Zarządzenie Nr W.120.96.2014 Wójta Gminy Siedlce z dnia 31 grudnia 2014 roku w sprawie określenia wytycznych dotyczących zasad i trybu wykonywania czynności kancelaryjnych w Urzędzie Gminy Siedlce Na podstawie art. 33 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jednolity: Dz. U. 2013 r. poz. 594 z późniejszymi zmianami) oraz 1 ust. 3, 2 ust 2 i 3, 42 ust. 3, 58 ust. 4 Instrukcji kancelaryjnej, stanowiącej załącznik nr 1 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67 z późniejszymi zmianami) Wójt Gminy Siedlce zarządza, co następuje: 1. Ustalam WYTYCZNE DOTYCZĄCE ZASAD I TRYBU WYKONYWANIA CZYNNOŚCI KANCELARYJNYCH W URZĘDZIE GMINY SIEDLCE, stanowiące załącznik do niniejszego zarządzenia. 2. Podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw jest system tradycyjny (papierowy). Nadzór nad wykonaniem zarządzenia powierza się Sekretarzowi Gminy Siedlce. 1 2 3 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2015 roku. dr inż. Henryk Brodowski
Załącznik do Zarządzenia Nr W.120.96.2014 Wójta Gminy Siedlce z dnia 31 grudnia 2014 roku WYTYCZNE DOTYCZĄCE ZASAD I TRYBU WYKONYWANIA CZYNNOŚCI KANCELARYJNYCH W URZĘDZIE GMINY SIEDLCE Rozdział I Postanowienia ogólne 1 1. Niniejsze zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych oraz zasady obieg dokumentów w Urzędzie Gminy Siedlce, inne niż określone w rozporządzeniu, dotyczą ogółu spraw załatwianych w Urzędzie Gminy Siedlce. 2. W postępowaniu z dokumentami zawierającymi informacje niejawne mają zastosowanie odrębne przepisy. 3. W postępowaniu z dokumentami finansowo-księgowymi mają zastosowanie uregulowania ujęte w instrukcji obiegu dokumentów finansowo-księgowych. 2 Do podstawowych czynności kancelaryjnych należy: 1) ewidencjonowanie, rejestrowanie, rozdział i rozliczanie korespondencji oraz przesyłek, 2) wysyłanie korespondencji i przesyłek, 3) przyjmowanie i nadawanie faksów, obsługa poczty elektronicznej itp., 4) udzielanie informacji i wyjaśnień klientom, a w razie potrzeby kierowanie ich do właściwych referatów lub stanowisk pracy. Rozdział II Przyjmowanie korespondencji 3 1. Korespondencję wpływającą do urzędu przyjmuje: 1) Sekretariat (Kancelaria), który prowadzi rejestr kancelaryjny korespondencji wpływającej, przyjmuje korespondencję: a) od klientów, b) z poczty, c) od kurierów (gońców), d) korespondencję przesyłaną faxem lub pocztą elektroniczną (adres sekretariat@gminasiedlce.pl, gmina@gminasiedlce.pl ), e) oferty do konkursów i przetargów umieszczając na ofercie datę i godzinę wpływu oferty oraz kolejny numer - po upływie wymaganego terminu składania ofert przekazuje je sekretarzowi komisji lub upoważnionemu pracownikowi. 2) pracownicy merytoryczni przyjmują podania składane do protokołu, odnotowując datę przyjęcia, a następnie przekazują je kierownikowi referatu; 3) Referat Organizacyjno-Administracyjny w zakresie wniosków składanych na specjalnych formularzach, tj.: a) zgłoszenie pobytu czasowego, b) zgłoszenie pobytu stałego, c) zgłoszenie wymeldowania z pobytu czasowego, d) zgłoszenie wymeldowania z pobytu stałego, e) zgłoszenie emigracji czasowej, f) wniosek o wydanie dowodu osobistego.
