Spis treści A: WPROWADZENIE 4 Skoordynowane ramy mobilności ponadnarodowej 4 Wykorzystanie EFS na potrzeby mobilności ponadnarodowej: podstawa prawna 5 Cel i struktura konkursu skoordynowanego 6 B: OGÓLNE ZAŁOŻENIA 7 1. Cele programów mobilności ponadnarodowej realizowanych w ramach niniejszego konkursu skoordynowanego 7 2. Grupa docelowa 7 3. Przebieg programu 8 4. Minimalne standardy jakości 8 4.1 Struktura projektu i zarządzanie projektem 9 4.2 Rekrutacja uczestników 10 4.3 Przygotowanie uczestników 11 4.4 Doświadczenie w zakresie nauki związanej z pracą za granicą 13 4.5 Działania po powrocie do kraju 14 5. Wspólne standardy dotyczące struktur realizacji 15 5.1 Wnioskodawca na szczeblu krajowym 15 5.2 Partnerzy ponadnarodowi 15 5.3 Zasada równych szans między kobietami i mężczyznami oraz zasada niedyskryminacji 15 6. Wspólne kryteria kwalifikowalności kosztów 16 6.1 Kwalifikowalność kosztów 16 6.2 Podział kosztów 16 6.3 Zastosowanie form kosztów uproszczonych 16 DEFINICJE 17
A: WPROWADZENIE Skoordynowane ramy mobilności ponadnarodowej Nauka za granicą daje młodym ludziom znajdującym się w niekorzystnej sytuacji wyjątkową szansę uczestniczenia w doświadczeniach, które mogą zmienić ich życie. Zmiana otoczenia może ułatwić tym młodym osobom podjęcie działań i realizację planów, które dotychczas wydawały im się nieosiągalne. Dzięki odpowiedniemu doradztwu i pracy zespołowej uczestnicy razem z kompetencjami zawodowymi rozwijają swoje kompetencje społeczne, w tym w dużej mierze pewność siebie i samodzielność. Uświadomienie sobie korzyści płynących z mobilności ponadnarodowej wymaga zwrócenia przez beneficjentów szczególnej uwagi na kluczowe elementy dotyczące przygotowania, wysyłania i monitorowania każdego uczestnika przed jego pobytem za granicą, w trakcie tego pobytu i po jego zakończeniu. Wymaga to również ścisłej współpracy i koordynacji pomiędzy podmiotami wysyłającymi uczestników i przyjmującymi 1 ich za granicą. Upowszechnianie takich doświadczeń na większą skalę w Europie wymaga współpracy pomiędzy państwami członkowskimi i ich regionami. Mając na uwadze ten cel opracowano założenia Konkursu skoordynowananego na programy mobilności ponadnarodowej ukierunkowane na aktywizację zawodową osób młodych zagrożonych wykluczeniem społecznym, który umożliwia państwom członkowskim UE i regionom prowadzenie współpracy ponadnarodowej w tym zakresie z wykorzystaniem Europejskiego Funduszu Społecznego. Niniejszy dokument prezentuje ramy wspólnego działania dla państw członkowskich i regionów, gdzie wspierane przez nie projekty będą realizowane na podstawie tych samych lub bardzo zbliżonych założeń. Dokument gwarantuje również, że beneficjent w jednym państwie będzie wiedział, czego może oczekiwać od partnerów w innych państwach. Wykorzystanie EFS na potrzeby mobilności ponadnarodowej: podstawa prawna Założenia konkursu skoordynowanego mogą stanowić ważne narzędzie realizacji polityk UE w odniesieniu do ograniczania bezrobocia młodzieży i rozpowszechniania idei mobilności 4. Jego podstawą jest dobrowolne porozumienie pomiędzy niektórymi państwami członkowskimi i regionami UE w sprawie realizacji działań finansowanych z EFS dotyczących mobilności osób młodych w ramach ich krajowych i/lub regionalnych programów operacyjnych. Dzięki zdefiniowaniu uzgodnionego zestawu wymogów minimalnych dla tych działań przyjmuje ono nowe podejście polegające na koordynacji określonej polityki w obszarze ponadnarodowości. Podstawą prawną dla działań zaplanowanych w ramach konkursu skoordynowanego jest Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1304/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Społecznego i uchylające rozporządzenie Rady (WE) nr 1081/2006, na mocy którego EFS wspiera: trwałą integrację na rynku pracy ludzi młodych, w szczególności tych, którzy nie pracują, nie kształcą się ani nie szkolą, w tym ludzi młodych zagrożonych wykluczeniem społecznym i ludzi młodych wywodzących się ze środowisk marginalizowanych, także poprzez wdrażanie gwarancji dla młodzieży (...). 5 i państwa członkowskie wspierają współpracę ponadnarodową w celu promowania wzajemnego uczenia się, zwiększając przez to skuteczność polityk wspieranych przez EFS. (...) 6 Komisja ułatwia współpracę ponadnarodową [w stosownych przypadkach] w zakresie (...) tematów wybranych przez państwa członkowskie, poprzez wzajemne uczenie się i skoordynowane lub wspólne działania (...). 