Załącznik nr 2 do SIWZ PROCEDURY ODBIORU PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA I. Zasady ogólne 1. Wykonawca zgłaszając gotowość do odbioru Produktu, ma obowiązek załączyć kompletną Dokumentację, w tym (jeśli dotyczy) Dokumentację Użytkową, opracowane przez Wykonawcę scenariusze testowe, a także protokoły z testów przeprowadzonych przez Wykonawcę. 2. Odbiór Przedmiotu Zamówienia dokonywany będzie etapowo w stosunku do poszczególnych Zadań Projektu zgodnie z zaakceptowanym przez Zamawiającego harmonogramem rzeczowofinansowym. 3. Przedmiotem odbiorów częściowych będzie: a. Dostawa oraz montaż wraz z uruchomieniem oraz konfiguracją sprzętu komputerowego (urządzeń teleinformatycznych) wyspecyfikowanego w Zadaniach nr 2, 3, 4, 5, 6, 7 oraz 8 zgodnie z Tabelą nr 1 Załącznika nr 1 do SIWZ. b. Etapy prac wdrożeniowych dla Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów (Zadanie nr 1): Analiza przedwdrożeniowa, Instalacja, dostawa licencji Oprogramowania oraz Oprogramowania Narzędziowego, Konfiguracja oraz parametryzacja Systemu, Szkolenia, Wdrożenie Systemu (odbiór końcowy realizacji zadania). 2. Wykonawca zobowiązuje się do przekazywania Zamawiającemu wszystkich Produktów związanych z realizacją Przedmiotu Umowy do siedziby Zamawiającego lub Partnera Projektu, w terminie każdorazowo uzgodnionym przez Wykonawcę z Zamawiającym lub Partnerem Projektu, w formie pisemnej (w przypadku Protokołów Odbioru wymaga się 4 egzemplarze) oraz w formie elektronicznej na płytach CD-ROM/DVD-ROM z wykorzystaniem jednego lub kilku z następujących formatów zapisu plików: MS Word (wersje ostateczne dokumentów oraz ich wersje robocze), PDF (wersje ostateczne dokumentów), MS Excel (w przypadku dużych zestawień tabelarycznych), HTML, oraz innych wymaganych Umową lub za zgodą Zamawiającego. W uzasadnionych przypadkach, wyłącznie za zgodą Zamawiającego, dopuszcza się przekazanie wybranych Produktów tylko w formie elektronicznej. Strona: 1
II. Odbiór sprzętu komputerowego, licencji oraz nośników Oprogramowania i Oprogramowania Narzędziowego 1. Dostawa sprzętu komputerowego, licencji oraz nośników Oprogramowania i Oprogramowania Narzędziowego będzie potwierdzana przez Zamawiającego lub Partnera Projektu Protokołem Odbioru ilościowego w dniu przekazania Zamawiającemu poszczególnych elementów dostawy. 2. Protokół Odbioru ilościowego musi potwierdzać dostawę Przedmiotu Zamówienia spełniającego wymagania niniejszego postępowania oraz zawierać jego dane identyfikacyjne, w tym numery seryjne. 3. Protokół Odbioru ilościowego Wykonawca sporządza oddzielnie dla każdego Zadania. 4. Każdy Protokół Odbioru ilościowego sporządza się w czterech egzemplarzach. Po jednym dla Wykonawcy, Partnera Projektu oraz dwa egzemplarze dla Zamawiającego. 5. Jeśli Zamawiający lub Partner Projektu odmawia dokonania odbioru i podpisania Protokołu Odbioru ilościowego, przekazuje jednocześnie Wykonawcy pisemną informację zawierającą uzasadnienie decyzji o odmowie dokonania odbioru z przytoczeniem powodu bądź powodów odmowy oraz wskazaniem zapisów Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia, Oferty Wykonawcy lub Umowy, z którymi przedstawiona do odbioru dostawa jest niezgodna. 6. Do każdego Protokołu Odbioru dostaw w ramach Zadania Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć dokument producenta sprzętu lub autoryzowanego serwisu potwierdzający świadczenie usług gwarancyjnych zgodnie z wymaganiami zawartymi w kartach produktu zadań w Załączniku nr 1. 