2. Wzory pieczęci wpływu korespondencji i przyjęcia do wysyłki korespondencji stosowanych w Urzędzie Gminy Siedlce określa załącznik nr 1. 3. Sekretariat (Kancelaria) otwiera wszystkie przesyłki z wyjątkiem: 1) zastrzeżonych i poufnych, które przekazuje do tajnej kancelarii; 2) wartościowych, które przekazuje właściwej osobie lub komórce organizacyjnej za pokwitowaniem; Rozdział III Przeglądanie i przydzielanie korespondencji oraz wewnętrzny obieg akt 4 1. Sekretariat (Kancelaria) opatruje pieczęcią wpływającą korespondencję, wprowadza ją do rejestru przesyłek wpływających (EZD), nadaje numer z rejestru i przekazuje Sekretarzowi Gminy do dekretacji. Pod nieobecność Sekretarza Gminy dekretacji dokonuje Wójt Gminy. 2. Sekretariat (Kancelaria) rejestruje przesyłki w nw. rejestrach: 1) rejestr pism i przesyłek 2) rejestr faktur, rachunków, not księgowych, itp. 3) rejestr ogłoszeń na tablicy informacyjnej. 3. Zadekretowaną przez Sekretarza Gminy korespondencję Sekretariat (Kancelaria) przekazuje Kierownikowi Referatu lub upoważnionemu pracownikowi za potwierdzeniem odbioru w rejestrze kancelaryjnym. 5 Kierownicy przeglądają korespondencję skierowaną do referatów i dekretują ją z podziałem na tę, którą załatwiają sami i na tę do załatwienia przez właściwych pracowników z zaleceniami co do sposobu i terminu załatwienia. 6 Jeżeli korespondencja dotyczy sprawy, której załatwienie wymaga współdziałania różnych referatów lub pracowników, przekazuje się ją wskazanemu w dekretacji na pierwszym miejscu referatowi lub pracownikowi, do którego należy załatwienie sprawy w podstawowym zakresie; wskazany w dekretacji koordynuje działania pozostałych uczestników postępowania i odpowiada za załatwienie sprawy. Kopie pisma dla pozostałych pracowników wykonuje i przekazuje Sekretariat (Kancelaria). Kopię pisma załatwiającego sprawę otrzymują wszystkie komórki wymienione w dekretacji. 7 1. Wymiana korespondencji pomiędzy komórkami organizacyjnymi Urzędu odbywa się za pośrednictwem kierowników lub pracowników. Potwierdzenie przekazania przesyłki dokonywane jest na przesyłce, przez adnotację otrzymałem dnia... oraz złożenie podpisu przez pracownika odbierającego. 2. Obieg dokumentów rodzących skutki finansowe związane z wykonywaniem przez urząd zadań (faktury, rachunki, upomnienia, wyroki sądowe, itp.) określa instrukcja obiegu dokumentów finansowo-księgowych. 3. Dokumenty rodzące skutki finansowe związane ze stosunkiem pracy pracowników (zwolnienia lekarskie, wnioski i karty urlopowe, skierowania i faktury za szkolenia itp.) kierowane są w pierwszej kolejności do pracownika prowadzącego sprawy kadrowe, który po dokonaniu kontroli wewnętrznej tych dokumentów przekazuje je niezwłocznie do Referatu Planowania i Finansów. 4. Dokumenty (1 egz.), które powstają w referatach merytorycznych (umowy najmu, dzierżawy, użyczenia, decyzje o nadaniu nr porządkowych nieruchomości, potwierdzenia zgłoszenia wykonywania działalności gospodarczej, itp.) posiadające w swojej treści informacje, które mogą
