DWA OBLICZA AUDYTU WEWNĘTRZNEGO

DWA OBLICZA AUDYTU WEWNĘTRZNEGO Barbara Gumińska Kierownik Zespołu Audytu Wewnętrznego Wielkopolski Urząd Wojewódzki w Poznaniu

Nic nie jest tak trudne do rozpoczęcia, niebezpieczne do przeprowadzenia i nie gwarantuje powodzenia, jak wprowadzenie nowego porządku rzeczy (Machiawelli), a l e Doskonałe organizacje, nie wierzą w doskonałość - wierzą jedynie w ciągły postęp i ciągłą zmianę (T. Peters, Throwing on Chaos). 2

Stałe dążenie do polepszania wyników oraz dynamiczne zmiany na rynku, zmusiły podmioty do optymalnego wykorzystania zasobów, kontroli procesów i zarządzania ryzykiem. Daje to szerokie możliwości zatrudnienia dla specjalistów, którzy zajmują się obszarami wpływającymi na wartość firmy, a takimi sa audytorzy wewnętrzni.

Tak wygląda zwykle początek pracy audytora w każdej jednostce 4

Audyt wewnętrzny przeprowadza się w różnych otoczeniach prawnych i kulturowych, w instytucjach o odmiennych celach, wielkościach oraz strukturach. Mogą go wykonywać zarówno pracownicy jednostki, jak również osoby spoza niej. Wymienione różnice wpływają na praktykę audytu w danym środowisku. Nowoczesny audyt wewnętrzny musi być narzędziem użytecznym dla kierownictwa, pozwalającym zrozumieć funkcjonowanie instytucji dzięki identyfikacji najważniejszych problemów. Dlatego istotne jest zapewnienie wysokiej jakości audytu, profesjonalizmu oraz obiektywizmu audytorów. 5

Geneza audytu wewnętrznego Audyt wewnętrzny - obok systemów: zarządzania jakością, planowania strategicznego, narzędzi monitorowania i ewaluacji, wieloletniego planowania finansowego, zarządzania ryzykiem, kontroli zarządczej, controlingu, narzędzi pomiaru dokonań, rachunku kosztów powinien stanowić jeden z głównych elementów nowoczesnego zarządzania. Wszystkie wymienione elementy zarządzania jednostką powinny stanowić spójny system poddany ocenie audytu wewnętrznego. Jednakowe powinno być m.in. podejście do definiowania celów, zadań, wskaźników produktu, wskaźników rezultatu czy oddziaływania. 6

Istotna zmiana roli audytu nastąpiła na początku XX wieku. W tym okresie coraz częściej powstawały wielkie, międzynarodowe korporacje, które chciały zmniejszyć swoją zależność od zewnętrznych biegłych rewidentów. Zaczęły one zatrudniać własnych audytorów, którzy mieli weryfikować poprawność zapisów księgowych i zgodność procedur księgowych z przepisami, a także testować skuteczność mechanizmów kontrolnych w zakresie księgowości. Większość spośród rekrutowanych audytorów wywodziła się ze środowiska biegłych rewidentów, i również z tego względu prace audytu wewnętrznego były zdominowane przez aspekt księgowy. 7

To Stany Zjednoczone Ameryki Północnej jako pierwsze dostrzegły pogłębiający się problem oszustw finansowych i gospodarczych inicjowanych przez menedżerów dużych korporacji. W uzasadnieniu konieczności potrzeby wprowadzenia rygorystycznego systemu kar podawano m.in., że system kontroli wewnętrznej oparty na podziale obowiązków może okazać się nieskuteczny, zwłaszcza, gdy dochodzi do zmowy kilku osób. Upoważnienia do podejmowania decyzji, czy dysponowania zasobami mogą być nadużywane, a kierownictwo może omijać procedury kontroli, które samo w tym celu ustanowiło. 8

Pojęcie audytu wewnętrznego w sektorze prywatnym Pod pojęciem audytu wewnętrznego kryją się wchodzące w skład systemu kontroli wewnętrznej procesy sprawdzania i oceniania, a ważnym jego celem staje się zapewnienie bezstronnej i praktycznej porady dla kierownictwa spółki w zakresie doskonalenia mechanizmów obowiązującego w jednostce systemu. Audyt wewnętrzny jest definiowany jako proces wykonywany przez pracowników jednostki w celu osiągnięcia określonych celów. Definicja ta jest definicją sensu largo, zawiera bowiem w sobie wszystkie elementy kontrolowania spółek, ułatwiając jednocześnie bezpośrednie skoncentrowanie się na celach nadrzędnych. Na audyt wewnętrzny składa się pięć połączonych ze sobą czynników, właściwych sposobowi zarządzania przedsiębiorstwem przez jego kierownictwo. 9

