Szczecin, sierpień 2014 r. wersja 4.3

Instrukcja wypełniania Wniosku Beneficjenta o płatność w ramach osi priorytetowych 1-7 Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego na lata 2007-2013 Szczecin, sierpień 2014 r. wersja 4.3

Dowiedz się więcej

SPIS TREŚCI I. AKTY PRAWNE....................................................................... 5 1. Wspólnotowe....................................................................... 5 2. Krajowe....................................................................... 5 3. Dokumenty przygotowane przez Instytucję Zarządzającą RPO WZ......................... 6 II. Kompendium przedstawiające najczęściej popełniane przez Beneficjentów błędy we wnioskach o płatność wraz z przykładami prawidłowych rozwiązań................. 7 1. Błędy we Wniosku Beneficjenta o płatność................................................ 7 2. Błędy merytoryczne................................................................. 9 3. Błędy w załącznikach do wniosku o płatność..............................................11 4. Błędy przy wnioskowaniu i rozliczaniu zaliczki............................................ 14 III. WYPEŁNIANIE WNIOSKU BENEFICJENTA O PŁATNOŚĆ - SERWIS BENEFICJENTA............ 16 IV. ZASADY OGÓLNE..................................................................... 18 V. SZCZEGÓŁOWA INSTRUKCJA WYPEŁNIANIA PÓL WNIOSKU................................. 19 VI. WYDATKI NIEKWALIFIKOWALNE..................................................... 20 A. Dane podstawowe.................................................................. 20 A.1. Projekt....................................................................... 20 A.2. Dofinansowanie i typ płatności.................................................. 21 A.3. Dane Beneficjenta............................................................... 22 B. Informacja finansowa............................................................ 22 B.1. Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków objętych wnioskiem.......................................................... 22 C. Zestawienie wydatków........................................................... 26 C.1. Zaplanowane zadania projektu.................................................... 26 C.2. Zaplanowane wydatki projektu.................................................... 26 C.3. Okresy płatności............................................................... 26 C.4. Dokumenty potwierdzające poniesione wydatki.................................. 26 C.5. Podsumowanie wydatków z wszystkich wniosków o płatność....................... 26 C.6. Całkowita wartość wydatków kwalifikowanych.................................. 26 D. Dochód i źródła sfinansowania.................................................... 26

D.1. Uzyskany dochód oraz odsetki narosłe od złożenia poprzedniego wniosku o płatność............................................................26 D.2. Docelowe źródła sfinansowania projektu....................................... 26 E. Przebieg realizacji projektu.......................................................26 E.1. Postęp rzeczowo-finansowy realizacji projektu.................................. 26 E.2. Postęp rzeczowo-finansowy realizacji projektu.................................. 27 E.3. Planowany przebieg realizacji.................................................... 27 F. Wskaźniki realizacji projektu.................................................... 27 F.1. Wskaźniki produktu.......................................................... 27 F.2. Wskaźniki rezultatu......................................................... 27 F.3. Informacje o napotkanych problemach realizacji................................. 28 G. Harmonogram wydatków........................................................... 28 G.1. Harmonogram wydatków na kolejne kwartały...................................28 G.2. Harmonogram składania wniosków o płatność na kolejne kwartały.................. 28 G.3. Informacje o zgodności realizacji projektu z zasadami polityk wspólnotowych....... 28 H. Załączniki i oświadczenia........................................................... 28 H.1. Załączniki.................................................................. 28 H.2. Oświadczenie Beneficjenta.................................................... 30 Załącznik nr 1 do Instrukcji wypełniania wniosku Beneficjenta o płatność w ramach osi priorytetowych 1-7 Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego na lata 2007-2013..................... 32 Załącznik nr 2 Rozliczanie przez Beneficjentów Poddziałania 1.3.2 Promocja przedsiębiorstw w wymiarze międzynarodowym kosztów ryczałtowych ponoszonych z zaliczki.................................................. 37 Informacja o udzielonej pomocy de minimis................................................ 39 Oświadczenie dotyczące ceny używanego środka trwałego.................................. 41 Oświadczenie o służeniu środka transportu wyłącznie celom projektu......................... 42 Oświadczenie dotyczące właściwości technicznych zakupionego sprzętu...................... 43 Oświadczenie dotyczące wartości niematerialnych i prawnych............................. 44 Oświadczenie dotyczące wykorzystania wartości niematerialnych i prawnych................. 45 Oświadczenie sprzedającego nieruchomość................................................ 46 Oświadczenie dotyczące wykorzystania nieruchomości do celów projektu..................... 47 Oświadczenie dotyczące poprawności poniesionych wydatków............................. 48 Oświadczenie dotyczące posiadania oryginałów dokumentów, które Beneficjent jest zobowiązany posiadać i przedstawić podczas kontroli na miejscu realizacji projektu oraz zasady dokumentowania wydatków ponoszonych przez Beneficjentów w ramach RPO WZ na lata 2007-2013.................... 49 Oświadczenie Beneficjenta o osiągnięciu wskaźnika rezultatu pn. Liczba utworzonych miejsc pracy (w tym kobiet)............................................. 50 DODATKOWE INFORMACJE.............................................................. 51

Akty prawne Wniosek Beneficjenta o płatność wraz z załącznikami musi być zgodny z przepisami prawa wspólnotowego i krajowego, w szczególności z następującymi dokumentami: 1. WSPÓLNOTOWE a. Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylające rozporządzenie (WE) 1260/1999 zwane dalej Rozporządzeniem Rady nr 1083/2006, b. Rozporządzenie (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 lipca 2006 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i uchylające rozporządzenie (WE) 1783/1999 zwane dalej Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady nr 1080/2006, c. Rozporządzenie Komisji (WE) nr 846/2009 z dnia 1 września 2009 r. zmieniające rozporządzenie (WE) nr 1828/2006 ustanawiające szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności oraz rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, d. Rozporządzenie Komisji (WE) NR 1628/2006 z dnia 24 października 2006 r. w sprawie stosowania art. 87 i 88 Traktatu w odniesieniu do regionalnej pomocy inwestycyjnej, e. Wytyczne w sprawie krajowej pomocy regionalnej na lata 2007-2013 (2006/C 54/08), f. Rozporządzenie Komisji (WE) nr 364/2004 z dnia 25 lutego 2004 r. zmieniające rozporządzenie (WE) nr 70/2001 i rozszerzające jego zakres w celu włączenia pomocy dla badań i rozwoju (Dz. Urz. UE L 63 z 28.02.2004), w szczególności Załącznik I. 2. KRAJOWE a. Ustawa z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz. U. 2009 nr 84 poz. 712 z późn. zm.), b. Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907 z późn. zm.), c. Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885 z późn. zm.), d. Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.), e. Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. nr 177 poz. 1054 z późn. zm.), f. Rozporządzenie Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 11 października 2007 r. w sprawie udzielania regionalnej pomocy inwestycyjnej w ramach regionalnych programów operacyjnych (Dz. U. 2007 Nr 193, poz. 1399, z późn. zm.), g. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U.2008 Nr 212 poz. 1337, z późn. zm.) Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego: a. Krajowe wytyczne dotyczące kwalifikowania wydatków w ramach funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w okresie programowania 2007-2013 zatwierdzone przez Ministra Rozwoju Regionalnego, b. Wytyczne w zakresie sprawozdawczości.

Akty prawne wspólnotowe oraz krajowe stanowią ramy prawne zapewniające prawidłowe wykorzystanie środków publicznych, w szczególności pochodzących z funduszy strukturanych oraz Funduszu Spójności. W oparciu o nie Instytucja Zarządzająca Regionalnym Programem Operacyjnym (w przypadku RPO WZ jest to Zarząd Województwa Zachodniopomorskiego zwany dalej IZ RPO WZ) m.in. określa system realizacji programu operacyjnego oraz przygotowuje szczegółowy opis priorytetów programu operacyjnego. IZ RPO WZ może zawężać stosowanie zapisów powyższych aktów prawnych, tak aby regionalny program operacyjny przyczyniał się do realizacji określonych celów województwa. 3. DOKUMENTY PRZYGOTOWANE PRZEZ INSTYTUCJĘ ZARZĄDZAJĄCĄ RPO WZ: a. Regionalny Program Operacyjny Województwa Zachodniopomorskiego na lata 2007-2013 (zwany dalej Programem lub RPO WZ), b. Uszczegółowienie Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego na lata 2007-2013 (zwane dalej Uszczegółowieniem RPO WZ), w którym w sposób szczegółowy opisano osie priorytetowe, działania i poddziałania Programu, c. Dokumentacja konkursowa, d. Podręcznik Wnioskodawcy, e. Przewodnik po załącznikach. Wszystkie wymienione dokumenty są dostępne na stronie www.rpo.wzp.pl. Stosowanie zapisów niniejszej Instrukcji umożliwi prawidłowe wypełnienie wniosku Beneficjenta o płatność. www.rpo.wzp.pl 6

Kompendium Kompendium przedstawiające najczęściej popełniane przez Beneficjentów błędy we wnioskach o płatność wraz z przykładami prawidłowych rozwiązań 1. BŁĘDY WE WNIOSKU BENEFICJENTA O PŁATNOŚĆ. Sekcja WoP BŁĘDNY WPIS PRAWIDŁOWY WPIS/ MOŻLIWOŚĆ NAPRAWIENIA BŁĘDU Pozostawianie pustych pól we wniosku o płatność. Zgodnie z Instrukcją wypełniania Wniosku Beneficjenta o płatność, każde pole we wniosku musi zostać wypełnione. A.2. Nieprawidłowa kwota dofinansowania po podpisaniu aneksu zmieniającego kwoty. W przypadku zmiany kwoty dofinansowania poprzez podpisanie aneksu w sekcji A.2. należy wpisać kwotę wynikającą z aneksu. A.2. Nieprawidłowy typ płatności dotyczący zaliczek. Gdy wniosek dotyczy refundacji poniesionych kosztów oraz wnioskowania o zaliczkę, należy wpisać rodzaj płatności Pośrednia. A.2. Nieprawidłowa całkowita kwota wydatków objętych wnioskiem. W polu należy uwzględniać tylko całkowite wydatki związane z projektem ujęte we wniosku. A.2. A.3. Kwota wnioskowana niezgodna z montażem finansowym stosowanie montażu zaokrąglonego do dwóch miejsc po przecinku. Błędny nr konta bankowego wpisywanie numeru konta dotyczącego zaliczki, gdy wniosek dotyczy refundacji i odwrotnie. W przypadku refundacji kwotę wnioskowaną należy wyliczyć zgodnie ze wzorem: kwota wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem x (kwota dofinansowania wynikająca z umowy/całkowite wydatki kwalifikowalne objęte umową) uzyskany dochód i/ lub narosłe odsetki i korekty finansowe. Należy wskazać numer konta zgodnie z umową o dofinansowanie. B.1. Nieprawidłowe dane z faktury oraz dowodów zapłaty. Należy wpisywać dokładne dane wynikające z dokumentów. Pole data zapłaty w przypadku ujmowania dokumentów opłaconych w kilku ratach, należy wskazać datę ostatecznej zapłaty za dokument. Dowody zapłaty należy wskazać pełne dane dokumentu potwierdzającego zapłatę nazwę, numer i datę. B.1. Błędy dotyczące faktur korygujących i not obciążeniowych. W przypadku dołączania faktury korygującej lub noty obciążeniowej zmniejszającej lub zwiększającej kwoty, w sekcji B.1. nie należy zmieniać danych w polach dotyczących faktury korygowanej, a dokument korygujący umieścić bezpośrednio pod korygowanym.

Sekcja WoP BŁĘDNY WPIS PRAWIDŁOWY WPIS/ MOŻLIWOŚĆ NAPRAWIENIA BŁĘDU B.1. Podpisy Beneficjenta na szarych polach. Szare pola wypełnia pracownik Urzędu Marszałkowskiego. C.2. Błędna kolejność zadań i wydatków. Kolejność zadań i wydatków powinna być tożsama z wnioskiem o dofinansowanie projektu (sekcja D.1 i E.1). C.2. Błędne wartości netto i VAT po podpisaniu aneksu zmieniającego kwoty dofinansowania. W przypadku zmiany kwot poprzez podpisanie aneksu, sekcja C.2. powinna zostać zaktualizowana zgodnie z harmonogramem rzeczowo-finansowym załączonym do aneksu. C.3. Brak okresu płatności w pierwszym wniosku o płatność. Należy wskazać okres płatności bieżącego wniosku. C.4. Błędny numer dokumentu. W przypadku zmiany numeru dokumentu w sekcji B.1. należy z listy wybieranej ponownie wybrać skorygowany dokument w sekcji C.4. D.1. Niewypełnione pole. Jeżeli w danym projekcie dochód nie występuje to w kolumnie Rodzaj dochodu należy wpisać nie dotyczy, a w kolumnie kwota należy wpisać O,OO i potwierdzić przyciskiem +. E.1. Kwoty niezgodne z aktualnym harmonogramem rzeczowo-finansowym. Kwota ogółem oraz kwalifikowalne dotyczące wydatków przypisanych zadaniom/celom określonym w aktualnym harmonogramie rzeczowo-finansowym powinny być zgodne z ostatnio zatwierdzonym przez IZ RPO WZ dokumentem. E.1. Błędna kwota ogółem wydatków od początku realizacji projektu. Zgodnie z Instrukcją wypełniania Wniosku Beneficjenta o płatność w sekcji należy wskazać wydatki przedstawione we wnioskach oraz tylko związane z realizacją projektu. E.1. Brak aktualizacji kwot wydatków od początku realizacji projektu. Należy uwzględniać wydatki poniesione we wszystkich złożonych do tej pory wnioskach łącznie z bieżącym. F.1. F.2. Wartość bazowa i docelowa niezgodna z wnioskiem o dofinansowanie projektu. Sekcję należy wypełniać zgodnie z sekcją C.10. i C.11. wniosku o dofinansowanie projektu. F.1. F.2 Błędna wartość wskaźników osiągnięta od złożenia poprzedniego wniosku o płatność. 1. W przypadku osiągnięcia wartości wskaźnika w bieżącym wniosku należy wskazać wartość z niego wynikającą. 2. Gdy wartości wskaźników nie są osiągane danym wnioskiem, należy wpisać O,OOO. G.1. Brak min. 4 kolejnych kwartałów. Obowiązek nie dotyczy wniosku o płatność końcową, w którym wypełnienie sekcji G.1. nie jest obowiązkowe. Zgodnie z Instrukcją sekcję należy planować na min. kolejne 4 kwartały, po kwartale którego wniosek dotyczy. W kwartale, w którym nie będą ponoszone wydatki lub Beneficjent nie będzie wnioskował o dofinansowanie w pole należy wpisać wartość O,OO zł. G.1. Przekroczenie możliwych do wykorzystania kwot kwalifikowalnych. Kwoty nie mogą przekroczyć przewidzianych ostatnio zaakceptowanym harmonogramem rzeczowo - finansowym. H.1. Błędne wskazanie opcji w pkt. 1 4 ( tak, nie, nie dotyczy ). W sytuacji, gdy do Wniosku o Płatność dołączane są załączniki dotyczące pkt 1 4 należy zaznaczyć opcję tak. www.rpo.wzp.pl H.1. H.2. Niewymienianie dodatkowych załączników na Liście dodanych załączników. Podpisywanie wniosku przez osobę nieupoważnioną. W sekcji należy wpisać wszystkie dodatkowe dokumenty dołączone do wniosku o płatność niewskazane w pkt 1 3. Wniosek powinna podpisać osoba do tego upoważniona. 8

2. BŁĘDY MERYTORYCZNE Lp. RODZAJ BŁĘDU PRAWIDŁOWE POSTĘPOWANIE/ MOŻLIWOŚĆ NAPRAWIENIA BŁĘDU 1 Przedstawianie do refundacji wydatków niezgodnych z wnioskiem o dofinansowanie projektu, studium wykonalności, załącznikiem nr 12 (specyfikacją dostaw) lub biznes planem. Beneficjent może rozliczyć wydatki przewidziane we wskazanych dokumentach. 2 Niezgłaszanie zmian w projekcie lub przedstawianie ich na etapie wniosków o płatność. Wszelkie istotne zmiany, zgodnie z umową o dofinansowanie, należy przedstawiać wraz z uzasadnieniem do IZ RPO WZ przed ich wprowadzeniem. Każda zmiana wymaga akceptacji IZ RPO WZ. 3 Wystąpienie w projekcie zamówień dodatkowych. Aby wydatki w ramach zamówienia dodatkowego udzielonego w trybie z wolnej ręki mogły być uznane za kwalifikowalne muszą być spełnione łącznie wszystkie przesłanki określone w art. 67 ust. 1 pkt 5 ustawy PZP. Dlatego Beneficjent zobowiązany jest do uzasadnienia konieczności udzielenia zamówienia dodatkowego odnosząc się do przesłanek określonych ustawą. Badając poprawność udzielonego zamówienia dodatkowego na etapie weryfikacji wniosku o płatność, Instytucja Zarządzająca RPO WZ zwraca szczególną uwagę na udowodnienie niemożności powstania konieczności wykonania robót. Beneficjent musi więc wykazać, że udzielenie zamówienia dodatkowego wynikało z sytuacji niemożliwej wcześniej do przewidzenia. Fakt, że zamawiający nie przewidział powyższej sytuacji nie jest równoznaczny z niemożliwością jej przewidzenia i jest oceniany jako brak należytej staranności w przygotowaniu postępowania o zamówienie. 4 Brak aktualizacji harmonogramu rzeczowo-finansowego zgodnie z faktycznie poniesionymi wydatkami dla poszczególnych kwartałów. Dokument należy aktualizować zgodnie z poniesionymi wydatkami. 5 Przedstawianie do refundacji wydatków dotyczących promocji, nieujętych w sekcji G wniosku o dofinansowanie projektu. Beneficjent może jednorazowo dokonać aktualizacji katalogu promocyjnego przed poniesieniem wydatków i przedstawieniem ich do refundacji. 6 Przedstawienie do rozliczenia dokumentów nieopłaconych w całości. Do refundacji mogą być przedstawione jedynie dokumenty zapłacone w całości. 7 Zmiany w terminach realizacji projektu przedstawione na etapie wniosków o płatność. Zmiany terminów muszą być zgłaszane przed ich wystąpieniem i w okresie realizacji określonym umową o dofinansowanie. 8 Wydatki poniesione przed rozpoczęciem realizacji projektu, określonym w umowie. Wydatki takie są niekwalifikowalne w projekcie. Kwalifikować można jedynie wydatki poniesione przed realizacją dotyczące dokumentacji i doradztwa (dotyczy osi 2-7).