być wykorzystane w trakcie kontroli wstępnej deklaracji i informacji składanych przez podatników podatku od nieruchomości, po ich sporządzeniu przekazuje się niezwłocznie do Referatu Podatków i Opłat. 5. Dokumenty (1 egz.), które powstają w referatach merytorycznych (umowy, decyzje, postanowienia, itp.), z których wynikają skutki finansowe, po ich sporządzeniu przekazuje się niezwłocznie do Referatu Planowania i Finansów. 8 W urzędzie prowadzone są następujące centralne rejestry: 1) rejestr uchwał Rady Gminy (OA), 2) rejestr elektroniczny aktów prawa miejscowego (OA), 3) rejestr zarządzeń Wójta Gminy organu gminy (W.0050), 4) rejestr aktów normatywnych własnych kierownika Urzędu (W.120), 5) rejestr skarg i wniosków (OA), 6) rejestr upoważnień i pełnomocnictw (S), 7) rejestr kontroli zewnętrznych (OA), 8) rejestr zamówień publicznych (ZP), 9) rejestr umów (wszystkie umowy, w których określono kwotowo wartość świadczenia, dla celów zaangażowania) (PLF), 10) rejestr umów o dzieło, zlecenie z osobami fizycznymi (ze składką ZUS i bez składki ZUS) (PLF), 11) inne rejestry, jeśli wymagają tego przepisy szczególne. 9 1. Przy sporządzaniu kopii pisma lub dokumentu należy umieścić pod tekstem klauzulę: Stwierdzam zgodność z oryginałem, a także datę,, podpis i stanowisko służbowe osoby stwierdzającej zgodność treści. 2. Zgodność kopii pisma lub innego dokumentu z oryginałem stwierdza: 1) w przypadku pism i dokumentów wytworzonych w Urzędzie: a) dla celów sądowych Wójt Gminy lub Radca Prawny, b) faktury, sprawozdania finansowe Skarbnik Gminy, c) dla pozostałych spraw Sekretarz Gminy, Kierownik Referatu lub upoważniony przez Wójta pracownik Referatu. 2) w przypadku pism i dokumentów wytworzonych poza urzędem: a) dla spraw prowadzonych przez Urząd pracownik merytorycznie prowadzący sprawę, b) pozostałe Kancelaria Notarialna. 10 1. Pracownicy załatwiają sprawy według kolejności ich wpływu i stopnia pilności, bez zbędnej zwłoki. Każdą sprawę załatwia się oddzielnym pismem bez łączenia jej z inną sprawą nie mającą z nią bezpośredniego związku. 2. Pracownik opracowuje projekt pisma, który w formie elektronicznej (e-mail lub komunikator wewnętrzny) przesyła aprobującemu. 3. Zakres kompetencji w sprawie aprobaty i podpisywania pism, dokumentów i decyzji określa Regulamin Organizacyjny Urzędu, zakresy zadań i obowiązków pracowników i upoważnienia Wójta Gminy. 4. Aprobujący sprawdza prawidłowość projektowanego załatwienia sprawy. Aprobata następuje poprzez odesłanie projektu z adnotacją BEZ UWAG, w formie maila zwrotnego. 5. W razie braku aprobaty pracownik sporządza projekt zgodnie ze wskazówkami aprobującego i ponownie przedkłada go do aprobaty. 6. Potwierdzeniem aprobaty projektu jest parafa aprobującego zgodnie z 12 ust. 2.