7 Korzystając z dobrych praktyk z całej Europy 2 niniejszy dokument określa wspólne założenia dotyczące ogólnego celu programów mobilności ponadnarodowej, grup docelowych, wymagań jakościowych i sposobów rozliczania poszczególnych wydatków. Wypracowane założenia pomogą zapewnić wysoką jakość pobytów uczestników za granicą. Założenia zostały stworzone do wykorzystania przez wszystkie chętne instytucje zarządzające i wdrażające w Europie. Polską wersję dokumentu sporządzono na podstawie angielskiego oryginału 3 wypracowanego przez sieć TLN Mobility zrzeszającą 16 agencji EFS z różnych państw i regionów Unii Europejskiej. Sieć koordynowana jest przez Federalne Ministerstwo Pracy i Spraw Socjalnych Niemiec, któremu serdecznie dziękujemy za możliwość przetłumaczenia tego materiału. 1) W całym dokumencie jest mowa o organizacjach przyjmujących, czyli organizacjach, które przyjmują uczestników z zagranicy. 2) Obejmują one dobre praktyki pochodzące z szeregu źródeł, w szczególności z realizacji niemieckiego programu IdA oraz innych inicjatyw europejskich w obszarze mobilności wspieranych w ramach EFS w latach 2007-2013. 3) Oryginał publikacji można pobrać ze strony http://www.tln-mobility.eu/en/home/coordinated-call/content.html Ponadto konkurs skoordynowany jest zgodny z postanowieniami dyrektywy 2000/78/UE ustanawiającej ogólne warunki ramowe równego traktowania w zakresie zatrudnienia i pracy. W ramach ogólnych założeń konkursu przestrzegana jest zasada niedyskryminacji, równego traktowania, działań pozytywnych, dostępności i racjonalnych usprawnień dla osób z niepełnosprawnościami w celu wspierania zapewnienia właściwych działań, umożliwiających tym osobom dostęp do pracy, wykonywanie jej, rozwój zawodowy bądź kształcenie. W odniesieniu do pomocy publicznej zastosowanie mają krajowe przepisy prawa i zasady dotyczące pomocy publicznej. 4) Zgodnie z ujęciem w celach strategii Europa 2020: http://ec.europa.eu/europe2020/index_en.htm 5) Art. 3 ust. 1 lit. a) pkt (ii) rozporządzenia nr 1304/2013. 6) Art. 10 ust. 1 rozporządzenia nr 1304/2013 7) Art. 10 ust. 4 rozporządzenia nr 1304/2013 4 5
Cel i struktura konkursu skoordynowanego W ramach konkursu skoordynowanego określone zostały założenia, które powinny być stosowane w konkursach ogłaszanych przez poszczególne państwa/regiony uczestniczące w konkursie skoordynowanym. Kryteria te zostały opracowane przy uwzględnieniu różnic w zakresie rozumienia grupy docelowej oraz innych aspektów konkursu między państwami członkowskimi. Z uwagi na fakt, że niniejszy dokument zawiera uzgodnione minimalne i podstawowe założenia projektów, instytucje zarządzające oraz wdrażające EFS w poszczególnych państwach/regionach mogą, jeśli zechcą, sformułować dodatkowe wymagania i kryteria wyboru projektów. Pytania dotyczące stosowania wymogów określonych dla projektów w poszczególnych państwach/regionach należy kierować do odpowiednich instytucji zarządzających i wdrażających EFS. Niniejszy dokument jest podzielony na następujące części: 1. Opis ogólnych celów mobilności ponadnarodowych; 2. Grupy docelowe, z określeniem przedziału wiekowego i przykładów grup docelowych; 3. Przebieg programu; 4. Minimalne standardy dotyczące poszczególnych etapów; 5. Ramy wdrażania; 6. Zasady rozliczania. Odrębny dokument pn. Manual of Guidance for the Coordinated Call zawiera dodatkowe informacje oraz przykłady podejść i metod, które dotychczas z powodzeniem stosowano przy realizacji działań z zakresu mobilności ponadnarodowej 8. Ma on strukturę podobną do tekstu konkursu skoordynowanego i zawiera informacje przydatne dla zrozumienia i interpretacji idei i zawartości konkursu skoordynowanego, w związku z czym dokumenty powinny być czytane łącznie. B: OGÓLNE ZAŁOŻENIA 1. Cele programów mobilności ponadnarodowej realizowanych w ramach niniejszego konkursu skoordynowanego Celem programów mobilności ponadnarodowej finansowanych z EFS w ramach niniejszego konkursu skoordynowanego jest integracja uczestników tych programów z obszarem edukacji, szkolenia zawodowego lub zatrudnienia. Można to osiągnąć przez pogłębienie wiedzy, zwiększanie umiejętności i kompetencji uczestników dzięki doświadczeniom uczenia się związanym z pracą za granicą 9. 