Wrocław dnia, 30.04.2015 r. DO: WYKONAWCÓW BIORĄCYCH UDZIAŁ W POSTĘPOWANIU Dotyczy: postępowania nr ref.: Z/63/2015 prowadzonego w trybie pozaustawowym pn. Produkcja telewizyjna i transmisja krajowa Igrzysk The World Games 2017. ZAWIADOMIENIE 1. Na podstawie Rozdziału II pkt. 1-6 Procedury Udzielenia Zamówienia pn. Produkcja telewizyjna i transmisja krajowa Igrzysk The World Games 2017 - Zamawiający informuje, że otrzymał kolejne n/w pytania do Procedury i udziela n/w odpowiedzi: 1) Kiedy zostanie zwrócone wadium w przypadku wygrania przetargu? Zgodnie z zapisem Rozdziału VIII pkt. 9 Zamawiający zwróci niezwłocznie wadium wszystkim Wykonawcom po wyborze oferty ostatecznej lub unieważnieniu postępowania, z wyjątkiem Wykonawcy, którego oferta została wybrana, jako najkorzystniejsza. Powyższy zapis oznacza, że Wykonawca, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą wadium zostanie zwrócone po wniesieniu należytego zabezpieczenia wykonania umowy, o ile nie wystąpią przewidziane w Procedurze przesłanki do jego zatrzymania przez Zamawiającego. 2) Kiedy Wykonawca może otrzymać zaliczkę na poczet należytego wykonania umowy? Po określeniu końcowego zakresu produkcji, nie wcześniej jednak niż przed 02.2017. 3) Do kiedy Wykonawca jest zobowiązany wpłacić zabezpieczenie należytego wykonania umowy? Umowa, która zostanie zawarta w niniejszym postępowaniu musi zostać zabezpieczona (w jednej z form wskazanych w niniejszej Procedurze). Oznacza to, że Wykonawca musi zadbać o to, aby zabezpieczenie zostało wniesione przez niego w takim terminie, aby w terminie podpisania umowy posiadała ona już należyte zabezpieczenie. str. 1
4) Do składanej oferty należy dołączyć Zaakceptowane Istotne Warunki Umowy zgodnie z załącznikiem nr 4. W załączniku nr 4 widnieje wzór pełnomocnictwa. Czy to pomyłka? Tak Zamawiający potwierdza, że jest to omyłka pisarska, albowiem do składanej oferty należy załączyć Zaakceptowane Istotne Warunki Umowy zgodnie z załącznikiem nr 6 do Procedury. Zamawiający dokona formalnej korekty Procedury w przedmiotowym zakresie. 5) Czy kwota oferty za dyscyplinę rozgrywaną w ciągu 3 dni (np. piłka plażowa) może być podana jako łączna suma? (scalone komórki w pliku 1b)? Czy można scalić komórki i podać jedną kwotę za 3 dni pracy przy 3 dyscyplinach przy wycenie ekip ENG (np. sporty lotnicze w wersji minimum)? Jeżeli kwota łączna wszystkich dni jest mniejsza niż kwota jednostkowa za dzień produkcji to Zamawiający umożliwia podanie dwóch kwot (łącznej dla wszystkich dni oraz jednostkowej dla jednego dnia). 6) Gdzie w formularzu ofertowym części Zamówienia należy podać informację o wykonaniu części Zamówienia przez Podwykonawcę? Czy konieczne jest przedstawienie jakiegoś oświadczenia Podwykonawcy? Zgodnie z wymaganiem wskazanym w Procedurze (Rozdział IV pn. Opis Przedmiotu Zamówienia w pkt. 2 ppkt. 3) - Wykonawca może powierzyć Wykonanie części lub całości niniejszego Zamówienia podwykonawcom. W takim przypadku zobowiązany jest do wykazania w formularzu ofertowym części Zamówienia, której wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcom. Wobec powyższego Zamawiający udostępnił Wykonawcom Formularz Ofertowy (zał. nr 1a do Procedury) w wersji edytowalnej, celem umożliwienia nadpisania dodatkowych danych/informacji ponad bezwzględnie wymagane informacje od Wykonawcy. W przypadku podawania przez Wykonawcę danych podwykonawcy (lub podwykonawców) Zamawiający zaleca, aby dane te wskazać/dodać w części zakreślonej ramką (w załączniku nr 1a do Procedury) poniżej danych Wykonawcy (wraz z informacją o części zamówienia, które zostaną powierzone podwykonawcy do realizacji). Jednocześnie Zamawiający informuje, że na etapie składania ofert wstępnych - nie jest konieczne przedstawienie oświadczenia podwykonawcy; Zamawiający nie wyklucza natomiast konieczności złożenia stosownych oświadczeń, celem wyjaśnienia treści złożonej oferty (wstępnej/ostatecznej), w tym także również na etapie prowadzenia negocjacji. str. 2
