Załącznik uchwały nr / z dnia 19 marca 2014 r. ZASADY WYMIANY STUDENTÓW I DOKTORANTÓW W RAMACH PROGRAMU ERASMUS PLUS w Uniwersytecie Technologiczno-Przyrodniczym im. J.J. Śniadeckich w Bydgoszczy I. WARUNKI OGÓLNE 1. Ilekroć w Zasadach mówi się o studentach, należy rozumieć, że dotyczy to zarówno studentów jak też doktorantów. 2. Mobilność w programie Erasmus+ może być realizowana przez uczelnie posiadające standardową lub rozszerzoną KARTĘ UCZELNI ERASMUSA, ważną w danym roku akademickim. 3. Wyjazdy studentów na studia lub praktykę (Student Mobility for Study / Student Mobility for Placement) można realizować w oparciu o podpisane umowy międzyinstytucjonalne pomiędzy uczelnią wysyłającą i przyjmującą lub letter of intent między uczelnią wysyłającą i firmą przyjmującą studenta na praktykę. 4. Osoba kwalifikowana na wyjazd w programie Erasmus może posiadać dowolne obywatelstwo. O jej uprawnieniu do wyjazdu decyduje fakt przynależności do społeczności akademickiej danej uczelni. 5. Prawo do wyjazdu mają studenci oficjalnie zarejestrowani w uczelni wyższej, jako studenci pierwszego, drugiego lub trzeciego stopnia, którzy zaliczyli pierwszy rok studiów (dotyczy studentów pierwszego stopnia) prowadzących do uzyskania dyplomu wyższej uczelni, w tym studiów niestacjonarnych oraz absolwenci (wyłącznie wyjazd na praktykę) w ciągu 12 miesięcy od daty ukończenia studiów. 6. Studenci w trakcie pobytu zagranicą nie mogą być urlopowani lub przebywać na urlopie dziekańskim. 7. Pobyt studenta w instytucji przyjmującej musi być rozpoczęty i zakończony w okresie pomiędzy 1 czerwca danego roku a 30 września roku następnego. 8. Minimalny okres pobytu zagranicą nie może być krótszy niż 3 miesiące na studiach oraz 2 miesiące na praktyce i nie dłuższy niż 12 miesięcy (włączając okres praktyki będącej integralną częścią studiów) w jednym cyklu studiów. 9. Minimalny okres pobytu w uczelni partnerskiej odnosi się tylko do okresu studiowania/praktyki i nie zawiera czasu ewentualnego przygotowania językowego. Łączny pobyt studenta w kraju docelowym nie może przekroczyć 12 miesięcy (z uwzględnieniem ewentualnego przygotowania językowego oraz sesji egzaminacyjnych) w jednym cyklu studiów. 10. Wyjazd stypendialny w programie Erasmus+ wymaga podjęcia w uczelni przyjmującej studiów stacjonarnych (full time), a praktyka pracy w pełnym wymiarze godzin obowiązującym w kraju realizacji praktyki. 11. Stypendium przyznaje się wyłącznie w celu zrealizowania w uczelni partnerskiej części studiów na dowolnym poziomie kształcenia prowadzącym do uzyskania dyplomu uczelni macierzystej lub w celu odbycia praktyki związanej z kierunkiem kształcenia. Praktyka może być obowiązkowa lub nieobowiązkowa (z punktu widzenia programu kształcenia), ale zawsze musi gwarantować możliwość nabycia kompetencji związanych z kierunkiem kształcenia w uczelni macierzystej. 12. Stypendia przyznawane w programie Erasmus+ mają charakter uzupełniający są przeznaczone na pokrycie dodatkowych kosztów związanych z wyjazdem i pobytem w instytucji przyjmującej (koszty podróży, ubezpieczenia, przygotowania językowego, zwiększone koszty utrzymania zagranicą). 13. Uczelnie przyjmujące nie pobierają żadnych opłat za studia (bezpośrednio lub pośrednio), takich jak czesne, wpisowe, opłata za egzamin, opłaty za korzystanie z laboratorium, biblioteki, itp. Pobieranie pewnych opłat (ubezpieczenie, członkostwo w organizacjach studenckich, korzystanie z kserokopiarki, itp.) jest dopuszczalne w tej samej wysokości i na takiej samej zasadzie, jaka obowiązuje studentów lokalnych.