2. Grupa docelowa Grupą docelową programów mobilności ponadnarodowej są osoby młode w wieku 18-30 lat, niekształcące się, niepracujące ani nieszkolące się, które uważa się za grupę o szczególnych potrzebach, jeśli chodzi o ich szanse na zdobycie wykształcenia, szkolenia zawodowego i zatrudnienia. W ramach tej grupy docelowej uczestnikami mogą być np.: młodzi opiekunowie innych osób, osoby, które przedwcześnie opuściły system edukacji, osoby o niskich kwalifikacjach, osoby nieaktywne zawodowo, osoby niepełnosprawne, osoby bez doświadczenia zawodowego. Instytucje zarządzające i instytucje wdrażające EFS mogą umożliwić udział w realizowanych przez siebie programach osobom do 35. roku życia. W związku z bardzo różnymi środowiskami, z których wywodzą się uczestnicy niniejszego konkursu, beneficjenci muszą zapewnić, że działania realizowane na poszczególnych etapach projektu są dostosowane do konkretnych, indywidualnych potrzeb, umiejętności i kompetencji uczestników. 8) Dostępny na http://www.tln-mobility.eu/en/home/coordinated-call/content.html 9) Zob. Definicje, aby uzyskać rozwinięcie terminu doświadczenia uczenia się związanego z pracą za granicą. 6 7
3. Przebieg programu Konkurs skoordynowany oraz odpowiednie krajowe i regionalne są uruchamiane w podobnym terminie. Czas realizacji projektów dotyczących mobilności w ramach konkursu skoordynowanego może wynosić do trzech lat. W ramach niniejszego konkursu wnioski mogą być składane na szczeblu krajowym i regionalnym tylko przez organizacje, które przewidują wysyłanie uczestników za granicę. Pozostaje to w zgodzie z ogólnymi zasadami EFS, które mówią, że działania finansowane z EFS powinny mieć miejsce w obszarze programu lub być realizowane na jego korzyść 10. Podmiot wysyłający jako wnioskodawca jest sygnatariuszem umowy o dofinansowanie z odpowiednią instytucją regionalną lub krajową w imieniu partnerstwa ponadnarodowego, w związku z czym ponosi przed właściwą instytucją zarządzającą odpowiedzialność za zapewnienie wysokiej jakości usług świadczonych przez organizację goszczącą w kraju partnerskim. Obowiązkowe kryteria w zakresie przygotowywania partnerstwa ponadnarodowego opisano w części 4.1.2. Założenia konkursu wymagają jednak, aby organizacje planujące w nim udział nie tylko wysyłały uczestników za granicę, ale także przyjmowały ich u siebie 11. Co do tworzenia partnerstw ponadnarodowych, instytucje zarządzające i wdrażające mogą przyjmować propozycje projektów od wnioskodawców, którzy poczynili wstępne uzgodnienia w kierunku utworzenia partnerstwa ponadnarodowego lub od wnioskodawców nieposiadających jeszcze tego typu partnera. Aby ułatwić beneficjentom, którzy złożyli wniosek bez wskazania partnera ponadnarodowego, budowę tego typu partnerstwa, w ramach konkursu wniosków stworzono bazę danych partnerów. Znajdują się w niej wszyscy beneficjenci projektu, którzy zostali wstępnie wybrani przez uczestniczące państwa członkowskie i regiony w czasie obowiązywania konkursu i aktywnie poszukują partnera ponadnarodowego 12. Ponadto organizowane są dedykowane fora służące poszukiwaniu partnerów, co umożliwia beneficjentom poszerzenie lub sfinalizowanie partnerstw. 4. Minimalne standardy jakości Aby zapewnić wysoką jakość programów mobilności ponadnarodowej uruchamianych przez instytucje zarządzające i wdrażające EFS w ramach konkursu skoordynowanego, od projektów wymaga się, aby spełniały wspólne minimalne wymogi co do struktury i zarządzania, co zostało opisane poniżej. Jeśli nie wskazano inaczej, minimalne wymogi mają zastosowanie do wysyłających, a nie przyjmujących beneficjentów. W kontekście ponadnarodowego charakteru tych działań ważne jest, aby wysyłający i przyjmujący beneficjenci projektu ustalili grupę docelową oraz stosowane metody i podejścia. 4.1 Struktura projektu i zarządzanie projektem 4.1.1 Struktura projektu Uzasadnienie: przygotowanie uczestników i wysłanie ich za granicę, a następnie zapewnienie im integracji w zakresie edukacji, szkolenia lub zatrudnienia po powrocie do domu wymaga wielu odrębnych, lecz powiązanych ze sobą działań. Istotne jest, aby zostały one odzwierciedlone w strukturze projektów w celu zmaksymalizowania efektywności mobilności ponadnarodowej dla uczestników. Tylko harmonijne przeprowadzenie wszystkich etapów zagwarantuje udany pobyt za granicą. Wszystkie projekty w ramach niniejszego konkursu muszą obejmować następujące etapy: rekrutacja uczestników; przygotowanie uczestników; pobyt za granicą; działania po powrocie do kraju. 