Kodeks postępowania dostawcy firmy Microsoft Firmie Microsoft nie chce być po prostu dobra chce być najlepsza. Dlatego w pełni poświęciliśmy się pomocy ludziom i firmom w realizacji ich pełnego potencjału. Realizacja naszej misji nie polega tylko na tworzeniu innowacyjnych technologii. Dochodzi do tego troska o to, kim jesteśmy jako firma i jako każda osoba oddzielnie, o zasady wewnętrznego działania oraz o sposób traktowania i obsługiwania klientów, partnerów, instytucji rządowych, dostawców i społeczności. Świat biznesu podlega nieustannym zmianom i stawia nowe wymagania zarówno firmie, jak i jej pracownikom. Dotyczą one sprzedaży najlepszych produktów i usług oraz etycznego i odpowiedzialnego zachowania. Jest niezmiernie ważne, abyśmy cały czas w pełni przestrzegali zasad, które regulują naszą ogólnoświatową działalność. W firmie Microsoft opracowano standardy działalności biznesowej oraz odpowiednie przepisy. Przedstawiliśmy je w dokumencie zatytułowanym Standardy działalności biznesowej. Jest on wiążący dla wszystkich zatrudnionych pracowników, kierowników i dyrektorów. (www.microsoft.com/mscorp/legal/buscond). Standardy działalności biznesowej firmy Microsoft są rozwinięciem wartości, jakimi kierujemy się w firmie. Jest to odzwierciedlenie naszej woli przestrzegania zasad etycznej działalności i prawa. Firma Microsoft oczekuje, że jej dostawcy ( dostawcy ) przyjmą i zaakceptują ten list oraz nasze oczekiwania dotyczące przestrzegania przedstawionych zasad. Jesteśmy świadomi tego, że dostawcy są niezależnymi podmiotami; jednak ich zasady działalności mogą wpływać lub oddziaływać na firmę Microsoft. Dlatego oczekujemy, że wszyscy dostawcy, ich pracownicy, przedstawiciele i podwykonawcy (dalej nazywani ogólnie przedstawicielami ) w trakcie współpracy biznesowej z firmą Microsoft i/lub pracy na rzecz firmy Microsoft będą przestrzegać kodeksu postępowania dostawcy firmy Microsoft. Wszyscy dostawcy firmy Microsoft powinni zapoznać swoich przedstawicieli z kodeksem postępowania dostawcy firmy Microsoft i upewnić się, że zostały one zrozumiane i zaakceptowane. PRZESTRZEGANIE PRAWA Wszyscy dostawcy firmy Microsoft oraz ich przedstawiciele mają obowiązek prowadzenia swojej działalności zgodnie z odpowiednimi przepisami prawa obowiązującymi w kraju, w którym prowadzona jest współpraca z firmą Microsoft i/lub na rzecz firmy Microsoft. Poza wszelkimi dodatkowymi zobowiązaniami wynikającym z umowy dostawcy z firmą Microsoft wszyscy dostawcy mają bez ograniczeń postępować zgodnie z następującymi zasadami:
Należy przestrzegać wszystkich przepisów dotyczących handlu, a także eksportu, reeksportu oraz importu. Należy prowadzić działalność w całkowitej zgodzie z przepisami antymonopolowymi i zasadami uczciwej konkurencji obowiązującymi w miejscu działania firmy. Należy przestrzegać wszystkich przepisów dotyczących ochrony środowiska, takich jak zasady korzystania z niebezpiecznych substancji, emisji gazów oraz produkcji śmieci i ścieków, w zakresie wytwarzania, transportu, przechowywania, pozbywania się oraz emisji tych substancji do środowiska. W przypadku kontaktów z przedstawicielami urzędów rządowych i rządu należy zachowywać się uczciwie, szczerze i prawdomównie. Nie wolno uczestniczyć w bojkotach międzynarodowych, które nie zostały usankcjonowane przez rząd Stanów Zjednoczonych lub odpowiednie przepisy. Przepisy antykorupcyjne: Firma Microsoft zabrania przekazywania jakichkolwiek korzyści majątkowych i pieniężnych, zarówno w kontaktach z urzędnikami państwowymi, jak i przedsiębiorcom z sektora prywatnego. Firma Microsoft jest zobowiązana do przestrzegania standardów wynikających z amerykańskich przepisów FCPA (Foreign Corrupt Practices Act), a także lokalnych przepisów antykorupcyjnych i przepisów dotyczących przeciwdziałania praniu brudnych pieniędzy. Dostawca i/lub jego przedstawiciele powinni przestrzegać odpowiednich przepisów antykorupcyjnych i przepisów dotyczących przeciwdziałania praniu brudnych pieniędzy, w tym przepisów FCPA, a także przepisów dotyczących prowadzenia lobbingu, wręczania prezentów i wypłat pracownikom publicznym, składania dotacji na rzecz kampanii politycznych i innych właściwych przepisów. Żaden dostawca i/lub jego przedstawiciele nie mogą w bezpośredni ani pośredni sposób oferować ani wręczać wartościowych podarunków (w postaci biletów lub kuponów podróżnych lub hotelowych albo darowizn) pracownikom urzędów państwowych i administracyjnych, członkom partii politycznych lub społecznych organizacji międzynarodowych, a także kandydatom na stanowiska polityczne, mogących (i) mieć niewłaściwy wpływ na wszelkie działania lub decyzje tych osób w zakresie promowania interesów handlowych firmy Microsoft lub (ii) przedstawiać w niewłaściwym świetle interesy handlowe firmy Microsoft. ZASADY PROWADZENIA DZIAŁALNOŚCI Dostawcy firmy Microsoft i ich przedstawiciele mają prowadzić swoją działalność w zgodzie ze zobowiązaniami podjętymi w umowach podpisanych z firmą Microsoft. Poza wszelkimi dodatkowymi zobowiązaniami wynikającymi z umowy dostawcy z firmą Microsoft wszyscy dostawcy mają bez ograniczeń stosować następujące zalecenia: Należy uczciwie i dokładnie zapisywać i raportować informacje na temat prowadzonej działalności oraz przestrzegać przepisów dotyczących dokładnego i pełnego prowadzenia tych zapisów. Tworzenie, przechowywanie i usuwanie zapisów dotyczących prowadzonej działalności powinno być całkowicie zgodne z odpowiednimi przepisami. Należy chronić i w ramach udzielonych uprawnień odpowiedzialnie korzystać z fizycznych i intelektualnych zasobów firmy Microsoft, w tym własności intelektualnej, materiałów eksploatacyjnych i wyposażenia.
Systemów i technologii informatycznych (w tym poczty e-mail) dostarczonych przez firmę Microsoft należy używać tylko w zatwierdzonych celach związanych ze współpracą z firmą Microsoft. Firma Microsoft zdecydowanie zakazuje dostawcom i ich przedstawicielom używania technologii i systemów Microsoft do tworzenia, udostępniania, przechowywania, żądania lub wysyłania materiałów, które mogą być obraźliwe, natarczywe, agresywne, stanowiące groźbę, mają charakter seksualny lub są w inny sposób agresywne i nieodpowiednie. Zabronione jest również wysyłanie przy użyciu systemów i zasobów firmy Microsoft informacji nieprawdziwych, zniesławiających lub złośliwych. Należy przestrzegać wszystkich zasad firmy Microsoft dotyczących kontroli haseł, zachowania poufności, bezpieczeństwa i procedur prywatności. Jest to warunek otrzymania towarów i usług od firmy Microsoft, a także uzyskania dostępu do sieci firmowej, wszystkich systemów i budynków. Wszystkie dane przechowywane na urządzeniach posiadanych lub leasingowanych od firmy Microsoft bądź przesyłane za ich pomocą są traktowane jako poufne i stanowiące własność firmy Microsoft. Firma Microsoft ma prawo monitorować wykorzystanie sieci firmowych i wszystkich systemów (w tym poczty e-mail) i/lub ma prawo dostępu do wszystkich danych przechowywanych w sieci firmy Microsoft bądź transmitowanych za jej pomocą. Należy przestrzegać praw do własności intelektualnej firmy Microsoft i innych firm, w szczególności praw autorskich, patentów, znaków towarowych i tajemnic handlowych. Należy używać oprogramowania, urządzeń i treści wyłącznie zgodnie z odpowiednimi licencjami lub warunkami wykorzystania. Kontakt z prasą w imieniu firmy Microsoft jest możliwy, tylko jeśli dostawca i/lub przedstawiciel uzyskał odpowiednie bezpośrednie upoważnienie na piśmie od firmy Microsoft. Niedozwolone jest wręczanie podarunków pracownikom firmy Microsoft, ponieważ nawet prezent przekazany w dobrych intencjach może w pewnych okolicznościach stanowić łapówkę lub powodować konflikt interesów. Pracownikom firmy Microsoft nie wolno oferować korzyści majątkowych ani innych korzyści dających obdarowującemu przewagę biznesową lub mogących mieć wpływ na podejmowanie decyzji albo zobowiązujących te osoby do określonych działań. Oferując podarunek, posiłek lub rozrywkę pracownikom firmy Microsoft, należy zawsze kierować się zdrowym rozsądkiem, dyskrecją i umiarem. Dostawcy i/lub jego przedstawiciele są zobowiązani unikać wręczania pracownikom firmy Microsoft prezentów o łącznej wartości przekraczającej 400 USD rocznie (lub niższej kwoty, jeśli wymaga tego odpowiednie prawo). Nigdy nie wolno wręczać pracownikowi firmy Microsoft łapówki, opłaty za towar lub usługę ani żadnej premii motywacyjnej, która miałaby na celu uzyskanie lub utrzymanie współpracy z firmą Microsoft. Przed wręczeniem podarunku pracownikowi firmy Microsoft dostawca i/lub jego przedstawiciele muszą najpierw określić, czy podarunek ten jest zgodny z zasadami obowiązującymi w jednostce biznesowej oraz kraju tego pracownika, ponieważ zasady firmy i lokalne przepisy mogą całkowicie zabraniać wręczania podarunków lub ograniczać ich wartość do 400 USD rocznie. Dostawcy nie mogą wręczać żadnych prezentów członkom Globalnej grupy ds. zaopatrzenia (Global Procurement Group, GPG) ani jej przedstawicielom. Należy upewnić się, że wręczane prezenty, posiłki lub oferty rozrywki są dopuszczane przez prawo, nie naruszają zasad przestrzeganych przez osobę wręczającą lub przyjmującą i są zgodne z lokalnymi zwyczajami i praktykami.