14. Studentom, którzy nabyli prawo do krajowych stypendiów i pożyczek, prawa te nie będą odbierane i powinni oni otrzymywać je regularnie w pełnym wymiarze w okresie odbywania studiów zagranicą. 15. Uczelnia macierzysta gwarantuje pełne uznanie okresu studiów zagranicznych/praktyk zrealizowanych w instytucjach przyjmujących wszystkim studentom wyjeżdżającym w ramach programu Erasmus+, którzy zrealizowali ustalony program studiów lub praktyk i uznanie go za równoważny z okresem studiów w uczelni macierzystej. Po zakończeniu okresu studiów/praktyk zagranicą, uczelnia/instytucja przyjmująca musi wystawić studentowi oficjalny dokument potwierdzający, że uzgodniony program studiów/praktyk został zrealizowany. Dokument ten musi zawierać listę przedmiotów ustaloną w porozumieniu o programie studiów (Learning Agreement) wraz z wykazem ocen w systemie ECTS lub program ustalony w porozumieniu o programie praktyki (Training Agreement). Jeżeli praktyka nie jest integralną częścią studiów w uczelni macierzystej, uczelnia powinna odnotować fakt jej realizacji w suplemencie do dyplomu. 16. W programie Erasmus+ ten sam student otrzymuje możliwość wyjazdu trwającego nie dłużej niż 12 miesięcy na każdym stopniu studiów, a 24 miesiące w przypadku jednolitych studiów magisterskich, co stanowi jego kapitał mobilności. Do 12-miesięcznego okresu pobytu za granicą będą jednak wliczane wyjazdy zrealizowane w latach 2007-2013, czyli w Erasmusie w ramach programu Uczenie się przez całe życie. 17. Studenci wyjeżdżający w ramach programu Erasmus nie mogą otrzymywać żadnych innych stypendiów czy subwencji w ramach innych programów lub inicjatyw Unii Europejskiej w trakcie trwania tej umowy. 18. Praktyki nie mogą być realizowane w instytucjach Unii Europejskiej, instytucjach zarządzających programami Unii Europejskich oraz placówkach dyplomatycznych ojczystego kraju studenta. 19. UTP gwarantuje przestrzeganie zasady równego traktowania beneficjentów w wymianie studenckiej. 20. Osoby niepełnosprawne z udokumentowanym stopniem niepełnosprawności mogą ubiegać się o dodatkowe fundusze pochodzące ze specjalnego funduszu przeznaczonego dla osób niepełnosprawnych. Zasady wnioskowania o dodatkowe fundusze z tytułu niepełnosprawności wraz z formularzem wniosku są dostępne na stronie internetowej www.erasmusplus.org.pl. 21. W przypadku wyjazdów na studia, student znajdujący się w trudnej sytuacji materialnej (kwalifikuje się do otrzymania stypendium socjalnego) może otrzymywać z budżetu przyznanego uczelni przez Narodową Agencję dodatkowo 200 EUR na każdy miesiąc pobytu na uczelni przyjmującej. Otrzymanie dodatkowego stypendium będzie uzależnione od przyznania uczelni na ten cel środków przez narodową Agencję. II. ZASADY SZCZEGÓŁOWE A. Wyjazdy studentów UTP w celu zrealizowania części studiów w uczelniach zagranicznych/praktyki w instytucjach zagranicznych 1. Zasady kwalifikacji studentów na studia/praktyki w ramach programu ERASMUS+ ustala prorektor ds. współpracy z gospodarką i zagranicą. 2. Prawo do wyjazdu mają tylko studenci oficjalnie zarejestrowani w uczelni wyższej na dowolnym poziomie studiów, którzy zaliczyli pierwszy rok studiów (w przypadku studiów pierwszego stopnia), prowadzących do uzyskania dyplomu wyższej uczelni, oraz nie przebywają na urlopie dziekańskim ani nie są urlopowani. 3. Pierwszeństwo do wyjazdu mają studenci, którzy wcześniej nie uczestniczyli w żadnej z form mobilności w ramach programu Uczenie się przez całe życie (LLP Lifelong Learning Programme). 4. Studenci, którzy uczestniczyli w programie Uczenie się przez całe życie mogą ponownie wyjechać, pod warunkiem, że: a. nie będzie chętnych na wyjazd osób, które wcześniej nie wyjeżdżały w ramach programu Erasmus, Strona 2 z 6