7. W sprawach nieskomplikowanych, których sposób załatwienia jest uzgodniony z aprobującym, można mu przedkładać pismo w czystopisie (z kopią) - do podpisania. 8. W ramach udzielonych upoważnień pracownicy samodzielnie załatwiają sprawę (CEIDG, Dowody osobiste, itp.) aprobata nie jest wymagana. 9. Po uzyskaniu aprobaty pracownik sporządza czystopis w odpowiedniej liczbie egzemplarzy i przedstawia go do podpisu. 10. Po podpisaniu czystopisu pracownik dołącza do niego załączniki i przygotowuje korespondencję do wysłania. 11 Przy podpisywaniu pism obowiązują następujące zasady: 1) pisma w sprawach zastrzeżonych do kompetencji Wójta Gminy przepisami prawa, w tym decyzje, postanowienia, zaświadczenia a także pisma do organów administracji publicznej, instytucji publicznych (sądy, organy ścigania, instytucje kontroli i nadzoru itp.) oraz mediów podpisuje Wójt Gminy lub osoba przez niego upoważniona w zakresie rzeczowym upoważnienia, 2) pozostałe pisma podpisują zgodnie z właściwością merytoryczną Kierownicy Referatów lub osoby przez nich upoważnione. 12 1. Pismo załatwiające sprawę powinno być sporządzone na papierze w formacie A4 i powinno zawierać: 1) znak sprawy, 2) powołanie się na znak i datę pisma, którego odpowiedź dotyczy, 3) datę podpisania pisma przez osobę upoważnioną, 4) określenie odbiorcy w pierwszym przypadku wraz z adresem, 5) treść pisma, 6) pieczęć nagłówkową, podpis i pieczęć imienną podpisującego, 7) listę adresatów otrzymujących pismo do wiadomości 8) Sprawę prowadzi, stanowisko, imię, nazwisko, dane kontaktowe (telefon/e-mail.). 2. Pozostający w aktach sprawy egzemplarz pisma załatwiającego powinien zawierać: Sporządził Data Podpis Aprobujący Data Podpis Załatwianie spraw odbywa się zgodnie z przepisami Kodeksu postępowania administracyjnego. 13 14 1. W Urzędzie stosuje się pieczęcie urzędowe o wzorach ustalonych odrębnymi przepisami, tj.: 1) pieczęć okrągłą o średnicy 36 mm zawierającą pośrodku herb gminy a w otoku napis GMINY SIEDLCE w sprawach z zakresu zadań własnych gminy. Odcisk pieczęci z herbem nie może być umieszczany na dokumentach urzędowych w sprawach z zakresu administracji rządowej; 2) tłoczoną metalową pieczęć okrągłą o średnicy 36 mm zawierającą pośrodku wizerunek orła ustalony dla godła RP a w otoku napis GMINY SIEDLCE lub URZĄD GMINY SIEDLCE w sprawach z zakresu administracji rządowej. 2. Pieczęć urzędową umieszcza się tylko na dokumentach szczególnej wagi, stanowiących podstawę do podjęcia określonych czynności prawnych, tj. tytuł wykonawczy, decyzja, zaświadczenie.
Odcisku pieczęci nie umieszcza się na kopiach dokumentów składanych do akt urzędu oraz na innych pismach wysyłanych z urzędu, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej. 3. Wzory pieczęci nagłówkowych Urzędu, pieczęci do podpisu Wójt Gminy i z upoważnienia Wójta Gminy oraz wzory pozostałych pieczęci nagłówkowych i pieczęci do podpisu, a także pieczęci potwierdzających dokonanie czynności używanych w Urzędzie określa załącznik nr 2. 4. Pieczęcie o jednakowej treści oznacza się numerami porządkowymi. 5. Odpowiedzialność za posługiwanie się pieczęciami, ich przechowywanie i zabezpieczenie spoczywa na pracownikach, którym pieczęcie powierzono. 6. Za wytwarzanie, powierzanie pracownikom, przyjmowanie w depozyt pieczęci czasowo nieużywanych odpowiada wyznaczony pracownik, który prowadzi ich ewidencję. 7. Kasacji uszkodzonych lub zdezaktualizowanych pieczęci dokonuje komisja powołana odrębnym Zarządzeniem Wójta. Rozdział IV Wysyłanie korespondencji 15 1. Korespondencja przeznaczona do wysłania jest kompletowana, kopertowana i adresowana w Referatach. 2. Na kopercie oprócz adresu umieszcza się pieczęć nagłówkową urzędu, znak sprawy oraz określenie rodzaju przesyłki. Do przesyłek doręczanych za zwrotnym potwierdzeniem odbioru dołącza się wypełniony druk potwierdzenia. Przesyłki składane są u pracownika dokonującego wysyłki. 