1 TYTUŁ PROCEDURY: Opracował: Pełnomocnik ds. Jakości Wydał: Burmistrz Miasta Imię i nazwisko: Elżbieta Klisz Imię i nazwisko: Leszek Orpel PROCEDURA OBOWIĄZUJE OD DNIA: 0.03.006 r. Podpis: Data wydania: 17.03.006 r. Podpis: EGZEMPLARZ NR:
KARTA ZMIAN Nr Zmiany Data wprowadzenia zmiany Rodzaj wprowadzonej zmiany Podpis osoby zatwierdzającej zmiany Podpis osoby przyjmującej zmiany (właściciela procedury) 1 3 4 5
3 PLAN ROCZNY 1 Pracownik ZPZ Sekretarz BOK Przekazanie wniosku do realizacji Rejestracja wniosku 1, 1, 3,3,4 SEKRETARZ BURMISTRZ lub ZASTĘPCA Dekretacja wniosku 4 NIE Przegląd wniosku 5,6 TAK Przygotowanie zamówienia Inwestycja powyżej 6000 Inwestycja poniżej 6000 3., 4.. KOMISJA PRZETARGOWA LUB I INFORMATYK Wyłonienie wykonawcy zgodnie z PZP Wyłonienie wykonawcy na podstawie badania rynku Przygotowanie zamówienia lub zlecenia 7.1,7., 7.3. 5, 6 BURMISTRZ MIASTA Zatwierdzenie wyboru 5. przez Burmistrza Miasta 8 SEKRETARZ MIASTA Przygotowanie i zawarcie umowy Procedura zawarcia umowy cywilnoprawnej 9 INFORMATYK Odbiór sprzętu 10 INFORMATYK Czy wykonano zgodnie z wymaganiami? 6. NIE Reklamacja 11 TAK Ewidencja sprzętu TAK i oprogramowania 1 Przekazanie sprzętu pracownikom 13 7. NIE Czy sprzęt działa prawidłowo? INFORMATYK TAK 14 KONIEC
4 DOKUMENTY I. Podstawa prawna: 1. Ustawa z 9 stycznia 004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. Nr 19, poz. 177 z późn. zm.).. Ustawa z dnia 3 kwietnia 1964 roku Kodeks Cywilny (Dz.U. Nr 16, poz. 93 z późn. zm). 3. Zarządzenie Nr 107/004 Burmistrza Miasta Jedlina-Zdrój z dnia marca 004 r. w sprawie Regulaminu pracy komisji przetargowej do przygotowania i przeprowadzenia postępowań o udzielenie zamówień publicznych przez Gminę Jedlina Zdrój. 4. Zarządzenie Nr 114/004 Burmistrz Miasta z dnia 0 kwietna 004 r. w sprawie powołania członków komisji przetargowej oraz trybu jej pracy. II. Dokumenty procesu: 1. Roczny plan budżetowy.. Druk Zamówienia/Zlecenia o wartości szacunkowej nie przekraczającej 000 zł. 3. Wniosek o udzielenie zamówienia publicznego na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 9 stycznia 004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. Nr 19, poz. 177 z późn. zm.). 4. Wniosek o udzielenie zamówienia publicznego zgodnie z przepisami ustawy z dnia 9 stycznia 004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. Nr 19, poz. 177 z późn. zm.). 5. Protokół z wyłonienia wykonawcy w przypadku postępowania przetargowego. 6. Zestawienie porównawcze ofert w przypadku badania rynku. III. Zapisy 1. Pracownik przygotowuje wniosek o udzielenie zamówienia publicznego i podpisuje pierwszą literą imienia i nazwiskiem wraz z zapisem Sporządził, natomiast Sekretarz dokonuje sprawdzenia wniosku, co potwierdza parafą z datą wraz z zapisem Sprawdził na kopii, która pozostaje w aktach sprawy. Burmistrz Miasta dokonuje akceptacji trybu realizacji zamówienia zapis w formie parafy z pieczęcią na przygotowanym wniosku.. Dla zadania poniżej 000 zł Pracownik ZPZ przygotowuje Zamówienie lub Zlecenie na dostawę sprzętu i/lub oprogramowania oraz podpisuje pierwszą literą imienia i nazwiskiem wraz z zapisem Sporządził, natomiast Sekretarz dokonuje sprawdzenia wniosku, co potwierdza parafą z datą wraz z zapisem Sprawdził. 3. Pracownik BOK-u rejestruje wniosek w Centralnym rejestrze korespondencji przychodzącej, nadając mu indywidualny numer tzw. liczbę dziennika zapis w formie parafy z datą.