4.1.2 Umowy pomiędzy wysyłającymi beneficjentami a organizacjami przyjmującymi Uzasadnienie: jednym z czynników mających wpływ na skuteczność mobilności ponadnarodowej jest mocna i przejrzysta relacja pomiędzy beneficjentami wysyłającymi uczestników za granicę a organizacjami przyjmującymi z innych krajów. Obie strony powinny na pierwszym etapie przygotować i podpisać pisemne umowy obejmujące wszystkie aspekty organizacji i realizacji pobytów za granicą. Wysyłający beneficjenci projektu muszą zawierać pisemne umowy projektu z organizacjami przyjmującymi, obejmujące co najmniej następujące aspekty: typy uczestników oraz ich potrzeby związane z pobytem za granicą; sposób współpracy mentorów wyznaczanych przez obie strony; strukturę i treść działań mobilności realizowanych przed znalezieniem zatrudnienia za granicą, obejmujących działania międzykulturowe i językowe, dopasowanie zawodowe, kwestie praktyczne związane z podróżą za granicę i spędzaniem wolnego czasu, budowanie zespołu i rozwijanie umiejętności miękkich; poziom znajomości języka obcego, jakim muszą legitymować się uczestnicy, aby osiągnąć wspólne zrozumienie potrzeb językowych i wsparcia wymaganego podczas pobytu za granicą; sposób oceny, uznawania i walidacji osiągnięć uczestników, w tym wstępne ustalenie wartości bazowych; 10) Art. 70 rozporządzenia nr 1303/2013 oraz art. 13 ust. 2 rozporządzenia nr 1304/2013. 11) Nie jest możliwe ubieganie się o dotację jako organizacja wyłącznie przyjmująca. 12) Selekcja wstępna stanowi istotne narzędzie zapewniania jakości. 8 9
współpracę z organizacjami przyjmującymi na wszystkich etapach, tj.: na etapie przygotowań organizacje przyjmujące muszą otrzymać informacje jeszcze przed wyborem pracowników, aby zapoznać się w pełni z ich profilami i móc przedyskutować szczegóły ich przyjazdu; co do pobytu za granicą, podmioty przyjmujące muszą co najmniej ściśle współpracować z organizacjami i przedsiębiorstwami lokalnymi, aby dopasowywać kandydatów do odpowiednich stanowisk i zdobyć pewność, że organizacje przyjmujące zdają sobie sprawę z potrzeb uczestników. Organizacje przyjmujące muszą też angażować się w organizację programu kulturalnego i językowego oraz w zapewnienie mentorów i opiekunów; na etapie działań po powrocie do kraju organizacje przyjmujące muszą angażować się w proces oceny uczestników; rodzaje ryzyka, jakie mogą wystąpić, oraz sposoby zarządzania nimi, w tym procedury rozwiązywania konfliktów, np. poprzez plan zarządzania ryzykiem; sposób przestrzegania zasady równości szans i niedyskryminacji, np. poprzez zapewnianie odpowiedniego zakwaterowania i dostępności dla uczestników niepełnosprawnych; sposób organizacji i utrzymywania regularnej, skutecznej komunikacji z organizacjami i partnerami przyjmującymi, zwłaszcza z publicznymi służbami zatrudnienia. 4.1.3 Monitoring i ocena Uzasadnienie: posiadanie środków służących monitorowaniu i ocenie działań umożliwi zrozumienie efektywności mobilności ponadnarodowej. Ponadto niespełnienie wyznaczonych standardów może wiązać się w nowej rundzie EFS z konsekwencjami natury finansowej. Beneficjenci projektu muszą gromadzić dane dla celów monitorowania i oceny w formacie wskazanym przez instytucje zarządzające i wdrażające EFS, które spełniają wymogi prawne Europejskiego Funduszu Społecznego oraz wymogi finansowania ze środków Inicjatywy dla Młodych (jeśli dotyczy). 4.2 Rekrutacja uczestników 4.2.1 Zachęcanie do udziału Uzasadnienie: uczestnicy pochodzący ze środowisk w niekorzystnej sytuacji mogą mieć negatywne doświadczenia w zakresie edukacji, szkolenia i rynku pracy, mogą też wymagać specjalnych zachęt do uczestnictwa w projekcie. 4.2.2 Wybór uczestników Uzasadnienie: grupom docelowym często brakuje formalnych kwalifikacji, w związku z czym potrzebne są inne niż tradycyjne procedury wyboru, aby ujawnić ich kompetencje pozaakademickie i potencjał. Grupy docelowe prawdopodobnie nie mają wcześniejszych doświadczeń z podróżami zagranicznymi, w związku z czym mogą być niesamodzielne, dlatego też w procesie wyboru należy wskazać te osoby młode, które zrealizują program pobytu za granicą. W kontekście potrzeb grupy docelowej, beneficjenci projektu muszą wykorzystywać metody wyboru uczestników, które: pozwalają wskazać osoby, które przy odpowiednim wsparciu i wysokim poziomie motywacji osobistej będą mogły skorzystać z uczestnictwa w zakresie integracji w edukacji, szkoleniu zawodowym i zatrudnieniu; umożliwiają wskazanie osób, dla których praca za granicą stanowi wyzwanie, lecz przy odpowiednim wsparciu poradzą sobie w trakcie pobytu za granicą. 