Usługi Edukacyjne S.C. Grodków, dnia 22.07.2016 r. Krzysztof Ząbkowski, Jolanta Pietruk ul. Krakowska 31 K 49-200 Grodków ZAPYTANIE OFERTOWE W CELU ROZEZNANIA RYNKU Usługi Edukacyjne Spółka Cywilna Jolanta Pietruk, Krzysztof Ząbkowski, jako realizator projektu RPOP, w ramach procedury rozeznania rynku, zaprasza do złożenia oferty zawierającej oszacowanie kosztu obsługi projektu obejmującej: - Koordynator projektu - Kierownik administracyjny - Asystent placówek: Jędrzejów, Lipowa, Kolnica - Księgowość projektu księgowa projektu I. Zakres obowiązków Koordynatora Projektu: 1) Odpowiada za monitoring postępu rzeczowo-finansowego Projektu i nadzór nad realizacją Projektu zgodnie z umową o dofinansowanie oraz wnioskiem o dofinansowanie realizacji Projektu, w szczególności z harmonogramem i budżetem Projektu za które odpowiedzialna jest firma usługi Edukacyjne S.C. Krzysztof Ząbkowski, Jolanta Pietruk 2) W przypadku koniecznych zmian w harmonogramie, budżecie i treści wniosku odpowiada za ich uzgodnienie z właścicielami firmy. 3) Opowiada za współpracę z właścicielami firmy oraz WUP Opole, 4) Nadzoruje i koordynuje pracę całego personelu Projektu. 5) Nadzoruje właściwe udokumentowanie wydatków związanych z realizowanym Projektem w zakresie: a. sprawdzenia pod kątem merytorycznym wszystkich faktur oraz innych równoważnych dokumentów księgowych w Projekcie (co oznacza sprawdzenie czy zawarte w nich dane są rzeczywiste, realne, celowe, uzasadnione i zgodne z zamówieniem lub umową), b. kwalifikowalności ponoszonych wydatków w Projekcie. c. Opisywanie faktur i innych dokumentów księgowych w powiązaniu z zatwierdzonum do realizacji harmonogramem kosztowym i czasowym projektu. 6) Odpowiada za rozliczenie rzeczowe i finansowe całego Projektu zgodne z faktycznym stanem realizacji Projektu.
7) Odpowiada za bieżące monitorowanie stopnia osiągnięcia wskaźników produktu i rezultatów przewidzianych we wniosku o dofinansowanie Projektu. 8) Odpowiada za przygotowanie i bieżącą aktualizację harmonogramów o płatność. 9) Weryfikuje i zatwierdza część finansową wniosków o płatność przygotowaną przez księgowość projektu 10) Nadzoruje prawidłowe przygotowanie dokumentów, które stanowić będą elementy wniosków o płatność w wymaganych i obowiązujących terminach. 11) Zapewnia warunki do przeprowadzenia kontroli wewnętrznych, zewnętrznych i audytów oraz aktywnie w nich uczestniczy współpracując z kontrolującymi. 12) Odpowiada za wdrożenie zaleceń pokontrolnych. 13) Odpowiada za właściwe przechowywanie w Biurze Projektu dokumentów związanych z realizacją Projektu, w tym wniosku o dofinansowanie realizacji Projektu wraz z jego wszystkimi wersjami wynikającymi z aktualizacji wniosku aplikacyjnego, umowę o dofinansowanie Projektu, prowadzoną korespondencję w ramach Projektu. 14) Po zakończeniu realizacji Projektu, przekazuje całą dokumentację dot. Projektu do właścicielami firmy. 15) Nadzoruje przechowywanie dokumentacji projektowej oraz bezpośrednio odpowiada za prowadzenie następującej dokumentacji: a. Korespondencja w Projekcie (pisma przychodzące i wychodzące w ramach Projektu, z wyłączeniem pism informujących o wynikach oceny wniosków o płatność), b. Umowa o dofinansowanie (umowa o dofinansowanie wraz z załącznikami, wszystkie wersje wniosku o dofinansowanie), c. Zarządzanie Projektem (procedury realizacji Projektu, instrukcje, dokumentacja zw. z przeprowadzonymi kontrolami i audytami). d. Umowy z personelem Projektu (wszystkie umowy z personelem Projektu), e. Karty pracy (wszystkie karty pracy i zestawienia ewidencji godzin personelu zatrudnionego w Projekcie). 16) Raportuje do właścicieli firmy o zauważonych nieprawidłowościach w realizacji Projektu, w tym o problemach w osiągnięciu produktów i rezultatów problemach związanych z pracą personelu i wykonawcami Projektu oraz przygotowuje scenariusze działań naprawczych. 17) Odpowiada za uzgodnienie z właścicielami firmy rozwiązań problemów wymienionych w punkcie poprzednim. 18) Informuje właścicieli firmy o nienależytym wypełnianiu zadań przez podległych członków zespołu projektowego oraz przez wykonawców realizujących działania w Projekcie. 19) Organizuje cykliczne spotkania operacyjne z personelem Projektu, w tym odpowiada za planowanie pracy personelu Projektu oraz jej rozliczanie. 20) Odpowiada za przestrzeganie w projekcie zasady równości płci, w tym stosowanie obowiązujących w tym obszarze wytycznych przez cały personel projektu. 21) Odpowiada za udostępnianie personelowi Projektu aktualnych wytycznych realizacji projektów w ramach POKL.
