OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU ZAMÓWIENIE nr 4/WND-RPLD.03.02.00-00-050/13 dotyczące wykonania zlecenia w ramach projektu Łódzkie Energetyczne Tryb udzielenia zamówienia: zapytanie ofertowe Zapytanie ofertowe organizowane jest na podstawie przepisów art. 70 1 70 5 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 1964 r. Nr 16, poz. 93 ze zm.) oraz zgodnie z Zasadami udzielania zamówień dla Wnioskodawców/Beneficjentów realizujących projekty współfinansowane ze środków RPO WŁ na lata 2007-2013 (wersja z dnia 28 marca 2012 r.). Zamówienie zostanie udzielone z wyłączeniem ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2013r. poz 907 z póź. zm) Zamawiający dopuszcza możliwość składania ofert częściowych. 1. Zamawiający Centrum Badań i Innowacji Pro-Akademia, wpisane do rejestru stowarzyszeń przez Sąd Rejonowy dla Łodzi-Śródmieścia w Łodzi, XX Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000171789, NIP: 7281919068, REGON: 471342017, ul. Piotrkowska 238, 90-360 Łódź. Osobą upoważnioną do kontaktów ze strony Zamawiającego jest Justyna Tomaszewska Dane kontaktowe do osoby upoważnionej: tel. 42 6361259 ;mail: justyna.tomaszewska@proakademia.eu 2. Opis przedmiotu zamówienia 2.1. Krótki opis projektu, w ramach którego będzie realizowane zamówienie Zapytanie ofertowe jest prowadzone w ramach projektu o numerze WND-RPLD.03.02.00-00-050/13. Realizacja projektu polega na promocji marki Łódzkie Energetyczne poprzez kompleksowy program marketingu terytorialnego, obejmujący organizację dwóch międzynarodowych kongresów Łódzkie Energetyczne 2014 i 2015, opracowanie strategii, planów i systemu identyfikacji wizualnej marki regionalnej Łódzkie Energetyczne oraz promocję projektu. Zamawiający dopuszcza możliwość składania ofert częściowych. 2.2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest przygotowanie projektu, wytworzenie i dostarczenie do siedziby Zamawiającego materiałów konferencyjnych i gadżetów promocyjnych. Każdorazowo Wykonawca zobowiązany jest do skalkulowania i uwzględnienia w cenie za wykonanie całej usługi wszelkich kosztów dodatkowych, które mogą powstać przy jej realizacji, w tym kosztów transportu zamówionego towaru w wyznaczone przez Zamawiającego miejsca na terenie województwa łódzkiego Zadanie 1 - Kompleksowa usługa będzie obejmować zaprojektowanie i wytworzenie: 1a) 120 szt. apaszek z motywem logo Łódzkie Energetyczne i logotypami zgodnie z wymogami promocji projektu opisanymi na stronie Centrum Obsługi Przedsiębiorcy www.cop.lodzkie.pl Wymiary: min. 70cm x70 cm 1b) 120 szt. ozdobnych pudełek podarunkowych, które umożliwią ekspozycję logo w sposób innowacyjny o wymiarach min.10cm x 10cm, stosowne do opakowania apaszek, z możliwością zamykania, z nadrukiem logo Łódzkie Energetyczne i logotypami zgodnie z wymogami promocji projektu opisanymi na stronie Centrum Obsługi Przedsiębiorcy www.cop.lodzkie.pl Zadanie 2 - Kompleksowa usługa będzie obejmować zaprojektowanie i wytworzenie: 120 sztuk toreb sportowo turystycznych w kształcie worka zamykanych w taki sposób, aby po zamknięciu umożliwiał noszenie na jednym ramieniu lub na obydwu w formie plecaka. O wymiarach wysokość min. 45 max. 55 cm, szerokość min. 35. max. 40 cm, głębokość min. 10 max. 13 cm. Torba ma mieć możliwość zamknięcia w torebkę, stanowiącą integralną część worka, do której można spakować całą torbę. Torba powinna mieć nadrukowane logotypy wskazane przez zamawiającego zgodnie z wymogami promocji projektu opisanymi na stronie Centrum Obsługi Przedsiębiorcy www.cop.lodzkie.pl oraz logo kongresu Łódzkie Energetyczne. Warstwa wierzchnia torby o parametrach nie gorszych niż: - nieprzezroczysta - kolor biały - gramatura minimum 43g/m 2 - nieprzemakalna - wytrzymała i lekka Zadanie 3 - Kompleksowa usługa będzie obejmować zaprojektowanie i wytworzenie 120 sztuk. Kurtek sportowych z podszewką - szytych, krój uniwersalny, damsko-męski z kapturem, długi rękaw. Rozmiary M/L i XL/XXL. Kurtka zapinana na ekspres. Z możliwością utworzenia torebki,