b. nie wykorzystali wcześniej całego kapitału mobilności jaki przypada na dany cykl studiów (uwzględnia się również wyjazdy bez grantu). 5. Do wyjazdów na praktyki uprawnieni są również absolwenci, którzy złożą swoją kandydaturę na ostatnim roku studiów na uczelni macierzystej i wyjadą w ciągu 12 miesięcy od ukończenia studiów (tzw. recent graduate ). Okres mobilności jako absolwenta wlicza się do kapitału wyjazdowego przypisanego do danego cyklu studiów. 6. Studenci zgłaszają chęć wyjazdu na piśmie, w formie wniosku dostępnego na stronie internetowej, do odpowiedniego koordynatora wydziałowego, który posiada wykaz umów międzyinstytucjonalnych/listów intencyjnych, obowiązujących w danym roku akademickim. Zapisy na wyjazd w następnym roku akademickim odbywają się do 30 kwietnia bieżącego roku akademickiego. Dopuszcza się ewentualnie dodatkowy nabór na studia w semestrze wiosennym lub praktyki w bieżącym roku akademickim, w przypadku posiadania wolnych miejsc. 7. Koordynator wydziałowy dokonuje kwalifikacji w porozumieniu z prodziekanem ds. dydaktycznych i studenckich oraz z osobami odpowiedzialnymi za realizację praktyk na wydziale i sporządza listę kandydatów do wyjazdu wraz z listą rezerwową, w formie protokołu, którą przekazuje do koordynatora uczelnianego do dnia 10 maja danego roku akademickiego. 8. W przypadku rezygnacji kandydatów znajdujących się na liście osób zakwalifikowanych do wyjazdu w ich miejsce wchodzą kolejno osoby z listy rezerwowej. 9. Studenci, którzy nie zakwalifikowali się do wyjazdu na studia zagraniczne lub praktyki, mogą złożyć pisemne odwołanie do koordynatora uczelnianego, w terminie do jednego miesiąca od zakończenia kwalifikacji. Po rozpatrzeniu odwołania studenci zostaną pisemnie poinformowani o decyzji. 10. Kryteria kwalifikacji: a. ocena dotychczasowych wyników w nauce, b. ocena znajomości języka obcego, potwierdzona certyfikatem/zaświadczeniem wydawanym przez Studium Języków Obcych UTP lub innym wydawanym przez upoważnione instytucje przeprowadzające egzaminy państwowe, c. motywacja studenta do wyjazdu, wynikająca z przeprowadzonej rozmowy kwalifikacyjnej. 11. Dla studentów pierwszego roku, chcących wyjechać na kolejnym roku studiów, ustalane są corocznie terminy testów językowych przeprowadzanych Studium Języków Obcych oraz podane do wiadomości studentom. 12. Przed wyjazdem studenci zobowiązani są do zaproponowania programu studiów/programu praktyk, jaki chcieliby realizować zagranicą, na podstawie ofert zamieszczonych na stronach internetowych wybranych uczelni/instytucji. Koordynator wydziałowy w konsultacji z prodziekanem ds. dydaktycznych i studenckich oraz uczelnią partnerską ustala program studiów zagranicznych ( Learning Agreement LA), uwzględniając aktualny plan studiów i ramowy program nauczania w UTP, obowiązujący studentów kandydatów do wyjazdu. Uczelnia macierzysta dołoży wszelkich starań, aby przy sporządzaniu LA nie powstawały istotne różnice programowe w stosunku do standardów kształcenia dla danego kierunku studiów. W przypadku gdy różnic tych nie da się uniknąć, muszą być one określone przed wyjazdem studentów, a uczelnia macierzysta i student powinien uzgodnić termin i sposób ich uzupełnienia na piśmie - zaleca się stosowanie Karty zaliczeń (wzór znajduje się w intranecie UTP), która określa odpowiednikami, jakich przedmiotów z programu studiów uczelni macierzystej będą przedmioty wymienione w LA i zaliczone przez studenta w uczelni przyjmującej. W przypadku wyjazdu na praktykę koordynator wydziałowy ustala z kandydatem program praktyki (Training Agreement TA). 13. Kandydat do wyjazdu na studia zobowiązany jest do wypełnienia oraz złożenia następujących formularzy: a. wniosek na wyjazd Strona 3 z 6