Składniki owe są ze sobą immanentnie powiązane i stanowią kryteria wyznaczania efektywności systemu. Audyt wewnętrzny jest procesem, który wykonywany jest przez radę nadzorczą jednostki, zarząd i innych pracowników, stworzonym, aby zapewnić; w rozsądnym stopniu, że osiągnięte zostaną cele w następujących kategoriach: zgodność z aktami prawnymi i przepisami; efektywność i wydajność operacji. wiarygodność sprawozdań finansowych; 10

Koncepcje audytu wewnętrznego Definicja ta zawiera w swoich ramach kilka fundamentalnych koncepcji, a mianowicie: a) audyt wewnętrzny jest procesem ciągłym. Jest środkiem do osiągnięcia celu, a nie celem samym w sobie. b) system kontroli wewnętrznej jest realizowany na każdym szczeblu organizacji c) od audytu wewnętrznego można oczekiwać przedstawienia organom głównym spółki, tj. zarządowi i radzie nadzorczej, jedynie rozsądnej pewności, nie zaś pewności absolutnej. d) audyt wewnętrzny posiada narzędzia do osiągania celów w jednej lub kilku osobnych, lecz zachodzących na siebie kategoriach. 11

Audytor buduje drogę do osiągania sukcesów 12

Procesy realizowane w spółce, które dokonywane są za pośrednictwem komórek organizacyjnych lub stanowisk pracy, zarządzane są za pomocą podstawowych procesów zarządczych: planowania, wykonywania i monitorowania. Audyt wewnętrzny zatem jest częścią tych procesów i jest z nimi zintegrowany. Umożliwia i ułatwia im funkcjonowanie i monitoruje ich istotność i przebieg. Jest on narzędziem stosowanym przez zarząd, nie zaś substytutem zarządzania. 13

Audyt wewnętrzny nie jest procesem seryjnym, w którym tylko jeden element wpływa na następny. Jest to wielokierunkowy proces, w którym niemal każdy element może i będzie wpływał na inne. Środowisko audytu stwarza atmosferę, w której ludzie prowadzą swą działalność i wykonują swoje obowiązki kontrolne. Służy ono za podstawę wszystkich innych elementów. w tym środowisku, natomiast zarząd dokonuje oszacowania ryzyka związanego z realizacją określonych celów. Nowoczesny system audytu wewnętrznego powinien zostać ustanowiony i wdrożony na każdym poziome zarządzania Wprowadza ład organizacyjny i efektywizuje procesy. 14

Takie powinny być efekty pracy audytora 15

System powinien być oparty przede wszystkim na umiejętności identyfikacji i zarządzania właściwymi dla danego poziomowi ryzykami, których występowanie mogłoby uniemożliwić w jakikolwiek sposób sprawne osiąganie zaplanowanych celów. Nowoczesny audyt wewnętrzny związany jest przede wszystkim z funkcją doradczą i kontrolną, związaną z zarządzaniem ryzykiem ocenia, czy proces zarządzania nim jest odpowiednio zaprojektowany i działa efektywnie i skutecznie, przynosząc wartość dodaną. 16

Był chaos, choć wydawałoby się, że jest porządek 17

Model kontroli wewnętrznej COSO- pierwowzór audytu wewnętrznego 18

W biznesie nie ma jednolitej definicji dla audytu wewnętrznego. Dla większości popularną definicją jest - audyt wewnętrzny, który wspiera biznes poprzez ocenę w jakim stopniu spółka osiąga: Oszczędność - uzyskuje potrzebne zasoby za jak najniższą cenę Efektywność - użycie w najkorzystniejszy sposób uzyskanych zasobów, w najlepszych z możliwych miejscach, Skuteczność - osiągnięcie założonych celów. Audyt wewnętrzny musi być na tyle kompetentny, aby prawidłowo doradzać spółce w kwestiach osiąganiu zysku, efektywności, oraz skuteczności jej działań. Jednocześnie musi prawidłowo raportować do Zarządu wartość dodaną z przeprowadzonych przeglądów. 19

