WYTYCZNE W ZAKRESIE KOMUNIKACJI I OZNAKOWANIA dla projektów współfinansowanych przez UE i realizowanych poza jej granicami Komisja Europejska Biuro Współpracy EuropeAid Rue de la Loi 41, B-1049 Bruksela Fax: 32-2 299 64 07 E-mail: europeaid-info@ec.europa.eu Niniejsza broszura stanowi streszczenie najważniejszych informacji zawartych w Wytycznych i została przygotowana na potrzeby beneficjentów Programu Współpracy Transgranicznej Polska- Białoruś - Ukraina 2007 2013, także w oparciu o doświadczenie i najlepsze praktyki. 1
1 WSTĘP Działania informacyjne i promocyjne realizowane na poziomie projektu powinny: podkreślać celowość udzielonego wsparcia finansowego, wskazywać wyniki i pozytywny wpływ udzielonego wsparcia na region/lokalne społeczeństwo, uwzględniać partnerstwo transgraniczne, tzn. prezentować projekt jako jedno, wspólne, międzynarodowe przedsięwzięcie, nie jako działanie realizowane tylko po jednej stronie granicy, gwarantować zrozumienie podziału ról i zadań wśród wszystkich partnerów biorących udział w projekcie (komunikacja wewnętrzna). 2 KOMUNIKACJA I OZNAKOWANIE Przewodnik krok po kroku Rekomenduje się, aby działania dotyczące komunikacji i oznakowania były konsultowane ze Wspólnym Sekretariatem Technicznym Programu Współpracy Transgranicznej Polska Białoruś Ukraina 2007 2013 (dalej WST Programu). 2.1 Efektywność komunikacji W treściach przekazu powinno się unikać eksponowania procedur administracyjnych związanych z kontraktowaniem lub wdrażaniem projektu. Nacisk powinien być położony na osiąganie celów projektu. W celu usprawnienia komunikacji należy pamiętać o: rozłożeniu działań w odpowiednim czasie dokładności przekazywanych informacji doborze informacji dla odpowiednich grup docelowych (zainteresowaniach odbiorcy) proporcjonalności użytych środków wobec oczekiwanych rezultatów i osiągalnego budżetu (doborze odpowiednich narzędzi komunikacji). W trakcie wdrażania projektu pojawiają się różnorodne okoliczności sprzyjające promocji projektu i dotarciu do wyznaczonych grup docelowych, np. wydarzenia lokalne, konferencje, zainteresowanie mediów. Takie okoliczności każdy plan komunikacji projektu powinien uwzględniać w elastyczny sposób. 2.2 Kluczowi odbiorcy i grupy docelowe Aby efektywnie komunikować się z innymi, odbiorcy docelowi powinni być jasno zdefiniowani w planach komunikacji. Wśród odbiorców mogą znaleźć się liderzy opinii, dziennikarze, władze lokalne a także ci, na których projekt w jakimś stopniu oddziałuje. Każdy projekt powinien wybrać najistotniejsze dla swoich celów grupy, z którymi powinien się komunikować. 2.3 Plany komunikacji 2.3.1 Wzór planu komunikacji Określony w budżecie plan komunikacji i oznakowania powinien być zawarty w planie działań jakiegokolwiek projektu finansowanego w ramach Programu. Ilość i rodzaj działań promocyjnych i informacyjnych należy dostosować do charakteru projektu, zakresu wdrażanych działań, kosztów przewidzianych w budżecie projektu oraz zmieniających się etapów wdrażania projektu. 2
Wzór planu komunikacji i oznakowania OGÓLNA STRATEGIA KOMUNIKACYJNA Cele 1. Ogólne cele komunikacyjne 2. Grupy docelowe >> wewnątrz kraju/-ów, gdzie projekt jest wdrażany >> wewnątrz UE (jeśli ma zastosowanie) 3. Konkretne cele dla każdej grupy docelowej połączone z celami projektu i fazami cyklu projektowego Przykłady celów komunikacyjnych: >> budowa świadomości celów projektu i udziału wkładu UE w ich osiąganie w grupie społeczności lokalnej >> budowa świadomości współpracy instytucji z UE z instytucją z kraju partnerskiego w dziedzinie edukacji/ zdrowia/ochrony środowiska itd. w grupie samorządów lokalnych DZIAŁANIA KOMUNIKACYJNE 4. Główne czynności, które będą miały miejsce w czasie okresu objętego przez plan komunikacji i oznakowania Zawierają: >>szczegółowy plan działań >> podział odpowiedzialności za wykonanie poszczególnych działań 5. Wybrane narzędzia komunikacyjne Zawierają szczegóły dotyczące użycia poszczególnych narzędzi (strona internetowa, reklama prasowa, wydarzenia, itd.) w środowisku lokalnym. WSKAŹNIKI REALIZACJI 1 6. Realizacja celów komunikacyjnych Różne wskaźniki w zależności od zaproponowanych narzędzi komunikacji 7. Zapewnienie informacji zwrotnej Można stosować formularze oceny, ankiety internetowe lub inne środki służące uzyskaniu informacji zwrotnej od przedstawicieli grup docelowych. ZASOBY 8. Zasoby ludzkie >> Osoby/dni wymagane do wdrożenia działań komunikacyjnych >> Członkowie grupy zarządzającej odpowiedzialni za działania komunikacyjne 9. Środki finansowe >> Budżet wymagany do wdrożenia działań komunikacyjnych (w liczbach bezwzględnych oraz jako procent całego budżetu dla projektu) 1 Spójne z matrycą logiczną projektu. 3
