KODEKS POSTĘPOWANIA DLA DOSTAWCÓW Strona 1 z 11
KODEKS POSTĘPOWANIA DLA DOSTAWCÓW WIZJA I MISJA: Jako część firmy Mars, Incorporated, firma Wrigley z dumą produkuje wysokiej jakości wyroby cukiernicze. Filozofia naszej działalności, oparta na Pięciu Zasadach Firmy Mars, wymaga współpracy wyłącznie z dostawcami, którzy są w stanie ustawicznie spełniać nasze normy i specyfikacje oraz w swoim postępowaniu kierują się wartościami, które są zgodne z naszymi. To zobowiązanie do bezkonkurencyjnej jakości jest podstawą naszej zasady wzajemności. Zasada wzajemności głosi, że: Wzajemna korzyść to wspólna korzyść, a wspólna korzyść jest trwałą wartością. Dzięki Kodeksowi postępowania dla dostawców możemy podtrzymać koncepcję wzajemności i zagwarantować konsekwentną doskonałość naszym konsumentom i interesariuszom. Od naszych dostawców oczekujemy przestrzegania tych norm, a jednocześnie zachęcamy ich do przekraczania wymogów przedstawionych w niniejszym Kodeksie postępowania. ZATRUDNIANIE DZIECI: Dostawca nie zatrudnia osób poniżej 16. roku życia, chyba że zezwalają na to lokalne przepisy, a dany wyjątek jest zgodny z wytycznymi Międzynarodowej Organizacji Pracy (MOP). Dostawca zachowuje w aktach datę urodzenia każdego pracownika lub posiada zgodną z prawem możliwość potwierdzenia wieku każdego pracownika. Dostawca przestrzega praw i przepisów dotyczących minimalnego wieku zatrudnionych. Niezależnie od wieku żaden pracownik, w tym także uczeń ani praktykant, nie może być zatrudniony z naruszeniem lokalnych przepisów dotyczących minimalnego wieku zatrudnionych bądź obowiązku szkolnego, zgodnie z konwencją MOP nr 138 o minimalnym wieku zatrudnionych. W przypadku braku dostępu do niezależnych dokumentów dostawca stosuje inne zgodne z prawem i miarodajne środki umożliwiające ustalenie wieku zatrudnionych. ZATRUDNIENIE DOBROWOLNE / PRACA PRZYMUSOWA: Dostawca zatrudnia wszystkich pracowników na zasadzie dobrowolności i nie zatrudnia więźniów ani nie korzysta z pracy przymusowej bądź niewolniczej oraz nie angażuje się w żadne inne formy pracy obowiązkowej ani żadne inne formy niewolnictwa bądź handlu ludźmi. Strona 2 z 11
Definicje a) niewolnictwa i b) handlu ludźmi muszą być zgodne z a) Uzupełniającą konwencją w sprawie zniesienia niewolnictwa, handlu ludźmi oraz instytucji i praktyk zbliżonych do niewolnictwa oraz b) Protokołu z Palermo w sprawie zapobiegania, zwalczania i karania handlu ludźmi, w szczególności handlu kobietami i dziećmi (2000). W momencie rozpoczęcia okresu zatrudnienia dostawca nie wymaga od pracownika zdania oryginalnych dokumentów tożsamości, dokumentów podróżnych ani żadnych innych osobistych dokumentów prawnych. Przez cały okres rekrutacji i zatrudnienia dostawcy nie wolno pobierać od pracowników żadnych depozytów (pieniężnych ani innych). Dotyczy to także pracowników tymczasowych, sezonowych i zagranicznych oraz pracowników pozyskanych za pośrednictwem biur pośrednictwa pracy, pośredników bądź specjalistów ds. rekrutacji pracowników. Zatrudnienie za pośrednictwem prywatnych biur pośrednictwa pracy musi być zgodne z konwencją MOP nr 181 w sprawie prywatnych biur pośrednictwa pracy. Dostawca nie zmusza pracowników do pracy w godzinach nadliczbowych. Dostawca nie więzi pracowników