WOJCIECH NOWAK MARIA BARON-PUDA E-mail: mpuda@ath.bielsko.pl Akademia Techniczno-Humanistyczna w Bielsku-Białej ul. Willowa 2, 43-309 Bielsko-Biała IMPLEMENTACJA METOD WARTOŚCIOWANIA STANOWISK PRACY DO ARKUSZA KALKULACYJNEGO Z WYKORZYSTANIEM VBA Streszczenie: Wartościowanie stanowisk pracy to jeden z kluczowych procesów, przeprowadzanych w ramach zarządzania zasobami ludzkimi. Z racji wysokiego stopnia złożoności oraz dużych ilości danych, coraz częściej stosuje się oprogramowanie wspierające proces wartościowania stanowisk. Wysoki koszt zakupu i wdrożenia systemu komputerowego tego typu, może skłonić do zastanowienia się nad zastosowaniem odpowiedniej alternatywy. W artykule przedstawiono możliwości zawarte w środowisku programistycznym Visual Basic, zastosowanym w arkuszu kalkulacyjnym Microsoft Excel, które pozwolą stworzyć aplikację wspomagającą proces wartościowania stanowisk, dostosowaną do potrzeb danego przedsiębiorstwa oraz ograniczyć koszty. 1. Definicja i potrzeba wartościowania pracy Patrząc przez pryzmat dużej istotności pracy w życiu człowieka, zaczęto tworzyć różne dziedziny technologii oraz metody, które wspomagają efektywność i pozwalają łatwiej zarządzać danymi przedsięwzięciami. Pierwsze wzmianki o wartościowaniu pracy sięgają końca XIX wieku. w Polsce znacznie później zaczęto się interesować tą tematyką. Dopiero w latach 60. minionego wieku zaczęto wdrażać pierwsze systemy oceny stanowisk w bardzo ogólny i niedokładny sposób. Istnieje wiele definicji, jakimi można się posługiwać mówiąc o wartościowaniu pracy. Jednak wszystkie sprowadzają się do stwierdzenia, że
188 Wojciech Nowak, Maria Baron-Puda wartościowanie stanowisk pracy to proces analizowania i opisywania stanowisk pracy, prowadzący do zróżnicowania prac na tych stanowiskach pod kątem trudności wykonywanych działań [1]. Na podstawie otrzymanych informacji można wycenić i wyszczególnić informacje dotyczące konkretnego stanowiska pracy, co może prowadzić do ułatwienia oceny wymagań na danym stanowisku oraz różnicowania wysokości wynagrodzenia. Wynagrodzenie za pracę jest bardzo ważnym pojęciem w każdym przedsiębiorstwie. Należy się zastanowić czy wynagradzanie pracowników odzwierciedla ich wkład fizyczny i psychiczny w wykonywanie pracy. Wdrożenie odpowiednich systemów, regulujących wysokość przepływu finansowego pomiędzy pracodawcą i pracownikiem powinno ułatwić zarządzanie kadrą pracowniczą. Stwierdzenie że wartościowanie pracy potrafi obiektywnie uporządkować wysokości płac w przedsiębiorstwie, jest jak najbardziej na miejscu. 2. Metody wartościowania pracy Biorąc pod uwagę dużą liczbę metod wartościowania pracy można wyróżnić grupy metod sumarycznych oraz analityczno-punktowych. W doborze odpowiedniej metody pomocna jest wiedza w jakim przedsiębiorstwie metoda będzie wdrożona. Do istotnych kryteriów doboru zalicza się: liczba stanowisk, koszty przeprowadzenia oraz potrzebny czas [2]. Metody sumaryczne, opierają się na ogólnej analizie i wzajemnym porównywaniu stanowisk, bez szczegółowych badań dotyczących wymagań pracy. Do największych zalet tych metod można zaliczyć łatwość przeprowadzenia oraz niskie koszty. Jednak z drugiej strony wyniki nie są dokładne. Dlatego powyższe metody znajdują zastosowanie w małych przedsiębiorstwach (do kilkunastu stanowisk) ponieważ różnice między stanowiskami są znane i akceptowalne [3]. Typowymi metodami sumarycznymi są: ranking, metoda porównywania parami, metoda klasyfikowania, benchmarking. Metody analityczno-punktowe opierają się na kryteriach elementarnych. Z tytułu każdego kryterium przyznaje się danemu stanowisku określoną liczbę punktów, których suma określa łączną wycenę stanowiska. Te metody są zdecydowanie bardziej rozbudowane od metod sumarycznych i zapewniają większą dokładność i obiektywność wyników. Ze względu na wysokie koszty i dużą
Implementacja metod wartościowania stanowisk pracy 189 pracochłonność metody analityczno-punktowe znajdują zastosowanie w dużych przedsiębiorstwach, gdzie występuje wiele stanowisk pracy o zróżnicowanym stopniu złożoności wykonywanej pracy. Istnieje wiele metod tego typu. Do najpopularniejszych obecnie można zaliczyć metody: UMEWAP-2000, Ewaluator, AWP-2BIS, Hay a. Rys. 1. Podział metod wartościowania pracy Elementarnymi składnikami wartościowania pracy są kryteria, według których można analizować poszczególne czynniki wartościowania stanowisk. Pierwsze kryteria zostały opracowane w 1950 r. w Genewie przez ekspertów organizacji pracy [4]. Były to: wymagania umysłowe, wymagania fizyczne, odpowiedzialność, warunki pracy, Obecnie wiele metod analityczno-punktowych opiera swoje kryteria na Schemacie Genewskim z 1950 r.