2.3.2 Budżet komunikacji Fundusze zarezerwowane na działania komunikacyjne powinny zostać uwzględnione we wszystkich umowach o dofinansowanie, a także powinny być wykazane w odpowiednich dokumentach roboczych (np. całoroczny plan pracy instytucji). Budżet komunikacyjny powinien być na tyle wystarczający, aby zostały osiągnięte cele projektu. Przyjmuje się, że aby sprostać wymogom dotyczącym komunikacji i oznakowania, budżet ten powinien wynosić minimum 1000 euro na projekt. 2.3.3 Projektowanie i wdrażanie planu komunikacji W trakcie uzgadniania planu komunikacji może pojawić się konieczność włączenia do prac urzędników krajów partnerskich lub innych partnerów (np. innych darczyńców). Podczas prognozowania działań komunikacyjnych należy wziąć pod uwagę: Wybrane metody komunikacji oraz przekazane wiadomości powinny być zgodne z powszechnymi normami społecznymi i religijnymi w miejscu, w którym zaplanowane jest działanie. Działania powinny szanować lokalne środowisko. We wszystkich działaniach komunikacyjnych język/-i lokalny powinien być używany w możliwie największym stopniu. W każdym przypadku zasoby (ludzkie, finansowe, itd.) niezbędne przy wdrażaniu konkretnych działań komunikacyjnych powinny być dokładnie ocenione już na etapie projektowania planu komunikacji. Zmiany w planach komunikacji i oznakowania powinny być uzgodnione z WST Programu. 2.3.4 Sprawozdawczość Standardowe wymagania dot. sprawozdawczości przewidziane w postanowieniach konkretnych kontaktów, umów o dofinansowanie oraz umów o wniesienie wkładu mają pierwszeństwo. Powyższe sprawozdania powinny zawierać szczegółowe dane o postępach działań dotyczących oznakowania. 4. DOPASOWYWANIE PLANU KOMUNIKACJI DO PROJEKTU Wykonawcy, partnerzy realizujący oraz organizacje międzynarodowe są odpowiedzialni są zapewnienie odpowiedniej reklamy wdrażanego projektu. Reklama ma też przyczynić się do podkreślenia, jak ważny wkład w propagowaniu projektu ma UE. Realizacja projektu wymaga różnego zaangażowania. W każdym jednak przypadku działania komunikacyjne powinny skupiać się na osiągnięciach projektu i jego pozytywnym wpływie na lokalną społeczność. Prace administracyjne oraz proceduralne nie mogą być priorytetem projektu. Podpisanie dokumentu, nawet jeśli związane jest z przeznaczoną dużą kwotą pieniędzy, niekoniecznie zapewni zainteresowanie mediów, szczególnie w UE. Następujące paragrafy zawierają ogólne zarysy możliwych działań komunikacyjnych. Niniejsze elementy mogą okazać się niezbędne przy przygotowywaniu szkicu planu komunikacji i oznakowania oraz wówczas, jeśli nie istnieje plan formalny. 4.1 Podstawy Partnerzy projektu, wykonawcy bądź organizacje międzynarodowe mogą wykorzystywać swój papier firmowy do korespondencji, ale powinni dodać: zwrot Niniejszy projekt jest dofinansowany przez Unię Europejską, a także flagę UE, gdy komunikują się w sprawach związanych z projektem (patrz załącznik 2). Flaga UE (patrz załącznik 2) musi zajmować równie ważne miejsce oraz mieć równie duży rozmiar, jak inne znaki 4
graficzne. Materiały w postaci flagi UE (znaki graficzne) oraz wytyczne dotyczące jej stosowania są dostępne na stronie internetowej: http://europa.eu/about-eu/basicinformation/symbols/flag/ 4.2 Narzędzia komunikacji Plan komunikacji może uwzględniać wykorzystanie: Komunikatów prasowych (patrz paragraf 4.2.1) Konferencji prasowych (patrz paragraf 4.2.2) Wizyty prasy (patrz paragraf 4.2.3) Ulotki, broszury, newslettery (patrz paragraf 4.2.4) Strony internetowe (patrz paragraf 4.2.5) Tablice informacyjne (patrz paragraf 4.2.6) Tablice pamiątkowe (patrz paragraf 4.2.7) Banery (patrz paragraf 4.2.8) Pojazdy, dostawy i sprzęt (patrz paragraf 4.2.9) Materiały promocyjne (patrz paragraf 4.2.10) Zdjęcia (patrz paragraf 4.2.11) Produkcje audiowizualne (patrz paragraf 4.2.12) Wydarzenia i wizyty publiczne (patrz paragraf 4.2.13) Kampanie informacyjne (patrz paragraf 4.2.14) 4.2.1 Komunikaty prasowe Komunikaty prasowe należy aktualizować na bieżąco. Co do zasady