Spotkanie Kół Naukowych Wydziału Prawa Uniwersytetu w Białymstoku Spis treści: 1. Informacje ogólne 2. Zarządzenie Rektora Uniwersytetu w Białymstoku a. Załącznik nr 1 zgłoszenie projektu b. Załącznik nr 2 rozliczenie projektu 3. Procedura dofinansowania przyznanego Kołu Naukowemu przez Dziekana (płatność przelewem) 4. Procedura dofinansowania przyznanego Kołu Naukowemu przez Dziekana (pobranie zaliczki) 5. Procedura dofinansowania przyznanego Kołu Naukowemu przez Parlament Studentów UwB (płatność przelewem) 6. Procedura dofinansowania przyznanego Kołu Naukowemu przez Parlament Studentów UwB (pobranie zaliczki) 7. Formularz wniosku o dofinansowanie do Parlamentu Studentów Uniwersytetu w Białymstoku 8. Wzór podania do Dziekana Wydziału Prawa Uniwersytetu w Białymstoku 30 listopada 2006 r.
Informacje ogólne: Wszystkich informacji dotyczących działalności kół naukowych można uzyskać w pokoju 300, tel. 085 745 71 86, mail: zukowski@uwb.edu.pl (mgr Marcin Żukowski) Godziny dyżurów dla organizacji studenckich i kół naukowych Poniedziałek 8.00 10.00 Wtorek 8.00 10.00 Środa 8.00 10.00 Czwartek - nieczynne Piątek 8.00 10.00 UWAGA!!! (w innych godzinach i dniach sprawy nie będą załatwiane) UWAGA!!! Ważne daty: do 20 grudnia należy: - dostarczyć kserokopie protokołu z wyboru władz Kola Naukowego wraz z informacją o danych teleadresowych osób wybranych do Zarządu organizacji (imię i nazwisko, telefon kontaktowy, adres e-mail). - przygotować pismo wskazujące 3 osoby do pobierania zaliczek. - złożyć sprawozdanie z działalności organizacji za rok kalendarzowy 2006 (merytoryczne i finansowe). - przygotować i złożyć plany działalności organizacji na przyszły rok kalendarzowy 2007 wraz z harmonogramem wydatków oraz z podaniem wnioskującym o przyznanie dotacji Dziekana na działalność. 2
Zarządzenie nr 6 Rektora Uniwersytetu w Białymstoku z dnia 30.05.2006 r. w sprawie zasad gospodarowania środkami finansowymi na pokrycie kosztów związanych z organizację konferencji, zjazdów, sympozjów oraz innych imprez naukowych, artystycznych i promocyjnych przez jednostki organizacyjne oraz samorząd studencki i organizacje studenckie Uniwersytetu w Białymstoku 1 Wszystkie konferencje, zjazdy, sympozja oraz inne imprezy naukowe, promocyjne i artystyczne, zwane dalej imprezami, których organizatorem lub współorganizatorem są jednostki organizacyjne, samorząd studencki lub organizacje studenckie Uniwersytetu w Białymstoku, niezależnie od źródła ich finansowania, wymagają akceptacji Kierownika jednostki organizacyjnej Uniwersytetu oraz odpowiednio Prorektora ds. Nauki i Współpracy z Zagranicą lub Prorektora ds. Dydaktycznych i Studenckich na podstawie przedstawionego Zgłoszenia. Zgłoszenie winno być przedstawione przed rozpoczęciem działań związanych z organizacją imprezy. Wzór Zgłoszenia stanowi Załącznik nr 1 do niniejszego Zarządzenia. 2 Kopia zaakceptowanego przez Prorektora Zgłoszenia przekazywana jest do Działu Kwestury i stanowi podstawę realizacji zobowiązań finansowych związanych z imprezą. W przypadku dofinansowania imprezy z funduszy badawczych, programów międzynarodowych lub funduszu rzeczowego Parlamentu Studentów kopię zaakceptowanego Zgłoszenia otrzymuję odpowiednio Dział Badań, Dział Programów Międzynarodowych i Współpracy z Zagranicą lub Dział Dydaktyki i Spraw Studenckich. 3 Za środków przeznaczonych na badania (BST,BW) nie mogą być finansowane koszty konferencji mającej charakter wyłącznie dydaktyczny, koszty pobytu uczestników konferencji niebędących pracownikami Uniwersytetu oraz koszty pobytu pracowników niebędących nauczycielami akademickimi, 4 1. Płatności na rzecz konferencji dokonywane są przelewem na konto Uczelni lub gotówką do Kasy Uczelni, z zastrzeżeniem ust. 2. 