Dolaryzacja Metoda raportowania do Zarządu Przy dolaryzacji raportów - istotne jest wyliczenie: wartości bezpośredniej, która jest do zaoszczędzenia/odzyskania przez spółkę w wyniku przeprowadzonych prac; w biznesie, audyt wewnętrzny, przeprowadza analizę każdej strategii kontrolnej pod względem zysku, efektywności oraz skuteczności. Np. zadając sobie pytanie: Czy koszt kontroli, audytu > wartość procesu narażonego na ryzyko? (kontrola, czy audyt może nie być konieczna). Jedynie działy audytu wewnętrznego, które są w stanie określić bezpośrednią oraz pośrednią wartość, jaką organizacja oszczędza lub ma możliwość oszczędzić, będą traktowane jako centra generowania przychodów, a nie jako centra powstawania kosztów. 20

Nowoczesny audyt wewnętrzny Podejście Wcześniej Podejście Obecnie Tradycyjne podejście silosowe (brak współpracy między jednostkami) Rola ograniczona do oceny zgodności z procedurami Reaktywne podejście do ryzyk i nieefektywności Funkcja audytu wewnętrznego nieefektywna i kosztowna Skupienie na celach Spółki Ciągła ocena ryzyka Proaktywne( z udziałem audytowanego) podejście do ryzyk i nieefektywności działania Uwaga kierownictwa skupiona jest na efektywności i skuteczności działania AW. Odpowiedzialność rozłożona od najwyższego szczebla (top-down ) 21

Cechy i umiejętności kluczowe dla bycia audytorem wewnętrznym Indywidualne m.in. Obecność-profesjonalny wizerunek Zdolności przywódcze Zdolności przekonywania i negocjowania Zarządzanie nowymi wyzwaniami Zarządzanie czasem Ocena ryzyka Znajomość branży Znajomość finansów Znajomość księgowości Znajomość IT 22

Zespołowe Budowanie i utrzymywanie relacji Radzenie sobie z trudnymi zachowaniami Zdolności komunikacyjne Radzenie sobie ze zmianami Efektywne dzielenie się wiedzą Efektywna praca zespołowa Zarządzanie projektami 23

Tylko poprzez prawidłowo zdefiniowany i funkcjonujący dział audytu wewnętrznego możliwe jest, aby: spółka w pełni korzystała z wszystkich korzyści, które dział jest jej wstanie dostarczyć audyt wewnętrzny został odebrany jako centrum generowania przychodów, Rada Nadzorcza prawidłowo oceniała procesy kontroli wewnętrznej oraz procesy zarządzania ryzykiem w spółce i aby każdy udziałowiec czuł się bezpiecznie. 24

Reasumując Obecne czasy wymagają od zarządzających przedsiębiorstwami elastyczności działania i bycia przygotowanym na każdą ewentualność. Dzięki sprawnemu systemowi zarządzania ryzykiem korporacyjnym jesteśmy w stanie przygotować się na potencjalne zagrożenia, wdrażać programy obronne, czy wykorzystywać szanse. Myśląc zawczasu o ryzyku nadużyć, znaczenie zyskują przede wszystkim działania prewencyjne. W tym może pomóc nam audyt wewnętrzny! 25

Audyt wewnętrzny w sektorze publicznym Podstawy prawne Cele i zadania Definicja audytu wewnętrznego Rola, zakres i rodzaje audytu wewnętrznego 26

Kwestie audytu wewnętrznego stanowiły przedmiot negocjacji akcesyjnych z UE w ramach rozdziału 28. Kontrola finansowa. Komisja Europejska uważała za niezbędne prawne uregulowanie kwestii wewnętrznej kontroli finansowej i audytu wewnętrznego. Dotyczyły one m.in.: opracowania i wdrożenia właściwych systemów zarządzania finansowego i kontroli w jednostkach sektora finansów publicznych, konieczności wprowadzenia do administracji publicznej audytu wewnętrznego jako narzędzia oceny i doradztwa dla kierowników tych jednostek. Ministerstwo Finansów zostało zobowiązane do wprowadzenia przepisów dotyczących kontroli finansowej, niezależności funkcjonalnej komórek przeprowadzających audyt wewnętrzny oraz wprowadzających powszechnie obowiązujące w tym zakresie międzynarodowe standardy do ustawy o finansach publicznych. 27