9 Podwójne dofinansowanie projektu (całości lub części wydatków). Otrzymanie na dany projekt lub część projektu bezzwrotnej pomocy finansowej ze środków publicznych (krajowych, wspólnotowych lub innych) w wysokości wyższej niż 100% lub pomocy wyższej niż maksymalna intensywność pomocy dla danego projektu, czy zadeklarowanie wydatku w ramach dwóch wspólnotowych instrumentów stanowi podwójne dofinansowanie. Aby temu zapobiec (w projektach niepodlegających zasadom pomocy publicznej) w umowie dotyczącej przekazania środków publicznych należy wyraźnie wskazać, że środki dotyczą finansowania wkładu własnego Beneficjenta w projekcie realizowanym w ramach RPO WZ na lata 2007-2013 (ze wskazaniem nazwy projektu i numeru umowy o dofinansowanie). 10 Uznanie podatku VAT za kwalifikowalny. Uznanie podatku VAT za kwalifikowalny (a tym samym podlegający refundacji) możliwe jest po łącznym spełnieniu dwóch warunków: został faktycznie poniesiony, jest niemożliwy do odzyskania Beneficjent lub inny podmiot realizujący projekt (w szczególności jednostka organizacyjna Beneficjenta lub partner w projekcie) nie mają prawnej (potencjalnej) możliwości jego odzyskania na gruncie ustawy o podatku od towarów i usług. Faktyczne poniesienie podatku VAT wystąpi, jeśli zostanie on w całości zapłacony (w cenie za zakupione towary). Jeśli Beneficjent ma możliwość odzyskania podatku VAT, nie może być on kosztem kwalifikowalnym w projekcie. Ocena jego kwalifikowalności uzależniona jest m.in. od tego, czy Beneficjent w ramach projektu dokona czynności opodatkowanych podatkiem VAT (takich jak sprzedaż, najem, dzierżawa, leasing czy każdej innej czynności, w wyniku której pojawią się w projekcie przychody). 11 Zapłata za fakturę po terminie. W przypadku dokonania zapłaty za dokument księgowy w terminie późniejszym niż określony na dokumencie księgowym należy potwierdzić zmianę terminu zapłaty poprzez skorygowanie dokumentu (notą korygującą wystawioną przez nabywcę) lub przedłożenie prolongaty terminu zapłaty zaakceptowanego przez wystawcę faktury (zgodnie z ustawą o finansach publicznych). W przypadku naliczenia odsetek przez wystawcę za nieterminową płatność do wniosku należy także załączyć dokument potwierdzający ich wysokość oraz dokument potwierdzający ich uregulowanie. 12 Zapłata gotówką przewyższająca wartość 15 tys. euro za zobowiązania (wydatki kwalifikowalne) w sytuacji, gdy stronami transakcji są przedsiębiorcy. Zapłata przelewem (zgodnie z ustawą z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej). www.rpo.wzp.pl 13 Kwalifikowalność wydatków. W projekcie mogą być rozliczane wyłącznie wydatki zaplanowane we wniosku o dofinansowanie, studium wykonalności, załączniku nr 12 (specyfikacji dostaw) czy biznes planie. Ocena kwalifikowalności wydatku polega na analizie zgodności jego poniesienia z obowiązującymi przepisami. Oceny takiej doko- 10

nuje się zarówno na etapie wyboru wniosku o dofinansowanie projektu, jak i podczas realizacji projektu. Na etapie wyboru wniosków o dofinansowanie sprawdzeniu podlega potencjalna kwalifikowalność wydatków. Przyjęcie danego projektu do realizacji i podpisanie z Beneficjentem umowy o dofinansowanie nie oznacza, że wszystkie wydatki, które zostaną przedstawione do rozliczenia w trakcie realizacji projektu, będą kwalifikować się do współfinansowania. Kwalifikowalność poniesionych wydatków oceniana jest również w trakcie realizacji projektu, w trakcie przedkładania wniosków o płatność. Wydatkiem kwalifikującym się do współfinansowania jest wydatek spełniający łącznie następujące warunki: 1. został poniesiony w okresie kwalifikowalności wydatków, 2. jest zgodny z obowiązującymi przepisami prawa wspólnotowego oraz prawa krajowego, 3. jest zgodny z postanowieniami RPO WZ, 4. jest zgodny z postanowieniami umowy o dofinansowanie projektu, 5. jest niezbędny do realizacji projektu i został poniesiony w związku z realizacją projektu, 6. został dokonany w sposób oszczędny, tzn. w oparciu o zasadę dążenia do uzyskania założonych efektów przy jak najniższej kwocie wydatku, 7. został należycie udokumentowany, 8. nie podlega wyłączeniom ustanowionym przez IZ RPO WZ. 3. BŁĘDY W ZAŁĄCZNIKACH DO WNIOSKU O PŁATNOŚĆ NAZWA ZAŁĄCZNIKA NA CZYM POLEGA BŁĄD PRAWIDŁOWY DOKUMENT/ MOŻLIWOŚĆ NAPRAWIENIA BŁĘDU Na pierwszej stronie brak zapisu Ujęto we wniosku o płatność za okres do Na pierwszej stronie (przed skopiowaniem) należy zamieścić informację, o tym kiedy dany dokument przedstawiono do refundacji lub rozliczenia zaliczki poprzez umieszczenie informacji Ujęto we wniosku o płatność za okres do. Informacja musi być tożsama z zapisem ujętym na pierwszej stronie wniosku o płatność. Faktura/dokument o równoważnej wartości dowodowej Błędny opis dokumentu (rewers). Na odwrocie faktury/innego dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej lub na oddzielnej kartce (w przypadku braku miejsca na naniesienie wymagalnych informacji) należy zamieścić informację: Faktura/dokument nr zgodnie z wydatkiem/wydatkami z tabeli E.1. (numer zadania, numer wydatku, dokładna nazwa określona we wniosku o dofinansowanie, wartość wydatku kwalifikowalnego wykazanego na fakturze zgodnie z podziałem sekcji C.4.) Koszty związane z realizacją projektu pn. (tytuł projektu) w ramach RPO WZ na lata 2007-2013 zgodnie z umową/porozumieniem/ decyzją o dofinansowaniu nr z dnia roku Kwota wydatków kwalifikowalnych objętych dokumentem: PLN (zgodnie z kwotą wydatków kwalifikowalnych z sekcji B.1. wniosku o płatność, gdzie ujęto wydatek) 11

Wydatek poniesiony zgodnie z art. Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 907 z późn. zm.). Sprawdzono pod względem merytorycznym i formalno rachunkowym. W związku z modyfikacją Serwisu Beneficjenta istnieje możliwość wygenerowania wydruku opisu rewersu dokumentu. Możliwość taką daje przycisk faktury widoczny po rozwinięciu Listy wniosków opublikowanych. W celu poprawnego wygenerowania opisów dotyczących dokumentów rozliczanych w bieżącym wniosku o płatność zaleca się usunięcie wszystkich dokumentów wpisanych do sekcji B.1 dotyczących poprzedniego wniosku o płatność (niewskazane jest nadpisywanie danych). Błędne kwoty wydatków i sumy wydatków wskazanych na rewersie dokumentu. Poszczególne kwoty i suma kwot wpisanych na rewersie dokumentu powinny być tożsame z sekcją C.4. wniosku o płatność i odnosić się do wydatków kwalifikowalnych netto i VAT. Suma kwot powinna być też zgodna z wartością faktury (netto i VAT). Faktura/dokument o równoważnej wartości dowodowej Błędny opis z zastosowaniem skrótów nazw dotyczący źródeł dofinansowania (awers dokumentu) Zamieszczanie adnotacji poprzez stosowanie pełnej nazwy źródeł finansowania: Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz budżetu państwa* (*jeśli dotyczy) w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego na lata 2007-2013 oraz pomijanie zgodnie ze wskazaniem (*) budżetu państwa jeśli w umowie o dofinansowanie ( 2) brak takiego źródła. Brak numeru księgowego (lub numer nieczytelny) na dokumencie. Każdy dokument księgowy powinien posiadać numer księgowy/ ewidencyjny, który nadawany jest przez osobę prowadzącą ewidencję księgową lub księgi rachunkowe. Zaleca się, aby umieszczać go w prawym górnym rogu dokumentu. Należy zwrócić uwagę, aby po skopiowaniu dokumentu numer był czytelny dla osoby weryfikującej wniosek 0 płatność. Faktura/dokument o równoważnej wartości dowodowej Brak wskazanego trybu postępowania PZP. Na rewersie faktury należy wpisać tryb postępowania PZP (art.) mający zastosowanie przy wyborze wykonawcy/dostawcy danego zamówienia. Wpisu można nie uzupełnić tylko w sytuacji, gdy Beneficjent nie stosuje trybu zamówienia określonego w ustawie PZP (np. przedsiębiorcy). Faktura nie spełnia znamion dokumentu księgowego. W przypadku Beneficjentów stosujących przepisy ustawy o rachunkowości, faktury/inne dokumenty księgowe o równoważnej wartości dowodowej powinny spełniać znamiona dowodu księgowego, czyli zawierać stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja) i podpis osoby odpowiedzialnej (lub wydruk z systemu księgowego). Wyciąg bankowy/ potwierdzenie płatności Brak wszystkich wymagalnych stron wyciągu bankowego. Należy dostarczyć pierwszą stronę wyciągu (z saldem początkowym), stronę na której widnieje dokonana płatność (ujęta we wniosku o płatność) oraz stronę ostatnią (z saldem końcowym). www.rpo.wzp.pl Wszystkie dokumenty Brak wymagalnych informacji i logotypów na pierwszej stronie dokumentu. Faktury powinny być opatrzone nazwą i numerem umowy o dofinansowanie/decyzji o dofinansowaniu projektu oraz adnotacją Projekt jest współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz budżetu państwa * (*jeśli dotyczy) w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego na lata 2007-2013 oraz logotypy (emblemat UE, loga Narodowej Strategii Spójności: NSS Program Regionalny, logo Pomorza Zachodniego). 12

Nieprawidłowe potwierdzenie kopii za zgodność z oryginałem. Umieszczanie naklejek z opisami na kopiach dokumentów. Brak dokumentu potwierdzającego termin rozpoczęcia projektu. Brak Oświadczenia dotyczącego posiadania oryginałów dokumentów, które Beneficjent jest zobowiązany posiadać i przedstawić podczas kontroli na miejscu realizacji projektu oraz zasady dokumentowania wydatków ponoszonych przez Beneficjentów w ramach RPO WZ na lata 2007-2013. Wymagalne opisy należy umieszczać na oryginałach dokumentów, natomiast do wniosków o płatność należy dołączać kopie dokumentów potwierdzone za zgodność z oryginałem poprzez umieszczenie daty i odręcznego podpisu osoby do tego upoważnionej (zgodnie z kartą wzoru podpisów) wraz z imienną pieczęcią i podaniem pełnionej funkcji/stanowiska służbowego oraz zapisu na każdej ze stron potwierdzam za zgodność z oryginałem. W przypadku dokumentów wielostronicowych można na pierwszej stronie umieścić zapis potwierdzam za zgodność z oryginałem od strony do strony. Wówczas dokument powinien mieć ponumerowane i parafowane strony oraz powinien być trwale spięty. Należy umieścić naklejkę z opisami na oryginale dokumentu, a następnie tak oznaczony opisem dokument skopiować i załączyć do wniosku o płatność. Przedkładając pierwszy wniosek o płatność (sprawozdawczy, refundacyjny, zaliczkowy) należy jednocześnie załączyć dokument potwierdzający termin rozpoczęcia projektu wskazany w umowie o dofinansowanie projektu, tj. dokument poświadczający podjęcie czynności zmierzających bezpośrednio do realizacji projektu (inwestycji), w szczególności podjęcia prac budowlanych lub pierwsze zobowiązanie wnioskodawcy do zamówienia/zakupu środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych czy usług. Obowiązkowe dokumenty, które powinny być załączone do wniosku o płatność to m.in.: faktury lub inne dokumenty o równoważnej wartości dowodowej, wyciągi bankowe dokumentujące dokonanie płatności lub potwierdzenia dokonania przelewu/operacji oraz Oświadczenie dotyczące posiadania oryginałów dokumentów, które Beneficjent jest zobowiązany posiadać... (Zał. 12). Oświadczenie musi być podpisane przez upoważnioną osobę (zgodnie z kartą wzoru podpisów). Brak załączników Brak wyciągów bankowych przedstawiających wysokość narosłych odsetek od środków zaliczki na rachunku, z którego dokonywane są płatności. Brak prolongaty terminu płatności. Brak wyciągów bankowych dokumentujących przepływy finansowe pomiędzy rachunkiem dotyczącym zaliczki a rachunkiem, z którego dokonywane są płatności. Brak wyciągów bankowych/potwierdzeń dokonanych płatności dotyczących ZUS i PDOF w przypadku rozliczania kosztów wynagrodzeń. Brak oświadczenia/wyjaśnienia dotyczącego ponoszonych wydatków z konta innego, niż wskazane w umowie/aneksie o dofinansowanie projektu. W przypadku Beneficjentów niebędących jednostką samorządu terytorialnego, rozliczając płatność zaliczkową należy dołączyć wyciągi bankowe przedstawiające wysokość narosłych odsetek na rachunku dotyczącym zaliczki. Jeżeli płatność na podstawie dokumentu przedstawionego we wniosku o płatność nastąpiła po terminie wskazanym na dokumencie/w umowie, należy dołączyć prolongatę terminu płatności. W przypadku Beneficjentów rozliczających płatność zaliczkową dodatkowo należy dołączyć wyciągi bankowe przedstawiające przepływy finansowe między rachunkiem dotyczącym zaliczki a rachunkiem, z którego dokonywane są płatności. W przypadku rozliczania kosztów wynagrodzeń (umowa o pracę, umowa cywilnoprawna) należy dołączyć wyciąg bankowy/potwierdzenie płatności dokumentujące, że od wynagrodzeń zostały odprowadzone składki ZUS i PDOF. W przypadku ponoszenia wydatków z konta innego niż wskazane w umowie/aneksie o dofinansowanie projektu należy wraz z wnioskiem o płatność złożyć oświadczenie/wyjaśnienie, że ponoszone wydatki (ze wskazaniem nr konta) dotyczące faktury (nr, data, kwota) dotyczą ściśle realizowanego projektu w ramach RPO WZ (nr umowy i nazwa projektu). Oświadczenie musi być podpisane przez upoważnioną osobę (zgodnie z kartą wzoru podpisów). 13

Niewłaściwy dokument potwierdzający poniesienie płatności. Brak harmonogramu rzeczowofinansowego. Do faktury (dokumentu równoważnego) przedstawionego do rozliczenia należy załączyć wyciąg bankowy lub potwierdzenie dokonanej płatności. Nie spełnia tego warunku zlecenie płatności. Do wniosków o płatność składanych w ramach kwartalnych okresów sprawozdawczych należy dołączyć zaktualizowany do poniesionych płatności harmonogram rzeczowo finansowy, natomiast we wniosku o płatność końcową należy dokonać aktualizacji kosztów ujętych w harmonogramie rzeczowo-finansowym w odniesieniu do całego projektu. Dodatkowe zalecenia dotyczące załączników do wniosku o płatność. Nieumieszczenie załączników w sekcji H. 1 Wniosku o płatność. Sposób załączania dokumentów. Nieczytelne kopiowanie dokumentów. Do wniosku o płatność należy dołączyć kopię dokumentu. Dane wrażliwe. Załączając do Wniosku o płatność dodatkowe dokumenty należy ująć je w sekcji H.1. Dokumenty będące załącznikami do wniosku powinny być załączone w sposób uporządkowany. Zaleca się, aby przy każdej fakturze/ innym dokumencie księgowym o równoważnej wartości dowodowej umieścić pozostałe dokumenty dotyczące danej pozycji wydatku (np. wyciągi bankowe). Załączone do wniosku o płatność dokumenty muszą być czytelne, a dane muszą być całkowicie widoczne dla osoby weryfikującej wniosek o płatność. Należy szczególną uwagę zwrócić na załączniki do faktury tworzone na potrzeby rozliczenia projektu - tj. do wniosku należy dołączyć kopię potwierdzoną za zgodność z oryginałem. Natomiasty oryginał dokumentu/załącznik do faktury winien znajdować się w teczce projektu w siedzibie Beneficenta. Zaleca się, aby załączając do wniosku o płatność dokumenty, na których widnieją również informacje niezwiązane z rozliczanym projektem (np. wynagrodzenia pozostałych pracowników), Beneficjent dokonał zaciemnienia tych danych na kopiach dokumentów przekazywanych do Instytucji Zarządzającej RPO WZ. 4. BŁĘDY PRZY WNIOSKOWANIU I ROZLICZANIU ZALICZKI. Lp. RODZAJ BŁĘDU PRAWIDŁOWE POSTĘPOWANIE/ MOŻLIWOŚĆ NAPRAWIENIA BŁĘDU 1 Rozliczenie zaliczki po terminie. Zaliczkę należy rozliczyć w terminie 3 miesięcy od daty jej otrzymania. Rozliczenie po terminie skutkuje naliczeniem odsetek jak dla zaległości podatkowych liczonych od dnia przekazania środków do dnia rozliczenia. 2 Rozliczenie zaliczki w niepełnej wysokości. Zaliczkę należy rozliczyć w wysokości min. 70% przyznanej kwoty, a pozostałą część środków należy zwrócić na rachunek bankowy Instytucji Zarządzającej RPO WZ lub wnioskować o kolejną transzę i pozostałą część rozliczyć w ramach kolejnej transzy zaliczki. www.rpo.wzp.pl 3 Rozliczenie zaliczki niezgodnie z montażem finansowym określonym w umowie o dofinansowanie projektu. Korzystając z zaliczki należy jednocześnie uruchomić środki własne a także wykazać, że zostały poniesione płatności (w proporcji wskazanej w umowie o dofinansowanie projektu) składając wniosek rozliczający zaliczkę. 14