22) Odpowiada za rozstrzyganie (po uzgodnieniu z właścicielami firmy ewentualnych sporów i problemów w Projekcie, w tym kompetencyjnych między personelem Projektu, 23) Dokonuje zamówień materiałów po wcześniejszym rozeznaniu oferentów, 24) Inne zadania. II. Kierownik administracyjny 1) bieżące zarządzanie projektem, 2) podział zadań w zakresie zarządzania projektem, 3) nadzór nad osobami zatrudnionymi do obsługi 4) przygotowywanie propozycji zmian w zatrudnieniu, 5) ustalenie zasad porządkowania dokumentów związanych z realizacją 6) dokonywanie rozeznania rynku lub uruchamianie odpowiednich procedur przetargowych w przypadku zatrudniania do realizacji projektu osób w formie umów o dzieło i umów zlecenia, 7) przygotowanie umów o dzieło lub umów zlecenia, jeżeli są niezbędne dla realizacji 8) nadzór nad zgodnym z ustawą o ochronie danych osobowych przetwarzaniem danych osobowych, 9) uzgadnianie z koordynatorem projektu wydatków związanych z merytoryczną realizacją 10) dokonywanie rozeznania rynku lub uruchamianie odpowiednich procedur przetargowych w przypadku dokonywania zakupów produktów, usług, 11) dokonywanie wraz z koordynatorem projektu odbioru dostaw towarów, usług zamówionych do 12) nadzór nad informowaniem społeczeństwa o współfinansowaniu projektu ze środków unijnych, 13) sprawdzanie zgodności realizacji zadań z harmonogramem, 14) terminowe i zgodne z wytycznymi instytucji wdrażającej sporządzanie wymaganych sprawozdań z realizacji 15) nadzór nad prawidłowym kwalifikowaniem kosztów, 16) nadzór nad prawidłowym archiwizowaniem dokumentacji 17) informowanie wścieli firmy, w której jest realizowany projekt, o nieprawidłowościach związanych z realizacją a także o wszelkich sytuacjach mogących mieć istotny wpływ na dalszy jego przebieg. 18) zatwierdzanie pod względem formalnym dokumentów merytorycznym dot. projektu oraz sporządzanie i podpisywanie dodatkowych dokumentów określających ich związek z projektem 19) inne zadania. III. Asystent placówek: Jędrzejów, Lipowa, Kolnica 1) współpraca z koordynatorem asystentem administracyjnym i księgowością 2) nadzór nad prawidłowym przebiegiem przeprowadzenia rekrutacji, 3) współpraca podczas ustalania harmonogramu działania, 4) bieżące wykonywania poleceń z pkt1), 5) bieżąca współpraca ze szkołami biorącymi udział w projekcie, 6) bieżący monitoring realizacji zadań projektowych, 7) przestrzeganie zasad kwalifikowalności wydatków w ramach POKL, 8) inne zadania.