4.3 Przygotowanie uczestników 4.3.1 Plany nauki/rozwoju uczestników Uzasadnienie: ważne jest, aby uczestnicy posiadali plan nauki i rozwoju, który w sposób wyraźny wskazuje ich cele i planowane rezultaty w zakresie nauki związanej z pracą za granicą. W tego typu planach należy również sprecyzować sposób osiągania i monitorowania wyników. Należy je opracowywać z udziałem uczestników, aby upewnić się, że utożsamiają się oni z nimi i są zaangażowani w ich realizację. Beneficjenci projektu muszą opracować z każdym uczestnikiem ogólny plan nauki/rozwoju, dostosowany do jego potrzeb, umiejętności i kompetencji, w tym dostępności, który obejmuje: cele i planowane rezultaty pracy za granicą; działania, które obie strony zamierzają podjąć; stosowane metody oceny. Uczestnicy muszą być zaangażowani w proces opracowania swojego planu nauki i rozwoju, a osobom niepełnosprawnym i posiadającym szczególne potrzeby należy udzielić wsparcia. Tę samą dokumentację należy wykorzystywać przez cały okres nauki związanej z pracą danego uczestnika. W kontekście potrzeb grupy docelowej, która nie kontynuuje edukacji ani szkolenia zawodowego, nie korzysta też z możliwości rynku pracy lub się do nich zniechęciła, beneficjenci projektu muszą wykorzystywać metody, które: umożliwiają im dotarcie do danej grupy docelowej; są odpowiednie dla danej grupy docelowej; zachęcają, motywują i stymulują grupę docelową do uczestnictwa. 4.3.2 Ustalanie poziomów bazowych kompetencji uczestników 13 Uzasadnienie: ważne jest, aby na początku realizacji projektów beneficjenci dowiedzieli się jakie umiejętności i kompetencje uczestnicy już posiadają, aby móc wyznaczyć im jasno sprecyzowane cele rozwoju. 13) Rozwinięcie ustalania poziomów bazowych znaleźć można w Definicjach. 10 11
Beneficjenci projektu muszą stosować odpowiednie metody ustalania poziomów bazowych kompetencji uczestników, które umożliwią im: współpracę z uczestnikami w celu wyznaczenia im indywidualnych celów; dostosowanie udzielanego wsparcia do potrzeb uczestników; ocenę postępów osiąganych przez uczestników w trakcie i po zakończeniu okresu mobilności. 4.3.3 Mentoring 14 Uzasadnienie: stały mentoring stanowi nieodłączny element działań mobilnościowych na rzecz uczestników znajdujących się w niekorzystnej sytuacji. Mentorzy umożliwiają uczestnikom refleksję nad ich doświadczeniami i postępami, wspierają też ich rozwój. Beneficjenci projektów, w ramach których uczestnicy wysyłani są za granicę, muszą: od samego początku uczestnictwa zapewnić każdemu uczestnikowi dostęp do mentora, który pozna go i będzie kontaktował się z partnerami z miejsca docelowego; przydzielić co najmniej jednego mentora do jednej grupy uczestników; zapewnić regularne kontakty mentorów z uczestnikami; zagwarantować, że do danej grupy uczestników przypisany będzie ten sam mentor przez cały okres uczestnictwa w projekcie. 4.3.4 Przygotowanie międzykulturowe, językowe, zawodowe i praktyczne Uzasadnienie: uczestnicy najprawdopodobniej niewiele wcześniej podróżowali, zwłaszcza za granicę. Mogą być w tym zakresie bardzo niesamodzielni. Beneficjenci projektu powinni upewnić się, że uczestnicy są dobrze przygotowani na wszystkich płaszczyznach, na których mogą gromadzić nowe doświadczenia i osiągać rozwój osobisty. Beneficjenci projektu muszą posiadać dobrze skonstruowany program działań, który pozwoli im zagwarantować, że spełniane są potrzeby wszystkich uczestników, oraz że uczestnicy są dobrze przygotowani w zakresie: aspektów międzykulturowych, pomagając im poradzić sobie z szokiem kulturowym jeszcze przed wyjazdem, umożliwiając im refleksję nad kulturą własną i obcą, a także nad procesami społeczno-kulturowymi, jakie zachodzą podczas wyjazdu za granicę; wsparcia językowego; wymogów dopasowywania profesjonalnego i zawodowego, omawiając z uczestnikami możliwości i dostępne im opcje oraz objaśniając je, a także udzielając wytycznych i porad zawodowych; kwestii praktycznych wynikających z wyjazdu za granicę i pobytu z obcym kraju, dotyczących np. podróży i ubezpieczenia społecznego, zakwaterowania i codziennego życia za granicą. Działania muszą aktywnie angażować uczestników, którzy nie mogą być jedynie pasywnymi odbiorcami treści, a także wspierać proces budowania ducha zespołu. 