stanowiącej integralną część kurtki, do której można spakować całą kurtkę. Torebka powinna być wykonana z materiału wierzchniego, powinna zawierać uchwyt do noszenia. Nadrukowane logotypy wskazane przez zamawiającego na rękawie, części kaptura, części pleców, Na przodzie, na kieszeni torebce. Podszewka powinna być wykonana z dzianiny w kolorze pasującym do koloru kurtki Warstwa wierzchnia o następujących parametrach: - nieprzezroczysta - kolor biały - nieprzemakalna - wytrzymała i lekka Zadanie 4 - Kompleksowa usługa będzie obejmować Zaprojektowanie i wytworzenie 4a) 120 sztuk - notesów w miękkiej okładce, format 206 mm x 206 mm Wielkość: 20 kartek, łączenie kartek klejone Okładka będzie zawierać logotyp projektu oraz pasek logotypów zgodnie z wymogami promocji projektu opisanymi na stronie Centrum Obsługi Przedsiębiorcy www.cop.lodzkie.pl Pasek logotypów będzie znajdował się na każdej kartce Jakość: 180 g/m lub lepszy Technika zdobienia dowolna Notes musi zawierać uchwyt na długopis wykonany w technice dowolnej 4b) 120 teczek Druk w pełnym kolorze Wymiary po złożeniu: 206 mm x 206 mm; Teczki powinny być zamykane techniką dowolną Projekt i wykonanie teczki musi być spójny z pozostałymi elementami niniejszego zamówienia. Na teczce będzie nadrukowany techniką dowolną logotyp projektu oraz pasek logotypów zgodnie z wymogami promocji projektu opisanymi na stronie Centrum Obsługi Przedsiębiorcy www.cop.lodzkie.pl Kolorystyka zgodna z logotypem projektu
Projekt przed realizacją powinien uzyskać akceptację Zamawiającego. 4c) 120 sztuk długopisów Wyposażonych w niebieski lub czarny wkład żelowy Technika zdobienia: laser. Nadruk: logotyp projektu oraz pasek logotypów zgodnie z wymogami promocji projektu opisanymi na stronie Centrum Obsługi Przedsiębiorcy www.cop.lodzkie.pl Kolor długopisu biały 3. Terminy wykonania Termin wykonania zamówienia dla zadania 1, do 31 marca 2014 r. Termin wykonania zamówienia dla zadania 2, do 31 marca 2014 r. Termin wykonania zamówienia dla zadania 3, do 31 marca 2014 r. Termin wykonania zamówienia dla zadania 4, 31 marca 2014 r. Termin związania ofertą: 30 dni od rozstrzygnięcia zapytania ofertowego Termin składania ofert: 25.02. 2014 r. do godziny 00.00. 4. Opis warunków udziału w postępowaniu oraz sposób dokonywania oceny spełnienia warunków udziału w przetargu wraz z wymaganymi dokumentami. Nie jest dopuszczalne składanie ofert przez podmioty, które powiązane są z Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy osobowo lub kapitałowo, w szczególności przez;
*uczestnictwo w spółce, jako wspólnik uczestnictwo w spółce cywilnej lub spółki osobowej * posiadanie udziałów lub co najmniej 10% akcji; *pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; *pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. W celu potwierdzenia braku powiązań kapitałowych lub osobowych, o których mowa powyżej, Oferent dołącza do oferty oświadczenie o braku występowania ww. powiązań Poza tymi wyłączeniami udział w postępowaniu jest nieograniczony. Do Formularza Ofertowego, stanowiącego Załącznik nr 1 do niniejszego ogłoszenia, należy dołączyć: a. oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, stanowiące Załącznik nr 2, b. aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej (lub wydruki z właściwych rejestrów/ewidencji), jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej, wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu. Jeżeli w kraju pochodzenia Oferenta lub w kraju, w którym Oferent ma swoją siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się dokumentów, o których mowa w punkcie b powyżej, Oferent zastępuje je oświadczeniem o braku obowiązku wpisu do właściwego rejestru. Ocena spełnienia warunków udziału w postępowaniu zostanie dokonana na podstawie przedstawionego przez Oferenta oświadczenia stanowiącego załącznik nr 2 do niniejszego ogłoszenia, zgodnie z formułą SPEŁNIA/ NIE SPEŁNIA. Oferenci mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku dla ustanowionego pełnomocnika do oferty należy załączyć pełnomocnictwo do reprezentowania w postępowaniu lub do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy. 5. Kryteria wyboru ofert.
