Monitorowanie, kontrola, raportowanie i rozliczenie projektów realizowanych w ramach Projektu KIK/14 pn.: Dolina Karpia szansa na przyszłość. Partnerski Program Aktywizacji Społeczno-Gospodarczej i Promocji Przedsiębiorczości realizowany poprzez zastosowanie komplementarnych instrumentów pobudzających regionalny rynek pracy, wzmocnienie podmiotów gospodarczych oraz wykorzystanie lokalnych produktów w celu poprawy, jakości życia na obszarach wiejskich Monitorowanie projektów przez Operatora Dotacji: W celu prawidłowej realizacji i rozliczenia projektu realizowanego w ramach Projektu KIK/4 pn.: Dolina Karpia szansa na przyszłość współfinansowanego przez Szwajcarię w ramach szwajcarskiego programu współpracy, Beneficjent zobowiązany jest złożyć wniosek o płatność końcową wraz z raportem końcowym do Zatorskiej Agencji Rozwoju sp. z o.o. w Zatorze, Plac Marszałka Józefa Piłsudskiego 1, 32-640 Zator, w terminie podanym w umowie oraz stosować się do poniższych zasad kontroli i monitoringu. Beneficjenci są zobligowanie do raportowania stanu realizacji projektu. Okresy sprawozdawcze pokrywają się z raportami składanymi przez IR do CPPC w razie wątpliwości co do prawidłowej realizacji projektu Operator Dotacji, może zażądać wyjaśnień lub dokonuje kontroli bezpośrednio u Beneficjenta. Operator Dotacji monitoruje realizację projektu w trakcie jego realizacji i okresu trwałości, szczególnie na etapie rozpatrywania wniosku o płatność. Okresowa kontrola i przegląd projektu ma na celu sprawdzenie m. in.: - czy wszystkie zakupione rzeczy w ramach projektu znajdują się u beneficjenta, - czy zakupione rzeczy zostały oznaczone zgodnie z zasadami Promocji SPPW, - czy sprzęt jest używane zgodnie z jego przeznaczeniem przedstawionym we wniosku o dofinansowanie i zawartą umową, - czy projekt jest realizowany zgodnie z umową oraz czy wszystkie planowane wskaźniki produktu są osiągane. 1
Pracownik Operatora Dotacji sporządza protokół z prowadzonych wizyt monitorujących i kontrolnych. Pozytywne przejście kontroli na etapie zatwierdzania wniosku o płatność, jest warunkiem koniecznym do otrzymania płatności końcowej. Po zakończeniu projektu Beneficjent ma 12 miesięcy na osiągnięcie i zaraportowanie wskaźników rezultatu wraz z dokumentami potwierdzającymi osiągniecie wskaźników. Operator Dotacji ma możliwość dokonania kontroli bezpośrednio u beneficjenta na każdym etapie realizacji projektu oraz podczas jego trwałości. Beneficjent zobowiązany jest również umożliwić ocenę realizacji projektu - zgodnie z zasadami SPPW, podczas prowadzonych przez Darczyńcę, IR, KIK i IP (WWPE) okresowych wizytach monitorujących. I. RAPORTOWANIE 1. Raport okresowy: Podczas realizacji projektu, Beneficjent zobligowany jest do składania raportów okresowych z postępów w realizacji projektu, narastająco kolejno za: a) I okres sprawozdawczy: 01.06.2015 r. 31.08.2015 r. (raport należy złożyć do 05.09.2015 r.); b) II okres sprawozdawczy: 01.09.2015 r. 30.11.2015 r. (raport należy złożyć do 05.12.2015 r.); c) III okres sprawozdawczy: 01.12.2015 r. 29.02.2016 r. (raport należy złożyć do 05.03.2016 r.); d) IV okres sprawozdawczy: 01.03.2016 r. 30.05.2016 r. (raport należy złożyć do 05.06.2016 r.). 2