prasa powinna być poinformowana o projekcie na początku jego realizacji. Gdy partner planuje nadać komunikat prasowy na temat projektu, musi jego treść ustalić z WST Programu. W komunikacie powinna być zawarta flaga UE, informacja, że dofinansowanie dostało zapewnione przez UE oraz kwota dofinansowania podana UE w euro i lokalnej walucie. Jeśli planowana jest konferencja prasowa, komunikat prasowy powinien zawierać imię i nazwisko osoby reprezentującej Program, jeśli taka osoba będzie obecna na konferencji. Komunikat powinien być datowany w górnej części strony oraz może wskazywać, kiedy informacja może zostać najwcześniej opublikowana. Zasadniczo dziennikarze preferują natychmiastową możliwość wykorzystania komunikatu. Ważny komunikat prasowy powinien zawierać: nagłówek, wyraźny akapit wprowadzający i sumujący najważniejsze fakty, rozwinięcie historii, cytaty, trochę podstawowych danych oraz dane kontaktowe do uzyskania dalszych informacji. Podstawowe wskazówki dotyczące niniejszych elementów są przedstawione poniżej. Wzory dla różnych produktów komunikacyjnych są przedstawione w załączniku 3. O ile jest to możliwe, komunikat powinien mieścić się na jednej stronie A4; jeśli jest dłuższy, na dole każdej kolejnej strony powinno być napisane więcej na następnej stronie. Na końcu dokumentu należy napisać Koniec. Po napisie Koniec komunikat prasowy powinien uwzględniać imię i nazwisko przynajmniej jednej osoby, z którą może skontaktować się dziennikarz, w celu uzyskania dalszych informacji. 4.2.2 Konferencje prasowe Konferencje prasowe dotyczące planu komunikacji i oznakowania zawsze powinny być organizowane we współpracy z WST Programu. Zaproszenia powinny zawierać flagę UE zgodnie ze stosownymi zasadami ogólnymi (patrz paragraf 3.1). Podczas konferencji prasowej flaga UE powinna być wystawiona, jeśli wystawione są inne flagi lub symbole. 4.2.3 Wizyty prasy Grupowe wizyty dziennikarzy w miejscach przeprowadzania projektu mogą dostarczać dodatkowych okazji do podkreślenia wagi projektu. Takie wizyty powinny odbywać się w odpowiednim momencie i skupiać się na konkretnych osiągnięciach. 4.2.4 Ulotki, broszury i newslettery Publikacje takie jak ulotki, broszury i newslettery mogą okazać się niezbędne wówczas, gdy są ogłaszane rezultaty i osiągnięcia realizowanego projektu konkretnemu odbiorcy. Ulotki przedstawiają podstawowe fakty oraz adres (mailowy lub strony internetowej), gdzie można znaleźć dalsze informacje; Broszury mogą być bardziej szczegółowe, podkreślać kontekst, zawierać wywiady z beneficjentami itd.; 5
Newslettery charakteryzują się regularnością i mogą być wydawane w celu informowania o postępach realizowanego projektu. Jest to przydatne, np. dla projektów infrastrukturalnych, programów treningowych itd., gdzie można określić wpływ i znaczenie projektu na przestrzeni czasu. Publikacje zawsze powinny być dopasowane do konkretnego odbiorcy oraz skupiać się na zamierzonych rezultatach projektu, nie na szczegółach finansowych i administracyjnych. Teksty powinny być krótkie i proste oraz, gdzie to możliwe, powinny ilustrować projekt, czyli po prostu należy umieszczać zdjęcia ukazujące etapy realizacji projektu.. Jeśli jest to możliwe, na zdjęciach powinni znaleźć się ludzie zaangażowani w prace projektu, a nie urzędnicy odpowiedzialni za zarządzanie nim. Generalnie wszelkie materiały wytwarzane w formie papierowej powinny być również udostępniane w formie elektronicznej tak, aby można je było przesłać e-mailem lub umieścić na stronie internetowej. W przypadku materiałów w formie papierowej powinna być wzięta pod uwagę możliwość dystrybucji (listy mailingowe). Wszystkie ulotki i broszury powinny zawierać podstawowe elementy identyfikacji wizualnej UE, tzn. flagę UE (załącznik 2) oraz klauzulę o wyłączeniu odpowiedzialności (załącznik 3), a także szczegóły projektu, osobę do kontaktu, adres, telefon, faks oraz e-mail. Ulotki i broszury wytworzone przez wykonawcę i/lub partnera realizującego muszą również zawierać definicję UE (patrz załącznik 4). Ponadto, w takich przypadkach, okładka musi jasno identyfikować projekt jako część działania dofinansowywanego przez UE. Baner na dole pierwszej strony musi zawierać klauzulę o wyłączeniu odpowiedzialności z załącznika 2. Górny baner newslettera musi być zaprojektowany zgodnie z opisem z załącznika 3 (rozdział 4). Kopie publikacji, łącznie z kopiami w wersji elektronicznej, powinny być udostępnione WST Programu. 