Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji Narodowa Agencja Programu Uczenie się przez całe życie Partnerskie Projekty Szkół Zasady finansowania działań podejmowanych w trakcie realizacji projektu
Spis treści 1. Ogólne zasady finansowe 2. Kursy walutowe w projekcie 3. Aspekty finansowe 4. Dokumentowanie projektu ze szczególnym uwzględnieniem wyjazdów zagranicznych 5. Rozliczenie projektu 6. Obniżenie kwoty dofinansowania 7. Co zrobić gdy zostały środki finansowe?
Ogólne zasady finansowe Charakterystyka dofinansowania Dofinansowanie na 2 lata realizacji projektu Dofinansowanie w formie płatności ryczałtowej Przeznaczone na pokrycie wszystkich kosztów projektu wynikających z jego realizacji tj.: działania związane z mobilnością (wyjazdami) do partnerów za granicą (spotkania związane z projektem) działania lokalne w instytucji beneficjenta (działania edukacyjne, praca w terenie, badania, itd.)
Ogólne zasady finansowe Dofinansowanie udzielone w formie płatności ryczałtowej Beneficjent na etapie składania sprawozdania końcowego powinien być w stanie udowodnić, że działanie dla którego udzielono wsparcia miało miejsce, nie jest natomiast zobowiązany do przedstawiania wysokości poniesionych wydatków Jeżeli działanie, na które udzielono dofinansowania zostanie zrealizowane w zadawalający sposób, pełna kwota dofinansowania zostanie zatwierdzona. W przypadku niepełnej realizacji, wymagany będzie zwrot (części) udzielonego dofinansowania na podstawie kryteriów określonych dla tego typu projektu. W wyjątkowych sytuacjach Narodowa Agencja może zaakceptować brak realizacji planowanego działania, jeśli jego niewykonanie spowodowane jest działaniem siły wyższej.
Ogólne zasady finansowe Zalecane jest podejście ekonomiczne w wydatkowaniu środków - sugerujemy rozważne wykorzystywanie dofinansowania Brak ograniczeń kwotowych na poszczególne wydatki związane z realizacją projektu. Beneficjent sam określa kwoty, jakie zostaną przez niego wydatkowane na realizację poszczególnych działań w projekcie Wydatkowanie na cele bezpośrednio związane z realizowanym projektem, zgodne z planem pracy i celami danego projektu, tj. wszelkie środki finansowe, jakie zostały przyznane beneficjentowi muszą być wykorzystane wyłącznie na działania służące prawidłowej realizacji projektu.
Ogólne zasady finansowe Ponoszenie kosztów w okresie kwalifikowalności oraz ponoszenie kosztów odnoszących się do działań realizowanych w czasie trwania projektu od 1 sierpnia 2012r. do 31 lipca 2014r. Zalecane jest prowadzenie np. w systemie księgowym wydzielonych kont analitycznych, bądź innego, odpowiedniego systemu ewidencjonowania wewnętrznego, umożliwiającego identyfikację źródła finansowania projektu oraz wydatków związanych z realizacją projektu w okresie obowiązywania umowy.
Ogólne zasady finansowe 80% przyznanego dofinansowania (zaliczka) wypłacone zostało po podpisaniu umowy finansowej Pozostałe, ewentualne 20% dofinansowania beneficjent otrzyma dopiero po zatwierdzeniu przez Narodową Agencję raportu końcowego. Uwaga!!!! W przypadku braku realizacji zaplanowanych działań lub w przypadku niewykorzystania części środków finansowych, należy wstrzymać się ze zwrotem środków na konto Narodowej Agencji. Zwrot środków powinien nastąpić dopiero po otrzymaniu informacji o rozliczeniu wraz z wezwaniem do zwrotu, które będzie zawierało informację o sposobie zwrotu niewykorzystanych środków.
Kursy walutowe w projekcie Po jakim kursie rozliczać wydatki? Narodowa Agencja sugeruje aby koszty poniesione w walucie obcej rozliczać zgodnie z obowiązującą polityką kursową, przyjętą w danej instytucji.
Kursy walutowe w projekcie Druga rata grantu - po jakim kursie rozliczać? Płatność końcowa wypłacona przez NA, będzie przeliczona po kursie aktualnym banku NA. Sugerujemy by do 20% środków finansowych zastosować kurs np. z dnia składania wniosku do OP o zabezpieczenie tej kwoty w budżecie, a przy znacznych wahaniach w przyszłości dokonywać korekty tego planu. Tylko w ten sposób można uniknąć znacznych różnic kursowych. Jeśli różnica jest dodatnia, będzie ona stanowiła zysk dla OP, jeśli ujemna - stratę (koszt) OP.