5.1. Kryteria oceny ofert. Do każdego zadania przy ocenie ofert obowiązuje kryterium: CENA = 60%. Maksymalna liczba punktów do uzyskania w tym kryterium wynosi 60 punktów. Oferent podaje w formularzu ofertowym cenę brutto za wykonanie całości zadania, na które została złożona oferta. Oferta oceniana będzie na podstawie ceny brutto za całość zadania. Cn P = ------------------ x 60 punktów gdzie: Cb P oznacza liczbę punktów przyznaną badanej ofercie; Cn oznacza cenę brutto oferty najtańszej; Cb oznacza cenę brutto badanej oferty Dodatkowe kryteria dla poszczególnych zadań (oceniane metodą spełnia/ nie spełnia): Dla zadania 1: Kryterium cena -60% co jest równe 60 pkt. Dodatkowe kryterium 1b) Użycie materiału podlegającego w 100% recyklingowi 40 pkt. Punktacja przyznawana jest według schematu: Dla zadania łącznie można uzyskać 100 pkt. Suma kryterium ceny + suma kryterium użytego materiału, łącznie 100 pkt.
Dla zadania 2 i 3: Kryterium cena -60% co jest równe 60 pkt. Za użycie materiału podlegającego w 100% recyklingowi, 40 pkt. Punktacja przyznawana jest według schematu: Dla zadania łącznie można uzyskać 100 pkt. Suma kryterium ceny + suma kryterium użytego materiału, łącznie max. 100 pkt. Dla zadania 4: Kryterium cena -60% co jest równe 60 pkt. Dla zadania 4a: Użycie papieru wyższej jakości od podanego w specyfikacji 40 pkt. Dla zadania 4b: Użycie materiału wodoodpornego, podlegającego recyklingowi 40 pkt. Dla zadania 4c: Zastosowanie nadruku kolorowego 40 pkt. Punktacja przyznawana jest według schematu: Dla zadania łącznie można uzyskać 100 pkt. Suma kryterium ceny + suma kryterium użytego materiału+ nadruk kolorowy, łącznie 100 pkt. W ramach oferty zostaną wybrani wykonawcy, którzy otrzymają największą liczbę punktów w ramach danego zadania (max. 100 pkt). Cena oferty musi uwzględniać wszystkie zobowiązania, musi być podana w walucie polskiej cyfrowo i słownie, z wyodrębnieniem należnego podatku VAT. Cena ustalona w ofercie nie będzie podlegała zmianom. W przypadku, gdy dla danego zadania zostaną złożone dwie lub więcej ofert o jednakowej cenie, Zamawiający dopuszcza możliwość prowadzenia negocjacji z Oferentami, którzy zaoferowali za realizację danego zadania jednakową cenę. 5.2. Zamawiający uzna oferty za spełniające wymagania i przyjmie je do szczegółowego rozpatrywania jeżeli: - Oferta spełnia wymagania określone w niniejszym ogłoszeniu; - Oferta została złożona w określonym przez Zamawiającego terminie; - Oferent przedstawił ofertę zgodą co do treści z wymaganiami Zamawiającego.
