Zapytanie ofertowe z dnia 26.08.2013. na: Zakup środków trwałych w ramach projektu: Stworzenie i wdrożenie systemu klasy B2B usprawniającego procesy biznesowe między firmą Forum Polska Agencja Fotografów Sp. z o.o. a partnerami biznesowymi Nr umowy: UDA-POIG.08.02.00-14-231/10-00 str. 1
1. Informacje ogólne 1.1 Dane Zamawiającego: FORUM Polska Agencja Fotografów sp. z o.o. ul. Białostocka 22 lok. 4, 03-741 Warszawa 1.2 Zamawiający przeprowadza niniejsze postępowanie z zachowaniem zasad zawartych w paragrafie 12 Umowy o dofinansowanie nr UDA-POIG.08.02.00-14-231/10-00. 1.3 Zamawiający nie jest zobowiązany do stosowania przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013r., Poz. 907.). 1.4 Zamawiający zobowiązuje się do przestrzegania w niniejszym postępowaniu zasad uczciwej konkurencji, efektywności, jawności i przejrzystości oraz dokłada wszelkich starań w celu uniknięcia konfliktu interesów rozumianego jako brak bezstronności i obiektywności. 1.5 Wartość zakupu została oszacowana w dniu 2013-01-10r. 1.6 Szacowana wartość zamówienia przekracza wartość 14.000 euro obliczonego na podstawie kursu ustalonego przez Prezesa Rady Ministrów w rozporządzeniu wydanym na podstawie art. 35 ust. 3 ustawy Prawo zamówień publicznych obowiązującego na dzień dokonywania szacowania wartości zakupu. W związku z powyższym w postępowaniu mają zastosowanie przepisy paragrafu 12 ust. 4 Umowy o dofinansowanie. 1.7 Ogłoszenie o zamówieniu zamieszczone zostało w siedzibie Zamawiającego oraz na stronie internetowej Zamawiającego: www.forum.com.pl str. 2
2. Opis przedmiotu zamówienia (zakupu) 2.1 W ramach niniejszego zapytania zwracamy się o przedstawienie oferty na następujące urządzenia komputerowe: 1 Serwer nr 1 - szt.1 serwer o parametrach minimum: 128GB RAM, 2x Xeon 8core 2MHz, 2x 200GB HDD SAS 15k, (lub SSD 200GB) interfejsy FC, LAN 1000, zdalne zarządzanie od poziomu Biosu; zamawiający dopuszcza stosowanie rozwiązań równoważnych o parametrach nie gorszych niż wskazane powyżej 2 Macierz dyskowa nr 1 macierz dyskowa dająca min. 40TB przestrzeni dyskowej z obsługą dysków SAS, szt.1 NLSAS i SATA możliwością rozbudowy do 80TB. 3 Dyski do macierzy nr 1 20 dysków do konfiguracji opisanej w p.2 4 Serwer nr 2 szt.1 serwer o parametrach minimum: 128GB RAM, 2x Xeon 8core 2MHz, 2x 200GB HDD SAS 15k, (lub SSD 100GB) interfejsy FC, LAN 1000, zdalne zarządzanie od poziomu Biosu; zamawiający dopuszcza stosowanie rozwiązań równoważnych o parametrach nie gorszych niż wskazane powyżej 5 Macierz dyskowa nr 2 macierz dyskowa dająca min. 40TB przestrzeni dyskowej z obsługą dysków SAS, szt.1 NLSAS i SATA możliwością rozbudowy do 80TB. 6 Dyski do macierzy nr 2 30 dysków do konfiguracji opisanej w p.4 7 Serwer nr 3 szt.1 serwer o parametrach minimum: 128GB RAM, 2x Xeon 8core 2MHz, 2x 200GB HDD SAS 15k, (lub SSD 200GB) interfejsy FC, LAN 1000, zdalne zarządzanie od poziomu Biosu; zamawiający dopuszcza stosowanie rozwiązań równoważnych o parametrach nie gorszych niż wskazane powyżej Macierze opisane w p. 2 i 4 powinny mieć możliwość ustawienia replikacji na poziomie sprzętu (wymóg nieobligatoryjny) Minimalny okres gwarancji na ww. sprzęt wynosi 3 lata. 3. Kryteria oceny ofert 3.1 Zamawiający stosował będzie następujące kryteria: Cena - 85 %. Czas reakcji na awarię 15% Kryterium najniższa cena : cena C - liczba punktów przyznana ofercie. Maksymalna ilość punktów, jaką może uzyskać oferta to 100 punktów. W przypadku tego kryterium ilość punktów otrzymuje się na podstawie wzoru: Cn C = --------------- x 100 x 85 pkt% Co Cn - najniższa cena netto oferty spośród ofert nie podlegających odrzuceniu Co - cena netto ocenianej oferty Kryterium czas reakcji na awarię oznacza czas (w godzinach) od otrzymania zgłoszenia awarii od klienta do dostarczenia nowej części do wymiany. str. 3