Aspekty finansowe Brak stawek kosztów utrzymania dla projektów partnerskich Zalecane stosowanie stawek dla polskich uczestników, będących pracownikami instytucji beneficjenta za czas podróży zagranicznej zgodnych z prawodawstwem polskim, tj. z: Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. z 2002r., Nr 236 poz. 1991 z późn. zm.)
Aspekty finansowe Dieta Pracownikowi wyjeżdżającemu za granicę na polecenie pracodawcy przysługuje zwrot wydatków w postaci diety, zwrotu kosztów przejazdu i noclegów oraz innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Dieta, przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki różni się wysokością w zależności od państwa docelowego. Wysokości diet dla poszczególnych krajów znajdują się w tabeli będącej załącznikiem do Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r. Przy obliczaniu diet stosuje się następujące zasady: 1) za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, 2) za niepełną dobę: a) do 8 godzin - przysługuje 1/3 diety, b) ponad 8 do 12 godzin - przysługuje 1/2 diety, c) ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.
Aspekty finansowe Jeśli pracownik ma zapewnione częściowe wyżywienie, dietę wypłaca się w części uwzględniającej poszczególne rodzaje posiłków: 1) śniadanie - 15% diety, 2) obiad - 30% diety, 3) kolacja - 30% diety, 4) inne wydatki - 25% diety. Za nocleg przysługuje pracownikowi zwrot kosztów do wysokości limitu określonego w załączniku do Rozporządzenia. Wartość limitu, tak jak w przypadku diet, zależy od państwa, do którego został delegowany pracownik. Nocleg musi być udokumentowany fakturą (rachunkiem). W przypadku jego braku pracownikowi przysługuje zwrot wydatków do 25% limitu.
Aspekty finansowe Rozliczenia uczniów Ponieważ zarówno przepisy unijne jak i krajowe nie określają zasad przyznawania diet dla uczniów, sugerujemy rozliczanie kosztów dla uczniów wg wydatków rzeczywistych. Uczniowie mogą być rozliczani również na podstawie uchwały OP mówiącej o wypłaceniu diet wg Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej W ramach programu nie funkcjonuje pojęcie "kieszonkowe dla uczniów".
Aspekty finansowe Zakwaterowanie uczniów Ogólna zasada - uczniowie są zakwaterowani u rodzin uczniów szkoły partnerskiej. Przyjmując szkołę partnerską w Polsce, Państwo również zapewniają zakwaterowanie u rodzin swoich uczniów, uczniom przyjeżdżającym. Jeśli zakwaterowanie u rodzin nie jest możliwe szkoła powinna posiadać wyjaśnienie od szkoły partnerskiej o braku możliwości zakwaterowania uczniów u rodzin szkoły goszczącej. Na tej podstawie mogą Państwo rozliczyć koszty zakwaterowania i wyżywienia, mające pokrycie w otrzymanych fakturach.
Ważne!!! Dodatkowe obciążenia finansowe rodziców uczniów uczestniczących w projekcie W związku z interwencjami oraz pytaniami rodziców kierowanymi do Narodowej Agencji przypominamy, że niedopuszczalne jest obciążanie rodzin, goszczących w swych domach zagranicznych uczniów, kosztami dodatkowych atrakcji takich jak np. odpłatne wycieczki.
Aspekty finansowe Opłata za partnerów stanowisko KE Stanowisko KE i NA w sprawie finansowania projektów jest następujące: każdy beneficjent pokrywa z własnego dofinansowania działania w ramach projektu realizowane przez swoich pracowników i uczniów. Unikamy w ten sposób podwójnego finansowania niektórych działań oraz ewentualnych nieporozumień w grupach partnerskich. Jeśli uzgodniliście Państwo inne warunki, określające np. kto za kogo płaci i w którym momencie i jest to akceptowane przez wszystkie organizacje biorące udział w projekcie a koszty rozkładają się równomiernie to NA może zaakceptować takie rozwiązanie. Należy jednak pamiętać, że potwierdzenie takich ustaleń w formie pisemnej musi znaleźć się w dokumentacji projektu. Ryzyko wycofania się któregoś z partnerów z ustaleń jest ryzykiem danej grupy partnerskiej i ewentualne dodatkowe koszty winny być pokryte z innych źródeł niż otrzymane dofinansowanie.