2. Raport końcowy: Wraz z wnioskiem o płatność beneficjent składa raport końcowy obejmujący cały okres realizacji projektu. Przykłady: Przykład 1 Beneficjent realizuje projekt obejmujący okres od 01.06.2015 r. do 31.08.2015 r. W takim przypadku Beneficjent składa wyłącznie wniosek o płatność wraz z raportem końcowym. Przykład 2 Beneficjent realizuje projekt obejmujący okres od 01.06.2015 r. do 30.11.2015 r. W taki przypadku Beneficjent składa raport okresowy (za I okres sprawozdawczy od 01.06.2015 r. do 31.08.2015 r. raport należy złożyć do 05.09.2015 r.) oraz wraz z wnioskiem o płatność raport końcowy, obejmujący okres od 01.06.2015 r. do 30.11.2015 r. 3. Raport z realizacji wskaźników rezultatu założonych we wniosku We Wniosku o dofinansowanie Wnioskodawca zobowiązany był określić, jakie wskaźniki produktu i rezultatu zamierza osiągnąć w wyniku realizacji projektu. 1) Wskaźniki produktu Wskaźniki produktu są związane wyłącznie z okresem realizacji projektu, są podawane wyłącznie za okres w których projekt jest realizowany muszą być zatem zgodne z terminami wskazanymi we Wniosku i osiągnięte nie później niż w dniu zakończenia projektu.. Jeżeli Wnioskodawca nie osiągnie deklarowanych stanów wskaźników produktu, mogą być wyciągnięte wobec niego konsekwencje finansowe w postaci braku refundacji poniesionych wydatków lub zażądania zwrotu części bądź całości dofinansowania. 2) Wskaźniki rezultatu Rezultat należy rozumieć jako bezpośrednie efekty wynikające z realizacji projektu, dotyczące Wnioskodawcy, mierzone w trakcie i po zakończeniu realizacji projektu lub jego części. Rezultat obrazuje zakres zmian, jakie wystąpiły u Wnioskodawcy bezpośrednio w wyniku realizacji projektu 3
lub jego działań. Rezultaty projektu powinny pojawić się nie później niż 12 miesięcy od zakończenia realizacji projektu Beneficjent jest zobowiązany zaraportować osiągnięcie zakładanych we wniosku rezultatów w terminie do 12 miesięcy od dnia zakończenia realizacji projektu podanego w umowie. Po osiągnięciu wskaźników rezultatu, jednak nie później niż 12 miesięcy od dnia zakończenia realizacji projektu, Beneficjent składa raport wraz z dokumentami potwierdzającym osiągnięcie założonych wskaźników oraz ewentualnymi wyjaśnieniami dotyczącymi zaistniałych przeszkód w osiągnięciu wskaźników. Uwaga! Szablony raportów w wersji elektronicznej dostępne są na stronie www.caz.zator.pl w zakładce Dotacje. II. WYDATKI W RAMACH REALIZOWANEGO PROJEKTU Zgodnie z Wytycznymi na rozpoczęcie oraz rozwój działalności gospodarczej, w ramach projektu, można rozliczyć jedynie wydatek kwalifikowalny. Jest to wydatek spełniający łącznie następujące warunki: 1) został poniesiony w okresie kwalifikowalności wydatków dla danego projektu, 2) jest zgodny z obowiązującymi przepisami prawa wspólnotowego i krajowego, 3) jest zgodny z obowiązującą umową, 4) jest zgodny z kategoriami wydatków wynikającymi z postanowień umowy oraz z budżetem projektu, 5) jest niezbędny do realizacji projektu i został poniesiony w bezpośrednim związku z realizacją projektu, 6) został dokonany w sposób oszczędny tzn. w oparciu o zasadę dążenia do uzyskania założonych efektów przy jak najmniejszych nakładach (zasada należytego zarządzania finansowego), 7) został należycie udokumentowany za pomocą faktur lub dokumentów księgowych o równoważnej mocy dowodowej, 4
8) nie jest finansowany z innych środków unijnych lub krajowych (zasada braku podwójnego finansowania). 1. Dokumentowanie wydatków kwalifikowalnych ponoszonych w ramach projektu: Wszystkie koszty ponoszone w ramach projektu powinny być udokumentowane fakturą VAT lub dokumentem księgowym o równoważnej wartości dowodowej np.: 1) lista płac, 2) rachunki, w tym rachunki do umów cywilno - prawnych, 2. Opis dokumentu księgowego: Wszystkie dokumenty księgowe dotyczące projektu muszą być właściwie i czytelnie opisane. Szczegółowość faktury winna odpowiadać szczegółowości Budżetu projektu. Opis dokumentu księgowego sporządzany jest na oryginale każdego dokumentu księgowego w formie pieczątki lub opisu odręcznego. Musi być on spójny z dokumentem księgowym i musi zawierać, co najmniej: Przód (1 strona) dokumentu księgowego: Wydatek finansowany z Projektu nr URP/SPPW/1.1/KIK/14 - Projekt współfinansowany przez Szwajcarię w ramach szwajcarskiego programu współpracy z nowymi krajami członkowskimi Unii Europejskiej. Tył (2 strona) dokumentu księgowego: 1) Tytuł projektu oraz numer i datę podpisania umowy o dofinansowanie projektu z dopiskiem: Podprojekty. 