ani nie ogranicza ich swobody poruszania się. MOLESTOWANIE, NĘKANIE, CZYNNOŚCI DYSCYPLINARNE: Dostawca nie angażuje się w akty molestowania fizycznego, psychicznego, słownego ani w żadne inne formy molestowania, niehumanitarnego bądź poniżającego traktowania ani w żadne formy nękania. Dostawca traktuje wszystkich pracowników z szacunkiem i poszanowaniem ich godności oraz przestrzega lokalnych przepisów dotyczących działań dyscyplinarnych. Dostawca posiada oficjalną, opracowaną na piśmie procedurę dyscyplinarną, a wszystkie środki dyscyplinarne muszą być odnotowywane. Pracownik, którego dotyczy dane działanie dyscyplinarne, potwierdza je w formie pisemnej. Dostawca nie pobiera kar pieniężnych. Dostawca przeprowadza odpowiednie procedury bezpieczeństwa w sposób nienachalny i dostosowany do płci pracowników. SPRAWIEDLIWE I RÓWNE TRAKTOWANIE / DYSKRYMINACJA: Oferowane przez Dostawcę zasady i warunki zatrudnienia, odnoszące się między innymi do rekrutacji, szkolenia, warunków pracy, wynagrodzenia, świadczeń, awansu, dyscypliny, rozwiązania umowy o pracę bądź przejścia na emeryturę zależą od Strona 3 z 11
kwalifikacji, wyników, umiejętności i doświadczenia danego pracownika. Dostawca zapewnia miejsca pracy wolne od dyskryminacji ze względu na rasę, wiek, płeć, klasę społeczną, poglądy polityczne, wyznanie, stan cywilny, orientację seksualną, niepełnosprawność, macierzyństwo, członkostwo bądź przynależność lub inny status danej osoby, który nie ma związku z jej zdolnością do wykonywania danej pracy. Dostawca nie poddaje pracowników badaniom lekarskim, mogącym służyć do celów dyskryminacji (np. testy ciążowe). Wyniki żadnych testów wymaganych na podstawie lokalnych przepisów nie mogą być wykorzystywane w sposób umożliwiający dyskryminację. WYNAGRODZENIE I ŚWIADCZENIA: Dostawca godziwie wynagradza wszystkich pracowników zapewniając płacę i świadczenia zgodne z odpowiednimi przepisami. Dostawca zapewnia wynagrodzenie za wszystkie przepracowane godziny, odpowiadające co najmniej płacy minimalnej lub minimalnym standardom obowiązującym lokalnie w danej branży, w zależności od tego, która z tych kwot jest wyższa. Dostawca terminowo wypłaca pracownikom wynagrodzenie, zgodnie z wymogami prawnymi. Dostawca spełnia wszystkie wymogi prawne dotyczące stawek za godziny nadliczbowe oraz premii. Za godziny nadliczbowe Dostawca oferuje wyższą stawkę / stawkę co najmniej równą zwykłej stawce wynagrodzenia. Dostawca zapewnia wszystkie wymagane prawnie świadczenia, w tym urlopy i dni wolne od pracy. Dostawca informuje (ustnie lub pisemnie) wszystkich pracowników o: wynagrodzeniu, dodatkach motywacyjnych, świadczeniach i premiach, które - zgodnie z odpowiednimi przepisami - przysługują wszystkim pracownikom danej placówki. Dostawca odnotowuje fakt przekazania tych informacji. Przy wypłacie wynagrodzenia Dostawca przekazuje każdemu pracownikowi wyszczególnienie elementów składowych wynagrodzenia. Wyszczególnienie to musi uwzględniać co najmniej: kwotę wynagrodzenia, okres wynagrodzenia, stawkę, liczbę zwykłych godzin pracy oraz godzin nadliczbowych, odliczenia oraz świadczenia, jeśli są. GODZINY PRACY: Dostawca przestrzega wszystkich obowiązujących przepisów dotyczących zwykłych godzin pracy, okresów odpoczynku oraz godzin Strona 4 z 11