Aspekty finansowe Inne koszty podczas podróży zagranicznej np. wizyta w muzeum, wycieczka itp. czy jest to koszt uprawniony? Jest to uzależnione od tego jaki jest cel wycieczki i czy była ona przewidziana w programie spotkania wyjazdowego. Jeśli wycieczka jest jednym z działań dotyczącym realizacji projektu - można pokryć ten koszt z otrzymanego dofinansowania, jeśli jednak wycieczka stanowi wypełnienie wolnego czasu podczas trwania spotkania czyli tzw. atrakcja - koszt ten powinien być pokryty z innych źródeł niż dofinansowanie. Z przyznanego grantu można zakupić podstawowe ubezpieczenie podczas wyjazdu do partnera.
Aspekty finansowe Zakup sprzętu Jeśli sprzęt jest niezbędny do realizacji zaplanowanych działań, a szkoła takiego sprzętu nie posiada na swoim stanie, lub posiada w stopniu uniemożliwiającym jego wykorzystanie na rzecz projektu, można dokonać zakupu sprzętu elektronicznego w ramach projektu np. aparat cyfrowy, kamera, tablica interaktywna itp. Zakup sprzętu nie powinien być dokonany kosztem zaplanowanych działań. Zakup innych sprzętów trwałych - można dokonać zakupu gablot lub tablic korkowych, które posłużą do prezentacji efektów pracy oraz promocji. Zakup biurek, krzeseł, regałów powinien być poczyniony z innych źródeł niż otrzymane dofinansowanie.
Aspekty finansowe Zakup usług - transport - catering - pośrednictwo biur podróży - usługi informatyczne (strony internetowe, videokonferencje) - usługi szkoleniowe (kursy językowe) i inne NA nie współpracuje z żadną z firm oferujących jakiekolwiek usługi. Wybór usługodawcy pozostaje w zakresie i kompetencji beneficjentów.
Aspekty finansowe Odsetki Odsetki wygenerowane na koncie OP są dochodem własnym OP i nie podlegają zwrotowi do Narodowej Agencji. Odsetki od wysokości przyznanego dofinansowania można wykorzystać na realizację projektu np. na pokrycie różnic kursowych, prowizji lub utrzymanie konta
Aspekty finansowe Wynagrodzenie Księgowa lub koordynator projektu mogą otrzymać wynagrodzenie na podstawie np. umowy o pracę, dzieło, zlecenie czy na zasadzie tzw. nadgodzin. Podstawy prawne ustala Organ Prowadzący/ Dyrektor szkoły Gadżety NA nie narzuca żadnych limitów finansowych na wyprodukowanie np. gadżetów, produktów końcowych. Należy jednak pamiętać o zasadzie ekonomiczności w wydatkowaniu przyznanego grantu.
Aspekty finansowe Co to znaczy wyjazd zagraniczny? 1. Wyjazd zagraniczny to wyjazd do innego państwa zrealizowany w ramach Projektu Partnerskiego Comenius do organizacji partnerskiej ostatecznie zaakceptowanej lub na wydarzenie organizowane w ramach projektu lub sieci (np. Projekty Wielostronne, Działania Towarzyszące) programu Uczenie się przez całe życie (lub programu poprzedzającego) 2. Jeden wyjazd jednej osoby liczony jest jako jeden wyjazd zagraniczny 3. Dana osoba może odbyć kilka wyjazdów zagranicznych w czasie trwania danego projektu partnerskiego. 4. Nie ma wymagań dotyczących minimalnego lub maksymalnego czasu trwania wyjazdu zagranicznego. 5. Do obliczenia minimalnej liczby wyjazdów zagranicznych liczą się tylko podróże do innych państw (wyjazd do partnera projektu w Polsce nie liczy się do liczby wymaganych wyjazdów).
