Zapytanie ofertowe nr 3/POWER/5.4/ZNZ-WSZ/2016 Częstochowa, 16.09.2016 r. Wyższa Szkoła Zarządzania w Częstochowie zaprasza do składania ofert w postępowaniu o udzielenie zamówienia na usługi cateringowe w województwie śląskim w ramach projektu pt. Z nami zdrowiej kursy kwalifikacyjne i specjalistyczne dla pielęgniarek i położnych. I. Nazwa i adres Zamawiającego Wyższa Szkoła Zarządzania w Częstochowie 42-217 Częstochowa, ul. 1 Maja 40 II. Podstawy i tryb udzielenia zamówienia Postępowanie prowadzone jest zgodnie z zasadą konkurencyjności, opisaną w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014 2020 na potrzeby projektu pt. Z nami zdrowiej kursy kwalifikacyjne i specjalistyczne dla pielęgniarek i położnych nr POWR.05.04.00-00-0019/15-00, dofinansowanego z Funduszy Europejskich w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój 2014 2020, Priorytet V Wsparcie dla obszaru zdrowia, działanie 5.4 Kompetencje zawodowe i kwalifikacje kadr medycznych. III. Opis przedmiotu zamówienia 1. Skrócony opis przedmiotu zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest wyłonienie Wykonawcy, który świadczyć będzie usługi cateringowe (przygotowanie i dostarczenie posiłków oraz zapewnienie serwisu kawowego) dla uczestników kursów kwalifikacyjnych i specjalistycznych w województwie śląskim, realizowanych w ramach projektu pt. Z nami zdrowiej kursy kwalifikacyjne i specjalistyczne dla pielęgniarek i położnych. 2. Wspólny Słownik Zamówień (kod CPV): 55520000-1 Usługi dostarczania posiłków. 3. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia: 1) Przedmiotem zamówienia jest wyłonienie Wykonawcy, którzy świadczyć będzie usługi cateringowe w postaci przygotowania i dostarczenia obiadu oraz zapewnienia serwisu kawowego dla uczestników kursów kwalifikacyjnych i specjalistycznych w województwie śląskim, realizowanych w ramach projektu pt. Z nami zdrowiej kursy kwalifikacyjne i specjalistyczne dla pielęgniarek i położnych. 2) Przedmiot zamówienia obejmuje obsługę przerw kawowych oraz dostawę obiadów dla Uczestników projektu: przerwy kawowe około 2 785 porcji; obiady około 2 605 porcji. 1
3) Wykonawca zapewni dostawy cateringu na adres: Częstochowa, ul. 1 Maja 40. 4) Kursy specjalistyczne i kwalifikacyjne będą realizowane od 29 września do kwietnia 2018 r. Szczegółowa liczba posiłków niezbędnych do przygotowania i dostarczenia w danych terminach będzie ustalana pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą z minimum 7-dniowym wyprzedzeniem. 5) Przerwa kawowa obejmuje: a) Kawę zapewnienie co najmniej: gorącej wody, kawy rozpuszczalnej (co najmniej 250 ml na porcję) lub w saszetkach (co najmniej dwie saszetki na porcję) oraz dodatki (cukier, mleko do kawy), b) Herbatę zapewnienie co najmniej: gorącej wody oraz zestawu herbat czarnych i owocowych, (co najmniej 2 rodzaje herbaty na porcję, w tym jedna herbata czarna), dodatki (cukier, cytryna), c) Kruche ciastka (co najmniej 3 rodzaje, minimalna waga 100 gram na osobę), d) Wodę woda mineralna niegazowana i gazowana w butelkach nie większych niż 500 ml (łącznie co najmniej 500 ml na porcję), e) Soki dwa rodzaje soków 100% w butelkach nie większych niż 500 ml (łącznie, co najmniej 300 ml na porcję. 6) Obiad obejmuje: a) Zupę co najmniej 250 ml na porcję, b) Drugie danie danie o gramaturze co najmniej 500 gram, na które składają się: - ziemniaki, ryż, kasza lub makaron, - dodatek mięsny, rybny (filet) lub jarski nie mniej niż 150 gram, - surówka lub gotowane warzywa (dwa rodzaje łącznie) nie mniej niż 150 gram na porcję. c) Napoje soki 100% w dzbankach szklanych, co najmniej 300 ml na porcję. 7) Zamawiający nie dopuszcza powtarzalności zupy oraz drugiego dania w okresie kolejnych 5 dni szkoleniowych w ramach jednego kursu (jednej grupy szkoleniowej). 8) W przypadku gdy w kursie uczestniczyć będą osoby pozostające na diecie wegańskiej, wegetariańskiej lub innej równoważnej diecie lub cierpiące na alergie pokarmowe Wykonawca zobowiązany jest do przygotowania i odpowiedniego oznaczenia gorącego posiłku odpowiadającego potrzebom tych osób przy zachowanie gramatury wskazanej w zapytaniu ofertowym. Zamawiający powiadomi Wykonawcę o ww. uczestnikach co najmniej 7 dni przed rozpoczęciem kursu. 