7. Podpisany przez Zamawiającego Protokół Odbioru dostaw w ramach Zadania stanowi podstawę do wystawienia przez Wykonawcę faktury VAT z tytułu dostarczonego Przedmiotu Zamówienia w ramach Zadania. III. Odbiór usług montażu wraz z uruchomieniem oraz konfiguracja sprzętu komputerowego 1. Zakończenie realizacji usług związanych z montażem oraz uruchomieniem oraz konfiguracją sprzętu komputerowego będzie potwierdzana przez Zamawiającego lub Partnera Projektu Protokołem Odbioru w dniu ich zakończenia. 2. Protokół Odbioru musi potwierdzać zakres zrealizowanych prac spełniający wymagania niniejszego zamówienia. 3. Każdy Protokół Odbioru sporządza się w czterech egzemplarzach, po jednym dla Wykonawcy, Partnera projektu oraz dwa egzemplarze dla Zamawiającego. 4. Jeśli Zamawiający lub Partner Projektu odmawia dokonania odbioru i podpisania Protokołu Odbioru, przekazuje jednocześnie Wykonawcy pisemną informację zawierającą uzasadnienie decyzji o odmowie dokonania odbioru z przytoczeniem powodu bądź powodów odmowy oraz wskazaniem zapisów Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia, Oferty Wykonawcy lub Umowy, z którymi przedstawiona do odbioru dostawa jest niezgodna. 5. Podpisany przez Zamawiającego Protokół Odbioru wszystkich prac wdrożeniowych w ramach Zadania stanowi podstawę do wystawienia przez Wykonawcę faktury VAT z tytułu wykonanych usług Przedmiotu Zamówienia w ramach Zadania. Strona: 2
IV. Odbiór Analizy Przedwdrożeniowej 1. W terminie 5 dni roboczych od przekazania Analizy Przedwdrożeniowej lub jej części Zamawiający dokona odbioru Analizy Przedwdrożeniowej lub przekaże Wykonawcy uwagi do Analizy Przedwdrożeniowej, ze wskazaniem zapisów Załącznika nr 1 do SIWZ, z którymi Analiza Przedwdrożeniowa jest niezgodna oraz zakresu oczekiwanych zmian i uzupełnień. Kryterium poprawności będzie zgodność Analizy Przedwdrożeniowej ze Specyfikacją Istotnych Warunków Zamówienia, Ofertą Wykonawcy oraz Umową. Wykonawca w trakcie realizacji prac będzie przekazywał sukcesywnie Zamawiającemu ich opisany wynik. 2. W przypadku, gdy opis procesów w Analizie Przedwdrożeniowej ma odbiegać od procesów istniejących u Zamawiającego, wraz z Analizą Przedwdrożeniową Wykonawca przedstawi pisemne uzasadnienie wprowadzenia zmiany. 3. W przypadku przekazania przez Zamawiającego uwag, Strony uzgodnią zakres zmian i uzupełnień Analizy Przedwdrożeniowej oraz ustalą termin ich wykonania, nie krótszy niż 5 dni roboczych. 4. Po wprowadzeniu zmian i uzupełnień Wykonawca ponownie przedstawi Zamawiającemu Analizę Przedwdrożeniową do odbioru w wersji ostatecznej. W przypadku, gdy poprawiona Analiza Przedwdrożeniowa nie uwzględnia uzgodnionych uwag Zamawiającego, Zamawiający ponownie zgłosi uwagi zgodnie z procedurą opisaną w niniejszym punkcie, przy czym uwagi takie muszą dotyczyć kwestii, wskazanych uprzednio. 5. Analiza Przedwdrożeniowa musi być przekazana Zamawiającemu w formie pisemnej oraz elektronicznej. Przekazanie potwierdza stosowny pisemny protokół przekazania. V. Odbiór Dokumentacji Technicznej, Dokumentacji Wdrożeniowej, Dokumentacji Szkoleniowej oraz Dokumentacji Użytkowej 1. W terminie 5 Dni Roboczych od przekazania Dokumentacji, Zamawiający dokona odbioru Dokumentacji lub przekaże Wykonawcy uwagi do Dokumentacji, ze wskazaniem zapisów Załącznika nr 1 do SIWZ, z którymi Dokumentacja jest niezgodna oraz zakresu oczekiwanych zmian i uzupełnień. 2. Kryterium poprawności będzie zgodność przekazanej Dokumentacji z wymaganiami określonymi w treści Załącznika nr 1 do SIWZ oraz stanem faktycznym Systemu. 3. W przypadku przekazania przez Zamawiającego uwag, Zamawiający wskaże zakres zmian i uzupełnień Dokumentacji oraz wskaże termin ich wykonania, nie krótszy niż 5 dni roboczych. 4. Po wprowadzeniu zmian i uzupełnień Wykonawca ponownie przedstawi Zamawiającemu Dokumentację do odbioru w wersji ostatecznej. W przypadku, gdy poprawiona Dokumentacja nie uwzględnia uzgodnionych uwag Zamawiającego, Zamawiający ponownie zgłosi uwagi zgodnie z procedurą opisaną w niniejszym punkcie. 5. Zamawiający zastrzega możliwość dwukrotnego dokonania poprawek przez Wykonawcę w opracowywanej Dokumentacji, określonej w Załączniku nr 1 SIWZ. W przypadku, gdy w/w Dokumentacja będzie wymagała kolejnych poprawek, Wykonawca zapłaci na rzecz Zamawiającego Strona: 3
kary umowne, zgodnie z zasadami określonymi w 10 ust. 2 pkt 4 Projektu Umowy - Załącznik nr 7 do SIWZ. 6. Dokumentacja musi być przekazana Zamawiającemu w formie pisemnej oraz elektronicznej. Przekazanie potwierdza stosowny pisemny Protokół Odbioru Produktu. VI. Odbiór usług Instalacji, Konfiguracji oraz parametryzacji Systemu 1. Zakończenie realizacji usług związanych z Instalacją, Konfiguracją oraz parametryzacją Systemu będzie potwierdzane przez Zamawiającego lub Partnera Projektu Protokołem Odbioru w dniu ich zakończenia. 2. Protokół Odbioru musi potwierdzać zakres zrealizowanych prac spełniający wymagania niniejszego postępowania. 3. Każdy Protokół Odbioru sporządza się w czterech egzemplarzach, po jednym dla Wykonawcy, Partnera Projektu oraz dwa egzemplarze dla Zamawiającego. 4. Jeśli Zamawiający lub Partner Projektu odmawia dokonania odbioru i podpisania Protokołu Odbioru, przekazuje jednocześnie Wykonawcy pisemną informację zawierającą uzasadnienie decyzji o odmowie dokonania odbioru z przytoczeniem powodu bądź powodów odmowy oraz wskazaniem zapisów Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia, Oferty Wykonawcy lub Umowy, z którymi przedstawiona do odbioru dostawa jest niezgodna. VII. Odbiór wdrożenia 1. Wykonawca zgłaszać będzie Zamawiającemu w formie pisemnej gotowość do odbioru poszczególnych Zadań. Podział na Zadania określa Załącznik nr 1 do SIWZ. 2. Po zakończeniu prac wdrożeniowych dla każdego etapu prac przedstawiciele Stron (tj. Zamawiający, Wykonawca oraz Inżynier Projektu) przeprowadzą czynności ich odbioru. 3. Odbiór poszczególnych Zadań dokonywany będzie w formie pisemnej w ustalonym przez Strony terminie, nie później jednak niż w terminie 5 dni roboczych od zgłoszenia przez Wykonawcę gotowości do odbioru. Zamawiający może w uzasadnionych przypadkach złożyć Wykonawcy oświadczenie o przedłużeniu terminów, o których mowa w niniejszym punkcie, przy czym przedłużenie powyższych terminów nie może przekraczać 5 dni roboczych. Skorzystanie przez Zamawiającego z uprawnienia określonego w zdaniu poprzedzającym zwalnia Wykonawcę z odpowiedzialności z tytułu niedotrzymania terminu realizacji prac w zakresie, w jakim opóźnienie wynika z przedłużenia terminu odbioru. 4. Zastrzeżenia, co do zakresu i jakości wykonanych prac uniemożliwiających dokonanie odbioru Zamawiający wskaże w formie pisemnej w terminie określonym w pkt VI.3. Wykonawca jest zobowiązany do odpowiedzi na zgłoszone zastrzeżenia w terminie 5 dni roboczych. Odpowiedź musi określać sposób i czas usunięcia wskazanych zastrzeżeń. Zadania zostaną ponownie przedstawione do odbioru. Kolejne ewentualne zastrzeżenia Zamawiającego nie mogą wykraczać poza uprzednio już przez niego zgłaszane. 5. Niezłożenie przez Zamawiającego w terminie określonym w pkt VI.4 zastrzeżeń, co, do jakości i zakresu odbieranego Zadania jest podstawą do sporządzenia Protokołu Odbiorczego i odbioru Zadania. Strona: 4
6. Dokonanie odbioru wszystkich poszczególnych elementów Wdrożenia podlegających odbiorowi jest równoznaczne z odbiorem końcowym Systemu. Strony potwierdzą dokonanie odbioru końcowego Systemu podpisaniem Protokołu Odbioru Końcowego. Strona: 5