Należy unikać występowania nieodpowiednich sytuacji i/lub konfliktów interesu. Dostawcy i/lub ich przedstawiciele nie mogą bezpośrednio kontaktować się z pracownikiem firmy Microsoft, którego mąż lub żona, partner, członek rodziny lub inny krewny jest w istotny sposób zależny finansowo od dostawcy. W trakcie negocjacji umowy dostawcy lub wykonywania czynności, do których dostawca jest zobowiązany, zabronione jest również kontaktowanie się z zatrudnionym przez firmę Microsoft mężem lub żoną, partnerem albo innym członkiem rodziny. Należy unikać handlu papierami wartościowymi przy wykorzystaniu poufnych informacji, tzn. unikać kupna i sprzedaży akcji firmy Microsoft lub innej firmy na podstawie informacji o danej firmie, która nie jest dostępna dla wszystkich inwestorów i która może wpłynąć na decyzję o kupnie lub sprzedaży tych akcji. ZASADY ZATRUDNIANIA PRACOWNIKÓW Firma Microsoft oczekuje, że jej dostawcy będą tak samo rygorystyczne podchodzić do przestrzegania praw człowieka i szanowania równych szans zatrudnienia. W przypadku spraw związanych z zatrudnianiem, dostawcy firmy Microsoft mają postępować zgodnie ze wszystkimi odpowiednimi przepisami. Wszyscy dostawcy firmy Microsoft są bez ograniczeń zobowiązani następującymi stwierdzeniami: Należy współpracować z firmą Microsoft przy tworzeniu miejsca pracy wolnego od nagabywania i bezprawnej dyskryminacji. Szanujemy i uznajemy różnice kulturowe, jednak uważamy, że dostawca nie powinien uzależniać zatrudnienia, wypłaty, dostępu do szkoleń, zasad awansu, rozwiązywania umowy lub przechodzenia na emeryturę od rasy, koloru skóry, płci, narodowości, religii, wieku, niepełnosprawności, tożsamości lub ekspresji płciowej, stanu cywilnego, orientacji seksualnej albo statusu kombatanckiego Należy zapewnić bezpieczne i zdrowe środowisko pracy oraz w pełni przestrzegać wszystkich odpowiednich przepisów związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy. Należy podjąć odpowiednie kroki mające na celu zmniejszenie niebezpieczeństw naturalnych dla środowisk pracy. Należy zakazać posiadania, używania, dystrybuowania i/lub sprzedawania narkotyków w trakcie pobytu na terenie należącym do firmy Microsoft lub leasingowanym przez nią. Należy zatrudniać tylko dobrowolnych pracowników. Wykorzystywanie przez dostawców firmy Microsoft i/lub ich podwykonawców pracowników przymusowych, niezależnie od formy tej pracy (umowy rzemieślnicze, spłata długów czy praca więźniów), jest zabronione. Zabronione jest składanie przez pracowników u pracodawcy depozytu pieniężnego lub oddawanie dokumentów tożsamości. Pracownicy mają prawo zwolnić się z pracy zgodnie z krajowym prawem, bez nakładania żadnych niedozwolonych kar. Należy przestrzegać krajowych przepisów dotyczących minimalnego wieku pracowników. Zabronione jest wykorzystanie pracy dzieci. Dostawca nie ma prawa zatrudniać osoby poniżej 15. roku życia, osoby, która wciąż podlega obowiązkowi edukacyjnemu, ani osoby młodszej, niż przewiduje prawo regulujące minimalny wiek pracowników (należy wybrać największą z tych wartości). Firma Microsoft dopuszcza istnienie wyłącznie legalnych staży zawodowych mających na celu wyszkolenie młodszych osób. Firma Microsoft nie będzie współpracować z dostawcami, którzy nadużywają takich systemów.