- Oferent poda specyfikację techniczną produktu, na podstawie której Zamawiający będzie mógł przyznać wartość punktową ofercie 5.3. Informacje dotyczące wyboru najkorzystniejszej oferty. Za najkorzystniejszą ofertę zostanie uznana oferta, która uzyska największą liczbę punktów. W przypadku składania ofert częściowych, za najkorzystniejszą ofertę w ramach danego zadania zostanie uznana oferta, która uzyska największą liczbę punktów w ramach danego zadania. Zamawiający sporządzi pisemny protokół postępowania i wyboru najkorzystniejszych ofert. Oferenci, którzy złożą oferty zostaną zawiadomieni o wyborze najkorzystniejszych ofert za pośrednictwem poczty e-mail. Informacja o wyborze oferty zostanie upowszechniona poprzez zamieszczenie jej na stronie internetowej: www.proakademia.eu oraz poprzez umieszczenie jej w siedzibie Zamawiającego. 5.4. W przypadku unieważnienia przetargi Zamawiający niezwłocznie powiadomi Oferentów którzy złożyli oferty. 5.5. Zamawiający wskaże Oferentowi, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą, termin i miejsce podpisania umowy. 5.6. Podstawą do wystawienia faktury VAT przez Wykonawcę będzie podpisanie Protokołu odbioru (Załącznik nr 3) przez Zamawiającego. Zamawiający ma 7 dni kalendarzowych na podpisanie Protokołu. 5.6. Wykonawca w ciągu 3 dni od podpisania umowy przedstawia projekt graficzny przedmiotu zamówienia, Zamawiający w ciągu 3 dni ustosunkuje się do projektu, mając prawo do zgłaszania uwag, które następnie będą uwzględnione przez Wykonawcę. 5.7. Procedura udzielenia zamówienia jest ważna bez względu na liczbę uczestników przetargu, jeżeli przynajmniej jeden z uczestników złoży ważną ofertę spełniającą warunki określone w niniejszym ogłoszeniu. 6. Sposób przygotowania oferty. 6.1. Oferta powinna zostać przygotowana w języku polskim. Oferta powinna zawierać: Formularz Oferty załącznik nr 1 oraz oświadczenia z załącznika 2 6.2. Przygotowana oferta wraz z dokumentami dodatkowymi powinna być podpisana przez osobę lub osoby uprawnione reprezentowania Oferenta i do zaciągania zobowiązań w imieniu Oferenta. W przypadku, gdy uprawnienie to nie wynika z przedłożonych w ofercie dokumentów, do oferty należy załączyć stosowne pełnomocnictwo. Przesłanie oferty drogą
elektroniczną wymaga skanu podpisanej oferty wraz z załącznikami i dokumentami dodatkowymi. 6.3. Brak pełnomocnictwa, podpisanie oferty przez osobę nieupoważnioną, brak podpisów pod ofertą, załącznikami i dokumentami dodatkowymi oraz złożenie oferty niezawierającej wszystkich wymaganych załączników powoduje wykluczenie Oferenta oraz odrzucenie oferty ze względów formalnych. 6.4. Strony oferty składanej pocztą lub osobiście powinny być spięte w sposób uniemożliwiający ich dekompletację oraz ponumerowane. Oferty składane drogą elektroniczną powinny mieć ponumerowane strony. 7. Miejsce i termin składania ofert i otwarcia ofert. 7.1. Termin składania ofert 7.2. Termin składania ofert upływa w dniu 25.02. 2014r. roku o godz. 00:00 (liczy się data otrzymania). Oferty otrzymane po upływie tego terminu nie będą podlegały ocenie. Zamawiający zwróci do Oferenta nieotwartą ofertę. Miejsce składania ofert. Oferty należy przesłać w drogą elektroniczną (preferowany) na adres: justyna.tomaszewska@proakademia.eu lub w wersji papierowej na adres: Centrum Badań i Innowacji Pro-Akademia, 90-360 Łódź, ul. Piotrkowska 238 z dopiskiem: OFERTA dot. ZAMÓWIENIA nr 4 /WND-RPLD.03.02.00-00-050/13 7.3. Otwarcie ofert nastąpi 26.02. 2014 r. o godzinie 11.00 w siedzibie Zamawiającego 7.4. Niezwłocznie po otwarciu ofert Zamawiający przystąpi do ich badania pod względem zgodności z warunkami przetargu. 7.5. Podczas otwarcia ofert podaje się nazwy oraz adresy Oferentów, a także informację dotyczącą ceny. 7.6. Informacje, o których mowa powyżej, Zamawiający przekaże niezwłocznie Oferentom, którzy nie byli obecni przy otwarciu ofert, na ich wniosek. 7.7. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zamknięcia postępowania bez wyboru ofert. Jednocześnie informujemy, że:
- nie zwracamy kosztów przygotowania oferty dla celów niniejszego zapytania; - nie odsyłamy nadesłanych ofert, poza przypadkiem wskazanym w punkcie 9.5. 8. Informacje o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Oferentami. 8.1. W niniejszym postępowaniu oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Oferent przekazują faksem, mailem lub w formie pisemnej. 8.2. Każdy Oferent ma prawo zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści niniejszego ogłoszenia o zamówieniu w terminie do dnia 21 lutego 2014r. do godz. 16.00. Zamawiający udzieli wyjaśnień niezwłocznie. 8.3. Treść zapytań oraz wyjaśnienia zostaną zamieszczone na stronie internetowej Zamawiającego pod adresem www.proakademia.eu (zakładka: Aktualności/Zapytania ofertowe i przetargi) a ponadto przesłane do wszystkich Oferentów, którzy do dnia udzielenia wyjaśnień przez Zamawiającego złożyli ofertę. 8.4. Do bezpośredniego kontaktowania się z Oferentami w sprawach dotyczących przetargu Zamawiający upoważnia Panią Justynę Tomaszewską: e-mail: justyna.tomaszewska@proakademia.eu, tel. 42 636 12 59 9. Informacje dodatkowe i postanowienia końcowe 9.1. W sprawach nieuregulowanych niniejszymi postanowieniami obowiązują przepisy Kodeksu cywilnego. 9.2. Warunkiem podpisania umowy z Oferentem, którego oferta została uznana za najkorzystniejsza, jest zawarcie umowy na dofinansowanie projektu ze środków UE (umowa pomiędzy Zamawiającym a Województwem Łódzkiem). 9.3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszego ogłoszenia o zamówieniu, nie później jednak niż na 3 dni przed zakończeniem terminu składania ofert. W razie dokonania zmiany, zmienione ogłoszenie o zamówieniu zostanie zamieszczone w siedzibie Zamawiającego w miejscu publicznie dostępnym, a także na stronie internetowej Zamawiającego prowadzonej pod adresem www.proakademia.eu (zakładka: Aktualności/Zapytania ofertowe i przetargi).
9.4. Zamawiający przedłuży termin składania ofert, jeżeli w wyniku zmiany niniejszego ogłoszenia o zamówieniu niezbędny będzie dodatkowy czas na wprowadzenie zmian w ofertach lub jeżeli Zamawiający uzna to za konieczne. 9.5. W sytuacji wskazane w ust. 9.4. Zamawiający odeśle złożone oferty bez ich otwierania z prośbą o dostosowanie ich treści do nowych warunków, spowodowanych zmianą ogłoszenia o zamówieniu. 9.6. Wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty ponosi Oferent. 9.7. Rozliczenia pomiędzy Zamawiającym a Oferentem dokonywane będą w PLN. 9.8. Oferent odpowiada za wyrządzone szkody, będące następstwem nienależytego wykonania zadania objętego umową w granicach umów starannego działania. 9.9. Zamawiający zastrzega sobie prawo do niedokonania rozstrzygnięcia postępowania i niedokonania wyboru oferty bez podawania przyczyny i zwrotu ewentualnych kosztów sporządzenia oferty. 9.10 Zamawiający zastrzega sobie możliwość negocjacji z wybranym Wykonawcą, który złożył ofertę w zakresie szczegółów wykonania usługi, zwłaszcza rozmieszczenia na materiałach logotypów Programu. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wezwania Wykonawców do wyjaśnienia treści złożonej oferty. Załączniki: Załącznik nr 1 Formularz Oferty Załącznik nr 2 Oświadczenie o spełnianiu kryteriów Załącznik nr 3 wzór protokołu odbioru