Audyt wewnętrzny (wg. Instytutu Audytorów Wewnętrznych - IIA) Audyt wewnętrzny jest działalnością niezależną, obiektywnie zapewniającą i doradczą, której celem jest przysporzenie wartości i usprawnienie działań organizacji. Pomaga on organizacji w osiąganiu jej celów poprzez systematyczne i zdyscyplinowane podejście do oceny i doskonalenia skuteczności procesów zarządzania ryzykiem, kontroli i procesów nadzoru właścicielskiego (governance). 28

Definicja audytu wewnętrznego zawarta w ustawie o finansach publicznych (art. 272 ust. 1 i 2) Art.272 Audytem wewnętrznym jest : 1. działalnością niezależna i obiektywną, której celem jest wspieranie ministra kierującego działem lub kierownika jednostki w realizacji celów i zadań przez systematyczną ocenę kontroli zarządczej oraz czynności doradcze; 2. ocena, o której mowa w ust. 1, dotyczy w szczególności adekwatności, skuteczności i efektywności kontroli zarządczej w dziale administracji rządowej lub jednostce. 29

Fundamentalne znaczenie dla audytu wewnętrznego mają następujące zakresy działania [Rozporządzenie z dnia 1 lutego 2010 r. w sprawie przeprowadzania i dokumentowania audytu wewnętrznego]: zadania zapewniające zespół działań podejmowanych w celu dostarczenia obiektywnej oraz niezależnej oceny; czynności doradcze działania o charakterze i zakresie uzgodnionym z kierownikiem danej jednostki, których celem jest w szczególności usprawnienie funkcjonowania podmiotu. Mogą być one wykonywane, gdy ich zakres a także cel nie naruszają zasady niezależności oraz obiektywizmu audytora; czynności sprawdzające wykonuje się aby zweryfikować, czy dokonano wyeliminowania słabości kontroli zarządczej lub, czy wprowadzano usprawnienia dla jej funkcjonowania a dokonanych na podstawie opinia audytora w sprawie adekwatności, skuteczności i efektywności kontroli zarządczej. 30

W celu zapewnienia kompleksowości oceny, audyt wewnętrzny tworzy tzw. wszechświat audytu, czyli listę wszystkich obszarów audytu, obejmującą swym zasięgiem, całość działań podejmowanych przez instytucję. Jednak zasoby audytu wewnętrznego są zawsze ograniczone i w jednym roku nie da się zbadać wszystkiego, co dzieje się w organizacji. Z tego też względu dla wszystkich obszarów audytowych przeprowadzana jest analiza ryzyka, na podstawie której, do planu audytu na dany rok, wybierane są zagadnienia najbardziej ryzykowne, bądź te, których usprawnienie może przynieść instytucji największe korzyści. W ten sposób tworzy się roczny plan audytu wewnętrznego. 31

Celem audytu wewnętrznego jest udzielenie kierownikowi jednostki rozsądnego stopnia pewności, że: cele postawione przed organizacją są wykonywane efektywnie, skutecznie i zgodnie z prawem, zasady i procedury wynikające z przepisów prawa powszechnie obowiązującego lub przyjęte przez kierownictwo są wdrażane i przestrzegane, mechanizmy i procedury stanowiące system kontroli wewnętrznej i kontroli zarządczej są adekwatne i skuteczne dla prawidłowego działania jednostki. 32

Rola audytu wewnętrznego polega na wykrywaniu,szacowaniu, analizowaniu, kategoryzowaniu potencjalnych ryzyk, mogących się pojawić w ramach działalności jednostki oraz na badaniu i ocenianiu skuteczności procedury kontroli zarządczej; czynności te mają na celu wyeliminowanie lub ograniczanie zdefiniowanych ryzyk. 33

A jak należy rozumieć i poszukiwać ryzyko? Ryzyko to prawdopodobieństwo, że zdarzenie lub czynności (działanie) bądź jej brak mogą mieć negatywny wpływ na organizację Ryzyko wg IIA - niepewność związana z wystąpieniem zdarzeń, które mogą mieć wpływ na osiągnięcie zamierzonych celów Ryzyko jest mierzone w kategoriach następstw i prawdopodobieństwa wystąpienia 34