190 Wojciech Nowak, Maria Baron-Puda 3. Charakterystyka metody Ewaluator Metoda Ewaluator jest jedną z analityczno-punktowych metod wartościowania stanowisk pracy. Biorąc pod uwagę przyjęte w metodzie kryteria dotyczące wymagań i uciążliwości pracy, można stwierdzić że Ewaluator może znaleźć swoje zastosowanie w zakładach produkcyjnych. Dzięki uwzględnieniu aspektu ryzyka zawodowego, można oceniać także zagrożenia i dyskomfort, jaki wiąże się z pracą na danym stanowisku. Tworzący metodę zestaw kryteriów odzwierciedla rangę oraz znaczenie z punktu widzenia możliwości różnicowania stawek płac. Metoda zawiera 12 kryteriów, które są opisane przez klucze analityczne. W przypadku niektórych kryteriów, klucze analityczne nie narzucają konkretnych wartości, tylko przedziały punktowe, które zwiększają elastyczność wyceny punktowej poszczególnych stanowisk. Tab. 1. Ewaluator zestaw kryteriów wartościowania pracy [5] LP. Kryteria wartościowania pracy Wymagania kwalifikacyjne Max liczba punktów 1 Kwalifikacje zawodowe 60 2 Dodatkowe umiejętności 10 3 Zręczność 10 4 Złożoność i charakter pracy 40 5 Odpowiedzialność za pracę własną 40 6 Odpowiedzialność za pracę innych 30 7 Odpowiedzialność za kontakty zewnętrzne 10 Uciążliwość pracy 8 Obciążenie psychiczne 35 9 Obciążenie fizyczne 20 10 Zakłócenie czasu pracy 10 11 Monotonia czasu pracy 10 12 Materialne środowisko pracy 15 Razem: 300
Implementacja metod wartościowania stanowisk pracy 191 Przebieg wartościowania stanowisk pracy za pomocą metody Ewaluator: 1. Na początku należy zapoznać się z poszczególnymi kryteriami metody Ewaluator. Każde stanowisko pracy występujące w przedsiębiorstwie powinno zostać wycenione punktowo z tytułu kolejnych kryteriów, dotyczących wymagań fizycznych, psychicznych oraz materialnego środowiska pracy. 2. Następnie należy zsumować wszystkie wartości punktowe przydzielone w poszczególnych kryteriach dla poszczególnych stanowisk pracy. Otrzymane sumy należy ułożyć w kolejności od najmniejszej do największej. 3. Ostatnim krokiem jest przydzielenie stanowisk pracy do kategorii zaszeregowania. Umożliwi to pogrupowanie stanowisk o podobnych wartościach punktowych, oraz ułatwi przydzielanie wynagrodzeń. W celu ułatwienia przeprowadzenia procesu można utworzyć wykres rozrzutu punktowego ilustrujący hierarchię stanowisk według wycen punktowych. w miejscach o największych różnicach punktowych pomiędzy kolejnymi pozycjami w wykresie należy umieścić granice kategorii zaszeregowania. Należy jednak pamiętać o zasadzie, że wraz z kolejnymi kategoriami zaszeregowania, przedziały punktowe nie powinny maleć co wiąże się z rosnącym poziomem wymagań w kolejnych ważnych kategoriach. 4. Komputerowe wspomaganie wartościowania stanowisk pracy W dużych przedsiębiorstwach, gdzie zróżnicowanie miejsc pracy jest obszerne i może przekraczać kilkadziesiąt różnych stanowisk, wdrożenie odpowiedniego systemu wartościowania pracy jest konieczne. Istnieją programy komputerowe, które w znaczny sposób ułatwiają i przyspieszają zaszeregowanie stanowisk pracy, co prowadzi do uzyskania odpowiedniej wyceny miejsc pracy oraz większej efektywności procesu. Takie oprogramowanie umożliwia również tworzenie baz danych o zaszeregowanych stanowiskach, które są bardziej trwałe niż papierowa dokumentacja i mogą zostać wykorzystane w budowie taryfikatorów płacowych lub podczas wprowadzania zmian na wybranych stanowiskach. Również w przypadku tworzenia graficznych interpretacji zaszeregowanych stanowisk odpowiednie systemy wykazują się dużymi możliwościami np. porównywania różnic wymagań.