4 5 6 7 8 Zwrot zaliczki w całości lub części, a następnie wnioskowanie o kolejną transzę bez uwzględnienia kwoty zwrotu, która pomniejsza wartość części dofinansowania przypadającą na zaliczkę. Opłacenie z zaliczki wydatków niekwalifikowalnych lub niezwiązanych z projektem. Przedstawienie do rozliczenia zaliczki wydatków opłaconych przed fizycznym otrzymaniem zaliczki na rachunek bankowy. Niewłaściwy sposób dokonywania płatności z rachunku bankowego. Przedstawienie do rozliczenia zaliczki wydatków, które nie zostały w pełni opłacone. Zwrot zaliczki traktowany jest jako jej rozliczenie, stąd Beneficjent zwracając w całości lub części wcześniej wypłaconą transzę pomniejsza swoją pulę środków przeznaczonych na kolejne zaliczki, do których miał prawo zgodnie z zapisami umowy. Z zaliczki mogą być opłacone wyłącznie wydatki kwalifikowalne zaplanowane we wniosku o dofinansowanie projektu (harmonogramie rzeczowo finansowym, studium wykonalności, specyfikacji wyposażenia lub biznes planie). W przeciwnym wypadku należy liczyć się z koniecznością zwrotu środków wraz z odsetkami jak dla zaległości podatkowych. Z zaliczki mogą być sfinansowane wyłącznie wydatki, które nie zostały opłacone przed datą jej otrzymania. Rozliczanie wydatków już poniesionych odbywa się poprzez złożenie wniosku o refundację (płatność pośrednią). Jeżeli dla projektu został uruchomiony rachunek dotyczący zaliczki, płatności muszą być dokonywane ze wskazanego (w umowie o dofinansowanie projektu) rachunku. Dokonując więc płatności w ramach projektu, należy zasilić rachunek podstawowy (wydatkowy) środkami z przyznanej zaliczki zgodnie z montażem finansowym i dokonywać płatności za dokument w dniu wpływu przelewu z rachunku dot. zaliczki. Wszystkie wydatki przedstawione do rozliczenia zaliczki muszą być opłacone w całości (np. koszty osobowe można rozliczyć dopiero w momencie opłacenia PDOF i składek ZUS). 9 Wnioskowanie o zaliczkę przed terminem rozpoczęcia realizacji projektu wskazanym w umowie o dofinansowanie. Zaliczka może być wypłacona po rozpoczęciu realizacji projektu określonym w umowie o dofinansowanie lub aneksie. Termin rozpoczęcia musi być potwierdzony wymagalnym dokumentem (np. umową na roboty budowlane, dostawę sprzętu) dołączonym do wniosku o płatność (zaliczkowego). 10 Wnioskowanie o zaliczkę w terminie krótszym niż 3 miesiące do daty zakończenia realizacji projektu. W takiej sytuacji termin 3 miesięcy na jej rozliczenie nie obowiązuje. Zaliczka musi być wówczas rozliczona wnioskiem o płatność końcową w terminie określonym w umowie o dofinansowanie projektu (tj. 20 dni roboczych od daty zakończenia finansowego/rzeczowego projektu). 11 Brak wyciągu bankowego potwierdzającego zwrot niewykorzystanej części zaliczki. W przypadku zwrotu niewykorzystanej części zaliczki, w zależności od źródła jej pochodzenia, na rachunek wskazany przez Instytucję Zarządzającą RPO WZ, do wniosku o płatność rozliczającego zaliczkę należy dołączyć kopie przelewów bankowych z następującym opisem: nazwa Beneficjenta i odbiorca płatności, informacja o kwotach wynikających ze zwrotu środków w podziale na kwotę należności głównej i kwotę odsetek, wskazanie daty, kiedy przekazane zostały środki, których dotyczy zwrot, tytuł zwrotu (lub nr decyzji). 12 Dokonywanie zwrotów w niewłaściwych kwotach /na niewłaściwe rachunki bankowe. W przypadku dokonywania zwrotu w niewłaściwych kwotach/na niewłaściwe rachunki bankowe IZ RPO WZ nie może traktować takiego zwrotu jako spłaty zobowiązania w odpowiednim terminie i wysokości. Konsekwencją może być naliczanie odsetek do dnia odpowiedniego zwrotu zobowiązania. 15

Wypełnianie wniosku Beneficjenta o płatność - Serwis Beneficjenta Dostęp do Serwisu Beneficjenta jest możliwy bezpośrednio poprzez adres beneficjent.rpo.wzp.pl lub za pośrednictwem strony internetowej www.rpo.wzp.pl. Wniosek Beneficjenta o płatność musi być sporządzony w Serwisie Beneficjenta poprzez wypełnienie on-line formularza. Serwis Beneficjenta umożliwia wypełnienie formularza Wniosku o płatność jedynie na podstawie opublikowanego i złożonego Wniosku o dofinansowanie, posiadającego status do realizacji. Oznacza to, że wypełnienie Wniosku o płatność jest możliwe wyłącznie na założonym wcześniej koncie w Serwisie Beneficjenta oraz gdy opublikowany za pośrednictwem tego konta Wniosek o dofinansowanie przeszedł pozytywnie ocenę formalną, merytoryczną i znalazł się na liście wniosków do realizacji zatwierdzonej przez Zarząd Województwa Zachodniopomorskiego. Status Wniosku o dofinansowanie można sprawdzić w Serwisie Beneficjenta w części Twoje wnioski aplikacyjne, w zakładce Lista opublikowanych wniosków, po wybraniu przycisku Monitoring. Kolejne wersje Wniosków Beneficjenta o płatność lub korekty wniosków należy tworzyć, wykorzystując wcześniej utworzony Wniosek Beneficjenta o płatność. W tym celu należy w menu Wnioski o płatność wybrać pozycję Lista opublikowanych wniosków i przy ostatnio opublikowanym Wniosku Beneficjenta o płatność wybrać pole Nowa płatność. W ten sposób nowo utworzony wniosek będzie miał wypełnione wszystkie wcześniej wprowadzone informacje w trybie do edycji. www.rpo.wzp.pl Pierwszy Wniosek o płatność tworzy się w Serwisie Beneficjenta w części Twoje wnioski o płatność poprzez wybranie Utwórz nowy wniosek. System automatycznie wyświetli Listę wniosków aplikacyjnych do realizacji. Z listy tej należy wybrać odpowiedni wniosek (reprezentujący projekt, do którego składana będzie płatność) i kliknąć Utwórz wniosek o płatność. Po wybraniu utwórz wniosek o płatność należy w polu zapisz wniosek pod nazwą wpisać dowolną nazwę użyteczną dla Beneficjenta. Następnie należy wybrać typ wniosku o płatność. W przypadku wybrania korekty należy wpisać numer korekty. Wnioski wypełnione poza Serwisem Beneficjenta będą odrzucane na etapie oceny formalnej Wniosku. Wniosek należy wypełnić zgodnie z niniejszą Instrukcją. Należy ściśle przestrzegać formatu, określonych standardów i kolejności stron. Formularz należy wypełnić w języku polskim. Wypełniając Wniosek Beneficjenta o płatność w Serwisie Beneficjenta, należy pamiętać o tym, że: 1. W każdej chwili Beneficjent może przerwać wypełnianie Wniosku o płatność i wylogować się z Serwisu Beneficjenta. 2. Kontynuacja wypełniania Wniosku o płatność będzie możliwa po ponownym zalogowaniu się w Serwisie Beneficjenta. 3. W każdej chwili Beneficjent ma możliwość wydrukowania Wniosku. W tym celu należy wniosek otworzyć jako dokument PDF, a następnie wydrukować. Dopóki Wniosek nie przejdzie poprawnie walidacji (sprawdzenia) na każdej jego stronie będzie znajdować się napis wersja robocza. 16

4. W trakcie wypełniania Wniosku dodane treści są automatycznie zapisywane przez system, każdorazowo przy użyciu pól Weryfikuj, Publikuj, Następny krok, Poprzedni krok oraz podczas przechodzenia do poszczególnych sekcji wniosku. Ostateczną wersję Wniosku Beneficjenta o płatność, którą Beneficjent zamierza złożyć w IZ RPO WZ, należy wysłać do systemu informatycznego RPO WZ za pomocą pola Publikuj. Aby prawidłowo opublikować (zatwierdzić) Wniosek Beneficjenta o płatność należy: 1. Przed opublikowaniem ostatecznej wersji Wniosku sprawdzić, za pomocą pola weryfikuj, czy wszystkie wymagane pola Wniosku są wypełnione. Użycie pola Weryfikuj wywołuje u góry strony status weryfikacji: a) Wniosek niepoprawny (zobacz błędy walidacji), b) Wniosek poprawny. 2. Wskazane na liście błędy walidacji należy skorygować. 3. Po poprawieniu błędów należy ponownie walidować Wniosek. 4. Jeśli walidacja nie wykazała dalszych błędów (status weryfikacji wniosek poprawny ), wówczas można opublikować Wniosek w systemie informatycznym RPO WZ. 5. Tylko wnioski opublikowane będą podlegały ocenie. 6. Po opublikowaniu Wniosku w Serwisie Beneficjenta zostanie wygenerowana informacja o dacie i godzinie publikacji (podana data i godzina będzie wygenerowana przez Serwis Beneficjenta). 7. Zaleca się wypełnianie poszczególnych pól i sekcji Wniosku po kolei przy użyciu pola Następny krok. Zaleca się, aby ostateczna wersja Wniosku była publikowana w systemie po wydrukowaniu, opieczętowaniu, podpisaniu oraz przygotowaniu papierowej wersji Wniosku do złożenia w IZ RPO WZ wraz z niezbędnymi załącznikami. Po użyciu pola Publikuj nie będzie możliwości wprowadzenia zmian we Wniosku wysłanym do systemu informatycznego RPO WZ. Publikacja Wniosku Beneficjenta o płatność w systemie informatycznym RPO WZ jest warunkiem koniecznym. Opublikowany Wniosek może zostać ponownie edytowany i zapisany w Serwisie Beneficjenta, jednakże będzie on stanowił nowy Wniosek, z nową sumą kontrolną. Każda zmiana dokonana we Wniosku Beneficjenta o płatność skutkuje zmianą jego sumy kontrolnej. Jeśli Beneficjent po opublikowaniu Wniosku, wprowadzi w nim zmiany, powinien traktować przedmiotowy dokument jako nowy Wniosek. Wniosek opublikowany w systemie informatycznym RPO WZ jest jego wersją elektroniczną. Niespełnienie tego warunku (nieopublikowanie Wniosku w Serwisie Beneficjenta) będzie traktowane jako błąd formalny skutkujący odrzuceniem Wniosku. Wersja Wniosku Beneficjenta o płatność opublikowana w systemie informatycznym RPO WZ (wersja elektroniczna) musi być tożsama z wersją papierową Wniosku. Warunek ten będzie potwierdzony identyczną sumą kontrolną formy elektronicznej i formy papierowej Wniosku, zatem brak zgodności sumy kontrolnej formy papierowej z sumą kontrolną formy elektronicznej będzie uznawane za błąd formalny. Jego wystąpienie powoduje odrzucenie Wniosku na etapie oceny. 17

Zasady ogólne Beneficjent składa wniosek o płatność z częstotliwością określoną w umowie o dofinansowanie projektu/porozumieniu o dofinansowanie/ decyzji o dofinansowaniu projektu. Beneficjent ma obowiązek składania wniosków o płatność pełniących tylko funkcję sprawozdawczą od momentu rozpoczęcia realizacji projektu wskazanego w umowie/porozumieniu/decyzji o dofinansowanie projektu. Ostateczną wersję Wniosku o płatność (tożsamą z wersją opublikowaną w Serwisie Beneficjenta) należy wydrukować i w formie papierowej w jednym egzemplarzu stanowiącym oryginał złożyć w wymaganym terminie do IZ RPO WZ. Ostateczna wersja Wniosku o płatność powinna być opieczętowana i podpisana na ostatniej stronie przez upoważnioną osobę. Zaleca się, aby podpisy były wykonane innym kolorem niż czarny. Do wniosku należy dołączyć wszystkie wymagane załączniki. Dokumentację można złożyć osobiście lub przesłać pocztą/doręczyć kurierem na adres: Wydział Wdrażania Regionalnego Programu Operacyjnego Urząd Marszałkowski Województwa Zachodniopomorskiego ul. Wyszyńskiego 30 70-203 Szczecin W przypadku przesłania dokumentacji pocztą/kurierem za datę wpływu uznaje się datę stempla pocztowego/termin nadania przesyłki. Należy pamiętać aby data publikacji wniosku była wcześniejsza niż data wysyłki. Na każdym etapie weryfikacji Wniosku Beneficjenta o płatność i dokumentacji rozliczeniowej projektu może okazać się, że zaistnieje konieczność złożenia dodatkowych wyjaśnień, usunięcia uchybień i dokonania uzupełnień. W takim wypadku Beneficjent może zostać poproszony o korektę wniosku w terminie 7 dni roboczych od momentu potwierdzenia odbioru pisma informującego Beneficjenta o stwierdzonych podczas oceny wniosku o płatność brakach/błędach. www.rpo.wzp.pl W przypadku gdy Projekt realizowany jest przez inną jednostkę w imieniu Beneficjenta a faktury lub inne dokumenty księgowe o równoważnej wartości dowodowej wystawione są na tę jednostkę lub Partnera a nie na Beneficjenta, do wniosku o płatność należy dołączyć kserokopię umowy partnerskiej lub odpowiedniego upoważnienia dla jednostki realizującej projekt w imieniu Beneficjenta. 18

Szczegółowa instrukcja wypełniania pól wniosku Przed rozpoczęciem wypełniania wniosku o płatność należy uważnie zapoznać się z zapisami niniejszej Instrukcji. Wniosek o płatność powinien zostać przygotowany bardzo starannie, zaś informacje w nim podane rzetelne, wyczerpujące i zgodne ze stanem faktycznym. Wniosek o płatność powinien zostać złożony w formacie pozwalającym IZ RPO WZ jego przechowywanie i archiwizację (tzn. wszystkie dołączone do wniosku o płatność załączniki powinny być uporządkowane wg kolejności ich ujmowania w sekcji B.1., trwale spięte, umieszczone np. w segregatorze). Wszystkie kwoty ujęte we wniosku o płatność powinny być podawane w PLN z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku (stosując przy tym zaokrąglenia matematyczne). Beneficjent wypełnia we wniosku jedynie pola zaznaczone na biało. Pola szare wypełniane są przez pracownika IZ RPO WZ weryfikującego wniosek o płatność. DANE we wniosku o płatność podzielone zostały tematycznie na następujące sekcje: [A.] Dane podstawowe [B.] Informacja finansowa [C.] Zestawienie wydatków [D.] Dochód i źródła sfinansowania [E.] Przebieg realizacji projektu [F.] Wskaźniki realizacji projektu [G.] Harmonogram wydatków [H.] Załączniki i oświadczenia 19