nadliczbowych. W zwykłych okolicznościach Dostawca zapewnia wszystkim pracownikom co najmniej jeden dzień wolny od pracy w każdym siedmiodniowym okresie. Dostawca nie wymaga pracy w wymiarze ponad 60 godzin tygodniowo (z uwzględnieniem godzin nadliczbowych), chyba że okoliczności związane z prowadzoną działalnością wymagają czasowego wydłużenia czasu pracy. Dostawca konsultuje z pracownikami kwestie dotyczące czasowego wydłużenia godzin pracy i zapewnia czas wolny od pracy w zamian za dodatkowe godziny pracy, oprócz wyższej stawki wynagrodzenia za przepracowane godziny nadliczbowe. Dostawca nie zmusza pracowników do pracy w godzinach nadliczbowych. Dostawca prowadzi aktualny rejestr zwykłych i nadliczbowych godzin pracy przepracowanych przez każdego zatrudnionego. WOLNOŚĆ ZRZESZANIA SIĘ / NEGOCJACJE ZBIOROWE: Dostawca przestrzega praw pracowników do tworzenia i przynależności do związków zawodowych oraz prowadzenia negocjacji zbiorowych w sposób zgodny z prawem i pokojowy, w zgodzie obowiązującymi przepisami. Dostawca przestrzega wszystkich obowiązujących przepisów dotyczących wolności zrzeszania się i negocjacji zbiorowych. Dostawca nie stosuje dyskryminacji ze względu na zrzeszenie lub niezrzeszenie. Dostawca nie zezwala na ingerencję kierownictwa w organizację pracowniczą. Dostawca nie naraża swoich pracowników na nękanie, zastraszanie lub odwet w związku z działaniami na rzecz swobodnego zrzeszania się lub prowadzenia negocjacji zbiorowych. Dostawca zapewnia pracownikom poufne metody składania skarg i dokumentuje ten proces. BHP: Dostawca przestrzega wszystkich obowiązujących przepisów BHP. Dostawca zapewnia bezpieczne, czyste, zdrowe i ergonomiczne środowisko pracy. Dostawca lub strona trzecia zapewniająca zakwaterowanie dla pracowników ma obowiązek zapewnić pracownikom odpowiednie oświetlenie, temperaturę, wentylację, urządzenia sanitarne oraz dostęp do przenośnych Strona 5 z 11
źródeł wody. Kwatery muszą być czyste i bezpieczne oraz posiadać wyjścia ewakuacyjne, odpowiednią ilość miejsca i racjonalne zasady dotyczące możliwości wejścia i wyjścia. Dostawca ma obowiązek zapewnić pisemne informacje i ostrzeżenia dotyczące BHP w podstawowym języku pracowników. Dostawca ma obowiązek rozmieścić karty charakterystyki substancji niebezpiecznych (w podstawowym języku pracowników) dotyczące wszelkich substancji toksycznych albo niebezpiecznych stosowanych w miejscu pracy i odpowiednio zarządzać postępowaniem ze wszystkimi niebezpiecznymi substancjami i urządzeniami. Dostawca ma obowiązek dostarczyć wszystkie odpowiednie środki ochrony osobistej. Dostawca odpowiednio szkoli pracowników w zakresie obowiązujących lokalnie zasad BHP, w tym w zakresie procedur ewakuacyjnych w nagłych wypadkach. Dostawca zapewnia systemy i szkolenia opracowane pod kątem przeciwdziałania wypadkom i urazom. Dostawca prowadzi dokumentację szkoleń BHP oraz wypadków i urazów w miejscu pracy. Dostawca zapewnia odpowiednie wyposażenie medyczne, dostęp do wyjść awaryjnych oraz sprzęt gaśniczy i wyposażenie BHP. OCHRONA ŚRODOWISKA: Dostawca przestrzega wszystkich obowiązujących praw i przepisów dotyczących ochrony środowiska. Dostawca ustawicznie dąży do dalszego doskonalenia