4.2.5. Strony internetowe Strony internetowe są w coraz większym stopniu podstawowym wymogiem dla komunikacji, ale nie zawsze wymagane są oddzielne strony dla każdego projektu, jako że informacje mogą być po prostu udostępnione np. poprzez istniejącą stronę partnera. Jeśli czas realizacji projektu jest długi i jest możliwość wygenerowania zasobów w postaci zdjęć obrazujących postępy w realizacji projektu, wywiadów, materiałów dla prasy itd., to plan komunikacji może przewidywać utworzenie niezależnej strony internetowej dla projektu. Jako minimum, powinny zostać stworzone linki do stron lokalnej Delegacji UE oraz Biura Współpracy EuropeAid poprzez dodanie adresu strony http://ec.europa.eu/europeaid/index_en.htm W końcowym etapie realizacji projektu strona powinna być skopiowana na płytę CD-rom oraz przekazana WST Programu do ewentualnego późniejszego wykorzystania w działaniach komunikacyjnych oraz w celu archiwizacji. 4.2.5 Tablice informacyjne Projekty infrastrukturalne dofinansowane przez UE muszą być identyfikowane poprzez tablice informacyjne zlokalizowane na miejscu inwestycji. Tablice powinny być dobrze widoczne, umiejscowione przy ciągach komunikacyjnych od początku realizacji projektu do momentu upłynięcia sześciu miesięcy od jego zakończenia. Beneficjenci powinni również dysponować mobilną tablicą informacyjną, za pomocą której będą sygnalizować dofinansowanie projektu przez UE ( podczas wystaw, konferencji oraz przy biurze projektu). Kształt, wielkość i wymiary tablicy informacyjnej mogą się różnić w zależności od ilości informacji, która musi być przekazana oraz stopnia jej mobilności. Proste oznakowanie może być wykonane przy wykorzystaniu samoprzylepnych liter oraz flagi UE umiejscowionej w lewym górnym rogu tablicy. Gdy wykonawcy lub partnerzy realizujący uważają za stosowne dodanie loga organizacji partnerskiej na tablicy informacyjnej, powinno ono być umiejscowione w prawym górnym rogu. 4.2.6 Tablice pamiątkowe Stałe tablice pamiątkowe są efektywnym sposobem potwierdzenia udziału UE przy powstaniu lub wyposażeniu takich obiektów jak kliniki, centra szkoleniowe, laboratoria, itd. 6
Jako część ceremonii otwarcia nowych obiektów tablica pamiątkowa powinna zostać umiejscowiona w najbardziej widocznej części budynku, np. przy głównym wejściu lub na froncie. Gdy ma to zastosowanie, tablica powinna zawierać następujące zdanie: Niniejszy obiekt [nazwa obiektu] został współfinansowany ze środków Unii Europejskiej. Poniżej musi zostać odwzorowana flaga UE. Gdy wykonawcy lub partnerzy realizujący uważają za stosowne dodać na tablicy logo organizacji partnerskiej, powinno ono być umieszczone w prawym dolnym rogu, a flaga UE powinna być w lewym dolnym rogu. 4.2.7 Banery Plastikowe lub materiałowe banery podobne do przykładu podanego w załączniku 3.6 powinny być stworzone, gdy jest tak określone w strategii komunikacyjnej projektu. W zamyśle mają służyć jako tło dla specjalnych wydarzeń, takich jak inauguracje lub konferencje. 4.2.8 Pojazdy, dostawy i sprzęt Wszelkie pojazdy wykorzystywane w celu zrealizowania projektu dofinansowanego przez UE, powinny być wyraźnie zidentyfikowane oraz w miejscu widocznym zawierać flagę UE oraz zwrot Zakup został współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w języku programu UE (angielskim) oraz w języku lokalnym. Loga firmowe wykonawcy, partnera realizującego oraz innych darczyńców mogą pojawiać się na pojazdach, jednakże flaga UE powinna być wyróżniona przynajmniej tak samo jak znaki innych stron zaangażowanych w projekt. O ile nie zostało inaczej uzgodnione z Komisją, wszelkie dostawy lub sprzęt dostarczany zgodnie z dofinansowanym przez UE projektem powinny być wyraźnie zidentyfikowane oraz powinny w widocznym miejscu zawierać flagę UE oraz napis Zakup został współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w języku użytkowym programu UE oraz w języku lokalnym. Wszelkie pojazdy wykorzystywane w działaniach wspieranych przez UE powinny mieć tablice informacyjne (załącznik 3). 