2) Każdą pozycję na fakturze należy powiązać z Wnioskiem i Budżetem podając: nazwę i nr Działania wykazanego we Wniosku oraz Rodzaj wydatku i liczbę porządkową Budżetu, którego wydatek dotyczy, z określeniem kwoty kwalifikowanej oraz źródeł finansowania. Gdy jeden dokument księgowy dotyczy kilku działań/rodzajów wydatków należy określić podział kwotowy odrębnie na poszczególne działania i rodzaje wydatków. 3) Informację dotyczącą łącznej wartości wydatku kwalifikowalnego (w tym wartość wydatków pochodzącą z SPPW oraz wkładu własnego). 5
4) Informację, że projekt współfinansowany jest ze środków Szwajcarsko Polskiego Programu Współpracy: Projekt współfinansowany ze środków Szwajcarsko Polskiego Programu Współpracy w ramach Projektu nr URP/SPPW/1.1/KIK/14 Dolina Karpia szansa na przyszłość. Partnerski Program Aktywizacji Społeczno-Gospodarczej i Promocji Przedsiębiorczości realizowany poprzez zastosowanie komplementarnych instrumentów pobudzających regionalny rynek pracy, wzmocnienie podmiotów gospodarczych oraz wykorzystanie lokalnych produktów w celu poprawy jakości życia na obszarach wiejskich realizowanego na podst. Umowy ws. Realizacji Projektu nr URP/SPPW/1.1/KIK/14 z dnia 01.12.2011r. 5) Informację o poprawności merytorycznej i formalno rachunkowej przedkładanego dokumentu. 6) Jeżeli dokument dotyczy zamówienia publicznego - odniesienie do ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych (nawet w przypadku zamówień o wartości poniżej 30 000 EUR) dotyczy podmiotów zobowiązanych do stosowania ustawy. Ponadto, w razie potrzeby należy umieścić na dokumentach księgowych opis merytoryczny wydatku, wskazujący na związek raportowanego wydatku z projektem. W przypadku braku miejsca na dokumencie księgowym dopuszczalny jest opis na dodatkowej kartce, stanowiącej załącznik do dokumentu księgowego trwale spięty z oryginałem dokumentu księgowego, rozpoczynający się w następujący sposób: Nieodłączna część opisu dokumentu księgowego: faktury/rachunku nr... z dnia... wystawionej/wystawionego przez firmę:... Numer księgowy/ewidencyjny dokumentu:... Uwaga! Wszelkich poprawek w opisie dokumentu księgowego, należy dokonywać na jego oryginale. Poprawek w opisie należy dokonać poprzez skreślenie nieprawidłowej treści, a następnie wpisanie poprawnej treści oraz zaparafowanie poprawki przez osobę, która jej dokonała. Nie jest dopuszczalne nanoszenie poprawek poprzez całkowite zamazywanie lub zakreślenie (w tym z użyciem korektora) niepoprawnej treści opisu. 6
Wzór przykładowego opisu-tył (2 strona) dokumentu księgowego: Nieodłączna część opisu dokumentu księgowego: faktury/rachunku nr... z dnia... wystawionej/wystawionego przez firmę:... Numer księgowy/ewidencyjny dokumentu:... 1) Wydatek finansowany w ramach projektu pt. umowa o dofinansowanie projektu numer z dnia - Podprojekty. 2) Pozycja nr 1 na fakturze: Działanie nr pn.. Rodzaj wydatku Budżetu.. lp. wartość wydatku kwalifikowalnego: zł, w tym: ze środków pochodzących z SPPW.., wkład własny 3) Pozycja nr 2 na fakturze: Działanie nr pn.. Rodzaj wydatku Budżetu... lp. wartość wydatku kwalifikowalnego: zł, w tym: ze środków pochodzących z SPPW, wkład własny 4) Łącznie wartość wydatku/wydatków kwalifikowalnego/-ych:... - W tym: ze środków pochodzących z SPPW:... (...%) - Wkład własny:... (...%) 5) Projekt współfinansowany ze środków Szwajcarsko Polskiego Programu Współpracy w ramach Projektu nr URP/SPPW/1.1/KIK/14 Dolina Karpia szansa na przyszłość. Partnerski Program Aktywizacji Społeczno-Gospodarczej i Promocji Przedsiębiorczości 7