2. W wyjątkowych przypadkach opłata konferencyjna może być wniesiona przez uczestnika konferencji w czasie jej trwania. Organizator konferencji wyznacza pracownika upoważnionego do pobrania z Kwestury bloczków kwitariuszy stanowiących pokwitowanie wpłaty gotówkowej i pobierania od uczestników konferencji opłat gotówkowych. Wpłata pobranej gotówki i rozliczenie pobranych bloczków kwitariuszy powinny być dokonane najpóźniej w pierwszym dniu roboczym po zakończeniu konferencji. 5 Wydatkowanie środków na pokrycie kosztów imprezy winno się odbywać zgodnie z zasadami określonymi ustawą o finansach publicznych oraz ustawą o zamówieniach publicznych. 6 1. Materiały pokonferencyjne mogą być przekazane nieodpłatnie: - uczestnikom konferencji oraz autorom publikacji (po 1 egzemplarzu), - kierownikowi jednostki organizacyjnej, redaktorowi naukowemu publikacji egzemplarze promocyjne ( 10 egzemplarzy), - 30 egzemplarzy do Biblioteki Uniwersyteckiej (w tym egzemplarze obowiązkowe zgodnie z przepisami o obowiązkowych egzemplarzach bibliotecznych). 2. Pozostały nakład winien być przeznaczony do sprzedaży w cenie ustalonej przez organizatora i kierownika jednostki organizacyjnej. 7 3
Środki finansowe pozostałe po opłaceniu wszystkich wydatków związanych z organizacją imprezy pozostają na koncie jednostki organizującej imprezę a sposób ich wykorzystania wskazuje organizator wraz z kierownikiem jednostki organizacyjnej. 8 Rozliczenie imprezy winno być przedstawione Kwesturze przez organizatora w ciągu jednego miesiąca od daty zakończenia imprezy, nie później jednak niż do końca roku kalendarzowego, w którym impreza się odbyła. Wzór Rozliczenia stanowi Załącznik nr 2 do niniejszego Zarządzenia 4
Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 6 Rektora Uniwersytetu w Białymstoku z dnia 30. 05.06 r. Zgłoszenie konferencji, zjazdu, sympozjum, innej imprezy organizowanej w Uniwersytecie w Białymstoku w... roku. 1. Nazwa konferencji/ innej imprezy: 2. Planowany termin, czas trwania i miejsce: 3. Organizator: (wydział/jednostka organizacyjna/ nazwisko osoby odpowiedzialnej za organizację konferencji) 4. Zasięg: (np.międzynarodowa, ogólnopolska, regionalna) 5. Przewidywana liczba uczestników ogółem:... w tym liczba osób opłata wpływy (zł) krajowych......... (zł) zagranicznych......... (zł) pracowników UwB......... (zł) gości honorowych......... (zł) 6. Opis merytoryczny, cel: 7. Przewidywana forma upowszechniania wyników: 5
8. Planowane koszty:... a) wynagrodzenia z pochodnymi... - bezosobowy fundusz płac... - honoraria... - osobowy fundusz płac (dodatki specjalne)... b) podróże służbowe... - krajowe... - zagraniczne... c) materiały... d) usługi... (np.wynajęcie sali, druk i wysyłka komunikatorów, druk materiałów pokonferencyjnych) 9. Źródła pokrycia kosztów:... a) wpłaty uczestników... b) środki z funduszy badawczych (BST,BW)... c) środki własne organizatora... d) środki współorganizatorów... (nazwa instytucji i wysokość środków) e) środki sponsorów... (nazwa instytucji i wysokość środków)......... podpis wnioskodawcy akceptacja Dziekana/kierownika jednostki...... podpis pracownika odpowiednio: Działu Badań, akceptacja Prorektora Działu Programów Międzynarodowych i Współpracy ds. Dydaktycznych i Studenckich z Zagranicą, Działu Dydaktyki i Spraw Studenckich 6
Załącznik nr 2 do Zarządzenia nr 6 Rektora Uniwersytetu w Białymstoku z dnia 30 05.06 r. Rozliczenie konferencji, zjazdu, sympozjum, innej imprezy organizowanej w Uniwersytecie w Białymstoku w roku... roku. 1. Nazwa konferencji/innej imprezy: 2. Czas trwania i miejsce: 10. Organizator: (jednostka organizacyjna, nazwisko osoby odpowiedzialnej za organizację konferencji) 11. Zasięg: 12. Koszty ogółem, w tym:... (zł) e) wynagrodzenia (z pochodnymi)... (zł) - bezosobowy fundusz płac... (zł) - honoraria... (zł) - osobowy fundusz płac... (zł) f) podróże służbowe... (zł) - krajowe... (zł) - zagraniczne... (zł) g) materiały... (zł) h) usługi... (zł) 7
