Opis postępowania dla uczestników aukcji z umów ramowych Aby przystąpić do aukcji elektronicznej, należy wejść na stronę portalu aukcyjnego, który znajduje się pod adresem https://aukcje-khw.coig.biz/ - tak jak poniżej: 1
Następnie należy wybrać z górnego menu pozycję Zaloguj, pojawi się poniższe okno, gdzie trzeba podać użytkownika (login) oraz hasło, a następnie przycisk Zaloguj. W przypadku problemów z logowaniem, można skorzystać z przycisku Zapomniałeś hasła? Po wpisaniu wymaganych danych, zostanie wysłany mail na podany adres e-mail, w którym znajduje się link do zmiany hasła (ważny przez 10 dni). 2
Jeżeli użytkownik zalogował się pomyślnie - to w prawym górnym rogu pojawia się zegar systemowy według którego rozliczane są czasy trwania poszczególnych aukcji, a także login zalogowanego użytkownika. W celu sprawdzenia do jakich konkretnie aukcji został przydzielony zalogowany użytkownik, należy wejść na zakładkę Nowe aukcje -> Przydzielone aukcje. 3
Po wejściu w Przydzielone aukcje można zobaczyć czasy rozpoczęcia konkretnych aukcji przypisanych dla danego uczestnika. Ikona przy nazwie aukcji (lub przy konkretnych pozycjach aukcji) informuje o tym, że organizator dołączył do aukcji dokumenty (protokoły z zakresem remontu, itp.), z którymi należy się zapoznać przed złożeniem oferty. Następnie należy kliknąć na nazwę aukcji w tym przypadku: Aukcja na usługi remontowe. 4
Na ekranie pojawiają się poszczególne pozycje aukcji będące przedmiotem aukcji. Jeżeli jest to aukcja z ofertowaniem, widoczny będzie również dodatkowy czas zakończenia ofertowania oraz przycisk Formularz ofertowy, na który należy kliknąć. Na formularzu ofertowym należy wprowadzić oferty cenowe, a następnie wybrać przycisk Wyślij ofertę. 5
Po wysłaniu ofert otrzymują one status Nowa, a organizator aukcji decyduje o ich zatwierdzeniu bądź odrzuceniu. 6
Ekran formularza ofertowego odświeża się automatycznie, jeżeli organizator odrzuci daną ofertę przy pozycji - istnieje możliwość jej ponownego wysłania do weryfikacji, o ile nie upłynął jeszcze czas ofertowania. Jeżeli oferta cenowa będzie odrzucona na wybranych pozycjach lub nie zostanie złożona oferta, to kontrahent nie będzie mógł przystąpić do licytacji na tych pozycjach. Organizator może zdecydować o wymogu załączania dodatkowych dokumentów, na przykład kalkulacji, certyfikatów, deklaracji itd. Wtedy, oprócz opisanego powyżej formularza ofertowego, należy również załączyć wymagane dokumenty. Okienko Prześlij dokument widoczne jest pod przyciskiem formularz ofertowy: Należy wybrać dokument z rozwijanej listy. Pojawi się okienko, za pomocą którego można dołączyć dokument. Należy kliknąć w przycisk Przeglądaj" i załączyć ze swojego komputera plik. Następnie należy kliknąć przycisk Prześlij". 7
Po przesłaniu dokumentu status pliku jest brak" i za pomocą przycisku Przeglądaj można dołączać kolejne dokumenty (jeżeli są w osobnych plikach) Aby przesłane pliki zatwierdzić ostatecznie, należy kliknąć przycisk Zatwierdź wysłane pliki". Status dokumentu zmienia się na nowy" i będą one widoczne do weryfikacji dla Organizatora aukcji. Pliki można jeszcze podejrzeć klikając przycisk Pokaż wysłane pliki". Jeśli dokument zostanie zaakceptowany przez organizatora aukcji, status dokumentu zmieni się na zatwierdzony", a jeśli zostanie odrzucony, to status będzie odrzucony". 8