efektywności w dziedzinie ochrony środowiska. Dostawca dokumentuje i prowadzi rejestr lokalnych i krajowych praw oraz przepisów dotyczących ochrony środowiska, w tym wymogów w zakresie zezwoleń i sprawozdawczości. Dostawca właściwie postępuje z niebezpiecznymi materiałami i odpadami, odpowiednio je przechowuje i utylizuje w sposób bezpieczny oraz zgodny z prawem. Dostawca w miarę możliwości minimalizuje niekorzystny wpływ na środowisko poprzez recykling, korzystanie z energii odnawialnej i ograniczenie zużycia zasobów naturalnych, w tym wody. ETYCZNE PRAKTYKI BIZNESOWE: Dostawca prowadzi swoją działalność zgodnie z najwyższymi normami etycznego postępowania oraz w zgodzie ze wszystkimi obowiązującymi prawami i przepisami. Dostawca przestrzega wszystkich obowiązujących wymogów prawnych (zarówno lokalnych, jak i zagranicznych) dotyczących działalności w innych krajach, w tym przepisów amerykańskiej ustawy o zagranicznych praktykach korupcyjnych (Foreign Corrupt Practices Act) oraz brytyjskiej Strona 6 z 11
ustawy o korupcji (Bribery Act). Ustawa o zagranicznych praktykach korupcyjnych generalnie zabrania przekazywania jakichkolwiek wartościowych prezentów urzędnikom państwowym, zagranicznym partiom politycznym, przedstawicielom partii politycznych bądź kandydatom na stanowiska publiczne w celu pozyskania lub zachowania pozycji biznesowej. Dostawca nie oferuje ani nie przyjmuje łapówek ani żadnych innych środków w celu pozyskania nadmiernej lub niewłaściwej przewagi. Dostawca nie przekazuje prezentów ani darowizn żadnym pracownikom firmy Wrigley ani na korzyść żadnych pracowników firmy Wrigley, bez wcześniejszej zgody odpowiedniego pionu oraz regionalnego radcy prawnego. Wszelkie posiłki zapewniane pracownikom Wrigley przez Dostawcę mają odpowiednią wartość i są zapewniane wyłącznie w ramach współpracy Dostawcy z firmą Wrigley. Dostawca ujawni firmie Wrigley wszelkie sytuacje, które mogą stwarzać pozór konfliktu interesów oraz ujawni firmie Wrigley informacje o każdym pracowniku lub członku rodziny pracownika, którego interesy mogą być w jakikolwiek związane z działalnością Dostawcy lub który może mieć jakiekolwiek powiązania gospodarcze z Dostawcą. Dostawca nie angażuje się w zmowy ofertowe, zmowy cenowe, dyskryminację cenową ani inne nieuczciwe praktyki handlowe naruszające przepisy o uczciwej konkurencji lub przepisy antytrustowe obowiązujące w obszarach prowadzenia działalności. Dostawca przestrzega praw własności intelektualnej innych osób. Dostawca podejmuje odpowiednie kroki w celu zabezpieczenia oraz zachowania poufnych i zastrzeżonych informacji firmy Wrigley oraz wykorzystuje takie informacje wyłącznie w celach, do których upoważniła go firma Wrigley. ZGODNOŚĆ Z PRZEPISAMI: Dostawca przestrzega wymogów prawnych i norm branżowych wynikających ze wszystkich obowiązujących przepisów oraz prowadzi dokładną dokumentację księgowosprawozdawczą wykazującą zgodność z takimi przepisami i normami, w prawnie dozwolonym stopniu. INNE OBOWIĄZKI: PODZLECANIE: Dostawca nie zatrudnia podwykonawców ani nie zleca żadnym innym stronom realizacji swoich zobowiązań umownych wobec firmy Wrigley, bez pisemnej zgody firmy Wrigley lub jej filii. Wymagana jest uprzednia pisemna akceptacja niniejszego Kodeksu przez podwykonawcę lub zleceniobiorcę. ROZPOWSZECHNIANIE NINIEJSZEGO KODEKSU: Dostawca informuje swoich pracowników o treści niniejszego Kodeksu i wyjaśnia prawa oraz obowiązki pracownika, w szczególności te, które nie są uwzględnione w Strona 7 z 11