4.2.9 Materiały promocyjne Wszystkie rodzaje materiałów promocyjnych (takie jak T-shirty, czapeczki i długopisy) mogą być produkowane przez partnerów realizujących, wykonawców lub organizacje międzynarodowe jako materiał wspierający ich własne działania informacyjne i komunikacyjne. Przed podjęciem jakiejkolwiek decyzji dotyczącej produkcji takich materiałów, konieczna jest konsultacja z WST Programu. Wyprodukowane materiały promocyjne powinny być wyraźnie zidentyfikowane przy pomocy flagi UE z napisem obok Unia Europejska, logo Programu oraz, jeśli jest to możliwe, kluczowych dla projektu haseł. Na pewnych materiałach promocyjnych (np. długopisy), gdzie powierzchnia nadruku jest niewielka, powinna się pojawić przynajmniej flaga UE (patrz również załącznik 3). 4.2.10 Zdjęcia Powinny zostać wybrane takie zdjęcia, które najlepiej ilustrują rezultaty oraz wpływ projektu oraz powinny one pasować do wszelkich informacji w formie pisemnej na temat projektu. Tak samo, jak w przypadku materiałów w formie pisemnej, w centrum uwagi powinny znaleźć się beneficjenci końcowi projektu, nie personel odpowiedzialny za zarządzanie projektem.. 4.2.11.2 Archiwa zdjęć Zgodnie z ogólną zasadą powinna być wykorzystywana fotografia cyfrowa, aby ułatwić reprodukcję na stronach internetowych oraz w innych materiałach informacyjnych (dla tworzenia materiałów drukowanych minimalnym standardem jakości jest 300 dpi). Kopie zdjęć powinny być wysyłane do WST PBU. Kopie zdjęć powinny być opisane z tyłu w następujący sposób: Imię i nazwisko oraz dane kontaktowe osoby wysyłającej zdjęcia Nazwa organizacji lub imię i nazwisko osoby, która posiada prawa autorskie do zdjęcia. Nazwa projektu, do którego odnosi się zdjęcie, jego trwanie (np. 2004-2008) oraz miejsce, w którym zostało zrobione. Komisja Europejska oraz WST PBU będzie automatycznie uprawniona do wykorzystania i reprodukcji zdjęć dostarczonych do powyższych archiwów bez ponoszenia dodatkowych opłat. 7
4.2.12 Produkcje audiowizualne Zezwala się na stosowanie materiałów audiowizualnych, jednak ich przygotowanie i wyprodukowanie może okazać się zbyt drogie, więc powinny być przygotowane tylko wtedy, gdy jest realna szansa, że zostaną wykorzystane w mediach. Mniejsze produkcje filmowe mogą być z powodzeniem wykorzystane w kanałach internetowych. Tak jak wszystkie materiały, produkcje te powinny obrazować uzyskane wsparcie od UE poprzez umieszczanie flagi UE oraz logo Programu na początku i/lub końcu filmu. Tak samo jak w przypadku zdjęć, wykonawca, partner realizujący lub organizacja międzynarodowa powinni przesłać kopie produkcji filmowych do WST PBU (w tym kopia w najwyższej dostępnej rozdzielczości obrazu). 4.2.13 Wydarzenia i wizyty publiczne Organizacja imprezy publicznej (lub uczestniczenie w wydarzeniu organizowanym niezależnie od projektu, np. przez Delegację UE) może zapewniać doskonałe możliwości do wzbudzenia zainteresowania konkretnymi osiągnięciami projektu. Wśród takich wydarzeń mogą znajdować się: konferencje, warsztaty, seminaria, targi oraz wystawy. Uczestnicy biorący udział w dofinansowanych przez UE kursach treningowych, konferencjach, seminariach, targach, wystawach oraz warsztatach powinni zostać uświadomieni, że UE dofinansowuje dane wydarzenie. Flaga UE wraz z logo Programu powinna pojawić się na wszystkich materiałach. W zależności od okoliczności, powinna zostać wykorzystana okazja do wystawienia na pokaz flagi i/lub banerów UE (patrz załącznik 3) w pomieszczeniach, gdzie odbywają się spotkania. Wizyty na wysokim szczeblu urzędników Komisji lub przywódców politycznych są potencjalną okazją komunikacyjną poprzez komunikaty prasowe, konferencje prasowe, wydarzenia oraz poprzez dyplomację publiczną, taką jak okazje zdjęciowe podczas odwiedzania miejsca, gdzie odbywa się projekt. Delegacja UE akredytowana przy kraju beneficjenta powinny być ściśle zaangażowana w przygotowanie i wdrażanie takich wydarzeń, łącznie z kontaktami z mediami. 4.2.14 Kampanie informacyjne Duże projekty mogą wspierać organizację kampanii informacyjnych w czasie trwania projektu. Takie kampanie mogą podnieść widoczność projektu oraz UE poprzez promowanie dyskusji dotyczących kwestii związanych z działaniem, takich jak zdrowie publiczne, bezpieczeństwo na drogach, środowisko itd. 8