Aspekty finansowe Wyjazdy spełniające wymagania Wyjazd zagraniczny w ramach dwustronnego partnerskiego projektu musi dodatkowo spełnić następujące warunki: Wymiana klas musi trwać minimum 10 dni i obejmować uczniów, którzy w trakcie wymiany mają ukończone 12 lat; Zachowanie minimalnej deklarowanej liczby uczniów określonej w Umowie Finansowej(przy liczbie wyjazdów równej 12 wymagany jednorazowy wyjazd co najmniej 10 uczniów oraz przy liczbie wyjazdów równej 24 - wymagany jednorazowy wyjazd co najmniej 20 uczniów)
Aspekty finansowe Wyjazdy spełniające wymagania c.d. pracownicy lub uczniowie organizacji będących uczestnikami projektu; w przypadku uczestnictwa w wyjeździe zagranicznym osób ze specjalnymi potrzebami osoby towarzyszące, takie jak rodzice lub opiekunowie wyjazdy zagraniczne, które odbyły się w czasie obowiązywania Umowy Finansowej określonym w Art. 2.3 Umowy Finansowej odnoszące się do danego Projektu Partnerskiego Comenius
Aspekty finansowe Wyjazdy spełniające wymagania c.d. Jeżeli dwa lub kilka krajów jest odwiedzanych podczas jednego wyjazdu zagranicznego, taki wyjazd liczony jest jako jeden, np. podróż z Polski do Belgii, następnie z Belgii do Niemiec i z Niemiec do Polski.
Dokumentowanie wyjazdów Beneficjent powinien zachować w dokumentacji projektu, dowody potwierdzające realizację mobilności. Są to: 1. Certyfikaty uczestnictwa wystawione przez partnera goszczącego. Certyfikat uczestnictwa inaczej zaświadczenie o pobycie powinien zawierać: Imiona i nazwiska uczestników z polskiej instytucji, Temat projektu oraz ewentualnie temat spotkania, Okres trwania wizyty roboczej, Miejsce spotkania, Pieczątkę partnera goszczącego i podpis osoby reprezentującej partnera goszczącego.
Dokumentowanie wyjazdów 2. Dokumenty potwierdzające samą podróż. W zależności od środka transportu zalecane jest zachowanie następujących dowodów: Pociąg bilety, Samolot karty pokładowe, ewentualnie bilety, Samochód osobowy prywatny oświadczenie o wykorzystaniu samochodu prywatnego Samochód osobowy służbowy oświadczenie o wykorzystaniu samochodu służbowego Wynajęty autokar faktura plus ewentualnie lista uczestników Własny autokar oświadczenie o wykorzystaniu własnego środka transportu oraz ewentualnie lista uczestników Autobus rejsowy bilety, Prom bilety, Inny środek transportu do uzgodnienia z pracownikiem NA.
Dokumentowanie projektu W związku z realizowanym projektem powinien być prowadzony w instytucji, w dowolnej formie Dziennik Projektu Zawiera on wszelkie informacje dotyczące podejmowanych działań, oraz dokumenty takie jak: zgody rodziców na udział uczniów w projekcie, regulamin wyboru uczniów do udziału w projekcie, regulaminy organizowanych konkursów dotyczących projektu, protokoły ze spotkań z rodzicami, a także imienne potwierdzenia wyjazdu zagranicznego itp.
Dokumentowanie wyjazdów Zalecane opisywanie dowodów źródłowych : Prawidłowo opisany dokument powinien na odwrocie zawierać zapisy: krótki opis czego dotyczy dany wydatek nr umowy, źródło finansowania wskazanie kwoty, którą wydano ze środków programu Comenius w ramach umowy nr zapis o sprawdzeniu pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym,
Aspekty finansowe Faktury zagraniczne Faktura zagraniczna powinna być przetłumaczona na język polski. Nie wymagane jest tłumaczenie przez tłumacza przysięgłego. Może to zrobić pracownik, który odebrał fakturę wystawioną w języku obcym.
Rozliczenie projektu Beneficjent w raporcie końcowym przedstawia stan wykonania projektu, czyli udowadnia, iż projekt, został zrealizowany, bez konieczności podawania wysokości czy stopnia wykorzystania środków finansowych. Ocena raportu końcowego czyli projektu ze strony Narodowej Agencji wynika przede wszystkim z analizy merytorycznej raportu, z porównania wykonania planu działań założonych przez beneficjenta we wniosku aplikacyjnym Narodowa Agencja po otrzymaniu raportu końcowego może zażądać na osobny wniosek przesłania oryginałów dokumentów potwierdzających realizację mobilności. W tym przypadku NA zwróci się do beneficjenta z oficjalnym pismem o konieczności dosłania tej dokumentacji. Po analizie przesłanych dokumentów i zatwierdzeniu ostatecznego rozliczenia Narodowa Agencja wypłaci końcową płatność. Zwrot oryginalnych dokumentów nastąpi po przeprowadzeniu kontroli. Oryginałów dokumentów nie należy przesyłać bez wezwania Narodowej Agencji.
