BK-04.0914-162-2/08 Kraków, dnia... Pan Jerzy Zoń Dyrektor Teatru KTO w Krakowie ul. Gzymsików 8 30-015 Kraków Referat Kontroli Finansowej Biura Kontroli Wewnętrznej Urzędu Miasta Krakowa przeprowadził, na podstawie upoważnienia nr 67/2008, podpisanego przez Prezydenta Miasta Krakowa, kontrolę kompleksową w kierowanej przez Pana placówce, której wyniki zostały ujęte w dwustronnie podpisanym protokole kontroli. Badaniem kontrolnym objęto zagadnienia dotyczące: I. organizacji jednostki w zakresie gospodarki finansowej, II. planowania i sprawozdawczości, III. gospodarki środkami rzeczowymi, w tym inwentaryzacji, IV. gospodarki pieniężnej i rozrachunków, V. gospodarki finansowej w ramach Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. I. Ocena sposobu funkcjonowania jednostki: Teatr KTO jest miejską instytucją kultury posiadającą osobowość prawną, wyodrębnioną pod względem organizacyjnym i finansowym, nadzorowaną przez organizatora, którym jest Gmina Miejska Kraków. Zasady funkcjonowania instytucji reguluje Statut, który został wprowadzony uchwałą nr LXVII/625/04 Rady Miasta Krakowa z dnia 15 grudnia 2004 r. w sprawie utworzenia miejskiej instytucji kultury pn. Teatr KTO. Zgodnie z zapisami statutu, podstawowym celem działalności Teatru jest współtworzenie i upowszechnianie kultury teatralnej.
1. W wyniku przeprowadzonej kontroli kompleksowej stwierdzono: W Teatrze KTO wymagane jest ustalenie i wdrożenie procedur wewnętrznych w zakresie gospodarki finansowej oraz wdrożenie skutecznych mechanizmów kontroli finansowej. Stwierdzone nieprawidłowości były w znacznej części konsekwencją braku wewnętrznych procedur zgodnych z obowiązującymi przepisami prawa i dostosowanych do potrzeb jednostki, a także nieskutecznych mechanizmów kontroli wewnętrznej funkcjonujących w jednostce. 2. Ustalenia kontroli wykazały następujące nieprawidłowości: w zakresie organizacji jednostki: 1. nieokreślenie w dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości: - roku obrotowego oraz wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych, - metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego, - wykazu prowadzonych ksiąg rachunkowych, - zasad prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej, - opisu programu komputerowego. Do określenia powyższych zagadnień w dokumentacji opisującej politykę rachunkowości zobowiązują zapisy art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 76, poz. 694 z późn. zm.), 2. nieokreślenie w Instrukcji obiegu dokumentów szczegółowych zasad obiegu i kontroli w odniesieniu do wszystkich dokumentów finansowo-księgowych stosowanych w Teatrze (np. dowodów dostaw środków trwałych, dokumentacji kasowej oraz w zakresie podróży służbowych), dającego możliwość prześledzenia ich drogi od momentu sporządzenia/wpływu do jednostki, poprzez poszczególne etapy kontroli do momentu ujęcia ich w księgach rachunkowych, wraz ze wskazaniem stanowisk służbowych odpowiedzialnych za wykonywane czynności oraz terminów ich realizacji, celem zapewnienia sprawnego funkcjonowania jednostki. Obowiązek ustanowienia powyższych zasad wynika z części II, pkt 11 załącznika do Komunikatu Nr 13 Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2006 r. w sprawie standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF z 2006 r. nr 7 poz. 58), zgodnie z którym, cyt.: Wszystkie operacje finansowe i gospodarcze, a także inne znaczące zdarzenia, są rzetelnie dokumentowane, a dokumentacja ta jest łatwo dostępna dla upoważnionych osób. Dokumentacja jest pełna oraz umożliwia prześledzenie każdej operacji finansowej, gospodarczej lub zdarzenia od samego początku, w trakcie ich trwania i po zakończeniu. Operacje finansowe i gospodarcze i inne znaczące zdarzenia są bezzwłocznie rejestrowane i prawidłowo klasyfikowane. 3. nieustalenie procedur wewnętrznych dotyczących: - zasad prowadzenia gospodarki kasowej, - limitu gotówki, która może pozostać w kasie na koniec dnia, - zasad ewidencjonowania druków ścisłego zarachowania oraz zasad i terminów rozliczania środków pobieranych z rachunku bankowego za pośrednictwem karty płatniczej, będącej w posiadaniu jednostki, - zasad gospodarowania majątkiem jednostki, - szczegółowych zasad i terminów przeprowadzania inwentaryzacji w jednostce. 2