6) Źródło pokrycia kosztów: a) liczba uczestników ogółem... (zg. z załączoną listą) w tym liczba osób opłata wpływy (zł) krajowych......... (zł) zagranicznych......... (zł) pracowników UwB......... (zł) gości honorowych......... (zł) b) środki z funduszy badawczych (BST, BW)... (zł) c) środki własne organizatora... (zł) d) środki współorganizatorów... (zł) (nazwa instytucji i wysokość środków) e) środki uzyskane od sponsorów... (zł) (nazwa instytucji i wysokość środków) 7. Wynik finansowy konferencji:... (zł) (sposób zagospodarowania nadwyżki lub sposób pokrycia wyniku ujemnego) 8. Wyjaśnienia i uzasadnienia rozbieżności między danymi w zgłoszeniu, a rozliczeniu (jeśli wystąpiły):... podpis organizatora... podpis pracownika Kwestury... podpis Dziekana/kierownika jednostki 8
Procedura dofinansowania przyznanego Kołu Naukowemu przez Dziekana (płatność przelewem) Wydział 1. Podanie do Pana Dziekana oraz Załącznik nr 1 Zarządzenia Rektora UwB należy złożyć w pokoju nr 300 na Wydziale Prawa Jeśli Pan Dziekan wyrazi zgodę, to zbieramy faktury na kwotę przyznaną przez Pana Dziekana (zgodnie z tym co napisaliśmy w podaniu!) UWAGA: przy wypisywaniu faktur należy zaznaczyć, że ma być ona płatna przelewem w ciągu przynajmniej 14 dni! DANE DO FAKTUR: Wydział Prawa Uniwersytetu w Białymstoku ul. Mickiewicza 1 15-213 Białystok NIP: 542-23-83-747 Opisujemy faktury - na co, po co i dlaczego wydaliśmy pieniążki - podpis osoby, która pobierała zaliczkę Wypełniamy druk Załącznik do Zarządzenia Rektora nr 2 Zanosimy opisane faktury do pokoju 300 i czekamy na zatwierdzenie faktur KONIEC ufffff. 9
Procedura dofinansowania przyznanego kołu naukowemu przez Dziekana (pobieranie zaliczki) Wydział Podanie do Pana Dziekana oraz Załącznik nr 1 Zarządzenia Rektora UwB należy złożyć w pokoju nr 300 na Wydziale Prawa Jeśli Pan Dziekan wyrazi zgodę z podaniem i podpisanym przez Pana Dziekana drukiem pobrania zaliczki idziemy do Rektoratu Rektorat (ul. M. Skłodowskiej-Curie 14) 1. Kwestura IX piętro, pokój nr 910 (musimy uzyskać pieczątkę i podpis Pani Kwestor) 2. Administracja VIII piętro, pokój nr 807 (musimy uzyskać pieczątkę i podpis Pani Zastępcy Kanclerza) 3. KASA I piętro UWAGA: otwarta do 13:30! (Pani Kasjerka wypłaca nam pieniążki należy pamiętać o dowodzie tożsamości!) Wydajemy pieniążki (zgodnie z tym co napisaliśmy w podaniu!) i zbieramy faktury DANE DO FAKTUR: Wydział Prawa Uniwersytetu w Białymstoku ul. Mickiewicza 1 15-213 Białystok NIP: 542-23-83-747 Opisujemy faktury - na co, po co i dlaczego wydaliśmy pieniążki - podpis osoby, która pobierała zaliczkę Wypełniamy druk Załącznik do Zarządzenia Rektora nr 2 Zanosimy opisane faktury do pokoju 300 - czekamy na druk rozliczenia pobranej zaliczki A. Rektorat (znów ) 1. Kwestura IX piętro, pokój pierwszy po prawej stronie sprawdzenie faktur 2. W przypadku gdy nie wydaliśmy całej kwoty idziemy do kasy i zwracamy różnicę UWAGA: należy zachować dowód wpłaty! B. KONIEC ufffff. 10