W przypadku aukcji z ofertowaniem z dokumentami wymaganymi warunkiem dopuszczenia do dalszej licytacji jest złożenie pełnej oferty, czyli ceny oraz wszystkich wymaganych dokumentów wtedy Organizator ustawia statusy zatwierdzona i do licytacji TAK. 9
LICYTACJA: Jeżeli nastanie czas rozpoczęcia aukcji - zgodnie z zegarem, który widnieje w prawym górnym rogu - następuje automatyczne przeniesienie aukcji do zakładki Trwające aukcje. Użytkownik musi o tej godzinie wejść na Trwające aukcje, gdzie pojawiają się pozycje na których organizator zaakceptował kontrahenta w wyniku ofertowania. Wtedy należy kliknąć w przycisk Zaznacz (pojawią się tak zwane 'checkboxy' po prawej stronie przy każdej z pozycji), a następnie przycisk Licytacja (koszyk). 10
W tym momencie wszystkie zaznaczone aukcje zostają dodane do koszyka i należy wybrać Przejdź do koszyka. 11
W kolejnym kroku pokazywana jest jeszcze raz zawartość koszyka. Następnie należy nacisnąć przycisk Licytacja. 12
Kolejnym krokiem jest podanie ustalonego podczas pierwszego logowania hasła do licytacji, a następnie wybranie przycisku Załoguj. Uwaga! W przypadku, jeżeli po wpisaniu hasła do licytacji i wybraniu załoguj pojawia się dalej to samo okno z hasłem do licytacji - oznacza to, że podawane jest niewłaściwe hasło - w takiej sytuacji należy wygenerować nowe hasło za pomocą przycisku Zapomniałeś hasła" znajdującego się w zakładce ZALOGUJ przed załogowaniem się do portalu. Więcej o zmianie haseł znajduje sie w instrukcji obsługi ZMIANA HASEŁ, dostępnej na zakładce POMOC. 13
Jeżeli hasło do licytacji zostało prawidłowo wprowadzone pojawia się ekran podobny do poniższego. 14
Licytacja polega na wprowadzeniu w żółtym polu ceny, a następnie wybraniu przycisku Licytuj. Dopiero wtedy pojawia się sukces a cena widnieje na zielono (czyli jest ceną wygrywającą). Może również pojawić się komunikat Porażka - jeżeli inny uczestnik poda szybciej swoją cenę. Licytując można skorzystać z przycisku [-], który widoczny jest obok przycisku Licytuj. Spowoduje to automatyczne wpisanie ceny niższej o dany skok minimalny (postąpienie) do pola licytacji. Jeśli organizator aukcji nie ustalił wysokości skoku minimalnego, to po kliknięciu w [- ] cena obniża się o 1 grosz. W przypadku jeśli kolejne postąpienie, po obniżeniu o ustalony skok minimalny, byłoby już mniejsze od samego skoku, to przyjmuje się za kolejne postąpienie wartość samego skoku. Dopiero w kolejnych postąpieniach wartość ta będzie obniżana co 1 grosz. Należy kliknąć przycisk Licytuj, aby potwierdzić daną cenę. UWAGA: w momencie rozpoczęcia licytacji wszystkie pola Najlepsza świecą się na czerwono dlatego kontrahent powinien wykonać co najmniej jedno postąpienie, aby cena wyświetliła się na zielono. Przeprowadzane aukcje mogą mieć ustawiony parametr dogrywki (zwykle 2 minuty). Oznacza to, że jeżeli w ciągu 2 ostatnich minut do zakończenia aukcji jeden z uczestników zalicytuje na danej pozycji - aukcja zostanie automatycznie wydłużona do 2 minut. Jeżeli w tym samym czasie rozpoczną się inne aukcje, które wcześniej nie były dodane do koszyka, można wybrać przycisk Pokaż inne rozpoczęte aukcje - spowoduje to dodanie nowych aukcji do których uczestnik jest dopuszczony do aktualnego widoku strony. 15
Po zakończeniu aukcji należy przejść do zakładki Zakończone aukcje, tak jak pokazano poniżej. W tym miejscu można wyświetlić raporty z udziału w aukcji poprzez zaznaczenie odpowiedniego pola i wybraniu przycisku Raport końcowy 16