Obowiązek ustalenia powyższych procedur wynika z części II pkt 10 załącznika do wymienionego w pkt 2 Komunikatu, który mówi cyt.: System kontroli finansowej jednostki, w szczególności procedury, instrukcje, wytyczne kierownictwa, zakresy obowiązków, jest dokumentowany, a dokumentacja ta jest łatwo dostępna dla wszystkich pracowników, którym te informacje są niezbędne, 4. zawarcie w zarządzeniu regulującym procedury kontroli wewnętrznej zapisów dopuszczających możliwość ustnego potwierdzania przeprowadzenia wstępnej kontroli przez Głównego Księgowego, co nie spełnia wymogów art. 45 ust. 3 ustawy z dnia 30.06.2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. nr 249, poz. 2104 z późn. zm.), w zakresie gospodarki środkami rzeczowymi, w tym inwentaryzacja: 5. nieodzwierciedlenie w księgach rachunkowych wartości posiadanych środków trwałych na kontach: 010 środki trwałe oraz 011 pozostałe środki trwałe, pomimo, iż stosownie do obwiązujących w Teatrze zasad rachunkowości, jednostka posiadała składniki majątku podlegające ujęciu na ww. kontach, czym naruszono art. 24 ust. 2 ustawy o rachunkowości, 6. nieprzeprowadzenie inwentaryzacji składników aktywów i pasywów na dzień 31.12.2007 r., czym naruszono zapisy art. 26 ustawy o rachunkowości, w zakresie gospodarki pieniężnej i rozrachunków: 7. ewidencjonowanie kosztów zakupu środków trwałych o wartości wyższej niż 100,00 zł i nie przekraczającej kwoty określonej w art. 16f ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jednolity: Dz. U. z 2000 r. nr 54 poz. 654 z późn. zm.) na koncie 400-10 Materiały i wyposażenie w korespondencji z kontem 200 Rozrachunki z dostawcami, z pominięciem kont 011 Pozostałe środki trwałe i 071 Umorzenie pozostałych środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, czym naruszono art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości i art. 32 ust. 6 ww. ustawy oraz obowiązujące w Teatrze zasady rachunkowości, zgodnie z którymi składniki rzeczowego majątku trwałego o wyżej określonej wartości, należy traktować jako pozostałe środki trwałe, natomiast umorzenie tych składników następuje w 100% w miesiącu przyjęcia do użytkowania, 8. niezawarcie na dowodach księgowych wskazania miesiąca księgowego, którego dowody dotyczyły oraz podpisu osoby odpowiedzialnej za wskazanie sposobu ujęcia w księgach rachunkowych, czym naruszono przepis art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości, 9. niedokumentowanie operacji wypłaty/wpłaty środków pieniężnych w przypadku rozliczania zaliczki przez pracownika, tj. niesporządzanie dowodu Rozliczenie zaliczki, czym naruszono art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości, 10. regulowanie zobowiązań wobec kontrahentów po terminie płatności określonym na dokumencie rozliczeniowym (fakturze), czym naruszono art. 35 ust. 3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych, 11. dokumentowanie operacji gotówkowych dwoma różnymi dowodami. Zgodnie z art. 22 ust. 4 ustawy o rachunkowości, cyt.: Jeżeli jedną operację dokumentuje więcej niż jeden dowód lub więcej niż jeden egzemplarz dowodu, kierownik jednostki ustala sposób postępowania z każdym z nich i wskazuje, który dowód lub jego egzemplarz 3