Wydatki niekwalifikowalne 20 www.rpo.wzp.pl 1) Do współfinansowania nie kwalifikują się następujące kategorie wydatków: a) prowizje pobierane w ramach operacji wymiany walut; b) odsetki od zadłużenia, koszty kredytu; c) kary i grzywny, a także wydatki poniesione w związku z procesami sądowymi (z wyjątkiem wydatków związanych z odzyskiwaniem kwot nienależnie wypłaconych po akceptacji Instytucji Zarządzającej) oraz z realizacją ewentualnych postanowień wydanych przez sąd; d) zakup środka trwałego będącego sprzętem niezwiązanym trwale z celami projektu (środek trwały nie może być zakupiony w ramach projektu, a następnie po jego zakończeniu wykorzystywany do innych celów); e) amortyzacja; f) wydatek poniesiony na zakup środka trwałego, który był współfinansowany ze środków krajowych lub wspólnotowych w przeciągu 7 lat poprzedzających datę zakupu środka trwałego przez Beneficjenta; g) podatek VAT, który może zostać odzyskany w oparciu o przepisy krajowe tj. ustawę z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług; h) wydatek poniesiony na zakup gruntu przekraczający 10 % wartości całkowitych wydatków kwalifikowalnych projektu w projektach współfinansowanych w ramach RPO WZ; i) wydatek poniesiony na wypełnienie formularza wniosku o dofinansowanie projektu; j) wydatki związane z zamówieniami uzupełniającymi. 2) Do współfinansowania nie kwalifikują się wszelkie wydatki wyłączone przez Instytucję Zarządzającą poprzez odpowiednie zapisy dokumentów szczegółowych Instytucji Zarządzającej. 3) Wydatki niekwalifikowalne związane z realizacją projektu ponosi Beneficjent. A. DANE PODSTAWOWE A.1. Projekt wniosek za okres do Pole to jest wypełniane automatycznie ostatnią datą wprowadzoną do sekcji C.3. Data wniosek za okres do A.1/ okresy płatności C.3. powinna mieścić się w okresie realizacji projektu. Wniosek o płatność nie może zostać złożony do IZ RPO WZ przed zakończeniem okresu, którego dotyczy, tzn. data wpływu wniosku o płatność do IZ RPO WZ nie może być wcześniejsza niż data wniosek za okres do A.1/ okresy płatności C.3. 1. Beneficjent realizujący projekt w ramach osi 1 7 RPO WZ przekazuje Wniosek o płatność zgodnie z zapisami umowy/porozumienia/decyzji o dofinansowanie (zwykle nie rzadziej niż raz na kwartał i nie częściej niż raz na miesiąc do 15 dnia miesiąca następującego po zakończeniu okresu, którego dotyczy). W takim przypadku w polu wniosek za okres do należy podać odpowiednio ostatni dzień zakończonego kwartału lub ostatni dzień zakończonego miesiąca, za który składany jest dany wniosek o płatność. 2. Brak wydatków po stronie Beneficjenta nie zwalnia go z obowiązku przedkładania wniosków o płatność z wypełnioną częścią sprawozdawczą. Beneficjent zobowiązany jest składać taki wniosek zgodnie z zapisami umowy/porozumienia/decyzji o dofinansowanie. Zwykle w takim przypadku w polu wniosek za okres do należy podać ostatni dzień kalendarzowy kwartału lub półrocza za jaki składany jest dany wniosek o płatność. Przykład Beneficjent korzysta z trybu refundacji, podpisał umowę o dofinansowanie projektu 20 kwietnia, 20 kwietnia rozpoczyna się realizacja projektu i Beneficjent nie poniósł żadnych wydatków w pierwszym półroczu. Pierwszym obowiązującym okresem sprawozdawczym jest dla Beneficjenta okres do 30 czerwca. Wniosek o płatność będzie pełnił tylko i wyłącznie funkcję sprawozdawczą. Wniosek o płatność powinien zostać złożony do IZ RPO WZ do 15 lipca. 3. W przypadku wniosku o pierwszą transzę zaliczki w polu należy podać datę wypełnienia danego wniosku o płatność (zgodnie z datą podpisania wniosku o płatność). Data wypełnienia oraz złożenia wniosku o płatność nie może być wcześniejsza niż data rozpoczęcia realizacji projektu. 4. W przypadku wniosku rozliczającego zaliczkę należy przyjąć datę sporządzania wniosku o płatność (zgodnie z datą podpisania wniosku o płatność) lub datę publikacji wniosku o płatność w Serwisie Beneficjenta. 5. Beneficjent składa Wniosek o płatność końcową w terminie nieprzekraczającym 20 dni roboczych od ostatecznego zakończenia realizacji projek-

tu określonego w umowie. Kwota wnioskowana wnioskiem o płatność końcową musi opiewać na co najmniej 5% całkowitej kwoty dofinansowania. W przypadku wniosku o płatność końcową w polu wniosek za okres do należy podać datę poniesienia ostatniego wydatku kwalifikowanego w projekcie lub w przypadku gdy zakończenie rzeczowe następuje po zakończeniu finansowym datę zakończenia rzeczowego (datę odbioru robót, odbioru towaru, wykonania usługi itp.). fundusz strukturalny Pole wypełniane automatycznie przez system. program operacyjny Pole wypełniane automatycznie przez system. oś priorytetowa Należy wybrać numer i nazwę osi priorytetowej, w ramach której realizowany jest projekt. nazwa projektu Należy podać tytuł projektu zgodny z umową o dofinansowanie/decyzją o dofinansowaniu projektu. numer projektu Pole wypełniane automatycznie przez system. A.2. Dofinansowanie i typ płatności dofinansowanie Należy wybrać opcję umowa lub decyzja następnie wpisać nr umowy o dofinansowanie/decyzji o dofinansowaniu projektu. W przypadku porozumienia o dofinansowanie należy wybrać opcję umowa. Należy wybrać datę podpisania umowy/porozumienia o dofinansowanie projektu lub datę wydania decyzji o dofinansowaniu projektu. Należy wpisać kwotę dofinansowana na jaką podpisano umowę/porozumienie o dofinansowaniu lub wydano decyzję o dofinansowaniu projektu następnie należy wcisnąć Wstaw słownie. Należy wpisać procent wydatków kwalifikowanych zgodny z zapisami umowy/porozumienia/decyzji o dofinansowanie projektu. płatność Należy wybrać właściwy typ płatności: 1. płatność zaliczkowa ma miejsce wówczas, gdy Beneficjent wnioskuje o dofinansowanie w formie zaliczki, (po czym rozlicza w kolejnych wnioskach o płatność poniesione w ramach projektu wydatki), opcja ta wybierana jest w sytuacji, gdy Beneficjent ubiega się o pierwszą lub kolejną transzę zaliczki lub gdy Beneficjent rozlicza się z wcześniej otrzymanej zaliczki lub zaliczek oraz wnioskuje o kolejną transzę dofinansowania w formie zaliczki i nie wnioskuje o refundację wydatków poniesionych przez Beneficjenta. Należy pamiętać, że zaliczkę można wykorzystać tylko na wydatki, które będą poniesione po otrzymaniu zaliczki na konto Beneficjenta; W przypadku ryczałtowego rozliczania kosztów pośrednich przez Beneficjentów Poddziałania 1.3.2 Promocja przedsiębiorstw w wymiarze międzynarodowym patrz Załącznik Rozliczanie przez Beneficjentów Poddziałania 1.3.2 Promocja przedsiębiorstw w wymiarze międzynarodowym kosztów ryczałtowych ponoszonych z zaliczki. 2. płatność pośrednia ma miejsce wówczas, gdy płatność dla Beneficjenta jest zwrotem określonej części poniesionych przez Beneficjenta wydatków wykazanych we wniosku o płatność (tryb refundacji), płatność, o przyznanie której ubiega się Beneficjent, obejmuje zarówno kolejną transzę zaliczki oraz refundację wydatków poniesionych już przez Beneficjanta i rozliczanych danym wnioskiem o płatność, Beneficjent rozlicza się wnioskiem o płatność z wcześniej otrzymanej zaliczki/zaliczek, ale nie wnioskuje o kolejną transzę dofinansowania, Beneficjent rozlicza się z wcześniej otrzymanej zaliczki lub zaliczek oraz wnioskuje o refundację wydatków wcześniej poniesionych, należy zaznaczyć płatność pośrednia również w sytuacji, gdy Beneficjent przekazuje we wniossku tylko informacje o postępie rzeczowym realizacji projektu (funkcja sprawozdawcza) bez przedstawiania wydatków; 3. płatność końcowa Beneficjent wybiera zawsze przy ostatnim wniosku o płatność dotyczącym danego projektu, wybranie powyższej opcji oznacza, iż w ramach danego projektu Beneficjent nie planuje już składać kolejnych wniosków o płatność. Całkowita kwota wydatków objętych wnioskiem Należy podać kwotę poniesionych przez Beneficjenta wydatków objętych wnioskiem o płatność i związanych z realizowanym projektem (tzn. w przypadku, gdy w sekcji B.1. ujęte są faktury zawierające również pozycje niezwiązane z projektem należy w polu Całkowita kwota wydatków objętych wnioskiem wpisać kwotę, która będzie sumą kwot brutto tylko i wyłącznie pozycji dotyczących wydatków związanych z projektem). W przypadku ryczałtowego rozliczania kosztów pośrednich przez Beneficjentów Poddziałania 1.3.2 Promocja przedsiębiorstw w wymiarze międzynarodowym należy podać kwotę uwzględniającą również ryczałtową wysokość kosztów pośrednich. W przypadku wniosku o pierwszą płatność przekazywa- 21

ną w formie zaliczki lub w przypadku, gdy dany wniosek o płatność pełni jedynie funkcję sprawozdawczą w polu tym należy wpisać O,OO. kwota wydatków kwalifikowanych objętych wnioskiem Należy podać kwotę poniesionych przez Beneficjenta wydatków kwalifikowanych objętych wnioskiem o płatność wartość tożsama z wartością suma ogółem w PLN w komórce B.1. Kwota wydatków kwalifikowalnych. W przypadku ryczałtowego rozliczania kosztów pośrednich przez Beneficjentów Poddziałania 1.3.2 Promocja przedsiębiorstw w wymiarze międzynarodowym należy podać kwotę uwzględniającą również ryczałtową wysokość kosztów pośrednich. W przypadku wniosku o pierwszą płatność przekazywaną w formie zaliczki lub w przypadku, gdy dany wniosek o płatność pełni jedynie funkcję sprawozdawczą w polu tym należy wpisać O,OO. wnioskowana kwota 1. W przypadku, gdy płatności przekazywane są Beneficjentowi w formie refundacji, wnioskowana kwota winna być wyliczona wg wzoru: A.3. Dane Beneficjenta dane beneficjenta Należy podać dane Beneficjenta zgodne z umową/porozumieniem/decyzją o dofinansowanie projektu. osoba wyznaczona do kontaktu Należy wskazać osoby kontaktowe, właściwe do udzielenia informacji w zakresie odpowiednich części wniosku. Nie ma obowiązku podawania danych dwóch osób w przypadku, gdy jedna osoba jest w stanie udzielić odpowiedzi na pytania dotyczące zarówno postępu finansowego jak i rzeczowego. Jeżeli dane osoby kontaktowej pokrywają się z danymi Beneficjenta, nie ma obowiązku powtórnego ich wprowadzania. dane rachunku bankowego, na który należy dokonać płatności (zgodnie z umową/porozumieniem/decyzją o dofinasowaniu projektu) Należy wypełnić pola zgodnie z informacjami zawartymi w umowie/porozumieniu/decyzji o dofinansowanie. W przypadku gdy Beneficjent wnioskuje o refundację oraz zaliczkę należy wpisać numer konta dotyczącego zaliczki. www.rpo.wzp.pl kwota wnioskowana [X] = kwota wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem [A] x (kwota dofinansowania wynikająca z umowy [B]/całkowite wydatki kwalifikowalne objęte umową [C]) - uzyskany dochód i/lub narosłe odsetki i korekty finansowe [D]. X = A x (B : C) - D 2. W przypadku, gdy płatności przekazane są Beneficjentowi w formie zaliczek, wnioskowana kwota winna być zgodna z zapisami umowy/porozumienia/ decyzji o dofinansowanie. 3. W przypadku, gdy dany wniosek o płatność pełni jedynie funkcję sprawozdawczą w polu wnioskowana kwota należy wpisać O,OO. W przypadku ryczałtowego rozliczania kosztów pośrednich przez Beneficjentów Poddziałania 1.3.2. Promocja przedsiębiorstw w wymiarze międzynarodowym należy podać kwotę uwzględniającą również ryczałtową wysokość kosztów pośrednich. Szare pola w sekcji A.2. wypełnia pracownik IZ RPO WZ weryfikujący wniosek o płatność. UWAGA. Przy wypełnianiu wniosku o płatność końcową należy pamiętać, aby suma już otrzymanego dofinansowania oraz wnioskowana kwota nie przekroczyła kwoty dofinansowania w umowie o dofinansowanie. Należy także pamiętać, aby poziom dofinansowania z uzyskanego dofinansowania nie przekroczył poziomu dofinansowania określonego w umowie o dofinansowanie. B. INFORMACJA FINANSOWA B.1. Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków objętych wnioskiem Jeśli Beneficjent wypełnia wniosek o pierwszą płatność przekazywaną w formie zaliczki lub wniosek pełni funkcję sprawozdawczą, w którym nie przedstawia się wydatków, należy wybrać pole nie dotyczy. Jeśli Beneficjent przedstawia dokumenty potwierdzające poniesione wydatki kwalifikowalne, należy wybrać pole dotyczy. W sekcji B.1. należy ująć wyłącznie faktury/inne dokumenty księgowe o równoważnej wartości dowodowej zapłacone w całości w okresie, którego dotyczy dany wniosek o płatność. W przypadku ryczałtowego rozliczania kosztów pośrednich przez Beneficjentów Poddziałania 1.3.2 Promocja przedsiębiorstw w wymiarze międzynarodowym nie przedstawia się dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków ryczałtowych. Zaleca się, aby faktury/inne dokumenty księgowe o równoważnej wartości dowodowej w sekcji B.1. były ujmowane w kolejności zgodnej z zaplanowanymi zadaniami oraz wydatkami, ponoszonymi w ramach realizowanego projektu. W zestawieniu dokumentów potwierdzających poniesione wydatki kwalifikowalne należy podać kolejno: numer dokumentu Należy podać numer faktury/innego dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej lub numer listy płac, 22

gdy jest ona podstawą wnioskowania o refundację lub rozliczenia zaliczki. numer księgowy lub ewidencyjny Należy podać numer księgowy/ewidencyjny dokumentu, nadany przez osobę prowadzącą ewidencję księgową lub księgi rachunkowe lub numer księgi rachunkowej pod jakim dany dokument został zarejestrowany. Przedmiotowy numer należy także wpisać na fakturę/inny dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej. Zaleca się, aby umieścić go w prawym górnym rogu dokumentu. data wystawienia dokumentu Należy podać datę wystawienia faktury/innego dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej. data zaplaty Należy wpisać datę dokonania płatności faktury/innego dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej. Za datę poniesienia wydatków przyjmuje się: 1. w przypadku wydatków pieniężnych: a) dokonanych kartą kredytową lub podobnym instrumentem płatniczym o odroczonej płatności datę transakcji skutkującej obciążeniem rachunku karty kredytowej lub podobnego instrumentu, transakcja dokonana kartą kredytową musi obciążać rachunek bankowy Beneficjenta, b) dokonanych przelewem lub obciążeniową kartą płatniczą datę obciążenia rachunku bankowego podmiotu ponoszącego wydatek, c) dokonanych gotówką datę faktycznie poniesionej płatności. 2. w przypadku kwoty zatrzymanej datę wypłaty wykonawcy kwoty zatrzymanej, która została faktycznie wypłacona. Aby wydatek stanowiący wypłatę kwoty zatrzymanej na rzecz wykonawcy mógł zostać uznany za wydatek kwalifikowalny, wypłata kwoty zatrzymanej musi nastąpić przed zakończeniem finansowym projektu określonym w umowie/ porozumieniu/decyzji o dofinansowaniu projektu. W przypadku wynagrodzeń: listy płac lub rachunki do umów cywilno-prawnych mogą zostać dołączone do wniosku o płatność tylko i wyłącznie, gdy zostały zapłacone wszystkie składniki wynagrodzenia (ZUS, podatek dochodowy od osób fizycznych). W powyższej sytuacji w polu data zapłaty należy wpisać ostatnią datę płatności dotyczącą wydatku, natomiast w polu poniżej dowody zapłaty należy wykazać wszystkie dowody wpłaty dotyczące danego wydatku. Jeżeli płatność za dany dokument następowała ratami, w polu data zapłaty należy podać ostatnią datę płatności dotyczącą wydatku, natomiast w polu poniżej dowody zapłaty należy wykazać wszystkie dowody wpłaty dotyczące danego wydatku wraz z datami zapłaty. Należy pamiętać, że zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej, do- konywanie lub przyjmowanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą następuje za pośrednictwem rachunku bankowego przedsiębiorcy w każdym przypadku, gdy: stroną transakcji, z której wynika płatność jest inny przedsiębiorca, jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza równowartość 15 000 euro przeliczonych na złote według średniego kursu walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski ostatniego dnia miesiąca, poprzedzającego miesiąc, w którym dokonano transakcji. Za jednorazową wartość transakcji należy uznawać ogólną wartość należności lub zobowiązań określoną w umowie zawartej między Beneficjentem a kontrahentem. Wszelkie sposoby dzielenia płatności będą uznawane za niezgodne z prawem, a tym samym nie będą mogły zostać uznane za kwalifikowane. dowody zaplaty Należy wpisać informacje identyfikujące dowód wpłaty (rodzaj, numer, data), np. wyciąg bankowy nr 345 z dnia 20.01.2009 r. lub potwierdzenie przelewu. Należy pamiętać, że polecenie przelewu nie jest dokumentem traktowanym jako dokument potwierdzający przelew środków. nazwa towaru lub usługi Należy podać nazwę pozycji kwalifikowanej (towaru lub usługi) wykazanej w przedstawianym dokumencie księgowym. IZ RPO WZ dopuszcza możliwość ujmowania w sekcji B.1. poszczególnych pozycji faktury/innego dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej w sposób zbiorczy (bez konieczności przepisywania wszystkich pozycji z faktury/innego dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej). NIP podmiotu, na który został wystawiony dokument Należy wstawić -. W szczególnych przypadkach na żądanie IZ RPO WZ Beneficjent może zostać zobowiązany do wypełniania pola. kwota dokumentu brutto Należy wykazać kwotę dokumentu brutto, na którą została wystawiona faktura/inny dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej. Listy płac, rachunki do umów cywilno prawnych, delegacje we wniosku o płatność należy ujmować w kwotach brutto, tj. kwota dokumentu brutto i kwota dokumentu netto są równe. kwota dokumentu netto Należy wykazać kwotę netto, na którą została wystawiona faktura/inny dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej, różnica pomiędzy wartościami,,kwota dokumentu brutto a,,kwota dokumentu netto może wynikać 23