192 Wojciech Nowak, Maria Baron-Puda Bardzo często takie aplikacje są modułem większego, tworzonego komercyjnie systemu zarządzania całym przedsiębiorstwem. Takie systemy najczęściej są tworzone na zamówienie przedsiębiorstw produkcyjnych lub usługowych (tzw. systemy dedykowane lub szyte na miarę ). Wiąże się to z wysokimi kosztami stworzenia unikalnej aplikacji, dostosowanej do potrzeb klienta. Chodzi tu głównie o zastosowaną metodę wartościowania pracy, typ bazy danych i dodatkowe moduły (np. taryfikator stanowiskowy). Dlatego liczba ogólnodostępnych programów tego typu jest bardzo ograniczona i niezbyt popularna. Często w ramach ograniczania kosztów w przedsiębiorstwie, zmniejszany jest budżet na odpowiednie systemy komputerowe. Potrzebna jest alternatywa, nad którą należy się poważnie zastanowić w przypadku braku środków finansowych. Pewnym rozwiązaniem mogą być programy Open Source, jednak aktualnie trudno znaleźć program tego typu. Odpowiednim rozwiązaniem jest stworzenie własnej aplikacji, która spełni oczekiwania i potrzeby konkretnego przedsiębiorstwa. Dodatkowym atutem jest możliwość tworzenia aplikacji przez osoby które posiadają dużą wiedzę o danym przedsiębiorstwie, co powiększa stopień zaspokojenia potrzeb firmy. Istnieje wiele środowisk programistycznych, charakteryzujących się różnymi poziomami złożoności i zaawansowania. Należy wybierać takie, które charakteryzują się łatwością obsługi oraz przejrzystym interfejsem. Ważnym aspektem jest również brak problemów z wprowadzaniem ewentualnych zmian w kodzie programu. Dodatkowo należy pamiętać, że tworzony program będzie operował znaczną ilością informacji, dlatego powinien dobrze współpracować z bazą danych. Środowisko programistyczne, spełniające powyższe warunki, znajduje się w posiadaniu wielu ludzi korzystających z komputera osobistego, nieświadomych tego, że mają w rękach potężne narzędzie programistyczne. Jest nim Visual Basic for Applications w środowisku Microsoft Excel. 5. Podstawowe informacje o języku Visual Basic Visual Basic to język wysokiego poziomu. Pojawił się w 1991 r., jako modyfikacja bardzo popularnego wówczas języka BASIC (ang. Beginner s Allpurpose Symbolic Instruction Code), który był jednym z najpopularniejszych języków programowania w zastosowaniach amatorskich i akademickich od lat 60. XX w. Visual Basic bardzo szybko zdobył popularność, prawdopodobnie dlatego iż był głównym językiem programowania słynnej już wtedy firmy Mi-
Implementacja metod wartościowania stanowisk pracy 193 crosoft. Dzięki wprowadzeniu tego środowiska przez firmę, tworzenie aplikacji w systemie operacyjnym Windows stało się o wiele łatwiejsze. Język programowania Visual Basic wprowadzono do arkusza kalkulacyjnego Excel od wersji oznaczonej numerem 5, w celu tworzenia skryptów w tym programie. Jednak środowisko zmieniło nazwę na VBA (Visual Basic for Applications), które jest uproszczone względem swojej oryginalnej wersji oraz nie umożliwia tworzenia samodzielnych plików wykonywalnych z rozszerzeniem.exe. Od tamtej wersji Visual Basic jest nieodłącznym modułem tego popularnego arkusza kalkulacyjnego. Istnieje wiele edycji środowiska Visual Basic oraz wiele edytorów umożliwiających tworzenie aplikacji w tym środowisku. Jednak najpopularniejszą wersją jest ta współpracująca z arkuszem kalkulacyjnym Microsoft Excel. Istotą współpracy Excela z językiem VBA jest to, że język programowania operuje na obiektach czyli np. na arkuszach, wykresach oraz