b. Application form uczelni przyjmującej wraz ze zdjęciem osoby aplikującej, c. Learning agreement podpisany przez koordynatora wydziałowego, d. Transcript of records jeśli wymagany jest przez uczelnię przyjmującą, e. certyfikat znajomości języka obcego lub zaświadczenie z SJO, f. zgodę dziekana na wyjazd i indywidualną organizację studiów w okresie studiowania zagranicą, g. kartę zaliczeń umożliwiającą porównanie programów w uczelni macierzystej i przyjmującej, h. wniosek o dofinansowanie wyjazdu z budżetu uczelni. Formularze potwierdzone przez koordynatora wydziałowego i/lub prodziekana, studenci kandydaci składają do koordynatora uczelnianego oraz kopię do właściwego dziekanatu. 14. Kandydat do wyjazdu na praktykę zobowiązany jest do wypełnienia i złożenia następujących formularzy: a. Wniosek na wyjazd, b. Formularz Training Agreement with Quality Commitment, c. Certyfikat znajomości języka obcego lub zaświadczenie z SJO, d. Zgodę na indywidualną organizacje studiów w okresie przebywania na praktyce, e. Wniosek o dofinansowanie wyjazdu z budżetu uczelni. Formularze potwierdzone przez koordynatora wydziałowego i/lub prodziekana, studenci kandydaci składają do koordynatora uczelnianego oraz kopię do właściwego dziekanatu. 15. Koordynator uczelniany wysyła dokumenty studentów kandydatów na wyjazd do instytucji zagranicznych. 16. Wszelkie formalności administracyjne związane z wyjazdem studenci załatwiają w Dziale Współpracy Międzynarodowej u koordynatora uczelnianego programu Erasmus+. 17. Studenci wyjeżdżający na studia/praktyki otrzymują stypendium na pokrycie różnicy kosztów utrzymania w kraju i zagranicą. Pozostałe koszty studenci winni pokryć ze środków własnych, wykorzystując na ten cel również stypendia krajowe. 18. Zasady rozdziału stypendium (wysokość i formy płatności) ustalane są na każdy rok akademicki w zależności od przyznanych środków z Komisji Europejskiej oraz zaleceń Narodowej Agencji Programu Erasmus+. 19. Studenci, którzy znajdują się w trudnej sytuacji materialnej (otrzymują stypendium socjalne w semestrze tuż przed wyjazdem za granicę), mogą otrzymać dodatkowo 200 EUR miesięcznie. Powyższa zasada odnosi się wyłącznie do wyjazdów na studia i uzależniona jest od otrzymania środków na ten cel z Narodowej Agencji. 20. Z każdym studentem wyjeżdżającym na studia lub praktykę podpisywana jest umowa, która określa warunki administracyjno-prawne i finansowe związane z pobytem zagranicą. Umowa zobowiązuje także studenta do posiadania dokumentu uprawniającego do korzystania z opieki zdrowotnej na terytorium UE oraz obowiązkowego ubezpieczenia od następstw nieszczęśliwych wypadków i odpowiedzialności cywilnej. 21. Studenci wyjeżdżający w programie Erasmus otrzymują Kartę Studenta Erasmusa, która określa wszystkie prawa i obowiązki studenta i jest integralną częścią umowy podpisywanej przez studenta przed wyjazdem z uczelnią macierzystą. 22. Po rozpoczęciu studiów/praktyki w instytucji zagranicznej, studenci zobowiązani są do przesłania zawiadomienia o rozpoczęciu nauki/praktyki w formie e-maila do koordynatora uczelnianego oraz do odpowiedniego koordynatora wydziałowego w ciągu 14 dni. 23. Wszelkie zmiany do ustalonego przed wyjazdem programu studiów/praktyki muszą być zgłoszone do koordynatora uczelnianego w formie pisemnej i zaakceptowane przez odpowiedniego koordynatora wydziałowego lub prodziekana ds. dydaktycznych w terminie nie później niż do 1 miesiąca od daty rozpoczęcia studiów/praktyki. Strona 4 z 6