7) Czy Wykonawca Producent może wprowadzać zmiany do Harmonogramu z załącznika 2f jeśli po rozmowach z nadawcami okaże się że preferują oni pokazywanie innych dyscyplin niż te wybrane przez Zamawiającego? Co z kosztami pokazywania dyscyplin w dni nie ujęte w harmonogramie? Zmiany w podstawowym harmonogramie produkcji i emisji możliwe są po uzgodnieniu z Zamawiającym na etapie negocjacji. Zamawiający pokryje koszty produkcji w zakresie wynikającym z harmonogramu. 8) Czy Zamawiający przewiduje stanowiska do postprodukcji audio w IBC? Prośba o wyspecyfikowanie. Proponujemy zastosowanie jednego z dedykowanych systemów typu PROTOOLS, NUENDO lub SOUNDTRACK. Kabina lektorska - możliwość przełączenia swoich systemów mikrofonowych do systemów postprodukcji celem nagrania V/O. Większość obecnych systemów montażowych video posiada odpowiednie funkcje związane z montażem dźwięku. Zakładamy użycie tego stanowiska do montażu dźwięków materiałów informacyjnych. Przy post-produkcji dźwięku przewidujemy jedynie nagranie V/O i zmiksowanie proporcji dźwięku (V/O i FX(efekty grafika) lub muzyka). Tak proste czynności są do wykonania również na dowolnym, dostępnym systemie NLE lub na dedykowanym stanowisku post-produkcji dźwięku. Zakładamy, że powstanie stanowisko post dźwięku przydatne będzie m.in do czyszczenia setek od ekip ENG oraz czyszczenie sklejek montażowych. Obecność takiego stanowiska przyspieszy pracę montażowe. 9) Czy kabiny V/O są od razu kabinami komentatorskimi? Czy należy utworzyć oprócz kabin V/O kabinę do komentowania przekazów live? Na tą chwilę wiemy o komentarzu w języku angielskim jako komentarz sygnału międzynarodowego to stanowi jeden z przedmiotów zamówienia. Lokalizacja tego komentarza w IBC. Odpowiadając na pytanie Wykonawcy: Tak stanowisko(a) do komentarza międzynarodowego, Tak stanowisko do nagrania VO / dopuszczamy też taką możliwość, że kabina lektorska posłuży jako stanowisko dla komentarza. Tu ważna informacja aby nie powstał konflikt natury harmonogramowej. Na tą chwilę nie znamy ilości akredytowanych dziennikarzy może być taka konieczność na postawienie kabin komentatorskich na obiekcie > nie posiadamy wiedzy na tą chwilę. Idealnym rozwiązaniem było na każdym obiekcie mieć minimum 2 kabiny komentatorskie 1) International. FEED 2) Domestic FEED str. 3
10) W odpowiedzi na pytanie : Czy Zamawiający przewiduje produkcję sygnału radiowego z imprezy dla nadawców radiowych? Zamawiający nie wyklucza takiej produkcji. - Jakie ważne aspekty merytoryczne i techniczne powinna spełniać produkcja sygnału radiowego? Zakres merytoryczny oraz techniczny sygnału radiowego nie stanowi elementów tego postępowania. 11) W odpowiedzi na pytanie : Czy zamawiający przewiduje produkcję więcej niż jednego feedu z sygnałem międzynarodowym w tym samym czasie? Odpowiedź Zamawiający przewiduje produkcję jednego feedu międzynarodowego z każdej areny i każdego sportu zgodnie z harmonogramem produkcji załączonym do postępowania. Jak wiemy feed międzynarodowy w ostatecznym kształcie wychodzi z IBC, co z feedami z dyscyplin które odbywają się w tym samym czasie? Czy zamawiający planuje nadawanie równoczesne kilku dyscyplin? W chwili obecnej Zamawiający przewiduje przesył jednego feedu międzynarodowego z IBC na satelitę, nie wyklucza jednak, iż będą to dwa feedy. W związku z tym prosimy o przedstawienie oferty w 2 opcjach dla jednego i dwóch feedów. Wykonawca musi wziąć również pod uwagę zamówienia unilateralne. 12) W odpowiedzi na pytanie : W punkcie : FTP - Wykonawca (Producent) zapewni dostęp do serwera FTP dla nadawców telewizyjnych. Należy zapewnić odpowiednio wysoką wydajność przesyłu UPLOAD. -Jakiego rodzaju materiały nadawcy będą upload-ować na serwer Producenta- Wykonawcy? Chodzi o zapewnienie możliwości przyjęcia zewnętrznych treści od stacji telewizyjnych w jakości przystosowanej do szybkiego przesyłania za pośrednictwem sieci (nie materiałów w jakości produkcyjnej) np. zdjęć, animacji, krótkich wywiadów. Do wcześniejszych projektów wykorzystane było pasmo upload 2 x 100 Mb/s. -Czy Wykonawca ma zapewnić nadawcom możliwość downloadu materiałów video z serwera? Nie. Wykonawca ma zapewnić możliwość upload u materiałów reporterskich do stacji telewizyjnych. str. 4