wyłącznie z kwoty podatku VAT. kwota wydatków kwalifikowalnych Należy wpisać kwotę wydatku kwalifikowalnego danej pozycji na fakturze lub sumę kwot wydatków kwalifikowalnych poszczególnych pozycji na fakturze. Jeżeli Beneficjent na podstawie faktury/innego dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej dokonuje zakupu towarów/usług będących przedmiotem zarówno zrealizowanego projektu, jak i działalności bieżącej, w pozycji tej należy wykazać wyłącznie kwotę wydatków kwalifikowalnych poniesionych w ramach projektu. Kwota wydatku kwalifikowalnego obejmuje podatek VAT tylko w przypadku, gdy dla danego Beneficjenta jest on wydatkiem kwalifikowanym. Każdorazowo kwotę wydatku kwalifikowalnego przedstawionego do refundacji we wniosku o płatność w sekcji B.1 należy odnieść do wysokości wydatków określonych we wniosku o dofinansowanie (wniosek aplikacyjny) w sekcji E.1.1. W przypadku, gdy: 3. Beneficjent może także za zgodą IZ RPO WZ dokonać przesunięć powyżej 15% pomiędzy poszczególnymi pozycjami wydatków we wniosku o dofinansowanie. W przypadku gdy Beneficjent dokonuje przesunięć, należy dołączyć do wniosku o płatność aktualny harmonogram rzeczowo-finansowy wraz z uzasadnieniem. w tym VAT Należy wyszczególnić kwotę podatku VAT z kwoty wydatku kwalifikowalnego jedynie w przypadku, jeżeli podatek VAT dla danego Beneficjenta jest wydatkiem kwalifikowalnym. Jeśli podatek VAT jest kosztem niekwalifikowanym, w polu tym należy wpisać O,OO. W przypadku wykazywania wydatków związanych z Poleceniem wyjazdu służbowego należy wykazywać kwotę podatku VAT dotyczącą kosztów związanych z wyjazdem służbowym, mimo iż nie jest ona wyszczególniona na ww. dokumencie, a wynika jedynie z załączników (np. wartość VAT na biletach kolejowych lub fakturach itp.). Przykład www.rpo.wzp.pl 1. kwota poniesionego wydatku jest niższa od kwoty określonej we wniosku o dofinansowanie przypadającej na dany wydatek do rozliczania należy przyjąć kwotę niższą, tj. kwotę faktycznie poniesionego wydatku, 2. do rozliczenia można przyjąć kwotę realną pod warunkiem, że Beneficjent dokona odpowiednich oszczędności i przesunięć między innymi wydatkami nie przekraczając 15% wartości danego poniesionego wydatku. Należy pamiętać, że kwotę oszczędności można wykorzystać na zwiększenie wartości maksymalnie 15% pierwotnej kwoty wydatku zaoszczędzonego. Kwoty wynikające z wniosku o dofinansowanie: Wydatek 1 160 000,00 zł Wydatek 2 70 000,00 zł Wydatek 3 80 000,00 zł Realne kwoty po dokonaniu zakupów: Wydatek 1 190 000,00 zł (nadpłata 30 000,00 zł) Wydatek 2 50 000,00 zł (oszczędność 20 000,00 zł) Wydatek 3 65 000,00 zł (oszczędność 15 000,00 zł) Kwoty możliwe do uwzględnienia w przesunięciach 15%: Wydatek 1 160 000,00 zł x 15% = 24 000,00 zł Wydatek 2 70 000,00 zł x 15% = 10 500,00 zł Wydatek 3 80 000,00 zł x 15% = 12 000,00 zł Kwoty możliwe do zakwalifikowania po dokonaniu przesunięć 15% Wydatek 1 182 500,00 zł (160 000,00 zł + 10 500,00 zł + 12 000,00 zł) Wydatek 2 50 000,00 zł (rzeczywisty koszt poniesiony) Wydatek 3 65 000,00 zł (rzeczywisty koszt poniesiony) Szare pole pod sekcją B.1. wypełnia pracownik Instytucji Zarządzającej RPO WZ weryfikujący wniosek o płatność. Sposób ujmowania we wniosku o płatność: 1. dokumentów zapłaconych w okresach poprzedzających okres, którego dotyczy dany wniosek o płatność pominiętych we wcześniej złożonych wnioskach o płatność jeżeli Beneficjent, już po złożeniu wniosku o płatność wyrazi chęć przedstawienia dokumentów, których nie ujął we właściwym wniosku o płatność, może je załączyć do kolejnego wniosku o płatność, w takim przypadku dokumenty te powinny zostać ujęte w ostatnich pozycjach sekcji B.1., jednocześnie do wniosku o płatność należy dołączyć pismo przewodnie informujące IZ RPO WZ o załączonych dodatkowych dokumentach, za które dokonano zapłaty w okresie innym niż wskazany w sekcji A.1.; 2. list płac, rachunków do umów cywilno prawnych jeżeli na liście płac, rachunku do umowy zlecenia bądź o dzieło wyszczególnione są wszystkie składki odprowadzane przez pracodawcę stanowiące wydatek kwalifikowalny w ramach danego projektu, Instytucja Zarządzająca RPO WZ dopuszcza możliwość ujmowania tych wydatków w jednej pozycji w sekcji B.1. (wówczas kwota brutto oraz netto dokumentu wynosić będzie tzw. wartość brutto, tj. kwotę wynagrodzenia brutto powiększoną o składki pracodawcy); natomiast w przypadku, gdy na liście płac, rachunku do umów cywilno prawnych składki odprowadzane przez pracodawcę nie są wykazane, wówczas w celu udokumentowania wydatków związanych z wynagrodzeniami personelu w sekcji B.1. w wierszu poniżej listy płac/rachunku do umowy zlecenia bądź o dzieło należy umieścić dokument ZUS P DRA, gdzie zostaną wykazane składki odprowadzane 24

od wynagrodzenia pracownika przez pracodawcę; 3. faktur korygujących w przypadku, gdy do jednego wniosku o płatność załączona jest faktura pierwotna jak i faktura korygująca, oba dokumenty w sekcji B.1. należy umieścić w sąsiadujących pozycjach (jeśli faktura korygująca jest zmniejszająca, Beneficjent wpisuje kwotę różnicy ze znakiem minus -, jeżeli faktura korygująca jest zwiększająca, Beneficjent wpisuje kwotę zwiększenia) natomiast w przypadku, gdy faktura korygująca dotyczy faktury pierwotnej ujętej we wcześniej złożonym wniosku o płatność, należy ją umieścić w ostatniej pozycji w sekcji B.1., jednocześnie do wniosku o płatność należy załączyć pismo przewodnie informujące Instytucję Zarządzającą RPO WZ o dołączonych do wniosku o płatność fakturach korygujących; 4. faktur pro forma - w przypadku dokonania zapłaty za dany wydatek na podstawie faktury pro forma, a następnie otrzymaniu właściwej faktury VAT, we wniosku o płatność w sekcji B.1. należy wykazać tylko i wyłącznie właściwą fakturę VAT, natomiast fakturę pro forma należy dołączyć do zwykłej faktury jako jej załącznik, w pozycji data zapłaty należy wykazać datę faktycznej zapłaty, tj. datę zapłaty faktury pro forma; 5. nota obciążeniowa/dokument o równoważnej wartości dowodowej (dot. kary umownej) - w przypadku, gdy do wniosku o płatność dołączona jest nota obciążeniowa / dokument o równoważnej wartości dowodowej dotyczący kary umownej oraz faktura, której dotyczy obciążenie, w sekcji B.1 dokumenty należy umieścić w sąsiadujących pozycjach. w przypadku noty obciążeniowej należy wpisać wartość kary ze znakiem - minus w wierszach kwota dokumentu brutto, kwota dokumentu netto, kwota wydatków kwalifikowalnych, natomiast w wierszu w tym VAT O,OO ; 6. faktur/innych dokumentów o równoważnej wartości dowodowej wyrażonych w walutach obcych: w przypadku dokonania płatności z rachunku bankowego Beneficjenta prowadzonego w walucie krajowej na rachunek odbiorcy zagranicznego kwotę brutto, kwotę netto dokumentu oraz kwotę wydatków kwalifikowalnych należy przeliczyć na PLN wg kursu z dnia zapłaty, tj. faktycznie zastosowanego przez Beneficjenta i wartość tę należy umieścić w sekcji B. 1. Należy także załączyć informację z banku o zastosowanym do przeliczenia kursie (w przypadku gdy na wyciągu bankowym widnieje kurs waluty obcej zastosowany w dniu zapłaty informacja z banku nie jest wymagana). w przypadku dokonania płatności z rachunku bankowego Beneficjenta prowadzonego w walucie obcej na rachunek odbiorcy zagranicznego kwotę brutto dokumentu, kwotę netto dokumentu oraz kwotę wydatków kwalifikowalnych należy przeliczyć na PLN wg średniego kursu ogłoszonego przez NBP z dnia poprzedzającego dzień dokonania płatności. (Jeżeli na dzień poprzedzający dokonanie płatności kurs średni waluty obcej przez NBP nie został wyliczony, do przeliczenia stosuje się ostatnio wyliczony i ogłoszony). w przypadku dokonania płatności gotówkowej kwotę dokumentu brutto, kwotę dokumentu netto oraz kwotę wydatków kwalifikowalnych należy przeliczyć na PLN wg średniego kursu ogłoszonego przez NBP z dnia poprzedzającego dzień dokonywania płatności (jeżeli na dzień poprzedzający dokonanie płatności kurs średni waluty obcej nie został wyliczony przez NBP, do przeliczenia stosuje się kurs ostatnio wyliczony i ogłoszony). Należy pamiętać, iż kwota wydatków kwalifikowalnych wyliczona zgodnie z powyższymi zasadami, nie może być wyższa niż kwota wynikająca z przeliczenia przyjętego przez Beneficjenta w przypadku stosowania przez niego innych zasad rachunkowych wyliczania wydatków poniesionych w walucie obcej na PLN, uwzględniających wymogi przepisów podatkowych. Sporządzone w języku obcym dowody poniesienia wydatku (faktury bądź inne dokumenty księgowe o równoważnej wartości dowodowej), powinny być przetłumaczone na język polski przez tłumacza przysięgłego. Wszystkie pozostałe dokumenty stanowiące załączniki do wniosku Beneficjenta o płatność sporządzone w języku obcym powinny zostać wiarygodnie przetłumaczone (najlepiej przez tłumacza przysięgłego). 7. delegacji w przypadku wykazywania wydatków związanych z Poleceniem wyjazdu służbowego w pozycjach dotyczących kwoty brutto oraz netto należy wpisać tożsamą wartość odpowiadającą kwocie wydatków ogółem, jednak należy pamiętać, żeby wykazywać kwotę podatku VAT dotyczącą kosztów związanych z wyjazdem służbowym w pozycji w tym VAT (o ile występuje), mimo iż nie jest ona wyszczególniona na ww. dokumencie, a wynika jedynie z załączników (np. wartość VAT na biletach kolejowych lub fakturach itp.). Gdy dokument zostanie załączony, w sekcji C.4. automatycznie pojawi się informacja o powiązaniu tego dokumentu z zadaniem oraz wydatkiem w ramach projektu. 25

www.rpo.wzp.pl C. ZESTAWIENIE WYDATKÓW W trakcie realizacji projektu możliwe są przesunięcia pomiędzy poszczególnymi wydatkami kwalifikowalnymi, które zostały określone we wniosku o dofinansowanie do 15% kwoty przypadającej na każdy wydatek. Beneficjent może także za zgodą Instytucji Zarządzającej RPO WZ dokonać przesunięć powyżej 15% pomiędzy poszczególnymi pozycjami wydatków. Wprowadzone zmiany nie mogą spowodować przekroczenia maksymalnych limitów określonych w Uszczegółowieniu RPO WZ. Zgodnie z zapisami umowy/porozumienia/decyzji o dofinansowaniu projektu powyższe zmiany muszą zostać zaakceptowane przez IZ RPO WZ. W przypadku ryczałtowego rozliczania kosztów pośrednich przez Beneficjentów Poddziałania 1.3.2 Promocja przedsiębiorstw w wymiarze międzynarodowym nie wybiera się zadania odnoszącego się do ryczałtów oraz nie przedstawia się dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków ryczałtowych. C.1. Zaplanowane zadania projektu Należy utworzyć zadania zgodnie z informacjami zawartymi w sekcji E.1.1 E.1.3 wniosku o dofinansowanie. Raz dokonany wpis wszystkich zaplanowanych zadań w projekcie jest podstawą wypełniania kolejnych wniosków o płatność. C.2. Zaplanowane wydatki projektu Należy utworzyć wydatki do odpowiednich zadań zgodnie z informacjami zawartymi w sekcji E.1.1 E.1.3 wniosku o dofinansowanie. Raz dokonany wpis wszystkich zaplanowanych wydatków w projekcie jest podstawą wypełniania kolejnych wniosków o płatność. C.3. Okresy płatności Należy wprowadzić do komórki wniosek za okres do datę zgodną z sekcją A.1. i potwierdzić przyciskiem Dodaj kolejny. W przypadku gdy Beneficjent wnioskuje o nową płatność (składa wniosek o kolejną płatność) do komórki należy dodać kolejny okres płatności. Nie należy usuwać wcześniej wprowadzonych informacji dotyczących okresów płatności. C.4. Dokumenty potwierdzające poniesione wydatki Po określeniu zadania, wydatku, oraz okresu, pole Nr faktury zawierające listę dokumentów wprowadzonych w sekcji B.1. stanie się aktywne. Wybór dokumentu następuje poprzez wybór numeru faktury z listy rozwijanej. Po wyborze faktury uzupełnione zostaną automatycznie pola Kwota wydatku kwalifikowanego netto oraz VAT wydatku kwalifikowanego netto kwotami wprowadzonymi w sekcji B.1. Jednakże pola te zostają w trybie do edycji, aby wprowadzić ewentualne korekty kwot. Nie należy usuwać informacji dotyczących dokumentów rozliczonych w poprzednich okresach płatności. Dla sprawności weryfikacji wniosku o płatność Beneficjent może w polu uwagi wpisać wyjaśnienia lub informacje dotyczące wydatku. Zalecane jest ujęcie w tej pozycji informacji dotyczących przesunięć między wydatkami. C.5. Podsumowanie wydatków z wszystkich wniosków o płatność System przedstawia podsumowanie wydatków z wszystkich wniosków o płatność. C.6. Całkowita wartość wydatków kwalifikowanych System przedstawia podsumowanie wszystkich informacji wprowadzonych w sekcji C. D. DOCHÓD I ŹRÓDŁA SFINANSOWANIA D.1. Uzyskany dochód oraz odsetki narosłe od złożenia poprzedniego wniosku o płatność Należy wskazać dochód uzyskany w ramach realizowanego projektu od złożenia poprzedniego wniosku o płatność, który nie został określony na etapie składania wniosku o dofinansowanie projektu w związku z zaistnieniem sytuacji, o której mowa w art. 55 ust. 3 Rozporządzenia Rady WE nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. oraz inne dochody pomniejszające kwotę wydatków kwalifikowalnych zgodnie z zasadami określonymi przez IZ RPO WZ. W przypadku, gdy do powstania dochodu przyczyniły się zarówno wydatki, zdaniem Beneficjenta, kwalifikowalne jak i niekwalifikowalne należy zadeklarować część dochodu odpowiadającą relacji wydatków kwalifikowalnych do wydatków ogółem, które przyczyniły się do powstania dochodu. W ostatnim wierszu należy wykazać odsetki narosłe od środków zaliczki od złożenia poprzedniego wniosku o płatność. Do wniosku należy dołączyć kopię wyciągu bankowego z rachunku bankowego wskazanego w umowie/porozumieniu/decyzji o dofinansowaniu projektu, na który została przekazana kwota zaliczki. Jeżeli w danym projekcie dochód nie występuje to w kolumnie Rodzaj dochodu należy wpisać nie dotyczy, a w kolumnie Kwota należy wpisać O,OO i potwierdzić przyciskiem +. D.2. Docelowe źródła sfinansowania projektu Tabelę wypełnia pracownik Instytucji Zarządzającej RPO WZ weryfikujący wniosek o płatność. E. PRZEBIEG REALIZACJI PROJEKTU E.1. Postęp rzeczowo-finansowy realizacji projektu W wierszu Wydatki przypisane zadaniom określonym w aktualnym harmonogramie rzeczowo - finansowym, w polach ogółem oraz kwalifikowane należy przedstawić odpowiednio dane o wydatkach, jakie zgodnie z aktualnym harmonogramem rzeczowo finansowym i wnioskiem o dofinansowanie projektu zostały zaplanowane do poniesienia w ramach poszczególnych zadań. W wierszu Wydatki od początku realizacji projektu w polach ogółem oraz kwalifikowane należy przedstawić odpowiednio dane o wydatkach jakie zostały poniesione od początku realizacji projektu, tj. wydatki ujęte w poprzed- 26