ZAŁĄCZNIK 1 WZÓR KOMUNIKACJI: JAK I KIEDY KOMUNIKOWAĆ, CO I KOMU? ZAŁĄCZNIK 2 ELEMENTY IDENTYFIKACJI WIZUALNEJ UE 1. Flaga UE 2. Opis geometryczny 3. Kolory 4. Tła 5. Zmiany i dodatki 6. Klauzula o wyłączeniu odpowiedzialności 7. Linki internetowe 8. Oznakowanie UE po zakończeniu projektu ZAŁĄCZNIK 3 WZORY DLA PRODUKTÓW KOMUNIKACJI 1. Komunikaty prasowe 2. Ulotki 3. Broszury 4. Newslettery 5. Tablice informacyjne 6. Banery 7. Tablice pamiątkowe 8. Tablice na pojazdy 9. Materiały promocyjne ZAŁĄCZNIK 4 DEFINICJE I POSTANOWIENIA OGÓLNE 1. Postanowienia ogólne 2. Definicje Unii Europejskiej i jej Instytucji Unia Europejska Wspólnota Europejska Parlament Europejski Rada Unii Europejskiej Komisja Europejska Europejski Trybunał Sprawiedliwości Europejski Trybunał Obrachunkowy Inne instytucje 9
Wzór komunikacji: jak i kiedy komunikować, co i komu? Efektywna komunikacja powinna mieć miejsce przez cały cykl trwania projektu, bez opóźnień. Sprawne porozumiewanie się oraz działania dotyczące promocji powinny być wykorzystywane do ogłaszania kluczowych postępów w realizacji projektu. Aby dostosować czynności dotyczące oznakowania zarówno do konkretnych etapów projektu (lub cyklu projektowego), jak i do odbiorcy docelowego, można wykorzystywać poniższy wzór. Wzór ten przedstawia w zarysie typy czynności dotyczących oznakowania stosownych na różnych etapach trwania projektu. Zakres wzoru planu może wychodzić poza zakres indywidualnych umów o dofinansowanie (nie wszystkie czynności proponowane we wzorze oznakowania mogą być dofinansowanie w kontekście poszczególnych umów o dofinansowanie). GRUPA PRZEKAZ SPOSÓB TERMIN KTO WSKAŹNIKI DOCELOWA (zakres wiadomości DOTARCIA DZIAŁANIA REALIZUJE REALIZACJI kluczowej) (narzędzia) ETAP BUDOWANIA ŚWIADOMOŚCI Grupa 1 na terenie Partner Wiodący Partnera Wiodącego Grupa 1 na terenie Partner X Partnera X np. Media lokalne np. Dzięki realizacji np. Informacja Np. po podpisaniu Liczba artykułów na terenie Partnera projektu zmieni się prasowa umowy lub Wiodącego otrzymaniu zaliczki. np. Władze lokalne np. W strategii rozwoju np. np. Prezentacja Liczba uczestników naszego regionu istotne Konferencja projektu podczas miejsce zajmuje., a otwierająca konferencji realizacja projektu poświęconej przyczyni się do rozwojowi regionu. ETAP WDRAŻANIA, ANGAŻOWANIA GRUP DOCELOWYCH Grupa 1 na terenie Partnera Wiodącego ETAP DYSTRYBUCJI KORZYŚCI Grupa 1 na terenie Partnera Wiodącego Strona internetowa projektu Partner Wiodący Liczba odwiedzin Partner Wiodący 10
ZAŁĄCZNIK 2 Elementy identyfikacji wizualnej UE 1. Flaga UE Wspólnym elementem oznaczającym wszystkie projekty dofinansowywane przez UE jest flaga UE: Jakikolwiek jest rozmiar, zasięg lub cele projektu, flaga UE musi być wyraźnie wyeksponowana publicznie tak, jak zostało to określone w niniejszych wytycznych, na wszystkich materiałach wytwarzanych przez wykonawcę, partnera realizującego lub organizację międzynarodową. Wzory w formie elektronicznej zostały opracowane dla każdego narzędzia komunikacyjnego oraz mogą być pobrane z następującej strony: http://ec.europa.eu/europeaid/work/visibili ty/index_en.htm Flaga UE stanowi główny element europejskiej identyfikacji wizualnej. Z tego powodu zostały przygotowane konkretne wskazówki, aby zapewnić jej odpowiednie wykorzystanie i prezentację Podczas gdy większość punktów dotyczących standardowych kolorów, które powinny być wykorzystane we fladze UE oraz dotyczących stworzenia flagi jest zawartych w tym dokumencie, bardziej szczegółowe instrukcje można znaleźć w załączniku A1 Międzyinstytucjonalnego przewodnika stylu dostępnego na następującej stronie: http://publications.europa.eu/code/en/en- 000100.htm 2. Opis geometryczny Flaga UE ma format niebieskiej prostokątnej flagi, której szerokość jest równa półtora raza długości wysokości. 12 złotych gwiazdek umieszczonych w równych odstępach tworzy nieograniczony okrąg, środek którego jest punktem przecięcia się przekątnych prostokąta. Promień okręgu jest równy jednej trzeciej wysokości krótszego boku prostokąta. Każda z gwiazdek ma pięć końców, które są umieszczone na obwodzie nieograniczonego okręgu o promieniu równym jednej osiemnastej wysokości krótszego boku prostokąta. Wszystkie gwiazdki są skierowane w górę, tzn. z jednym końcem w pozycji wertykalnej, czyli wskazującym w górę oraz dwoma końcami w równej linii pod kątem prostym do masztu. Okrąg jest utworzony w taki sposób, aby gwiazdy widoczne były w miejscu godzin na tarczy zegara. Ich liczba jest niezmienna. 3. Kolory Flaga posiada następujące oficjalne kolory: Pantone Reflex Blue na powierzchnię prostokąta, Pantone Process Yellow na gwiazdki. Wykonawcy, partnerzy realizujący oraz organizacje międzynarodowe muszą, do odwołania, korzystać z kolorów Pantone Process Yellow oraz Pantone Reflex Blue". Międzynarodowa paleta kolorów Pantone jest szeroko i łatwo dostępna, również dla amatorów. 11