będzie podstawą do dokonania zapisu. Dyrektor jednostki nie ustalił ww. zasad postępowania z dowodami, 12. nieprzekazanie funkcji kasjera pracownikowi obsługującemu kasę 13. (obowiązek pełnienia funkcji kasjera również nie wynikał z zakresu czynności pracownika) oraz nieprzekazanie odpowiedzialności materialnej kasjerowi za powierzoną gotówkę. Powyższe działanie nie spełnia wymogów wynikających pkt 5 i pkt 10 załącznika do Komunikatu w sprawie standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych. Ponadto pracownik pełniący funkcję kasjera nie złożył do akt osobowych informacji o karalności tj. udzielenia informacji o osobie, w zakresie gospodarki finansowej w ramach Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych: 14. nieustalenie zasad funkcjonowania działalności socjalnej w Teatrze KTO. W latach 2005-2007 jednostka ujmowała w księgach rachunkowych koszty odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych nie przekazując środków na wyodrębniony rachunek bankowy, 15. nieustalenie regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, co narusza zapisy art. 8 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tj. z 2006 r. Dz. U. nr 70 poz.335 z późn. zm.). II. Zalecenia pokontrolne: W celu wyeliminowania wyżej opisanych nieprawidłowości oraz uniknięcia powstania ich w przyszłości należy: 1. ustalić i wdrożyć do stosowania procedury wewnętrzne dotyczące: zasad prowadzenia gospodarki kasowej, ustalenia limitu gotówki, która może pozostać w kasie na koniec dnia, zasad ewidencjonowania druków ścisłego zarachowania oraz zasad i terminów rozliczania środków pobieranych z rachunku bankowego za pośrednictwem karty płatniczej, będącej w posiadaniu jednostki, zasad gospodarowania majątkiem jednostki, szczegółowych zasad i terminów przeprowadzania inwentaryzacji w jednostce, do czego zobowiązują zapisy zawarte w załączniku do Komunikatu nr 13 w sprawie standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych, 2. przeprowadzać inwentaryzację składników aktywów i pasywów zgodnie z zapisami art. 26 ustawy o rachunkowości, 3. ustalić zasady postępowania z dowodami, jeżeli operację dokumentuje więcej niż jeden dowód, do czego zobowiązuje art. 22 ust. 4 ustawy o rachunkowości, 3. uregulować zagadnienia związane z powierzeniem funkcji kasjera zgodnie pkt 5 i pkt 10 Komunikatu nr 13 w sprawie standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych, 5. uregulować zobowiązania wobec Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych zaległe za lata 2005-2008. Określić cele, rodzaje działalności socjalnej oraz zasady i 4
warunki korzystania ze środków Funduszu, zgodnie z art. 8 ust. 2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, 6. zalecenia do nieprawidłowości wymienionych w punktach: 1, 2, 4, 5, 7, 8, 9, 10 zostały sformułowane po przeprowadzonej kontroli procedur w zakresie, co najmniej 5% wydatków za 2007 r. Termin realizacji tych zaleceń został wyznaczony na dzień 31.01.2009 r. Proszę również wyeliminować inne uchybienia opisane szczegółowo w protokole kontroli. III. Osoba odpowiedzialna za realizację zaleceń pokontrolnych: Pan Jerzy Zoń Dyrektor Teatru KTO. IV. Termin realizacji zaleceń pokontrolnych: Punkty nr 1 i nr 5 termin realizacji: 20.02.2009 r., Punkty od nr 2 do nr 4 termin realizacji: od zaraz. V. Termin złożenia sprawozdania z przebiegu realizacji zaleceń pokontrolnych: Sprawozdanie z wykonania niniejszych zaleceń proszę przesłać w terminie do dnia 25.02.2009 roku do Referatu Kontroli Finansowej Biura Kontroli Wewnętrznej Urzędu Miasta Krakowa, ul. Bracka 10. Pouczenie: Zgodnie z 14 ust.1 Regulaminu przeprowadzenia kontroli finansowej przez Biuro Kontroli Wewnętrznej UMK stanowiącym załącznik do Zarządzenia nr 2252/2008 Prezydenta Miasta Krakowa z dnia 6.11.2008 r. jednostki, w stosunku do których sformułowane zostały zalecenia pokontrolne zobowiązane są do sporządzania sprawozdania z realizacji tych zaleceń w terminie określonym w pkt. V wystąpienia pokontrolnego wg wzoru określonego w załączniku nr 3 do ww. Regulaminu. Otrzymują: 1. Adresat 2. a/a Do wiadomości: 1. Pan Filip Berkowicz Pełnomocnik Prezydenta Miasta Krakowa ds. Kultury i Promocji Miasta 2. Pan Lesław Fijał Skarbnik Miasta Krakowa 3. Pan Stanisław Dziedzic Dyrektor Wydziału Kultury i Dziedzictwa Narodowego 5