nich wnioskach o płatność oraz w przedkładanym wniosku o płatność. W odpowiednich wierszach należy wskazać wydatki poniesione na zakup gruntów oraz mieszkalnictwo. W przypadku ryczałtowego rozliczania kosztów pośrednich przez Beneficjentów Poddziałania 1.3.2 Promocja przedsiębiorstw w wymiarze międzynarodowym należy podać również kwotę wydatków przeznaczonych na koszty pośrednie rozliczane ryczałtem. W kolumnie Wydatki przypisane zadaniom określonym w aktualnym harmonogramie rzeczowo - finansowym należy przedstawić odpowiednio dane o wydatkach, jakie zgodnie z aktualnym harmonogramem rzeczowo finansowym projektu zostały zaplanowane do poniesienia w ramach poszczególnych limitów. W kolumnie Wydatki od początku realizacji projektu w polach ogółem oraz kwalifikowane należy przedstawić odpowiednio dane o wydatkach objętych limitami, jakie zostały poniesione od początku realizacji projektu, tj. wydatki ujęte w poprzednich wnioskach o płatność oraz w przedkładanym wniosku o płatność. E.2. Postęp rzeczowo-finansowy realizacji projektu Jeśli we wniosku o dofinansowanie oraz wytycznych Beneficjenta wprowadzone są zapisy dotyczące poziomów wydatków dotyczących kategorii przedstawionych w wierszach należy wybrać pole dotyczy. Natomiast gdy we wniosku o dofinansowanie oraz wytycznych Beneficjenta nie ma takich zapisów należy wybrać pole nie dotyczy. W kolumnach Wydatki od początku realizacji projektu (w PLN) należy przedstawić odpowiednio dane o wydatkach ogółem związanych z projektem i wydatkach kwalifikowalnych poniesionych od początku realizacji projektu, zgodnie z kategoriami wykazanymi w wierszach. W kolumnie Całkowite wydatki kwalifikujące się do objęcia wsparciem (w PLN) należy przedstawić całkowite wydatki kwalifikowane poniesione od początku realizacji projektu, tj. ujęte w poprzednich wnioskach o płatność oraz w przedkładanym wniosku o płatność. Wartość Całkowitych wydatków kwalifikujących się do objęcia wsparciem w sekcji E.2. powinna być tożsama z Sumą wydatków z wszystkich wniosków o płatność ujętą w podsumowaniu w sekcji C.6. E.3. Planowany przebieg realizacji Należy opisać w kilku zdaniach zadania, jakie Beneficjent planuje podjąć w ramach realizowanego projektu do czasu złożenia kolejnego wniosku o płatność. F. WSKAŹNIKI REALIZACJI PROJEKTU F.1. Wskaźniki produktu W tej sekcji wpisywane są wskaźniki zawarte wcześniej we wniosku o dofinansowanie. Wskaźniki produktu określają materialne efekty (np. wybudowane budynki i budowle, zrealizowane usługi, zakupiony sprzęt), jakie powstały w wyniku wydatkowania środków publicznych w okresie realizacji projektu. Sekcja F.1. dotycząca wskaźników produktu powinna być wypełniania dla każdego wniosku o płatność. W komórce Nazwa wskaźnika należy wybrać wskaźniki w kolejności zgodnej z sekcją C.10. wniosku o dofinansowanie. W przypadku, gdy Beneficjent realizuje projekt, w którym występuje cross-financing, do sekcji F.1. należy dodatkowo wprowadzić wskaźniki zgodnie z sekcją C.13. wniosku o dofinansowanie. Wartość bazowa mierzona przed rozpoczęciem realizacji projektu to wartość wskaźnika zgodnie z wartością bazową we wniosku o dofinansowanie (uwaga: w przypadku wskaźników produktu jest najczęściej równa zeru). Wartość docelowa wskaźnika oznacza wartość, jaką Beneficjent zamierza osiągnąć w wyniku wdrożenia projektu i musi być zgodna z wartością docelową wpisaną we wniosku o dofinansowanie i jest to wartość znajdująca się w polu RAZEM dla danego wskaźnika we wniosku o dofinansowanie. Wartość wskaźnika osiągnięta od złożenia poprzedniego wniosku o płatność przez Beneficjenta określa rzeczywiście osiągnięte materialne efekty w okresie sprawozdawczym. Natomiast Wartość wskaźnika osiągnięta od początku realizacji projektu określa rzeczywiście osiągnięte materialne efekty od początku realizacji projektu. F.2. Wskaźniki rezultatu Wskaźniki rezultatu opisują zmiany w sytuacji Beneficjenta, jego otoczeniu bądź ostatecznych odbiorców, jakie nastąpiły w wyniku zrealizowania projektu. Sekcja F.2. ze wskaźnikami rezultatu powinna być wypełniana w każdym wniosku o płatność. W każdym wniosku o płatność należy wpisać nazwę wskaźnika, wartość bazową mierzoną przed rozpoczęciem realizacji projektu oraz wartość docelową wskaźnika w kolejności zgodnie z sekcją C.11. znajdującą się w polu RAZEM dla danego wskaźnika we wniosku o dofinansowanie. W komórce Nazwa wskaźnika należy wybrać wskaźniki w kolejności zgodnej z sekcją C.11.-C.12. wniosku o dofinansowanie. Wartość bazowa mierzona przed rozpoczęciem realizacji projektu to wartość wskaźnika zgodnie z wartością bazową we wniosku o dofinansowanie. Wartość docelowa wskaźnika oznacza wartość, jaką Beneficjent zamierza osiągnąć w wyniku wdrożenia projektu i musi być zgodna z wartością docelową wpisaną we wniosku o dofinansowanie (w polu RAZEM dotyczącym danego wskaźnika). 27

28 www.rpo.wzp.pl W przypadku wskaźnika rezultatu Beneficjent we wniosku o płatność końcową w sekcji F.2. jako wartość wskaźnika osiągnięta w wyniku zrealizowania projektu wpisuje wartość, jaką osiągnął w momencie składania danego wniosku o płatność. Należy pamiętać, aby w przypadku wpisania wartości wskaźnika osiągniętej w wyniku realizacji projektu obliczyć (uzupełnić) stopień realizacji wskaźnika. UWAGA (dotyczy wniosku o płatność końcową). Beneficjent wybierając wskaźnik służący do pomiaru liczby nowo utworzonych miejsc pracy zobowiązany jest do podania faktycznej wielkości zatrudnienia, zgodnie ze stanem na dzień złożenia wniosku o płatność końcową. Ze względu na prowadzony przez Instytucję Zarządzającą Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Zachodniopomorskiego na lata 2007 2013 monitoring ww. wskaźnika, Beneficjent zobowiązany jest do wypełnienia Oświadczenia Beneficjenta o osiągnięciu wskaźnika rezultatu pn. Liczba utworzonych miejsc pracy (w tym kobiet) (Zał. 13). F.3. Informacje o napotkanych problemach realizacji Należy przedstawić w kilku zdaniach informację o ewentualnych problemach napotkanych w trakcie realizacji projektu w okresie objętym wnioskiem o płatność, zadaniach planowanych do realizacji a niezrealizowanych w tymże okresie, wraz z podaniem powodów odstąpienia przez Beneficjenta od realizacji określonych zadań bądź wskazaniem przyczyn zewnętrznych, uniemożliwiających realizację konkretnych zadań. W przypadku wniosku o płatność końcową, wniosku stanowiącego rozliczenie ostatniej transzy przekazywanej w formie zaliczki lub ostatniego wniosku o płatność składanego w ramach projektu realizowanego przez Beneficjenta będącego państwową jednostką budżetową, należy umieścić dodatkowo komentarz odnośnie zrealizowania wskaźników, wraz z podaniem przyczyn ewentualnego nieosiągnięcia założonego w projekcie poziomu wskaźników. W przypadku braku napotkania problemów w realizacji projektu należy również wypełnić sekcję F.3. G. HARMONOGRAM WYDATKÓW G.1. Harmonogram wydatków na kolejne kwartały Pole to nie jest obowiązkowe dla typu płatności końcowa (sekcja może być pusta). W pozostałych przypadkach należy przedstawić informację o całkowitych wydatkach kwalifikowalnych, jakie Beneficjent planuje ponieść i wykazać we wnioskach o płatność składanych w kolejnych minimum czterech kwartałach. Suma zaplanowanych wydatków nie może przekroczyć kwoty wydatków kwalifikowanych określonej w umowie o dofinansowanie projektu. Harmonogram wydatków kwalifikowalnych zaplanowany w pierwszym wniosku o płatność powinien uwzględniać: wydatki kwalifikowalne określone w umowie/porozumie- niu/decyzji o dofinansowanie projektu (minus) wydatki kwalifikowalne ujęte w przedkładanym wniosku o płatność (sekcja A.2). Harmonogram wydatków kwalifikowalnych zaplanowany w kolejnym (pośrednim) wniosku o płatność powinien uwzględniać: wydatki kwalifikowalne określone w umowie o dofinansowanie projektu (minus) wydatki kwalifikowalne ujęte we wcześniej złożonych wnioskach o płatność (minus) wydatki kwalifikowalne ujęte w przedkładanym wniosku o płatność (sekcja A.2). Beneficjent w sekcji G.1. przedstawia wyłącznie kwotę wydatków kwalifikowalnych, którą chce wykorzystać. G.2. Harmonogram składania wniosków o płatność na kolejne kwartały Sekcja G.2. nie jest obowiązkowa. Natomiast w przypadku jej wypełnienia należy przedstawić informację o kwotach, o jakie Beneficjent będzie wnioskował z EFRR i budżetu państwa łącznie w kolejnych minimum czterech kwartałach. Suma wnioskowanych kwot nie może przekroczyć kwoty dofinansowania określonej w umowie/ porozumieniu/decyzji o dofinansowanie projektu. Harmonogram wnioskowanych kwot w pierwszym wniosku o płatność powinien uwzględniać: kwotę dofinansowania określoną w umowie/porozumieniu/decyzji o dofinansowanie projektu (minus) kwotę wnioskowaną ujętą w przedkładanym wniosku o płatność (zaliczka lub refundacja) (sekcja A.2). Harmonogram wnioskowanych kwot w kolejnym (pośrednim) wniosku o płatność powinien uwzględniać: kwotę dofinansowania określoną w umowie o dofinansowanie projektu (minus) kwotę wnioskowaną ujętą we wcześniej złożonych wnioskach o płatność (zaliczka lub refundacja) (minus) kwotę wnioskowaną ujętą w przedkładanym wniosku o płatność (sekcja A.2). Beneficjent w harmonogramie ujmuje kwotę o jaką może wnioskować (pozostałą do wykorzystania) na podstawie umowy/porozumienia/decyzji o dofinansowanie. G.3. Informacje o zgodności realizacji projektu z zasadami polityk wspólnotowych Poprzez zaznaczenie pola Tak lub Nie należy wskazać, czy realizowany projekt jest zgodny z zasadami polityk Wspólnoty, do przestrzegania których Beneficjent zobowiązał się w umowie/porozumieniu/decyzji o dofinansowaniu projektu. W przypadku nieprzestrzegania polityk Wspólnoty (tj. wyboru pola Nie) należy opisać w kilku zdaniach, na czym polegały nieprawidłowości oraz wskazać podjęte działania naprawcze. W opisie należy uwzględnić wyniki kontroli/ audytów wskazujących na naruszenie zasad polityk wspólnotowych. H. ZAŁĄCZNIKI I OŚWIADCZENIA H.1. Załączniki Obowiązkowymi załącznikami są między innymi: faktury lub inne dokumenty księgowe o równoważnej wartości dowodowej, wyciąg bankowy przedstawiający dokonanie płatności

za wydatek lub potwierdzenie dokonania przelewu lub potwierdzenie dokonanej operacji (należy pamiętać, że polecenie przelewu nie jest dokumentem traktowanym jako dokument potwierdzający przelew środków), wyciągi bankowe przedstawiające przepływy finansowe między rachunkiem dot. zaliczki a rachunkiem, z którego dokonywane są płatności (jeśli dotyczy), wyciągi bankowe przedstawiające wysokość narosłych odsetek na rachunku dot. zaliczki (jeśli dotyczy), Oświadczenie dotyczące posiadania oryginałów dokumentów, które Beneficjent jest zobowiązany posiadać... (Zał. 12). Do pierwszego wniosku o płatność, należy załączyć dokument potwierdzający fakt rozpoczęcia realizacji projektu. Jeżeli Beneficjent w ramach realizowanego projektu zobowiązał się do osiągnięcia wskaźnika rezultatu pn. Liczba utworzonych miejsc pracy (w tym kobiet), w przypadku składania wniosku o płatność końcową konieczne jest załączenie do wniosku Oświadczenia Beneficjenta o osiągnięciu wskaźnika rezultatu pn. Liczba utworzonych miejsc pracy (w tym kobiet) (Zał. 13). W przypadku Beneficjentów, którzy w ramach realizowanego projektu udzielą pomocy de minimis konieczne jest złożenie wraz z wnioskiem o płatność końcową Informacji o udzielonej pomocy de minimis (Zał. 3). Do wniosku o płatność rozliczającego wydatki poniesione w ramach realizowanego przez Beneficjenta projektu (nie dotyczy wniosków sprawozdawczych) należy załączyć Oświadczenie dotyczące poprawności poniesionych wydatków (Zał. 11). Należy wskazać, które z obowiązkowych załączników zostały dołączone do wniosku o płatność (punkt 1-4). W przypadku korekty wniosku o płatność nie należy usuwać wcześniej wprowadzanych załączników. Dokumenty będące załącznikami do wniosku powinny być załączone w sposób uporządkowany. Zaleca się, aby przy każdej fakturze/innym dokumencie księgowym o równoważnej wartości dowodowej umieścić pozostałe dokumenty dotyczące danej pozycji wydatku (np. wyciągi bankowe). Wszystkie faktury/inne dokumenty księgowe o równoważnej wartości dowodowej załączone do wniosku o płatność (faktury, rachunki itp.) powinny zawierać w opisie wszystkie informacje wg WZORU OPISU FAKTUR/INNYCH DOKUMNETÓW O RÓW- NOWAŻNEJ WARTOŚCI DOWODOWEJ. Ponadto kopie faktur/innych dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej dołączone do wniosku o płatność powinny być przygotowane w następujący sposób: 1a. w przypadku Beneficjentów stosujących przepisy ustawy o rachunkowości faktury/inne dokumenty księgowe o równoważnej wartości dowodowej powinny spełniać znamiona dowodu księgowego określonego w art. 21. ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. (Dz. U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.), czyli zawierać stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja) i podpis osoby odpowiedzialnej, jeżeli Beneficjent stosuje inne techniki dokumentowania zapisów księgowych (określonych w polityce rachunkowości) może dołączyć do każdego dokumentu wydruk z systemu księgowego; 1b. w przypadku Beneficjentów niestosujących przepisów ustawy o rachunkowości na dokumentach powinien znaleźć się numer zapisu do księgi przychodów i rozchodów zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Wszystkie załączniki dołączone do wniosku o płatność powinny być opatrzone nazwą i numerem umowy/porozumienia/decyzji o dofinansowanie projektu oraz adnotacją Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz budżetu państwa* (*jeśli dotyczy) w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego na lata 2007-2013. W przypadku braku współfinansowania projektu z budżetu państwa należy wskazać jedynie na współfinansowanie z EFRR. Dokumentem, w którym można sprawdzić, czy projekt jest współfinansowany z budżetu państwa jest umowa/decyzja/porozumienie o dofinansowaniu projektu. Wymagane opisy należy umieścić na oryginałach dokumentów, natomiast do wniosku o płatność należy dołączyć kserokopie dokumentów potwierdzone za zgodność z oryginałem. Zgodność z oryginałem kopii dokumentu poświadczana jest przez umieszczenie daty i odręcznego podpisu osoby do tego upoważnionej, wraz z pieczęcią imienną i podaniem pełnionej funkcji/stanowiska służbowego oraz zapisu na każdej ze stron potwierdzam za zgodność z oryginałem. W przypadku dokumentów wielostronicowych można na pierwszej stronie umieścić zapis potwierdzam za zgodność z oryginałem od strony do strony, datę 29

oraz odręczny podpis osoby do tego upoważnionej, wraz z pieczęcią imienną i podaniem pełnionej funkcji/stanowiska służbowego. Wówczas dokument powinien mieć ponumerowane i parafowane strony oraz powinien być spięty. W przypadku zwrotu niewykorzystanej części zaliczki, w zależności od źródła jej pochodzenia, na rachunek IZ RPO WZ lub/i Płatnika, do wniosku o płatność rozliczającego zaliczkę należy dołączyć kopie przelewów bankowych. Przelew taki musi być opisany ze wskazaniem: 1) nazwy Beneficjenta i odbiorcy płatności; 2) informacji o kwotach wynikających ze zwrotu środków otrzymanych w poszczególnych dniach, w podziale na kwotę należności głównej i kwotę odsetek; 3) daty, kiedy przekazane zostały środki, których dotyczy zwrot; 4) tytułu zwrotu, a w przypadku dokonania zwrotu na podstawie decyzji administracyjnej, także numeru tej decyzji. H.2. Oświadczenie Beneficjenta Należy wskazać miejsce przechowywania dokumentacji związanej z projektem, podając adres i charakter miejsca (np. siedziba firmy, miejsce stałego zameldowania itp.). www.rpo.wzp.pl 30

WZÓR OPISU FAKTUR/INNYCH DOKUMENTÓW O RÓWNOWAŻNEJ WARTOŚCI DOWODOWEJ Na pierwszej stronie oryginału faktury/innego dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej (przed skopiowaniem) należy umieścić adnotację Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz budżetu państwa* (*jeśli dotyczy) w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego na lata 2007-2013. Ponadto na pierwszej stronie oryginału (przed skopiowaniem) faktury/innego dokumentu księgowego o równo- ważnej wartości dowodowej należy zamieścić informację o tym, kiedy dany dokument przedstawiono do refundacji lub rozliczenia zaliczki poprzez umieszczenie informacji Ujęto we wniosku o płatność za okres do. Na odwrocie faktury/innego dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej lub na oddzielnej kartce trwale połączonej z dokumentem należy umieścić opis wg wzoru zamieszczonego w ramce: Faktura/dokument nr................zgodnie z wydatkiem/wydatkami z tabeli E.1.................(numer zadania, numer wydatku, dokładna nazwa określona we wniosku o dofinansowanie, wartość wydatku kwalifikowalnego wykazanego na fakturze - zgodnie z podziałem sekcji C.4.)................ Koszty związane z realizacją projektu pn:............. ( tytuł projektu)................ w ramach RPO WZ na lata 2007-2013 zgodnie z umową/porozumieniem/decyzją o dofinansowaniu* nr................ z dnia................ roku. Wzór Kwota wydatków kwalifikowanych objętych dokumentem:................ PLN** Wydatek poniesiony zgodnie z art. Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych ( Dz. U. z 2013 r., poz. 907 z późn. zm.).*** Sprawdzono pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym................................. (data i podpis) IZ RPO WZ w przypadku, gdy pełny opis faktury/innego dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej zgodny ze wzorem nie mieści się na rewersie dokumentu dopuszcza sytuację w której opis faktur/innych dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej zgodny ze wzorem znajduje się na oddzielnej kartce trwale połączonej z dokumentem. W związku z modyfikacją Serwisu Beneficjenta istnieje możliwość wygenerowania wydruku opisu rewersu dokumentu. Możliwość taką daje przycisk Faktury widoczny po rozwinięciu Listy wniosków opublikowanych. W celu poprawnego wygenerowania opisów dotyczących dokumentów rozliczanych w bieżącym wniosku o płatność zaleca się usunięcie wszystkich dokumentów wpisanych do sekcji B.1 dotyczących poprzedniego wniosku o płatność (niewskazane jest nadpisywanie danych). * niepotrzebne skreślić ** zgodna z kwotą wydatków kwalifikowalnych z pozycji sekcji B.1. wniosku o płatność, gdzie ujęto dany wydatek. *** Gdy Beneficjent nie stosuje trybu zamówienia określonego w ustawie Prawo zamówień publicznych, pozycji można nie wypełniać. 31