4.4 Doświadczenie w zakresie nauki związanej z pracą za granicą 4.4.1 Elementy kluczowe Uzasadnienie: w trakcie nauki związanej z pracą za granicą młodzież niekształcąca się, niepracująca ani nieszkoląca się (tzw. NEET) potrzebuje zazwyczaj więcej wsparcia niż osoby nieznajdujące się w niekorzystnej sytuacji. Osoby te potrzebują wsparcia, aby rozwinąć w sobie umiejętności pracy zespołowej i posiąść takie cechy jak pewność siebie, wysoka samoocena, samodzielność czy wytrwałość. Kontynuacja wsparcia językowego (zob. punkt 4.3.4 powyżej) podczas ich pobytu za granicą jest istotna, gdyż ich umiejętności posługiwania się językiem państwa goszczącego są raczej niewielkie. Wsparcie językowe pomaga uczestnikom osiągnąć szerszy wachlarz korzyści z doświadczenia w zakresie nauki związanej z pracą za granicą. W trakcie nauki związanej z pracą za granicą uczestnikom należy zapewnić program wsparcia skonstruowany tak, aby uwzględniał rozwijanie umiejętności i kompetencji społecznych, wspierający proces budowania ducha zespołu i rozwijający umiejętności językowe. 4.4.2 Długość pobytu za granicą Uzasadnienie: ważne jest, aby doświadczenie w zakresie nauki związanej z pracą za granicą trwało wystarczająco długo, by umożliwić uczestnikom wyniesienie z niego jak największych korzyści. Minimalny czas trwania pobytu został wskazany poniżej, lecz z potrzeb poszczególnych uczestników i pracodawców może wynikać potrzeba dłuższego pobytu, na przykład w przypadku osób z pewnymi niepełnosprawnościami. Doświadczenie w zakresie nauki związanej z pracą za granicą powinno trwać co najmniej 2 miesiące. W wyjątkowych okolicznościach minimalny czas trwania pobytu może zostać skrócony. 4.4.3 Mentoring podczas pobytu za granicą Uzasadnienie: mentoring stanowi istotną część doświadczenia w zakresie nauki związanej z pracą za granicą. Mentorów wyznaczają wysyłający beneficjenci (jak wskazano powyżej), lecz w tym zakresie dużą rolę odgrywają również organizacje przyjmujące uczestników. Organizacje przyjmujące uczestników muszą: przydzielić co najmniej jednego mentora do jednej grupy uczestników; zapewnić regularne kontakty mentorów z uczestnikami; zagwarantować, że do danej grupy przypisany będzie ten sam mentor przez cały okres uczestnictwa w projekcie. 14) Rozwinięcie mentora znaleźć można w Definicjach. 12 13
4.5 Działania po powrocie do kraju 4.5.1 Elementy kluczowe Uzasadnienie: etap działań następujących po zakończeniu trwania nauki związanej z pracą za granicą stanowi istotny aspekt doświadczenia mobilności ponadnarodowej. Ma on na celu przygotowanie uczestników do integracji w zakresie edukacji, szkolenia lub zatrudnienia z uwzgędnieniem wiedzy, umiejętności i kompetencji, jakie nabyli oni w trakcie nauki związanej z pracą za granicą. Nie wszyscy uczestnicy osiągną cel, jakim jest rozpoczęcie edukacji, szkolenia zawodowego lub zatrudnienia w terminie określonym w ramach wsparcia finansowanego z EFS. W tego typu przypadkach ważne jest, aby w płynny sposób przekazać ich pod opiekę odpowiednich instytucji, które mogłyby kontynuować wsparcie na ich rzecz, na przykład publicznych służb zatrudnienia. Po zakończeniu pobytu za granicą beneficjenci muszą zapewnić uczestnikom etap wsparcia, który: obejmuje wytyczne dla uczestników potrzebne do rozpoznania i przemyślenia kompetencji, jakie rozwinęli podczas projektu; obejmuje plan działania dla każdego uczestnika określający sposób, w jaki zostanie zapewniona jego integracja w zakresie dalszej edukacji, szkolenia zawodowego lub zatrudnienia; skieruje uczestników do odpowiednich podmiotów w przypadku gdy uczestnicy nie podejmą kształcenia, szkolenia zawodowego ani zatrudnienia w terminie określonym w ramach wsparcia finansowanego z EFS. 4.5.2 Ustalanie i rejestrowanie postępów uczestników Uzasadnienie: istotne jest, aby mierzone i rejestrowane były postępy uczestników, a nie tylko ich uczestnictwo. Pozwoli to uczestnikom systematycznie identyfikować rozwijane przez nich umiejętności i kompetencje oraz nadać im formę, która ułatwi im podjęcie kolejnych kroków w zakresie