24. Do uznania osiągnięć studenta w zagranicznej uczelni partnerskiej będą stosowane procedury określone w regulaminie studiów lub innych regulacjach uczelnianych, które powinny uwzględniać zasady opracowane dla Europejskiego Systemu Transferu i Akumulacji Punktów (ECTS). 25. Po powrocie z zagranicy, studenci składają w Dziale Współpracy Międzynarodowej u koordynatora uczelnianego oraz w dziekanacie swego wydziału dokument stwierdzający stan uzyskanych zaliczeń i egzaminów ( Transcript of Records ) wraz z informacją o liczbie uzyskanych punktów kredytowych ECTS lub dokument potwierdzający odbycie praktyki ( Transcript of Work ). Na podstawie tych dokumentów prodziekan ds. dydaktycznych i studenckich ustala zaliczenie lub nie zaliczenie danego semestru: a. w przypadku zgodności zaliczeń i egzaminów z ustaleniami przyjętymi przed wyjazdem na studia (wraz z późniejszymi zaakceptowanymi zmianami), zostają one przepisane w sposób administracyjny do indeksu i całej dokumentacji obowiązkowej do przechowywania w teczce osobowej studenta, a okres studiów w uczelni przyjmującej uznany za równoważny z odpowiednim okresem w uczelni macierzystej. b. w razie wystąpienia różnic lub braku wszystkich zaliczeń czy egzaminów w stosunku do decyzji podjętej przed wyjazdem na studia (wraz z późniejszymi zmianami) prodziekan ds. dydaktycznych i studenckich podejmuje nową decyzję zgodną z regulaminem studiów w UTP, ustalając nowe warunki i terminy ewentualnego uzupełnienia powstałych zaległości z danego semestru lub o skierowaniu na powtarzanie semestru. W takiej sytuacji studenci będą zobowiązani do zwrotu części lub całości stypendium. 26. Studenci zobowiązani są również do złożenia dokumentu poświadczającego dokładny okres pobytu na studiach/praktyce otrzymanego z uczelni/z firmy przyjmującej wg wzoru, który stanowi załącznik do umowy podpisanej pomiędzy uczelnią a studentem. Dokument ten, który określa rzeczywisty czas pobytu studenta zagranicą jest podstawą do rozliczenia studenta z wyjazdu. Okres pobytu oblicza się z dokładnością do 1 dnia (miesiąc = 30 dni). Jeśli okres ten pokrywa się z planowanym okresem zapisanym w umowie uczelnia-student, wysokość stypendium nie ulega zmniejszeniu. Jeśli rzeczywisty okres pobytu jest krótszy niż zapisany w umowie, niezbędne jest proporcjonalne zmniejszenie kwoty stypendium. Jeśli rzeczywisty okres pobytu jest dłuższy niż zapisany w umowie, uczelnia nie ma obowiązku zwiększenia stypendium, chyba że dysponuje niewykorzystaną kwotą na dany rok akademicki. 27. Studenci zobowiązani są złożyć sprawozdanie z pobytu zagranicą w wersji on-line wg instrukcji, którą otrzymają w wiadomości e-mail, wygenerowanej przez narzędzie raportowania Komisji Europejskiej. 28. Student przebywający zagranicą może ubiegać się o przedłużenie pobytu w uzasadnionych przypadkach i za zgodą prodziekana ds. dydaktycznych i studenckich właściwego wydziału. Decyzja taka powinna być podjęta przed upływem pierwotnie planowanego okresu pobytu. Jeżeli w danym roku akademickim uczelnia będzie posiadała niewykorzystane środki finansowe, istnieje również możliwość otrzymania stypendium na czas kontynuacji nauki. 29. W przypadku rezygnacji w trakcie pobytu stosowane są zasady określone w umowie podpisanej pomiędzy uczelnią a studentem przed wyjazdem na studia. 30. Wszystkie zasady, z wyjątkiem odnoszących się do przyznanego stypendium, dotyczą także studenta, który spełniając wszystkie kryteria formalne i jakościowe, uczestniczy w wyjeździe, ale nie otrzymuje stypendium (student Erasmusa bez stypendium). 31. Po otrzymaniu zaliczenia semestru zrealizowanego zagranicą student ma prawo ubiegać się o wszelkie dostępne mu krajowe stypendia wg zasad określonych przez prorektora ds. dydaktycznych i studenckich. Strona 5 z 6
