REGULAMIN ROZPATRYWANIA SKARG PRZEZ FORUM TOWARZYSTWO FUNDUSZY INWESTYCYJNYCH SPÓŁKA AKCYJNA Data przyjęcia Regulaminu: 15 kwietnia 2013 roku na podstawie uchwały Zarządu FORUM TFI S.A. nr 38/04/2013. Data zmian Regulaminu: 19 marca 2014 roku na podstawie uchwały Zarządu FORUM TFI S.A. nr 53/03/2014. 1
1 Regulamin Rozpatrywania Skarg przez FORUM Towarzystwo Funduszy Inwestycyjnych Spółka Akcyjna, zwany dalej Regulaminem, określa zasady rozpatrywania przez Towarzystwo skarg składanych przez Klientów. 2 Ilekroć w niniejszym Regulaminie jest mowa o: 1) Agencie Transferowym rozumie się przez to podmiot, który na zlecenie Funduszu prowadzi rejestr uczestników Funduszu oraz wykonuje inne czynności na rzecz Funduszu na podstawie umowy z Funduszem; 2) Dystrybutorze rozumie się przez to inne niż Towarzystwo podmioty prowadzące zbywanie i odkupywanie jednostek uczestnictwa oraz przyjmujące inne oświadczenia woli dotyczące uczestnictwa w FIO lub SFIO lub inne niż Towarzystwo podmioty przyjmujące zapisy na certyfikaty inwestycyjne Funduszy będących funduszami inwestycyjnymi zamkniętymi oraz przyjmujące inne oświadczenia woli dotyczące uczestnictwa w tych Funduszach; 3) FIO rozumie się przez to Fundusz będący funduszem inwestycyjnym otwartym; 4) Funduszu lub Funduszach rozumie się przez to fundusze inwestycyjne utworzone, reprezentowane i zarządzane przez Towarzystwo; 5) Kliencie rozumie się przez to osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, będącą uczestnikiem Funduszu lub na rzecz której Towarzystwo świadczy usługi, w tym w szczególności usługę zarządzania portfelami w skład których wchodzi jeden lub większa liczba instrumentów finansowych lub usługę pośrednictwa w zbywaniu i odkupywaniu jednostek uczestnictwa lub tytułów uczestnictwa lub która jest zainteresowana świadczeniem przez Towarzystwo na jej rzecz usługi; 6) SFIO - rozumie się przez to Fundusz będący specjalistycznym funduszem inwestycyjnym otwartym; 7) skargach - rozumie się przez to każde wystąpienie kierowane do Towarzystwa przez jego Klienta, odnoszące się do jego zastrzeżeń dotyczących usług świadczonych przez Towarzystwo lub działalności Towarzystwa lub Funduszu jak też zastrzeżeń dotyczących usług lub działalności podmiotów świadczących usługi na rzecz Towarzystwa lub Funduszu, w tym dotyczących usług lub działalności Dystrybutorów; 8) Towarzystwie - rozumie się przez to FORUM Towarzystwo Funduszy Inwestycyjnych S.A. z siedzibą w Krakowie. 3 Proces rozpatrywania skarg przez Towarzystwo przeprowadzany jest bezzwłocznie i cechuje się rzetelnością, wnikliwością, obiektywizmem oraz poszanowaniem powszechnie obowiązujących przepisów prawa i dobrych obyczajów. Towarzystwo podlega nadzorowi Komisji Nadzoru Finansowego. 4 2
5 W przypadku Klientów, będących konsumentami, istnieje możliwość zwrócenia się o pomoc do Miejskich i Powiatowych Rzeczników Konsumenta. 6 1. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości dotyczących usług świadczonych przez Towarzystwo lub działalności Towarzystwa lub Funduszu, Klient powinien niezwłocznie zgłosić powyższy fakt Towarzystwu oraz przedstawić charakter nieprawidłowości. Klient jest również uprawniony do składania Towarzystwu skarg dotyczących usług lub działalności podmiotów świadczących usługi na rzecz Towarzystwa lub Funduszu, w tym dotyczących usług lub działalności Dystrybutorów. 2. Skarga powinna zostać złożona w formie pisemnej lub drogą faksową. 3. Skarga może być złożona: 1) bezpośrednio w Towarzystwie: a) drogą listowną na adres siedziby Towarzystwa, lub b) faxem (nr faxu: +48 12 429-55-93 wew. 106), lub c) bezpośrednio w siedzibie Towarzystwa; 2) za pośrednictwem: a) Agenta Transferowego w zakresie dotyczącym FIO lub SFIO (dane teleadresowe Agentów Transferowych są zamieszczone w prospektach informacyjnych poszczególnych Funduszy); b) Dystrybutora (wykaz Dystrybutorów oraz dane teleadresowe Dystrybutorów są zamieszczane odpowiednio w prospektach informacyjnych lub w warunkach emisji poszczególnych serii certyfikatów inwestycyjnych Funduszy oraz w przypadku FIO i SFIO - na stronie internetowej Towarzystwa); c) podmiotu, któremu Towarzystwo zleciło zarządzanie całością lub częścią portfela inwestycyjnego Funduszu. 