realizowany poprzez zastosowanie komplementarnych instrumentów pobudzających regionalny rynek pracy, wzmocnienie podmiotów gospodarczych oraz wykorzystanie lokalnych produktów w celu poprawy jakości życia na obszarach wiejskich realizowanego na podst. Umowy ws. Realizacji Projektu nr URP/SPPW/1.1/KIK/14 z dnia 01.12.2011r. 6) Zweryfikowano pod względem merytorycznym oraz rachunkowym i zatwierdzono do wypłaty. data podpis 8
3. Beneficjent oprócz dokumentów księgowych składnych z raportem jest obwiązany dostarczyć wraz z nim: 1) Kserokopie dowodów zapłaty (wyciągi bankowe); 2) Dokument potwierdzający kwalifikowalność podatku VAT (Zaświadczenie z Urzędu Skarbowego); 3) Rozeznania cenowe przeprowadzone zgodnie z zasadami zawartymi w Dobrych praktykach, a w przypadku, gdy Beneficjenta obowiązuje Ustawa Prawo Zamówień Publicznych dokumentację z przeprowadzonych zamówień zgodną z wymienioną ustawą; 4) Kopie umów/aneksów z dostawcami lub wykonawcami; 5) Kopie kosztorysów/formularzy cenowych; 6) W przypadku zakupu urządzeń, które nie zostały zamontowane poświadczone za zgodność z oryginałem kserokopie protokołów odbioru urządzeń, przyjęcie na magazyn z podaniem miejsca składowania; 7) Sporządzone przez tłumacza przysięgłego tłumaczenia dokumentów wystawionych w języku obcym, jeżeli takie zostały załączone do wniosku o płatność; 8) Można również dołączyć dokumentację fotograficzna zakupionych rzeczy III. DZIAŁANIA INFORMACYJNE I PROMOCYJNE PROJEKTU. 1. Każdy Beneficjent jest zobowiązany do działań, które promują oraz informują innych o fakcie współfinansowania realizowanego projektu ze środków Szwajcarsko Polskiego Programu Współpracy; 2. Beneficjent prowadzący takie działania musi złożyć wraz z dokumentacją finansowo rachunkową następujące materiały: 1) egzemplarz materiału promocyjnego/informacyjnego (np. ulotki, plakatu, broszury, folderu promującego projekt, wkładki do gazety, ogłoszenia prasowego promującego projekt), a w przypadku materiałów promocyjnych/informacyjnych o dużych gabarytach lub materiałów kupowanych w pojedynczych egzemplarzach zdjęcia tych materiałów, z których przynajmniej jedno przedstawia prawidłowo oznakowanie materiałów; 9
2) adres strony internetowej wraz z wydrukami z tej strony w przypadku, gdy tworzenie strony internetowej jest współfinansowane ze środków SPPW; 3) nagranie spotu emitowanego w TV lub w radio reklamującego projekt z pisemnym potwierdzeniem emitenta, co do daty, godziny i miejsca emisji; 4) dokumentacja z przeprowadzonego postępowania przetargowego zrealizowanego zgodnie z ustawą Prawo Zamówień Publicznych (jeżeli dotyczy). Szczegółowe informacje dotyczące promocji projektów w ramach SPPW IV. ARCHIWIZACJA DOKUMENTÓW DOTYCZĄCYCH PROJEKTU Beneficjent ma obowiązek przechowywania w swojej siedzibie wszelkiej dokumentacji związanej z realizacją projektu przez okres 10 lat, licząc od dnia zakończenia Projektu. W przypadku wizyt monitorujących, należy dokumentację udostępnić do wglądu przedstawicielom Operatora Dotacji, Instytucji Realizującej, Krajowej Instytucji Koordynującej, Władzy Wdrażającej Programy Europejskie oraz Biura Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy. Raporty oraz wniosek o płatność należy dostarczyć z zachowanie terminów do Operatora Dotacji tj. Zatorskiej Agencji Rozwoju sp. z o.o. Plac Marszałka Józefa Piłsudskiego 1, 32-640 Zator. 10