Załącznik nr 1 do Instrukcji wypełniania wniosku Beneficjenta o płatność w ramach osi priorytetowych 1-7 Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego na lata 2007-2013 Oryginały dokumentów, które Beneficjent jest zobowiązany posiadać i przedstawić podczas kontroli na miejscu realizacji projektu oraz zasady dokumentowania wydatków ponoszonych przez Beneficjentów w ramach RPO WZ na lata 2007-2013 KATEGORIA WYDATKÓW NIEZBĘDNE DOKUMENTY I ZAŁĄCZNIKI W przypadku zakupu nowego środka trwałego: faktura VAT/rachunek dowód zapłaty za fakturę VAT/rachunek - wyciąg bankowy (pierwsza i ostatnia strona oraz strona, na której widnieje płatność za dany wydatek) lub przelew bankowy, raport kasowy lub faktura VAT/rachunek z adnotacją sprzedawcy zapłacono gotówką protokół zdawczo-odbiorczy/protokół odbioru (w sytuacji, gdy dokument wymagany jest przepisami polskiego prawa lub jeżeli wynika to ze specyfiki umowy zawartej między Beneficjentem a kontrahentem) lub dowód przekazania/przyjęcia środka trwałego lub kopia ewidencji środków trwałych/wartości niematerialnych i prawnych lub pisemne oświadczenie Beneficjenta (w przypadku, gdy ww. nie dotyczą) operat szacunkowy sporządzony przez uprawnionego rzeczoznawcę w rozumieniu ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2004 r. Nr 261, poz. 2603, z późn. zm.) poświadczający, że cena nabycia środka trwałego należącego do Grupy 1, zgodnie z klasyfikacją KŚT nie przekracza jego wartości rynkowej Nabycie, wytworzenie oraz instalacja środka trwałego. W przypadku zakupu używanego środka trwałego: faktura VAT/rachunek dowód zapłaty za fakturę VAT/rachunek- wyciąg bankowy (pierwsza i ostatnia strona oraz strona, na której widnieje płatność za dany wydatek) lub przelew bankowy, raport kasowy lub faktura VAT/rachunek z adnotacją sprzedawcy zapłacono gotówką protokół zdawczo-odbiorczy/protokół odbioru (w sytuacji, gdy dokument wymagany jest przepisami polskiego prawa lub jeżeli wynika to ze specyfiki umowy zawartej między Beneficjentem a kontrahentem) lub dowód przekazania/przyjęcia środka trwałego lub kopia ewidencji środków trwałych/wartości niematerialnych i prawnych lub pisemne oświadczenie Beneficjenta (w przypadku, gdy ww. nie dotyczą) umowa lub oświadczenie sprzedawcy, w którym zawarte są: dane sprzedającego i kupującego, informacja o pochodzeniu sprzętu oraz oświadczenie, że przedmiotowy sprzęt w ostatnich 7 latach nie został zakupiony z pomocy krajowej lub wspólnotowej oświadczenie Beneficjenta, że cena używanego środka trwałego nie przekracza jego wartości rynkowej, określonej na dzień jego nabycia i jest niższa od ceny podobnych, nowych środków oświadczenie Beneficjenta, że zakupiony sprzęt posiada właściwości techniczne niezbędne do wdrożenia i realizacji projektu i odpowiada stosowanym normom i standardom W przypadku zakupu urządzeń/sprzętu, które nie zostały zamontowane dodatkowo: protokół zdawczo odbiorczy z podaniem miejsca ich przechowywania wyłącznie w sytuacji, w której jest on wymagany przepisami polskiego prawa (roboty budowlane) oraz jeżeli wynika to ze specyfiki umowy zawartej między Beneficjentem a kontrahentem (protokół zdawczo odbiorczy jest elementem rozliczenia konkretnej umowy realizowanej w ramach projektu) www.rpo.wzp.pl W przypadku zakupu środka transportu dodatkowo: oświadczenie o służeniu tego środka wyłącznie celom projektu kopia dowodu rejestracyjnego 32

Nabycie wartości niematerialnych i prawnych. faktura VAT/rachunek dowód zapłaty za fakturę VAT/rachunek - wyciąg bankowy (pierwsza i ostatnia strona oraz strona, na której widnieje płatność za dany wydatek) lub przelew bankowy, raport kasowy lub faktura VAT/rachunek z adnotacją sprzedawcy zapłacono gotówką protokół zdawczo-odbiorczy/protokół odbioru (w sytuacji, gdy dokument wymagany jest przepisami polskiego prawa lub jeżeli wynika to ze specyfiki umowy zawartej między Beneficjentem a kontrahentem) lub dowód przekazania/przyjęcia środka trwałego lub kopia ewidencji środków trwałych/wartości niematerialnych i prawnych lub pisemne oświadczenie Beneficjenta (w przypadku, gdy ww. nie dotyczą) oświadczenie o wykorzystywaniu zakupionych wartości niematerialnych i prawnych wyłącznie przez Beneficjenta oświadczenie Beneficjenta, że zakupione wartości niematerialne i prawne będą stanowić aktywa Beneficjenta przez co najmniej 5 lat (a w przypadku mikro, małego i średniego przedsiębiorcy przez co najmniej 3 lata) Nabycie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych w drodze leasingu finansowego. faktura VAT/rachunek dowód zapłaty za fakturę VAT/rachunek - wyciąg bankowy (pierwsza i ostatnia strona oraz strona, na której widnieje płatność za dany wydatek) lub przelew bankowy, raport kasowy lub faktura VAT/rachunek z adnotacją sprzedawcy zapłacono gotówką umowa leasingu zawierająca informacje niezbędne do określenia wielkości raty kapitałowej harmonogram spłat rat leasingowych z wyodrębnionymi składowymi (część kapitałowa, odsetkowa) W przypadku, gdy harmonogram spłat rat leasingowych nie stanowi załącznika do umowy leasingowej należy dołączyć zestawienie rat leasingowych (z wyodrębnioną częścią kapitałową i składkową) sporządzone przez leasingodawcę. protokół potwierdzający odbiór/przekazanie środka trwałego/wartości niematerialnych i prawnych wyłącznie w sytuacji, w której jest on wymagany przepisami polskiego prawa (roboty budowlane) oraz jeżeli wynika to ze specyfiki umowy zawartej między Beneficjentem a kontrahentem lub dowód przekazania/przyjęcia środka trwałego lub kopia ewidencji środków trwałych/ wartości niematerialnych i prawnych lub pisemne oświadczenie Beneficjenta (w przypadku, gdy ww. nie dotyczą) (protokół zdawczo odbiorczy jest elementem rozliczenia konkretnej umowy realizowanej w ramach projektu) Powyższe dokumenty należy dołączyć jednorazowo do pierwszego wniosku o płatność pośrednią. W przypadku zmiany harmonogramu spłat rat leasingowych należy dołączyć harmonogram zaktualizowany. Natomiast każdorazowo do składanego wniosku o płatność należy dołączyć: dowód zapłaty rat leasingowych - wyciąg bankowy (pierwsza i ostatnia strona oraz strona, na której widnieje płatność za dany wydatek) lub przelew bankowy (w przypadku dostarczenia przelewów bankowych wymagana jest pieczątka dzienna banku potwierdzająca realizację płatności), raport kasowy. Nabycie prawa własności lub prawa użytkowania wieczystego nieruchomości niezabudowanej (gruntów). umowa w formie aktu notarialnego wraz z dowodami opłacenia zobowiązań publiczno prawnych (podatek od czynności cywilno prawnej) dowód zapłaty za nabycie nieruchomości wyciąg bankowy (pierwsza i ostatnia strona oraz strona, na której widnieje płatność za dany wydatek) lub przelew bankowy operat szacunkowy sporządzony przez uprawnionego rzeczoznawcę w rozumieniu ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2004 r. Nr 261, poz. 2603, z późn. zm.) potwierdzający wartość rynkową na dzień dokonania zakupu nieruchomości oświadczenie Beneficjenta, że nieruchomość wykorzystywana jest tylko i wyłącznie do realizacji celów projektu, zgodnie z przeznaczeniem określonym w umowie o dofinansowanie projektu oświadczenie sprzedającego nieruchomość, że nie była ona zakupiona w okresie ostatnich 10 lat przy wykorzystaniu środków publicznych Nabycie prawa własności lub prawa użytkowania nieruchomości zabudowanej. Wszystkie dokumenty jak przy nabyciu prawa własności lub prawa wieczystego użytkowania nieruchomości niezabudowanej oraz dodatkowo: opinia rzeczoznawcy budowlanego potwierdzająca, że nieruchomość może być używana w określonym celu, zgodnym z celami przedsięwzięcia objętego dofinansowaniem lub określająca zakres niezbędnych zmian lub ulepszeń

Roboty budowlane. faktura VAT/rachunek dowód zapłaty za fakturę VAT/rachunek - wyciąg bankowy (pierwsza i ostatnia strona oraz strona, na której widnieje płatność za dany wydatek) lub przelew bankowy, raport kasowy lub faktura VAT/rachunek z adnotacją sprzedawcy zapłacono gotówką umowa z Wykonawcą robót budowlanych protokoły odbiorów częściowych i końcowych kosztorys powykonawczy (z rozbiciem na poszczególne etapy) ostateczna decyzja o pozwoleniu na użytkowanie lub przyjęte zawiadomienie o zakończeniu budowy Zakup usług szkoleniowych. faktura VAT/rachunek/umowa o dzieło lub zlecenie dowód zapłaty za fakturę VAT/rachunek wyciąg bankowy (pierwsza i ostatnia strona oraz strona, na której widnieje płatność za dany wydatek) lub przelew bankowy, raport kasowy lub faktura VAT/rachunek z adnotacją sprzedawcy zapłacono gotówką umowa pomiędzy Beneficjentem a instytucją szkoleniową program szkolenia oraz lista obecności uczestników szkolenia w przypadku umów o dzieło/zleceń kopie rachunków z potwierdzeniem wykonania zlecenia bądź dzieła + potwierdzenie zapłaty PDOF i ZUS dokumenty potwierdzające zastosowanie kryteriów wyboru wykonawcy (zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie projektu) Zakup usług doradczych i wydatki na certyfikację systemów zarządzania (Poddziałanie 1.3.1.) faktura VAT/rachunek lub inne dokumenty o równoważnej wartości dowodowej dowód zapłaty za fakturę VAT/rachunek wyciąg bankowy (pierwsza i ostatnia strona oraz strona, na której widnieje płatność za dany wydatek) lub przelew bankowy, raport kasowy lub faktura VAT/rachunek z adnotacją sprzedawcy zapłacono gotówką umowa pomiędzy Beneficjentem a wykonawcą specjalistycznej usługi doradczej protokół odbioru usług/lub stosowna adnotacja na fakturze lub innym dokumencie o równoważnej wartości dowodowej lub pisemne oświadczenie Beneficjenta Udział w targach, wystawach, misjach gospodarczych. faktura VAT/rachunek dowód zapłaty za fakturę VAT/rachunek - wyciąg bankowy (pierwsza i ostatnia strona oraz strona, na której widnieje płatność za dany wydatek) lub przelew bankowy, raport kasowy lub faktura VAT/rachunek z adnotacją sprzedawcy zapłacono gotówką polecenie służbowe wyjazdu wraz z potwierdzeniem zapłaty za delegację (WB, RK) lub dokumenty potwierdzające odbycie podróży służbowej program targów/wystawy/misji gospodarczej lub/i informacja o odbytych spotkaniach z partnerami handlowymi umowy na wykonanie usług (np. wynajem powierzchni wystawienniczej) dokumentacja fotograficzna udziału w targach/wystawach/misjach oraz materiały promocyjne (ulotki, foldery, prospekty itp.) www.rpo.wzp.pl Koszty osobowe. W przypadku umowy o pracę, gdy pracownicy etatowi poświęcają 100% czasu pracy na pracę w ramach realizowanego projektu: umowa o pracę zakres obowiązków pracownika lub oddelegowanie pracownika na czas realizacji projektu (ww. dokumenty należy dołączyć do wniosku o pierwszą płatność pośrednią oraz w przypadku zmiany pracownika zaangażowanego w realizację projektu) lista płac potwierdzenie wypłaty wynagrodzenia na rzecz pracownika wyciąg bankowy (pierwsza i ostatnia strona oraz strona, na której widnieje płatność za dany wydatek) lub przelew bankowy, raport kasowy potwierdzenie odprowadzenia podatku dochodowego od osób fizycznych, składek ZUS oraz składek na polisy z tytułu ubezpieczenia na życie wyciąg bankowy (pierwsza i ostatnia strona oraz strona, na której widnieje płatność za dany wydatek) lub przelew bankowy (w przypadku dostarczenia przelewów bankowych wymagana jest pieczątka dzienna banku potwierdzająca realizację płatności)

W przypadku, gdy pracownicy etatowi poświęcają część swojego czasu pracy na czynności związane z realizacją projektu: dokumenty jw. + dodatkowo karta czasu pracy lub zakres obowiązków pracownika/oddelegowanie ze wskazaniem czasu pracy przeznaczanego na czynności związanych z realizacją projektu W przypadku umowy cywilno-prawnej: umowa zlecenie/o dzieło rachunek do umowy potwierdzenie wypłaty wynagrodzenia na rzecz pracownika wyciąg bankowy (pierwsza i ostatnia strona oraz strona, na której widnieje płatność za dany wydatek) lub przelew bankowy lub raport kasowy lub rachunek z potwierdzeniem odbioru wynagrodzenia potwierdzenie odprowadzenia podatku dochodowego od osób fizycznych, składek ZUS (jeśli dotyczy) wyciąg bankowy (pierwsza i ostatnia strona oraz strona, na której widnieje płatność za dany wydatek) lub przelew bankowy (w przypadku dostarczenia przelewów bankowych wymagana jest pieczątka dzienna banku potwierdzająca realizację płatności) w przypadku zawierania umów z pracownikami etatowymi Beneficjent musi przedstawić stosowne dokumenty bądź złożyć oświadczenie, że zakres obowiązków obejmujących umowę zlecenie lub umowę o dzieło odbiega od zakresu obowiązków wynikających ze stałego zatrudnienia (praca jest wykonywana poza godzinami pracy) W przypadku wynagrodzeń, lista płac może zostać dołączona do Wniosku Beneficjenta o Płatność tylko i wyłącznie, gdy zostały zapłacone wszystkie składki (ZUS, PDOF). Kosztem kwalifikowalnym w przypadku wynagrodzeń pracowników zatrudnionych na umowę o pracę jest suma kwot: wynagrodzenie brutto pracownika (w tym także dodatkowe wynagrodzenia roczne, nagrody/premie przewidziane w regulaminie pracy lub regulaminie wynagradzania danej instytucji z wyłączeniem nagród jubileuszowych) składka na Fundusz Pracy składka na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych obowiązkowe odpisy na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych składki: emerytalne, rentowe i wypadkowe opłacane przez pracodawcę. Koszty niekwalifikowalne: wynagrodzenie pracownika przebywającego na zwolnieniu lekarskim powyżej 33 dni (w przypadku osób, które ukończyły 50 rok życia w roku kalendarzowym poprzedzającym rok bieżący, koszt wynagrodzenia pracownika przebywającego na zwolnieniu lekarskim jest niekwalifikowalny powyżej 14 dni) zasiłek opiekuńczy wypłacany na rzecz pracownika przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych Koszty ogólne. faktura VAT/rachunek dowód zapłaty za fakturę VAT/rachunek wyciąg bankowy (pierwsza i ostatnia strona oraz strona, na której widnieje płatność za dany wydatek) lub przelew bankowy, raport kasowy lub faktura VAT/rachunek z adnotacją sprzedawcy zapłacono gotówką refaktura obciążająca Beneficjenta wydatkami, które poniósł uprzednio wystawca faktury (w takim przypadku należy także dołączyć fakturę stanowiącą podstawę do wystawienia refaktury i potwierdzenie zapłaty za fakturę VAT/rachunek) akt własności/umowa najmu lub inne dokumenty potwierdzające metraż pomieszczeń metodologia obliczania kosztów ogólnych sporządzona przez Beneficjenta i podpisana przez upoważnioną osobę. Koszty muszą zostać wyodrębnione jako odpowiednia proporcja kosztów stałych związanych bezpośrednio z realizacją projektu, zgodnie z należycie uzasadnioną, rzetelną i bezstronną metodologią. Dokument należy dołączyć jeden raz przy pierwszym wniosku o płatność pośrednią lub gdy metodologia ulegnie zmianom.