kształcenia, szkolenia zawodowego lub zatrudnienia. Na etapie działań po powrocie do kraju beneficjenci muszą: wspólnie z uczestnikami pracować nad postępami, jakie poczynili w stosunku do początkowego poziomu odniesienia (zob. sekcja 4.3.1 i 4.3.2); zapewnić dokładną ocenę możliwości zintegrowania uczestników w zakresie edukacji, szkolenia zawodowego i zatrudnienia; uznać i potwierdzić osiągnięcia uczestników, aby zwiększyć ich perspektywy włączenia, w miarę możliwości w odniesieniu do kwalifikacji krajowych zgodnie z zasadami systemu ECVET 15, oraz korzystając z dokumentów Europass Mobility 16 ; zaangażować wszystkie odpowiednie organizacje i osoby w ocenę postępów, jakie poczynili uczestnicy, w tym organizacje wysyłające i przyjmujące, uczestników i pracodawców. 4.5.3 Przygotowanie pracodawców do zapewnienia uczestnikom zatrudnienia Uzasadnienie: po zakończonym pobycie za granicą uczestnicy wrócą do swoich domów i będą potrzebowali pomocy w integracji w zakresie edukacji, szkolenia lub zatrudnienia. Wysyłający beneficjenci powinni przygotować wśród pracodawców grunt dla tych uczestników, którzy mogą podjąć zatrudnienie, aby zapewnić płynny proces integracji. Beneficjenci muszą przygotować pracodawców w państwach pochodzenia na przyjęcie uczestników, którzy zdobyli doświadczenie w zakresie nauki związanej z pracą za granicą. Należy zastosować takie metody, które ułatwią pracodawcom zrozumienie szczególnych potrzeb grup docelowych. 5. Wspólne standardy dotyczące struktur realizacji 5.1 Wnioskodawca na szczeblu krajowym Niniejszy konkurs jest skierowany do wszystkich rodzajów organizacji uznanych za kwalifikowalne przez krajowe i regionalne instytucje zarządzające oraz instytucje wdrażające EFS. Wykaz potencjalnych organizacji przedstawiono w podręczniku zawierającym wytyczne. 5.2 Partnerzy ponadnarodowi W ramach konkursu skoordynowanego we wszystkich projektach należy ustanowić partnerstwa operacyjne angażujące co najmniej jednego partnera ponadnarodowego pochodzącego z innego państwa członkowskiego. 5.3 Zasada równych szans między kobietami i mężczyznami oraz zasada niedyskryminacji W ramach konkursu skoordynowanego instytucje zarządzające i instytucje wdrażające muszą uwzględnić zasady horyzontalne określone przez Unię Europejską. Instytucje zarządzające i instytucje wdrażające muszą podejmować działania mające na celu promowanie równouprawnienia płci. W odniesieniu do celów związanych z równością, niedyskryminacją i odpowiedzialnością społeczną podmiotów publicznych i prywatnych w ramach podejmowanych interwencji należy zapewnić, by osoby niepełnosprawne miały dostęp do możliwości rozwoju zawodowego. 15) http://www.ecvet-toolkit.eu 16) http://europass.cedefop.europa.eu/en/home 14 15
6. Wspólne kryteria kwalifikowalności kosztów 6.1 Kwalifikowalność kosztów W ramach niniejszego skoordynowanego konkursu kwalifikowalne są wydatki na działania podejmowane na następujących etapach projektów: poszukiwanie partnerów i przygotowywanie projektów; rekrutacja uczestników; przygotowanie uczestników; pobyt za granicą; działania po powrocie do kraju. Różne rodzaje wydatków można podzielić na następujące kategorie: koszty związane z indywidualnym uczestnikiem (np. koszty podróży, zakwaterowania, pobytu, ubezpieczenia, zabezpieczenia społecznego); koszty związane z interwencjami pedagogicznymi i interwencjami ukierunkowanymi na rynek pracy (np. koszty rekrutacji, przygotowania, towarzyszenia, poszukiwania stanowisk, spotkań informacyjnych i ponownej integracji na rynku pracy); koszty związane ze strukturą organizacyjną (np. koszty poszukiwania partnerów i przygotowywania projektów, koszty zarządzania podczas realizacji projektów, koszty organizacji konferencji, koszty administracyjne, koszty amortyzacji aktywów, porad i konsultacji ekspertów, tłumaczenia i interpretacji, wynajmu pomieszczeń). Bardziej szczegółowe zasady dotyczące dokładnego rodzaju i charakteru kosztów kwalifikowalnych na różnych etapach zostaną określone przez krajowe i regionalne instytucje odpowiedzialne za ogłaszanie konkursów. 6.2 Podział kosztów Zasadniczo wszystkie koszty związane z wszelkimi działaniami dotyczącymi uczestników ponosi państwo wysyłające, niezależnie od tego, czy koszty te są ponoszone w ich państwie pochodzenia czy w państwie przyjmującym 17. 