32. Dokumentacja związana z pobytem studentów w uczelniach zagranicznych przechowywana jest u koordynatora uczelnianego oraz w teczkach osobowych studentów w odpowiednich dziekanatach. B. Przyjazdy studentów cudzoziemców w celu zrealizowania części studiów lub praktyki w UTP 1. Zasady kwalifikacji kandydatów cudzoziemców do studiowania w UTP w ramach programu Erasmus+ ustala prorektor ds. współpracy z gospodarką i zagranicą. 2. Studenci chętni do przyjazdu na studia w UTP zgłaszani są do uczelnianego koordynatora poprzez swoje jednostki odpowiadające za wymianę w ramach programu Erasmus, które przesyłają dokumenty: Student application form wraz ze zdjęciem (wcześniej wypełniony on-line), Learning agreement i Transcript of records. 3. Na podstawie otrzymanych dokumentów koordynatorzy wydziałowi akceptują kandydatów cudzoziemców do odbycia części studiów w UTP i przekazują podpisane dokumenty do koordynatora uczelnianego. 4. Akceptacja przyjęcia studentów powinna być uwarunkowana posiadaniem aktualnej oferty zajęć dydaktycznych, dostępnych dla studentów zagranicznych na danym wydziale. 5. Wszelkie czynności administracyjne związane z przyjęciem studenta z zagranicy załatwiane są w Dziale Współpracy Międzynarodowej u koordynatora uczelnianego. 6. Studentom zagranicznym zapewnia się pomoc w załatwieniu zakwaterowania, w miarę możliwości w akademikach uczelnianych lub na kwaterach prywatnych. 7. Każdemu studentowi cudzoziemcowi prodziekan ds. dydaktycznych i studenckich przydziela opiekuna spośród studentów wydziału/instytutu, który będzie pomagał studentowi zagranicznemu na początku jego pobytu w załatwianiu wszystkich spraw związanych ze studiowaniem w UTP. 8. Studenci, po przyjeździe do UTP, zobowiązani są zgłosić się do dziekanatu danego wydziału, celem uzupełnienia podstawowej dokumentacji studenckiej. Zgodnie z Regulaminem Studiów w UTP studenci zostają objęci procedurą rejestracyjną, obowiązującą w naszej uczelni, tj. zostają zaimmatrykulowani i zaewidencjonowani w albumach i rejestrach studenckich. W efekcie tego otrzymują legitymację studencką UTP oraz Kartę Zaliczeń, będącą podstawą do uczestnictwa w wybranych zajęciach dydaktycznych oraz do ubiegania się o ich zaliczenie w danym semestrze. 9. Studenci cudzoziemcy zobowiązani są do posiadania ważnej wizy lub zezwolenia na pobyt czasowy oraz aktualnej polisy ubezpieczeniowej od kosztów leczenia i następstw nieszczęśliwych wypadków. 10. Po zrealizowaniu i zaliczeniu określonych wcześniej obowiązkowych zajęć dydaktycznych na studiach lub zrealizowaniu ustalonego programu indywidualnego studenci cudzoziemcy otrzymują oficjalny dokument potwierdzający stan zaliczeń. Dokument ten wystawiany jest przez dziekanat wydziału z kopią do wiadomości do uczelnianego koordynatora programu Erasmus+ UTP. 11. Koordynator uczelniany wystawia dokument poświadczający okres studiowania w UTP. 12. Dokumenty związane z przyjęciem i pobytem studentów cudzoziemców na studiach przechowywane są u koordynatora uczelnianego oraz w teczkach osobowych studentów danego wydziału. 13. Jednostki organizacyjne wchodzące w zakres pionu dydaktycznego, tj. dziekanaty wydziałów/sekretariaty instytutów, Dział Dydaktyki i Spraw Studenckich, zobowiązane są do udzielania wszelkiej pomocy organizacyjnej w zakresie wyjazdów i przyjazdów studentów oraz do prowadzenia odpowiedniej dokumentacji rejestracyjnej. 14. Niniejsze zasady wymiany studenckiej w UTP mają zastosowanie do naboru studentów na rok akademicki 2014/2015 i lata następne. Strona 6 z 6