przepisach lokalnych lub krajowych, ale są wymagane na mocy niniejszego Kodeksu. WYZNACZENIE OSOBY ODPOWIEDZIALNEJ: Dostawca wyznacza pracownika wyższego szczebla, który ma obowiązek ustawicznie monitorować przestrzeganie zasad niniejszego Kodeksu przez Dostawcę. Dostawca ma obowiązek niezwłocznie powiadomić firmę Wrigley o wszelkich kwestiach niezgodnych z normami i wytycznymi określonymi w niniejszym Kodeksie. MONITOROWANIE ZGODNOŚCI Z PRZEPISAMI: W celu kontroli przestrzegania zasad niniejszego Kodeksu przez Dostawcę firma Wrigley zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia zapowiedzianych i niezapowiedzianych audytów, przeprowadzanych przez stronę trzecią i obejmujących zakłady Dostawcy, zakwaterowanie zapewniane przez Dostawcę, działalność operacyjną, dokumentację księgowo-sprawozdawczą oraz do przeprowadzenia poufnych wywiadów z pracownikami w związku z takimi audytami. Po otrzymaniu niezadowalających wyników audytu i w przypadku niewdrożenia przez Dostawcę zalecanych działań naprawczych firma MARS zastrzega sobie prawo do zawieszenia wszelkich zakupów od Dostawcy do czasu wdrożenia działań naprawczych lub do zerwania współpracy z Dostawcą, według własnego uznania. Niniejszy Kodeks został opracowany, zatwierdzony i wdrożony przez zespół ds. globalnego przywództwa komercyjnego, co potwierdzają złożone poniżej podpisy. Strona 8 z 11
Steven Brunner wiceprezes Wrigley ds. zaopatrzenia i dyrektor zaopatrzenia Brian Chambers wiceprezes ds. handlowych Mars Global Drinks Patrick Mitchell dyrektor ds. zaopatrzenia Mars zespół Transversal Barry Parkin wiceprezes ds. handlowych, Mars Global Chocolate Andrew Parton globalny wiceprezes ds. handlowych Petcare Brice Russell globalny dyrektor zaopatrzenia Mars, Inc Johan van der Zande wiceprezes ds. handlowych, Food Europe Strona 9 z 11
Niżej podpisany/-a potwierdza, że rozumie i przestrzega wszelkich obowiązujących przepisów oraz zasad powyższego Kodeksu postępowania. Od Dostawców oczekuje się podjęcia niezbędnych działań naprawczych w celu niezwłocznego zlikwidowania wszelkich przypadków niezgodności z przepisami. Firma MARS zastrzega sobie prawo do zerwania współpracy z Dostawcami nieprzestrzegającymi zasad niniejszego Kodeksu. Oświadczenie o odpowiedzialności ------------------------------------------------------ (nazwa spółki), spółka prawnie zarejestrowana w (nazwa kraju) ---------------------------------------, pod numerem rejestracyjnym / numerem zezwolenia------------------------------ niniejszym oświadcza, że: (a) rozumie i akceptuje treść Kodeksu postępowania dla dostawców firmy Mars włącznie z niniejszym oświadczeniem o odpowiedzialności; (b) we współpracy z firmą Mars i własną siecią dostawców dołoży starań zmierzających do pokonania trudności i udanego wdrożenia niniejszego Kodeksu postępowania dla dostawców; --------------------- (dzień tygodnia), ------------------ (data), ------------- (rok). Podpis - Stanowisko (np. dyrektor spółki) Strona 10 z 11
Strona 11 z 11