Obniżenie kwoty dofinansowania Działania, wyjazdy i wyniki przedstawione w raporcie nie pokrywają się z działaniami, wyjazdami i wynikami przedstawionymi we wniosku o dofinansowanie (Załącznik I) i nie odnoszą się do danego partnerskiego projektu Ostateczna kwota dofinansowania będzie w tym wypadku wynosić zero, a Narodowa Agencja zażąda zwrotu pełnej kwoty zaliczki wypłaconej Beneficjentowi (Art. 3.1 Umowy Finansowej).
Obniżenie kwoty dofinansowania Nie zrealizowano wymaganej minimalnej liczby odpowiednich i spełniających wymagania wyjazdów zagranicznych wskazanych w Art. 3.1 Umowy finansowej Narodowa Agencja obniży kwotę dofinansowania za każdy wyjazd zagraniczny, który nie został zrealizowany lub zaakceptowany przez NA, o kwotę szacunkowo odpowiadającą jednemu wyjazdowi. Jeżeli nie zrealizowano żadnego wyjazdu zagranicznego ostateczna kwota dofinansowania będzie wynosić zero, a Narodowa Agencja zażąda zwrotu pełnej kwoty wypłaconej zaliczki wypłaconej Beneficjentowi.
Obniżenie kwoty dofinansowania Narodowa Agencja obniży kwotę dofinansowania zgodnie z ostateczną liczbą zaakceptowanych wyjazdów wg poniższego przykładu: Kwota dofinansowania: 12.000 Minimalna wymagana liczba wyjazdów: 12 Szacunkowa kwota przypadająca na jeden wyjazd: 1.000 (12.000 podzielone przez 12) Liczba zrealizowanych wyjazdów spełniających wymagania: 10 Ostateczna kwota dofinansowania: 10.000 (12. 000 2 x 1.000 ) W przypadku gdy wymiana klasowa nie spełnia kryteriów wymagalności (czas trwania, liczba uczniów, wiek uczniów) traktowana będzie jako mobilność nieuprawniona i część grantu związana z takim wyjazdem podlegać będzie zwrotowi.
Co zrobić gdy zostały środki finansowe? Nadwyżkę można przeznaczyć na dodatkową mobilność ale tylko do partnera/partnerów projektu. Wyjazd w innym celu nie jest uprawniony. Jeśli wyjazd nie jest możliwy z przyczyn leżących po stronie partnera to nadwyżkę można wydać na tzw. "działania lokalne" związane z tym konkretnym projektem. Można podjąć dodatkowe działania, które nie były planowane ale będą wiązać się z tematem projektu.
Aspekty finansowe Przykłady działań, jakie mogą być dofinansowane : spotkania partnerów projektu, seminaria, konferencje wyjazdy do organizacji partnerskich pracowników organizacji Beneficjenta i uczniów uczestniczących w projekcie, wymiana doświadczeń i praktyk, z wykorzystaniem odpowiednich środków, a szczególnie ICT (www, e-mail, videokonferencje) opracowanie, publikacja i rozpowszechnianie materiałów i dokumentacji dotyczących działań prowadzonych w ramach projektu organizowanie wystaw, przedstawień, festynów zaplanowanych we wniosku prace w terenie, analizy i badania dot. tematyki projektu, etc. wykonywanie prac artystycznych i innych dot. tematyki projektu przygotowanie językowe osób zaangażowanych w realizację projektu, aby zapewnić dobrą komunikację z partnerami w języku roboczym projektu rozpowszechnianie doświadczeń i efektów projektu (w tym publikacje, materiały, strony internetowe, wystawy) wymiana doświadczeń z instytucjami w regionie, współpraca z innymi projektami dot. podobnych obszarów tematycznych (np. włącznie z wyjazdami)
Aspekty finansowe W sprawach finansowych prosimy o kontakt z Joanną Kaszewską e-mail: jkaszewska@frse.org.pl Telefon: 224-631-147 lub z Koordynatorem Zespołu Rozliczeń Finansowych panią Małgorzatą Sztarbałą e-mail: msztarbala@frse.org.pl Telefon: 224-631-134
Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji Narodowa Agencja Programu Uczenie się przez całe życie Dziękuję za uwagę