4. W przypadku złożenia skargi w sposób inny niż za pośrednictwem poczty, kuriera lub faksem, Towarzystwo, na życzenie Klienta, przekazuje mu pisemne potwierdzenie złożenia skargi. 5. Skarga może być składana przez pełnomocnika Klienta, dysponującego pełnomocnictwem posiadającym zwykłą formę pisemną. 7 W skardze należy podać wszelkie informacje, jakie mogą być pomocne przy jej rozpatrzeniu, jak również dołączyć do niej kopie dokumentów związanych ze stwierdzoną nieprawidłowością, wskazujące zasadność skargi. 8 1. Skargi będą rozpatrywane w ciągu 30 dni od daty zgłoszenia. W sprawach szczególnie zawiłych termin ten może ulec wydłużeniu, przy czym Towarzystwo w takim przypadku zawiadamia Klienta o przyczynach zwłoki i wskazuje okoliczności, które muszą zostać wyjaśnione oraz przewidywany 3
termin załatwienia sprawy nie dłuższy jednak niż 90 dni od daty zgłoszenia skargi. 2. Do terminów, o których mowa w ust. 1 powyżej, nie wlicza się okresu oczekiwania przez Towarzystwo na dokumenty lub informacje od Klienta lub podmiotów trzecich w przypadku, gdy takie dokumenty lub informacje są w ocenie Towarzystwa niezbędne do rozpatrzenia skargi. 9 1. Na złożoną skargę Towarzystwo udzieli odpowiedzi pisemnie lub drogą faksową. 2. Odpowiedź w formie pisemnej sporządzana będzie przy użyciu czcionki wielkości co najmniej 10, a na uzasadnione żądanie Klienta przy użyciu dużej czcionki, tzw. large print. 3. Treść odpowiedzi będzie zawierać w szczególności: 1) uzasadnienie faktyczne i prawne, chyba że nie wymaga tego charakter podnoszonych zarzutów; 2) wyczerpującą informację na temat zgłoszonego problemu ze wskazaniem odpowiednich fragmentów umowy z Klientem lub wzorca umowy oraz stosownych przepisów prawa, chyba że nie wymaga tego charakter podnoszonych zarzutów; 3) wskazanie osoby udzielającej odpowiedzi ze wskazaniem jej stanowiska służbowego; 4) pouczenie o możliwości wystąpienia z powództwem do właściwego sądu powszechnego. 10 1. Od decyzji Towarzystwa nie uznającej zasadności skargi Klientowi przysługuje prawo odwołania się w ciągu 14 dni od daty doręczenia decyzji Towarzystwa o nie uznaniu skargi. Postanowienia 6 ust. 2-5 stosuje się odpowiednio. 2. Towarzystwo dokonuje powtórnego rozpatrzenia skargi Klienta w ciągu 14 dni od daty złożenia odwołania. Postanowienia 9 stosuje się odpowiednio. 3. Niezależnie od skorzystania z postępowania opisanego w niniejszym Regulaminie, Klient ma prawo wystąpić z powództwem przeciwko Towarzystwu do właściwego sądu powszechnego. 11 Skargi, które dotyczą usług lub działalności podmiotów świadczących usługi na rzecz Towarzystwa lub Funduszu, w tym w szczególności dotyczące usług lub działalności Dystrybutorów lub podmiotów które realizują zlecenia przekazywane do tych podmiotów przez Towarzystwo w ramach świadczenia przez Towarzystwo usług zarządzania portfelami, w skład których wchodzi jeden lub większa liczba instrumentów finansowych oraz usług pośrednictwa w zbywaniu i odkupywaniu jednostek uczestnictwa oraz tytułów uczestnictwa, przekazywane są przez Towarzystwo do odpowiedniego podmiotu, z usługami lub działalnością którego dana skarga jest związana. Podmiot, którego skarga dotyczy, rozpatruje ją na zasadach wskazanych w jego przepisach wewnętrznych. 4
12 1. Towarzystwo może zlecić rozpatrywanie skarg związanych z FIO lub SFIO Agentowi Transferowemu. 2. W przypadku o którym mowa w ust. 1 powyżej Towarzystwo może przyjąć odrębne procedury rozpatrywania skarg dla tych Funduszy. 13 1. Towarzystwo prowadzi rejestr skarg, a także przechowuje i archiwizuje składane skargi, w sposób umożliwiający odtworzenie ich treści oraz treści odpowiedzi, przez okres 5 lat, licząc od pierwszego dnia roku następującego po roku, w którym dana skarga została złożona. 2. Rejestr skarg o którym mowa w ust. 1 powyżej prowadzony jest w formie papierowej lub elektronicznej. 3. Nadzór nad prowadzeniem rejestru skarg sprawuje osoba zajmująca w Towarzystwie stanowisko inspektora nadzoru. 14 1. Towarzystwo zastrzega sobie prawo wprowadzenia zmian do niniejszego Regulaminu. Zmieniony Regulamin zostanie opublikowany na stronie internetowej Towarzystwa pod adresem www.forumtfi.pl i wchodzi w życie w terminie 14 dni od dnia publikacji. 2. Zmiana niniejszego Regulaminu wymaga uchwały Zarządu Towarzystwa. 5