9) Posiłki powinny być bezwzględnie świeże oraz charakteryzować się wysoką jakością w odniesieniu do użytych składników. Posiłki winny być przygotowywane z surowców wysokiej jakości, świeżych, naturalnych, mało przetworzonych, z ograniczoną ilością substancji konserwujących, zagęszczających, barwiących lub sztucznie aromatyzowanych. Posiłki nie mogą być wykonywane z produktów typu instant. 10) Posiłki w momencie ich podawania powinny posiadać estetyczny wygląd i być podane w naczyniach jednorazowych posiadających atest PZH. Wraz z gorącym posiłkiem dla każdego z uczestników dostarczone powinny być ponadto serwetki jednorazowe oraz czyste sztućce wielokrotnego użytku (widelec, nóż, łyżka). 11) Serwis kawowy winien być przygotowany w sposób estetyczny na min. 15 minut przed rozpoczęciem zajęć w danym dniu. Wykonawca zobowiązany jest zapewnić odpowiedniej wielkości 2
stół cateringowy nakryty obrusem, serwetki, czyste sztućce wielokrotnego użytku (łyżeczki do kawy/herbaty) oraz kubeczki jednorazowego użytku dostosowane do temperatury gorących napojów. 12) W każdym dniu szkoleniowym Wykonawca powinien zapewnić osobę (obsługę kelnerską) do przygotowania serwisu kawowego, zapewnienia higieny i estetycznego wyglądu serwisu kawowego oraz do podania gorącego posiłku (obiadu) i późniejszego odebrania wszystkich brudnych naczyń, opakowań i sztućców pozostałych po dniu szkoleniowym. 13) Grupa szkoleniowa w ramach każdej z edycji kursu liczyć będzie średnio 15 30 osób w zależności od rodzaju kursu. Zgodnie z rozkładem zajęć teoretycznych, część zajęć będzie realizowana równolegle dla kilku kursów (wówczas liczba osób, dla których będą świadczone usługi cateringowe może wynosić około 60 osób) lub z podziałem na grupy ćwiczeniowe (wówczas liczebność jednej grupy szkoleniowej może kształtować się na poziomie 6-12 osób). 14) Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmniejszenia liczby kursów. W związku z powyższym faktyczna ilość posiłków może ulec zmianie. O ostatecznej liczbie uczestników na danym kursie Wykonawca zostanie powiadomiony z co najmniej 7 dniowym wyprzedzeniem. 15) W zależności od preferencji grupy szkoleniowej zajęcia teoretyczne mogą być realizowane w dni powszednie (w godzinach od 12.00 20.30), w soboty i niedziele ( w godz. 9.00 20.00) oraz w trybie mieszanym. Szczegółowy harmonogram zajęć uwzględniający przerwy kawowe i obiadowe wybrany Wykonawca otrzyma na 7 dni przed rozpoczęciem danej edycji kursu. Zamawiający zastrzega możliwość dokonania zmian harmonogramu. 16) Wybrany Wykonawca jest zobowiązany do realizacji przedmiotu zamówienia ze szczególną starannością, zgodnie z obowiązującym przepisami sanitarnymi i bhp, w tym utrzymania odpowiednich wymogów sanitarnych w miejscu przygotowywania potraw oraz środku transportu służącym do przewozu potraw. Wszystkie osoby uczestniczące w przygotowywaniu potraw winny posiadać aktualne badania do celów sanitarno-epidemiologicznych. 4. Inne istotne warunki zamówienia: 1) Obowiązki szczegółowe Wykonawcy i Zamawiającego zostaną określone w treści zawartej pomiędzy stornami umowy. 2) Zapłata wynagrodzenia za wykonanie przedmiotu zamówienia następować będzie w terminie 14 dni od dnia otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionego rachunku/faktury VAT. Zamawiający zastrzega sobie możliwość przesunięcia terminu płatności wynagrodzenia w razie opóźnień związanych z przekazaniem środków finansowych przez Instytucję Pośredniczącą. 3) Zamawiający naliczy Wykonawcy karę umowną z tytułu każdorazowego niewykonania lub nienależytego wykonania umowy, w wysokości 500 zł za każde naruszenie. Za nienależyte wykonanie umowy, strony uznają w szczególności niedostarczenie lub nieterminowe dostarczenie posiłków, dostarczenie posiłków niezgodnych z zapytaniem ofertowym lub umową, w tym posiłków nieświeżych, posiłków o nieodpowiedniej gramaturze lub temperaturze, dostarczenie zbyt małej liczby posiłków, dostarczenie posiłków w nieodpowiednich opakowaniach lub nieodebranie opakowań. 4) Zamawiający naliczy Wykonawcy karę umowną w wysokości 20% wynagrodzenia brutto, stanowiącego wartość umowy w przypadku wypowiedzenia lub odstąpienia od umowy z przyczyn, za które odpowiedzialność ponosi Wykonawca. 3