Jednostki zobowiązane ustawo do prowadzenia audytu wewnętrznego Jednostki wymienione w art. 274 Ustawy o Finansach Publicznych : Kancelaria Prezesa Rady Ministrów Ministerstwa. Urzędy wojewódzkie. Izby celne. Izby skarbowe. Zakład Ubezpieczeń Społecznych, w tym w zarządzanych przez niego funduszach. Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego, w tym w funduszach zarządzanych przez Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego. Narodowy Fundusz Zdrowia. brak jednostek : Kancelaria: Sejmu, Senatu, Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej, Trybunał Konstytucyjny, Najwyższa Izby Kontroli, Sąd Najwyższy, Naczelny Sąd Administracyjny oraz Wojewódzkie Sądy Administracyjne 35

państwowe jednostki budżetowe, jeżeli kwota ujętych w planie finansowym jednostki budżetowej dochodów i przychodów lub kwota wydatków i rozchodów przekroczyła wysokość 40 mln zł; uczelnie publiczne, jeżeli kwota ujętych w planie rzeczowo-finansowym przychodów lub kosztów przekroczyła wysokość 40 mln zł; samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej, które nie zostały utworzone przez jednostki samorządu terytorialnego, jeżeli kwota ujętych w planie finansowym przychodów lub kosztów przekroczyła wysokość 40.000 tys. zł; agencje wykonawcze, jeżeli kwota ujętych w planie finansoworzeczowym przychodów lub kosztów przekroczyła wysokość 40 mln zł; państwowe fundusze celowe, jeżeli kwota ujętych w planie finansowym przychodów lub kosztów przekroczyła wysokość 40 mln zł. Audyt wewnętrzny prowadzi się w jednostkach samorządu terytorialnego, jeżeli ujęta w uchwale budżetowej jednostki samorządu terytorialnego kwota dochodów i przychodów lub kwota wydatków i rozchodów przekroczyła wysokość 40 000 tys. zł. 36

Wymagane kwalifikacje audytora wewnętrznego Art. 286. ustawy o finansach publicznych 1. Audytorem wewnętrznym może być osoba, która: 1) ma obywatelstwo państwa członkowskiego Unii Europejskiej lub innego państwa, którego obywatelom, na podstawie umów międzynarodowych lub przepisów prawa wspólnotowego, przysługuje prawo podjęcia zatrudnienia na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej; 2) ma pełną zdolność do czynności prawnych oraz korzysta z pełni praw 3) nie była karana za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe; 4) posiada wyższe wykształcenie; 5) posiada następujące kwalifikacje do przeprowadzania audytu wewnętrznego: 37

a) jeden z certyfikatów: Certified Internal Auditor (CIA), Certified Government Auditing Professional (CGAP), Certified Information Systems Auditor (CISA), Association of Chartered Certified Accountants (ACCA), Certified Fraud Examiner (CFE), Certification in Control Self Assessment (CCSA), Certified Financial Services Auditor (CFSA) lub Chartered Financial Analyst (CFA), lub b) złożyła, w latach 2003 2006, z wynikiem pozytywnym egzamin na audytora wewnętrznego przed Komisją Egzaminacyjną powołaną przez Ministra Finansów, lub c) uprawnienia biegłego rewidenta, lub d) dwuletnią praktykę w zakresie audytu wewnętrznego i legitymuje się dyplomem ukończenia studiów podyplomowych w zakresie audytu wewnętrznego, wydanym przez jednostkę organizacyjną, która w dniu wydania dyplomu była uprawniona, zgodnie z odrębnymi ustawami, do nadawania stopnia naukowego doktora nauk ekonomicznych lub prawnych. 38

Zawód audytora wewnętrznego mimo wymogu posiadania bardzo dobrej znajomości regulacji prawnych i konkretnej branży wciąż wydaje się być bardzo atrakcyjnym. Ciągły rozwój, poszerzanie wiedzy, jak i dynamicznie zmieniająca się sytuacja gospodarczo-społeczna sprawiają, że praca nie staje się monotonna i nudna. W związku z ciągle małą podażą wykwalifikowanych specjalistów, zarobki nie należą do niskich szczególnie w sektorze prywatnym. Dlatego warto przy wyborze ścieżki zawodowej rozważyć tę profesję.

Życząc samych sukcesów Dziękuję Państwu za przybycie i uwagę 40

DWA OBLICZA AUDYTU WEWNĘTRZNEGO Barbara Gumińska Kierownik Zespołu Audytu Wewnętrznego Wielkopolski Urząd Wojewódzki w Poznaniu