3. Przy wysyłaniu korespondencji należy uwzględniać wymagania wynikające z przepisów szczególnych i KPA biorąc pod uwagę zasady racjonalnego i oszczędnego gospodarowania środkami, a w szczególności: 1) przesyłki polecone za zwrotnym potwierdzeniem odbioru wysyłane są wówczas, gdy konieczne jest uzyskanie informacji o terminie dostarczenia przesyłki adresatowi, 2) przesyłki polecone wysyłane są wówczas, gdy konieczne jest uzyskanie informacji o dostarczeniu przesyłki adresatowi oraz gdy przesyłka zawiera ważne dokumenty, 3) przesyłki pilne wysyłane są listem priorytetowym; 4) pozostałe przesyłki listowe wysyłane są listem zwykłym; 5) w przypadku wysyłania korespondencji masowej na terenie miasta lub gminy należy o zamiarze takim zgłosić z wyprzedzeniem pracownikowi kancelarii w celu zorganizowania doręczania pism. 4. Korespondencja przeznaczona do wysłania faksem przekazywana jest do Sekretariatu (Kancelarii) wraz z numerem faksu. 5. Korespondencja przekazywana do wysyłki za pośrednictwem Poczty, w tym listy polecone i priorytetowe, winny być przekazywane do kancelarii do wysyłki najpóźniej do godz. 14.00. 16 1. Potwierdzeniem wysłania korespondencji jest: 1) wpis w dzienniku korespondencji wychodzącej zawierający znak sprawy, datę wysyłki, adres, 2) wydruk potwierdzający wysłanie faksu. 2. Sekretariat (Kancelaria) prowadzi nw. rejestry korespondencji wychodzącej: 1) dziennik korespondencji wychodzącej listów zwykłych wysyłanych za pośrednictwem poczty, 2) dziennik korespondencji wychodzącej listów poleconych wysyłanych za pośrednictwem poczty, 3) dziennik korespondencji wychodzącej listów do doręczenia przez gońców.
3. Wszystkie pisma przeznaczone do wysłania powinny być przynoszone wraz z kopią lub egzemplarzem pisma, na którym pracownik Sekretariatu (Kancelarii) stawia pieczęć o treści WYSŁANO, data, podpis. Jeśli jedno pismo jest wysyłane do kilku stron, adresaci winni być wymienieni w rozdzielniku. 4. W przypadku decyzji podatkowych potwierdza się ilość przekazanych do wysłania decyzji. 17 1. Gońcy w Urzędzie do roznoszenia korespondencji obligatoryjnie prowadzą ewidencję korespondencji pobranej i doręczonej (odrębny dla każdego gońca). Korespondencja winna być wpisywana w dniu pobrania i rozliczana najpóźniej w dniu następnym po doręczeniu. 2. W kompetencji gońców jest doręczanie korespondencji pod wskazany adres. 3. Korespondencję niedostarczoną goniec niezwłocznie zwraca do Sekretariatu (Kancelarii) Urzędu, w celu wysłania przesyłki pocztą. 4. Na zwrotnym potwierdzeniu odbioru korespondencji odebranej przez domownika, sąsiada lub dozorcę domu, który wyraził zgodę na przekazanie korespondencji adresatowi, po wylegitymowaniu tej osoby, należy zanotować dane osoby odbierającej, tj.: cechy jej dowodu tożsamości oraz określić kim dla adresata jest domownik (np. syn, córka, teść, itp.) lub z imienia i nazwiska dozorcę domu czy sąsiada. Jeżeli odbierający na zwrotce nie wpisze daty odbioru, wówczas goniec powinien sam stwierdzić datę doręczenia. Rozdział V Postępowanie z aktami organów gminy 18 Przepisy ogólne Instrukcji kancelaryjnej i zasady określone w niniejszym zarządzeniu mają zastosowanie przy załatwianiu spraw związanych z działalnością Rady Gminy i jej Komisji oraz Wójta Gminy, jeżeli postanowienia niniejszego rozdziału nie stanowią inaczej. 19 Wzory pieczęci nagłówkowych Rady Gminy Siedlce oraz pieczęci do podpisu Przewodniczącego Rady i jego zastępców określa załącznik nr 3. 20 Sprawy związane z organizacją Sesji Rady Gminy, posiedzeń komisji, korespondencją Przewodniczącego Rady Gminy rejestruje się w spisach spraw, zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt. 21 1. Protokoły sesji Rady Gminy, posiedzeń komisji rady, a także akty tych organów (uchwały, postanowienia, opinie itp.) sporządza się w sposób ustalony przez Radę Gminy. 2. Protokoły otrzymują w ciągu kadencji kolejne numery, począwszy od numeru jeden. 3. Protokoły sesji numerowane są cyframi rzymskimi łamanymi przez pełne oznaczenie roku (czterocyfrowo). 4. Protokoły posiedzeń komisji numerowane są cyframi arabskimi, łamanymi przez pełne oznaczenie roku (czterocyfrowo).