4. Tła Najlepiej, aby flaga była drukowana na białym tle. Powinno się unikać wielokolorowych teł, w szczególności tych, które mają kolor, który gryzie się z niebieskim. Gdy nie da się uniknąć kolorowego tła, musi być użyta biała ramka o grubości 1/25 krótszego boku prostokąta. Materiały w postaci flagi UE (znaki graficzne) oraz wytyczne dotyczące jej stosowania są dostępne na stronie internetowej: http://europa.eu/abouteu/basic-information/symbols/flag/ 5. Zmiany i dodatki Wykonawcy, partnerzy realizujący oraz organizacje międzynarodowe powinni być świadomi, że w momencie reprodukowania flagi UE w newsletterach i innych prezentacjach graficznych, musi ona być wykorzystana w całości oraz bez żadnych zmian i dodatków. Tak więc, nie wolno prezentować flagi UE jako części jakiejkolwiek flagi lub symbolu innego kraju, darczyńcy lub instytucji. Każda powinna być pokazywana niezależnie od siebie. 6. Klauzula o wyłączeniu odpowiedzialności UE nie jest odpowiedzialna za zawartość materiałów komunikacyjnych przygotowanych przez wykonawców, partnerów realizujących lub organizacje międzynarodowe. Muszą one zatem zawierać w swoich publikacjach następującą klauzulę o wyłączeniu odpowiedzialności: publikacji ponosi <imię i nazwisko autora/nazwa wykonawcy/partnera realizującego> oraz w żaden sposób nie może być ona postrzegana jako odzwierciedlenie poglądów Unii Europejskiej. 7. Linki internetowe Wszystkie publikacje stworzone przez wykonawców lub partnerów realizujących w celu uzyskania dalszych informacji powinny kierować do oficjalnych źródeł UE, a w szczególności, do portalu Europa.eu i/lub strony lokalnej Delegacji UE. Ponadto, może także funkcjonować przekierowanie do portalu Unia Europejska na świecie, który można znaleźć pod adresem http://ec.europa.eu/world/. Portal ten zawiera linki do bardziej specjalistycznych stron z informacjami na temat zewnętrznych działań UE. 8. Oznakowanie UE po zakończeniu projektu Projekt może być kontynuowany przez beneficjenta lub partnera po zakończeniu fazy dofinansowanej przez UE. W takim przypadku, sześć miesięcy po zakończeniu fazy dofinansowanej przez UE żaden symbol UE nie może być zawarty w żadnym narzędziu komunikacyjnym projektu z wyjątkiem tablicy pamiątkowej. Jednakże, następujące zdanie musi być zawarte na materiale i wyeksponowane tak tamo jak flaga UE: Wstępna faza <daty> niniejszego projektu/programu była wspierana ze środków Unii Europejskiej. Niniejsza publikacja została stworzona przy pomocy Unii Europejskiej. Wyłączną odpowiedzialność za zawartość niniejszej 12
ZAŁĄCZNIK 4 Definicje i postanowienia ogólne 1. Postanowienia ogólne Jeśli partner chce zamieścić definicje dotyczące UE w formie pisemnej takiej jak komunikaty prasowe, publikacje, projektowe strony internetowe lub materiały informacyjne w formie elektronicznej, powinny być wykorzystane definicje ogólne o odpowiednim standardzie. Standardowe definicje dla UE oraz jej instytucji są przedstawione poniżej. Definicja ogólna UE Unia Europejska złożona jest z 28 państw członkowskich, które postanowiły, aby stopniowo integrować swoją wiedzę, doświadczenie, zasoby oraz wspólnie decydować o swoich losach. Razem, w czasie rozwoju trwającego 50 lat, zbudowały one strefę stabilizacji, demokracji i zrównoważonego rozwoju, równocześnie zachowując różnorodność kulturową, tolerancję oraz indywidualną wolność. Unia Europejska jest zaangażowana w dzielenie się swoimi osiągnięciami oraz swoimi wartościami z krajami i ludźmi poza jej granicami. 