Procedura dofinansowania przyznanego kołu naukowemu przez Parlament Studencki UwB (płatność przelewem) Parlament Wniosek do Parlamentu należy złożyć w siedzibie Parlamentu przy ul. Skłodowskiej 14 (budynek Rektoratu), III piętro. Jeśli Parlament podejmie uchwałę wyrażającą zgodę z kosztorysem projektu idziemy do Rektoratu Rektorat (ul. M. Skłodowskiej-Curie 14) Dział Dydaktyki i Spraw Studenckich I piętro (pok. 102), pokój pierwszy na prawo, Pani przy biurku po lewej zanosimy kosztorys i czekamy na zgodę Pani Prorektor Jeśli Pani Prorektor zaakceptuje kosztorys, to zbieramy faktury na kwotę przyznaną przez Parlament UWAGA: przy wypisywaniu faktur należy zaznaczyć, że ma być ona płatna przelewem w ciągu 14 dni! DANE DO FAKTUR: Uniwersytet w Białymstoku ul. M. Skłodowskiej-Curie 14 15-097 Białystok NIP: 542-23-83-747 Opisujemy faktury - na co, po co i dlaczego wydaliśmy pieniążki - podpis osoby, która pobierała zaliczkę Zanosimy opisane faktury do Działu Dydaktyki i Spraw Studenckich I piętro, pokój pierwszy na prawo, Pani przy biurku po lewej i czekamy na zatwierdzenie faktur KONIEC ufffff. 11
Procedura dofinansowania przyznanego kołu naukowemu przez Parlament Studentów UwB (pobieranie zaliczki) Parlament Wniosek do Parlamentu należy złożyć w siedzibie Parlamentu przy ul. Skłodowskiej 14 (budynek Rektoratu), III piętro. Jeśli Parlament podejmie uchwałę wyrażającą zgodę, z kosztorysem projektu idziemy do Rektoratu Rektorat (ul. M. Skłodowskiej-Curie 14) 1. Dział Dydaktyki i Spraw Studenckich I piętro, pokój pierwszy na prawo, Pani przy biurku po lewej zanosimy kosztorys i czekamy na druk pobrania zaliczki 2. Kwestura IX piętro, pokój nr 910 (musimy uzyskać pieczątkę i podpis Pani Kwestor) 3. Administracja VIII piętro, pokój nr 807 (musimy uzyskać pieczątkę i podpis Pani Zastępcy Kanclerza) 4. KASA I piętro UWAGA: otwarta do 13:30! (Pani Kasjerka wypłaca nam pieniążki należy pamiętać o dowodzie tożsamości!) Wydajemy pieniążki (zgodnie z tym co napisaliśmy w kosztorysie!) i zbieramy faktury DANE DO FAKTUR: Uniwersytet w Białymstoku ul. M. Skłodowskiej-Curie 14 15-097 Białystok NIP: 542-23-83-747 Opisujemy faktury - na co, po co i dlaczego wydaliśmy pieniążki - podpis osoby, która pobierała zaliczkę Zanosimy opisane faktury do Działu Dydaktyki i Spraw Studenckich I piętro, pokój pierwszy na prawo, Pani przy biurku po lewej - czekamy na druk rozliczenia pobranej zaliczki Kwestura IX piętro, pokój pierwszy po prawej stronie sprawdzenie faktur W przypadku gdy nie wydaliśmy całej kwoty idziemy do kasy i zwracamy różnicę UWAGA: należy zachować dowód wpłaty! C. KONIEC ufffff. 12
Białystok, dnia. r. KOSZTORYS Nazwa projektu / imprezy:... Organizator: Data i miejsce realizacji projektu:... Ilość osób biorących udział w projekcie:... Opis realizowanego projektu: Osoba odpowiedzialna za organizację i rozliczenie: Imię i nazwisko:... Kierunek i rok:... Numer albumu:... Numer telefonu:... 13
I. Koszty całego projektu (proszę podać ilość) Planowana cena: 1.... 2.... 3.... 4.... 5.... 6.... 7.... 8.... 9.... 10.... 11.... 12.... 13.... 14.... 15.... 16.... 17.... 18.... Ogółem:... II. Źródła finansowania projektu Kwota: 1. Dotacja celowa MENiS... 2. Fundusz rzeczowy Parlamentu Studentów / Chóru / AZS... 3. Dofinansowanie Wydziału... 4. Sponsorzy (należy dołączyć umowę): -... -... -... 5. Wpłaty uczestników... Ogółem:... Przy rozliczaniu zobowiązuję się przedstawić powstały produkt (np. zaproszenie, plakat, ulotkę, folder, publikację, katalog). Pobrana zaliczkę w kwocie... pobrania tj. do dnia... zł rozliczę w ciągu 10 dni od daty jej... Podpis Organizatora 14
Białystok, dnia.. r. (nazwa organizacji studenckiej) Szanowny Pan Prof. dr hab. Leonard Etel Dziekan Wydziału Prawa Uniwersytetu w Białymstoku W imieniu.... (nazwa koła).. zwracam się do Pana z uprzejmą prośbą o wypłatę zaliczki w wysokości.. zł na potrzeby zorganizowania. (nazwa projektu), który odbędzie się w dniu...... r. na Wydziale Prawa UwB (jeśli w innym miejscu, należy to określić). Powyższą kwotę pragniemy przeznaczyć na: - zakup.. - zakup. Proszę o pozytywne rozpatrzenie naszej prośby. Podpis osoby upoważnionej do pobierania zaliczek lub Prezesa organizacji 15