22 Postępowanie z aktami wydanymi przez Wójta Gminy, jako organu wykonawczego gminy, a w szczególności ich ewidencjonowanie, przesyłanie do organów nadzoru, ogłaszanie i udostępnianie regulują odrębne przepisy. Rozdział VI Wykorzystanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych 23 1. Stosowanie informatyki w urzędzie odbywa się pod warunkiem ochrony przechowywanych w zbiorach informatycznych danych, w tym zwłaszcza danych osobowych, o ile ich gromadzenie w tej formie dopuszcza ustawa. 2. Przy gromadzeniu, przechowywaniu i przetwarzaniu danych, w tym danych osobowych w zbiorach informatycznych należy bezwzględnie przestrzegać ustawy o ochronie danych osobowych, ustawy o ochronie informacji niejawnych i wydanych na ich podstawie zarządzeń Wójta Gminy. 24 1. Pracownicy korzystają ze sprzętu informatycznego, będącego na wyposażeniu ich stanowiska pracy lub udostępnionego przez upoważnione osoby. 2. Dopuszcza się do użytkowania w urzędzie wyłącznie legalnie nabyte oprogramowanie. 3. Wykorzystywanie informatyki w wykonywaniu zadań przez poszczególne komórki organizacyjne urzędu odbywa się pod nadzorem i kontrolą informatyka oraz Administratora Bezpieczeństwa Informacji. 25 1. Dane przechowywane w pamięci komputerów zabezpiecza się przez: 1) dopuszczenie do dostępu wyłącznie upoważnionych pracowników, 2) odpowiednie archiwizowanie zbiorów na nośnikach informatycznych. 2. Dostęp do zbiorów danych zawartych w komputerach ogranicza się przez: 1) system haseł identyfikujących pracownika, 2) system haseł ograniczających dostęp do wybranych obszarów danych osobom nie posiadającym odpowiednich uprawnień, 3) zabezpieczenie dostępu do terminali sieciowych przez użycie kart magnetycznych. 3. Dane gromadzone w pamięciach komputerów powinny być zabezpieczone przed ich utratą przez: 1) przechowywanie w chronionym i odpowiednio zabezpieczonym miejscu nośników informatycznych posiadanego oprogramowania: operacyjnego, narzędziowego i aplikacyjnego, 2) cykliczne archiwizowanie danych przechowywanych w pamięciach komputerów lokalnych na nośnikach informatycznych przechowywanych w innym pomieszczeniu, 3) codzienne archiwizowanie zmian, a w cyklu tygodniowym wszystkich danych, 4) przechowywanych w pamięci serwerów sieciowych na odpowiednich nośnikach informatycznych oraz przechowywanie ich w odpowiednio chronionym i zabezpieczonym pomieszczeniu, 5) archiwizowanie w cyklu miesięcznym danych z pamięci serwerów na odpowiednich nośnikach i przechowywanie ich w odpowiednio zabezpieczonym pomieszczeniu.