5) W przypadku naliczenia kar umownych, Zamawiający zastrzega sobie prawo ich potrącenia z wynagrodzenia Wykonawcy, na co Wykonawca wyraża zgodę. 6) Zamawiający zastrzega sobie prawo do dochodzenia odszkodowania do wysokości faktycznych strat, jakie poniósł Zamawiający na skutek działania lub zaniechania Wykonawcy oraz pokrycia wszelkich kosztów poniesionych przez Zamawiającego w związku z niewywiązaniem się z umowy przez Wykonawcę. IV. Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny ich spełniania 1. Do udziału w postępowaniu dopuszczeni są oferenci spełniający następujące warunki: a) Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności: Zamawiający uzna ten warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że prowadzi działalność gospodarczą w zakresie usług przygotowania i dostarczania posiłków. Ocena spełniania tego warunku będzie dokonywana w oparciu o załączenie do oferty wydruku dokumentu rejestrowego (EDG, KRS, itp.) kopia/wydruk potwierdzona za zgodność z oryginałem. b) Wiedza i doświadczenie: Zamawiający uzna ten warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że w ciągu ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, realizował co najmniej 3 usługi cateringowe polegające na dostarczaniu posiłków na potrzeby szkoleń, konferencji, seminariów lub podobnych spotkań dla minimum 15 osób. Ocena spełniania tego warunku będzie dokonywana w oparciu o wypełnione oświadczenie - formularz wykaz wykonanych usług cateringowych, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do zapytania. Do wykazu można dołączyć dokumenty potwierdzające, że usługi te zostały wykonane należycie (np. referencje wystawione przez zleceniodawcę). c) Dysponują potencjałem technicznym do wykonania przedmiotu zamówienia: Ocena spełnienia tego warunku będzie weryfikowana na podstawie oświadczenia Wykonawcy zawartego w Załączniku Nr 3 do zapytania. 2. Wykonawcy, nie spełniający powyższych warunków, zostaną odrzuceni z przyczyn formalnych. V. Kryteria oceny ofert wraz z wagami oraz opisem sposobu przyznawania punktacji za spełnienie danego kryterium oceny oferty 1. Zamawiający będzie oceniał złożone oferty według następującego kryterium: Nr Kryterium oceny Waga 1. Cena ocenie podlega cena brutto w PLN za wykonanie przedmiotu. Cena musi zawierać wszystkie koszty niezbędne do prawidłowego wykonania przedmiotu zamówienia 100% 4
2. Punkty przyznawane za podane w pkt. 1 kryteria będą liczone według następującego wzoru: Nr kryterium 1. Wzór Cena (C) C = (Cmin/Cof) * 100 Gdzie: C liczba punktów oferty badanej w kryterium ceny Cmin najniższa cena spośród wszystkich ofert Cof cena podana w ofercie Maksymalna liczba punktów do uzyskania za kryterium cena 100 pkt. 3. Suma punktów uzyskanych za postawione kryterium stanowić będzie końcową ocenę danej oferty. 4. Oferta, która uzyska największą liczbę punktów, zostanie uznana przez Zamawiającego za ofertę najkorzystniejszą. 5. Jeżeli nie będzie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny ofert, Zamawiający przeprowadzi negocjacje z Wykonawcami. 6. W toku dokonywania badania i oceny ofert Zamawiający może żądać udzielenia przez Wykonawcę wyjaśnień treści złożonej przez niego oferty. VI. Sposób i termin składania ofert 1. Wykonawca musi złożyć ofertę na całość przedmiotu zamówienia. 2. Oferta musi być sporządzona według wzoru Formularza oferty stanowiącego Załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego. Treść oferty musi odpowiadać treści niniejszego zapytania ofertowego. 3. Do Formularza oferty należy dołączyć: a) Oświadczenie wykaz wykonanych usług cateringowych wraz z dokumentami potwierdzającymi należyte wykonanie zamówienia - zgodnie z załącznikiem nr 2 do zapytania ofertowego b) Oświadczenie Wykonawcy o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu - zgodnie z załącznikiem nr 3 do zapytania ofertowego, c) wydruk dokumentu rejestrowego (EDG, KRS, itp.) kopia/wydruk potwierdzona za zgodność z oryginałem. 