok 2013 4. Informacja z działalności Biblioteki Publicznej Gminy Mikołajki Pomorskie za rok 2013, 5. Ksero faktur.