6.3 Zastosowanie form kosztów uproszczonych W krajowych i regionalnych konkursach zaleca się stosowanie różnych form kosztów uproszczonych, które są dozwolone na podstawie europejskich rozporządzeń obowiązujących na okres 2014 2020 18. Dostępne są następujące formy kosztów: stawki zryczałtowane, kwoty ryczałtowe i standardowe stawki jednostkowe. Szczegółowe zasady dotyczące stosowania form kosztów uproszczonych oraz wysokości tych kosztów ustalają krajowe i regionalne organy odpowiedzialne za ogłaszanie krajowych i regionalnych konkursów. 17) Artykuł 13 ust. 2 rozporządzenia nr 1304/2013. 18) Artykuł 67 i 68 rozporządzenia nr 1303/2013; art. 14 rozporządzenia 1304/2013. DEFINICJE Ustalanie poziomów bazowych Ustalanie poziomów bazowych jest procesem służącym określeniu poziomu umiejętności i kompetencji danego uczestnika w momencie rozpoczęcia jego uczestnictwa. W tym celu dostępnych jest wiele różnych metod; niektóre z nich wskazano w dołączonym podręczniku zawierającym wytyczne. Metody te umożliwiają beneficjentom zrozumienie poziomów bazowych, na podstawie których można dokonać oceny postępów uczestników. Pozwalają one również beneficjentom na dostosowanie działań, tak aby lepiej odpowiadały potrzebom uczestników. Mentorzy Mentor jest osobą posiadającą doświadczenie i wiedzę, która pomaga uczestnikom w kwestiach dotyczących doświadczenia w zakresie nauki związanej z pracą za granicą. Mentorzy aktywnie uczestniczą w działaniach uczestników, począwszy od ich przygotowania aż po rozpoczęcie kształcenia, szkolenia zawodowego lub zatrudnienia po zakończonym pobycie za granicą. Mentorzy udzielają uczestnikom wskazówek i porad oraz dbają o ich interesy, zajmują się kwestiami praktycznymi i kwestiami związanymi z ich rozwojem osobistym. Osoby te budują trwałe relacje z uczestnikami i wspierają ich w dążeniu do osiągnięcia celów oraz stawiają przez nimi wyzwania w zakresie tych celów. Działania mentorów są czymś więcej niż odpowiadaniem na okazjonalne pytania lub udzielaniem doraźnej pomocy. Doświadczenie w zakresie nauki związanej z pracą za granicą W niniejszym dokumencie doświadczenie w zakresie nauki związanej z pracą za granicą oznacza czas spędzony przez uczestników w danej organizacji podczas pobytu za granicą. Preferuje się stosowanie tego określenia zamiast terminów staż lub praktyki, ponieważ niektóre z nich mają konkretne znaczenia lub skojarzenia w pewnych państwach/kontekstach. Doświadczenia związane z uczeniem się za granicą mogą być wykorzystywane do różnych celów w zależności od danej grupy docelowej. Przykładowo w odniesieniu do uczestników, którzy nie kontynuują zatrudnienia, doświadczenia te można wykorzystać w celu włączenia rutynowych czynności do ich życia codziennego i rozwinięcia umiejętności społecznych. W odniesieniu do bezrobotnych absolwentów doświadczenia te mogą stworzyć możliwość zdobycia doświadczenia zawodowego i uzyskania referencji od pracodawców. Stawki zryczałtowane Stawki zryczałtowane odnoszą się do stosowania wartości procentowej do określonych kategorii kosztów jako sposobu obliczania wydatków. Stawki zryczałtowane mogą być przykładowo stosowane do obliczania i uwzględniania ogólnych kosztów administracyjnych (kosztów abonamentu i połączeń telefonicznych, faksowych, kosztów opłat pocztowych, 16 17
materiałów biurowych, ogólnego zarządzania, zewnętrznych usług księgowych, amortyzacji materiałów itd.). Kwoty ryczałtowe Poprzez kwoty ryczałtowe należy rozumieć stałe kwoty, które są przeznaczone na pokrycie wszystkich wydatków związanych z danym działaniem, niezależnie od tego, jakie mogą być jego rzeczywiste koszty. Kwoty ryczałtowe mogą być przykładowo wykorzystywane do pokrywania kosztów związanych z planowaniem projektów i poszukiwaniem partnerów oraz całkowitych kosztów związanych z podróżami, zakwaterowaniem i zapewnieniem uczestnikom opieki podczas pobytu za granicą. Standardowe stawki jednostkowe Standardowe stawki jednostkowe odnoszą się do stałych kwot płaconych w celu pokrycia kosztów konkretnych usług według skali (np. kosztów podróży, zakwaterowania, wynagrodzeń dla zaangażowanych pracowników) i stanowią alternatywę dla stosowania kwot ryczałtowych. Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju Departament Europejskiego Funduszu Społecznego ul. Wspólna 2/4, 00-926 Warszawa tel. 22 273 80 50, 273 80 51 e-mail: sekretariatdzf@mir.gov.pl 18