Wydatki związane z wdrażaniem i realizacją projektu. wydatki związane z przygotowaniem dokumentacji projektu: umowa Beneficjenta z wykonawcą dokumentacji i /lub ekspertyz + faktura VAT/rachunek + dowód zapłaty (wyciąg bankowy, raport kasowy) opłaty finansowe: prowadzenie rachunku bankowego na potrzeby projektu, opłaty od dokonywanych transakcji: wyciągi bankowe dotyczące ww. opłat koszt zabezpieczeń realizacji umowy: umowa z instytucją udzielającą gwarancji + faktura VAT (rachunek) + dowód zapłaty koszty opłat notarialnych: faktura VAT/rachunek + dowód zapłaty wydatki na audyt: umowa Beneficjenta z jednostką certyfikującą + faktura/rachunek + dowód zapłaty + wydana opinia audytora (kopia) wydatki na księgowość: umowa o świadczenie usług księgowych + faktura VAT/rachunek + dowód zapłaty. Jeśli dotyczy zastosowanie mają także wytyczne dotyczące kosztów osobowych. www.rpo.wzp.pl

Załącznik nr 2 Rozliczanie przez Beneficjentów Poddziałania 1.3.2 Promocja przedsiębiorstw w wymiarze międzynarodowym kosztów ryczałtowych ponoszonych z zaliczki. Do współfinansowania kwalifikują się koszty organizacji misji (wydatki pośrednie) w wysokości wynikającej z załączonej do wniosku o dofinansowanie metodologii kosztów organizacji misji, z zastrzeżeniem, że nie mogą one stanowić więcej niż 20% wartości bezpośrednich wydatków kwalifikowanych projektu. Beneficjent Organizator misji może występować o zaliczki w wysokościach zgodnych z zasadami obowiązującymi w RPO WZ. Z konta zaliczkowego Beneficjent może dokonać potrącenia na swoje konto kwoty na wydatki rozliczane ryczałtowo proporcjonalnie do już poniesionych z zaliczki wydatków bezpośrednich, tzn. przelew odpowiedniej kwoty zaliczki na wydatki ryczałtowe jest możliwy nie wcześniej niż data dokonania płatności z konta zaliczkowego na pokrycie danych wydatków bezpośrednich projektu oraz w wysokości obliczonej następująco: % kosztów ryczałtowych określony w metodologii kosztów organizacji załączonej do Wniosku o dofinansowanie x Kwota zapłacona z konta zaliczkowego na bezpośrednie wydatki kwalifikowane. Jeżeli Beneficjent dokonuje z zaliczki kilku płatności na wydatki bezpośrednie, to w zależności od dat dokonania tych płatności powinien dokonywać kilku odpowiednich potrąceń na rzecz ryczałtów. Nie ma możliwości potrącenia ryczałtów z góry, bez wcześniejszego poniesienia wydatków bezpośrednich, od których ryczałty są naliczane. Całkowita wartość projektu wynosi 360 000 zł, w tym wydatki całkowite wydatki bezpośrednie wynoszą 300 000 zł, wysokość ryczałtu wynikającego z metodologii kalkulacji kosztów organizacji misji wynosi 60 000 zł (20% od całkowitych wydatków bezpośrednich). Dofinansowanie projektu wynosi 180 000 zł (150 000 zł na pokrycie 50% bezpośrednich wydatków kwalifikowanych, 30 000 zł na pokrycie 50 % kosztów rozliczanych ryczałtem). W związku z opłacaniem odpowiedniej części bezpośrednich wydatków kwalifikowanych z zaliczki Beneficjent może z konta zaliczkowego dokonać przelewów środków na poczet wydatków rozliczanych ryczałtem: - nie wcześniej niż 10 lipca 2011 r.: 6 000 zł (liczone jako 20% kwoty zaliczki poniesionej na pierwszy bezpośredni wydatek kwalifikowany, czyli 20% z 30 000 zł) - nie wcześniej niż 20 lipca 2011 r.: 10 000 zł (liczone jako 20% kwoty zaliczki poniesionej na drugi bezpośredni wydatek kwalifikowany, czyli 20% z 50 000 zł) W sumie z zaliczki w ciągu 3 miesięcy od jej otrzymania Beneficjent zapłacił 96 000 zł: - 10 lipca 2011 r. przedpłata na noclegi 30 000 zł, - 11 lipca 2011 r. ryczałt na wydatki na organizację misji 6 000 zł - 20 lipca 2011 r. zakup biletów lotniczych 50 000 zł - 21 lipca 2011 r. ryczałt na wydatki na organizację misji 10 000 zł Przykład Beneficjent wnioskuje o maksymalną wysokość zaliczki (70% kwoty dofinansowania): 126 000 zł. Zaliczkę w zawnioskowanej wysokości otrzymuje 1 lipca 2011 r. Realizując projekt ponosi następujące wydatki kwalifikowane: 10 lipca 2011 r. przedpłata na noclegi podczas misji (pierwszy bezpośredni wydatek kwalifikowany) w wysokości 60 000 zł. Zgodnie z poziomem dofinansowania projektu ten wydatek w 50% zapłacono z zaliczki (30 000 zł). 20 lipca 2011 r. zakup biletów lotniczych (drugi bezpośredni wydatek kwalifikowany) w wysokości 100 000 zł, z czego 50% (50 000 zł) zapłacono z zaliczki.

We wniosku rozliczającym zaliczkę (złożonym nie później niż w ciągu 3 miesięcy od jej otrzymania) Beneficjent zobowiązany jest do rozliczenia min. 70% otrzymanej zalicz- ki). W tym wniosku jako poniesione wydatki kwalifikowane Beneficjent ujmuje: Data poniesienia wydatku Nazwa wydatku kwalifikowanego Kwota wydatku kwalifikowanego Część wydatku kwalifikowanego zapłacona z zaliczki 10 lipca 2011 r. przedpłata na noclegi 60 000 zł 30 000 zł (50%) 11 lipca 2011 r. ryczałt na wydatki na organizację misji 12 000 zł 6 000 zł (50%) 20 lipca 2011 r. zakup biletów lotniczych 100 000 zł 50 000 zł (50%) 21 lipca 2011 r. ryczałt na wydatki na organizację misji 20 000 zł 10 000 zł (50%) SUMA 192 000 zł 96 000 zł Pozostałą część zaliczki (30 000 zł) Wnioskodawca wydatkuje zgodnie z zasadami obowiązującymi w RPO WZ. www.rpo.wzp.pl

INFORMACJA O UDZIELONEJ POMOCY DE MINIMIS I. Tytuł projektu: II. Numer projektu: III. Pełna nazwa Podmiotu Udzielającego Pomocy (PUP): IV. Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP) podmiotu udzielającego pomocy: V. Adres siedziby podmiotu udzielającego pomocy: VI. Data rozpoczęcia realizacji projektu: VII. Data zakończenia realizacji projektu: L.p. Dzień udzielenia pomocy (DD.MM.RRRR) Nazwa Beneficjenta pomocy Forma prawna Beneficjenta Wielkość Beneficjenta NIP Beneficjenta Klasa PKD Kwota udzielonej pomocy (PLN) Przeznaczenie pomocy (należy wskazać na udział w jakiej misji przyznano pomoc) [1] [2] [3] [4] [5] [6] [7] [8] [9] 1 2 3 n SUMA Dane osoby sporządzającej sprawozdanie: Imię i nazwisko....................................... Stanowisko służbowe....................................... Telefon................................. Dane osoby upoważnionej do reprezentowania Podmiotu Udzielającego Pomocy: Imię i nazwisko....................................... Stanowisko służbowe....................................... Telefon................................. Załącznik nr 3

Instrukcja wypełniania INFORMACJI O UDZIELONEJ POMOCY DE MINIMIS Dzień udzielenia pomocy (format dd.mm.rrrr) [2] Nazwa Beneficjenta pomocy [3] Pole może zawierać tylko jedną datę umowy. Przez dzień udzielenia pomocy należy rozumieć dzień, w którym przedsiębiorca ubiegający się o POMOC DE MINIMIS nabył prawo do otrzymania tej pomocy. Jest to dzień zawarcia umowy. Należy podać nazwę przedsiębiorstwa, które otrzymało POMOC DE MINIMIS w ramach projektu. Nazwa powinna być zgodna z dokumentem rejestrowym przedsiębiorcy. Forma prawna Beneficjenta [4] Wielkość Beneficjenta [5] Należy podać formę prawną przedsiębiorstwa, które otrzymało POMOC DE MINIMIS w ramach projektu, zgodną z jego dokumentem rejestrowym. Należy podać wielkość przedsiębiorstwa w chwili otrzymania POMOCY DE MINIMIS, tzn. czy ma ono status mikro, małego czy średniego przedsiębiorstwa. NIP Beneficjenta [6] Należy podać NIP przedsiębiorstwa, które otrzymało POMOC DE MINIMIS w ramach projektu. Klasa PKD [7] Należy podać kod PKD, w związku z którym przedsiębiorca otrzymał POMOC DE MINIMIS w ramach projektu, zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 24 grudnia 2007 r. w sprawie Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD) (Dz. U. Nr 251, poz. 1885, z późn. zm.). Kwota udzielonej pomocy [PLN] [8] Należy podać kwotę dofinansowania, jaką otrzymało dane przedsiębiorstwo w związku z udziałem w danej misji gospodarczej. Przeznaczenie pomocy (należy wskazać na udział w jakiej misji przyznano pomoc) [9] Należy wskazać w związku z jaką misją (data, kraj) przedsiębiorca otrzymał pomoc w ramach projektu. Jeżeli w ramach projektu jedno przedsiębiorstwo wzięło udział w kilku misjach należy każdą z misji ująć oddzielnie (wymieniając jedno przedsiębiorstwo kilka razy w odrębnych wierszach). SUMA Należy podsumować kwotę POMOCY DE MINIMIS udzieloną w ramach projektu przedsiębiorstwom uczestniczącym w misjach. Kwota pomocy udzielonej przedsiębiorcom musi być równa łącznej kwocie dofinansowania, którą Organizator misji otrzymał na realizację projektu na podstawie umowy o dofinansowanie. www.rpo.wzp.pl

Załącznik nr 4........................................................................ Nazwa i adres Beneficjenta (miejscowość i data) OŚWIADCZENIE dotyczące ceny używanego środka trwałego W związku z realizacją przez......... (nazwa Beneficjenta oraz jego status prawny).......... projektu pn.......... (tytuł projektu)......... współfinansowanego przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz budżetu państwa* w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego na lata 2007 2013 na podstawie......... (nr umowy o dofinansowanie) oświadczam, że cena używanego środka trwałego zakupionego na podstawie dokumentu nr......... nie przekracza jego wartości rynkowej, określonej na dzień jego nabycia i jest niższa od ceny podobnych, nowych środków trwałych..................................... Podpis Beneficjenta * jeśli dotyczy

Załącznik nr 5........................................................................ Nazwa i adres Beneficjenta (miejscowość i data) OŚWIADCZENIE o służeniu środka transportu wyłącznie celom projektu W związku z realizacją przez......... (nazwa Beneficjenta oraz jego status prawny).......... projektu pn.......... (tytuł projektu)......... współfinansowanego przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz budżetu państwa* w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego na lata 2007 2013 na podstawie......... (nr umowy o dofinansowanie) oświadczam, że zakupiony środek transportu służy wyłącznie celom projektu..................................... Podpis Beneficjenta * jeśli dotyczy www.rpo.wzp.pl

Załącznik nr 6........................................................................ Nazwa i adres Beneficjenta (miejscowość i data) OŚWIADCZENIE dotyczące właściwości technicznych zakupionego sprzętu W związku z realizacją przez......... (nazwa Beneficjenta oraz jego status prawny).......... projektu pn......... (tytuł projektu)......... współfinansowanego przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz budżetu państwa* w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego na lata 2007 2013 na podstawie......... (nr umowy o dofinansowanie) oświadczam, że zakupiony sprzęt posiada niezbędne właściwości techniczne do wdrożenia i realizacji projektu i odpowiada stosownym normom i standardom..................................... Podpis Beneficjenta * jeśli dotyczy

Załącznik nr 7........................................................................ Nazwa i adres Beneficjenta (miejscowość i data) OŚWIADCZENIE dotyczące wartości niematerialnych i prawnych W związku z realizacją przez......... (nazwa Beneficjenta oraz jego status prawny).......... projektu pn........ (tytuł projektu)......... współfinansowanego przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz budżetu państwa* w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego na lata 2007 2013 na podstawie......... (nr umowy o dofinansowanie) oświadczam, że zakupione wartości niematerialne i prawne będą stanowić aktywa Beneficjenta przez co najmniej 5 lat, a w przypadku mikro, małego i średniego przedsiębiorcy przez co najmniej 3 lata..................................... Podpis Beneficjenta * jeśli dotyczy www.rpo.wzp.pl

Załącznik nr 8........................................................................ Nazwa i adres Beneficjenta (miejscowość i data) OŚWIADCZENIE dotyczące wykorzystania wartości niematerialnych i prawnych W związku z realizacją przez......... (nazwa Beneficjenta oraz jego status prawny)......... projektu pn........ (tytuł projektu)......... współfinansowanego przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz budżetu państwa* w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego na lata 2007 2013 na podstawie......... (nr umowy o dofinansowanie) oświadczam, że zakupione wartości niematerialne i prawne będą wykorzystywane wyłącznie przez Beneficjenta..................................... Podpis Beneficjenta * jeśli dotyczy

Załącznik nr 9........................................................................ Nazwa i adres Beneficjenta (miejscowość i data) OŚWIADCZENIE sprzedającego nieruchomość W związku z realizacją przez......... (nazwa Beneficjenta oraz jego status prawny)......... projektu pn........ (tytuł projektu)......... współfinansowanego przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz budżetu państwa* w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego na lata 2007 2013 na podstawie......... (nr umowy o dofinansowanie) oświadczam, że nieruchomość nie była zakupiona lub wybudowana w okresie ostatnich 10 lat przy wykorzystaniu środków publicznych..................................... Podpis sprzedającego nieruchomość * jeśli dotyczy www.rpo.wzp.pl

Załącznik nr 10........................................................................ Nazwa i adres Beneficjenta (miejscowość i data) OŚWIADCZENIE dotyczące wykorzystania nieruchomości do celów projektu W związku z realizacją przez......... (nazwa Beneficjenta oraz jego status prawny)......... projektu pn........ (tytuł projektu)......... współfinansowanego przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz budżetu państwa* w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego na lata 2007 2013 na podstawie......... (nr umowy o dofinansowanie) oświadczam, że nieruchomość wykorzystywana jest tylko i wyłącznie do celów projektu, zgodnie z przeznaczeniem określonym o dofinansowanie projektu..................................... Podpis Beneficjenta * jeśli dotyczy

Załącznik nr 11........................................................................ Nazwa i adres Beneficjenta (miejscowość i data) OŚWIADCZENIE dotyczące poprawności poniesionych wydatków W związku z realizacją przez......... (nazwa Beneficjenta oraz jego status prawny)......... projektu pn........ (tytuł projektu)......... współfinansowanego przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz budżetu państwa* w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego na lata 2007 2013 na podstawie......... (nr umowy o dofinansowanie) oświadczam, że wydatków dokonano w sposób celowy oszczędny z zachowaniem zasad uzyskiwania najlepszych efektów przy jak najniższej kwocie wydatku oraz uczciwej konkurencji..................................... Podpis Beneficjenta * jeśli dotyczy www.rpo.wzp.pl

Załącznik nr 12........................................................................ Nazwa i adres Beneficjenta (miejscowość i data) OŚWIADCZENIE dotyczące posiadania oryginałów dokumentów, które Beneficjent jest zobowiązany posiadać i przedstawić podczas kontroli na miejscu realizacji projektu oraz zasady dokumentowania wydatków ponoszonych przez Beneficjentów w ramach RPO WZ na lata 2007-2013 W związku z realizacją przez......... (nazwa Beneficjenta oraz jego status prawny)......... projektu pn........ (tytuł projektu)......... współfinansowanego przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz budżetu państwa* w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego na lata 2007 2013 na podstawie umowy/decyzji/ porozumienia nr......... oświadczam, że posiadam oryginały dokumentów, o których mowa w załączniku nr 1 do Instrukcji wypełniania wniosku Beneficjenta o płatność w ramach osi priorytetowych 1-7 Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego na lata 2007 2013..................................... Podpis Beneficjenta * jeśli dotyczy

Załącznik nr 13........................................................................ Nazwa i adres Beneficjenta (miejscowość i data) OŚWIADCZENIE BENEFICJENTA o osiągnięciu wskaźnika rezultatu pn. Liczba utworzonych miejsc pracy (w tym kobiet) A. Ja niżej podpisany/a,............................. oświadczam, iż na dzień................ w ramach realizacji projektu nr............................ pod nazwą........................................................................................ zatrudnienie zwiększyło się o o1 :............................. etatów, w tym zatrudniono:............................ kobiet (liczba osób),............................ mężczyzn (liczba osób)........................................... Data, miejsce i podpis Beneficjenta B. Ja niżej podpisany/a............................ w ramach realizacji projektu nr.................. pod nazwą........................................................................................ zobowiązuję się do osiągnięcia wskaźnika rezultatu pn.: Liczba utworzonych miejsc pracy, nie później niż w okresie 12 miesięcy od zakończenia realizacji projektu oraz poinformowania Instytucji Zarządzającej RPO WZ o fakcie jego osiągnięcia........................................... Data, miejsce i podpis Beneficjenta o1 W przypadku gdy Beneficjent na dzień złożenia Wniosku o płatność końcową nie osiągnął założonej w dokumentacji aplikacyjnej wartości wskaźnika pn. Liczba utworzonych miejsc pracy, zobligowany do wypełnienia części B niniejszego załącznika

DODATKOWE INFORMACJE W przypadku dodatkowych pytań lub wątpliwości związanych z realizacją projektu prosimy kontaktować się z Wydziałem Wdrażania RPO. wwrpo@wzp.pl www.rpo.wzp.pl tel. 91 44 11 100 fax 91 488 99 94 ul. Wyszyńskiego 30 70-203 Szczecin 51