Wykonawca, który zaproponuje najkrótszy czas dostępności/reakcji na usunięcie awarii otrzyma maksymalną liczbę punktów, tj. 15, pozostali oferenci odpowiednio mniej punktów zgodnie z podanym wzorem: gdzie: Amin A = --------------- x 100 x 15 pkt% Ax A = liczba pkt za kryterium czas dostępności/reakcji na usunięcie awarii systemu Amin = najkrótszy czas dostępności/reakcji na usunięcie awarii systemu Ax = czas dostępności/reakcji na usunięcie awarii systemu badanej oferty 4. Termin realizacji poszczególnych zadań (termin dostawy) Ze względu na współfinansowanie przedmiotu zamówienia z środków Unii Europejskiej sprzęt należy dostarczyć w następujących terminach: Zadanie nr 1, 2, 3 do dnia 11/10/2013 Zadanie nr 4, 5, 6 do dnia 04/04/2014, lecz nie szybciej niż 01/11/2013 Zadanie nr 7 do dnia 31/08/2014, lecz nie szybciej niż 01/05/2014 5. Dodatkowe warunki postępowania 5.1. Przedstawiona w ofercie cena jest ceną ryczałtową netto i wyrażoną w PLN. 5.2. Za najkorzystniejszą ofertę uznana zostanie oferta, która uzyska największą ilość w przedmiotowym postępowaniu. 5.3 Podana w ofercie cena ofertowa nie będzie podlegać zmianie i waloryzacji. Dopuszcza się jedynie możliwość zmiany stawki VAT w dostosowaniu do obowiązujących w dniu wystawienia faktury przepisów. 5.4. Jeżeli nie będzie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że co najmniej dwie oferty przedstawiają taki sam bilans ceny, Zamawiający wezwie Wykonawców, którzy złożyli oferty do złożenia w określonym terminie ofert dodatkowych. Oferty dodatkowe nie mogą oferować cen wyższych niż w pierwotnie złożonych ofertach. 5.5. Zamawiający w toku oceny ofert może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. 5.6. Zamawiający odrzuca oferty, które są niezgodne z treścią ogłoszenia o zamówieniu z podaniem uzasadnienia. 5.7. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych. 5.8. Zamawiający wykluczy z postępowania podmioty, które są powiązane z nim osobowo lub kapitałowo. str. 4
5.9. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe, o którym mowa w punkcie 5.5.7 rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym a wykonawcą polegające na: uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; posiadaniu udziałów lub co najmniej 5% akcji; pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; pozostawaniu w takim stosunku prawnym lub faktycznym, który może budzić uzasadnione wątpliwości co do bezstronności w wyborze wykonawcy. 5.10. Oferty podmiotów wykluczonych zostaną odrzucone. 5.11. O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi wykonawców drogą mailową lub faxem. 6. Sposób przygotowania oferty: 6.1 Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. 6.2. Treść oferty musi być zgodna ze wszystkimi ogólnymi warunkami oraz wymaganiami technicznymi określonymi w zapytaniu ofertowym. 6.3. Cena oferty netto musi być podana w PLN, liczbowo i słownie. 6.4. Cena oferty musi zawierać wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia. 6.5. Oferta powinna zostać sporządzona w języku polskim, w formie pisemnej. Powinna być czytelna napisana pismem maszynowym lub komputerowym i zawierać ponumerowane strony. 6.6. Wszystkie strony oferty powinny być trwale spięte lub zszyte w sposób zapobiegający możliwości zdekompletowania jej zawartości. 6.7. Oferta musi być podpisana przez osobę (y) uprawnioną (e) do reprezentowania przedsiębiorstwa w obrocie prawnym, zgodnie z postanowieniami wynikającymi z mocy prawa bądź umowy. 6.8. Koszty przygotowania oferty obciążają Wykonawcę. 6.9. Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia niniejszego postępowania bez podania przyczyny. 6.10. Termin związania ofertą wynosi 60 dni od dnia jej złożenia. 6.11 Na ofercie powinno znaleźć się miejsce na potwierdzenie jej odbioru. 7. Miejsce oraz termin składania ofert 7.1 Miejsce składania ofert: FORUM Polska Agencja Fotografów sp. z o.o. ul. Białostocka 22 lok. 4, 03-741 Warszawa, 7.2 Termin składania ofert: Oferty należy składać do 13.09.2013r. do godz. 16.00 str. 5
7.3.Oferta może być złożona: 1. osobiście w biurze Zamawiającego 2. przesłana pocztą lub kurierem za potwierdzeniem odbioru na adres Zamawiającego 8. Informacje kontaktowe oraz informacje o terminie otwarcia ofert: 8.1. Osobą upoważnioną do bezpośredniego kontaktowania się z Wykonawcami jest Pan Marek Radzikowski: nr tel. 22 6191213 w. 101, adres e-mail: m.radzikowski@forum.com.pl 8.2. Otwarcie ofert odbędzie się dn 11-09-2013., o godzinie 14:00 w siedzibie Zamawiającego. Z poważaniem, Zarząd FORUM Polska Agencja Fotografów Sp. z o.o. str. 6