4. Oferta powinna być wypełniona w sposób czytelny w języku polskim. Każda strona oferty powinna być ponumerowana u dołu strony i zaparafowana lub podpisana przez Wykonawcę. 5. Ofertę należy dostarczyć w jednej z następujących form: a) skan podpisanej oferty i załączników przesłać na adres e-mail: j.wojtyra@wsz.edu.pl; b) listownie w zamkniętej kopercie z oznaczeniem OFERTA catering ; dodatkowo na kopercie należy umieścić nazwę Wykonawcy. Ofertę należy przesłać na adres: Wyższa Szkoła Zarządzania w Częstochowie ul. 1 Maja 40 42-217 Częstochowa 5
c) osobiście do Dziekanatu Wyższej Szkoły Zarządzania w Częstochowie (pokój nr 1.9, parter) przy ul. 1 Maja 40 w Częstochowie (od poniedziałku do piątku w godz. 8.00 14.00) w zamkniętej kopercie z oznaczeniem OFERTA catering ; dodatkowo na kopercie należy umieścić nazwę Wykonawcy. 6. Termin składania ofert upływa 26 września 2016 r. o godz. 14.00 (decyduje data i godzina wpływu do Wyższej Szkoły Zarządzania w Częstochowie). 7. Wykonawca może, przed upływem terminu przesyłania ofert, zmienić lub wycofać ofertę. 8. Oferty otrzymane przez Zamawiającego po terminie składania ofert zostaną pozostawione bez rozpatrzenia. 9. Cena podana w ofercie nie podlega zmianom przez cały okres obowiązywania umowy. 10. Cenę należy wyrazić w PLN, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Oferowana cena jest ceną brutto, zawierającą obowiązujący podatek VAT. 11. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może zażądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. 12. Zamawiający zastrzega sobie możliwość prowadzenia dalszych negocjacji z wybranym Wykonawcą, także cenowych, m.in. w przypadku złożenia oferty na cenę wyższą niż przewidziana w budżecie Projektu. VII. Informacje na temat zakresu wykluczenia 1. Z udziału w postępowaniu wyłączone są osoby, które powiązane są z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na: 1) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; 2) posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji; 3) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; 4) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. 2. W celu wskazania braku podstaw do wykluczenia Wykonawcy obowiązani są przedłożyć Oświadczenie, którego wzór stanowi Załącznik Nr 3 do niniejszego Zapytania Ofertowego. 3. Wykonawcy, którzy nie przedłożą oświadczenia o braku podstaw do wykluczenia, zostaną odrzuceni z przyczyn formalnych. VIII. Określenie warunków zmian umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia 1. Zamawiający przewiduje możliwość wprowadzenia zmian do umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania w zakresie: a) Zmiany terminu realizacji umowy wynikającej z potrzeb prawidłowej realizacji Projektu; b) Zmiany zakresu lub metody wykonywania przedmiotu umowy, której to zmiany Strony nie mogły przewidzieć w chwili zawarcia umowy; 6
c) Zmiany wynikającej ze zmian przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu zamówienia. 2. Zamawiający przewiduje możliwość zawarcia aneksu do umowy zawartej z wybranym Wykonawcą przewidującego możliwość wzrostu wartości zamówienia udzielonego z zastosowaniem zasady konkurencyjności do wysokości 50% wartości zamówienia określonej w umowie z Wykonawcą, bez konieczności ponownego stosowania zasady konkurencyjności. IX. Dodatkowe informacje 1. W sprawach dotyczących postępowania istnieje możliwość kontaktowania się telefonicznie: Joanna Wojtyra tel. 34 3683053 wewn. 112 lub mailowo j.wojtyra@wsz.edu.pl. 2. W ramach zamówienia nie ma możliwości składania ofert częściowych. 3. W ramach zamówienia nie ma możliwości składania ofert wariantowych 4. Zamawiający zastrzega sobie prawo przedłużenia terminu składania ofert oraz unieważnienia postępowania na każdym etapie bez podania przyczyny, a także do pozostawienia postępowania bez wyboru oferty. 7