IV. Księgowość projektu Do obowiązków księgowej(go) projektu projektu należy m.in. organizowanie i realizowanie wszelkich działań związanych z finansami a w szczególności: 1) współpraca z: koordynatorem asystentem administracyjnym, asystentem placówek, WUP Opole, 2) współpraca z macierzystą jednostką księgowo-finansową 3) sporządzanie wniosku o płatnośćw części finansowej, 4) przekazywanie dokumentów księgowych do podpisu upoważnionym osobom, 5) kopiowanie dokumentów księgowych, 6) przekazywanie kopii do potwierdzenia za zgodność z oryginałem, 7) archiwizowanie kopii dokumentów księgowych, w której realizowany jest projekt, 8) rejestrowanie i analizowanie stanu środków pieniężnych 9) prowadzenie dokumentacji rozliczania czasu pracy 10) przygotowywanie wszelkich sprawozdań, raportów i analiz księgowo-finansowych na potrzeby koordynatora i osób kontrolujących, 11) inne zadania. Osoba ds. finansów i rozliczeń odpowiada za prawidłowość i rzetelność dokumentacji finansowej projektu. Termin realizacji projektu: od 1 sierpnia 2016r. 31 lipca 2018 r. Kryteria odnoszące się do wykonawców: - legitymowanie się tytułem magistra, - doświadczenie w realizacji projektów. Kryteria oceny ofert: Zamawiający zastrzega sobie prawo wyboru najkorzystniejszej oferty, kierując się kryteriami innymi niż cena pod warunkiem, że cena wykonania usługi nie będzie odbiegać od cen rynkowych ustalonych na podstawie zapytania. Wymagane dokumenty: Potwierdzeniem spełnienia kryteriów wymaganych od oferentów będzie przedłożenie: - kopii dyplomu ukończenia studiów, - w przypadku posiadania kwalifikacji dodatkowych oświadczenia o rodzaju i terminie praktyk, staży, Zamawiający zastrzega sobie możliwość wystąpienia do zgłoszonych wykonawców o przedłożenie kopii dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu poza już złożonym zgodnie z zapytaniem ofertowym. Dokumenty należy złożyć w formie pisemnej z własnoręcznym podpisem na formularzu oferty stanowiącym załącznik nr 1. I. INFORMACJE SZCZEGÓŁOWE: 1. Termin składania ofert cenowych: do 31.07.2016r. 2. Miejsce składania ofert cenowych: Usługi Edukacyjne s.c., ul. Krakowska 31K, 49-200 Grodków od poniedziałku do piątku w godzi. 7.30-19.30 W kopercie zaadresowanej na zamawiającego i opatrzonej napisem:
Oferta cenowa na prowadzenie zajęć w ramach projektu pn. Moja droga do sukcesu w szkole podstawowej 3. Ofertę należy przygotowanie zgodnie z treścią załącznika nr 1, dołączonego do niniejszego zapytania. Dokumenty, jakie mają dostarczyć Wykonawcy: 1) Wypełniony podpisany załącznik Nr 1 2) Dokumenty potwierdzające posiadanie wykształcenie. 4. Cenę ofertową należy podać cyfrowo w walucie polskiej. 5. Cena ofertowa musi być wyrażona w polskich złotych za jedną godzinę zajęć i obejmować wszystkie składki odprowadzane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa przez wykonawcę i zamawiającego. 6. Osoby upoważnione do porozumiewania się z wykonawcami: mgr Jolanta Pietruk. 7. Przedstawione zapytanie ofertowanie nie stanowi oferty w myśl art. 66 kodeksu Cywilnego, jak również nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych. II. Uwagi końcowe - Oferta wraz ze stosownymi załącznikami powinna zostać opatrzona podpisami oferenta, - Oferty, które nie spełniają wymogów formalnych nie będą brane pod uwagę, również w przypadku braku złożenia oferty na wymaganym formularzu, - Oferty złożone po terminie nie będą uwzględniane przy ocenie oferty, - Oferty, które zostaną doręczone w inne niż wskazane powyżej miejsce i nie dotrą w wyznaczonym terminie w wyznaczone miejsce nie będą brane pod uwagę. Podpisał Krzysztof Ząbkowski, Jolanta Pietruk