5 4. Sekretarz, a w przypadku jego nieobecności Burmistrz lub Zastępca Burmistrza dekretuje wniosek - zapis w formie parafki z datą. 5. Pracownik ZPZ dokonuje zapisu dokumentującego rejestrację wniosku wg kolejności zgłoszeń w systemie bezdziennikowym opartym na jednolitym rzeczowym wykazie akt. - w przypadku, gdy wniosek rozpoczyna nową sprawę, pracownik przed przystąpieniem do załatwienia rejestruje ją w spisie spraw jako nową sprawę i wpisuje znak sprawy w obrębie pieczęci odciśniętej na wniosku, - w przypadku, gdy wniosek dotyczy sprawy już wszczętej, pracownik dołącza pismo do akt sprawy i wpisuje znak tej sprawy w obrębie pieczęci odciśniętej na wniosku. 6. Pracownik potwierdza przegląd wniosku zapisem stwierdzam kompletność wniosku lub stwierdzam brak: (należy określić rodzaj braków) wraz z parafą i datą przeglądu. 7. W zależności od wybranego trybu realizacji zamówienia występują trzy możliwości: 7.1. Pracownik przygotowuje dla zadania poniżej 000 zł zamówienie lub zlecenie na dostawę sprzętu i/lub oprogramowania oraz podpisuje pierwszą literą imienia i nazwiskiem wraz z zapisem Sporządził, natomiast Sekretarz dokonuje sprawdzenia zlecenia, co potwierdza parafą z datą wraz z zapisem Sprawdził na kopii, która pozostaje w aktach sprawy. Następnie Burmistrz Miasta podpisuje zamówienie bądź zlecenie zapis w formie parafy z pieczęcią. 7.. Pracownik ZPZ wraz z informatykiem i pracownikiem, który będzie użytkownikiem sprzętu i/lub oprogramowania przygotowuje zestawienie porównawcze oraz ocenę ofert dla zakupu dostaw, usług i robót budowlanych poniżej 6000 zebranych na podstawie badania rynku i wyłonienie wykonawcy, które akceptuje parafą wraz z datą i zapisem Sprawdził Sekretarz Miasta. Burmistrza Miasta zatwierdza parafą dokument z oceny ofert złożonych przez wykonawców. 7.. Pracownik ZPZ wraz z informatykiem i pracownikiem, który będzie użytkownikiem sprzętu i/lub oprogramowania przygotowują specyfikację istotnych warunków zamówienia. Przewodniczący Komisji Przetargowej oraz Burmistrz Miasta akceptują Specyfikację wraz z załącznikami zapis w formie parafy na pierwszej stronie SIWZ.
6 Przewodniczący Komisji Przetargowej podpisuje przygotowany Protokół z wyłonienia wykonawcy dla zakupów sprzętu komputerowego i/lub oprogramowania powyżej 6000 wraz z załącznikami zgodnie z prawem zamówień publicznych (Druk ZP-). Kartę indywidualnej oceny ofert stanowiącą jeden z załączników Protokołu podpisują wszyscy Członkowie Komisji Przetargowej. 8. Burmistrz Miasta zatwierdza protokół z wyboru wykonawcy dla zakupów powyżej 6000, a w przypadku badania rynku zestawienie porównawcze ofert dla zakupów poniżej 6000. 9. Pracownik ZPZ przygotowuje umowę zgodnie z procedurą Pop-09, którą najpierw akceptuje parafą Radca Prawny, podpisuje Burmistrz Miasta, kontrasygnuje Skarbnik oraz podpisują osoby reprezentujące Dostawcę. 10. Protokół odbioru sprzętu i/lub oprogramowania jest parafowany przez Pracownika ZPZ i Dostawcę. 11. Informatyk sprawdza w trakcie montażu sprzętu i/lub oprogramowania jego zgodność z wyspecyfikowanymi wymaganiami. Jeżeli niezgodności występują lub sprzęt jest wadliwy Pracownik ZPZ reklamuje sprzęt lub oprogramowanie uzgadniając z dostawcą termin usunięcia wad lub dostawy nowego sprzętu. 1. Pracownik ewidencjonuje zakupiony sprzęt i oprogramowanie w karcie ewidencji sprzętu komputerowego prowadzonej zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt. 13. Pracownik odbierający sprzęt i/lub oprogramowanie potwierdza jego odbiór w Ewidencji sprzętu komputerowego i oprogramowania czytelnym podpisem z datą odbioru, a Pracownik ZPZ dokonuje aktualizacji paramentów sprzętu i/lub oprogramowania w Karcie sprzętu prowadzonej dla każdego stanowiska komputerowego. 