Pytanie : Serwer FTP jest Producenta/Wykonawcy UPLOAD jest to zostawianie plików na serwerze DOWNLOAD jest to pobieranie plików z serwera O którą funkcję chodzi Zamawiającemu? Czy pasmo ma być wydzielonym połączeniem Serwer FTP nadawca czy pasmem Serwer FTP punkt dostępowy operatora telekomunikacyjnego? Określeniem UPLOAD nazywamy w tym przypadku dosył z IBC do centralnego serwera. Wcześniejsze doświadczenia nasze były takie, że serwer FTP (fizycznie) znajdował się poza centrum IBC. (case study) Urządzenie było umieszczone w komputerowym DATACENTER firmy telekomunikacyjnej obsługującej globalnie wydarzenie i świadczącej wszystkie usługi telekomunikacyjne. Dzięki temu transfer z serwera był gwarantowany na poziomie 1Gb/s natomiast połączenie pomiędzy IBC, a data center ograniczone było ze względów technologicznych do poziomu 2 x 100 Mb/s (związane to było z wykorzystaniem radiolinii, które przycinały pasmo i ograniczały transfer do takiej prędkości) Tak więc przesył plików z IBC do serwera w DATA CENTER następował ok 4 x szybciej niż czas trwania wydarzenia. Download przez nadawców z serwera odbywał się bez zastrzeżeń ze strony nadawców TV. (port komunikacyjny od serwera do sieci "Internet" był na poziomie 1 Gb/s) Oczywiście czasami dochodziło do pewnych ograniczeń lecz były to ograniczenia związane z transferem od strony nadawców, a szkieletem internetowym (głównie kłopoty pośredniczących operatorów telekomunikacyjnych poza granicami) Wykorzystanie wariantu z umieszczeniem serwera FTP poza centrum IBC w wydzielonym DATACENTER jest jak najbardziej dopuszczalne i wygodne dla wszystkich. Przesył plików ma tylko i wyłącznie sens jeśli w/w pliki video są dostarczane w czasie krótszym niż czas trwania plików czas trwania przekazu TV. 13) W odpowiedzi na pytanie : W punkcie : 5) Zapewnienie niezbędnych usług telekomunikacyjno-informatycznych. -Jakiego rodzaju usługi są uznane przez Zamawiającego jako niezbędne? Proszę wyspecyfikować Zamawiający uznaje za niezbędne: przyjęcie feedów z obiektów sportowych. INGEST materiałów Video z obiektów sportowych. Rejestracja na serwerach (równoznaczne z ingest) realizacja TV (dołożenie dodatkowej oprawy graficznej, ew. korekta dźwięku itp. Montaż materiałów video wg zlecenia Zamawiającego. str. 5
Pytanie było o niezbędne usługi telekomunikacyjno-informatyczne w obrębie IBC nie telewizyjne. Prosimy o odpowiedź. Dokładnie jak w pytaniu. Należy uwzględnić dodatkowo internet na potrzeby pracy IBC, Internet bezprzewodowy dla akredytowanych dziennikarzy korzystających z usług IBC. Możliwość wydrukowania dokumentów na dostępnej/publicznej drukarce Połączenia interkomowe pomiędzy IBC a obiektami sportowymi, działające telefony (trzeba się liczyć z koniecznością zestawienia na specjalne zamówienie dedykowanych linii telefonicznych dla ekip - usługa dodatkowa płatna lecz musi być możliwa), być może telefony VOIP. Sprawnie działające telefony GSM - (nadal zdarzają się tzw. "Białe plamy" telekomunikacyjne) Chodzi o wyeliminowanie problemów zasięgu telefonów komórkowych, lub zajętości (przeciążenia) stacji nadawczej telefonii komórkowej. Problemy typu "wychodzenie" przed budynek celem wykonania telefonu nie są dopuszczalne. 14) razem z odpowiedziami na pytania dostaliśmy od Pana załącznik nr 8 wykaz ludzi. Czy musimy dołączać go do oferty złożonej 4.05? Z procedury wynika, że taki spis ludzi musimy złożyć na 6 miesięcy przed imprezą. Zamawiający oczekuje złożenia w ofercie wstępnej wypełnionego załącznika nr 8 do Procedury. Wynika to z ostatniej modyfikacji Procedury (w Rozdziale VI pkt. 1 ppkt. 4) dokonanej pismem Zamawiającego z dnia 24.04.2015 roku. -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 2. Na podstawie Rozdziału II pkt. 9 Procedury Udzielenia Zamówienia pn. Produkcja telewizyjna i transmisja krajowa Igrzysk The World Games 2017 - Zamawiający dokonuje zmiany treści Procedury w n/w zakresie: 1) W Rozdziale VII Procedury pn. Informacja o Oświadczeniach i dokumentach, jakie powinni złożyć Wykonawcy do oferty wstępnej - w pkt. 2 ppkt. 4 skreśla się treść o brzmieniu: ( )nr 4 ( ). W miejsce skreślonej treści wprowadza się nową treść o brzmieniu: ( )nr 6 ( ). -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Prosimy o uwzględnienie wszystkich powyższych informacji (oraz wcześniejszych odpowiedzi i zmian dokonanych pismem Zamawiającego z dnia 24.04.2015 roku) - w treści składanych ofert. ( - ) ( - ) str. 6