przede wszystkim na całym zbiorze formuł matematycznych, finansowych, statystycznych itd.. Środowisko programistyczne VBA wiele zyskuje na możliwości operacji na formułach arkusza kalkulacyjnego Excel. Dobrym przykładem jest tworzenie zaawansowanych modułów obliczeniowych opartych na zdarzeniach. Komórki arkusza kalkulacyjnego mogą służyć do przechowywania danych zarówno liczbowych jak i tekstowych co prowadzi do tworzenia swoistej bazy danych [6]. Inni producenci również zauważyli potencjał w tym środowisku programistycznym i rozpoczęli wdrażanie VBA w swoich produktach. Najlepszym przykładem jest tu zastosowanie VBA w oprogramowaniu inżynierskim takim jak: AutoCad, Autodesk Inventor lub Delmia. Środowisko programistyczne Visual Basic for Applications jest bardzo proste w użyciu, co stwarza możliwości tworzenia oprogramowania przez osoby nie posiadające szerokiej wiedzy programistycznej. 6. Implementacja metody Ewaluator do arkusza kalkulacyjnego Możliwości, jakie są oferowane przez VBA mogą być bardzo pomocne przy tworzeniu aplikacji wspomagających wartościowanie stanowisk pracy. Powiązanie VBA z arkuszem kalkulacyjnym stwarza odpowiednie perspektywy. Program wykorzystuje arkusz kalkulacyjny, który służy jako baza danych, przechowująca informacje o stanowiskach pracy, które będą mogły być modyfikowane przez stworzoną aplikację w przyszłości. Przy tworzeniu tego
194 Wojciech Nowak, Maria Baron-Puda typu aplikacji należy dokładnie zaplanować poszczególne etapy działania, które program będzie wykonywał. Rys. 2. Schemat działania programu służącego do wartościowania stanowisk pracy 6.1. Wprowadzenie danych o stanowiskach pracy do arkusza Na początku należy się zastanowić nad odpowiednim doborem formatek. W tym przypadku formatka wprowadzająca stanowisko pracy powinna zawierać kilka pól textbox, które służą do wprowadzania danych do arkusza. W tym przypadku do odpowiednich komórek arkusza kalkulacyjnego zostają wprowadzone nazwa stanowiska, oraz możliwe dodatkowe informacje o stanowisku (np. podstawowe wymagania) podane w polach textbox. Na tej samej formatce, można również dokonywać edycji danych dotyczących konkretnego stanowiska pracy. 6.2. Przydzielenie punktów na podstawie klucza analitycznego Program umożliwia wyszukiwanie stanowiska pracy z bazy danych. Po wyborze stanowiska, można przyporządkować konkretną liczbę punktów do stanowiska z tytułu danego kryterium. Dodatkowe pola wyboru możliwych dodatkowych punktów oraz krótkiego opisu kryterium ułatwiają odpowiednie wartościowanie stanowiska pracy. Po lewej stronie formatki (1) znajdują się pola służące do wyszukiwania i wyboru stanowisk pracy, w celu przydzielenia punktów. Po wyborze stanowiska pracy, przydziela się wartości punktowe na podstawie 12 kryteriów. Każde kryterium znajduje się na osobnej karcie (K1-K12), co zwiększa przejrzystość i funkcjonalność programu. Wystarczy wybrać odpowiednie preferencje dla stanowiska pracy (2), a program przypisze do stanowiska odpowiednią liczbę punktów (4). Pole służące do wyboru dodatkowych punktów(3) wynika z faktu że w metodzie Ewaluator bardzo często do kryterium przypisane są przedziały punktowe. Dlatego program zawsze przyjmuje najmniejszą wartość z zakresu, a w zależności od wybranej pozycji z pola (2) wyświetla możliwe dodatkowe punkty. Przycisk Dodaj wprowadza do arkusza kalkulacyjnego zawartość pola Suma punktów (4), w którym znajduje się ostateczna ilość punktów, jakie zostaną przypisane do stanowiska.