14. Sporządzenie protokołu przekazania wadliwego sprzętu do naprawy lub wymiany i przekazanie tego sprzętu dostawcy. Protokół podpisuje pracownik ZPZ oraz przedstawiciel Dostawcy. CELE I WYTYCZNE I. Cel: Celem procedury jest określenie zasad dokonywania zakupu sprzętu i/lub oprogramowania oraz jego weryfikacji po zakupie i w trakcie użytkowania. II. Wytyczne 1. Jeżeli wartość zamówienia nie przekracza kwoty 6 000 euro pracownik merytoryczny odpowiedzialny za realizację przedmiotu zamówienia na polecenie Kierownika Referatu
7 GMI lub Sekretarza lub Skarbnika przygotowuje wniosek o udzielenie zamówienia publicznego na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 9 stycznia 004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. Nr 19, poz. 177 z późn. zm.), natomiast gdy wartość zamówienia przekracza kwotę 6 000 euro pracownik przygotowuje wniosek o udzielenie zamówienia publicznego zgodnie z przepisami ww. ustawy.. Burmistrz Miasta podpisuje zamówienie bądź zlecenie, a w sprawach wynikających z upoważnienia Burmistrza zamówienie/zlecenie podpisuje Zastępca Burmistrza Miasta lub Sekretarz Miasta. Dla zamówień/zleceń dokonywanych na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 9 stycznia 004 r. Prawo zamówień publicznych podstawą zamówienia jest wniosek zlecenia/zamówienia o wartości szacunkowej nie przekraczającej kwoty 000 zł. 3. W przypadku, gdy wartość zamówienia lub zlecenia nie przekracza 000 zł Pracownik ZPZ przygotowuje zamówienie lub zlecenie, natomiast w przypadku, gdy wartość zamówienia przekracza 000 zł, ale nie jest wyższa niż 6 000 euro, przeprowadza badanie rynku. Pracownik merytoryczny przygotowujący wniosek o zamówienie/zlecenie jest zobowiązany do ścisłej współpracy przy przygotowaniu badania rynku, a Pracownik ZPZ do sprawowania nadzoru nad prawidłowością postępowania. Pojęcie zamówienie stosujemy przy dostawach. Przez dostawę należy rozumieć nabywanie rzeczy, praw oraz innych dóbr, w szczególności na podstawie umowy sprzedaży, dostawy, najmu, dzierżawy oraz leasingu. Pojęcie zlecenie stosujemy przy usługach. Przez usługę należy rozumieć wszelkie świadczenia, których przedmiotem nie są roboty budowlane lub dostawy. 4. Wyboru wykonawcy dla zadania o wartości poniżej 6 000 można dokonać na podstawie badania rynku lub zlecić realizację zadania sprawdzonemu i rzetelnemu wykonawcy. 5.1. Komisji Przetargowa przygotowuje Protokół z wyłonienia wykonawcy dla inwestycji powyżej 6000 zgodnie z prawem zamówień publicznych (Druk ZP-) wraz z załącznikami, które stanowią integralną część Protokołu. 5.. Kierownik referatu przedstawia Burmistrzowi Miasta oferty dla inwestycji poniżej 6000, zebrane na podstawie badania rynku, następnie następuje wybór najkorzystniejszej oferty. 6. Informatyk sprawdza zgodność zakupionego sprzętu i/lub oprogramowania po jego zainstalowaniu. W przypadku stwierdzenia niezgodności zgłasza je Pracownikowi ZPZ,
8 który jest odpowiedzialny za przekazanie wadliwego towaru dostawcy w celu usunięcia niezgodności lub wymiany na nowy. Z przekazania sporządza się Protokół. 7. Jeżeli pracownik podczas użytkowania sprzętu, który objęty jest gwarancją, stwierdza jakiekolwiek nieprawidłowości w funkcjonowaniu, zgłasza to Pracownikowi ZPZ, który przekazuje go do naprawy lub wymiany, z czego sporządza Protokół przekazania.