2. Definicje Unii Europejskiej i jej Instytucji Jeśli wykonawca, partner realizujący lub organizacja międzynarodowa decydują, że potrzebne są bardziej szczegółowe informacje, w jakichkolwiek materiałach komunikacyjnych powinny być wykorzystane następujące, zatwierdzone definicje, o ile WST PBU nie zalecił inaczej. Unia Europejska Unia Europejska została utworzona zgodnie z Traktatem o Unii Europejskiej. Aktualnie w Unii jest 28 państw członkowskich. Bazuje ona na współpracy Wspólnot Europejskich i państw członkowskich w dziedzinie wspólnej polityki zagranicznej i bezpieczeństwa oraz wymiaru sprawiedliwości i spraw wewnętrznych. Pięcioma głównymi instytucjami Unii Europejskiej są Parlament Europejski, Rada Ministrów, Komisja Europejska, Trybunał Sprawiedliwości i Trybunał Obrachunkowy. Unia Europejska jest ważnym graczem w międzynarodowej współpracy oraz pomocy dla krajów rozwijających się. Dzisiaj Wspólnota Europejska ma polityczną i finansową odpowiedzialność za ponad 11% światowej pomocy społecznej (ODA), w porównaniu z 5% w 1985 r. Głównym celem polityki własnego rozwoju KE, uzgodnionym w listopadzie 2000, jest wykorzenienie ubóstwa. Aby powiększyć swój wpływ, KE kieruje pomoc w sześciu priorytetowych obszarach: handel i rozwój, integracja i współpraca regionalna, wsparcie dla polityki makroekonomicznej i równy dostęp do usług społecznych, transport, bezpieczeństwo żywności i zrównoważony rozwój terenów wiejskich, kreowanie potencjału instytucjonalnego, dobre rządzenie i rządy prawa. Oprócz tych głównych obszarów ważne zagadnienia przekrojowe są włączane do działań rozwojowych: prawa człowieka, równouprawnienie płci, środowisko i zapobieganie konfliktom. http://europa.eu Parlament Europejski Parlament Europejski jest wyrazem woli politycznej Unii Europejskiej wybranym za pomocą wyborów bezpośrednich i największym wielonarodowym parlamentem na świecie. Parlament Europejski podtrzymuje prawa obywateli, 13
przyjmuje legislację oraz monitoruje wykorzystanie władzy wykonawczej. http://www.europarl.europa.eu Rada Unii Europejskiej Nieformalnie zwana Radą Ministrów; ministrowie specjaliści z rządów różnych państw członkowskich spotykają się, aby podejmować decyzje i rozwiązywać różnice narodowe w różnych obszarach polityki. Rada Europejska, utworzona z 28 głów państw lub rządu, spotyka się dwa razy do roku, aby wyznaczać cele i ustalać priorytety. Każde państwo członkowskie po kolei przejmuje Prezydencję na okres sześciu miesięcy. http://www.consilium.europa.eu Komisja Europejska Komisja Europejska jest organem wykonawczym Wspólnoty Europejskiej. Prowadzona przez 28 Komisarzy, Komisja Europejska inicjuje propozycje legislacyjne oraz działa jako opiekun Traktatów. Komisja jest również managerem i wykonawcą wspólnej polityki oraz międzynarodowych stosunków handlowych. Jest odpowiedzialna za zarządzanie pomocą zewnętrzną Unii Europejskiej. http://ec.europa.eu Europejski Trybunał Sprawiedliwości Europejski Trybunał Sprawiedliwości zapewnia sądownicze zabezpieczenie koniecznie do upewnienia się, że przepisy prawa są przestrzegane zgodnie z interpretacją i zastosowaniem Traktatów oraz całej legislacji na nich bazującej. http://www.curia.europa.eu Europejski Trybunał Obrachunkowy Europejski Trybunał Obrachunkowy jest odpowiedzialny za sprawdzanie, czy Unia Europejska wydaje swoje pieniądze zgodnie z zasadami i przepisami budżetowymi. http://www.eca.europa.eu Inne instytucje Europejski Bank Inwestycyjny (EBI) Europejski Bank Inwestycyjny jest instytucją finansową Unii Europejskiej. Zapewnia pożyczki pod inwestycję kapitału, promując zbalansowany rozwój ekonomiczny i integrację Unii. Jest główną instytucją dla podstawowych inwestycji infrastrukturalnych w Europie Południowo-Wschodniej. http://www.eib.europa.eu Europejski Komitet Ekonomiczno- Społeczny (EKES) Europejski Komitet Ekonomiczno- Społeczny reprezentuje poglądy i zainteresowania zorganizowanego społeczeństwa obywatelskiego vis-à-vis Komisji, Rady i Parlamentu Europejskiego. Z Komitetem należy konsultować się w sprawach związanych z polityką gospodarczą i społeczną; może on również wydawać opinie na temat swoich własnych inicjatyw w innych kwestiach, które uznaje za ważne. http://www.eesc.europa.eu Komitet Regionów (KR) Komitet Regionów jest zgromadzeniem politycznym, które zapewnia władzom lokalnym i regionalnym głos w sercu Unii Europejskiej. Należy się z nią konsultować w sprawach dotyczących polityki regionalnej, środowiska i edukacji. Składa się z przedstawicieli władz regionalnych i lokalnych. http://www.cor.europa.eu Europejski Bank Centralny (EBC) Europejski Bank Centralny jest centralnym bankiem dla jedynej waluty Unii Europejskiej, euro, która została wprowadzona w 1999 r. Głównym zadaniem EBC jest utrzymanie siły nabywczej euro oraz stabilności cen w strefie euro. Strefa euro składa się z 18 państw Unii Europejskiej. http://www.ecb.eu 14
15