Implementacja metod wartościowania stanowisk pracy 195 Rys. 3. Przykładowa formatka przydzielająca wartości punktowe 6.3. Wygenerowanie wykresu na podstawie zsumowanych punktów Kolejnym krokiem jest wygenerowanie wykresu. Program sumuje wartości punktowe przydzielone w poszczególnych kryteriach, a następnie sortuje te wartości od najmniejszej do największej. Na podstawie tych danych zostaje wygenerowany wykres. Na osi odciętych znajdują się wartościowane stanowiska pracy, natomiast na osi rzędnych odpowiadające im wartości punktowe. Dzięki stopniowemu rozmieszczeniu stanowisk, w kolejnym kroku będzie możliwe naniesienie na wykres przedziałów odpowiadających poszczególnym grupom zaszeregowania. 6.4. Przydzielenie stanowisk pracy do kategorii zaszeregowania Operacja ma na celu utworzenie grup stanowisk, które podczas wartościowania otrzymały podobną ilość punktów. Program oblicza różnice punktowe pomiędzy wartościami punktowymi kolejnych stanowisk, a następnie wybiera największe. W tych miejscach zostają zaznaczone granice pomiędzy grupami zaszeregowania wartościowanych stanowisk pracy. Liczba kategorii zaszeregowania zależy od użytkownika.
196 Wojciech Nowak, Maria Baron-Puda Rys. 4. Przykładowa formatka przypisująca stanowiska do kategorii zaszeregowania Po wyszukaniu i zaznaczeniu stanowisk, możliwe jest wygenerowanie wykresu z wartościowanymi stanowiskami pracy. Następnie, po wybraniu optymalnej liczby grup zaszeregowania, aplikacja poprzez zastosowanie funkcji statystycznych arkusza kalkulacyjnego, znajduje największe różnice punktowe poszczególnych stanowisk, co prowadzi do utworzenia kategorii zaszeregowania, oraz umieszczenia na wykresie linii rozdzielających grupy zaszeregowania stanowisk. 6.5. Możliwości rozbudowy programu Aplikacja posiada szerokie możliwości rozbudowy. Przede wszystkim można zaimplementować dodatkowy moduł, który przyjmie funkcję automatycznego taryfikatora płacowego, przydzielającego odpowiednie wynagrodzenia na podstawie danych wygenerowanych przez program (takich jak: wartości punktowe stanowisk pracy lub grupy zaszeregowania). Istnieje możliwość dodania innych, dowolnych metod wartościowania pracy do programu, dzięki czemu możliwe stanie się porównywanie stanowisk pracy na podstawie różnych metod wartościowania. Jednak takie działanie wiąże się z dodatkowym czasem potrzebnym do stworzenia aplikacji oraz zwiększonymi kosztami. W przypadku potrzeby posiadania dokładniejszej bazy danych stanowisk pracy, istnieje możliwość utworzenia dodatkowych modułów, pełniących funkcje
Implementacja metod wartościowania stanowisk pracy 197 wprowadzania i zarządzania informacjami o danych stanowiskach na przykład: wymagania personalne wykorzystywane w procesie rekrutacji. Poziom złożoności tworzonego oprogramowania zależy od potrzeb danego przedsiębiorstwa. 7. Podsumowanie Artykuł wskazał, iż mimo prostoty działania, Visual Basic for Applications jest środowiskiem, które bardzo dobrze sprawdza się w roli programu służącego do wspomagania procesów przebiegających w przedsiębiorstwie. Bardzo duże znaczenie ma faza planowania aplikacji, ponieważ należy się zastanowić według jakiej metody lub metod będą wartościowane stanowiska w przedsiębiorstwie. Programowanie w języku VBA charakteryzuje łatwość, szybkość i intuicyjność. Takie cechy mogą przesądzić o wyborze tego środowiska tworzącego aplikacje jako alternatywy dla kosztownych w zakupie i wdrożeniu komercyjnych systemów zarządzania przedsiębiorstwem. Biorąc pod uwagę przedsiębiorstwa posiadające ograniczone zasoby finansowe, stworzenie własnego oprogramowania które może służyć nie tylko do wartościowania pracy, może być bardzo korzystne pod względem operacyjnym i finansowym. Literatura 1. Poels F.: Wartościowanie stanowisk pracy i strategie wynagradzania. Oficyna Ekonomiczna, Kraków 2002 2. Czajka Z.: Wartościowanie pracy a zarządzanie płacami. Difin Warszawa 1998. 3. Pawlak Z.: Personalna funkcja firmy procesy i procedury kadrowe. Poltext, Warszawa 2003 4. Martyniak Z.: Metodologia wartościowania pracy, Atykwa, Kraków 1998 5. Baron-Puda M.: Projektowanie systemów pracy, ATH, Bielsko-Biała 2002. 6. Walkenbach J.: Excel 2003 programowanie w VBA vademecum profesjonalisty, Helion, Warszawa 2003.