Pracownicy poniżej 18. roku życia nie mogą wykonywać niebezpiecznych prac, a możliwość pracy w nocy może podlegać ograniczeniom. Należy pamiętać o ich potrzebach edukacyjnych. Nie wolno stosować kar cielesnych ani fizycznie wykorzystywać pracowników. Wykorzystywanie fizyczne lub kary cielesne, grożenie karami cielesnymi, molestowanie seksualne lub innego rodzaju, agresja werbalna bądź inne formy zastraszania są zakazane. Należy wypłacać pensje umożliwiające życie w godnych warunkach. Przed zatrudnieniem pracownika należy mu zapewnić jasne informacje, na piśmie, o warunkach płacowych. Informacje te muszą być również dostępne przez cały okres pracy danego pracownika. Zabronione jest dyscyplinowanie pracowników przez potrącenia z ich pensji. O ile nie zostanie na to wyrażona pisemna zgoda, niedozwolone są żadne formy odliczania środków z pensji, które nie zostały przewidziane prawem. Należy prowadzić zapis wszystkich środków dyscyplinarnych. Wynagrodzenia i świadczenia za jeden tydzień pracy muszą przynajmniej spełniać krajowe regulacje. Nie wolno wymagać od pracowników pracy przez dłuższy czas, niż przewiduje to prawo krajowe. Praca po godzinach musi być zawsze dobrowolna i opłacana zgodnie z przepisami krajowymi. Przy prowadzeniu dokumentacji pracowników należy przestrzegać krajowych przepisów. Należy regularnie i terminowo udostępniać za pomocą tzw. paska lub innego dokumentu informacje o podstawie wypłaty. ZGODNOŚĆ Z KODEKSEM POSTĘPOWANIA DOSTAWCY FIRMY MICROSOFT Dostawca ponosi odpowiedzialność za zrozumienie kodeksu postępowania dostawcy firmy Microsoft i przestrzeganie jego zasad przez przedstawicieli. Ma również obowiązek poinformować osobę kontaktową w firmie Microsoft (albo członka kadry zarządzającej w firmie Microsoft) o zaistnieniu sytuacji, w której wyniku działania dostawcy naruszą zasady przedstawione w niniejszym dokumencie. Oczekujemy, że dostawy firmy Microsoft będą samodzielnie nadzorować przestrzeganie niniejszego kodeksu postępowania dostawcy. Poza wszystkimi prawami uwzględnionymi w umowie między firmą Microsoft a dostawcą, firma Microsoft może zażądać natychmiastowego odsunięcia przedstawiciela, który łamie prawo lub nie przestrzega niniejszych zasad albo innych reguł firmy Microsoft. ZGŁASZANIE PODEJRZANYCH ZACHOWAŃ I/LUB MOŻLIWYCH NARUSZEŃ Jeśli chcesz zgłosić wątpliwe zachowanie lub możliwe naruszenie kodeksu postępowania dostawcy, które wystąpiło w czasie oferowania dóbr lub towarów firmie Microsoft, zapewniamy wiele możliwości współpracy. W celu rozwiązania problemu z działalnością lub niezgodnością zachęcamy do współpracy z główną osobą kontaktową w firmie Microsoft. Zdajemy sobie jednak sprawę, że w niektórych sytuacjach może być to niemożliwe lub nieodpowiednie. W takich przypadkach prosimy o kontakt w dowolny z poniższych sposobów: 1. Linia telefoniczna dotycząca zasad prowadzenia działalności: (+1) 877-320-MSFT (6738)
2. W przypadku połączenia spoza Stanów Zjednoczonych prosimy o kontakt telefoniczny z biurem połączeń międzynarodowych i zgłoszenie prośby o nawiązanie połączenia na koszt odbiorcy z numerem (+1) 704-540-0139. 3. W przypadku dostawców, którzy mają dostęp do sieci wewnętrznej firmy Microsoft, możliwe jest wysłanie wiadomości e-mail do dyrektora ds. zgodności z przepisami. W tym celu prosimy o skorzystanie z aliasu związanego z postępowaniem biznesowym i zgodnością z przepisami: buscond@microsoft.com. 4. Wysłanie listu do dyrektora ds. zgodności z przepisami: Microsoft Corporation, Law and Corporate Affairs, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052, Stany Zjednoczone lub wysłanie poufnego faksu na numer 1-425-705-2985. Firma Microsoft nie będzie tolerować żadnej formy odwetu na osobie, która w dobrej wierze chciała zasięgnąć porady lub zgłosiła wątpliwe zachowanie i/lub możliwe naruszenie.