Rozdział VII Postępowanie z dokumentacją projektów współfinansowanych ze środków zewnętrznych 26 1. Zasady dotyczące przechowywania, udostępniania i archiwizacji dokumentacji związanej z realizacją projektów współfinansowanych ze środków zewnętrznych określają wytyczne instytucji zarządzającej. 2. Zgodnie z ww. wytycznymi dokumentację projektu należy odpowiednio pogrupować, aby możliwe było łatwe odszukanie poszczególnych dokumentów w czasie kontroli. Rozdział VIII Nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych 27 1. Do bieżącego nadzoru nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwianych spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw wyznacza się koordynatora czynności kancelaryjnych, którym jest archiwista Urzędu. 2. Obowiązki Kierowników Referatów w zakresie nadzoru polegają na sprawdzaniu prawidłowości stosowania przepisów kancelaryjnych przez pracowników poszczególnych referatów i udzielaniu im wskazówek w tym zakresie, a w szczególności na sprawdzaniu: 1) prawidłowości prowadzenia spisów spraw, rejestrów oraz teczek (wzory spisu spraw i opisu teczki stanowią odpowiednio załączniki nr 4 i nr 5 do niniejszych Wytycznych), 2) prawidłowości załatwiania spraw, 3) terminowości załatwiania spraw, 4) prawidłowości obiegu akt zgodnie z Wytycznymi, 5) prawidłowości pobierania opłaty skarbowej oraz wykonywania czynności z nią związanych, 6) prawidłowego stosowania pieczęci i przestrzegania zasad określonych w 11 do 14 Wytycznych, 7) terminowości przekazywania akt do archiwum zakładowego. 3. Do obowiązków Kierownika Referatu należy dopilnowanie, aby ukazujące się przepisy prawne i inne akty normatywne były aktualizowane na bieżąco przez pracowników Referatów. dr inż. Henryk Brodowski
Załącznik Nr 1 do Wytycznych dotyczących zasad i trybu wykonywania czynności kancelaryjnych w Urzędzie Gminy Siedlce WZORY PIECZĘCI WPŁYWU I PRZYJĘCIA KORESPONDENCJI DO WYSYŁKI STOSOWANYCH W URZĘDZIE GMINY SIEDLCE 1. Pieczęć wpływu korespondencji SEKRETARIAT/KANCELARIA: WPŁYNĘŁO URZĄD GMINY SIEDLCE dnia: (DATOWNIK) nr ewid... Podpis... 2. Pieczęć przyjęcia korespondencji do wysyłki SEKRETARIAT/KANCELARIA: WYSŁANO URZĄD GMINY SIEDLCE dnia: (DATOWNIK) Podpis... dr inż. Henryk Brodowski
1. Nagłówkowe: a) Urzędu Gminy Siedlce WZORY PIECZĘCI NAGŁÓWKOWYCH, DO PODPISU I POTWIERDZAJĄCYCH DOKONANIE CZYNNOŚCI UŻYWANYCH W URZĘDZIE GMINY SIEDLCE URZĄD GMINY SIEDLCE 08-110 Siedlce; ul. M. Asłanowicza 10 tel. 25...; fax. 25 Regon... NIP... b) Wójta Gminy Siedlce GMINY SIEDLCE woj. mazowieckie c) Gminy Siedlce GMINA SIEDLCE woj. mazowieckie d) Referatu URZĄD GMINY SIEDLCE REFERAT... 08-110 Siedlce; ul. M. Asłanowicza 10 tel. 25 e) Gminny Zespół Reagowania Kryzysowego URZĄD GMINY SIEDLCE GMINNY ZESPÓŁ REAGOWANIA KRYZYSOWEGO tel. 25 2. Podpisowe: a) Wójta Gminy b) z up. Wójta Gminy z up. A stanowisko służbowe c) wz. Wójta Gminy wz. A stanowisko służbowe Załącznik Nr 2 do Wytycznych dotyczących zasad i trybu wykonywania czynności kancelaryjnych w Urzędzie Gminy Siedlce
d) Sekretarz Gminy SEKRETARZ GMINY e) Skarbnik Gminy SKARBNIK GMINY f) z up. Skarbnika Gminy z up. SKARBNIKA GMINY stanowisko służbowe g) Kierownik Referatu KIEROWNIK REFERATU (Nazwa Referatu) h) Pozostałe imienne STANOWISKO 3. Potwierdzające dokonanie czynności: a) Stwierdzające zgodność kopii z oryginałem Stwierdzam zgodność z oryginałem. (data) Stwierdzam zgodność z oryginałem. (data) z up. A stanowisko służbowe b) Potwierdzające własnoręczność podpisu Stwierdzam własnoręczność podpisu Pani/Pana... Siedlce,.. (data)
Stwierdzam własnoręczność podpisu Pani/Pana... Siedlce,.. (data) z up. A stanowisko służbowe c) Potwierdzające zamieszczenie informacji w BIP URZĄD GMINY SIEDLCE Zamieszczono w BIP dnia: (DATOWNIK) Podpis... d) Potwierdzające umieszczenie dokumentu w rejestrze URZĄD GMINY SIEDLCE Zamieszczono w REJESTRZE NAZWA REJESTRU pozycja. dnia: (DATOWNIK) Podpis... e) Potwierdzające wywieszenie informacji na tablicy ogłoszeń URZĄD GMINY SIEDLCE Wywieszono na TABLICY OGŁOSZEŃ w dniach dnia: (DATOWNIK) Podpis... dr inż. Henryk Brodowski
Załącznik Nr 3 do Wytycznych dotyczących zasad i trybu wykonywania czynności kancelaryjnych w Urzędzie Gminy Siedlce 1. Nagłówkowe: WZORY PIECZĘCI NAGŁÓWKOWYCH ORAZ DO PODPISU PRZEWODNICZĄCEGO RADY GMINY SIEDLCE I JEGO ZASTĘPCÓW RADA GMINY SIEDLCE 08-110 Siedlce; ul. M. Asłanowicza 10 woj. mazowieckie tel. 25... 2. Podpisowe: a) Przewodniczący Rady Gminy PRZEWODNICZĄCY RADY b) Wiceprzewodniczący Rady Gminy WICEPRZEWODNICZĄCY RADY dr inż. Henryk Brodowski
Załącznik Nr 4 do Wytycznych dotyczących zasad i trybu wykonywania czynności kancelaryjnych w Urzędzie Gminy Siedlce rok oznaczenie komórki organizacyjnej symbol klasyfikacji z wykazu akt hasło klasyfikacyjne Podmiot sprawy Data Uwagi Lp. Treść sprawy data wszczęcia ostateczne sprawę sposób znak pisma pisma sprawy załatwienie prowadzi załatwienia dr inż. Henryk Brodowski
Załącznik Nr 5 do Wytycznych dotyczących zasad i trybu wykonywania czynności kancelaryjnych w Urzędzie Gminy Siedlce Opis teczki aktowej Urząd Gminy Siedlce 08-110 Siedlce ul. M.Asłanowicza 10 (komórka organizacyjna) (oznaczenia komórki organizacyjnej i symbolu klasyfikacyjnego z wykazu akt, a w przypadku wydzielenia grupy spraw dodatkowo numeru sprawy). (kategoria archiwalna) Tytuł teczki (pełne hasło klasyfikacyjne z wykazu akt oraz informacja o rodzaju dokumentacji występującej w teczce).-... Rok założenia teczki aktowej, uzupełniony po zakończeniu wszystkich spraw założonych w danej teczce rokiem najpóźniejszego pisma w teczce Tom. dr inż. Henryk Brodowski